УТВЕРЖДАЮ Руководитель Агентства по делам архивов Пермского края

АГ Е Н Т С Т В О П О Д Е Л АМ А Р Х И В О В
П Е Р М С К О Г О К Р АЯ
А К Т
_______________ № _______________
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Агентства по делам
архивов Пермского края
___________________ С.Г.Сычев
_____________ 2008
г. Пермь
по результатам проверки
соблюдения архивного законодательства в Муниципальном
образовании
«Чайковский муниципальный район»
На основании ст. 18 Закона Пермского края от 06.03.2007 № 11-ПК «Об архивном деле в Пермском крае» и в соответствии с Планом работы Агентства по
делам архивов на 2008 г. консультантами Агентства Вшивковой Е.М., Еременко
В.Г., Макеевой Л.И. 13-15 октября 2008 г. в присутствии начальника архивного
отдела Чагиной Н.М., зам. начальника Шардаковой Е.Ю., ведущего специалиста
Чагиной Н.С. и специалиста I категории Тутыниной О.А. проведена проверка соблюдения архивного законодательства в Муниципальном образовании «Чайковский муниципальный район». Также было проверено соблюдение правил организации хранения, учета и использования архивных документов в ряде источников
комплектования архивного отдела.
Проведена проверка исполнения Закона Пермского края от 09.07.2007 № 74ПК «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и
городских округов государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов государственной части архивного фонда Пермского края».
Предыдущая проверка состоялась в июле 2002 г. За прошедший период отделу выделено два дополнительных помещения площадью 255 м² для хранения
архивных документов, улучшилось его материально-техническое оснащение в
части обеспечения компьютерной и множительной техникой, в помещениях отдела установлены противопожарные двери, отделяющие архивохранилища от
других помещений, проводится косметический ремонт и замена электропроводки
и электрооборудования.
В ходе настоящей проверки установлено, что работа архивного отдела строится в соответствии с архивным законодательством, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук,
утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций
Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, зарегистрированным в Министерстве
юстиции Российской Федерации от 06.03.2007 г., регистрационный № 9059 (далее
– Правила), методическими указаниями Федерального архивного агентства и
Агентства по делам архивов Пермского края.
2
По результатам настоящей проверки состоялась встреча с зам. главы муниципального района, управляющим делами администрации Калабиной Н.В. Обсуждались вопросы деятельности архивного отдела и дальнейшего развития архивного дела в районе.
1. Организация работы архивного отдела
Деятельность отдела строится на основе Положения, утвержденного Постановлением главы муниципального района от 28.09.2006 № 2433. Положение соответствует действующему законодательству об архивном деле.
В штате отдела 4 человека: начальник и зам. начальника, ведущий специалист и специалист I категории. Должностные инструкции разработаны и утверждены руководством района в 2008 г. Распределение обязанностей соответствует
занимаемым должностям, работники с должностными инструкциями ознакомлены.
Чагина Н.М. возглавляет архивный отдел с января 1995 г., в 1999 г. обучалась на курсе «Муниципальный архив: организационно-методические основы работы» ВНИИДАД (г.Москва); Шардакова Е.Ю. работает в отделе с 1997 г., в 1999
г. прошла обучение на курсах ВНИИДАД; Чагина Н.С. и Тутынина Н.А. работают
в отделе соответственно с 2003 и 2008 гг. Все работники архивного отдела являются муниципальными служащими. В соответствии с реестром должностей муниципальной службы начальник и зам. начальника занимают ведущую должность, ведущий специалист – старшую, специалист I категории – младшую должности.
Штат отдела составляет четыре человека. Количество документов на всех
видах носителей, хранящихся в отделе на 01.01.2008, составило 45798 ед. хр. В
соответствии с Положением об архивном отделе администрации Чайковского
района, утвержденном постановлением главы района, штатная численность устанавливается из расчета 10 тыс. дел на 1 сотрудника. Кроме этого, в соответствии с
«Нормами времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами» (М., 2007), для исполнения 2106 запросов социально-правовых запросов, выполненных отделом на момент проверки, требуется 3,3 ставки. В связи с этим отделу необходима пятая ставка специалиста.
