Свидетельствование верности копий документов и выписок из них

Свидетельствование верности копий документов и выписок из них
М.И.Бжинаева,
нотариус Нальчикского нотариального округа КБР
Рассматриваемое нотариальное действие лишь на первый взгляд представляется не
сложным, так как предъявляемые нотариусу документы, для свидетельствования верности
их копий, весьма разнообразны. В действительности же нотариус должен обладать
знанием многочисленных нормативных актов, регулирующих порядок оформления того
или иного документа а также ориентироваться в вопросах делопроизводства различных
органов, в компетенцию которых входит выдача свидетельствуемых документов.
В соответствии со статьей 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате
от 11 февраля 1993 г. № 4462-1 (далее – Основы) в случае отсутствия в поселении
нотариуса глава местной администрации поселения и специально уполномоченное
должностное лицо местного самоуправления поселения (далее - должностные лица
местного самоуправления) имеют право совершать определенные нотариальные действия,
в том числе свидетельствовать верность копий документов и выписок из них.
В соответствии со ст.77 Основ, нотариус свидетельствует верность копий документов и
выписок из них, выданных органами государственной власти в соответствии с
законодательством РФ, юридическими лицами, а также гражданами при условии, что эти
документы не противоречат законодательным актам Российской Федерации.
Верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из
которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных
между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа
по определенному вопросу.
В соответствии со ст.78 Основ, верность копии документа, выданного гражданином,
свидетельствуется нотариусом в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на
документе засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия,
учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина.
В соответствии со ст.79 Основ, верность копии с копии документа свидетельствуется
нотариусом при условии, если верность копии засвидетельствована в нотариальном
порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит
подлинный документ. В последнем случае копия документа должна быть изготовлена на
бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что
подлинный документ находится у юридического лица.
Удостоверительные надписи производятся по формам, утвержденным Приказом
Министерства юстиции РФ от 10 апреля 2002 года № 99 «Об утверждении форм реестров
для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и
удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах».
Удостоверительная надпись о свидетельствовании верности копии документа
производится по форме № 51:
«Я (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной
конторы или нотариального округа), свидетельствую верность этой копии с подлинником
документа. В последнем подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных
исправлений или каких-либо особенностей нет».
Далее указывается регистрационный номер в реестре, госпошлина (тариф), печать и
подпись (с расшифровкой) нотариуса.
Форма удостоверительной надписи не учитывает, каким способом произведено
изготовление самой копии свидетельствуемого документа: ксерокопирование,
фотокопирование, переписывание от руки.
Изготовление копий документов путем ксерокопирования предпочтительнее, поскольку
подпись должностного лица или гражданина на документе при изготовлении копии не
способом ксерокопирования заменяется штампом «подпись» и это исключает
возможность в дальнейшем при необходимости сличить подписи на подлиннике
документа и на копии с него. Ксерокопия же полностью воспроизводит подписи.
Для нотариального свидетельствования верности копии с документа в нем не должно
быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений. В том
случае, если документ имеет неясный текст ввиду наличия каких-либо недочётов, не
позволяющих прочесть все в нем написанное в первоначальном начертании, залит
чернилами, краской, исполнен карандашом, изложен на нескольких листах, не
пронумерованных и не скрепленных (не прошитых) надлежащим образом, нотариус
обязан отказать в совершении нотариального действия по свидетельствованию копии с
этого документа, так же как и в случаях невозможности прочитать текст печати при
нечетком, смазанном или стертом оттиске.
При нотариальном удостоверении копии документа нотариус сначала выясняет, нет ли в
законе запрещения свидетельствовать копию с данного документа, затем проверяет
соответствие документа требованиям законодательных актов, надлежащее оформление
документа. Нотариус должен удостовериться в том, что на документе отчетливо видны
штамп и печать организации, дата выдачи документа, подписи лиц, что нет никаких
неоговоренных исправлений, а также подчисток, что документ выдан правомочным на то
учреждением.
