Руководство по заполнению и внесению изменений в

Руководство по заполнению и внесению изменений в
индивидуальные планы преподавателей и план работы
кафедры на учебный год
Инструкция по формированию индивидуальных планов
В начале каждого учебного года всем кафедрам необходимо внести в систему
индивидуальные планы всех сотрудников кафедры категории ППС. Ввод данных производится
через пункт меню «Профили пользователей» > «Редактировать профили сотрудников». В перечне
сотрудников отражаются все персоны, работавшие в текущем учебном году.
На странице каждого сотрудника категории ППС содержится сводная таблица по
внесенному в начале года индивидуальному плану (без учета последующих изменений) и ссылки
для перехода на формы внесения соответствующих разделов индивидуального плана. При
заполнении первоначального плана на учебный год необходимо переходить по ссылкам без
пометки «Изменения». В профиле преподавателей необходимо вносить только нагрузку на
занимаемые ставки, без учета почасовой нагрузки, которая вносится в отдельную форму в целом
по кафедре.
При заполнении индивидуального плана преподавателя всегда необходимо обращать на
период, выбранный в выпадающем списке «Учебный год» в верхней части формы под ФИО и
подразделением преподавателя. Отчетный период выбран по умолчанию, при выборе другого
учебного года из списка форма автоматически обновляется.
1) Заполнение плана по первой половине дня
a) Для заполнения данных по видам работ, не привязанным к конкретным
дисциплинам и группам, необходимо нажать на кнопку «Правка» для перехода в
форму редактирования, затем после ввода данных нажать кнопку «Сохранить» для
сохранения изменений. В форму вносятся только численные значения в формате
«1,5», при вводе данных, несоответствующих требуемому формату, система
покажет сообщение об ошибке при попытке сохранить данные или перейти к
другому полю. Для видов работ, по которым нет нагрузки, можно оставить поле
ввода пустым или внести 0.
b) Для внесения данных по видам работ, привязанным к конкретным группам и
дисциплинам (лекциям, практикам, экзаменам и т.д.) необходимо нажать на
кнопку «Создать». Если в форму еще не внесено ни одной записи, то сразу
отображается форма редактирования.
В выпадающем списке «Дисциплина» показаны только те дисциплины, которые
внесены в «Перечень читаемых дисциплин» в профиле сотрудника. Добавить
недостающую дисциплину можно с помощью кнопки «+» после выбора ее из
списка. Если дисциплины нет в полном перечне, показанном в профиле
сотрудника, необходимо обратиться в УВиППО для уточнения ее корректного
наименования и добавления в систему.
При выборе факультета из списка выпадающий список групп автоматически
обновляется. Для добавления группы необходимо нажать кнопку «+», в противном
случае система выдаст сообщение об ошибке при попытке сохранения записи. При
внесении нагрузки для аспирантуры необходимо добавить «-» вместо группы.
Количество студентов, потоков и часов по видам работ вносится числом в формате
«1,5», при вводе данных, несоответствующих требуемому формату, система
покажет сообщение об ошибке при попытке сохранить данные или перейти к
другому полю. Для видов работ, по которым нет нагрузки, можно оставить поле
ввода пустым или внести 0.
Если дисциплина читается для потока, состоящего из групп разных факультетов, то
для каждого факультета сохраняется отдельная запись, количество часов нагрузки
при этом делится между записями пропорционально количеству студентов, так
чтобы итоговая сумма соответствовала плану.
Если у групп в потоке различаются виды итогового контроля – у части групп по
итогам семестра принимается зачет, а у другой части – экзамен, так же необходимо
вносить нагрузку отдельными записями, в противном случае в отчетных формах
контроля заполнения сессионной успеваемости будет требоваться ввод
успеваемости по всем указанным видам контроля для всех групп (т.е. с одной
группы будет требоваться ввод и зачета и экзамена).
После сохранения записи, она появляется в списке под формой ввода.
2) Заполнение плана по УМР, ОМР, НИР и воспитательной работе
В формах заполнения плана по второй половине дня представлен полный перечень
возможных видов работ, по которым начисляются часы нагрузки. Для внесения данных
необходимо выбрать нужный вид работ и нажать на кнопку «Правка».
В колонке «План. кол-во» указывается объем работ в штуках для публикаций, наград,
экспонатов, наглядных материалов и т.п., в печатных листах для учебников,
монографий. В случае, если возникают вопросы по заполнению этого поля, его можно
оставить равным 0.
В колонку «План. часы» вносится полное количество часов нагрузки по данному виду
работ.
