Читальный зал областного государственного бюджетного

ПРАВИЛА
работы пользователей архивной информации
1. Общие положения
1.1. Настоящие правила разработаны в соответствии с Конституцией Российской
Федерации, Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном
деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации",
Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования
документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных
документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,
организациях Российской академии наук, Правилами работы пользователей в
читальных залах государственных архивов Российской Федерации.
1.2. Правила устанавливают порядок работы пользователей с открытыми
документами в архивном отделе администрации Смидовичского муниципального
района (далее - архив).
1.3. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам
архива.
2. Оформление пользователей для работы в читальном зале
2.1. Пользователи допускаются к работе с документами в архиве на основании
личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с
планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут
представлять письма направивших их организаций. В личных заявлениях или
письмах указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое
звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования. Все
пользователи знакомятся с настоящими правилами и заполняют анкеты
установленного образца (Приложение 1).
2.2. Разрешение на работу с архивными документами дается начальником
архивного отдела на срок, определяемый объемом работ по теме исследования,
но не превышающий одного года с момента оформления. По истечении данного
срока или изменении темы исследования пользователи предоставляют новые
личные заявления или письма.
2.3. Оформление допуска осуществляется при предъявлении пользователями
документов, удостоверяющих личность.
3. Организация работы пользователей в читальном зале архива
3.1. Документы предоставляются пользователям в читальный зал на основании
письменного заказа (требования) (Приложение 2.) Дела и другие архивные
материалы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа (требования)
за каждую единицу предоставленного материала.
3.2. Сроки выдачи архивных материалов не должны превышать 3-х рабочих дней
со дня оформления письменного заказа. Иногородние пользователи могут
получить документы в день оформления заказа.
3.3. Максимальное количество дел, которое может быть заказано на один день:
стандартных
до
10
дел
крупноформатных
не
более
5
газет
до
3
сшивов.
Максимальное количество дел, которые могут одновременно находиться у
пользователя - не более 10. Для иногородних пользователей количество
выдаваемых дел может быть увеличено по разрешению начальника архива.
3.4. Описи и архивные справочники выдаются пользователям на срок до 3-х
рабочих дней, другие архивные документы - на 5 рабочих дней.
Продление сроков хранения и использования описей, дел, других материалов
согласовывается с руководством архива. По желанию пользователя полученные
документы бронируются на 5 дней. В случае непосещения архива в течение 5
дней документы возвращаются в хранилище. Повторный заказ этих дел возможен
только через месяц после даты сдачи дел в хранилище.
3.5. Отказ или отсрочка в предоставлении пользователям документов и научносправочного аппарата возможен в случаях: плохого физического состояния
документов (ветхости документов, наличия легко разрушающейся печати,
несброшюрованности дел); ограничений на использование документов,
установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или
фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива
(справочная
работа,
тематическая
разработка
фондов,
подготовка
информационных материалов, сборников документов, изготовление страхового
фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов,
реставрация или копирование документов, и др.); экспонирования заказанных
материалов
на
выставке,
выдачи
их
другому
пользователю.
Дела (документы), не прошедшие научного описания, технического оформления, а
также документы, с которых не снят ограничительный гриф, пользователям не
предоставляются. При наличии фонда пользования подлинные документы как
правило, не выдаются. Подлинные документы могут выдаваться пользователям в
исключительных случаях с разрешения руководства архива с учетом конкретных
обстоятельств (например, необходимость изучения внешних особенностей
документов, неисправность технического оборудования для работы с
микрокопиями, иные обстоятельства). Документы органов власти и управления,
переданные в архив ранее истечения срока ведомственного хранения, выдаются
зал с разрешения фондообразователя. Числящиеся за пользователями архивные
документы другим заказчикам не выдаются.
3.6. При сдаче пользователями изучаемых дел работник архива принимает их под
расписку и в присутствии пользователя проверяет наличие всех особенностей
оформления и состояния документов, оговоренных в заверительных надписях.
4. Права, обязанности и ответственность пользователей
4.1. Пользователи имеют право:
4.1.1. Получать информацию о распорядке работы, услугах, оказываемых
архивом, порядке и условиях их предоставления.
4.1.2. Получать в соответствии с темой исследования консультации специалистов
архива о составе и содержании документов, зафиксированных в архивных
справочниках.
