Акт проверки работы архивного отдела администрации

Акт
проверки работы архивного отдела
администрации Костромского муниципального района
за 2012 год и 1 полугодие 2013 года
Проверка работы отдела по делам архивов администрации Костромского муниципального района проведена 25-26 июня 2013 года Смирновой
Е.В., заместителем председателя комитета по делам архивов Костромской
области, Большаковой А.П., начальником отдела по выявлению нарушений
правил хранения, комплектования, учета, и использования документов комитета по делам архивов Костромской области.
При проверке со стороны архивного отдела администрации Костромского муниципального района присутствовали: заведующая отделом - Перемышленникова Н.Н., ведущие специалисты отдела Лаврова Т.А., Щербакова
О.Н. Предыдущая проверка состоялась в сентябре 2006 года.
План проверки:
1. обеспечение сохранности архивных фондов.
2. ведение учетных документов.
3. работа с организациями - источниками комплектования отдела.
4. исполнение социально-правовых запросов.
Архивный отдел расположен на 1 этаже административного здания.
В отделе работает 3 муниципальных служащих: заведующая архивным отделом администрации Костромского муниципального района Перемышленникова Наталья Николаевна (с июня 1986 года), ведущие специалисты Лаврова
Татьяна Александровна (с февраля 2009 года), Щербакова Ольга Николаевна
(с января 2012 года).
Деятельность архивного отдела администрации Костромского муниципального района строится на основе Положения об архивном отделе администрации Костромского муниципального района», утвержденного постановлением главы муниципального района от 29.12.2006 № 887.
Должностные инструкции заведующего отделом, ведущего специалиста отдела утверждены главой Костромского муниципального района
10.01.2012, работники с должностными инструкциями ознакомлены.
Работа отдела строится на основе основных направлений развития архивного дела в муниципальном районе, которые утверждаются руководством
администрации. Ежегодно по итогам года составляется отчет о выполнении
основных направлений развития архивного дела в муниципальном районе и
предоставляется в комитет по делам архивов Костромской области.
В процессе своей работы работники отдела руководствуются инструкцией по делопроизводству администрации Костромского муниципального
района (распоряжение администрации от 25.10.2010 №449р), номенклатурой
дел отдела на 2013 год.
2
Взаимодействие заведующего отделом с руководством районной администрации происходит посредством личных встреч, служебных записок, в
которых ставятся вопросы, связанные с работой отдела. 28 марта 2012 года
на заседании коллегии при главе Костромского муниципального района была
заслушана информация заведующего отделом об осуществлении необходимых мер по усилению безопасности архива, его антитеррористическое защищенности, технической укрепленности.
Из необходимого технологического оборудования в отделе имеются 3
комплекта компьютерного оборудования (один приобретен в 1 полугодии
2013 года), из которых только два соответствуют требуемой конфигурации
(Pentium 4 и им идентичные), лазерный и фото принтеры, сейфы для хранения учетных документов. Копировальный аппарат отсутствует.
В отделе имеется электронная почта, два компьютера имеют выход в
интернет.
В отделе действуют административные регламенты:
1.Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Исполнение запросов социально-правового и тематического характера на
территории Костромского муниципального района «Костромской области»
(постановление администрации Костромского муниципального района от
22.06.2012 № 841, в редакции от 26.07.2012 №1036),.
2. Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право владения
землей» (постановление администрации Костромского муниципального района от 04.02.2011 № 111 в редакции от25.06.2012 №849).
1. Обеспечение сохранности архивных фондов.
Архивный отдел расположен на 1 этаже администрации Костромского муниципального района. Помещение приспособленное. В архивном отделе имеется рабочая комната, в которой проходит прием посетителей, и 3
архивохранилища (18м2,20м2,19м2).
В ходе проверки проверены нормативные режимы хранения архивных
документов:
-противопожарный, охранный режимы
В здании администрации установлена автоматическая система оповещения о пожаре.
