Документационное обеспечение управления Уральский государственный университет

Уральский государственный университет
им. А.М. Горького
И.А. Суровцева
Документационное обеспечение
управления
Учебное пособие
Екатеринбург
2010
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение высшего
профессионального образования
«Уральский государственный университет им. А.М. Горького»
Исторический факультет
Отделение архивоведения, документоведения и информационноправового обеспечения управления
Документационное обеспечение
управления
Учебное пособие
Екатеринбург
2010
Автор – Суровцева Инна Анатольевна, старший
преподаватель кафедры архивоведения и истории
государственного управления
Уральский государственный университет
И.А. Суровцева, 2010
СОДЕРЖАНИЕ
Введение…………………………………………………………………………..3
Раздел 1.Организационные основы и государственное регулирование
документационного обеспечения управления (ДОУ)………………………4
Тема 1.Место ДОУ в системе управления организацией. Терминология
в области ДОУ…………………………………………………………………...4
Тема 2.Современное государственное регулирование ДОУ в России……….
Тема 3. Служба документационного обеспечения управления……………….
Раздел 2.Документирование управленческой деятельности……………..
Тема 1.Состав управленческих документов……………………………………
Тема 2.Состав реквизитов организационно-распорядительных документов.
Требования к бланкам документов……………………………………………..
Раздел 3.Организация документооборота, регистрация, контроль
исполнения документов……………………………………………………….
Тема 1.Организация документооборота……………………………………….
Тема 2.Регистрация документов……………………………………………….
Тема 3.Контроль исполнения документов…………………………………….
Раздел 4.Систематизация и оперативное хранение документов………..
Тема 1.Номенклатура дел ……………………………………………………..
Тема 2.Формирование дел и оперативное хранение документов и дел…….
Раздел 5.Подготовка документов и дел к передаче на хранение в архив
организации…………………………………………………………………….
Тема 1.Экспертиза ценности документов и оформление её результатов…...
Тема 2.Пречни документов…………………………………………………….
Тема 3.Оформление дел…………………………………………………………
Сайты, содержащие нормативно-правовые и методические акты в сфере
документационного обеспечения управления
Рекомендуемая литература
Приложения
Введение
Курс «Документационное обеспечение управления» (ДОУ) является
одной из базовых учебных дисциплин специальностей архивоведение и
документоведение.
Методические указания предназначены для студентов заочной формы
обучения, которые в соответствии с учебным планом изучают курс
«Документационное обеспечение управления».
Основной задачей методических указаний является оказание помощи
студентам при изучении ими теоретических и практических вопросов ДОУ на
основе современных научно-обоснованных подходов к решению важнейших
задач документирования и организации работы с документами.
Методические
рекомендации
основываются
на
действующей
нормативной и методической базе в области ДОУ, учитывают использование
информационных технологий.
Поскольку документирование управленческой деятельности является
составной частью документационного обеспечения управления, в методические
указания включен соответствующий раздел, в котором рассматриваются
основные положения, касающиеся правил документирования. Подробнее этот
материал рассматривается в курсе «Документоведение».
В результате освоения курса студенты должны:
знать:
- терминологию в сфере документационного обеспечения управления;
-действующие нормативно-правовые и методические государственные
акты, регламентирующие вопросы ДОУ;
-современные теоретические подходы к организации делопроизводства,
технологии работы с документами, их подготовке к сдаче в архив организации;
уметь:
-составлять и оформлять локальные нормативно-методические акты,
регламентирующие деятельность службы ДОУ организации;
-создавать необходимые элементы информационно-справочного аппарата
по документам организации, находящимся на стадии делопроизводства;
-осуществлять контроль исполнения документов с использованием
традиционных и компьютерных технологий;
-пользоваться перечнями документов с указанием сроков хранения;
-разрабатывать и оформлять номенклатуру дел организации;
-проводить экспертизу ценности документов и оформлять её результаты;
-оформлять дела для их передачи на хранение в архив организации.
Раздел 1. Организационные основы и государственное регулирование
документационного обеспечения управления (ДОУ)
Тема 1. Место ДОУ в системе управления организацией. Терминология в
области ДОУ
Приступая к изучению курса, прежде всего следует уяснить, что работа с
документами является неотъемлемой частью управленческой деятельности
любого органа управления, организации, предприятия, фирмы (далее –
организации). В документах содержится информация о деятельности
организации, содержатся данные о работе её сотрудников, отражаются
управленческие решения. От того, насколько рационально организована работа
с документами, напрямую зависит оперативность принимаемых решений и
качество их исполнения, экономичность, культура труда управленческих
работников, а значит и эффективность деятельности организации в целом.
В национальном стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление
документами. Общие требования», принятом на основе международного
стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation Records
management - General» и введённого в действие с 01.07.2007, имеется
специальный раздел (4), который называется: «Преимущества управления
документами». Большое внимание здесь уделено роли документов для
организаций и общества в целом. В разделе значится:
«Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и
важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению
документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять
документы в качестве доказательства действий. Система управления
документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой
деятельности организации, который может поддерживать её последующую
деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать отчётность.
Документы позволяют организациям:
-осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и
ответственно;
-предоставлять информацию последовательно и объективно;
-обеспечивать информационную поддержку при принятии управленческих
решений;
-обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность
деловой и управленческой деятельности;
-повышать эффективность деятельности всей организации;
-обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных
ситуаций;
-соблюдать требования нормативной среды, в том числе в области
архивной, аудиторской и надзорной деятельности;
-обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски,
связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств,
содержащих сведения о деятельности организации;
-защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех
заинтересованных сторон;
-обеспечивать и документировать научно-исследовательские и опытноконструкторские работы, инновационную деятельность, а также исторические
исследования;
-предоставлять документированные доказательства личной, общественной
и деловой деятельности;
-обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность;
-поддерживать корпоративную, индивидуальную и социальную память».
Исходя из этого, закономерным представляется интерес организаций к
сфере управления документами. «Управление документами» в соответствии с
названным стандартом – это «совокупность планомерных и эффективных
действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов
в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих)
операций…
Управление документами в организации включает в себя:
-принятие политики и стандартов в сфере управления документами;
-распределение ответственности и полномочий по управлению
документами;
-установление, внедрение и распространение руководящих указаний и
регламентов работы с документами;
-предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и
использованию документов;
-проектирование, внедрение и администрирование специализированных
систем для управления документами;
-интегрирование процессов управления документами в системы и
процессы деловой деятельности».
Традиционно в нашей стране сфера деятельности, связанная с созданием и
организацией работы с документами в управлении, называлась
делопроизводством. С середины 1970-х годов гг. в связи с созданием
автоматизированных систем управления была предпринята попытка заменить
термин «делопроизводство» новым термином «документационное обеспечение
управления» (ДОУ), однако ожидаемой замены не произошло, термин
«делопроизводство» оказался чрезвычайно живучим, возможно, из-за удобства
в употреблении. В настоящее время оба термина употребляются на равных,
хотя часто термин «делопроизводство» используют, когда речь идёт об
организации и приёмах работы с традиционными документами, а термин
«документационное обеспечение управления» - когда речь идёт о применении
компьютерных технологий в работе с документами.
Терминология в области ДОУ установлена в настоящее время в
законодательных и нормативных правовых актах РФ, государственных и
национальных стандартах и словарях.
В соответствии с определением, зафиксированным в основополагающем
терминологическом государственном стандарте ГОСТ Р 51141-98
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»,
«делопроизводство» и его синоним «документационное обеспечение
управления» определены как «отрасль деятельности, обеспечивающая
документирование и организацию работы с официальными документами».
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти, утверждённые Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009г. №
477, определяют делопроизводство как «деятельность, обеспечивающую
создание официальных документов и организацию работы с ними в
федеральных органах исполнительной власти».
Таким образом, в обоих определениях подчёркивается наличие двух
составляющих делопроизводства (ДОУ): создание документов и работа с ними.
Изучение составных частей делопроизводства должно подвести к выводу о том,
что документирование и организация работы с документами представляют
собой два последовательных и взаимосвязанных этапа и являются предметом
делопроизводства.
«Документирование» в ГОСТ Р 51141-98 определяется как «запись
информации на различных носителях по установленным правилам»;
аналогичное по смыслу определение значится
в Правилах…(2009):
«документирование – фиксация информации на материальных носителях в
установленном порядке». Документирование включает все операции по
подготовке, согласованию, оформлению и изготовлению документов.
Результатом документирования является документ.
«Организация работы с документами» по стандарту - это «организация
документооборота, хранения и использования документов в текущей
деятельности учреждения». Это понятие включает в себя весь комплекс работ с
готовыми документами, созданными организацией или полученными ей извне.
Необходимо отметить, что в действующих в настоящее время
нормативно-методических государственных актах даются разные определения
термина «документ».
В ГОСТ Р 51141-98 значится: «документ; документированная
информация – зафиксированная на материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими её идентифицировать».
В соответствии с этим же стандартом «реквизит - обязательный элемент
оформления официального документа».
Отсюда следует, во-первых, что данное определение касается лишь
официальных документов, во-вторых, что синонимом термина «документ»
является термин «документированная информация».
В Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации» термин «документ»
отсутствует, а определение термина «документированная информация»
даётся
следующим
образом:
«документированная
информация
зафиксированная на материальном носителе путём документирования
информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или
в установленных законодательством Российской Федерации случаях её
материальный носитель».
«Информация» трактуется законом как «сведения (сообщения, данные)
независимо от формы их представления», таким образом, понятие
«информация» является более широким, чем понятие «документ».
В национальном стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «документ»
определяется
как
«зафиксированная
на
материальном
носителе
идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая
организацией или физическим лицом в качестве доказательства при
подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности». В
определении подчёркнута информационная, правовая и управленческая
функции документа.
В Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти (2009) зафиксировано следующее определение: «документ –
официальный документ, созданный государственным органом, органом
местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный
в установленном порядке и включенный в документооборот федерального
органа исполнительной власти».
Определение термина «официальный документ» зафиксировано в ГОСТ
Р 51141-98 и формулируется как «документ, созданный юридическим или
физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном
порядке».
Таким образом, определение термина «документ», зафиксированное в
Правилах, во-первых, не содержит синонима «документированная
информация», во-вторых, по сути представляет собой конкретизированный
(применительно к органам федеральной исполнительной власти) вариант
определения, включенного в ГОСТ Р 51141-98.
C понятием «официальный документ» тесно связаны такие понятия, как
«реквизит документа», «формуляр документа»,
«бланк документа».
Содержание этих понятий, обозначенных соответствующими терминами, и их
определения также раскрыты в терминологическом стандарте 1998 г.
В документационном обеспечении управления используются различные
термины, отражающие этапы подготовки документа («беловой документ»,
«черновой документ», «проект документа»), типы документов в зависимости от
вида носителя документированной информации («текстовой документ»,
«письменный документ», «машинописный документ», «аудиовизуальный
документ» и др.), этапы,
процедуры работы с документами
(«документооборот», «регистрация документа», «контроль исполнения
документов», «формирование дела»), направления совершенствования
делопроизводства
(«унифицированная
форма
документа»,
«табель
унифицированных форм документов»). Большинство терминов включено в
ГОСТ Р 51141-98.
Вместе с тем, необходимо учитывать, что терминология ДОУ, особенно в
условиях развития новых информационных технологий, неуклонно
развивается. Так, в относительно новый для нашего государства национальный
стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 вошли такие термины как «система
управления документами», «конвертирование», «метаданные», «миграция» и
др. В Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002
№ 1-ФЗ значатся, например, термины «электронный документ», «электронная
цифровая подпись». В Федеральный закон «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации» включены основные термины,
действующие в информационной сфере: «информационные технологии»,
«информационная система», «конфиденциальность информации» и др.
Термины, касающиеся конкретных направлений ДОУ, будут
рассмотрены в соответствующих разделах методических указаний.
Контрольные вопросы
1.Какую роль играют документы для организаций и общества?
2.Назовите современные законодательные, нормативные акты, стандарты,
определяющие терминологию в области делопроизводства.
3.Как соотносятся понятия «делопроизводство» и «документационное
обеспечение управления»?
4.Назовите составные части делопроизводства (ДОУ).
4.Какой документ называется официальным?
5.В
каком
законодательном
акте
дано
определение
термина
«документированная информация»?
Тема 2. Современное государственное регулирование ДОУ в России
Нормативно-методическая
база
документационного
обеспечения
управления – это совокупность законов, нормативных правовых актов и
методических документов, регламентирующих технологию создания
документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности
организации, а также деятельность службы ДОУ: её структуру, функции,
штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 обозначено: «Всем организациям
необходимо идентифицировать нормативную среду, регулирующую их
деятельность и требования к документированию их деятельности…
Нормативные документы, отражающие деятельность организации, должны
содержать соответствующие доказательства её соответствия нормативной
среде».
Нормативная среда (нормативно-правовая база) в соответствии с
указанным стандартом включает:
-законы и нормативные акты, регулирующую деловую деятельность в
целом и в специфических отраслях, в том числе законы и нормативные акты,
относящиеся к
документам, архивам, доступу, конфиденциальности,
доказательствам, электронной коммерции, защите данных, информации;
-стандарты практической деятельности организации;
-правила рекомендательного характера;
-добровольно применяемые этические кодексы и нормы.
Изучение темы следует начать с законодательных актов РФ.
Основным законом, определяющим права граждан РФ в информационнодокументационной сфере является Конституция Российской Федерации, в
Ч.4, ст. 29 которой значится: «каждый гражданин имеет право свободно искать,
получать, передавать и распространять информацию любым законным
способом».
Различные аспекты ДОУ регламентируются кодексами Российской
Федерации:
Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает виды и
разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских
взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения, прекращения,
подтверждения правоотношений.
Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает виды
документов, создаваемых при возникновении трудовых правоотношений.
Кодекс
Российской
Федерации
об
административных
правонарушениях устанавливает административную ответственность за
нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространение
информации о гражданах; за нарушение правил защиты информации; за
нарушение порядка представления статистической информации; за нарушение
правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных
документов; за нарушение порядка представления обязательного экземпляра
документов, письменных уведомлений, уставов и др.;
за незаконную
деятельность в области защиты информации; за разглашение информации с
ограниченным доступом.
Уголовный кодекс Российской Федерации устанавливает наказание за
разглашение сведений, составляющих государственную тайну; утрату
документов, содержащих государственную тайну; неправомерный доступ к
охраняемой законом компьютерной информации; собирание сведений,
составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, путём
похищения документов, подкупа или угроз, а равно иным незаконным
способом и др.
Кроме кодексов общие принципы организации ДОУ прописаны в ряде
Федеральных законов Российской Федерации:
Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2 «О
Государственном гербе Российской Федерации» регламентирует порядок
изображения Государственного герба РФ на бланках официальных документов,
печатях органов государственной власти, на документах, удостоверяющих
личность гражданина; определяет порядок использования гербовых печатей.
Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках
народов
Российской
Федерации»
регламентирует
использование
государственного языка в официальных документах.
Закон Российской Федерации от 23сентября 1992 г. № 3520-1 «О
товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест
происхождения товаров» регламентирует использование товарных знаков в
официальных документах.
Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О
государственной тайне» регулирует отношения, возникающие в связи с
отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или
рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ.
Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной
цифровой подписи» определяет условия признания равнозначности
электронной цифровой подписи и собственноручной подписи; устанавливает
использование средств электронной цифровой подписи; определяет сведения,
которые должен содержать сертификат ключа подписи; срок и порядок
хранения сертификата ключа подписи в удостоверяющем центре;
устанавливает статус, деятельность, обязательства удостоверяющего центра,
обязательства владельца сертификата ключа подписи, определяет особенности
использования электронной цифровой подписи в сфере государственного
управления и корпоративной информационной системе.
Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ и «О техническом
регулировании»; Федеральный закон Российской Федерации от 01 мая 2007 г.
№ 65-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О техническом
регулировании» определяют цели и принципы стандартизации, в частности,
принцип добровольного применения стандартов, принцип применения
международного стандарта как основы разработки национального стандарта;
устанавливает документы в области стандартизации (национальные стандарты;
правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;
применяемые в установленном порядке классификации, общероссийские
классификаторы технико-экономической и социальной информации; стандарты
организаций; своды правил).
Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной
гражданской службе Российской Федерации» определяет состав документов,
необходимых при документировании отношений, связанных с поступлением на
государственную службу, её прохождением и прекращением; детально
прописывает содержание и форму служебного контракта, структуру
должностного регламента; содержит требования, предъявляемые к кадровой
службе государственного органа при обработке, хранении и передаче
персональных данных гражданского служащего; определяет состав документов
и дел, ведение которых возложено на кадровую службу, в частности, трудовых
книжек, личных дел, реестра гражданских служащих, служебных
удостоверений.
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле
в Российской Федерации» устанавливает нормы, распространяющиеся как на
архивные документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, так и на
другие архивные документы, в том числе - на документы по личному составу;
детализирует состав АФ РФ; определяет состав документов, отнесённых к
собственности РФ, субъекта, муниципального образования; прописывает
порядок утверждения и согласования типовых и ведомственных перечней с
указанием сроков хранения документов; устанавливает сроки временного
хранения документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение.
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и защите информации» является
основополагающим в области информационного права. Он определяет
основные понятия в информационной сфере; наряду с законом «Об
электронной
цифровой
подписи»
регулирует
сферу
электронного
документооборота; уравнивает юридическую силу бумажного и электронного
документа: «Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой
подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признаётся
электронным
документом,
равнозначным
документу,
подписанному
собственноручной подписью».
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных
данных» регулирует отношения, связанные с обработкой персональных
данных работников с использованием средств автоматизации или без таких
средств. Распространяется на федеральные органы государственной власти,
органы государственной власти субъектов РФ, иные государственные органы,
органы местного самоуправления, не входящие в систему органов местного
самоуправления муниципальные органы, юридических, физических лиц.
Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении
доступа к информации о деятельности государственных органов и органов
местного самоуправления» регламентирует отношения, связанные с
обеспечением доступа пользователей информацией к информации о
деятельности государственных органов и органов местного самоуправления,
определяет порядок рассмотрения запросов граждан, в том числе, поступивших
по сети Интернет, устанавливает формы предоставления ответа на запрос.
Положения, зафиксированные в законах, детализируются в правовых
актах, принимаемых Президентом и Правительством Российской
Федерации. Среди указов Президента РФ и постановлений Правительства РФ,
посвящённых или в какой-то мере затрагивающих вопросы документационного
обеспечения управления, необходимо отметить следующие:
-указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об
утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;
-указ Президента Российской Федерации от 24 января 1998 г. № 61 «Об
утверждении перечня сведений, отнесённых к государственной тайне»;
-постановление Правительства Российской Федерации от 5 декабря 1991
г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую
тайну»;
-распоряжение Правительства Российской Федерации от 21 марта 1994 г.
№ 358-р «О сохранности документов по личному составу высвобождаемых
работников»;
-постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об
упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей с
воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;
-постановление Правительства Российской Федерации от 1 ноября 1999 г.