Работа отдела строится на основе годового плана, который утверждается
руководством администрации района. Ежегодно по итогам года составляется отчет и представляется в Агентство по делам архивов. Планово-отчетная документация отдела соответствует требованиям нормативно-методических документов.
Взаимодействие начальника архивного отдела с руководством районной
администрации, его структурных подразделений и других организаций происходит на еженедельных совещаниях при первом заместителе Главы района. На данных совещаниях начальник архивного отдела отчитывается о работе за неделю и
докладывает о своих недельных планах. Внутри отдела сложилась практика месячного планирования деятельности и отчетности работников.
Взаимодействие начальника отдела с руководством районной администрации проходит посредством личных встреч и направления в адрес руководства
служебных записок, в которых ставятся вопросы, связанные с работой отдела.
3
Вопросы кадрового, материально-технического обеспечения архивного отдела
начальник решает в тесном взаимодействии с зам. главы района, управляющим
делами администрации. Налажены деловые контакты с руководителями структурных подразделений администрации района, главами поселений.
В процессе делопроизводства работники отдела руководствуются инструкцией, разработанной в отделе и утвержденной зам. главы района, управляющим
делами администрации 16.09.2008. На 2008 г. разработана новая номенклатура
дел, утвержденная решением экспертно-проверочной методической комиссии
Агентства (ЭПМК), протокол от 25.12.2007 № 11, дела по номенклатуре заведены
полностью. Документы архивного отдела описаны по 2005 г. включительно, задолженности по описанию нет.
Ведутся журналы учета отправляемых и поступающих документов, контрольные документы отмечаются в последнем литерой «К» отличного от основного текста цветом. На каждый документ составляется контрольная карточка и
помещается вместе с контрольным документом в контрольной папке в хронологическом порядке. После исполнения документа в карточке делается отметка.
Из необходимого технологического оборудования в отделе имеются 3 комплекта компьютерной техники, из которых только два соответствует требуемой
конфигурации (Pentium 4 и им идентичные), лазерные принтеры, копировальный
аппарат (формат А-3), многофункциональное устройство (копировальный аппарат
+ принтер + сканер), сейф для хранения учетной документации, холодильник для
хранения цветных фотопозитивов и негативов, пылесос. Для демонстрации подлинников документов имеется 3 витрины.
В отделе отсутствует электронная почта. В связи с этим у отдела нет возможности оперативно связываться с Агентством по делам архивов, оперативно
направлять и получать документы.
Имеется Порядок расходования субвенций, передаваемых из краевого
бюджета в бюджет Чайковского муниципального района для обеспечения хранения, комплектования, учета и использования документов государственной части
архивного фонда Пермского края. В текущем году субвенции были израсходованы на ремонт помещений и приобретение архивных коробок.
Расходование субвенций проводится по согласованию с начальником архивного отдела.
2. Обеспечение сохранности документов архива
Архивный отдел расположен на третьем этаже здания Дома быта «Элегант».
Помещение приспособленное. Общая площадь, занимаемая отделом – около 450
м², в том числе четыре архивохранилища –140, 36, 73 и 82 м², рабочей комнаты –
48,2 м², читального зала – 35,8 м², комнаты для временного хранения документов
– 15,2 м². Отопление центральное, имеется водопровод и канализация, вентиляция
естественная. Загруженность архивохранилищ составляет 75 процентов. Заключено в архивные коробки (закартонировано) 93% архивных дел.
Состояние технических коммуникаций удовлетворительное, случаев аварийных ситуаций не возникало. Вход в помещение отдела, а также все архивохранилища оборудованы противопожарными дверями.
4
Охранный режим регулируется инструкцией, утвержденной и.о. главы района от 22.11.2006 и согласованной начальником ОВД. Согласно инструкции охрана отдела обеспечивается с помощью автономной охранно-пожарной сигнализации с выходом на вахтера здания, который дежурит круглосуточно. Имеется инструкция по эксплуатации сигнализации архивного отдела, которая выполняется.