Установив полное соответствие копии документа с подлинником, нотариус
свидетельствует верность копии. Нотариально засвидетельствованная копия документа,
если она изготовлена не методом ксерокопирования, должна воспроизводить точный
текст подлинного документа, указание подписей должностных лиц, где вместо росписи
должностного лица, подписавшего документ, делается отметка «подпись», вместо печати
— «печать» с текстом расшифрованной печати. Затем следует удостоверительная надпись
нотариуса о свидетельствовании верности копии (форма № 51), фиксируется регистрация
в реестре с указанием номера, сумма взысканной госпошлины (тарифа), производится
подпись нотариуса с приложением оттиска его печати.
Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается,
пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса с приложением
печати.
Обратиться за свидетельствованием копии может как владелец документа, так и по его
поручению иное лицо (без доверенности). При себе достаточно иметь документ,
удостоверяющий личность обратившегося и подлинник документа.
Итак, свидетельствование копии документов и выписок из них производится нотариусом
при одновременном наличии следующих условий:
во-первых, документы, верность копий или выписки из которых свидетельствуются, не
должны противоречить законодательным актам Российской Федерации;
во-вторых, эти документы должны иметь юридическое значение.
Документ противоречит законодательным актам Российской Федерации, в том случае,
если его содержание противоправно, например, документ представляет собой текст
мнимой или притворной сделки, договора купли-продажи не подлежащего гражданскому
обороту имущества, или документ содержит сведения, порочащие честь и достоинство
гражданина, деловую репутацию организации, а также информацию, относящуюся к
банковской, медицинской, коммерческой тайне.
Нотариально свидетельствовать копию или выписку возможно только с документа,
который имеет юридическое значение. Имеющим юридическое значение признается
документ, затрагивающий права, обязанности или законные интересы граждан и
юридических лиц.
Причем неважно, существовали ли права, которые затрагиваются документом, в прошлом
или будут существовать в будущем. Юридическое значение документа не зависит от того,
затрагиваются ли им существующие на данный момент правоотношения или те или иные
права и обязанности существовали в прошлом и на момент нотариального
свидетельствования копии документа или выписки из него правоотношения уже
прекратили свое существование. В связи с чем нельзя считать обоснованным отказ
нотариуса засвидетельствовать копии документов, чьи сроки действия истекли, по
причине утраты ими правового значения (например, с доверенности, утратившей силу),
поскольку документ, выданный в свое время, существует объективно и может
потребоваться гражданину для подтверждения каких-либо имевшихся у него прав в
какой-то период времени. Документ имеет юридическое значение и в том случае, если он
сможет в будущем затронуть субъективные права и обязанности.
Ранее существовало правило о том, что нотариус не вправе свидетельствовать верность
копий паспорта гражданина, а также заменяющих его документов (Указом Президиума
Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г., а еще аналогичное запрещение
закреплялось Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий
государственными нотариальными конторами от 6 января 1987 г.). В данное время пункт
о запрете такого свидетельствования не применяется.
В таких случаях снимаются ксерокопии паспортов, и нотариусы свидетельствуют копии
паспортов- как внутренних , так и заграничных, равно как и паспортов иностранных
граждан. Статья 77 Основ законодательства РФ о нотариате специальных ограничений не
содержит и требует только непротиворечия копий свидетельствуемых документов
законодательству России. Таким образом, ограничения установлены в отношении формы
и реквизитов документов, а не в их видовой принадлежности.
На сегодняшний день потребность в предоставлении копий паспортов существенно
выросла. Например: при открытии счетов в банках или совершении крупных операций,
открытии банковских пластиковых карт, подаче документов для получения визы в
консульство иностранного государстве и в других случаях.
Свидетельствовать верность выписки из паспорта, содержащей только часть сведений о
личности гражданина, представляется недопустимым ввиду нарушения в этом случае
целостности всего документа (паспорта), удостоверяющего личность гражданина. В
противном случае это не будет отвечать требованиям ч.2 ст.77 Основ законодательства о
нотариате.
