Раздел 1. Комплектация программного отчета

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw
ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwert
yuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui
opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopa
Инструкция по программной
sdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdf
отчетности
2015 г.
ghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghj
klzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklz
xcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcv
bnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbn
mqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq
wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwe
rtyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty
uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuio
pasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopas
dfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfg
hjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjk
Международный Альянс по ВИЧ/СПИД в Украине
Оглавление
Оглавление .................................................................................................................................................. 1
Преамбула ................................................................................................................................................... 2
Раздел 1. Комплектация программного отчета ........................................................................................ 2
Раздел 2. Заполнение форм программного отчета.................................................................................. 6
Отчет о выполнении индикаторов......................................................................................................... 6
Описательный отчет ................................................................................................................................ 6
Раздел 3. Порядок предоставления программного отчета ..................................................................... 7
1
Преамбула
Данная инструкция описывает упрощенный процесс формирования программных отчетов c 2015г.
Данная инструкция и указанные в ней формы не используется для финансовой отчетности. Формы
заполняются только по проектам, финансируемым Альянсом.
C 01.01.2015 субгрантеры Альянса отчитывают программные данные на полугодовой основе.
Вместе с тем данные должны вноситься в систему на регулярной основе согласно инструкции по
учету программной деятельности. По завершению промежуточных кварталов (первого и третьего),
15 числа месяца, следующего за кварталом, в учетной системе закрывается период для
обеспечения полноты и своевременности внесения информации для ее анализа и защиты
изменения данных в прошедшем периоде.
Процесс программной отчетности автоматизирован в учетной системе SYREX. Отчетные формы
более не рассылаются для заполнения. Отчет формируется и сохраняется в учетной системе.
Раздел 1. Комплектация программного отчета
Программный отчет состоит из 2 частей:
1. Отчет о выполнении индикаторов
2. Описательный отчет
Ниже будет детально рассмотрен порядок заполнения отдельных частей отчета.
Дополнительно в сканированном виде отправляются / выкладываются файлы на FTP-сервер1 в
соответствии с рекомендациями ниже:

Для всех проектов: Подписанные должностные инструкции исполнителей проекта
и гражданско-правовые договора на предоставление услуг. Для первого отчетного
периода проекта предоставляются все инструкции и договора, для последующих
отчетных периодов – только новые или измененные (например, в случае замены
персонала проекта).
При формировании архива рекомендуем следующую структуру:
Название архивной папки: Договора и должностные инструкции
1
FTP-сервер для передачи больших объемов электронных документов в Альянс можно найти на
сайте по следующей ссылке: ftp://gate.aidsalliance.org.ua/.
2
Название файлов в папке: Договор_ФИО

Для проектов профилактики: «Квартальний звіт про надані послуги з тестування та
ВІЛ-інфекцію представників груп ризику з використанням швидких тестів та
методом ІФА, взяття під медичний нагляд та початку АРТ» за два квартала
отчетного полугодия.
При формировании архива рекомендуем следующую структуру:
Название архивной папки: Отчеты ВИЧ
Название файлов: Отчет ВИЧ_город_квартал

Для проектов профилактики: Талоны перенаправления в ЛПУ (ВИЧ) за отчетный
период, расположив их отдельно по 1-м талонам, 2-м талонам и 3-м талонам.
При формировании архива рекомендуем следующую структуру:
Название архивной папки: Талоны ВИЧ
Название подпапок: Талон №1, Талон №2, Талон №3
Название файлов в подпапках: ВИЧ_№1_Месяц, ВИЧ_№2_Месяц, ВИЧ_№3_Месяц
3

Для проектов профилактики: Талоны перенаправления в ЛПУ (ТБ) за отчетный
период, расположив их отдельно по 1-м талонам, 2-м талонам (талоны по
направлению 7А отдельно от других).
При формировании архива рекомендуем следующую структуру:
Название архивной папки: Талоны ТБ 01 А – 03 А
Название подпапок: Талон №1, Талон №2
Название файлов в подпапках: ТБ_№1_Месяц, ТБ_№2_Месяц
Название архивной папки: Талоны ТБ 07А
Название подпапок: Талон №1, Талон №2
Название файлов в подпапках: ТБ_№1_Месяц, ТБ_№2_Месяц
4

Для проектов профилактики: «Щомісячна інформація про звернення представників
груп ризику до лікувального закладу за направленням НУО для діагностики та
лікування інфекцій, що передаються статевим шляхом» - за 6 месяцев отчетного
полугодия.
При формировании архива рекомендуем следующую структуру:
Название архивной папки: Отчеты ИППП
Название файлов: ИППП_Город_Месяц