Режим осуществляется согласно специальной инструкции (утверждена распоряжением главы района от 28.11.2006), но входные двери не опечатываются. Хранение ключей соответствует установленным требованиям. Имеется Инструкция о
порядке работы архивного отдела при чрезвычайных ситуациях, утвержденная
главой администрации района в 2002 г. Для усиления безопасности, в целях повышения готовности к действиям в чрезвычайных ситуациях архивный отдел и
отдел архитектуры и градостроительства, расположенные на одном этаже, оборудованы кнопкой тревожной сигнализации.
В помещении проводится замена электропроводки и электрооборудования.
Измерение сопротивления изоляции электропроводки проводилось 27.04.2001,
что не соответствует нормам (один раз в два года). После проведения работ по замене электрооборудования необходимо провести измерение сопротивления изоляции электропроводки.
На окнах архивохранилищ и рабочих помещений имеются решетки, на окнах архивохранилищ - светозащитные шторы. Из противопожарного оборудования имеется 9 огнетушителей ОУ-38, обеспеченность ими достаточная. Имеются
план эвакуации документов, инструкции по противопожарной безопасности и о
порядке работы в условиях чрезвычайных ситуациях.
Для определения температурного режима хранения документов архивохранилища оборудованы контрольно-измерительными приборами для определения
температуры и относительной влажности. Ведется журнал регистрации показаний
контрольно-измерительных приборов. Записи в журнал вносятся два раза в неделю, что соответствует установленным требованиям.
Хранилище оборудовано металлическими и комбинированными стеллажами, полки которых пропитаны огнезащитным составом. Правила установки стеллажей соблюдаются.
Постеллажный топографический указатель в связи с перемещением документов составлен только частично. Ярлыки на коробках и связках оформлены в
соответствии с правилами. При выдаче и подкладке дел используются картызаместители.
Проводится цикличная проверка наличия и состояния дел на бумажной основе и фотодокументов. На момент проверки необнаруженных дел нет.
Хранение документов государственной части Архивного фонда Пермского края осуществляется в пределах фондов вместе с другими документами. В
соответствии с Законом Пермского края от 11.05.2008 № 241-ПК «О порядке хранения архивных документов архивного фонда Пермского края, относящихся к
собственности Пермского края и находящихся территории муниципальных образований, хранящихся в муниципальных архивах» на архивных коробках, содержащих документы государственной части наклеены ярлыки жёлтого цвета.
5
3. Государственный учет и научно-справочный аппарат
к документам архива
В архивном отделе на 1 января 2008 года в соответствии с паспортом хранилось 45798 ед. хр. документов на бумажной основе и фотодокументов.
В отделе имеется весь комплекс учетных документов, предусмотренный
Правилами: книга учета поступлений документов, список фондов, листы (карточки) и дела фондов, описи дел. Ежегодно составляются паспорт архива и сведения
об изменениях в составе и объеме фондов.
При проверке выявлено, что работа с учетными документами проводится в
соответствии с установленными требованиями, записи во все учетные документы
вносятся своевременно и в полном объеме. Но в связи с внедрением Правил 2007
г. необходимо провести постепенную замену карточек фондов на листы фондов в
соответствии с п. 3.4.1.
На все фонды заведены дела фондов. Они заключены в твердые обложки и
подшиты. Имеются внутренние описи. Состав дел фондов полный.
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов составляются в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда
Российской Федерации и представляются в Агентство вместе с годовым отчетом.
Паспорт архива составляется и представляется в Агентство ежегодно, замечаний по нему нет.
Проверка состояния учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архивах организаций – источников комплектования показала, что отдел
провел работу по внедрению учета документов в архивах организаций. Учет документов в Земском собрании муниципального района, архиве управления общего и профессионального образования, советах и администрациях Большебукорского и Фокинского сельских поселений ведется в соответствии с Правилами: в
данных организациях имеются описи дел на все хранящиеся в них документы с
составленными итоговыми записями, которые соответствуют данным паспортов
архивов организаций. Все необходимые документы сосредоточены в делах фондов. Замечаний нет.