В колонках «Срок выполнения» по умолчанию указаны даты начала и окончанию
отчетного учебного года, при необходимости их можно изменить.
В поле «Содержание работ» указываются дисциплины, по которым планируется
разработка рабочих программ, тестовых заданий, написание конспектов лекций и т.п.,
наименование публикаций, мероприятий в которых планируется принять участие и т.д.
3) План по прохождению курсов повышения квалификации и стажировок заполняется
через отдельную форму «Индивидуальный план по прохождению курсов повышения
квалификации». Часы, запланированные на прохождение курсов повышения
квалификации, плюсуются к объему УМР.
Объем нагрузки преподавателя рассчитывается по формуле 1540 ч.*кол-во занимаемых на
кафедре ставок ППС. При этом объем нагрузки по первой половине дня должен соответствовать
нормативу, определенному для каждой кафедры (770 часов на ставку для выпускающих кафедр,
800 часов на ставку для общеобразовательных, за исключением кафедр, норматив для которых
переопределен УВиППО). Если сотрудник является деканом, заведующим кафедрой, участвует в
НИР или имеет другие причины для снятия часов нагрузки по учебной работе, то план по первой
половине дня снижается на соответствующее количество часов, за счет увеличения плана по
второй половине дня. При этом общий индивидуальный план должен соответствовать нормативу
по занимаемой ставке.
Помимо индивидуальных планов преподавателей кафедре так же необходимо внести
1) План работы преподавателей, работающих на почасовой основе (форма
заполнения аналогична форме ввода нагрузки преподавателей по первой
половине дня)
2) Распределение расчетных часов учебной нагрузки – в данную форму вносится
общий объем учебной нагрузки по видам работ с учетом почасовки. Важно –
разность между часами общего объема учебной нагрузки, внесенными в форму и
суммой часов нагрузки, внесенных в индивидуальные планы преподавателей
соответствовала сумме часов, внесенных в форму «План работы преподавателей,
работающих на почасовой основе»
3) План контрольных и взаимных посещений занятий членами кафедры
4) Приглашение видных ученых для чтения лекций, оказание научно-методической
помощи
5) Мероприятия по укреплению учебной и научной базы кафедры, улучшению
деятельности лабораторий и кабинетов
6) Совместная работа со школами и органами образования
План кафедры складывается из индивидуальных планов преподавателей. Для распечатки
плана работы кафедры после заполнения всех необходимых форм нужно отправить план кафедры
на утверждение в УВиППО в разделе «Профиль пользователей» > «Редактировать профиль
кафедры» > «План работы кафедры на учебный год». Отправить план на утверждение можно
только в том случае, если план кафедры соответствует всем установленным нормативам, в
противном случае кнопка «Отправить план на утверждение» будет неактивна и под ней будет
показано сообщение об отклонении плана от нормативов.
Расчет нормативов плана кафедры
1) Количество действительных ставок ППС на кафедре – количество ставок,
занимаемых сотрудниками категории ППС, числящимися в отделе кадров на
момент последнего обновления данных по сотрудникам. Сотрудники,
находящиеся в декретном отпуске не учитываются.
2) Общий план кафедры, рассчитанный исходя из норматива 1540 ч. на ставку – 1540
* количество действительных ставок ППС на кафедре + отклонение, внесенное
сотрудниками УВиППО за счет сотрудников, работающих неполный год.
3) Общий план кафедры, установленный учебным управлением (ч.) – значение,
внесенное сотрудниками УВиППО – общий объем нагрузки для кафедры с учетом
почасовки.
4) Отклонение плана по первой половине дня, Отклонение плана УМР, Отклонение
плана НИР, Отклонение плана ОМР и воспитательной работы – значения,
внесенные сотрудниками УВиППО, полученные кафедрой за счет ставок декана,
зав. кафедрой, участия в НИР и т.д. В сумме отклонения равны 0 и влияют на
распределение часов нагрузки между первой и второй половиной дня, но не на
общий объем нагрузки на кафедре.
5) Общий внесенный план кафедры
преподавателей
- сумма всех индивидуальных планов
6) в том числе дополнительно запланировано по II половине дня – разность между
общим внесенным планом кафедры и общим планом кафедры, рассчитанным
исходя из норматива 1540 ч. на ставку.
7) Объем почасовой нагрузки кафедры – разность между общим планом кафедры,
установленный учебным управлением и общим планом кафедры, рассчитанным
исходя из норматива 1540 ч. на ставку.