Свидетельствование нотариусом верности копии паспорта иностранного гражданина
также возможно. По мнению Федеральной нотариальной палаты, эта возможность
вытекает из смысла ст. 77 Основ, не содержащей каких-либо ограничений по
свидетельствованию верности копий определенных видов документов. Что же касается
процедуры свидетельствования верности копии с указанного документа, то оно должно
производиться после свидетельствования подлинности подписи переводчика с
иностранного языка на русский язык. При этом подшивать к паспорту нотариально
удостоверенный перевод его содержания недопустимо. Нотариальная практика
зарубежных органов нотариата допускает снятие копий с любых документов, в том числе
с паспортов, как национальных, так и иностранных.
В то же время, действующее российское законодательство не содержит требований о
представлении гражданами нотариально или иным образом заверенных копий
общегражданских паспортов.
Статья 78 Основ особо оговаривает условия нотариального свидетельствования верности
копии документа, выданного гражданином. Данное нотариальное действие производится
при соблюдении, во-первых, тех же требований к документу, копия с которого
свидетельствуется, которые установлены ст. 77 Основ: документ, копия с которого
свидетельствуется, должен иметь юридическое значение и содержание документа должно
соответствовать закону; а во-вторых, ст. 78 Основ вводит новое требование: подлинность
подписи гражданина на документе должна быть засвидетельствована соответствующими
органами и должностными лицами предприятия, учреждения и организации по месту
работы, учебы и жительства гражданина).
Требование о надлежащем удостоверении подлинности подписи гражданина на документе
совершенно оправданно. Гражданами могут выдаваться любые составленные ими
документы: поручения, доверенности, заявления, как имеющие, так и не имеющие
правового значения. Удостоверение подписи гражданина на документе нотариусом или
соответствующим должностным лицом необходимо не только для того, чтобы данный
документ имел юридическое значение, но и для того, чтобы подтвердить действительное
волеизъявление лица на выдачу данного документа. Форма и наименование конкретного
документа, выданного гражданином, при свидетельствовании копии с него не имеет
значения, так как законодательство не содержит требований относительно специальной
формы таких документов.
Следует также ограничительно толковать компетенцию должностных лиц,
свидетельствующих копии документов. Поэтому правом свидетельствования подписи
граждан должностные лица наделены только в отношении своих работников по месту
работы либо только в отношении студентов и учащихся в конкретном (а не другом)
высшем или среднем специальном учебном заведении. Таким же образом могут
свидетельствовать подлинность подписи на документе должностные лица жилищноэксплуатационных организаций- только в отношении проживающих на подведомственной
им территории граждан.
В документе , объем которого превышает один лист, листы должны быть прожиты
,пронумерованы и скреплены печатью.
Засвидетельствовать подлинность подписи гражданина на документе может не любое
должностное лицо.
Во-первых, подлинность подписи гражданина на документе в соответствии с законом
свидетельствуется нотариусом, должностным лицом органа исполнительной власти или
консульского учреждения Российской Федерации (ст. 37, 38 Основ).
Во-вторых, свидетельствование верности копии с документа возможно тогда, когда
подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована должностным лицом
предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства
гражданина (ст. 78 Основ).
Нотариус должен удостовериться в том, что подлинность подписи гражданина на
документе засвидетельствована не только в соответствующем учреждении, но и
определенным полномочным должностным лицом с приложением печати учреждения.
Свидетельствование подлинности подписи гражданина на документе производится только
прямо предусмотренными законодательством учреждениями и организациями. Никакие
иные учреждения и организации не вправе свидетельствовать подлинность подписи на
документах, выданных гражданами. Так, органы социальной защиты, опеки и
попечительства, военкоматы и иные подобные организации могут свидетельствовать
подлинность подписи гражданина на документе только тогда, когда гражданин является
их работником.
Должностными лицами, наиболее часто свидетельствующими подлинность подписи
граждан на документах, являются, например, начальник или старший инспектор отдела
кадров, заведующий канцелярией или архивом, в коммунальных и жилищноэксплуатационных организациях — начальник, в стационарном лечебном учреждении —
главный врач.
Свидетельствование верности выписки из документа.
В соответствии со ст. 77 Основ нотариус может также совершать такое нотариальное
действие, как свидетельствование верности выписки из документа.