В аппарате администрации муниципального района данные паспорта архива
не соответствуют количеству внесенных в описи дел (последнему номеру). Итоговые записи в описях в нарушение пункта 6.4.5.3 «Основных правил работы архивов организаций (М., 2002), отсутствуют, в связи с чем количество дел, хранящихся в архиве, неизвестно.
В архивном отделе система научно-справочного аппарата представлена
кратким справочником по фондам, описями дел и картотеками. На 1 января 2008
года в соответствии с паспортом имеется 363 описи, из них 176 – на управленческую документацию, 70 – на документы личного происхождения, 115 – на документы по личному составу, 2 – на фото. Количество описей по паспорту соответствует действительности. Но не все описи имеют нормативное количество экземпляров.
6
Титульные листы имеются ко всем описям, предисловия и исторические
справки к большинству описей. К описям фондов в соответствии с Правилами
требуется составление предисловий. Отделом активно проводится работа по составлению предисловий и дополнений к ним.
Имеются в наличии тематическая и именная картотеки, на фотодокументы.
Но отсутствует учет количества фондов, прошедших каталогизацию и количества
составленных тематических карточек.
В БД программного комплекса «Архивный фонд» на момент проверки внесены данные о всех фондах и описях дел, хранящихся в архиве.
Учет документов государственной части архивного фонда Пермского
края ведется по Списку документов государственной части архивного фонда
Пермского края, хранящихся в архивном отделе администрации Чайковского муниципального района.
4. Комплектование архива. Взаимодействие архива с источниками
комплектования
В список учреждений-источников комплектования архива включена 51 организация, он одобрен ЭПМК Агентства (протокол от 28.09.2006 № 9), утвержден
постановлением главы Чайковского муниципального района «Об утверждении
списка организаций - источников комплектования архивного отдела» от
16.10.2006 № 2605. В список включены 10 организаций федеральной собственности, с которыми заключены соглашения о порядке взаимоотношений в области
архивного дела, 5 - краевой собственности. С организациями частной и иной
форм собственности заключены договоры о сотрудничестве в области архивного
дела.
Необходимо провести работу по включению в список новых организаций,
например, образовательных учреждений.
Нуждается в переработке и дополнении список граждан (собственников или
владельцев архивных документов) – источников комплектования, так как в него
включено всего 3 фондообразователя. Проект данного списка в соответствии с п.
4.2.2.1 Правил необходимо направить на согласование ЭПМК.
На каждую организацию списка источников комплектования архива заведены наблюдательные дела и карточки учета работы с учреждениями. Состав документов в наблюдательных делах соответствует Правилам. Экспертиза ценности
документов в наблюдательных делах проводится своевременно.
Прием и описание документов осуществляется в соответствии с «Графиком
согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов учреждений
в архивный отдел администрации Чайковского муниципального района на 2008
год», утвержденным распоряжением главы муниципального образования «Об
утверждении графика» от 17.12.2007 № 872-р. За три квартала 2008 года график
выполнен на 100%. Задолжников по описанию документов и их сдаче в архивный
отдел нет. Практически во всех организациях имеются согласованные с архивным
отделом номенклатуры дел. В 40 организациях из 42 (95%) имеются инструкции
по делопроизводству.
7
В целях совершенствования делопроизводства и ведомственного хранения
документов в организациях списка источников комплектования, оказания им методической и практической помощи отделом в плановом порядке осуществляются
проверки, проведены семинарские практические занятия по теме: «Оформление
документов и формирование архивных дел в соответствии с правилами». За 2007
год специалистами отдела проведено 16 комплексных проверок, по всем проверкам составлены справки, с которыми ознакомлены руководители организаций.