8) План кафедры по I половине дня - Общий план кафедры, рассчитанный исходя из
норматива 1540 ч. на ставку / 1540 * Норма учебной нагрузки для ставки по
кафедре + Отклонение плана по первой половине дня. Фактически внесенный план
по первой половине дня должен полностью соответствовать рассчитанному
нормативу.
9) План кафедры по учебно-методической работе
Нижняя граница - Общий план кафедры, рассчитанный исходя из норматива 1540 ч.
на ставку / 100 * 20 + Отклонение плана УМР
Верхняя граница - Общий план кафедры, рассчитанный исходя из норматива 1540
ч. на ставку / 100 * 30
10) План кафедры по научно-исследовательской работе
Нижняя граница - Общий план кафедры, рассчитанный исходя из норматива 1540 ч.
на ставку / 100 * 15 + Отклонение плана НИР
Верхняя граница - Общий план кафедры, рассчитанный исходя из норматива 1540
ч. на ставку / 100 * 20
11) План кафедры по организационно-методической и воспитательной работе
Нижняя граница - Общий план кафедры, рассчитанный исходя из норматива 1540 ч.
на ставку / 100 * 5 + Отклонение плана ОМР и воспитательной работы
Верхняя граница - Общий план кафедры, рассчитанный исходя из норматива 1540
ч. на ставку / 100 * 10
После отправления плана кафедры на утверждение в УВиППО через систему и
подтверждения корректности плана открывается возможность печати отчетной формы
«Итоговый отчет по плану работы кафедры».
Инструкция по редактированию индивидуальных планов
При каждом изменении кол-ва ставок ППС на кафедре и отклонений в распределении
часов по разделам отделу планирования УВиППО необходимо отразить соответствующие
изменения в системе.
1) В случае увольнения, приема или изменения доли занимаемых ставок сотрудника
нужно отразить отклонение индивидуального плана в меню «Профили
пользователей», раздел «Профиль кафедры» > «Изменения плана работы
кафедры» > «Редактировать нормативы планов сотрудников кафедры». Если
произошло увеличение количества занимаемых ставок, со знаком «-» отражается
снижение нагрузки сотрудника за счет неполного отработанного года. При
уменьшении количества ставок со знаком «+» отражается увеличение нормы
нагрузки за счет периода, отработанного на большее кол-во ставок.
2) Изменения в отклонениях распределения часов по разделам так же необходимо
отразить в системе в разделе «Изменения нормативов кафедрального плана». При
этом, как правило, происходит списание с первой половины дня за счет увеличения
минимальных норм по другим разделам. В сумме отклонения составляют 0 и не
влияют на общий минимальный объем плана работы кафедры.
В случае, если в моменту внесения изменений кафедрой отклонения индивидуальных
планов и изменения в отклонениях распределения часов по разделам еще не внесено в систему,
ответственному сотруднику кафедры необходимо обратиться в отдел планирования УВиППО для
расчета и внесения в систему этих величин.
Кафедры вносят изменения следующим образом
1) Для каждого сотрудника по ходу года вносятся корректировки в его
индивидуальный план. Корректировки могут быть двух видов – включение и
исключение часов.
2) Если сотрудник устроился на работу после утверждения кафедрального плана в
начале года, то все корректировки его индивидуального плана будут включением
часов.
3) Исключить из плана можно количество часов, не превышающее изначально
запланированное по выбранному пункту, т.е. если на написание статей у
сотрудника запланировано 100 часов, то списание может быть 100 часов и меньше,
план по конкретному пункту не может иметь отрицательных значений.
4) Если необходимо заменить один пункт плана другим, например, перенести
запланированные часы с написания зарубежных статей на написание тезисов, то
необходимо сначала исключить часы из пункта «зарубежные статьи», а затем
включить их в пункт «тезисы».
5) При редактировании плана по прохождению курсов повышения квалификации
можно только полностью исключать существующие записи и добавлять новые.
6) При редактировании пунктов плана по первой половине дня с указанием групп и
дисциплин записи так же можно исключать или добавлять полностью. Пункты
плана не связанные с группами и дисциплинами редактируются аналогично
разделам НИР, УМР и т.п.
7) Кол-во часов, включенных в индивидуальный план, не ограничено, но необходимо
помнить, что общий план кафедры с учетом внесенных корректировок должен
соответствовать нормативам, так же, как и утвержденный в начале года. Таким
образом, если количество ставок и нормативные значения на кафедре не
изменились, то сумма часов, включенных в индивидуальные планы по 1 половине
дня по результатам корректировок должна быть равна сумме исключенных часов,
т.к. общий план кафедры по 1 половине дня не должен измениться. При
увеличении общего количества ставок на кафедре увеличивается норма часов для
плана, как по первой, так и по второй половине дня. Изменения в план работы
кафедры вносятся только после проведения всех кадровых перестановок через ОК.