Архивохранилище (18м2) оборудовано охранной сигнализацией, автоматическая система пожаротушения отсутствует, из первичных средств пожаротушения имеется 1 огнетушитель. Стеллажи смешанные (стойки металлические, полки деревянные, без противопожарной пропитки-150п.м.).
Архивохранилище (20м2) охранная сигнализация, автоматическая система пожаротушения отсутствуют, из первичных средств пожаротушения
имеется 1 огнетушитель. Стеллажи металлические-121,8п.м.
Архивохранилище (19м2) выделено отделу в 2011 году, проведен косметический ремонт, оборудовано автоматической системой пожаротушения
3
(Bonpet), охранная сигнализация отсутствует. Стеллажи металлические99п.м.
На окнах во всех архивохранилищах установлены металлические решетки (в каждом хранилище -одна распашная). В конце рабочего дня архивохранилище опечатывается.
Загруженность архивохранилищ-80%.
- световой режим
Освещение в архивохранилище- естественное и искусственное, окна
закрыты темными шторами.
- температурно-влажностный режим
В архивохранилище поддерживается оптимальный температурный режим, но приборы для измерения температуры и влажности воздуха в архивохранилищах отсутствуют.
- санитарно-гигиенический режим
Санитарно-гигиенический режим соблюдается, проводятся систематические влажные уборки, ежегодно проводится обеспыливание документов (в
2012году – 3 фондов,1971 ед.хр., в 1 полугодии 2013 года -2 фонда,1215
ед.хр.).
Отделом ведется работа по картонированию архивных фондов. В 2012
году отделом закартонировано 1304 ед.хр., 6 месяцев 2013 года – 524 ед.хр.
(всего закартонировано 10939 ед.хр., это 39% от количества хранящихся документов в отделе).
К числу работ, связанных с обеспечением сохранности документов,
выверке учетных сведений относится проверка наличия фондов. В 2012 году
проверено 15 фондов, 2568ед.хр (выявлено отсутствие 1 ед.хр.), за 6 месяцев
2013года проверено 10 фондов, 3125 ед.хр.
2. Ведение учетных документов.
В отделе ведутся следующие основные учетные документы: список
фондов, книга учета поступления документов, листы фондов, реестр описей,
описи дел, дела фондов. Все учетные документы хранятся в сейфе. Ежегодно
составляется паспорт архива и сведения об изменениях в составе и объеме
фондов.
На 01.01.2013 в архивохранилищах отдела по делам архивов находилось на хранении 222 фонда, 26233ед.хр. на бумажной основе, из них 9722
ед.хр. по личному составу, 1468 ед.хр. фотодокументов.
Список фондов: ежегодные итоговые записи об общем количестве
фондов имеются. На 28.06.2013 в список фондов внесено 222 фонда (прибыло:1 фонд в 2012 году, в 2013 году поступления новых фондов не было).
Не вносятся своевременно изменения в название организации при приеме документов на муниципальное хранение (фонды 151,153).
Книга учета поступления документов
В книгу внесены сведения о поступлении на хранение документов:
4
- в 2012 году от 7 организаций 351 ед.хр. постоянных сроков хранения,
от 2 организаций 1071 ед.хр. по личному составу, 5 ед. документов личного
происхождения, 50 фотодокументов.
- за 6 месяцев 2013 года - от 1 организаций 7 ед.хр. постоянных сроков
хранения.
В книге имеются ежегодные итоговые записи о количестве принятых
документов.
Листы фонда составлены только на 36 фондов.
Дела фондов
В ходе проверки выборочно просмотрены дела фонда:
- № 17 «Администрация Костромского муниципального района» - имеются
акты приема документов на хранение, акт о проверке наличия документов в
фонде, структура администрации, описи дел постоянного хранения, но отсутствуют справки по истории фонда и фондообразователя;
№ 226 «Комитет имущественных и земельных отношений администрации
Костромского муниципального района»- имеет акт приема документов на
хранение, справка о создании отдела, описи дел;
Реестр описей составлен на 01.01.2013.