На 2008 год запланировано 17 проверок: 9 комплексных, 4 тематических, 4
контрольных. За 9 месяцев текущего года все запланированные проверки проведены, справки по результатам проверок составлены и доведены до руководства
организаций. В соответствии с распоряжением главы Чайковского муниципального района «О проведении смотра – конкурса архивов и делопроизводственных
служб организаций Чайковского муниципального района» от 05.03.2008 года №
136-р с 01.03 по 31.05. состоялся смотр – конкурс архивов и делопроизводственных служб организаций района, который проводился в три этапа, в рамках третьего этапа проведен также конкурс «Лучший по профессии». Осуществление этих
мероприятий способствовало совершенствованию деятельности по обеспечению
сохранности, учету и использованию документов архивного фонда Пермского
края, повышению качества работы с документами, содействовало выявлению
лучших ведомственных архивов и работников архивных и делопроизводственных
служб, пропаганде передового опыта.
Осуществлена проверка соблюдения правил организации хранения, учета и
использования архивных документов в Земском собрании и аппарате администрации Чайковского муниципального района, управлении общего и профессионального образования администрации района, администрациях Больше – Букорского и Фокинского сельских поселений, филиал ОАО «ГидроОГК» - «Воткинская ГЭС» (далее –ГЭС).
Во всех организациях разработаны конкретные положения об экспертных
комиссиях и ведомственных архивах, согласованные с начальником архивного
отдела. Деятельность экспертных комиссий (далее - ЭК) во всех организациях
налажена: изданы приказы о создании ЭК, разработаны конкретные Положения о
них. Ежегодно составляются планы их работы.
В проверенных организациях назначены специалисты, ответственные за организацию делопроизводства и архив, это закреплено распорядительными документами руководителей либо должностной инструкцией, за исключением ГЭС. В
своей деятельности проверенные организации руководствуются инструкциями по
делопроизводству, на ГЭС разработан ряд регламентов, в том числе «Регламент
документооборота», которым руководствуются специалисты предприятия.
Форма регистрации документов в администрации муниципального района –
компьютерная, в рамках компьютерной программы осуществляется контроль за
сроками исполнения документов, в остальных организациях – журнальная, в
управлении общего и профессионального образования выявлены незначительные
нарушения в ведении журнала регистрации документов.
Номенклатуры дел, согласованные с начальником архивного отдела, имеются во всех организациях, за исключением администрации муниципального района.
8
Представленная в ходе проверки номенклатура дел администрации ни с кем
не согласована, хотя, в соответствии с решением ЭПМК Агентства по делам архивов от 03.04.2008, должна быть представлена на рассмотрение ЭПМК
Агентства. К согласованным начальником архивного отдела номенклатурам дел
имеются следующие замечания: в номенклатуры включен неполный комплекс документов, не всегда верно составлены заголовки единиц хранения.
В организациях работа по выделению документов с истекшими сроками
хранения к уничтожению проводится своевременно.
Проведена выборочная проверка управленческой документации, поступившей на муниципальное хранение в 2008 году, за 3 квартала поступили 122 дела
постоянного хранения и 255 - по личному составу. Проверены документы территориальной избирательной комиссии и управления культуры и искусства муниципального района. Прием осуществляется по акту приема-передачи, дела поступают по описям, утвержденным ЭПМК Агентства. Формирование и оформление
документов избирательной комиссии соответствует «Основным правилам работы
архивов организаций» (М., 2002), к оформлению документов управления культуры и искусства имеются следующие замечания: в делах не проведена экспертиза
ценности, протоколы заседаний оформлены с нарушением требований ГОСТ Р
6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению
документов».
При заполнении «Сведений о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования архивного отдела на 1 декабря 2007 года»
начальником отдела был допущен ряд ошибок: неверно указано количество организаций, крайние даты хранящихся в организациях дел, общее количество дел,
что привело к искажению учетных данных на стадии ведомственного хранения.
Также осуществлена проверка соответствия проекта разработанной специалистами Агентства примерной номенклатуры дел контрольно – счетной палаты
фактически заводимым делам в контрольно-счетной палате Чайковского района,
выявлено, что проект соответствует фактическому заведению дел и может быть
представлен на рассмотрение ЭПМК Агентства по делам архивов.
