Проект АДМИНИСТРАЦИЯ ГЛАВЫ РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ И ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ ПРИКАЗ

Проект
АДМИНИСТРАЦИЯ ГЛАВЫ РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ И
ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ
ПРИКАЗ
О Регламенте
работы в Системе электронного документооборота
исполнительных органов государственной власти
Республики Бурятия
от __________ 2013 г.
№__
Во исполнение пункта 3 постановления Правительства Республики
Бурятия от 22.03.2013 №138 «О Системе электронного документооборота
исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия»
П Р И К А З Ы В А Ю:
1. Утвердить прилагаемый порядок работы в Системе электронного
документооборота исполнительных органов государственной власти
Республики Бурятия (далее – Регламент, Система) и ввести его в действие с
1 июня 2013 г.
2. Органам
государственной
власти,
органам
местного
самоуправления в Республике Бурятия и организациям, подключенным к
Системе, руководствоваться Регламентом работы в Системе и обеспечить
выполнение его требований.
3. Настоящий приказ вступает в силу с 1 июня 2013 г.
Заместитель Председателя
Правительства Республики Бурятия
- Руководитель Администрации Главы
Республики Бурятия
и Правительства Республики Бурятия
Исп. Камкова Н.Н. (3012) 21-04-05
П.Л. Носков
Приложение
Утверждено
Приказом Администрации Главы РБ
и Правительства РБ
от__________№_____________
Регламент
работы в Системе электронного документооборота
исполнительных органов государственной власти
Республики Бурятия
1. Используемые сокращения
РБ – Республика Бурятия.
СЭД ИОГВ РБ (Система) – Система электронного документооборота
исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия.
ИОГВ – Исполнительные органы государственной власти Республики
Бурятия.
Комитет - Комитет информационных технологий и документальной связи
Администрации Главы Республики Бурятия и Правительства Республики
Бурятия.
ЭП – электронная подпись.
2. Используемые определения
Система – Система электронного документооборота исполнительных
органов государственной власти Республики Бурятия, представляющая
собой
информационную систему, предназначенную для работы с
электронными документами,
включая процессы создания, обработки,
передачи, хранения электронных документов.
Оператор Системы - исполнительный орган государственной власти
Республики Бурятия, который отвечает за обеспечение функционирования и
развития Системы.
Участник Системы (орган власти, организация) – орган государственной
власти, орган местного самоуправления в Республике Бурятия или
организация, подключенные к Системе.
Пользователь Системы – специалист, которому предоставляется доступ в
Систему и который имеет собственное пользовательское имя и пароль.
Администратор Системы – лицо, уполномоченное участником Системы на
выполнение функций по подготовке и обеспечению функционирования
Системы на рабочих местах, по сбору предложений и замечаний от
пользователей Системы для передачи оператору Системы, на выполнение
функций по проведению технического обеспечения процедур работы
Системы;
Документ Системы - документ, зарегистрированный в одной из картотек
Системы.
Ответственный за обучение и консультирование работы в Системе –
лицо, уполномоченное участником Системы на выполнение функций по
обучению и консультированию работы в Системе и оказание консультаций
по работе в Системе.
Ответственный за делопроизводство - лицо, уполномоченное участником
Системы на выполнение функций по ведению делопроизводства в Системе,
осуществляющее ввод документов в Систему и отвечающее
за их
правильное
оформление
согласно
общепринятым
правилам
делопроизводства. Ответственный за делопроизводство заверяет своей ЭП
документы, которые поступили на бумажных носителях, посредством
электронной почты, факсом и т.д. Ответственный за делопроизводство может
вносить резолюцию руководителя в документ, если наделен этим правом
правовым актом руководителя участника Системы, при наличии бумажного
экземпляра резолюции с рукописной подписью руководителя либо
исполняющего обязанности руководителя.
Исполнение документа – проведение исполнителем предусмотренных в
документе или резолюции на документе мероприятий или рассмотрение
исполнителем поставленных в нем вопросов с подготовкой отчета об
исполнении, отметкой об исполнении.
Картотека документов - электронное хранилище регистрационных карточек
документов.
Контроль исполнения – процедура контроля должностными лицами с
соответствующими полномочиями факта исполнения правового акта или
поручения в установленные/назначенные сроки.
Контролер - специалист органа государственной власти, органа местного
самоуправления или организации, осуществляющий оперативный контроль
за документами.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел,
заводимых в органе власти, организации с указанием сроков их хранения.