Опись дел на 01.01.2013 в соответствии с паспортом в отделе имеется
363 описи, из них 202-на управленческую документацию (в полном комплекте-112), 4-на документы личного происхождения (в полном комплекте-4),
141-на документы по личному составу (в полном комплекте-116), 11-на фотодокументы (в полном комплекте-11).
Все описи в проверенных фондах подшиты, имеют итоговую запись.
Реестр описей дел составлен.
Паспорт архива и сведения об изменениях в составе и объеме фондов
составляются и представляются в комитет по делам архивов ежегодно, замечаний нет.
Для совершенствования архивного учета в 2010 году в отделе был
установлен программный комплекс «Архивный фонд» (версия 4). На
01.01.2013 внесены сведения о 130 фондах (58,6%), 64 описях (18,3%), 1973
ед.хр. (7,5%), за 6 месяцев текущего года сведения не вносились.
В ходе проверки выборочно проверен прием документов, проведенный
в 2012 году. Содержание дел соответствует заголовкам на обложках дел и в
описях. Обложки дел оформлены полностью, правильно.
3. Работа с организациями - источниками комплектования отдела
На 01.01.2013 года в списке организаций источников комплектования
архивного отдела администрации Костромского муниципального района
(далее - список) числится 38 организаций. Список ведется по установленной
форме, утвержден главой Костромского муниципального района 30.12.2012
года, но не согласован с экспертно-проверочной комиссией комитета по делам архивов.
5
На все организации источники комплектования отдела по делам архивов ведутся наблюдательные дела.
Выборочно проверено ведение наблюдательных дел организаций - источников комплектования: «Администрация Костромского муниципального
района», «Финансовое управление администрации Костромского муниципального района», «Управление сельского хозяйства администрации Костромского района», «Органы местного самоуправления Середняковского
сельского поселения Костромского муниципального района», «СПК Василево».
В проверенных наблюдательных делах имеются действующие номенклатуры дел, паспорт архива организации на последнюю отчетную дату, распоряжения о создании экспертной комиссии, назначении ответственного за
архив, экземпляры описей дел, утвержденных и согласованных с ЭПК комитета, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, справки о проверке организаций по совершенствованию делопроизводства и ведомственного хранения документов.
В ходе проверки выявлено, что
- наименование организаций на обложках наблюдательных дел не соответствует современному названию организаций;
- отсутствуют документы, характеризующие правовой статус и деятельность организаций (Устав, Положение, документы о реорганизации, изменении в названии организации);
- проверки организаций по совершенствованию делопроизводства и
ведомственного хранения документов не проводились давно (кроме органов
местного самоуправления сельских поселений).
4. Организация использования документов
В направлении использования документов архивный отдел применяет
практически все формы, рекомендованные Правилами: информационное
обеспечение пользователей в соответствии с их запросами и в инициативном
порядке, экспонирование архивных документов на выставках, использование
документов в средствах массовой информации.
За последние 2 года количество поступающих запросов увеличилось в
1,2 раза. Учет социально-правовых и тематических запросов в отделе по делам архивов ведется в разных журналах.
Социально-правовые запросы
Тематические запросы
поступило
2012год
6 месяцев
2013года
616
321
исполнено
616
316
с положительным результатом
396
300
поступило
330
126
исполнено
с положительным
результатом
330
126
289
123
6
Ответы оформляются на бланках с указанием «Архивная справка»,
«Архивная копия», оформляется основание. Все справки заверяются двумя
подписями управляющего делами и заведующего отделом по делам архивов,
а также печатью администрации. На справке указывается фамилия исполнителя. Форма ответов по подтверждению стажа работы, льготному стажу, размерам заработной платы достаточно четкая, указаны все особенности цитируемых документов. На запросах имеется отметка в получении документа заявителем. Все запросы исполнены в установленные законодательством сроки.
Выборочно проверено исполнение социально-правовых (№№ 181,
233,271,432 за 2012 год), тематических запросов (№№ 3,18) за 2013 год, замечаний нет.