5. Организация использования документов
В направлении использования документов архивный отдел применяет практически все формы, рекомендованные Правилами: информационное обеспечение
пользователей в соответствии с их запросами и в инициативном порядке, экспонирование архивных документов на выставках, использование документов в средствах массовой информации, проведение информационных мероприятий, публикация документов и предоставление архивных документов пользователям в читальном зале. Ведется журнал учета форм использования документов, который
необходимо дополнять информацией о том, какие архивные документы используются, как того требует п. 5.17 Правил.
За последние 3 года количество поступающих запросов социальноправового характера увеличилось в 1,2 раза (1708 запросов в 2005 г. и 2119 – в
2007г.). На 15.10.2008 в отделе зарегистрировано 2106 обращений. На момент
9
проверки в данном направлении деятельности выявлены нарушения в части регистрации запросов (несвоевременность регистрации и несоответствие входящего
номера запроса исходящему номеру ответа) и оформления «отрицательных» ответов (печатаются на бланке «Архивная справка»). Даны рекомендации по редактированию текстов отдельных архивных справок в соответствии с Рекомендациями
Росархива (Информационно-методический бюллетень Агентства № 50). В остальном работа по запросам соответствует законодательным и нормативнометодическим документам: срок исполнения не превышает установленного Правилами, хранение заявлений, копий архивных справок и ответов соответствует
установленным требованиям. Жалоб по исполнению запросов не поступало.
Работа по исполнению тематических запросов организована в соответствии
с Правилами.
Инициативное информирование органов местного самоуправления и организаций района осуществляется посредством направления им информационных
писем о наличии в архивном отделе документов по определенной тематике. Подобных писем готовится немного, 2-3 в год, результат данной работы - либо тематический запрос от организации, либо представители организаций самостоятельно
исследуют тему.
Документы, хранящиеся в архивном отделе, востребованы. Для обслуживания пользователей действует читальный зал. Порядок работы в нем с архивными
документами соответствует Правилам работы пользователей в читальных залах
государственных архивов Российской Федерации: ведутся «Книга учета посещений исследователями читального зала» и личные дела исследователей, заполняются анкеты и требования на выдачу дел. На основе архивных документов разрабатываются темы: история г.Чайковского и населенных пунктов района, экономика и общественная жизнь населения, составление родословных и другие. Определенная проблема есть в том, что исследователей в читальном зале работает немного, за 4 года зафиксировано только 68 человек. Необходимо проводить работу
по привлечению исследователей в архивный отдел, в частности, через взаимодействие с преподавателями истории образовательных учреждений.
За период 2004-2007 гг. архивным отделом подготовлено для СМИ 8 статей
(большая часть из них – по документам архива), 12 информаций, в том числе для
цикла радиопередач «Связь времен» к юбилею Великой Отечественной войны,
организовано 7 выставок документов, проведено 3 экскурсии. В 3-х публикациях
«Наш адрес – Чайковский район», «Воткинскстрой – летопись славных дел»,
«Чайковский – город нашей мечты» использованы документы, хранящиеся в отделе. К юбилею города совместно с Управлением общего и профессионального
образования, комитетом по молодежной политике и краеведческим музеем проведена краеведческая викторина.
В 2008 г. новым в работе по использованию является то, что статьи, подготовленные отделом по архивным документам, размещаются на сайте администрации города. Выставки стали передвижными, что дает возможность расширить
круг пользователей архивной информацией. Сдерживающим фактором здесь является то, что архивный отдел не имеет собственного выставочного оборудова-
10
ния. Данную проблему необходимо решить, в том числе с привлечением средств
субвенций.
Тексты статей, заметок, экскурсий, тематико-экспозиционные планы выставок и сопроводительные информации к ним откладываются в фонде отдела.
Архивный отдел сотрудничает со средствами массовой информации, органами управлении и учреждениями культуры, образования. На базе отдела проходят занятия «Школы музейного актива», практика студентов-историков педколледжа и учащихся профтехучилища. Налажено взаимодействие с сектором по связям с общественность администрации муниципального района.
Выдача документов во временное пользование осуществляется, в основном,
в соответствии с установленными требованиями, но во время проверки были даны
рекомендации по приведению формы акта в полное соответствии с формой № 2
Правил и доработке текстов гарантийных писем из организаций (должно быть
указано, что сохранность документов и своевременный возврат гарантируется).