Прикрепленный файл – файл, прикрепленный к карточке документа.
Проекты исходящих документов в Системе – карточки с набором
реквизитов, с прикрепленными файлами, являющиеся ответами на входящие
документы, либо самостоятельными проектами исходящих (внутренних)
документов.
Проекты
исходящих
документов
проходят
стадии
согласования/утверждения или только утверждения, регистрации исходящего
документа на основе проекта документа.
Подготовка документа – процедура создания ответственным исполнителем
документа через создание проекта документа.
Поручение (задание) – часть резолюции, касающаяся выполнения
определенного
пункта
резолюции,
предполагающая
выполнение
исполнителями определенных действий.
Регистрационная карточка документа – набор реквизитов документа,
позволяющих зафиксировать информацию, содержащуюся в документе, и
достаточных для его идентификации, представленный в виде единого
учетного объекта в соответствии с правилами делопроизводства участника
Системы.
Резолюция документа – документ должностного лица, в котором
содержится принятое им решение. Содержит информацию о заданиях
(поручениях), данных исполнителям документа, сведения об авторе,
исполнителе, контролере, сроке исполнения, признаке контроля.
Связанные документы - пакет документов, включающий исходный
документ, перечень поручений, а также ссылки на другие документы и
материалы по его исполнению.
Согласование документа – процедура последовательно-параллельной
групповой работы пользователей над проектом документа, призванная
подтвердить согласие (несогласие) с содержанием проекта документа, путем
соответствующего визирования. Виза включает электронную подпись, ее
расшифровку (ФИО), должность визирующего лица, дату визирования.
Списание документа в дело – передача исполненного документа на
временное оперативное хранение (срок определяется в номенклатуре дел).
Технолог Системы – лицо, уполномоченное оператором Системы на
выполнение функций по проведению технического обеспечения процедур
работы Системы в масштабах работы всей Системы.
Утверждение документа – процедура придания нормативного или
правового
характера
содержанию
проекта
документа
лицами,
уполномоченными на выполнение данной операции, путем утверждения
(отклонения) содержания проекта. Утверждающая подпись
включает
электронную подпись, ее расшифровку (ФИО), должность утверждающего
лица, дату утверждения.
Электронный документ – документ, в котором информация представлена в
электронно-цифровой форме.
Электронный документооборот – движение электронных документов с
момента их создания или получения до завершения исполнения, списания в
дело и (или) отправки.
3.Общие положения
3.1.Регламент определяет порядок работы в Системе и предназначен
для регулирования работы с электронными документами исполнительных
органов государственной власти, органов местного самоуправления и
организаций, подключенных к Системе.
3.2.Регламент разработан в соответствии с постановлением
Правительства Республики Бурятия от 22.03.2013 № 138 «О Системе
электронного документооборота исполнительных органов государственной
власти Республики Бурятия».
3.3.Регламент является обязательным для исполнения специалистами
исполнительных органов государственной власти, органов местного
самоуправления в Республике Бурятия и организаций, которые подключены
к Системе (далее – органы власти, организации).
4. Предоставление доступа к Системе
4.1.Предоставление доступа пользователям ИОГВ осуществляется на
основании писем-заявок их руководителей в адрес Комитета.
4.2.Письмо-заявка должно оформляться на бланке ИОГВ в рамках
переписки через Систему и содержать информацию: обоснование
необходимости подключения к Системе, фамилию, имя, отчество
пользователя, наименование отдела, должности, учетной записи, номер
кабинета, рабочий телефон.
4.3.В случае если участник Системы впервые подключается к Системе,
то для первоначальной настройки справочников и настройки прав доступа
пользователей к Системе в Комитет от него передается информация:
- письмо-заявка по пунктам 4.1-4.2. настоящего Регламента с указанием
ФИО, должности и телефона ответственных за делопроизводство, за
обучение и консультирование работы в Системе, администратора
Системы;
- номенклатура дел.
4.4.На основании письма-заявки от участника Системы технолог
Системы в течение трех рабочих дней вносит данные пользователей в
справочники Системы, создает пользователям индивидуальные рабочие
места в Системе.
4.5.Подключение ИОГВ к Системе осуществляется на безвозмездной
основе.
4.6. При подключении к Системе иных органов государственной власти,
органов местного самоуправления в Республике Бурятия, организаций с
Оператором Системы заключается соглашение об информационном
взаимодействии.
4.7.После
заключения
Соглашения
об
информационном
взаимодействии, выполняется пункт 4.3 настоящего Регламента.