№ 1212 «О развитии единой системы классификации и кодирования техникоэкономической и социальной информации»;
-постановление Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001
г. № 576 «Об утверждении Основных требований к концепции и разработке
проектов федеральных законов»;
-постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003
г. № 225 «О трудовых книжках»;
-постановление Правительства Российской Федерации от 10 января 2005
г. № 30 «Об утверждении Типового регламента взаимодействия федеральных
органов исполнительной власти»;
-постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г.
№ 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти». Настоящие правила устанавливают единый порядок
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Важной составляющей нормативной базы делопроизводства являются
нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной
власти, среди которых необходимо отметить:
-постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении
инструкции по заполнению трудовых книжек»;
-приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н «Порядок
обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую
книжку»;
-постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его
оплаты»;
-приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении
Методических
рекомендаций
по
разработке
инструкций
по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». На
этом нормативном акте следует остановиться особо.
Рекомендации
предназначены для оптимизации процедуры и порядка разработки
федеральными
органами
исполнительной
власти
инструкций
по
делопроизводству, определения их структуры и содержания. Их применение
должно способствовать созданию единой методической основы ведения
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Методические рекомендации состоят из 3 основных разделов:
-общие положения (обозначены цель разработки, сфера распространения
рекомендаций, приведены законодательные и иные нормативные правовые
акты в сфере информации, документации, архивного дела);
-порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по
делопроизводству;
-структура и содержание Инструкции по делопроизводству (включает
подразделы: общие положения, основные понятия, создание документов в
федеральном органе исполнительной власти, организация документооборота,
документальный фонд федерального органа исполнительной власти,
особенности работы с электронными документами, работа исполнителя с
документами, изготовление, учёт, использование и хранение печатей, штампов
и бланков документов).
Кроме того, в состав Методических
рекомендаций включено 39
приложений, среди которых образцы бланков и документов, формы
номенклатур, описей, актов документов, а также порядок формирования дел и
составления описей, правила оформления дел и подготовки дел к передаче на
архивное хранение и др.
Следует уяснить, что особое место в системе государственных
нормативно-методических актов по ДОУ занимает «Государственная система
документационного обеспечения управления. Основные положения.
Общие требования к службам документационного обеспечения»,
разработанная
Всесоюзным
научно-исследовательским
институтом
документоведения и архивного дела Главархива СССР и утверждённая
приказом Главархива 25 мая 1988 г. № 33. Предшественником
Государственной системы документационного обеспечения управления
(ГСДОУ) была вышедшая в 1973 г. «Единая государственная система
делопроизводства. Основные положения» (ЕГСД). Основные положения ЕГСД
распространялись только на организационно-распорядительную документацию,
а общие требования к документам и службам документационного обеспечения,
сформулированные в ГСДОУ, распространяются уже «на все системы
документации органов государственного управления Союза ССР, союзных и
автономных республик, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений,
организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами
вычислительной техники и микрографии» (ГСДОУ, п. 1.6).
Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил,
устанавливающих единые требования к документированию управленческой
деятельности и организации работы с документами в органах государственного
управления и организациях. Он был разработан с целью упорядочения
документооборота, сокращения количества и повышения качества документов,
создания условий для эффективного применения прогрессивных технических
средств и технологий сбора, обработки и анализа информации,
совершенствования работы аппарата управления.
Основные положения ГСДОУ состоят из пяти разделов:
-общие положения (включают определение, цель, состав ГСДОУ, сферу
распространения основных положений ГСДОУ, правовой статус документа;
определяют место службы ДОУ в системе управления организации);
-документирование управленческой деятельности (рассматривается
состав управленческих документов, правила их оформления; самостоятельный
подраздел посвящается унификации и стандартизации управленческих
документов);
-организация работы с документами (содержатся положения, касающиеся
организации документооборота, регистрации документов, контроля их
исполнения, разработки номенклатуры дел, формирования документов в дела,
проведения экспертизы ценности документов и их подготовки к сдаче в архив
организации);
-механизация и автоматизация работы с документами (показан состав и
применение средств механизации и автоматизации работы с документами по
состоянию на вторую половину 1980-х годов);
-служба документационного обеспечения управления (прописаны задачи
и структура службы ДОУ, нормирование труда её работников, организация
рабочих мест и условия труда).
Разделы дополняются двенадцатью приложениями. Часть из них:
-перечень межотраслевых унифицированных систем документации;
-перечень государственных стандартов;
-перечень общесоюзных классификаторов технико-экономической
информации;
-примерный перечень документов, подлежащих утверждению;
-примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать;
-перечень нормативно-методических документов для определения сроков
хранения;
-перечень типовых сроков исполнения документов – устарели и уже не
соответствуют требованиям современных нормативных актов.
Другие приложения :
-правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных
форм;
-форма номенклатуры дел структурного подразделения;
-форма номенклатуры дел организации;
-типовые задачи, функции и права службы документации в организации –
взяты за основу и с некоторыми изменениями, продиктованными зачастую
внедрением новых компьютерных технологий, с успехом используются в
настоящее время.
Форма обложки дел постоянного и долговременного хранения осталась
прежней.
Несмотря на изменения, происшедшие к настоящему времени в
нормативно-правовой базе, несмотря на внедрение в делопроизводство
компьютерных технологий, ГСДОУ до сих пор не утратила своей значимости в
принципиальных положениях и используется в практической деятельности
организаций. Вместе с тем, следует учитывать, что действующими являются те
положения,
которые
не
противоречат
требованиям
современных
государственных нормативных актов.
В соответствии с ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О
техническом регулировании» (2007) «участники работ по стандартизации, а
также национальные стандарты, общероссийские классификаторы техникоэкономической и социальной информации, правила их разработки и
применения, правила стандартизации, нормы и рекомендации в области
стандартизации,
своды
правил
образуют
национальную
систему
стандартизации». Обратимся к стандартам. В приведённом определении
обозначены национальные стандарты, однако необходимо отметить, что в
состав фонда документов национальной системы стандартизации входят
межгосударственные, государственные и национальные стандарты, отраслевые
стандарты. К числу стандартов, определяющих отдельные направления ДОУ,
кроме названных выше, относятся, например:
-ГОСТ 9327-60. «Бумага. Потребительские форматы»;
-ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы,
размеры и технические требования»;
-ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание
юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме,
создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»;
-ГОСТ Р 51511-2001. «Печати с воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» и др.
Остановимся подробнее на следующих:
Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов»
разработан Всероссийским НИИ документоведения и архивного дела, принят и
введён в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г.
Дата введения - 1 июля 2003 г. Распространяется на организационнораспорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе
организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенные в ОК
011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации»
(ОКУД). Устанавливает состав реквизитов документов; требования к их
оформлению; требования к бланкам документов; включая бланки документов с
воспроизведением Государственного герба РФ. Состоит из четырёх разделов:
-область применения;
-состав реквизитов документов;
-требования к оформлению реквизитов документов;
-требования к бланкам документов.
Разделы дополняются двумя приложениями: в приложении А помещены
схемы расположения реквизитов документов, в приложении Б – образцы
бланков документов.
Несмотря на провозглашённый законом «О техническом регулировании»
принцип добровольного применения стандартов, в отношении оформления
документов организациям следует ориентироваться на рассматриваемый ГОСТ
Р 6.30-2003. Этот документ аккумулирует огромный опыт отечественного
документоведения.
Его внедрение способствует унификации документов,
которая, в соответствии с ГСДОУ, «проводится в целях сокращения количества
применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения
трудоёмкости их обработки, достижения информационной совместимости
различных систем документации по одноимённым и смежным функциям
управления, более эффективного использования вычислительной техники» (в
настоящее время – компьютерных технологий).
Однако необходимо иметь в виду, что в связи с появлением Правил
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти,
утверждённых постановлением Правительства от 15 июня 2009 г. № 477,
федеральные органы исполнительной власти при оформлении документов
обязаны руководствоваться Р.III, п.5 Правил гласит: «документы, создаваемые
в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на
стандартных листах бумаги формата А4 (210+297 мм) или А5 (148+210 мм)
либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав
реквизитов, их расположение и оформление». Из стандарта в Правила включен
состав реквизитов, необходимых для оформления документов именно
федерального органа исполнительной власти, однако в ряде случаев
требования Правил расходятся с ГОСТ Р 6.30-2003 (нет «отметки о
поступлении документа», нет «идентификатора электронной копии документа»,
появилась «отметка о конфиденциальности», вместо одного реквизита
«подпись», появилось два: «должность лица, подписавшего документ» и
«подпись должностного лица»). К сожалению, изменены названия некоторых
реквизитов. Но, в общем и целом, прописывая состав реквизитов, разработчики
постарались сохранить преемственность Правил и стандарта.
-Национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Управление документами. Общие требования»,
как уже отмечалось
выше, идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 «Information
and documentation - Records management - General». Он регулирует процессы
управления документами государственных, коммерческих и общественных
организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования.
Управление документами в организациях провозглашается основной функцией
менеджмента.
Стандарт распространяется на управление документами (всех форматов и
на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной,
коммерческой или общественной организацией в процессе её деятельности или
лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы;
содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и
процессах, связанных с документами организаций; руководящие указания по
управлению документами в рамках процессов управления качеством и
управления окружающей средой в соответствии с международными
стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001; методические рекомендации по
проектированию и внедрению систем управления документами. Не
распространяется на управление архивными документами в архивных
учреждениях.
Стандарт предназначен для руководителей (менеджеров) организаций;
специалистов в области управления документами, информацией и
технологиями; сотрудников (персонала) организаций; физических лиц,
обязанных создавать и сохранять документы.
Состоит из следующих разделов:
-область применения (обозначены предмет регулирования,
распространения, рекомендательный характер применения);
сфера
-нормативные ссылки (перечислены использованные международные
стандарты);
-термины и определения (всего - 19; термины приведены с
англоязычными эквивалентами; ряд терминов: конвертация, метаданные,
миграция и др. являются новыми для отечественного делопроизводства);
-преимущества управления документами (см. раздел 1 данных методич.
указаний);
-нормативная среда (см. раздел 1 данных методич. указаний);
-политика управления документами и ответственность (прописана
необходимость документально фиксировать, поддерживать и распространять
принципы политики, процедуры и практику управления документами;
распределять и отражать в должностных инструкциях и организационнораспорядительных документах организации ответственность за работу с
конкретными документами между всеми сотрудниками. Особого внимания
заслуживают положения об ответственности всех сотрудников организации за
сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для
использования документов, отражающих их деятельность и об обязанности
архивных органов принимать участие в процессе планирования и внедрения
политики и процедур управления документами);
-требования к управлению документами (перечислены составляющие
комплексной программы управления документами; изложены общие
требования к документам, в том числе – к электронным: «Документ должен
объективно отражать то, что сообщено или решено, или предпринято действие.
Документ должен отвечать потребностям деловой деятельности, к которой он
относится, и использоваться в целях отчётности. Электронный документ
должен содержать или постоянно быть связан с метаданными, отражающими
операции, совершаемые с документом в процессе деловой деятельности»;
определены характеристики, которыми должны обладать подлинные
документы, а именно: аутентичность, достоверность, целостность, пригодность
для использования);
-проектирование и внедрение системы управления документами
(обозначены мероприятия, входящие в стратегию внедрения системы
управления документами в организации: проектирование системы управления,
документирование процессов функционирования системы управления
документами, подготовка сотрудников, конвертирование документов в новую
систему управления документами и новые форматы, установление стандартов,
проверка соответствия им и их соблюдения, определение сроков хранения и
принятие решений относительно ценности документов; определены
характеристики систем управления документами: надёжность, целостность,
соответствие, комплексность, системность; прописаны требования к
проектированию, внедрению систем управления документами, и прекращению
их применения, а также методология этой работы);
-процессы управления документами и контроль (рассмотрены
требования, которые должны предъявляться к экспертизе документированной
информации: анализ нормативной среды и потребностей деловой деятельности
и отчётности, оценка степени рисков в случае, если эти документы не будут
включены в систему; прописан процесс принятия решений об определении
сроков хранения документов; определены цели управления хранением
документов и включения документов в систему управления документами;
перечислены методы, обеспечивающие включение документов в систему
управления документами: классификация и индексирование, расположение
документов в логической последовательности (как бумажных дел, так и
электронных директорий), регистрация, системы, формализующие модели
действий, осуществляемых в процессе деловой деятельности; определены цели,
требования, методы, действия, необходимые для проведения работ
по
классификации, хранению и обращению с документами, организации доступа к
ним, контролю документооборота, отбору и передаче документов на
последующее хранение и уничтожение, документированию процессов
управления документами: «Документация, описывающая процессы управления
документами и системы управления документами, должна отвечать
соответствующим правовым, организационным и техническим требованиям.
Должны быть чётко установлены полномочия по выполнению таких процессов
управления документами, как классификация, индексирование, экспертиза
ценности, отбор и передача документов на последующее хранение или
уничтожение…Все решения о включении документов в систему управления
документами и установлении сроков их хранения следует чётко
документировать и хранить»);
-мониторинг и аудит (обоснована необходимость проведения
мониторинга и аудита, в том числе сторонними организациями, для
обеспечения соответствия процедур и процессов, происходящих в системе
управления документами, требованиям организации и для получения
ожидаемых результатов);
-обучение (для организаций, стремящихся соблюдать требования
стандарта, обозначена необходимость подготовки и принятия долгосрочных
программ обучения всех сотрудников. В разработке учебных программ могут
участвовать сторонние организации).
Основные разделы дополняют предметный указатель и справочное
приложение А, содержащее сведения о соответствии национальных стандартов
РФ ссылочным международным стандартам.
Как и другие национальные стандарты, он носит рекомендательный
характер, однако является обязательным для организаций, аттестующихся на
соответствие системам менеджмента качества.
Следующую группу нормативных документов по ДОУ составляют
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной
информации.
В соответствии с ФЗ «О техническом регулировании»
«Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной
информации (далее - общероссийские
классификаторы) – нормативные
документы, распределяющие технико-экономическую и социальную
информацию в соответствии с её классификацией (классами, группами, видами
и другим) и являющиеся обязательными для применения при создании
государственных информационных систем и информационных ресурсов и
межведомственном обмене информацией» (ст.15).
В настоящее время в стране действует более тридцати общероссийских
классификаторов. Для определения состава и оформления организационнораспорядительных документов, в том числе кадровой документации, а также
кадровой первичной учётной документации (личная карточка формы Т-2, Т2ГС, учётная карточка научного, научно-педагогического работника формы Т4) организациями используются следующие классификаторы:
-ОК
011-93
Общероссийский
классификатор
управленческой
документации (ОКУД);
-ОК 007-93 Общероссийский классификатор предприятий и организаций
(ОКПО);
-ОК 009-2003 Общероссийский классификатор специальностей по
образованию (ОКСО);
-ОК 016-94 Общероссийский классификатор профессий рабочих,
должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
-ОК 018- Общероссийский классификатор информации о населении
(ОКИН);
-ОК 019-95 Общероссийский классификатор объектов административнотерриториального деления (ОКАТО).
Особое место среди классификаторов занимает ОКУД, в состав которого
входят унифицированные системы документации и формы документов,
разрешённых к применению в народном хозяйстве (см. раздел 2 данных
методических указаний).
Контрольные вопросы
1.Какие аспекты ДОУ регламентируются кодексами РФ?
2.Какой федеральный закон определяет цели и принципы стандартизации?
3.Какой федеральный закон определяет структуру должностного
регламента?
4.Какие
федеральные
законы
регулируют
сферу
электронного
документооборота?
5.Какой стандарт регулирует процессы управления документами в
организациях?
6.Какой стандарт устанавливает состав реквизитов документа?
7.Какой закон уравнивает юридическую силу бумажного и электронного
документа?
Тема 3. Служба документационного обеспечения управления
Приступая к изучению темы, следует вспомнить Примерное положение о
службе ДОУ, включенное в ГСДОУ в качестве приложения, в котором
значится, что документационное обеспечение управления в организации
осуществляется
специальной
службой,
действующей
на
правах
самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно
руководителю организации. В практической же деятельности организаций
служба ДОУ может подчиняться заместителю руководителя, а может вообще
отсутствовать
как
самостоятельное
структурное
подразделение.
Наименование, структура службы ДОУ, должностной и численный состав её
сотрудников
устанавливаются
вышестоящими
организациями
в
государственных учреждениях, руководством – в негосударственных.
Названия делопроизводственных подразделений могут быть разными:
общий отдел, управление делами, канцелярия, отдел делопроизводства, служба
делопроизводства, служба документационного обеспечения, приемная,
секретариат, протокольная группа, отдел по регистрации и учету документов,
экспедиция, редакционная группа, отдел по контролю исполнения документов
(группа контроля), отдел по работе с обращениями граждан (группа писем
(жалоб), отдел совершенствования работы с документами, отдел по
изготовлению документов (машинописное бюро, копировально-множительное
бюро), архив.
Практикой выработано три формы организации работы с
документами:
-централизованная, при которой все технологические операции по
работе
с
документами
выполняются
одним
специализированным
подразделением (например, канцелярией) или секретарём; характерна для
организаций с небольшим объёмом документооборота до 10 тысяч документов
в год;
-децентрализованная, при которой делопроизводственные службы
создаются в каждом структурном подразделении одной организации;
характерна для организаций, аппарат которых разобщён территориально или
деятельность которых требует тщательной защиты информации;
-смешанная, при которой часть операций выполняется центральной
службой делопроизводства (например, приём, обработка документов, их
регистрация, контроль и др.), а часть – структурными подразделениями
(создание документов, организация хранения, подготовка к сдаче в архив
организации). Следует отметить, что при условии внедрения системы
электронного документооборота (СЭД) именно эта форма организации
делопроизводства является наиболее распространённой. Она позволяет
децентрализовано получать, регистрировать документы, организовывать их
исполнение и одновременно иметь централизованную базу данных о всех
документах организации.
Существует ряд факторов, влияющих на выбор структуры, численности
службы ДОУ:
-характер
деятельности
организации,
количество
структурных
подразделений, численность аппарата управления и всех работающих;
-объём документооборота;
-наличие подведомственной системы.
Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по
делопроизводству.
В
соответствии
с
ГСДОУ
основными
задачами
службы
документационного обеспечения управления являются:
-совершенствование форм и методов работы с документами;
-обеспечение единого порядка документирования, организации работы с
документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и
подготовки документов к передаче в ведомственный архив;
-сокращение документооборота за счёт унификации форм документов и
сокращения их количества;
-разработка и внедрение нормативно-методических документов по
совершенствованию ДОУ в организации и подведомственной системе (для
организаций, имеющих подведомственную систему);
-разработка и внедрение прогрессивных технологий ДОУ, ныне –
новейших информационных технологий.