Верность выписки из документа производится нотариусом при том условии, что
документ, из которого сделана выписка, содержит решение нескольких отдельных, не
связанных между собой вопросов, содержание которых касается отдельного физического
или юридического лица (ч. 2 ст. 77 Основ).
Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному
(конкретному) вопросу. Если решение того или иного вопроса содержится в нескольких
пунктах документа, указываются все эти пункты.
При производстве выписки в ней отражаются не только содержание интересующего
вопроса, но и все реквизиты самого документа, из которого делается выписка. Например,
выписка из приказа об увольнении нескольких работников должна содержать
наименование документа, наименование организации, дату, номер приказа, фамилию,
инициалы и должность лица, подписавшего приказ, и только затем излагается содержание
пункта об увольнении конкретного работника.
Выписка из трудовой книжки работника включает полный текст первой страницы книжки
с указанием названия документа, фамилии, имени, отчества владельца, года рождения,
образования, профессии и т.п., а потом следует содержание записи, необходимой
гражданину по тому или иному предприятию, начиная с поступления и до увольнения с
данной работы.
Удостоверительная надпись о засвидетельствовании верности выписки из документа
производится по форме № 52: «Я (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование
государственной нотариальной конторы или нотариального округа), свидетельствую
верность этой выписки из (наименование документа). В последнем подчисток, приписок,
зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений или каких-либо особенностей нет».
Далее следует номер в реестре, госпошлина (тариф), печать и подпись нотариуса.
Следует отметить, что согласно Указу Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа
1983 г. «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и
организациями копий документов, касающихся прав граждан» сами учреждения и
организации могут и должны выдавать по заявлениям граждан копии исходящих от них
документов.
Свидетельствование верности копии с копии документа.
Статья 79 Основ закрепляет такое нотариальное действие, как свидетельствование
верности копии с копии документа и условия его совершения.
Свидетельствование нотариусом копии с копии документа производится в том случае,
когда верность копии ранее уже была засвидетельствована в нотариальном порядке или
копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ.
В том случае, когда копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит
подлинный документ, она должна быть оформлена в порядке, установленном Указом
Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983г.
При нотариальном свидетельствовании копии с копии документа нотариус сначала
проверяет, надлежащим ли образом оформлена представленная ему копия документа.
Затем нотариус подготавливает копию с представленной копии, подлинность которой и
будет им засвидетельствована. Копия с копии документа, засвидетельствованная
нотариально должна содержать полный текст первоначальной копии, с которой
производилось засвидетельствование, с указанием подписи должностных лиц, текста
расшифрованной печати выдавшего документ учреждения, удостоверительной надписи на
первоначальной копии о свидетельствовании верности копии документа, подпись
нотариуса, надписи на оттиске печати, приложенной к первоначальной копии документа.
Содержащая все эти данные копия с копии свидетельствуется путем совершения на ней
удостоверительной надписи о засвидетельствовании верности копии с копии документа
по форме № 53: «Я (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной
нотариальной конторы или нотариального округа), свидетельствую верность настоящей
копии с копии документа. В представленной копии подчисток, приписок, зачеркнутых
слов и иных неоговоренных исправлений или каких-либо особенностей нет». Далее
проставляется регистрационный номер в реестре, госпошлина (тариф), печать и подпись
нотариуса. Сверху на засвидетельствованной нотариально копии с копии документа
проставляется отметка «копия с копии».
Нотариальное свидетельствование верности копии документа, выданного
государственными органами иностранных государств, возможно только при наличии на
документе отметки о легализации. Легализация документа означает подтверждение
консулом или консульским управлением Министерства иностранных дел РФ соответствия
документа законам страны, властями которой он выдан, и отсутствие сомнений в
подлинности подписей должностных лиц на документе. В случаях, прямо
предусмотренных российским законодательством, международными договорами с
участием Российской Федерации документ может быть принят и без легализации.
Определенные документы, исходящие от властей ряда государств, могут быть
удостоверены иным способом — посредством апостиля, отменяющего требование
легализации.