Контроль за своевременным возвращением документов в архивный отдел осуществляется посредством телефонных переговоров и переписки с напоминанием
о сроках выдачи дел. На момент проверки превышения сроков выдачи дел во временное пользование не выявлено.
6. Методическое обеспечение работы отдела
Справочно-информационный фонд (далее – СИФ) архивного отдела согласно паспорту на 01.01.2008 составляет 753 единицы книг и брошюр и 190 журналов. Пополнение фонда идет за счет подписки на периодические издания, поступлений из Агентства по делам архивов, передачи литературы фондообразователями, краеведами, организациями района и приобретения специальной литературы.
Инвентарная книга учета печатных изданий и методических пособий ведется.
Справочно-поисковый аппарат СИФ отсутствует, что затрудняет работу с материалами фонда. Во временное пользование литература из СИФ не выдается, при
необходимости работа ведется в читальном зале архивного отдела.
Для устранения недостатков в работе архивного отдела рекомендуем:
1. Руководству администрации МО «Чайковский муниципальный район»:
1.1. Решить вопросы по улучшению организации работы архивного отдела:
1.1.2. увеличения штатной численности отдела на одну штатную единицу;
1.1.3. оборудования электронной почтой;
1.2. В соответствии с 2.11.2.2, часть 5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных
архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук провести
работу по оборудованию отдела охранно-пожарной сигнализацией и выведению
ее на пульт центрального наблюдения вневедомственной охраны ОВД.
11
1.3. Решить вопрос о повышении квалификации начальника и зам. начальника отдела, ведущего специалиста на 72-часовыхх курсах, проводимых ГКУ
«ГАПО».
2. Начальнику архивного отдела Чагиной Н.М.:
2.1. В срок до 31.12.2008:
2.1.1. представить на рассмотрение ЭПМК:
2.1.1.1. предложения по внесению изменений в списки источников комплектования архивного отдела;
2.1.1.2. проект списка граждан (собственников или владельцев архивных
документов) – источников комплектования.
2.1.2. в целях повышения квалификации ответственных за делопроизводство запланировать на 2009 год не менее двух семинаров с ответственными за делопроизводство организаций- источников комплектования по изучению требований ГОСТ Р 6.30- 2003;
2.1.3. привести работу с запросами социально-правового характера в соответствие с пп. 5.8 – 5.10 Правил;
2.1.4. выверить данные «Сведений о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования»;
2.1.5. возобновить практику опечатывания дверей в соответствии с п.
2.11.2.2. Правил работы;
2.1.6. оказать аппарату администрации района методическую помощь по организации учета дел в архиве и составлению паспорта архива.
2.2. В срок до 01.07.2009:
2.2.1. решить вопрос о приобретении выставочного оборудования;
2.2.2. составить пофондовый и постеллажный топографический указатели.
2.2.3. провести работу по учету количества фондов, прошедших каталогизацию и количеству составленных карточек.
2.3. В срок до 31.12.2009:
2.3.1. довести картонирование дел, хранящихся в архивном отделе, до
100%.
2.3.2. завершить работу по разработке справочно-поискового аппарата СИФ
(рубрикатор, картотека);
2.3.3. довести количество всех описей дел до полного комплекта (3 экземпляра).
2.4. Постоянно:
12
2.4.1. проводить своевременно проверку замера сопротивления изоляции
силовой и осветительной сетей;
2.4.2. контролировать качество дел, принимаемых на муниципальное хранение;
2.4.3. обращать особое внимание на полноту состава документов при согласовании номенклатур дел
3. Информацию о выполнении рекомендаций представить с годовыми отчетами за 2008 и 2009 гг.
Консультант
Е.М.Вшивкова
Консультант
В.Г.Еременко
Консультант
Л.И.Макеева
Со справкой ознакомлены:
Глава муниципального района
Н.А.Заикин
Зам. главы муниципального района,
управляющий делами
Н.В.Калабина
Начальник архивного отдела
Н.М.Чагина