Основные функции делопроизводственной службы заключаются в
следующем:
-получение и отправка документов;
-регистрация и учёт документов;
-организация своевременного рассмотрения документов и их доставка
исполнителям;
-контроль за правильностью оформления документов, представляемых
руководителю на подпись;
-контроль исполнения документов;
-организация изготовления, копирования, размножения документов;
-разработка и проектирование бланков документов;
-нормативно-методическое обеспечение организации делопроизводства:
разработка инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, табеля и
альбома унифицированных форм документов;
-обеспечение хранения и оперативного использования документной
информации;
-организация работы по предложениям, заявлениям, жалобам граждан;
-осуществление контроля правильности оформления, формирования,
хранения документов в структурных подразделениях и подготовки дел к сдаче
на хранение в архив организации;
-совершенствование форм и методов работы с документами;
-организация информационного и документационного обеспечения
деятельности руководства;
-организация работы архива (если архив входит в состав службы ДОУ);
-повышение квалификации сотрудников службы ДОУ;
-проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к
компетенции службы ДОУ и др.
Служба ДОУ действует на основании положения, утвержденного
руководителем организации. Формуляр положения и структура текста в своё
время были предложены ВНИИДАД и включены в составе других
унифицированных форм документов в его разработку «Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Унифицированные
формы, инструктивные и методические материалы по их применению» (1981
г.). Именно эта форма в настоящее время взята за основу при создании
положения, но единой унифицированной формы этого документа нет.
Традиционно текст положения содержит следующие разделы:
-Общие положения;
-Структура;
-Задачи;
-Функции;
-Права;
-Ответственность;
-Взаимоотношения.
Необходимо обратить внимание на порядок подписания, согласования и
утверждения этого документа: положение подписывается его разработчиком –
руководителем службы ДОУ, визируется юридической службой, заместителем
руководителя, курирующим службу ДОУ (если она подчиняется не
непосредственно руководителю), утверждается руководителем организации.
Утверждение может быть оформлено двумя способами: грифом утверждения и
изданием распорядительного документа об утверждении (приказа или
распоряжения).
Учитывая сложности, которые возникают при разработке положений при
разграничении задач, функций, прав и ответственности, можно
порекомендовать методику, предлагаемую отечественными специалистамидокументоведами, в частности, Т.В. Кузнецовой, В.Ф. Янковой, которые
предлагают устанавливать соответствие между задачами, функциями, правами
и ответственностью, прибегая к помощи таблицы с соответствующими
графами.
Наименование должностей работников службы ДОУ устанавливается
Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих
и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР).
Квалификационные характеристики по должностям работников
бюджетной сферы
установлены Квалификационным справочником
должностей
руководителей,
специалистов
и
других
служащих.
Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела:
-должностные обязанности (установлены основные трудовые функции,
которые могут быть поручены работнику частично или полностью);
-должен знать (содержатся основные требования, предъявляемые к
работнику в отношении знания законодательных и нормативных правовых
актов, необходимых ему для реализации должностных обязанностей);
-требования к квалификации (определены уровень профессиональной
подготовки и требования к стажу).
В соответствии с Квалификационным справочником в службе ДОУ
выделяют три категории сотрудников:
-руководители (должности: заведующий канцелярией, заведующий
архивом, заведующий копировально-множительным бюро, заведующий
машинописным бюро, заведующий экспедицией);
-специалисты (должности: документовед, инспектор (старший
инспектор) по контролю за исполнением поручений, корректор (старший
корректор), редактор (старший редактор);
-технические исполнители (должности: архивариус, делопроизводитель,
машинистка, секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, секретарь
незрячего специалиста, секретарь руководителя, стенографистка, экспедитор).
Указание в наименовании должности «старший» устанавливается, в том
случае, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных
по должности, осуществляет руководство подчинёнными ему сотрудниками.
Указание «ведущий» устанавливают тогда, когда на работника возлагаются
функции руководителя и ответственного исполнителя по одному из
направлений деятельности организации по координации или методическому
руководству группами исполнителей.
На основании Квалификационного справочника разрабатываются
должностные инструкции работников служб ДОУ, которые регламентируют
разграничение обязанностей и прав между сотрудниками. Текст должностной
инструкции, как правило, состоит из следующих разделов:
-Общие положения;
-Функции;
-Обязанности;
-Права;
-Ответственность;
-Взаимоотношения.
Для разграничения обязанностей, прав и ответственности сотрудников при
разработке инструкций можно также прибегнуть к помощи таблицы.
С точки зрения срока действия и положения, и должностные инструкции
являются бессрочными, они действуют до их отмены и замены новыми.
Для эффективной организации работы службы ДОУ большое значение
имеет определение штатной численности делопроизводственного персонала.
Следует обратить внимание на то, что оптимальный состав работников службы
ДОУ напрямую зависит от объёма выполняемых этим подразделением работ и
внедрения современных автоматизированных технологий. С 1970-х годов в
стране было разработано несколько методик расчёта штатной численности
делопроизводственного персонала. Более реальным считается расчёт, в основу
которого положены затраты труда и времени на выполнение работ по ДОУ
(трудоёмкости). Он может быть проведен на основе следующих нормативнометодических актов:
-Методика расчёта штатной численности государственных архивов на
основе нормативов по труду (Росархив, ВНИИДАД, 2004);
-Нормы времени на работы по документационному обеспечению
управленческих структур федеральных органов исполнительной власти
(утверждены постановлением Министерства труда и социального развития РФ
от 26 марта 2002 г. № 23);
-Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по
документационному обеспечению управления (утверждены постановлением
Министерства труда РФ от 25 ноября 1994 г. № 72);
-Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии
и документационному обеспечению органов управления (утверждены
постановлением Министерства труда РФ от 10 сентября 1993 г. № 152) и др.
Контрольные вопросы
1.Назовите формы организации делопроизводства в организациях.
2.Какие структурные подразделения могут входить в состав службы ДОУ?
3.Какие факторы влияют на структуру и численность службы ДОУ?
4.Назовите основные задачи и функции службы ДОУ.
5.Назовите
организационно-правовые
документы,
регламентирующие
деятельность службы ДОУ.
6.Какие нормативно-методические акты используются организациями при
расчёте штатной численности делопроизводственного персонала?
7.К какой категории сотрудников относится документовед?
Раздел 2. Документирование управленческой деятельности
Тема 1. Состав управленческих документов
Приступая к изучению данной темы, необходимо вспомнить определения
терминов «документирование», «документ», «официальный документ»,
которые были рассмотрены в разделе 1 (тема 1).
Далее следует уяснить, как соотносятся между собой понятия «система
документации»,
«официальный
документ»,
«организационнораспорядительный документ».
В
соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «система документации –
совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения,
назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению».
Все документы, прежде всего, принято делить на две системы: систему
официальных документов и систему документов личного происхождения.
Официальные документы должны обладать юридической силой.
«Юридическая сила документа – свойство официального документа,
сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего
его органа и установленным порядком оформления» (ГОСТ Р 51141-98).
В свою очередь официальные документы, в зависимости от сферы
обслуживаемой ими деятельности, разделяются на управленческие, научные,
технические (конструкторские), технологические, производственные и др.
Реализация управленческих функций организаций осуществляется
благодаря комплексу управленческой документации.
Управленческая документация представлена такими системами
документации как:
-организационно-распорядительная;
-плановая;
-отчётная;
-финансовая;
-по материально-техническому обеспечению;
-специфическая, т. е. отражающая основную деятельность организации
и др.
Наиболее значительную группу документов представляет собой система
организационно-распорядительной документации (ОРД).
Входящий в эту
систему
«организационно-распорядительный
документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение
административных и организационных вопросов, а также вопросов управления,
взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти,
учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных
лиц» (ГОСТ Р 51141-98).
В составе ОРД выделяются следующие группы документов:
-организационно-правовые;
-распорядительные;
-информационно-справочные.
Организационно-правовые документы определяют статус организации,
её компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности,
права и обязанности сотрудников, правила, обязательные для выполнения,
ответственность и другие аспекты. К организационно-правовым документам
относятся: устав организации, положения (об организации, структурных
подразделениях, коллегиальных и совещательных органах), регламенты
(работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления
(руководства), договоры (учредительные, взаимоотношений субъектов
предпринимательской деятельности и другие), инструкции (по направлениям
деятельности, должностные), правила, штатное расписание.
Распорядительные документы издаются с целью регулирования и
координации деятельности организации. Они являются правовыми актами и
содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления. К
распорядительным
документам
относятся:
постановления,
приказы,
распоряжения, указания, решения, протоколы.
Информационно-справочные документы играют вспомогательную роль по
отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Они
идут снизу вверх, от работников к руководителям, и инициируют принятие
управленческих решений. В состав информационно-справочных документов
входят: акты, письма, справки, заявления, заявки, представления, докладные
записки, объяснительные записки.
Наличие ОРД характерно для всех организаций, так как все они в ходе
своей
деятельности
осуществляют
организационно-правовую,
распорядительную, информационно-справочную деятельность. Решение
однотипных управленческих функций и задач позволило установить
единообразие состава и форм ОРД, что привело в своё время к разработке
унифицированной системы организационно-распорядительной документации
(УСОРД). Работы по созданию УСОРД в нашей стране проводились в начале
1970-х гг. Разработанная тогда УСОРД вошла в Общесоюзный классификатор
управленческой документации.
С 1993 г. в РФ действует Общероссийский классификатор
управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД). Остановимся на этом
подробнее.
Прежде чем приступать к изучению ОКУД, необходимо усвоить такие
понятиях как:
-унификация документов – установление единообразия состава и форм
управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных
управленческих функций и задач (ГСДОУ);
-стандартизация документов – форма юридического закрепления
проведённой унификации и уровня её обязательности (ГСДОУ);
-унифицированная система документации (УСД) – система
документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая
информацию, необходимую для управления в определённой сфере
деятельности (ГОСТ Р 51141-98).
Усвоив эти понятия, можно приступить к изучению задач, которые
призван решить ОКУД:
-регистрации форм документов;
-упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;сокращения количества применяемых форм;
-исключения из обращения неунифицированных форм документов;
-обеспечение учёта и систематизации унифицированных форм
документов на основе их регистрации;
-контроля
состава форм документов и исключения дублирования
информации, применяемой в сфере управления;
-рациональной организации контроля применения унифицированных
форм документов.
Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские
(межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов,
утверждаемые министерствами (ведомствами) РФ – разработчиками
унифицированных систем документации (УСД).
В состав ОКУД входит девять УСД:
-унифицированная
система
организационно-распорядительной
документации (УСОРД);
-унифицированная система первичной учётной документации;
-унифицированная система банковской документации;
-унифицированная система финансовой, учётной и отчётной
бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
-унифицированная система отчётно-статистической документации;
-унифицированная система учётной и отчётной бухгалтерской
документации предприятий;
-унифицированная система документации по труду;
-унифицированная система документации пенсионного фонда Российской
Федерации;
-унифицированная система внешнеторговой документации.
Более пристальное внимание в рамках данного курса следует уделить
изучению УСОРД. Документы, входящие в УСОРД, распределены по
тринадцати подсистемам:
-документация по созданию организации, предприятия;
-документация по реорганизации организации, предприятия;
-документация по ликвидации организации, предприятия;
-документация по приватизации государственных и муниципальных
организаций, предприятий;
-документация по распорядительной деятельности организации,
предприятия;
-документация по организационно-нормативному регулированию
деятельности организации, предприятия;
-документация
по
оперативно-информационному
регулированию
деятельности организации, предприятия;
-документация по приёму на работу;
-документация по переводу на другую работу;
-документация по увольнению с работы;
-документация по оформлению отпусков;
-документация по оформлению поощрений;
-документация по оформлению дисциплинарных взысканий.
Большинство документов, включенных в УСОРД, создаются во всех
организациях, на предприятиях независимо от их формы собственности и рода
деятельности, поэтому классификатор для них играет важную роль прежде
всего с точки зрения оптимизации состава собственных организационнораспорядительных документов. Нельзя не отметить, что усовершенствованный
вариант УСОРД, разработка которого была завершена в 1993 г., не
опубликован. Кроме того, за период 1993-2009 гг. произошли существенные
изменения в законодательстве страны, связанные в том числе и с изменением,
уточнением состава документов, создание которых необходимо в тех или иных
управленческих ситуациях (достаточно обратиться к Трудовому кодексу РФ). В
связи с этим на данном этапе перед специалистами стоит задача приведения
УСОРД в соответствие с действующими законодательными актами. Только
при условии гармонизации УСОРД и действующих законов организациям
можно будет реально опираться на эту унифицированную систему.
Контрольные вопросы
1.Какие документы реализуют управленческую функцию организации?
2.Какие документы относятся к числу организационно-правовых?
3.Как соотносятся понятия «унификация документов» и «стандартизация
документов»?
4.Какие задачи решает ОКУД?
5.Что является объектом классификации в ОКУД?
6.Какие подсистемы входят в состав УСОРД?
Тема
2.
Состав
реквизитов
организационно-распорядительных
документов. Требования к бланкам документов.
Изучение темы вновь следует начать с терминологического стандарта
ГОСТ Р 51141-98, зафиксировавшего следующие термины и определения:
оформление документов – проставление необходимых реквизитов,
установленных правилами документирования;
реквизит документа – обязательный элемент оформления официального
документа;
формуляр документа – набор реквизитов официального письменного
документа, расположенных в определённой последовательности;
бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора
официального письменного документа.
Как уже отмечалось, основополагающим государственным актом,
закрепляющим требования к оформлению документов, является ГОСТ Р 6.30 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов». Несмотря на рекомендательный характер стандарта, реализация
его положений при оформлении документов способствует сокращению затрат
времени на их создание и обработку, способствует приданию документам
юридической силы. (см. раздел 1, тема 2).
На основании ГОСТ с учётом своей специфики каждая организация
разрабатывает свою инструкцию по делопроизводству (регламенты, правила),
которая после её утверждения руководителем приобретает силу нормативного
акта для всех сотрудников.
В стандарт включено 30 реквизитов (см. ГОСТ, раздел 2). Для изучения
их состава можно обратиться и к таблице, предложенной в учебном пособии
«Делопроизводство» под редакцией профессора Т.В. Кузнецовой (с.106-108).
Таблица построена на основе условного деления реквизитов на три группы:
Реквизиты бланка
ограничительные
отметки
1
Государственный герб
(01)
Герб субъекта РФ (02)
Эмблема организации
или товарный знак
(знак обслуживания)
(03)
Код организации (04)
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
(05)
Идентификационный
номер налогоплательщика/код причины
и Реквизиты,
определяющие
юридическую
документа
Реквизиты, отражающие
обработку и движение
силу документа
(делопроизводственные
отметки)
2
3
Автор документа
Адресат (15)
(наименование организации (08)
Регистрационный
номер документа (12)
Дата документа (11)
Гриф утверждения
документа (16)
Текст документа
(20)
Ссылка на регистрационый номер и дату
документа (13)
Резолюция (17)
постановки на учёт
(ИНН/КПП) (06)
Код формы документа (07)
Наименование организации (08)
Cправочные данные
об организации (09)
Наименование вида
документа (10)
Место составления
или издания документа (14)
Ограничительная
отметка для даты
документа (11)
Ограничительная
отметка для регистрационного номера
документа (12)
Ограничительная
отметка для ссылки
на регистрационный
номер и дату документа (13)
Ограничительная
отметка для реквизита адресат (15)
Ограничительная
отметка для размещения заголовка к
тексту (18)
Подпись (22)
Гриф согласования
документа (23)
Оттиск печати (25)
Заголовок к тексту
(ограничительная
отметка) (18)
Отметка о контроле
(ограничительная
отметка) (19)
Отметка о наличии
приложения (21)
Визы согласования
документа (24)
Отметка о заверении
копии (26)
Отметка об исполнителе (27)
Отметка об исполнении документа и
направлении его в дело (28)
Отметка о поступлении документа в организацию (29)
Идентификатор электронной копии документа (30)
Документа, который бы содержал все тридцать реквизитов, не
существует. Для каждого организационно-распорядительного документа
существует свой набор реквизитов. Требования к их оформлению изложены в
третьем разделе стандарта.
Для определения места расположения реквизитов в ГОСТ Р 6.30-2003 в
приложении А помещено две схемы:
-А.1 – Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового
бланка;
-А.2 – Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
продольного бланка.
Подробнее следует остановиться на требованиях, предъявляемых к
бланкам организаций, но сначала необходимо уяснить, что каждая организация
разрабатывает свои бланки. Они придают документам официальный характер,
их применение сокращает время и трудозатраты на создание и обработку
документов, повышают культуру управленческого труда.
ГОСТ устанавливает два стандартных формата бланков документов – А4
(210+297 мм) и А5 (148+210 мм).
Для любого документа (в том числе и изготовленного не на бланке)
предусмотрены поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Бланки могут быть изготовлены типографским способом, средствами
оперативной полиграфии, а также при помощи компьютерной техники.
В соответствии с ГОСТ (п. 4.6) для организации, её структурного
подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков:
-общий бланк;
-бланк конкретного вида документа;
-бланк письма.
На общем бланке изготавливают любые виды документов, кроме писем.
От бланка конкретного вида документа общий бланк отличается отсутствием
реквизита «вид документа». Общий бланк, бланк конкретного вида документа
и бланк письма помещаются в соответствующий раздел инструкции по
делопроизводству.
Бланки структурного подразделения и должностного лица создаются по
усмотрению организации.
Состав всех реквизитов и ограничительных отметок, которые могут быть
воспроизведены на бланках, показан в первой графе таблицы, расположенной
выше. Далее необходимо остановиться на составе реквизитов каждого вида
бланка (см. ГОСТ, п. 4.7).
После усвоения этого материала можно, наконец, разобраться с
вариантами расположения реквизитов на бланках. ГОСТ устанавливает два
варианта расположения реквизитов на бланке: угловой и продольный.
При угловом расположении реквизитов они помещаются в левом верхнем
углу листа (ГОСТ, схема А1), при продольном – вдоль границы верхнего поля
(ГОСТ, схема А2).
Кроме видов бланков и вариантов расположения реквизитов на них
необходимо усвоить способы расположения реквизитов. В соответствии со
стандартом наименование организации и др. необходимые данные в пределах
границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
-центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно
удалены от границ зоны расположения реквизитов);
-флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны
расположения реквизитов).
Рассмотрим ряд конкретных примеров.