Текст удостоверительной надписи должен быть изложен непосредственно на копии и не
может быть подшит либо подклеен к тексту копии. Удостоверительная надпись на копии
располагается на этой же странице или на обороте документа. Прикрепление листов
бумаги только для удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии
документа не допускается. В случае , если по окончании текста свидетельствуемой копии
документа нет места для удостоверительной надписи ее можно исполнить на обратной
стороне листа. В этом случае под текстом пишется начало удостоверительной надписи .
Например «г. Наль- » , а на обратной стороне листа «-чик».
Документы, верность копии которых не может свидетельствовать нотариус
Если нотариусом установлено, что в документе, копию с которого предстоит
засвидетельствовать, имеются подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные
неоговоренные исправления , текст исполнен карандашом, он вправе , в соответствии , со
ст. 41 Основ отказать в совершении этого действия.
Нотариус не вправе свидетельствовать верность копии документа или выписки из него ,
если
- документ либо его отдельные фрагменты или реквизиты исполнены карандашом;
- нарушена целостность документа;
- документ составлен за границей должностным лицом компетентного органа
иностранного государства, иностранным гражданином или от них исходит но не
легализован в порядке, установленном международным договором либо не соответствует
иным требованиям международного договора;
- подпись должностного лица, подписавшего документ, выполнена светокопированием
либо при помощи факсимильного штампа или иным техническим образом;
- документ, поверхность бумажного носителя которого заламинирована либо скрыта иным
техническим способном , не позволяет сделать однозначного вывода об отсутствии
признаков подделки документа.
В нотариальной практике имели место случаи ошибочного свидетельствования
поддельных документов, использованных затем во внешнеэкономическом обороте, что
причинило существенный ущерб ряду предприятий.
Свидетельствование ненадлежащих копий учредительных документов хозяйственных
обществ и товариществ( например , с изменением долей участников ООО) может
привести к совершению неправомерных действий по отчуждению имущества общества.
Поэтому не может быть засвидетельствована верность копии документа, который не
соответствует компетенции данного органа, совершенного с нарушением закона,
например копия договора ипотеки, который не был нотариально удостоверен, копия
учредительного договора, на котором подписи учредителей не засвидетельствованы в
нотариальном порядке.
Не может быть засвидетельствована копия с расписки, выданной гражданином, поскольку
его подпись не засвидетельствована в установленном порядке.
Свидетельствовать верность копии справки, выданной врачом медицинского учреждения,
имеющую личную печать врача, а не печать данного учреждения и не подпись
руководителя этого учреждения.
Нельзя свидетельствовать копию с документов, текст которых изложен на нескольких
листах, не пронумерованных и надлежащим образом не скрепленных печатью.
Причиной отказа в свидетельствовании верности копии документа может также
послужить нечеткий, стертый оттиск печати.
В соответствии с приказом Минздрава СССР от 20 марта 1956 г. и от 14 января 1963 г.
нельзя свидетельствовать копии медицинских документов, где есть перечень таких
заболеваний, как: шизофрения, МДП, церебральный атеросклероз; старческий психоз,
сифилис мозга, прогрессирующий паралич, психозы в связи с инфекциями, алкоголизм,
наркомания, психоз, психоз при травме лица, неврозы, энцефалопатия.
Не свидетельствуется верность копии документов, содержания которых в силу своего
характера не подлежат оглашению(например, документов, которые содержат сведения
представляющие государственную либо коммерческую тайну)
На основании инструктивных писем Министерства высшего образования нельзя
свидетельствовать :
- копии дипломов, если в дипломе отсутствуют регистрационный номер или подписи
должностных лиц;
- если представлен диплом за одной подписью;
- не свидетельствуется выписка из зачетной ведомости, приложения к диплому о
дисциплинах и об оценках без предъявления диплома.
Так же не может быть засвидетельствована копия с документа содержащего сведения,
противоречащие общепринятым нормам морали и нравственности , основным устоям
общества либо сведения, порочащие честь и достоинство личности, деловую репутацию
гражданина или юридического лица и т.д.