4.1.3. Получать информацию о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел
(документов), существующих ограничениях на выдачу и копирование документов
по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут
действовать.
4.1.4. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме
исследования
в
соответствии
с
действующим
законодательством.
Для решения спорных вопросов пользователи могут обращаться к руководству
администрации, архива, а также в установленном порядке в судебные органы
Российской Федерации.
4.1.5. При наличии технических возможностей по специальному разрешению
руководства архива использовать собственные технические средства,
облегчающие его работу (микрокалькулятор, персональный компьютер и т.д.),
если они не могут повредить документы или мешать работе других
пользователей. Пользование диктофонной техникой разрешается при наличии в
помещении необходимых условий.
4.2. Пользователей могут сопровождать переводчики или помощники.
4.3. При посещении читального зала пользователи обязаны:
4.3.1. Соблюдать Правила работы пользователей в архиве.
4.3.2. Не вносить в читальный зал портфели, сумки, свертки (размером более 200
х 300 мм), пластиковые пакеты, зонты. Фотоаппараты и кинокамеры вносятся по
разрешению руководства архива.
4.3.3. При получении заказанных материалов пользователи обязаны проверить их
целостность, наличие всех листов, указанных в заверительной надписи и
расписаться в бланке заказа (требовании). Подпись удостоверяет, что дела
пользователями проверены, и они принимают на себя ответственность за их
полную сохранность на время пользования. При обнаружении повреждений или
дефектов дел, документов, отсутствия листов, неправильной нумерации в деле
пользователи должны сообщить работнику архива.
4.3.4. Пользоваться архивными документами только в помещении архивного
отдела. Категорически запрещается выносить документы и передавать их другим
лицам, а также оставлять документы без присмотра.
4.3.5. Заполнять лист использования документов (Приложение 3) в каждом
просмотренном деле.
4.3.6. Бережно обращаться с документами, не делать в них пометок, исправлений,
подчеркиваний, не загибать углы листов, не писать на листах бумаги, положенных
поверх архивных документов, не калькировать картографические материалы,
научно-техническую документацию, не вкладывать в дела посторонние предметы
и т.п.
4.3.7. Не использовать при непосредственной работе с архивными документами
клей, скотч, маркеры, штрих для пишущей машинки, копировальную бумагу,
чернильную авторучку, ножницы, другие режущие предметы.
4.3.8. После окончания работы при каждом посещении сдавать предоставленные
ему описи, дела (единицы хранения), печатные издания работнику архива
4.3.9. Соблюдать распорядок работы архива, тишину и порядок во время работы.
В архиве запрещается пользоваться сотовым телефоном.
4.3.10. В соответствии с Федеральным Законом "Об информации,
информационных технологиях и о защите информации" использовать и
публиковать полученную информацию с обязательной ссылкой на источник
информации, т.е. указывать название архива, хранящего документы, их
поисковые данные (номер фонда, описи, дела (единицы хранения) и листа).
4.4. Пользователи могут предоставить архивам библиографическую справку или
экземпляр издания, подготовленного на основе архивных документов.
4.5. Пользователи, совершившие действия, нанесшие материальный ущерб
архиву, несут ответственность в установленном действующим законодательством
порядке.
4.6. Вопросы, связанные с хищением или порчей архивных документов
пользователями, решаются в соответствии с действующим законодательством.
4.7. Пользователи несут ответственность в соответствии с законодательством
Российской Федерации за неправомерное использование архивной информации,
имеющей ограничения или содержащей сведения конфиденциального характера.
4.8. Сделанные пользователем выписки из документов могут быть просмотрены
сотрудником архива, который имеет право уничтожить записи при обнаружении в
них конфиденциальной информации или сведений, не относящихся к теме
исследования.
4.9. Архив не несет ответственности за использование пользователями
информации, полученной ими в ходе самостоятельной работы с документами.
5. Организация работы пользователей с документами ограниченного
доступа
5.1. К документам ограниченного доступа относятся документы, содержащие
информацию, отнесенную действующим законодательством к конфиденциальной
(информацию служебного и персонального характера).
5.2. Архив обеспечивает в установленном порядке доступ пользователей к
документам, содержащим информацию ограниченного доступа, с учетом
ограничений, установленных законодательными и нормативными правовыми
актами
Российской
Федерации.