Образец общего бланка с продольным расположением
реквизитов, размещённых центрированным способом
МУНИЦИПАЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«ЕКАТЕРИНБУРГСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ ЦЕНТР
ХРАНЕНИЯ АРХИВНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ»
№---------------------
------------------------Место издания в данном случае не
обозначается, так как вытекает
из наименования
учреждения
(касается общих бланков и бланков
конкретных видов документов)
Образец общего бланка с продольным расположением
реквизитов, размещённых флаговым способом
МУНИЦИПАЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«ЕКАТЕРИНБУРГСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ ЦЕНТР
ХРАНЕНИЯ АРХИВНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ»
№---------------------
-------------------------
Образец общего бланка с угловым расположением
реквизитов, размещённых центрированным способом
МУНИЦИПАЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«ЕКАТЕРИНБУРГСКИЙ
МУНИЦИПАЛЬНЫЙ ЦЕНТР ХРАНЕНИЯ
АРХИВНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ»
--------------------- ---------№---------------------
Образец общего бланка с угловым расположением
реквизитов, размещённых флаговым способом
МУНИЦИПАЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«ЕКАТЕРИНБУРГСКИЙ
МУНИЦИПАЛЬНЫЙ ЦЕНТР ХРАНЕНИЯ
АРХИВНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ»
--------------------- ---------№---------------------
Образец бланка конкретного вида документа(приказа) с продольным
расположением реквизитов, размещённых центрированным способом
МУНИЦИПАЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«ЕКАТЕРИНБУРГСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ ЦЕНТР
ХРАНЕНИЯ АРХИВНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ»
ПРИКАЗ
-------------------------
№---------------------
Образец бланка конкретного вида документа (приказа) с продольным
расположением реквизитов, размещённых флаговым способом
МУНИЦИПАЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«ЕКАТЕРИНБУРГСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ ЦЕНТР
ХРАНЕНИЯ АРХИВНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ»
ПРИКАЗ
-------------------------
№----------------
Образец бланка конкретного вида документа (приказа) с угловым
расположением реквизитов, размещённых центрированным способом
МУНИЦИПАЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«ЕКАТЕРИНБУРГСКИЙ
МУНИЦИПАЛЬНЫЙ ЦЕНТР ХРАНЕНИЯ
АРХИВНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ»
ПРИКАЗ
--------------------- ---------№---------------------
Образец бланка конкретного вида документа (приказ) с угловым
расположением реквизитов, размещённых флаговым способом
МУНИЦИПАЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«ЕКАТЕРИНБУРГСКИЙ
МУНИЦИПАЛЬНЫЙ ЦЕНТР ХРАНЕНИЯ
АРХИВНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ»
ПРИКАЗ
--------------------- ---------№---------------------
Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов,
размещённых центрированным способом
МУНИЦИПАЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«ЕКАТЕРИНБУРГСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ ЦЕНТР
ХРАНЕНИЯ АРХИВНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ»
Театральный пер., 2, г. Екатеринбург, 620014
Тел/факс 371-91-99, 257-63-37
Е-mail:
------------------------ №------------На №---------от----------------------
место для реквизита «адресат»
Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов,
размещённых флаговым способом
МУНИЦИПАЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«ЕКАТЕРИНБУРГСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ ЦЕНТР
ХРАНЕНИЯ АРХИВНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ»
Театральный пер., 2, г. Екатеринбург, 620014
тел/факс 371-91-99, 257-63-37
Е-mail: …
----------------------- №-------------На №---------от----------------------
место для реквизита «адресат»
Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов,
размещённых центрированным способом
МУНИЦИПАЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
место для реквизита «адресат»
«ЕКАТЕРИНБУРГСКИЙ
МУНИЦИПАЛЬНЫЙ ЦЕНТР ХРАНЕНИЯ
АРХИВНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ»
Театральный пер., 2, г. Екатеринбург, 620014
Тел/факс 371-91-99, 257-63-37
Е-mail:
---------------------------------------- №------------На №---------------от-------------------------------
Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов,
размещённых флаговым способом
УНИЦИПАЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
место для реквизита «адресат»
«ЕКАТЕРИНБУРГСКИЙ
МУНИЦИПАЛЬНЫЙ ЦЕНТР ХРАНЕНИЯ
АРХИВНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ»
Театральный пер., 2, г. Екатеринбург, 620014
Тел/факс 371-91-99, 257-63-37
Е-mail:
---------------------------------------- №------------На №---------------от-------------------------------
Каждая организация выбирает самостоятельно варианты бланков и
способы расположения реквизитов на бланках, однако необходимо отметить,
что наиболее предпочтительными, по мнению специалистов, являются бланки с
угловым расположением реквизитов. В первую очередь это касается бланков
писем и документов, имеющих гриф утверждения. Бланки с угловым
расположением реквизитов позволяют экономить площадь, предназначенную
для текста.
Если на бланк организации помещается герб или эмблема организации,
товарный знак (знак обслуживания), то следует иметь в виду, что место и
размеры этих реквизитов обозначены в приложении А к стандарту, их высота
не превышает 17 мм.
Эмблема, товарный знак (знак обслуживания) помещаются на бланках
только в том случае, если они зарегистрированы в учредительных документах
организации. Если наименование организации и другие реквизиты размещены
на бланке центрированным способом, то эмблема, товарный знак (знак
обслуживания) располагают на верхнем поле посередине над наименованием
организации, а если способ расположения реквизитов бланка флаговый, то
эмблему, товарный знак (знак обслуживания) помещают от границы левого
поля на часть площади, предназначенной для наименования организации.
Особенности оформления отдельных видов документов содержатся в
Методических рекомендациях ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов» (1998 г.).
Контрольные вопросы
1.Что называется формуляром документа?
2.Какие реквизиты определяют юридическую силу документа?
3.Какие реквизиты входят в состав бланка письма?
4.Какие виды бланков, варианты расположения и способы размещения
реквизитов на бланках устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003?
Раздел 3. Организация
исполнения документов
документооборота,
регистрация,
контроль
Тема 1. Организация документооборота
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «документооборот – это движение
документов в организации с момента их создания или получения до завершения
исполнения или отправки».
Главным требованием, которое предъявляется к организации
документооборота, является оперативность прохождения документов по
наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.
В любой организации по отношению к управленческой системе выделяют три
документопотока:
-входящий (документы, поступающие в организацию);
-исходящий (документы, отправляемые из организации);
-внутренний (не выходящие за пределы организации).
Документопотоки различаются составом входящих в них документов,
порядком их обработки и направлением движения. Каждый документопоток
имеет свой маршрут движения. Маршруты движения и операции,
производимые с документами в организации, регламентируются инструкцией
по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов. Для
анализа и фиксации движения документов могут составляться графические
оперограммы,
табличные
маршрутно-технологические
карты,
документограммы, схемы документооборота.
Изучая параметры документооборота, следует обратить внимание на
его качественные и количественные характеристики, предлагаемые
современными специалистами.
Качественные характеристики связаны с:
-системой ДОУ – автоматизированной, традиционной, смешанной;
-характеристикой состава и содержания документов, включенных в
документопотоки;
- направленностью и периодичностью движения документов;
-со степенью организованности движения документов (маршруты
движения, этапы и инстанции прохождения маршрута).
К количественным характеристикам относятся:
-объём документооборота;
-объём определённых групп документов;
-плотность документопотока (количество документов, проходящих через
подразделение за единицу времени).
Важнейшей количественной характеристикой документооборота является
объём документооборота – «количество документов, поступивших в
организацию и созданных ею за определённый период» (ГОСТ Р 51141-98).
Основным принципом при подсчёте объёма документооборота является
однократность учёта каждого документа. Период, за который ведётся подсчёт,
определяется инструкцией по делопроизводству (месяц, год, квартал). По
результатам подсчёта составляется справка (сводка) данных.
Следует обратить внимание на практическую значимость этой работы.
Результаты подсчёта документооборота могут использоваться при расчёте
численности работников службы ДОУ, определении степени загруженности
должностных лиц и подразделений,
служить аргументом в пользу
приобретения оргтехники.
Далее необходимо изучить этапы движения и обработки документов. В
ГСДОУ применительно к работе с традиционными и машиночитаемыми
документами (следует учитывать уровень автоматизации в СССР в конце 1980х годов) были выделены следующие этапы:
-приём и первичная обработка;
-предварительное рассмотрение и распределение;
-регистрация;
-рассмотрение руководством и доставка исполнителям;
-обработка и отправка.
Порядок работы с традиционными документами, входящими в разные
документопотоки, не утратил своей актуальности и в настоящее время, что
нашло отражение в Правилах делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти (2009) и Методических рекомендациях по разработке
инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти (2009). Тем не менее, следует отметить, что в настоящее время в
условиях развития компьютерных технологий подразделения организаций
могут получать документы и минуя экспедицию (канцелярию). Однако о
переходе к электронному документообороту в масштабах страны можно будет
говорить лишь при условии решения проблемы обеспечения юридической силы
документов, поступающих и отправляемых при помощи информационновычислительных сетей.
Обработка традиционных входящих (поступающих)
документов
начинается с приёма и первичной обработки документов. Целью этого этапа
является фиксация факта поступления документов в организацию и
обеспечение их передачи по назначению. Данная операция осуществляется
экспедицией, канцелярией, общим отделом, секретарём в день поступления
корреспонденции или на следующий день при условии её поступления после
окончания рабочего дня, а также в нерабочие дни.
При первичной обработке в первую очередь проверяется правильность
доставки и целостность упаковки, наличие документов и приложений к ним. Не
вскрываются в экспедиции и передаются адресату конверты с грифом «Лично»,
«Конфиденциально»,
корреспонденция,
адресованная
общественным
организациям, документы на машинных носителях (магнитные диски, компактдиски). После вскрытия конверты уничтожаются. Исключение составляют
конверты, в которых находились документы без обозначения даты, личного
характера без отметки «Лично», обращения граждан. Не уничтожаются и
конверты, при получении которых необходима доплата почтовых расходов.
На полученных документах (в том числе и по факсу) проставляется
регистрационный штамп, включающий порядковый номер и дату поступления
(при необходимости - часы и минуты).
Первичная обработка заканчивается сортировкой документов на
регистрируемые и нерегистрируемые (письма-приглашения, поздравления,
извещения, буклеты, прайс-листы, каталоги, программы, бухгалтерские
документы (учитываются в бухгалтерии), чистые бланки, сообщения о
встречах, переговорах). В инструкцию по делопроизводству организации
должен быть включен перечень нерегистрируемых документов.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется с целью
распределения поступивших документов на следующие группы:
-требующие резолюции руководителя;
-направляемые непосредственно в структурные подразделения;
-обращения граждан;
-с пометкой «Лично», «Конфиденциально»;
-в адрес общественных организаций.
Эта операция проводится квалифицированным сотрудником службы ДОУ
на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без
предварительного рассмотрения передаются документы, адресованные
непосредственно подразделениям и должностным лицам. Документ,
предназначенный нескольким подразделениям, передаётся им поочерёдно или
одновременно в копиях.
Руководителю передаются документы вышестоящих организаций, иных
государственных органов, а также документы по принципиальным вопросам
деятельности. В крупных организациях на рассмотрение руководителя может
поступать до 30% поступающих документов, в небольших и средних – от 10 до
20%.
После рассмотрения документа руководителем и проставления им
резолюции
работник
службы
ДОУ
переносит
резолюцию
в
регистрационную форму, а затем передаёт документ исполнителю. Документ,
предназначенный для исполнения нескольким исполнителям, передаётся
ответственному исполнителю (его фамилия указана в резолюции первой), а он
решает, каким образом будет организовано исполнение документа: его
поочерёдной передачей или путём размножения.
В современных организациях при внедрении автоматизированной
системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест должен быть
официально закреплён способ передачи документной информации
исполнителю: через компьютерную сеть или на традиционном бумажном
носителе.
Для обычной корреспонденции в службе ДОУ используются
сортировальные ячейки с маркировкой для каждого подразделения. Документы
из ячеек в определённое время забирают сотрудники. Конфиденциальные и
срочные документы разносятся сотрудниками службы ДОУ и вручаются
исполнителям под расписку
Документ должен быть передан на исполнение в день поступления в
организацию. Передача документа исполнителю на следующий день возможна,
если он поступил в организацию в нерабочее время.
Порядок работы с исходящими документами включает:
-подготовку проекта документа;
-оформление и согласование;
-удостоверение;
-регистрацию;
-отправку.
Проект документа готовится исполнителем. Согласование документа
может быть внутренним (с руководителями структурных подразделений и
специалистами своей организации) и внешним (с другими организациями). В
первом случае оно оформляется визами, во втором – грифами согласования.
Последовательность согласования закрепляется в нормативных актах по
делопроизводству организации (табеле унифицированных форм документов,
маршрутно-технологических картах).
Наличие локальной компьютерной сети в современных организациях
позволяет одновременно всем заинтересованным сотрудникам осуществлять
работу по редактированию и визированию документа.
На следующем этапе документ подписывается руководством. После
подписания он передаётся в службу ДОУ для регистрации и отправки.
Служба ДОУ осуществляет проверку правильности оформления
документа, его комплектности и соответствия количества экземпляров списку
рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.
Централизованно службой ДОУ осуществляется сортировка, упаковка,
оформление почтового отправления. На заказную корреспонденцию
составляется опись рассылки. Документы на машинных носителях
принимаются на отправку в упаковке, соответствующей техническим
требованиям, при наличии сопроводительного письма.
Документы, поступающие для отправки, должны быть отправлены в тот
же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
Порядок работы с внутренними документами на этапах их подготовки и
оформления совпадает с порядком работы с исходящими документами, а на
этапе исполнения – с порядком работы с входящими документами. Передача
документов между структурными подразделениями осуществляется через
секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за
делопроизводство.
Соблюдение порядка работы с входящими, исходящими и внутренними
документами влияет на скорость их перемещения, а значит и на организацию
управленческой деятельности в целом.
В целях определения загруженности сотрудников, оптимизации их
штатной численности, выявления потребностей в совершенствовании
технической оснащённости
службой делопроизводства осуществляется
подсчёт объёма документооборота. В соответствии с Методическими
рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти (2009) объём документооборота
зарегистрированных документов определяется по регистрационным данным в
местах регистрации документов. За единицу учёта количества документов
принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это
единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в
результате копирования или тиражирования документа, в объёме
документооборота не учитываются. При учёте исходящих документов
сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за
один документ
Учёт копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно
по учётным данным копировально-множительного бюро для определения
загрузки технических средств, расчёта потребности в новом оборудовании,
нормировании труда персонала бюро и определения его численности.
Нерегистрируемые документы можно учесть только при физическом подсчёте.
В настоящее время в связи с увеличением объёма информации и, как
следствие, - объёма документов, главной проблемой управления традиционным
документооборотом является невозможность централизованно отслеживать
движение документов в организации в реальном режиме времени.
Модернизация традиционной сферы документооборота осуществляются на
основе внедрения
систем электронного документооборота (СЭД).
Целесообразность внедрения различных СЭД требует особого осмысления и
решается организациями самостоятельно в каждом конкретном случае.
Как уже отмечалось, 15 июня 2009 г. вышли Правила делопроизводства в
федеральных органах
исполнительной власти, в которые в качестве
самостоятельного включен раздел «Особенности работы с электронными
документами в федеральном органе исполнительной власти». Основные
положения указанного раздела Правил сводятся к следующему:
-электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в
системе электронного документооборота федерального органа исполнительной
власти;
-для их подписания используются электронные цифровые подписи
(ЭЦП), используемые средства ЭЦП должны быть сертифицированы в
установленном порядке;
-при рассмотрении и согласовании электронных документов в системе
СЭД могут использоваться способы подтверждения действий с электронными
документами, при которых ЭЦП не используется;
-приём и отправка электронных документов осуществляются службой
делопроизводства;
-при получении электронных документов служба делопроизводства
осуществляет проверку подлинности ЭЦП;
-при передаче поступивших электронных документов на рассмотрение
руководителя, направлении электронных документов в структурные
подразделения и исполнителям, отправке и хранении электронных документов
вместе с электронными документами передаются (хранятся) их
регистрационные данные.
В Методических рекомендациях по разработке инструкций по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в подразделе
3.6 особенности работы с электронными документами рассмотрены более
подробно (Приложение 1).
Рост объёмов создаваемых документов в связи с развитием научнотехнического прогресса, расширением производства, международного
сотрудничества, усложнением процессов управления является объективным и
характерен для всех организаций. Но существует и ряд субъективных причин
роста объёма документооборота в организации, на которые следует обратить
особое внимание:
-отсутствие
локальных
нормативно-методических
актов,
регламентирующих сферу документирования, которое ведёт к созданию
документов низкого качества с точки зрения их оформления, составления
текстов, а также к использованию неразрешенных к применению форм;
-некомпетентность управленческого персонала, принятие неверных
вариантов решения и их последующее исправление;
-некачественное выполнение заданий, срыв сроков их исполнения и
просьбы о переносе этих сроков;
-ущемление прав подведомственных организаций, структурных
подразделений, должностных лиц в выполнении ими задач, входящих в их
компетенцию, что способствует созданию новых комплексов документов,
содержащих просьбы, разъяснения.
Их следствием является создание новых документов, в которых
учитываются недостатки предыдущих.
Главным условием сокращения объёма документооборота в организации
являются:
-регламентация разрешенных к применению форм документов;
-повышение качества документов как носителей информации;
-построение
эффективных
информационно-поисковых
систем,
обеспечивающих быстрый поиск документов;
-регламентация потоков традиционных и электронных документов;
-повышение профессионализма и исполнительской дисциплины
сотрудников, в том числе в вопросах, связанных с документированием
деятельности.
Контрольные вопросы
1.Какие документопотоки существуют в организациях?
2.Какие документы относятся к числу входящих (поступающих)?
3.Назовите качественные характеристики документооборота.
4.Назовите количественные характеристики документооборота.
5.Назовите этапы движения и обработки документов.
6.Что входит в понятие «предварительное рассмотрение документов»?
7.Чем заканчивается первичная обработка документов?
8.Какими правами наделён работник службы ДОУ при получении документов
от структурных подразделений для отправки?
9.Имеет ли право служба ДОУ осуществить проверку подлинности ЭЦП?
10.Назовите пути сокращения объёма документооборота в организации.
11.С кокой целью осуществляется подсчёт объёма документооборота?
12.Какие документы учитываются в объёме документооборота?
Тема 2. Регистрация документов.
Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления
документа в учреждение путём проставления на нём регистрационного номера
с последующей записью сведений о документе в журнал, регистрационную
карточку или автоматизированную систему регистрации, учёта и контроля
документов.
Следует усвоить, что главным назначением регистрации является
придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания
или поступления.
В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Основным назначением
регистрации является обеспечение доказательства того, что документ был
создан или включен в систему управления документами, а дополнительным
назначением – упрощение поиска документа. Регистрация включает в себя
краткое описание документа или запись метаданных о документе, а также
присвоение документу идентификатора, уникального внутри определённой
системы управления документами. Регистрация формализует включение
документа в систему управления документами».
Чтобы разобраться в приведённом тексте, нужно обратиться к
определению некоторых терминов, приведённых в стандарте:
-«метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру
документов и управление ими»; к метаданным относятся и реквизиты самого
документа, и данные, содержащиеся в его регистрационно-контрольных
формах;
-«система управления документами – информационная система,
обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему),
управление документами и доступ к ним».
Регистрация является первым этапом при создании информационнопоисковых систем по документам организации и основой для контроля
исполнения документов; благодаря регистрации осуществляется подсчёт
объёма документооборота, его структура.
Как уже отмечалось в предыдущем разделе, документы в организации
делятся на регистрируемые и нерегистрируемые. В соответствии с ГСДОУ
обязательной регистрации подлежат все документы, требующие учёта,
исполнения и использования в справочных целях вне зависимости от
принадлежности к какому-либо документопотоку, материального носителя,
способа и техники создания, канала связи (почта, электронная почта, факс).
Основным принципом регистрации документов является однократность.
При передаче документа из одного структурного подразделения в другое
документ повторно не регистрируется.