Документы, хранящиеся в архивном отделе, востребованы, за 2012 год
26 пользователям было выдано для работы 169 ед.хр.
Выдача документов во временное пользование осуществляется в основном в соответствии с установленными требованиями, во время проверки
даны рекомендации по доработке гарантийных писем от организаций (должно быть указано, что сохранность документов и возврат гарантируется). Контроль за своевременным возвращением документов осуществляется посредством телефонных переговоров, переписки с напоминанием о сроках выдачи
дел.
В 2012 году отделом подготовлена и проведена выставка «Монастыри
Костромского уезда», на основе архивных документов в газете «Волжская
новь» была опубликована статья «Уникальная выставка».
В 2012 году заведующая отделом Перемышленникова Н.Н. выступила с
сообщением «Костромская Атлантида в воспоминаниях современников» на
совещании «Большая Волга в документах: история водохранилищ и поселений», проходившем в Нижнем Новгороде.
Новым в работе отдела по использованию документов является размещение на сайте администрации муниципального района раздела «Краеведческий клуб».
В 2013 году специалисты отдела принимают участие в подготовке к изданию книги «Герои Социалистического Труда Костромского района», уточняют биографические данные, трудовые заслуги награжденных по архивным
документам.
ВЫВОДЫ, ЗАМЕЧАНИЯ
В целом организацию работы архивного отдела администрации Костромского муниципального района по проверенным направлениям следует
оценить положительно.
Следует отметить работу проделанную администрацией Костромского
муниципального района по обеспечению сохранности архивных документов
в Костромском муниципальном районе (выделено помещение для размеще-
7
ния архивохранилища, одно архивохранилище обрудовано автоматической
системой пожаротушения).
В ходе проверки выявлены следующие недостатки и нарушения требований действующего законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела:
1 по обеспечению сохранности архивных документов
1.1 в нарушение требований раздела II «Специальных правил пожарной
безопасности в государственных и муниципальных архивах РФ», утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 12.01.2009 № 3, отсутствует автоматическая установка пожаротушения в архивохранилище (п.9.1.);
1.2. в нарушение п. 2.11.3. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии
наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации от 06.03.2007 г., регистрационный № 9059) не соблюдаются установленные требования, предъявляемые к
стеллажному оборудованию в архивохранилище
1.3. температурно-влажностый режим в архивохранилище не соответствует п. 2.11.2.3. Правил, в части отсутствия контрольно-измерительного
прибора за изменением показателей влажности, температуры в архивохранилище;
2 в работе по государственному учету архивных документов:.
2.1.в нарушение п. 3.2.1 Правил отсутствует порядок и схема учета архивных документов;
2.2. в нарушение п. 3.5.3. Правил несвоевременно вносятся изменения в
названии фондов;
2.3. в нарушение п. 3.5.4. Правил не заведены листы фонда на все
фонды.
3. в работе с организациями - источниками комплектования:
3.1. в нарушение п. 4.2. Правил негосударственные организации должны включаться в список организаций-источников комплектования на основании договора;
Всего установлено 7 нарушений, их них
федеральных законов -1,
ведомственных нормативных правовых актов- 6 .
Предложения
Администрации Костромского муниципального района
1.в срок до 31 декабря 2013 года рассмотреть вопрос об установке автоматической системы пожаротушения в двух архивохранилищах,
8
2. в срок до 31 декабря 2014 года заменить комбинированные стеллажи
на металлическими стеллажами
Заведующему архивным отделом:
в срок до 31 декабря 2013 года:
разработать порядок и схему учета архивных документов,
составить лист фонда на все фонды
Заместитель председателя комитета
по делам архивов Костромской области
Е.В.Смирнова
Начальник отдела по выявлению нарушений
правил хранения, комплектования,
учета, и использования документов
комитета по делам архивов
Костромской области
А.П. Большакова
Директор областного государственного
казенного учреждения «Государственный архив
новейшей истории Костромской области»
Н.А. Соколова