Для проектов национальной горячей линии по вопросам ЗПТ: публикации в СМИ,
официальные обращения в организации, органы, учреждения относительно
проблемных случаев сопровождения клиентов ЗПТ
5
С целью верификации индикаторов программный специалист может запросить любой из
первичных документов, подтверждающих выполнение индикаторов.
Раздел 2. Заполнение форм программного отчета
Отчет о выполнении индикаторов
Отчет о выполнении индикаторов формируется в учетной системе SYREX, в Документе «Отчет о
выполнении индикаторов» (раздел документов «Программный отчет в Альянс»).
Для этого необходимо создать новый документ, выбрать отчетный период (полугодие),
организацию, регион и нажать на кнопку «Заполнить». Если организация работала в нескольких
регионах Украины (области, г. Киев, г.Севастополь), необходимо создать по одному документу на
регион.
В отчет автоматически подтягиваются индикаторы, плановые значения из таблиц индикаторов,
фактические значения, если активность по этому индикатору велась в учетной системе. В случае,
если активность не ведется в учетной системе, необходимо проставить фактическое значение
напротив индикатора.
Если индикатор имеет детализацию (до группы риска, пола и т.д.), ее можно просмотреть по
каждому отдельному индикатору. При установке курсора на индикатор в нижней таблице
появляется его детализация.
Если в процессе проверки отчитываемых данных выявляются ошибки, необходимо сверить
данные с первичной документацией, внести изменения в системе. После этого необходимо
отредактировать существующий Документ «Отчет о выполнении индикаторов» (не создавать
новый): нажать вновь на кнопку «Заполнить». Данные в документе перезаполнятся
автоматически.
После того, как документ заполнится, и данные проверены, нажмите на кнопку «Провести и
закрыть».
Описательный отчет
Описательная часть отчета формируется в учетной системе SYREX, в Документе – «Описательный
отчет» (раздел документов «Программный отчет в Альянс»). Для этого необходимо создать новый
документ, выбрать отчетный период (полугодие), организацию.
6
Далее вносится наративная часть по соответствующим секциям отчета. Описание должно быть
максимально коротким, конкретным, информативным и должно относиться к деятельности
соответствующего компонента.
Описательная часть делится на такие секции:
1) Достижения проекта
Эта секция показывает, какие изменения произошли в проекте в отчетном периоде, что
нового по сравнению с предыдущими периодами было сделано в программе. Если
отдельные индикаторы были перевыполнены, укажите, пожалуйста, что привело к таким
результатам.
2) Трудности выполнения программы
В этой секции перечисляются трудности проекта, показывается их влияние на проект.
Если отдельные индикаторы были недовыполнены, укажите, пожалуйста, причины
недовыполнения.
3) Действия, запланированные для улучшения исполнения проекта
В этой секции перечисляются запланированные организацией действия, которые
направлены на улучшение исполнения проекта.
4) Запрос на техническую помощь Альянса
Если организация нуждается в технической помощи Альянса, заполняет данную секцию с
указанием четкого перечня.
5) Дополнительные комментарии по выполнению проекта
При наличии важной информации по выполнению проекта, которая не вошла в
предыдущие пункты, организации могут ее кратко изложить в данной секции отчета.
6) Комментарий представителя Альянса
Данная секция заполняется представителем Альянса для внесения комментариев.
После заполнения организацией Документа – «Описательный отчет» необходимо его сохранить и
проверить заполнение. Для этого нажмите на кнопку «Печать», в результате на экран выведется
печатная форма описательного отчета.
Раздел 3. Порядок предоставления программного отчета
7
После формирования и проверки Документов «Отчет о выполнении индикаторов» и
«Описательный отчет», необходимо выложить перечисленные в 1 разделе сканированные
документы на FTP-сервер и сообщить о готовности отчета программному специалисту по
электронной почте.
Дата предоставления электронной формы программного отчета прописана в таблице индикаторов
каждой организации.
После того, как программный специалист сообщает о завершении проверки и подтверждении
отчета, необходимо:

Распечатать из учетной системы SYREX отчет о выполнении индикаторов (Документ
– «Отчет о выполнении индикаторов»), описательную часть (Документ
–
«Описательный отчет»).

Поставить на КАЖДОЙ странице подпись и печать организации.

Сделать копию подписанного и пропечатанного отчета. Копии отчетов должны
храниться в организации в отдельной папке.

Отправить оригинал программного отчета в Альянс курьерской почтой не позже
конца месяца, следующего за отчетным периодом. Оригиналы и копии
дополнительных документов в распечатанном виде отправлять не надо.
8