Создаваемые документы регистрируются в день подписания
(утверждения) или на следующий рабочий день. Поступающие документы
регистрируются в день поступления; поступившие в нерабочее время – на
следующий день; с отметками «Срочно», «Оперативно» - незамедлительно;
запросы граждан - в течение трёх дней.
Поступающие документы передаются на регистрацию только после их
предварительного рассмотрения. Документы регистрируются независимо от
способа их доставки.
Далее стоит остановиться на формах организации регистрации. Форма
организации
регистрации
может
быть
централизованной
и
децентрализованной. При централизованной системе все документы
регистрируются в одном месте. Она характерна для организаций с небольшим
объёмом документооборота. При децентрализованной системе документы
регистрируются в разных подразделениях по месту создания и исполнения
(распорядительные
документы по основной деятельности, документы,
поступившие из вышестоящих организаций – в канцелярии, бухгалтерские
документы – в бухгалтерии, кадровые – в кадровой службе). Эта система
регистрации характерна для более крупных организаций. Вместе с тем стоит
обратить внимание на то, что децентрализованная система основывается на
соблюдении единых правил регистрации, доступности регистрационных
данных (последнее не относится к конфиденциальной документной
информации).
Место, способ, сроки
регистрации документов закрепляется в
инструкции по делопроизводству и в табеле унифицированных форм
документов.
В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 обозначено, что «в электронной среде
системы управления документами могут быть спроектированы так, чтобы
регистрировать документы посредством автоматических процессов, не
требующих вмешательства сотрудника службы управления документами».
В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с
Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
(2009) документы регистрируются в службе делопроизводства (Р.IV, п. 14).
Документы регистрируются при помощи регистрационного индекса. В
соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Регистрационный индекс документа;
регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое
обозначение, присваиваемое документу при его регистрации».
В ГОСТ Р 6.30-2003 значится: «регистрационный номер документа
состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению
организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о
корреспонденте, исполнителях и др.»
Регистрация внутренних документов производится в пределах групп в
зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов.
Так, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности, приказы по
кадрам, протоколы заседания определённого коллегиального органа, заявления
граждан и др. Порядковые регистрационные номера (регистрационные
индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой
группы, как правило, в пределах календарного года. Исключение могут
составлять учебные заведения, где документы могут регистрироваться в
пределах учебного года. При регистрации приказов по личному составу
организации прибегают к помощи буквенно-цифровых индексов, добавляя к
цифровому номеру литеры «л», «л/с», «к» и др. Подобные буквенные
обозначения могут дополнять цифровые индексы и других видов внутренних
документов.
По усмотрению организаций входящие (поступающие) документы
могут регистрироваться при помощи лишь цифрового индекса.
В организациях со значительным объёмом документооборота в качестве
самостоятельно регистрируемых массивов документов в могут быть выделены
документы, поступающие от вышестоящих организаций, от зарубежных
корреспондентов и др. В этом случае для определения структуры
регистрационного номера используются классификаторы (справочники):
структурных подразделений, видов документов, должностных лиц,
корреспондентов,
предметно-тематический
(вопросов
деятельности),
резолюций (указаний по исполнению), исполнителей, результатов исполнения
документов и др. Данные соответствующего классификатора дополняют
цифровой индекс.
При
регистрации обращений граждан в регистрационный индекс
включается начальная буква фамилии автора обращения и порядковый номер
поступления (С-109).
На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих
регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется
отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего
регистрационного номера документа, служащих уникальным идентификатором
документа в системе управления документами.
Соответствующие сведения о поступающем электронном документе
вносятся в заводимую в системе электронного документооборота
регистрационную электронную карточку документа.
Структура индексов исходящих документов, формируемых в дела на
основании
номенклатуры
по
вопросному,
корреспондентскому,
территориальному принципам включает в себя порядковый номер документа,
который дополняется индексом дела по номенклатуре, например: 123 –
порядковый номер исходящего документа, 03-12 – индекс дела по
номенклатуре, регистрационный номер документа - 123/03-12. Данный индекс
может быть дополнен условным обозначением корреспондента, автора и т.п. В
практической деятельности организаций части регистрационного индекса могут
располагаться и в обратной последовательности: 03-12/123.
Если документ подготовлен двумя и более организациями, то каждая
организация проставляет на нём свой регистрационный индекс, который
отделяется от индекса другой (других) организации косой чертой. При этом
очерёдность обозначения индексов должна соответствовать порядку указания
авторов в документе.
Регистрационный номер исходящего документа и дата регистрации
проставляется на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии,
остающейся в деле организации.
При регистрации регистрационный номер документа проставляется не
только на самом документе, но и переносится в регистрационную форму,
принятую в организации. Форма регистрации может быть журнальной,
карточной и автоматизированной (электронной). От жесткой унификации
регистрационно-контрольных форм (РКФ) отказались, однако обязательный
состав реквизитов любой РКФ был в своё время обозначен в ГСДОУ. В этом
документе значилось: «Для достижения информационной совместимости
регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной
регистрации устанавливается следующий обязательный состав реквизитов
регистрации:
-автор (корреспондент);
-название вида документа;
-дата документа;
-индекс документа;
-дата и индекс поступления документа (для входящего документа);
-заголовок документа или его краткое содержание;
-резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
-срок исполнения;
-отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу,
дата фактического исполнения и индекс документа-ответа);
-дело №».
Правила
заполнения
основных реквизитов РКФ, приведённые в
приложении к ГСДОУ, актуальны и в настоящее время. Состав обязательных
реквизитов может быть дополнен по усмотрению организации другими
сведениями о документе (ход исполнения, фамилии исполнителей,
руководителей структурных подразделений, в которых исполняется документ и
др.).
Журнальная форма регистрации до сих пор используется в небольших
организациях для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.
При этом всегда используются разные журналы. И в небольших, и в крупных
организациях журналы могут использоваться для регистрации внутренних
документов и факсограмм. В журналах регистрируются документы строгого
учёта: документы об образовании (аттестаты, дипломы), акты гражданского
состояния, конфиденциальные документы.
Карточная форма регистрации стала использоваться в организациях
нашей страны с 1970-х годов, со времени выхода ГСДОУ. Она имеет ряд
преимуществ перед журнальной: реализуется принцип однократности
регистрации, появляется возможность создавать справочные картотеки по
разным признакам (авторам, корреспондентам, исполнителям), один экземпляр
РКК используется для контроля документов (Приложение 2).
В настоящее время, в период развития информационных технологий,
наиболее совершенной является регистрации при помощи компьютера. Её
внедрение позволяет одновременно заполнять регистрационную форму на
компьютере и создавать базу данных по документам организации. При
использовании компьютерных технологий следует обратить внимание на
целесообразность и возможность одновременно с регистрацией изготавливать
экземпляр регистрационной формы на традиционном носителе в качестве
страхового.
В приложении к Правилам делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти (2009) дан перечень обязательных сведений о
документах, используемых в целях учёта и поиска документов в системах
электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти:
«1. Адресант
2. Адресат
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
4. Вид документа
5. Дата документа
6. Номер документа
7. Дата поступления документа
8. Входящий номер документа
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа
10. Наименование текста
11. Индекс дела
12. Сведения о переадресации документа
13. Количество листов основного документа
14. Количество приложений
15. Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя
18. Отметка о конфиденциальности».
Контрольные вопросы
1.В чём заключается назначение регистрации?
2.Что такое «метаданные о документе»?
3.Что включает в себя понятие «система управления документами»?
4.Какие документы относятся к числу регистрируемых и нерегистрируемых?
5.Назовите формы организации регистрации документов.
6.В каком нормативном акте обозначено место регистрации документов в
федеральном органе исполнительной власти?
7.Назовите элементы регистрационного индекса входящего (поступающего),
исходящего (отправляемого), внутреннего документа.
8.Назовите формы регистрации документов.
9.Назовите состав обязательных реквизитов РКФ.
10.Где проставляется регистрационный номер входящего (исходящего)
документа?
11.В каком нормативном акте организации закрепляются место, способ, сроки
регистрации документов?
12.В какой нормативный акт включен перечень обязательных реквизитов,
используемых в целях учёта и поиска документов в системе электронного
документооборота федеральных органов исполнительной власти?
13.В чём заключается преимущество регистрации документов при помощи
компьютера?
Тема 3. Контроль исполнения документов
Контроль исполнения документов является важнейшей функцией
управления. Цель контроля – содействие своевременному и качественному
исполнению документов, а также получение информации об уровне
исполнительской дисциплины структурных подразделений и сотрудников.
Контролю подлежат все документы, требующие исполнения. Вопросы,
касающиеся этапов контроля, сроков исполнения, организации контроля
исполнения в условиях традиционной обработки документов были освещены в
основных положениях ГСДОУ и взяты за основу организациями в их
практической деятельности.
Приступая к изучению темы, в первую очередь необходимо остановиться
на двух моментах: сроках исполнения документов и направлениях контроля.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из
других организаций – с момента фиксации их поступления.
Необходимо отметить, что если последний день срока исполнения
документа приходится на нерабочий день, то документ должен быть исполнен
не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Сроки
исполнения
документов
могут
быть
типовыми
и
индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются законодательными и
нормативными актами, например: в Федеральном законе от 09.02.2009 № 8-ФЗ
«Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных
органов и органов местного самоуправления» прописаны сроки рассмотрения
запросов – 30 дней со дня регистрации с допустимым 15-дневным продлением;
пользователь уведомляется об отсрочке ответа на запрос в течение семи дней со
дня регистрации запроса.
Индивидуальные сроки исполнения могут содержаться в тексте самих
документов (например, в приказах) или определяться руководителем в
резолюции. Изменение типовых сроков исполнения производится только после
принятия нового законодательного или нормативного акта, а индивидуальных руководителями, которые их установили.
Различаются два направления контроля: контроль исполнения
документов по существу поставленных в них вопросов и контроль сроков
исполнения. Первый вид контроля осуществляется руководителями и
специалистами, второй – службой ДОУ, однако в ряде организаций и тот и
другой вид контроля может осуществляться одним специалистом, например,
референтом руководителя.
Осуществляя контроль исполнения по существу, руководители и
специалисты проверяют полноту исполнения задания, ответа на запросы,
соответствие форм созданных документов их содержанию. Осуществление
этого вида контроля входит в их должностные обязанности.
В службе ДОУ или специальной службе контроля, входящей в состав
управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., контролируются
своевременность исполнения документов, качество оформления документов с
точки зрения соответствия утверждённой в установленном порядке инструкции
по делопроизводству организации. Однако необходимо отметить, что в
настоящее время специальные службы контроля создаются всё реже из-за
стремления руководства организаций к сокращению до минимума численности
сотрудников службы ДОУ.
В отдельных случаях по решению руководства ведение срокового
контроля может быть возложено и на сотрудника, не входящего в состав
службы делопроизводства, или оставлено руководителем за собой. В
небольших организациях работа по осуществлению срокового контроля
возлагается на секретаря.
Контролируемые документы делятся на две группы:
-документы, сроки исполнения которых контролируются в службе
ДОУ (распорядительные документы руководства, вышестоящей организации и
др.);
-документы, сроки исполнения которых контролируются в
соответствующих подразделениях (бухгалтерские, плановые, по материальнотехническому снабжению и др).
Для правильной организации срокового контроля в организациях
разрабатывается Перечень документов, подлежащих контролю в службе ДОУ,
который включается в Инструкцию по делопроизводству.
Далее необходимо приступить к изучению этапов контроля, которые
были в своё время прописаны ещё в ГСДОУ.
Контроль исполнения включает следующие этапы:
-постановка документа на контроль;
-проверка своевременного доведения документа до исполнителя;
-предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
-снятие документа с контроля;
-учёт и обобщение результатов контроля исполнения документов;
-информирование руководителя о ходе и результатах исполнения
документов.
Постановка документа на контроль возможна только после его
регистрации. На самом документе при этом делается отметка о контроле в
соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003 (п.3.19, рис.А1, А2).
Если в организации нет автоматизированной системы регистрации и
контроля исполнения документов, то для контроля используют один экземпляр
РКК, заполненный при регистрации. Если в организации используется
журнальная форма регистрации, то РКК заполняется на данном этапе.
РКК можно заполнить как на компьютере, так и вручную. Один
экземпляр карточки при традиционном ведении контроля остаётся с службе
ДОУ, а другой следует направить исполнителю для ведения контроля в
подразделении.
На каждое контролируемое поручение составляется отдельная карточка
или, при условии использования автоматизированной системы, заполняется
самостоятельная экранная форма.
РКК или её экранная форма представляют собой входной формат
контрольной системы и являются техническим средством контроля исполнения
документов.
Контрольный массив организуется по срокам исполнения (по дням
текущего месяца, по месяцам текущего года и т.д.).
Своевременность доведения документов до исполнителей является
важным условием исполнения документа. В условиях работы с традиционными
документами работник службы ДОУ, на которого возложена передача
документов исполнителям, передаёт исполнителю документ с двумя
экземплярами РКК. Один из этих экземпляров останется в подразделении, а
другой, с росписью исполнителя, возвращается в службу ДОУ. Этот второй
экземпляр является доказательством своевременного вручения документа
исполнителю. Он помещается в раздел сроковой картотеки, который может
называться «Контролируемый массив» или «Неисполненные документы».
Если в исполнении документа задействовано несколько исполнителей, то
подлинник передаётся ответственному исполнителю, а остальным могут
вручаться копии.
При пересылке документа для исполнения в подведомственную
организацию вместе с ним пересылается два экземпляра РКК. Один экземпляр
при этом остаётся в контрольной картотеке в службе ДОУ до исполнения
документа. После исполнения
один экземпляр из подведомственной
организации возвращается с указанием содержания исполнения и даты и
помещается в раздел картотеки «Исполненные документы».
Предварительная проверка и регулирование хода исполнения
осуществляются на всех этапах. Эта работа необходима для того, чтобы
исполнитель не забывал о приближающихся сроках исполнения документов. С
этой целью служба ДОУ может проводить устные (например, по телефону) или
письменные (например, рассылка напоминаний) проверки. В
ГСДОУ
обозначены следующие сроки проверки хода исполнения документа:
-заданий последующих лет – не реже одного раза в год;
-заданий последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в
месяц;
-заданий, поручений текущего месяца – каждые десять дней, за пять дней
до истечения срока.
Вся информация о ходе исполнения документа фиксируется в
контрольном массиве (если речь идёт о традиционной РКК, то – на
её
оборотной стороне).
Снятие документа с контроля возможно, когда вопросы, поставленные
в документе, решены по существу. Снять документ с контроля может
должностное лицо, поставившее его ранее на контроль, или ответственный
исполнитель после выполнения задания. При этом на самом документе
проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело, а в
самом контрольном массиве (карточке, базе данных) проставляется отметка о
снятии документа с контроля. РКК исполненного документа изымается из
раздела «Контролируемый массив» и помещается в раздел «Исполненные
документы».
Если служба ДОУ (контроля) устанавливает, что содержание, форма и
процедура исполнения не соответствует заданию, она вправе вернуть документ
на доработку без продления сроков исполнения. Окончательное решение о
снятии документа с контроля остаётся за руководителем.
Учёт и обобщение результатов контроля исполнения документов
проводятся службой ДОУ (контроля) по распоряжению руководителя, но не
реже одного раза в месяц. Сами контрольные формы также устанавливаются
руководством по представлению службы ДОУ. В условиях традиционной
обработки документов используются чаще всего месячные сводки, в которых
указываются:
-общее количество документов, находящихся у исполнителя;
-количество документов, исполненных с опережением;
-количество документов, исполненных в срок;
-количество документов, исполняемых в срок;
-количество документов с продлённым сроком исполнения;
-количество неисполненных в срок документов;
-причины задержек исполнения документов.
Подобные сводки могут составляться по подразделениям, исполнителям,
организации в целом.
Информирование руководства о ходе и результатах исполнения
документов является заключительным этапом контроля исполнения. На основе
анализа представленных данных в организации принимаются меры по
повышению исполнительской дисциплины.
Особое внимание следует обратить на характерные причины
неисполнения документов в срок: высокая степень централизации полномочий,
перегрузка исполнителей, недисциплинированность исполнителей, слишком
сжатые сроки исполнения, нерациональная система документооборота,
отсутствие или недостаток современных технических средств.
Внедрение в сферу делопроизводства автоматизированных систем
позволяет службе ДОУ осуществлять работу по контролю исполнения на более
высоком уровне. Автоматизированные системы позволяют вести сроковый
контроль с момента регистрации документа, в кратчайшие сроки получать
данные об исполнительской дисциплине, оперативно отслеживать перемещения
документа.
Необходимо отметить, что ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, устанавливая
общие требования к управлению документами в организациях, определяет два
вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения.
В соответствии с этим стандартом «контроль действий в системе
управления документами допускается применять для процессов, в которых
действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией
или для организации. Контроль действий:
а)определяет
этапы
выполнения решений или
операций,
зафиксированных в документе;
в)распределяет между исполнителями ответственность за действия;
с)фиксирует даты предполагаемого и реального выполнения действий
Контроль действий можно эффективно применять, только если документ
зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем направлен
исполнителям» (п. 9.8.2).
О контроле местонахождения
в стандарте значится следующее:
«движение документов должно быть документально зафиксировано для
обеспечения доступа к ним всегда, когда это требуется. Механизмы контроля
могут предусматривать фиксацию идентификатора документа, его заголовка,
сведений о сотруднике или подразделении, обладающем документом, и
времени (даты) перемещения документа».
Следует обратить внимание на сопоставимость риведённых положений
стандарта (2007 г.) и положений ГСДОУ (1988 г.), прописанных в подразделе,
посвящённом контролю исполнения документов (п. 3.3).
Контрольные вопросы
1.С какой целью осуществляется контроль исполнения документов?
2.Какие документы подлежат контролю?
3.Как исчисляются сроки исполнения документов?
4.Как устанавливаются типовые и индивидуальные сроки исполнения
документов?
5.Назовите направления контроля исполнения документов.
6.Кем осуществляется контроль по существу?
7.Кто осуществляет сроковый контроль документов?
8.Какие документы контролируются в службе ДОУ?
9.Назовите этапы контроля исполнения документов.
10.Что представляет собой входной формат контрольной системы?
11.Как организуется контрольный массив?
12.Как организуется доставка документов исполнителям?
13.Что понимается под предварительной проверкой и регулированием хода
исполнения документов?
14.Где фиксируется информация о ходе исполнения документа?
15.Кто вправе осуществить снятие документа с контроля?
16.Может ли служба ДОУ вернуть документ на доработку без продления
сроков хранения документов?
17.Какие данные может включать месячная сводка о результатах контроля
исполнения документов?
18.В чём заключается преимущество ведения контроля исполнения документов
с помощью автоматизированных систем?
Раздел 4.Систематизация и оперативное хранение документов
Тема 1. Номенклатура дел
Одним из важнейших нормативных актов, обеспечивающих правильную
организацию документов в делопроизводстве любой организации, является
номенклатура дел. В пользу этого утверждения говорит закон «Об архивном
деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, возложивший
обязанности по обеспечению сохранности документов в течение
установленных сроков хранения на все организации, вне зависимости от формы
их собственности.