Архив предупреждает пользователей об ответственности за сохранение
конфиденциальных сведений, содержащихся в документах, в соответствии с
законодательством Российской Федерации.
5.3. Ограничения на доступ к документам, содержащим информацию о фактах,
событиях и обстоятельствах частной жизни конкретного лица, устанавливаются
при
наборе
персональных
данных,
в
совокупности
позволяющих
идентифицировать личность, если не истек срок 75 лет с момента создания таких
документов.
5.4. Ограничения на доступ к сведениям о частной жизни граждан ранее 75летнего
срока
снимаются
в
случаях:
- наличия письменного нотариально заверенного распоряжения субъекта
персональных данных или его наследника третьему лицу на ознакомление с ними;
- установления субъектом персональных данных режима общедоступной
информации о его частной жизни в письменной форме.
5.5. Использование архивных документов, находящихся в собственности
общественных, религиозных и иных негосударственных объединений и
организаций, осуществляется на основании заключенного договора о
взаимоотношениях и сотрудничестве между архивом и собственником
документов.
5.6. Документы, содержащие коммерческую тайну, хранящиеся в фондах
организаций,
независимо
от
их
организационно-правовой
формы
предоставляются для пользования сотрудникам правоохранительных органов,
органов арбитража, судов, прокуратуры, налоговых служб по делам, находящимся
в их производстве, при предъявлении отношения направившей их организации с
указанием цели использования документов и должностного лица, допущенного к
работе, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
Документы, содержащие коммерческую тайну, могут быть выданы также иным
пользователям на основании письменного нотариально заверенного разрешения
фондообразователя или его правопреемника.
6. Организация копирования и выдача копий архивных документов по
заказам пользователей
6.1. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей
архива и физического состояния документов изготавливаются ксерокопии
документов.
6.2. Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном
бланке (Приложение 4). и передаются работнику архива. При оформлении заказа
обязательно указываются поисковые данные документов.
6.3. Копирование документов, относящихся к частной собственности,
производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями
или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на
постоянное или депозитарное хранение. При отсутствии ограничений,
установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих
основаниях.
6.4. Копирование производится с разрешения руководства архива. Объем одного
заказа в каждом конкретном случае определяется исходя из технических
возможностей копировальной техники, физического состояния документов и
других объективных причин.
6.5. Копирование фондов, архивных коллекций в полном объеме допускается в
исключительных случаях с разрешения руководства архива. Вопрос о
копировании особо ценных документов, а также документов из дел, требующих
расшивки или реставрации, решается руководством архива в каждом конкретном
случае.
6.6. Копирование описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и
других
справочников
по
заказам
пользователей
не
производится.
Исполнение заказов на копирование документов осуществляется в течение 15
дней, срочных - не более 5-ти дней после оформления заказа на копирование
документов.
6.7. Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых
может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов,
находящихся в плохом физическом состоянии. Сшивы газет копированию не
подлежат.
6.8. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей архива
допускается копирование документов техническими средствами пользователей.
Копирование техническими средствами пользователей, в том числе
фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения
руководства архива, в помещении архива и под контролем работника архива. Для
этого необходимо предоставить письмо на имя начальника архива с просьбой
разрешить пересъемку с указанием аппаратуры, которая будет пронесена в
помещение архива. Дата пересъемки оговаривается заранее. Ответственность за
качество копирования документов, проведенное техническими средствами
пользователей, архив не несет.
6.9. По согласованию с руководством архива пользователи могут самостоятельно
копировать изобразительные и графические материалы (карты, планы, чертежи)
или приглашать для этой работы специалистов (чертежника, фотографа,
художника). В этих случаях копирование производится в помещении архива под
контролем работника архива с соблюдением правил обеспечения сохранности
документов.
6.10. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под
расписку, а также пересылаются по указанным адресам с обязательной отметкой
в журнале учета заказов на копирование документов. Копии документов,
заказанные иностранными пользователями, выдаются им лично или передаются
через сотрудничающие с ними отечественные организации или зарубежные
учреждения. Негативы фотокопий пользователям не выдаются.
6.11. При изготовлении копий на бумажном носителе их аутентичность с
подлинными документами удостоверяется архивом. Копии документов
заверяются печатью с изображением государственного герба Российской
Федерации и подписью руководства архива.