«Утверждаю» Генеральный директор ООО «Чебурека»

«Утверждаю»
Генеральный директор
ООО «Чебурека»
______________________
/ _________________ /
«___» _____________ 20___г.
Регламент по заключению договоров
№
п/п
1.
2.
Наименование действия
Менеджер отдела направляет контрагенту по электронной
почте типовой договор, образец протокола разногласий и
перечень документов
Менеджер получает от контрагента по электронной почте
документы и заполняет таблицу с перечнем документов с
указанием наличия или отсутствия того или иного документа
из перечня
3.
Менеджер согласовывает контрагента и существенные
условия сделки с руководителем отдела (по электронной
почте)
4.
Менеджер направляет в юридический отдел и службе
безопасности (СБ) по электронной почте заполненный
договор, протокол разногласий (при наличии), заполненную
таблицу с перечнем документов и сами документы
контрагента, а также информацию о согласовании
контрагента и существенных условий договора с
руководителем отдела
Юридический отдел и СБ рассматривают документы в
течение трех рабочих дней
5.
6.
Юридический отдел и сотрудник СБ согласовывают
контрагента и документы или направляют менеджеру по
электронной почте свои замечания по представленным
документам и при необходимости запрос на дополнительные
документы
7.
Менеджер направляет контрагенту дополнительный запрос
юридического отдела (при наличии такого запроса). После
получения ответа контрагента менеджер направляет в
юридический отдел и СБ полученную информацию и/или
документацию
Если не достигнуто согласие по каким-либо пунктам
договора, менеджер направляет руководителю отдела по
электронной почте соответствующие документы (договор,
протокол разногласий) с указанием пункта (пунктов),
согласие по которым не достигнуто. Руководитель отдела
принимает решение о согласовании договора либо об отказе
в согласовании.
8.
Примечание
В исключительных случаях, с одобрения
руководителя отдела допускается
получение от контрагента текста
договора в его редакции. В этом случае
менеджер получает у контрагента
информацию о порядке оформления
изменений в договоре (протокол
разногласий или исправления текста
непосредственно в договоре)
К существенным условиям, в частности,
относятся: сумма, порядок оплаты (аванс,
отсрочка), размер неустойки за
неисполнением контрагентом условий
договора, порядок доставки товара и др.
Документы можно разместить на сетевом
ресурсе. В этом случае направляется
соответствующая ссылка
Допускается увеличение срока (как
правило, не более десяти рабочих дней)
по причине представления контрагентом
своего варианта договора либо большой
загрузки юридического отдела и/или СБ.
Если направляется одновременно
документы по нескольким контрагентам,
менеджер обязан расставить приоритеты
СБ направляет свой ответ в юридический
отдел, который может запросить у СБ
некоторые комментарии. Информация СБ
является конфиденциальной и не
разглашается менеджеру отдела и/или
руководителю отдела
Указанные действия осуществляются в
том же порядке (пункты 1-6 Регламента).
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Менеджер передает в юридический отдел на бумажных
носителях лист согласований, договор, протокол разногласий
(при наличии), комплект документов контрагента,
удостоверенный надлежащим образом
Юрист юридического отдела, рассматривающий данного
контрагента, проверяет представленные документы и ставит
свою роспись на листе согласований.
Срок согласования – не более ½ рабочего дня.
Увеличение данного срока допускается по уважительным
причинам, таким, например, как отъезд юриста на судебный
процесс.
В случае болезни или отпуска юриста согласование
происходит другим юристом, который временно исполняет
обязанности отсутствующего коллеги.
В случае наличия в договоре несогласованных пунктов
юрист ставит свою подпись с указанием в примечаниях
пунктов договора, которые не согласованы и причин не
согласования (коротко).
В случае несогласования контрагента и/или договора
юридическим отделом или СБ на листе согласований юрист
ставит оговорку «не согласовано юр. отделом» и/или «не
согласовано СБ»
Менеджер передает руководителю отдела договор, протокол
разногласий (при наличии) и лист согласований
Менеджер передает секретарю руководителя организации
договор, протокол разногласий (при наличии) (в двух
экземплярах) и лист согласований
Секретарь руководителя передает руководителю документы
на подпись
После подписания руководителем документов, секретарь
ставит печать на документах и сообщает менеджеру о
готовности документов
Менеджер забирает у секретаря подписанные документы и
передает один экземпляр контрагенту. Со второго экземпляра
менеджер отдела с помощью секретарей изготавливает
сканированные копии документов, включая лист
согласований. Оригиналу документов передаются на
хранение в бухгалтерию, о чем составляется менеджеров
соответствующая опись в двух экземплярах (один для
бухгалтерии, один для менеджера). Сканированные
документы размещаются на сетевом ресурсе
В случае получения менеджером или руководителем отдела
новой информации о контрагенте в части изменения адреса,
наименования, владельцев, руководителя и т.п., у данного
контрагента запрашиваются необходимые документы, о чем
уведомляется также бухгалтерия, юридический отдел и СБ
СБ с периодичностью не реже одного раза в год проверяет
информацию о контрагенте в части изменения адреса,
наименования, владельцев, руководителя и т.п. В случае
выявления таких изменений СБ направляет в юридический
отдел и руководителю отдела соответствующую
информацию с требованием о предоставлении контрагентом
соответствующих документов в разумный срок. Дальнейшие
действия осуществляются строго в соответствии с
Регламентом.
Руководитель отдела ставит на листе
согласований свою подпись и, при
необходимости, указывает в примечаниях
свою ответственность за заключение
данного договора с указанием причин
согласования (коротко)
В местах, где следует руководителю
поставить подпись, приклеивается стикер
Несоблюдение настоящего Регламента является нарушением работником своих должностных обязанностей и
влечет за собой дисциплинарную ответственность.
Приложение к Регламенту
по заключению договоров
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ договора
(курсивом указан пример заполнения)
Наименование контрагента
(сокращенное)
OOO «Крокодил Генка»
ОГРН (или ИНН) контрагента
1037712345678910123
Договор на оказание услуг по ремонту помещений по адресу: _________ .
Предмет договора (коротко)
Договор типовой (без изменений)
ДА / НЕТ
Договор с протоколом
разногласий
ДА / НЕТ
Должность
Фамилия И.О.
Дата
Подпись и оговорки
Руководитель отдела
Крестьянинов Г.Г.
03.01.2013
(роспись) – с примечаниями
Юрист
Правоверов Ю.Ю.
01.01.2013
(роспись) – с примечаниями
Менеджер
Шустров Б.Б.
31.12.2012
(роспись)
Примечания
Юр. отдел – не согласованы пункты 3.7 (не согласны с авансом 100 %) и 6.2 договора (не согласны с неустойкой 3 %
в день. По контрагенту не представлены бухгалтерский баланс и/или налоговые декларации, поэтому есть риск
отнесения данного контрагента к недобросовестным налогоплательщикам.
Руководитель отдела – аванс согласован, неустойка согласована. Недостающие документы менеджеру повторно
запросить в течение исполнения договора. В случае отказа – направить соответствующий запрос в налоговый
орган по месту нахождения контрагента.