Изучение темы следует начать с определения понятия «номенклатура
дел», функций и видов номенклатур.
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «номенклатура дел –
систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с
указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке».
Номенклатура дел, составленная в делопроизводстве какой-либо организации,
является индивидуальной номенклатурой дел.
Индивидуальная номенклатура дел выполняет ряд важнейших функций:
-является классификационной схемой для группировки исполненных
документов в дела;
-закрепляет систематизацию дел в делопроизводстве;
-закрепляет индексацию дел;
-определяет сроки хранения документов, помещённых в дела;
-по заголовкам дел в номенклатуре осуществляется поиск документов;
-является учётным документом; как учётный документ номенклатура
выполняет две задачи: во-первых, учитывает общее количество дел, заведённых
в году (в том числе по категориям: постоянного, временного свыше 10 лет и
временного до 10 лет сроков хранения); во-вторых, играет роль описи дел с
временным сроком хранения до 10 лет включительно;
-классификационная схема номенклатуры может быть использована при
разработке схемы картотеки на исполненные документы и при составлении
описей на дела долговременного (свыше 10 лет) и постоянного срока хранения;
-имеет справочное значение при изучении структуры организации.
Несмотря
на
внедрение
автоматизированных
технологий
в
делопроизводство,
номенклатура
по-прежнему
остаётся
ключевым
нормативным актом, т.к. в любой организации, внедрившей СЭД, имеется
значительный комплекс традиционных документов (например, приказы по
личному составу, личные карточки, личные дела и др.), систематизация и поиск
которых невозможны без номенклатуры.
Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел
излагаются в таких нормативно-методических актах как ГСДОУ, Основные
правила работы ведомственных архивов (1985), Основные правила работы
архивов организаций (2002), Правила делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти (2009), Методические рекомендации по разработке
инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти (2009). Важное место при определении сроков хранения дел отводится
типовым и ведомственным перечням и другим нормативным актам (например,
федеральным законам), устанавливающим сроки хранения документов (см.
тему 7).
Необходимо уяснить, что кроме индивидуальной номенклатуры дел,
разрабатываемой организациями, существуют примерные и типовые
номенклатуры, предназначенные для того, чтобы облегчить работу по
составлению номенклатур организаций, обеспечить качество этих номенклатур
и унифицировать их структуру.
Примерная номенклатура дел – номенклатура дел, образующихся в
делопроизводстве определённых видов организаций с однородными функциями
и однотипным составом образующихся в их деятельности документов.
Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер.
Типовая номенклатура – номенклатура дел организаций, однородных по
характеру деятельности и структуре. Типовая номенклатура дел является
нормативным документом.
Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами
ДОУ совместно с архивом организаций, имеющих подведомственную сеть
однородных организаций, или учреждениями и органами архивной службы
страны. В результате их использования организациями достигается
существенный экономический эффект за счёт снижения трудоёмкости работ по
составлению номенклатур дел.
Возвращаясь к индивидуальной номенклатуре дел, необходимо отметить,
что чрезвычайно важным моментом при её разработке является выбор схемы, в
соответствии с которой будут расположены дела. Если организация имеет в
своём составе структурные подразделения, если её структура не подвергается
частым изменениям, то номенклатура составляется по структурному
признаку. В этом случае названиями разделов номенклатуры становятся
структурные подразделения. Они располагаются в соответствии со штатным
расписанием, но первым подразделением является служба ДОУ, в которой
сосредоточены организационно-распорядительные документы, например:
03-Канцелярия
01-Отдел планирования
02-Отдел финансирования
04-Управление кадрового развития
05-Бухгалтерия и т.д.
Номенклатура дел организации, составленная на основе номенклатур дел
структурных подразделений, называется сводной номенклатурой дел.
Если организация не имеет структурных подразделений или её структура
подвержена частым реорганизациям, то номенклатура составляется по
функциональной или производственно-отраслевой схеме, например:
01-Руководство
02-Планирование
03-Финансирование
04-Работа с кадрами и т.д.
В небольших организациях, в которых за год откладывается 15-20 дел,
разделы не выделяются, а заголовки дел располагаются по степени важности
документов.
За разработку номенклатур
структурных подразделений отвечают
руководители этих подразделений. Номенклатура дел, составленная в
структурном подразделении, согласовывается с архивом организации и
службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется
в службу ДОУ обычно не позднее 15 ноября текущего года.
Ответственность за составление сводной номенклатуры дел организации
на основе номенклатур дел структурных подразделений возлагается на службу
ДОУ. Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ,
согласовывается с экспертной комиссией (ЭК), утверждается руководителем
организации и вводится в действие с 1 января. Если организация является
источником комплектования государственного или муниципального архива, то
не реже одного раза в 5 лет (а при условии значительных изменений в
структуре и функциях организации – по мере необходимости) сводная
номенклатура
дел
такой
организации
согласовывается
с
ЭПК
соответствующего архивного органа (учреждения).
Если номенклатура составляется по функциональному признаку, то над
её разделами работают соответствующие специалисты под руководством
службы ДОУ. В небольших организациях номенклатуру дел разрабатывают
секретари или ответственные за делопроизводство при участии специалистов.
Порядок согласования, подписания и утверждения подобных номенклатур дел,
в общем, аналогичен сводной, но при этом следует учитывать структуру и
штатный состав работников организации.
Порядок подписания, согласования, утверждения индивидуальной
номенклатуры прописывается в инструкции по делопроизводству организации.
Номенклатура дел организации – источника комплектования печатается в
четырёх экземплярах. Первый помещается в дело постоянного срока хранения
и хранится в службе ДОУ, второй используется службой ДОУ в качестве
рабочего экземпляра и направляется в виде выписок в структурные
подразделения, третий направляется в архив организации, четвёртый остаётся в
архиве, в который поступают документы организации.
Разработка индивидуальных номенклатур начинается с изучения
учредительных документов организации, положений о её структурных
подразделениях, штатного расписания, планов, отчётов и других документов,
отражающих её задачи, функции, структуру. К изучению привлекаются также
номенклатуры и описи дел, составленные за предыдущие годы. Если
номенклатура дел была разработана ранее, и существенных изменений в
структуре и функциях организации за год не произошло, тогда номенклатура
уточняется, переоформляется, а затем согласовывается, подписывается и
утверждается в установленном порядке.
Чрезвычайно важным при разработке номенклатур является анализ
структуры документооборота. Так, анализ видов и разновидностей документов
(приказы, протоколы, договоры и др.) необходим для определения состава дел,
формирующихся по номинальному признаку; анализ носителей информации
позволяет выделить в составе номенклатуры документы на нетрадиционных
носителях (электронных, магнитных); анализ
направленности движения
документов позволяет выделить постоянных корреспондентов, что может
помочь в формировании дел по корреспондентскому признаку.
Номенклатура дел оформляется по унифицированной форме, которая в
своё время была приведена в ЕГСД, ГСДОУ, Основных правилах работы
ведомственных архивов 1985 г. и с небольшими изменениями в расположении
грифов согласования вошла в Основные правила работы архивов организаций
2002 г., Методические рекомендации по разработке инструкций по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2009)
(Приложение 3, 4). Каждая графа номенклатуры заполняется по определённым
правилам.
В первой графе проставляется индекс каждого дела, включенного в
номенклатуру. Если номенклатура построена по структурной схеме, то индекс
дела
состоит из установленного в организации номера структурного
подразделения и порядкового номера дела в пределах этого подразделения,
например: 03-11, где 03 – номер подразделения, а 11 – номер дела в этом
подразделении.
Если номенклатура построена по функциональной схеме, то индекс дела
состоит из условного обозначения функции и порядкового номера дела в
пределах данного раздела, например: 03-11, где 03 – финансирование, а 11 –
номер дела в пределах данного раздела.
Если в организации откладывается небольшое количество дел, то
индексом дела в номенклатуре будет порядковый номер дела.
Составные части индекса обозначаются арабскими цифрами. Иногда в
организации образуются дела, не предусмотренные номенклатурой. Для
подобных дел в конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные
номера.
Во вторую графу вносятся заголовки дел. Необходимо отметить, что
заголовок дела представляет собой информационную характеристику о составе
и содержании документов, сформированных в дело. Он должен быть точным
(исключающим двойное толкование) и кратким, но не в ущерб содержанию.
Недопустимо употребление в заголовках неконкретных формулировок («разная
переписка», «разные вопросы», «разное»), вводных слов, сложных
синтаксических оборотов. Заголовок дела состоит из определённых элементов:
-название вида дела (переписка, книга, журнал, дело) или разновидности
документов (приказы, акты, протоколы, планы, отчёты);
-указание автора (название организации, структурного подразделения,
должностного лица);
-указание корреспондента или адресата (название организации, от
которой получены или которой адресованы документы);
-краткое содержание документа;
-название местности (территории), с которой связано содержание
документов дела;
-даты (период), к которым относятся документы;
-указание на копийность документов дела.
Состав элементов заголовка определяется
конкретным характером
документов, сформированных в дело. К числу обязательных элементов любого
заголовка относится название вида дела или разновидности документов и
краткое содержание документа:
Приказы ректора по основной деятельности
Переписка с государственными и муниципальными архивами о проведении
производственной практики студентов
Если в дело включены разные виды документов, то заголовок дела в этом
случае может начинаться с термина «дело» или «документы». Термин «дело»
употребляется,
если
документы,
помещенные
в
дело,
связаны
последовательностью производства, например:
Дело об ограблении магазина в посёлке Берёзовска Знаменского района…
Дело фонда...
Личное дело...
Термин «документы» используют в том случае, когда документы,
помещённые в дело, не связаны последовательностью производства. В этом
случае в заголовке даётся расшифровка термина «документы»:
Документы (проекты, отзывы, заключения и др.) о разработке учебных
программ
Документы (доклады, справки, предложения и др.) об охране окружающей
среды от выбросов вредных веществ и производственных отходов
Термин «документы» применяется также в заголовках тех дел, которые
являются приложением к какому-либо документу. В этом случае расшифровка
разновидностей документов внутри заголовка не даётся:
Документы к протоколам
Свердловской области
заседаний
коллегии
Управления
архивами
В качестве автора в заголовке могут приводиться краткое название
организации, коллегиального органа (совета, комиссии),
должности
сотрудников:
Протоколы заседания Учёного Совета университета
Докладные записки руководителей структурных подразделений
Обозначение автора обычно упускается в переписке.
Указание корреспондента (адресата), напротив, в переписке указывать
необходимо. Если переписка ведётся с одним корреспондентом, то в заголовке
даётся его название:
Переписка с ОАО «Спектр» о поставке продукции
Если в дело помещена переписка с несколькими однородными
корреспондентами, то их название в заголовке дела приводится обобщённо:
Переписка с руководителями филиалов о порядке работы с документами
Если в дело сформирована переписка с разнородными корреспондентами,
то в заголовок последние не выносятся. В этом случае указывается лишь
вопрос, по которому ведётся переписка:
Переписка об организации выставки…
Если группировка документов осуществляется по географическому признаку,
то в заголовке указывается название местности (территории) или обозначение
административно-территориальных единиц, с которыми связано содержание
документов:
Переписка с государственным архивом Свердловской области о подготовке
сборника документов «Урал в войне 1812 года»
Если содержание дела касается нескольких однородных административнотерриториальных единиц, то в заголовке указывается их обобщённое название:
Переписка с муниципальными архивами Свердловской области об организации
курсов повышения квалификации для работников архивов организаций –
источников комплектования
Порядок обозначения населённых пунктов должен быть следующим:
деревня (село) – город – район – область (край).
В заголовках дел, содержащих плановую или отчётную документацию,
указывается период, на или за который составлены документы. При этом в
начале заголовка обязательно указывается плановый или отчётный период:
Годовой план работы управления на 2010 г.
Квартальные отчёты управления за 2009 г.
Указание на копийность документов обязательно в заголовках дел с
распорядительной документацией. От наличия этого элемента зависит срок
хранения дела. Указание на копийность делается в конце дела:
Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии
Все заголовки в номенклатуре пишутся полностью. Систематизация
заголовков внутри разделов определяется степенью важности документов.
Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационнораспорядительную документацию, причём заголовки дел, содержащих приказы
и постановления вышестоящей организации, включаются перед заголовками
дел с приказами руководителя данной организации. Затем помещаются
протоколы коллегиальных органов, созданных при руководителе. Далее плановые документы: сначала прогнозы (перспективные планы), концепции
развития, потом годовые, квартальные, оперативные, планы. Аналогичным
образом располагаются отчёты. При внесении в номенклатуру переписки
сначала включают переписку с вышестоящей организацией, затем – с
организациями подведомственной сети и после – с другими организациями.
Внутри переписка может располагаться по корреспондентскому (по алфавиту
корреспондентов) или по вопросному признаку.
Появление в настоящее время электронных документов, их комплексов,
баз данных находит отражение в практической деятельности организаций при
составлении и работе с номенклатурой. С целью учёта и поиска необходимой
информации, зафиксированной на электронных носителях, во второй графе
номенклатуры в конце раздела могут указываться наименования папок с
файлами в памяти компьютера (специального сервера) или наименование баз
данных, особенности их построения (документно-ориентированная, объектноориентированная и др.).
Третья графа номенклатуры заполняется ежегодно в конце календарного
года. Своевременное заполнение этой графы чрезвычайно важно, так как на её
основании заполняется итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведённых в организации за год. Именно в ходе проведения этой работы
реализуется роль номенклатуры как учётного документа.
В четвёртой графе указываются сроки хранения дел, номера статей со
ссылкой на перечень (подробнее о перечнях cм. тему 7), типовую или
примерную номенклатуру или другой нормативный акт, устанавливающий
сроки хранения (закон, постановление).
В пятую графу вносятся названия нормативных актов, на основании
которых определяются сроки хранения документов, поставляются отметки о
заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах,
ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию, о
виде носителя информации; для электронных документов и баз данных –
компьютер (сервер), в котором они хранятся, ответственный за сохранность
информации и копирование.
По окончании календарного года службой ДОУ на основании данных
третьей графы заполняется итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведённых в году (см. Основные правила архивов организаций 2002 г.). При
наличии в номенклатуре электронных документов и баз данных организации
могут внести в итоговую запись сведения, касающиеся электронных
документов и баз данных. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в
обязательном порядке сообщаются архиву организации, а в номенклатуре об
этом делается отметка с указанием должности, подписи и расшифровки
подписи лица, сделавшего отметку.
В условиях внедрения компьютерных технологий номенклатура может
использоваться в электронной форме, что создаёт ряд преимуществ:
-сокращение количества заголовков дел (например, за счёт исключения из
состава номенклатуры копий распорядительных документов, поступающих в
структурные подразделения для сведения);
-возможность ускоренного поиска дел по номеру или по отдельным
словам, входящим в заголовок дела;
-возможность поиска по номенклатуре электронных файлов документов,
вошедших в состав того или иного дела;
-сокращение времени на корректировку, согласование, подписание, а
также возможность оперативного подключения для использования с даты
введения;
-возможность оперативного внесения изменений в течение года.
Контрольные вопросы
1.Назовите виды нгоменклатур дел.
2.В чём заключаются функции индивидуальной номенклатуры дел?
3.Чем отличается примерная номенклатура дел от типовой?
4.В соответствии с какой схемой может быть построена номенклатура дел?
5.Кто отвечает за разработку номенклатуры дел в структурном
подразделении?
6.С кем согласовывается номенклатура дел структурного подразделения?
7.Кто отвечает за составление сводной номенклатуры дел?
8.Назовите порядок подписания, согласования и утверждения номенклатуры
дел организации.
9.В течение какого времени действует согласованная номенклатура дел?
10.С какой целью проводится анализ документооборота при разработке
номенклатуры дел в организации?
11.Назовите элементы индекса дел в номенклатуре.
12.Назовите элементы заголовка дел.
13.В каких случаях заголовок дела в номенклатуре начинается с термина
«документы» и «дело»?
14.Что указывается в начале заголовка дел с планово-отчётной
документацией?
15.Как систематизируются заголовки дел в пределах структурного
подразделения?
16.С какой целью заполняется третья графа номенклатуры дел?
17.На основании каких нормативных актов определяются сроки хранения дел в
индивидуальной номенклатуре?
18.Какие сведения вносятся в итоговую запись номенклатуры?
19.В чём заключается преимущество ведения номенклатуры дел в электронном
формате?
Тема 2. Формирование дел и оперативное хранение документов и дел
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 формированием дел называется
«группирование исполненных документов
в дело в соответствии с
номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела».
В п. 30 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти (2009) обозначено: «Дела формируются в соответствии с номенклатурой
дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их
распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения , в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10
лет включительно) хранения».
В отечественной системе делопроизводства разработаны чёткие правила
формирования документов в дела. Их соблюдение способствует созданию
оптимальных условий для использования документов на стадии
делопроизводства и в последующий период их архивного хранения.
Требования к формированию документов в дела изложены в ГСДОУ,
Основных правилах работы ведомственных архивов (1986), Основных правилах
работы архивов организаций (2002), Методических рекомендациях по
разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти (2009). Порядок формирования дел конкретной
организации, специфика формирования отдельных категорий дел излагается в
её инструкции по делопроизводству. Важными нормативными актами,
способствующими правильному формированию документов в дела, являются
типовые, ведомственные, примерные перечни документов, а также типовые и
примерные номенклатуры дел.
Приступая к изучению темы, необходимо обратить внимание на
определение
термина
«дело».
В
соответствии
с
упомянутым
терминологическим стандартом дело – это «совокупность документов или
документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности,
помещённых в отдельную обложку». Формирование дел начинается с начала
года. Эта работа включает ряд операций:
-заведение папок в соответствии с количеством, обозначенным в
номенклатуре;
-оформление обложки дела – вынесение названия организации, названия
структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре, заголовка дела из
номенклатуры, срока хранения дела, обозначенного в номенклатуре, для дел
постоянного и долговременного сроков хранения - дата начала дела (по
времени включения в папку первого документа);
-раскладка документов по делам (ежедневно в течение года);
-систематизация документов внутри дела.
Дело считается заведённым после помещения в него первого
исполненного документа.
Формирование
дел
в
организациях
может
осуществляться
централизованно и децентрализованно. Централизованно дела формируются в
небольших организациях. В этом случае данной работой занимается секретарь.
Централизованно, в службе конфиденциальной документации, формируются
конфиденциальные документы. В крупных организациях подобная работа
осуществляется децентрализованно, в структурных подразделениях. В службе
ДОУ таких организаций (в канцелярии, секретариате, общем отделе)
формируются дела, в состав которых входят документы, поступившие на имя
руководителя или созданные им.
Ответственность за правильное формирование дел в структурных
подразделениях возлагается на их руководителей. Контроль над соблюдением
правил формирования дел в организации осуществляется руководителем
службы ДОУ и руководителем архива организации, а также сотрудниками
государственного или муниципального архива, источником комплектования
которого является данная организация.