8) Состояние индивидуального плана всех сотрудников на начало года и по
результатам всех изменений можно отследить в разделе «Изменения плана
работы кафедры» при переходе по ссылке «Редактировать нормативы планов
сотрудников кафедры». В белых колонках значения, утвержденные в начале года, в
серых – значения с учетом всех утвержденных и активных правок.
9) После внесения всех корректировок и проверки плана кафедры на соответствие
нормативам можно отправить лист изменений на утверждение. Пока один лист
изменений находится на рассмотрении, кафедра не может отправить на
утверждение другой, но может продолжать вносить корректировки в систему по
тем пунктам, которые не вошли в предыдущий лист.
Возможные ситуации
1) Сотрудник был принят на работу после утверждения кафедрального плана,
количество ставок на кафедре возросло на ставку сотрудника. Сотрудникам отдела
планирования необходимо отразить списание за счет того, что сотрудник работает
на кафедре неполный год. Происходит увеличение нормативных значений плана
работы кафедры на норму часов для ставки сотрудника минус списание за
неполный год работы. Заполняется индивидуальный план нового сотрудника за
счет включения часов по нужным пунктам в формах изменения индивидуального
плана. Исключения часов из индивидуального плана такого сотрудника быть не
может, т.к. его первоначальный план равен 0.
2) Сотрудник был принят на работу после утверждения кафедрального плана, но
количество ставок на кафедре не изменилось, т.к. он принят на ставку
уволившегося сотрудника. Возникает два варианта:
a) При утверждении плана старого сотрудника сразу вносится нагрузка на
целый год. После приема нового часть нагрузки списывается со старого
сотрудника и включается в индивидуальный план нового аналогично п.1).
Никаких списаний с нормативов обоих сотрудников за неполный год не
производится, т.к. общая норма по кафедре не меняется.
b) Увольнение старого сотрудника изначально заложено в утвержденном
плане кафедры – отражено списание в его плане за счет неполного года
работы. Его индивидуальный план отражает только тот объем работ,
который должен выполнить сотрудник до увольнения. Объем работ нового
сотрудника при этом закладывается в почасовой фонд. После устройства
нового сотрудника заполняется его индивидуальный план аналогично п.1),
списание со старого снимается для исключения из почасового фонда
нагрузки нового сотрудника.
Тот же принцип действует при выходе из декретного отпуска сотрудницы,
отсутствующей на момент формирования плана кафедры, нагрузку которой да
выхода выполнял другой сотрудник.
3) Сотрудник уволился после утверждения кафедрального плана, количество ставок
на кафедре уменьшилось. Варианты:
a) Нагрузка, невыполненная сотрудником, уходит в почасовой фонд.
Происходит увеличение почасового фонда кафедры за счет уменьшения
нормативов нагрузки по ставкам при прежней общей нагрузке кафедры,
установленной УВиППО. Отделу планирования необходимо внести
списание нагрузки сотрудника за неполный отработанный год. Кафедре –
исключить невыполненную сотрудником нагрузку из индивидуального
плана.
b) Сокращение ставок произошло из-за уменьшения общей нагрузки на
кафедре (сокращения читаемых дисциплин, контингента студентов и т.д.).
Отдел планирования отражает уменьшение общей кафедральной нагрузки,
установленной УВиППО и списание нагрузки сотрудника за неполный
отработанный год. Кафедра исключает невыполненную сотрудником
нагрузку из индивидуального плана.
Все корректировки индивидуальных планов, включая редактирование перечня групп, типа
контроля, наименования дисциплин и т.п. теперь должны проводится только через заявки,
сформированные в системе. Сотрудники УИиТ никаких правок не производят.
После того, как лист изменений сформирован в системе, его необходимо распечатать и
предоставить на подпись заведующего кафедрой и утверждение руководства. После утверждения
печатного варианта листа изменений, указанные в нем корректировки отражаются в
действующем плане работы кафедры. Лист изменений может быть отклонен, в таком случае все
включенные в него правки считаются недействительными и удаляются из системы без каких либо
изменений в действующем плане работы кафедры. Если лист изменений отправлен на доработку,
то входящие в него пункты становятся открытыми для редактирования, а сам лист можно
сформировать заново и еще раз отправить на утверждение.