Необходимо запомнить основные требования к формированию дел:
-в дела помещаются документы, которые по своему содержанию
соответствуют заголовкам дел, предусмотренных номенклатурой. Если в
течение года в организации появляются документы, не предусмотренные
номенклатурой дел, то они формируются в самостоятельные дела. Основанием
для такой группировки являются заголовки дел, внесённые в номенклатуру под
резервными номерами;
-недопустимо формировать в дела черновые и дублетные экземпляры
документов;
-в дела помещаются только исполненные документы. Сотрудники,
занимающиеся формированием дел, должны проверить правильность
оформления документов: наличие дат, подписей, регистрационных индексов, от
меток о снятии документа с контроля;
-не включаются в дело документы с пометкой «подлежат возврату»;
-документы постоянного и временного сроков хранения формируются в
разные дела. Отсюда, например, исходит требование формировать отдельно
приказы по основной деятельности и по личному составу, годовые и
квартальные планы (отчёты);
-дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.
Если количество листов в деле превышает указанный объём, то его делят на
тома. В таком случае дело имеет общий заголовок, но к нему добавляется
номер тома;
-документы могут подшиваться в дело вместе с приложениями к ним,
если, во-первых, совпадают сроки их хранения, во-вторых, если объём дела не
превышает допустимую норму. Если какое-либо требование не выполняется, то
документы-приложения формируются отдельно от основного документа:
приказы – отдельно от оснований для их издания (заявлений, докладных
записок), протоколы - отдельно от решений;
-ксерокопии факсограмм и телефонограммы помещаются в дела на общих
основаниях;
-в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке
инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти исполненные и законченные производством документы должны в 10дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы
ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам, ответственным за
ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования
их в дела;
-дела формируются за календарный год за исключением переходящих дел,
документов учебных заведений, театров.
К систематизации документов внутри дела также предъявляются
определённые требования, что обусловлено необходимостью быстрого поиска
документов на стадии их оперативного хранения и последующего
использования. Известны следующие признаки систематизации документов:
-хронологический;
-вопросно-логический;
-нумерационный;
-алфавитный.
По
хронологическому
признаку
располагаются
документы,
сформированные по номинальному признаку, например: приказы, протоколы,
акты.
По вопросно-логическому признаку – переписка: письмо-ответ следует
за письмом-запросом. Следует обратить внимание на то, что при
систематизации переписки вопросно-логический принцип выступает в
сочетании с хронологическим: документы располагаются по хронологии писемзапросов, за каждым письмом-запросом помещается письмо-ответ.
По нумерационному признаку располагают такие документы как
квитанции, накладные, которых за один рабочий день может быть создано
значительное количество.
В алфавитном порядке по фамилиям авторов, корреспондентов, по
географическим названиям, названиям объектов, например: алфавитные
карточки, лицевые счета.
Существует некоторая специфика группировки отдельных категорий
документов в дела:
-распорядительные документы формируются в дела по видам (приказы,
указания, решения, распоряжения), внутри дел – по хронологии;
-приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов
по личному составу;
-приказы по личному составу о приёме, перемещении, увольнении,
поощрении, смене фамилии группируются отдельно от приказов о
командировках, взысканиях;
-уставы, положения, инструкции формируются в самостоятельные дела,
если они не являются приложением к распорядительным документам,
которыми утверждаются;
-документы коллегий формируются в разные дела: в одно - протоколы и
решения, в другое – документы к заседаниям (повестка дня, доклады, проекты
решений и т.п.);
-утверждённые планы, отчёты сметы лимиты, титульные списки
группируются отдельно от проектов;
-документы в личных делах располагаются в хронологической
последовательности по датам поступления;
-предложения, заявления, жалобы граждан формируются отдельно от
общей переписки.
Изучая данную тему, следует остановиться и на вопросе, связанном с
хранением документов и дел в структурных подразделениях.
Документы, находящиеся на стадии исполнения, хранятся в специальных
папках, на которых обозначаются надписи «На подпись», «На отправку», «На
исполнение» и др. В течение дня папки находятся на столе у исполнителя, а
после окончания рабочего дня убираются в стол.
Исполненные документы помещаются в папки-скоросшиватели, папки с
мягкой системой крепления, папки-регистраторы. Для дел с постоянным или
долговременным сроком хранения целесообразно использовать папки с мягкой
системой крепления. В них документы располагаются в хронологической
последовательности, поэтому необходимость в пересистематизации дел в
конце года отпадает.
Дела, находящиеся на стадии делопроизводства, могут размещаться в
сейфах (конфиденциального характера), в шкафах с неподвижными секциями
или в шкафах-регистраторах, имеющих ряд самостоятельно вращающихся
вокруг общей оси полок. Чтобы обеспечить быстрый поиск необходимых дел,
на их корешках обозначают делопроизводственный индекс, присвоенный делу
по номенклатуре. Сами дела располагают на полках вертикально. Порядок
расположения дел должен полностью соответствовать номенклатуре.
Необходимо уяснить, что завершённые дела постоянного и
долговременного сроков хранения хранятся по месту их формирования не
более трёх лет, а затем передаются в архив организации. Дела временного
срока хранения (до 10 лет включительно) находятся в структурных
подразделениях до их выделения к уничтожению.
Дела могут выдаваться во временное пользование: другим
подразделениям - с разрешения руководителя службы ДОУ под расписку на
срок не более одного месяца, сторонним организациям – на основании их
письменных запросов с разрешения руководителя организации или его
заместителя, курирующего службу ДОУ по акту. На выданные дела заводится
карта-заместитель.
Контрольные вопросы
1.Что понимают под «формированием дел»?
2.В соответствии с каким нормативным актом формируются дела в
организации?
3.Назовите операции, с которых начинается формирование дел в организации?
4.С какого момента дело считается заведённым?
5.Что понимается под децентрализованной системой формирования дел в
организации?
6.Кто осуществляет контроль над соблюдением правил формирования дел в
организации?
7.Перечислите требования, предъявляемые к формированию дел в организации.
8.За какой период времени формируется дело в организации?
9.Назовите признаки систематизации документов в деле.
10.В чём заключается специфика группировки в дела приказов, уставов,
протоколов?
11.Как осуществляется хранение документов, находящихся на стадии
исполнения?
12.В течение какого времени хранятся дела в структурных подразделениях до
их сдачи в архив организации?
13.На какой срок выдаются дела подразделениям организации и сторонним
организациям во временное пользование?
Раздел 5. Подготовка документов и дел к передаче на хранение в
архив организации
Тема 1.Экспертиза ценности документов и оформление её результатов
В конце года каждая организация сталкивается с необходимостью
подготовки документов
и дел к передаче на хранение в архив
организации. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и
уничтожение предусматривает:
-экспертизу ценности документов;
-оформление дел;
-составление и оформление описей дел по результатам экспертизы их
ценности;
-составление и оформление актов на уничтожение документов и дел с
истекшими сроками хранения.
Чрезвычайно важным этапом работы с документами, завершёнными в
делопроизводстве, является экспертиза их ценности. В соответствии с ГОСТ Р
51141-98 «Экспертиза ценности документов – отбор документов на
государственное хранение или установление сроков их хранения на основе
принятых критериев». Необходимость проведения экспертизы ценности
документов
обусловлена
неравнозначным
характером
информации,
заключённой в документах.
Основными задачами экспертизы ценности документов являются:
-отбор документов на постоянное хранение с целью их включения в
состав Архивного фонда РФ;
-определение сроков хранения документов;
-выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
-замена утраченных по каким-либо причинам подлинников документов
их копиями.
Теоретическую основу экспертизы ценности документов составляют
принципы историзма, системности и целостности и специально разработанные
критерии, объединённые в группы по происхождению, содержанию, внешним
особенностям документов. Решение научно-методических вопросов, связанных
с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного
фонда РФ осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией
(ЦЭПК) Росархива.
В соответствии с законом «Об архивном деле в Российской Федерации»
(2004) экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях
любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности
субъекта РФ или муниципальной собственности. На основании экспертизы
ценности документов осуществляется и включение в состав Архивного фонда
РФ документов, находящихся в частной собственности.
Далее следует остановиться на этапах и организации экспертизы
ценности документов.
В проведении экспертизы ценности в организации выделяют три этапа:
-на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры, когда
определяются сроки хранения дел, намеченных к заведению, а также при
формировании дел и подготовке их к сдаче в архив организации;
-в архиве организации при подготовке дел к передаче на хранение в
государственный или муниципальный архив;
-при передаче дел на хранение в государственный или муниципальный
архив.
Для организации и
проведения работы по экспертизе ценности
документов, отбору дел на хранение и уничтожение, оказания методической
помощи структурным подразделениям в организациях создаются экспертные
комиссии (ЭК). Создание ЭК обязательно для организаций – источников
комплектования государственных, муниципальных архивов вне зависимости от
формы их собственности. Другие организации, поскольку они в равной мере
заинтересованы в качественном проведении экспертизы ценности своих
документов, также могут создавать и зачастую создают свои ЭК.
В министерствах и ведомствах, а также в крупных организациях со
сложной структурой создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК),
координирующие работу ЭК организаций подведомственной сети или ЭК
структурных подразделений.
ЭК (ЦЭК) создаётся приказом руководителя организации. В её состав
входят наиболее квалифицированные специалисты в количестве не более трёх
человек. Число членов ЭК (ЦЭК) определяется потребностями конкретной
организации, но всегда должно быть нечётным. В обязательном порядке в
состав комиссии включается заведующий архивом, а также руководитель
службы ДОУ, а при её отсутствии – заведующий канцелярией, секретарь и др.
(в зависимости от штата организации). В состав ЦЭК, кроме того, входит
представитель государственного архива, курирующий организацию. В состав
ЭК представитель государственного или муниципального архива может
входить в том случае, если архив сочтёт это необходимым.
Образец приказа о создании экспертной комиссии
АО «Пластик»
ПРИКАЗ
30.01.2010 №21
г. Екатеринбург
О создании экспертной
комиссии (ЭК)
Для организации работы по проведению научной и практической
экспертизы ценности документов
ПРИКАЗЫВАЮ:
1.Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:
председатель комиссии – Н.П. Сергеев, заместитель генерального
директора;
секретарь комиссии – Л.А. Петрова, заведующий архивом;
члены комиссии – Е.А. Долматова, заведующий канцелярией;
И. С. Репейников, главный бухгалтер; Д. С. Ярцева, руководитель кадровой
службы.
2.Председателю комиссии Н.П. Сергееву разработать положение об ЭК.
Срок исполнения – 20.02.2010.
3.Контроль исполнения приказа оставляю за собой.
Генеральный директор
В.Л. Соболев
Следует обратить внимание на то, что ЭК (ЦЭК) работает в постоянном
контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего органа
управления архивным делом (на территории Свердловской области – это
Управление архивами Свердловской области), от которого получает
необходимые организационно-методические указания и помощь в проведении
экспертизы.
В своей деятельности ЭК (ЦЭК) руководствуется специальным
положением. Положение об ЭК(ЦЭК) определяет функции, права,
организацию работы этой комиссии. Оно разрабатывается в организации,
согласовывается с ЭПК соответствующего архивного органа (для организаций
– источников комплектования государственных и муниципальных архивов) и
утверждается руководителем организации. Положение о ЦЭК федерального
органа исполнительной власти до его утверждения подлежит согласованию с
Росархивом.
Положения об ЭК (ЦЭК) организаций разрабатываются на основе
примерных положений об экспертной (1995) и центральной экспертной (1998)
комиссиях, разработанных Росархивом.
Основными функциями ЭК являются:
-осуществление методического руководства работой по экспертизе
ценности документов, подготовке их к архивному хранению, разработке
номенклатур дел и других нормативно-методических документов,
регламентирующих деятельность архива и делопроизводственной службы
организации;
-организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;
-согласование проектов номенклатур дел (подразделений и сводной),
описей дел постоянного хранения, по личному составу, а также
дел
долговременного срока хранения (свыше 10 лет), актов о выделении к
уничтожению дел с истекшими сроками хранения;
-вынесение предложений об изменении сроков хранения отдельных
документов или установлении сроков хранения документов, не
предусмотренных перечнями;
-контроль совместно со службой ДОУ и руководителем архива
организации над формированием дел в делопроизводстве подразделений и
качеством подготовки документов к передаче в архив организации;
-проведение инструктажей, консультативно-методической помощи
работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов.
Применительно к ЦЭК эти функции дополняются такими как контроль и
методическое руководство деятельностью ЭК подведомственных организаций
или структурных подразделений (если ЦЭК создана в организации со сложной
структурой), оказание им консультативно-методической помощи, участие в
мероприятиях по повышению квалификации их сотрудников.
Работа ЭК (ЦЭК) ежегодно планируется. Заседания комиссии проводятся
по мере необходимости. Решения принимаются коллегиально большинством
голосов, оформляются протоколом и вступают в силу после утверждения их
руководителем. Документирование деятельности ЭК (ЦЭК) возлагается на
секретаря комиссии.
Следует обратить внимание, что в некоторых случаях руководитель имеет
право утвердить протокол заседания ЭК (ЦЭК) только после рассмотрения
ЭПК соответствующего архивного органа (для федеральных органов
исполнительной власти – ЦЭПК Росархива). К числу протоколов, требующих
сначала утверждения ЭПК (ЦЭПК), относятся протоколы:
-об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;
-об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и
ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения и
типовыми и примерными номенклатурами дел.
Далее необходимо остановиться на порядке проведения экспертизы
ценности документов. Особое внимание при изучении этой части темы нужно
сосредоточить на периодичности проведения экспертизы, содержании
работы и методах её проведения.
Экспертиза ценности документов в организации осуществляется
ежегодно. В начале каждого года сотрудники структурных подразделений
распределяют свои документы на четыре группы:
-документы постоянного срока хранения – для передачи в архив
организации;
-документы долговременного (свыше 10 лет)срока хранения - для
передачи в архив организации;
-документы временного срока хранения (до 10 лет включительно),
подлежащие дальнейшему хранению в подразделениях;
-документы, сроки хранения которых истекли для выделения к
уничтожению.
Контроль
над
работой
подразделений
осуществляется
под
непосредственным методическим руководством работника архива организации.
С этой целью члены ЭК (ЦЭК) проверяют правильность оформления
документов и формирования дел, соблюдение сроков их хранения, полноту
состава, а после окончания этой работы правильность оформления
результатов экспертизы, т. е. описей дел постоянного и долговременного
хранения (в том числе по личному составу) и актов о выделении к
уничтожению документов и дел.
Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании
индивидуальной номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК
соответствующего
архивного
органа
(для
федеральных
органов
исполнительной власти – с ЦЭПК Росархива) и утверждённого руководителем
организации. Непосредственно к помощи примерной (типовой) номенклатур
или перечней с указанием сроков хранения (подробнее см. тему 7) на данном
этапе прибегают в том случае, когда в организации в течение года образовались
дела, не предусмотренные индивидуальной номенклатурой заранее или при
отсутствии индивидуальной номенклатуры дел за требуемый период.
Отсчёт времени, в течение которого должно храниться какое-либо
дело, включающее в себя управленческую документацию, ведётся с 1
января года, следующего за годом окончания дела производством. Так, если
дело завершено в 2009 г., а срок его хранения составляет 5 лет, то оно подлежит
выделению к уничтожению в январе 2015 г.
Проводя экспертизу, следует помнить, что определение сроков хранения
и отбор документов недопустимы лишь по заголовкам, обозначенным на
обложке дел. Объективные результаты экспертизы ценности документов могут
быть достигнуты путём полистного просмотра документов. В обязательном
порядке полистной экспертизе ценности подвергаются дела с пометкой «ЭПК».
Далее приступают к оформлению дел, отобранных в результате
экспертизы на постоянное и долговременное хранение (подробнее см. тему 8), а
после завершения этой работы оформляют результаты экспертизы ценности
документов.
Результаты
экспертизы
ценности
оформляются
следующими
документами:
-опись дел постоянного срока хранения;
-опись дел по личному составу;
-опись дел долговременного хранения (при условии наличия подобных
документов);
-акт о выделении документов к уничтожению (составляется на
документы всей организации).
Особое внимание при изучении данной темы необходимо уделить
описям. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «архивная опись – архивный
справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения
архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учёта и раскрытия их
содержания». Основой для составления описей является номенклатура дел.
Описи составляются в структурных подразделениях секретарями или
лицами, ответственными за делопроизводство при методической помощи
архива. Описи дел структурных подразделений являются основой для
подготовки сводной описи, которая составляется в архиве организации.
Структурные подразделения представляют описи в архив не позднее, чем
через три года после завершения дел в делопроизводстве (см. Методических
рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти);
Опись может составляться на дела организации в целом, если в течение
года образуется небольшое количество дел (не более 20).
Описи составляются по унифицированной форме (Приложение 5).
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером. Необходимо отметить, что порядок присвоения номеров делам в
структурных подразделениях и порядок присвоения номеров описям дел
структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом
организации.
Номера делам в сводной описи присваиваются в архиве. Порядок
нумерации дел в описи – валовый: если опись, начатая в 2000 г., завершена
делом под № 100, то следующий годовой раздел 2001 г. должен начинаться с
дела под № 101. Количество дел в одной описи не должно превышать
четырёхзначную цифру – 9999. Последующие дела учитываются в новой описи,
которой по листу фонда в архиве организации присваивается самостоятельный
учётный номер.
Совокупность информационных характеристик о составе и содержании
каждого дела называется описательной статьёй описи. В состав описательной
статьи (см. форму описи дел)
входят следующие информационные
характеристики:
-порядковый номер дела по описи;
-индекс дела по номенклатуре;
-заголовок дела;
-крайние даты документов входящих в состав дела;
-количество листов в деле;
-срок хранения дела для дел долговременного срока хранения.
Все информационные характеристики описательной статьи описи
должны соответствовать сведениям, вынесенным на обложку дела.
Если в опись внесено подряд несколько дел с аналогичными заголовками,
то первый заголовок пишется полностью, а все остальные обозначаются словом
«То же» с добавлением данных об индивидуальных особенностях дела. Однако
следует помнить, что на каждом новом листе и в начале годового раздела,
заголовок должен быть написан полностью.
В графе описи «Примечание» проставляются отметки о приёме дел,
особенностях их физического состояния, передаче дел другим подразделениям
и организациям и т.д.
В конце описи дел оформляется итоговая запись (см. форму описи дел)
В зависимости от состава документов в организации составляются
самостоятельные описи электронных документов постоянного хранения, описи
дел по личному составу. Управленческая, научно-техническая документация,
отдельные комплексы электронных документов включаются в самостоятельные
описи.
Описи дел структурных подразделений подписываются составителем с
указанием его должности, согласовываются руководителем службы ДОУ и
утверждаются руководителем структурного подразделения. При наличии в
подразделении ЭК, опись до её утверждения согласовывается с ЭК.
Описи дел структурных подразделений составляются в двух
экземплярах: один остаётся в подразделении, другой передаётся в архив
организации. При наличии в подразделении ЭК опись составляется в трёх
экземплярах. Годовой раздел сводной описи составляется в архиве организации
в четырёх экземплярах.
Следующим шагом в оформлении результатов экспертизы ценности
документов после составления описей является составления акта о выделении
документов к уничтожению (Приложение 6). Акт составляется на все дела
организации, выделенные к уничтожению. Дела включаются в акт, если
установленный для них срок хранения истёк к 1 января года, в котором
составлен акт, например: дело с 3-летним сроком хранения, заведённое в 2005
г., может быть включено в акт и выделено к уничтожению не ранее 1 января
2009 г.
Описи и акт рассматриваются на заседании ЭК (ЦЭК), описи дел
постоянного хранения утверждаются ЭПК соответствующего архивного органа,
описи дел по личному составу согласовываются с ней. После этого описи и акт
утверждаются руководителем организации. После утверждения акта
руководителем, организация имеет право уничтожить свои дела, внесённые в
акт. В организациях, не передающих документы на государственное или
муниципальное хранение, результаты экспертизы оформляются аналогичным
образом, но документы выделяются к уничтожению после утверждения описей
дел по личному составу, описей дел долговременного хранения (при их
наличии) и актов о выделении дел к уничтожению руководителем организации.
Дела передаются на переработку (утилизацию) по приёмо-сдаточной
накладной, в которой указывается дата передачи, количество сдаваемых дел и
вес бумажной макулатуры.
После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется отметка
«Уничтожено. См. акт от…№…» с указанием должности, фамилии, подписи
лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты (см.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти).
Контрольные вопросы
1.Что понимают под экспертизой ценности документов?
2.Назовите задачи экспертизы ценности документов.
3.Какие документы подлежат экспертизе ценности документов?
4.Назовите этапы экспертизы ценности документов.
5.Какую роль при организации проведения экспертизы ценности документов
играет экспертная комиссия (ЭК)?
6.Кто включается в состав ЭК?
7. Каким организационно-правовым актом регламентируется деятельность
ЭК организации?
8.Назовите функции ЭК (ЦЭК).
9.С какой периодичностью проводится экспертиза ценности документов?
10.На какие группы делятся документы в результате проведения экспертизы
ценности документов?
11.Как ведётся отсчёт времени, в течение которого дело должно храниться в
организации до уничтожения?
12.Какими документами оформляются результаты экспертизы ценности
документов?
13.На какой нормативный акт опираются при составлении описей дел?
14.Кем составляются сводные описи дел?
15.Каков порядок нумерации дел в описи?
16.Назовите порядок подписания, согласования и утверждения описи дел
структурного подразделения.
17.Кем согласовываются и утверждаются описи дел
организаций,
передающих документы в государственный (муниципальный) архив?
Тема 2. Перечни документов
Как уже отмечалось, первым этапом экспертизы ценности документов в
организации является разработка номенклатуры дел. Именно в номенклатуре
обозначаются сроки хранения документов. Основанием для определения сроков
хранения дел при разработке номенклатур являются перечни. Непосредственно
к перечням прибегают и в том случае, если в организации возникает
необходимость в проведении экспертизы ценности документов, но
номенклатура дел отсутствует.
Перечни документов – это систематизированные списки документов
учреждений, организаций и предприятий (далее – организаций), содержащие
нормативные указания о сроках хранения документов или о составе
документов, приём которых на государственное, муниципальное хранение
обязателен. Современную систему перечней составляют:
-перечни документов с указанием сроков хранения;
-перечни документов постоянного срока хранения;
-перечни документов постоянного и временного хранения.
К числу перечней документов с указанием сроков хранения относятся
типовые, ведомственные и примерные перечни.
В состав типовых перечней включены типовые документы. Наличие
таких документов характерно для всех организаций, так как все они в ходе
своей деятельности выполняют ряд аналогичных функций: распорядительных,
контроля, планирования, финансирования, кадрового обеспечения и др. В
деятельности
организаций,
занимающихся
научно-технической
и
производственной деятельностью, так же образуются аналогичные документы
при осуществлении ими научно-исследовательской деятельности, разработки
технологических процессов, строительства, охраны объектов интеллектуальной
собственности, охраны окружающей природной среды, проектирования и
создания
автоматизированных
систем
научно-технического
и
производственного назначения и др. Перечни типовых архивных документов с
указанием сроков их хранения в соответствии с ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации» (М., 2004) утверждаются Росархивом.
Необходимо уяснить, что типовые перечни
предназначены для
использования в качестве основных нормативных документов при определении
сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых документов,
т. е. общих для всех или большинства организаций, в том числе
негосударственных.
В настоящее время действуют следующие типовые перечни с указанием
сроков хранения документов:
-Перечень типовых документов, образующихся в деятельности
госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и
предприятий, с указанием сроков хранения документов (М., 1989) –
применительно к управленческим документам, созданным по 1994 г.
включительно, действует первая часть этого перечня;
-Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) –
применительно к управленческим документам, образовавшимся с 1995 г.;
-Перечень типовых архивных документов, образующихся в научнотехнической и производственной деятельности организаций, с указанием
сроков хранения (2008).
Ведомственные перечни – это систематизированные списки документов
учреждений, организаций и предприятий (далее – организаций) одного
ведомства, одной отраслевой системы. В состав подобных перечней
включаются и типовые документы, отражающие типовые функции, и
специфическая документация, наличие которой характерно только для данной
отраслевой системы. Ведомственные перечни разрабатываются федеральными
органами исполнительной власти, согласовываются с Росархивом,
утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти. В
качестве примера таких перечней можно привести:
-Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с
указанием сроков их хранения (М., 1999);
-Перечень документов, образующихся в деятельности Государственной
думы Федерального собрания РФ (М., 1999);
-Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального
банка РФ, с указанием сроков хранения (М., 2000) и др.
Примерные перечни по сути являются методическими пособиями при
проведении экспертизы ценности документов. Они разрабатываются для групп
однородных организаций, а также для больших по объёму фондов. К числу
примерных перечней относятся:
-Перечень документов, образующихся в деятельности кредитных
организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000);
-Примерный перечень управленческих документов негосударственных
коммерческих организаций
(включен в состав справочного пособия
«Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в
деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных
товариществ, производственных кооперативов» (М., 1996).
Перечни документов постоянного срока хранения предназначены в
основном для работников архивов, однако их можно использовать и на стадии
разработки номенклатур, и на стадии отбора документов для сдачи в архив
организации.
Примером перечней постоянного срока хранения являются:
- Перечень документов, подлежащих приёму в государственные архивы
СССР (М., 1973);
-Перечень научно-технической документации, подлежащей приёму в
государственные архивы России (М., 1998).
Перечни документов постоянного и временного хранения
представляют собой новый тип перечней, появившийся в 1990-е гг. В их состав
включены документы постоянного и временного срока хранения, но последние
не дифференцированы по срокам хранения и обозначены «тяготеющими» к
постоянному сроку хранения. Судьба этих документов в каждом конкретном
случае должна решаться в ходе экспертизы их ценности. К таким перечням
относятся, например:
-Примерный перечень документов постоянных и долговременных сроков
хранения, образующихся в деятельности районных и городских узлов
технических связей (Омск, 1998);
-Примерный перечень управленческих документов негосударственных
организаций, которые могут быть приняты на хранение в государственные или
муниципальные архивы (включен в состав методических рекомендаций
ВНИИДАД «Отбор на хранение управленческих документов, образующихся в
деятельности негосударственных организаций (новых экономическиххозяйственных структур» (М.,1997).
Таким образом, для определения сроков хранения документов,
находящихся на стадии делопроизводства или архивного хранения,
специалистами разработана система перечней. Вместе с тем, следует иметь в
виду, что работа над созданием и совершенствованием перечней всегда
обусловлена изменениями, происходящими вследствие административных
реформ, совершенствования технологий в различных сферах, появления новых
направлений деятельности, отраслей и т. д. Сегодня в работе над перечнями в
качестве главных задач необходимо выделить следующие:
-внести необходимые дополнения в Перечень типовых управленческих
документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков
хранения 2000 г.;
-осуществить доработку Перечня типовых архивных документов,
образующихся в научно-технической и производственной деятельности
организаций с указанием сроков хранения 2008 г.;
-добиться наличия согласованных с Росархивом и утверждённых в
установленном порядке перечней с указанием сроков хранения
всех
отраслевых управленческих систем.
Выделяя перечни в качестве основополагающих нормативных и
методических актов для проведения экспертизы ценности документов, нужно
иметь в виду, что сроки хранения отдельных категорий документов в
некоторых случаях могут быть прописаны в других нормативных документах,
законодательных актах. Так, в ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995
№ 208-ФЗ прописано, что сроки хранения их документов устанавливаются
федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг. Таким
органом сначала являлась Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг (ныне
– Федеральная служба по финансовым рынкам), которая в 2003 г. утвердила
«Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», в
котором перечислены документы постоянного срока хранения, а для остальных
документов определено, что они должны храниться в соответствии с Перечнем
типовых документов…2000 г.
Контрольные вопросы
1.Для каких целей составляются перечни документов?
2.Какие виды перечней составляют современную систему перечней?
3.Назовите виды перечней с указанием сроков хранения.
4.Назовите типовые перечни, действующие в настоящее время.
5.Чем отличается типовой перечень с указанием сроков хранения документов
от ведомственного?
6.Кем утверждаются типовые перечни?
7.Кем разрабатываются, с кем согласовываются и кем утверждаются
ведомственные перечни?
8.Приведите пример перечня документов постоянного срока хранения.
9.Какими нормативными актами кроме перечней устанавливаются сроки
хранения документов?
Тема 3. Оформление дел.
От качественного оформления дел зависит не только сохранность
документов, но и обеспечение их быстрого поиска. Оформление дел начинается
в начале года при формировании документов в дела и завершается в конце года
при проведении работ по подготовке дел к сдаче на хранение в архив. Дела
временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых ещё
не истекли, остаются в структурных подразделениях до истечения сроков их
хранения и дополнительной обработке не подвергаются. Описи дел на них не
составляются.
Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет)
подвергаются полному оформлению, которое включает:
-подшивку дел или их переплёт;
-нумерацию листов дела;
-составление и оформление листа-заверителя дела;
-составление и оформление в необходимых случаях внутренней описи
документов дела;
-оформление обложки дела.
На эти дела составляются описи дел.
Оформление дел осуществляется службой ДОУ, работниками
структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива
организации.
Пред подшивкой или переплётом проверяется систематизация листов в
деле. Если документы были помещены не в папку с мягкой системой
крепления, а в папку-скоросшиватель, то проводится пересистематизация
документов. Их нужно переложить таким образом, чтобы документы,
заведённые в начале года, располагались сверху, а документы, заведённые в
конце года, завершали дело.
Перед подшивкой документов в начало дела при необходимости
помещается бланк внутренней описи документов дела (Приложение 7).
Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, а необходимость
в ней возникает, то она может быть подклеена к внутренней стороне лицевой
обложки дела за верхнюю часть листа.
В конец дела в обязательном порядке подшивается чистый бланк листазаверителя (Приложение 8). Для бланка листа-заверителя следует
использовать лист бумаги формата А4, так как он служит не только для
закрепления информации о количестве листов, особенностях формирования и
нумерации, но и может являться в течение определённого времени средством
обеспечения сохранности последнего листа дела при поражения обложки
грибком. В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне
последнего чистого листа, в картотеках – на отдельном чистом листе формата
карточки.
Документы, входящие в состав дела, подшиваются в твёрдую картонную
обложку в 4 прокола или переплетаются. При подшивке (переплёте) дел
следует обращать внимание на то, чтобы текст слева был читаем, иначе, при
необходимости снять копию с какого-либо документа, нужно будет расшивать
дело. При подготовке дел к подшивке (переплёту) металлические скрепки из
документов удаляются.
Если в деле имеются невостребованные личные документы (трудовые
книжки, военные билеты, удостоверения), их следует поместить в конверт,
который и будет подшит в дело. При наличии большого количества подобных
документов, они изымаются из дела, и на них составляется самостоятельная
опись.
Чтобы обеспечить сохранность листов в деле, закрепить порядок
расположения документов дела, все листы дела, кроме внутренней описи,
нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу простым карандашом
или нумератором. Листы внутренней описи нумеруются самостоятельно.
Иллюстративные документы (фотографии, чертежи, диаграммы), подшитые в
качестве самостоятельных листов, нумеруются на оборотной стороне, на
верхнем поле листа. Неформатные листы (А3, А2) подшиваются за один край,
нумеруются как и лист А4 – в правом верхнем углу. Для хранения в деле
неформатные листы заворачиваются таким образом, чтобы не выходить за
границы обложки. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями,
выписками, марками и др.) нумеруется как один лист, но если те же документы
подклеены к основному листу одним краем, то каждый документ нумеруется
отдельно. Чистые листы в деле не нумеруются. Если в дело подшит конверт с
вложениями, то вначале нумеруется конверт, а затем, очередными номерами, вложения.
Если в деле выявлено большое количество ошибок при нумерации, то
листы в деле перенумеровываются. При этом старые номера зачёркиваются, а
рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый листзаверитель, который подклеивается за верхнюю часть листа на внутреннюю
сторону обложки (аналогичным образом поступают, если дело первоначально
было подшито или переплетено без листа-заверителя). Старый лист-заверитель
зачёркивается, но сохраняется в деле. Внутренняя опись и лист-заверитель
заполняются после завершения нумерации листов в деле.
Далее приступают к оформлению обложки дела. Обложка также
составляется по унифицированной форме (Приложение 9)
Наименование и код государственного или муниципального архива, в
который должны по истечении определённого времени поступить документы,
заполняются в самом архиве. В архиве организации номер фонда в архивном
шифре указывается карандашом. Окончательный номер фонду будет присвоен
и обозначен в государственном или муниципальном архиве при поступлении
документов.
Наименование организации на обложке
должно соответствовать
наименованию, которое носила организация в данный период. Если
наименование менялось в течение года, то прежнее наименование заключается
в скобки, а новое обозначается ниже. Аналогичным образом поступают при
изменении наименования структурного подразделения.
Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел.
В заголовок дела, обозначенный в номенклатуре, вносятся необходимые
уточнения исходя из фактического состава и конкретного содержания
документов, и после этого он выносится на обложку.
Если дело состоит из нескольких томов, то на обложку выносится общий
заголовок и номер тома.
В заголовках дел, содержащих копии документов, в конце заголовка
после точки с заглавной буквы пишется слово «Копии».
При обозначении крайних дат на обложке число и год пишется арабскими
цифрами, а месяц – прописью. Если дело было начато в производстве одной
организации, а завершено в другой, то дата на обложку такого дела
представляется в виде дроби. Так, если первый документ, включенный в дело
при его заведении, датирован 12 января 2009 г., 15 мая 2009 г. дело было
передано в другую организацию, а последний документ, помещенный в дело во
второй организации, датируется 29 декабря 2009 г., то дата будет выглядеть
следующим образом:
12 января
-------------- - 29 декабря 2009 г
15 мая
Количество листов в деле выносится на обложку с листа-заверителя.
Сроки хранения обозначаются на основе номенклатуры дел, например:
«Хранить 75 лет», «Хранить постоянно».
В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше
10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Передача дел
осуществляется по описям в соответствии с графиком, составленным
руководителем архива и утверждённым руководителем организации.
Особое внимание нужно обратить на сроки передачи дел: не ранее, чем
через год и не позднее, чем через 3 года после года, в котором документы
были помещены в дело на хранение (см. Методические рекомендации по
разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти).
Контрольные вопросы
1.Какие дела подлежат полному оформлению?
2.Что включает в себя полное оформление дел?
3.Какие требования нужно соблюдать при подшивке дел?
4.Какие функции выполняет внутренняя опись документов в деле?
5.Какие функции выполняет лист-заверитель дела?
6.Как следует поступить, если дело подшито без бланка листа-заверителя?
7.Назовите основные требования, предъявляемые к нумерации листов в деле.
8.Какие информационные характеристики о составе и содержании
документов выносятся на обложку дела?
9.Как долго дела могут храниться в структурных подразделениях организации
до их сдачи в архив?
Сайты, содержащие нормативно-правовые и методические
акты в сфере документационного обеспечения управления
1.Гарант – garant.ru.
2.Консультант – consultant.ru.
3.Федеральная архивная служба России (Росархив) – http://www.rusarchives.ru.
4.Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) –
http://www.vniidad.ru.
5.Информационный портал – http://www.document.ru.
6.Консалдинговая группа «Термика» - http://www.termika.ru.
7.Компания «Документум Сервисиз СНГ» http://www.dokumentum.ru/solutions/rm.html.
8.Корпорация «Электронный архив» - http://www.elar.ru.
9.Компания «Электронные офисные системы» - http://www.eos.ru.
10.Компания «Лаборатория Новых Информационных Технологий « Ланит –
http://www.landocs.ru.
11.Конфоренция –выставка по электронному документообороту и
автоматизации управления – http://www.DOCFLOW.ru.
Рекомендуемая литература
1.Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя. М.: Эксмо, 2009.
2.Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к
последующему хранению и использованию: Учеб. пособие. М., 1996.
3.Делопроизводство (Организация и технология документационного
обеспечения управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА,2000.
4.Делопроизводство в системе государственной службы. М.: РАГС, 2000.
5.Делопроизводство: Учебник для вузов/Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю.
Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.:
МЦФЭР, 2004.
6.Корнеев
И.К.Основы
компьютерной
информационной
управленческой деятельности: Учеб. пособие М.: ГУУ.
поддержки
7.Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М., 2002.
8.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное
управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2003.
обеспечение
9. Кузнецова Т.В. Вопросы документационного обеспечения управления в
Типовых регламентах федеральных органов исполнительной власти //
Делопроизводство. 2005 № 4.
10.Ларин М.В. О государственной политике в сфере ДОУ // Делопроизводство.
2005. № 1.
11.Ларин М.В., Рысков О.И. Управление документами на основе
международного стандарта ISO 15489 -2001. Метод. Пособие. М.: ВНИИДАД,
2005.
12.Митченко О.Ю. Организационная структура государственного и
муниципального управления документацией в РФ // Делопроизводство. 2004. №
2.
13.Организация работы с документами: Учебник/Под ред. Проф. В.А. Кудряева.
М.: Инфра-М, 2002.
14.Павлюк Л.В., Воробьёв Н.И. Справочник по делопроизводству и основам
работы на компьютере. М.; СПб., 1997.
15.Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы
офиса. М.: Мастерство, 2006.
16.Пшенко
А.В.
Документационное
обеспечение
(делопроизводство): Учеб. пособие. М.: ФОРУМ-ИНФРА, 2002.
управления
17.Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практическое пособие. М.:
Юрайт-Издат, 2004.
18.Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. Правда об электронном
документообороте. М.: ДМК Пресс, 2002.
19.Санкина Л.В. Делопроизводство: Справ. Пособие. М.: МЦФЭР, 2002.
20.Саттои М., Дою Д. Корпоративный документооборот: принципы,
технологии, методология внедрения. СПб.: Азбука; ООО «БМикро», 2002.
21.Справочник по деловой переписке. М.: Межрегионсервис, 1996.
22.Чуковенков А.Ю. Регламент // Секретарь-референт. 2005. № 3.
23.Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов. М.:
Проспект, 2004.
24.Янковая В.Ф. Табель форм документов учреждения: назначение и порядок
разработки// Делопроизводство. 1998. № 2.
25.Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. М.: МЦФЭР, 2004.