4.8.Контроль за предоставлением доступа и использованием Системы
осуществляет Комитет.
4.9.Руководитель органа власти, организации обеспечивает приведение
программного обеспечения рабочих мест пользователей, подключаемым к
Системе минимальным требованиям (Приложение 2 к Регламенту).
5. Систематизация данных о пользователях Системы
5.1.При кадровых изменениях участник Системы обязан оперативно
предоставлять информацию в Комитет согласно формам, представленным в
приложении 1 к Регламенту.
5.2.На основании письма участника Системы о кадровых изменениях в
органе власти, организации технолог Системы производит в течение двух
рабочих дней соответствующие изменения в справочниках Системы.
5.3.В случае увольнения пользователя или реорганизации, изменения
структуры органа власти, организации технолог Системы на основании
письма участника Системы актуализирует в течение трех рабочих дней
соответствующие данные справочников Системы, индивидуальные рабочие
места в Системе, отзывает лицензии программного обеспечения для работы с
электронной подписью.
5.4.При увольнении пользователя или
реорганизации, изменения
структуры органа власти участник Системы обязан вернуть в Комитет
бумажные экземпляры лицензий программного обеспечения для работы с
ЭП.
5.5.На основании писем-заявок на подключение к Системе и писем о
кадровых изменениях технолог Системы ведет список пользователей
Системы.
6. Обучение работе с Системой
6.1.Руководитель органа власти, организации назначает ответственных
за обучение и консультирование работе в Системе (не более 2-х
специалистов органа власти, организации).
6.2.Обучение
и
консультирование
ответственных
проводится
специалистом Комитета, ответственным за обучение и консультирование
работе в Системе.
6.3.Обучение ответственных осуществляется по письму-заявке
руководителя органа власти, организации о необходимости обучения от в
адрес Комитета.
6.4.Ответственный за обучение и консультирование обязан:
6.4.1. Обучать вновь принятых специалистов органа власти,
организации работе с Системой.
6.4.2. Консультировать пользователей работе с Системой.
6.4.3. При невозможности ответа на вопрос пользователя по работе с
Системой самостоятельно обратиться к администратору Системы.
6.4.4. Информировать руководителя органа власти, организации о
нарушениях требований Регламента и других ситуациях, которые могут
привести к несанкционированному доступу, модификации, разрушению,
удалению информации или сбоям в работе Системы.
6.4.5. Осуществлять сбор предложений и замечаний, от пользователей
Системы, передавать их специалисту Комитета, ответственному за
обучение и консультирование работе в Системе.
6.5.Специалист
Комитета,
ответственный
за
обучение
и
консультирование обязан:
6.5.1. Обучать и консультировать ответственных за обучение и
консультирование специалистов органов власти, организаций работе с
Системой.
6.5.2. Информировать руководителей органов власти, организаций о
нарушениях требований Регламента и других ситуациях, которые могут
привести к несанкционированному доступу, модификации, разрушению,
удалению информации или сбоям в работе Системы.
6.5.3. Осуществлять сбор предложений и замечаний от пользователей
Системы;
6.5.4. Осуществлять составление и внесение изменений в методические
материалы по обучению, инструкцию по работе в Системе.
6.6.Необученные пользователи к работе в Системе не допускаются.
6.7.Пользователи обязаны знать и соблюдать инструкцию по работе в
Системе в пределах своих должностных обязанностей.
6.8.Инструкция по работе в Системе находится в меню «Библиотека»«Методические материалы».
6.9.Изменения в инструкции по работе в Системе публикуются в разделе
объявлений Системы.
7. Ведение справочников Системы
7.1. Внесение изменений в Справочники «Подразделения и
сотрудники», «Группы документов», «Номенклатура дел» осуществляется
технологом Системы согласно разделов 4,5 настоящего Регламента.
7.2. Внесение изменений в справочник «Организации» осуществляют
ответственные за делопроизводство в органе власти, организации.
7.3. При вводе нового элемента в справочник «Организации»
ответственный за делопроизводство
должен убедиться в отсутствии
вводимой организации в справочнике «Организации».
7.4. При обнаружении одинаковых значений в справочнике
«Организации» ответственный за делопроизводство
должен средствами
Системы провести слияние элементов справочника для удаления дубликатов.
7.5. Работа со справочниками Системы осуществляется в соответствии с
инструкцией по работе в Системе.
8. Порядок замещения
8.1. В целях своевременного рассмотрения документов и согласования
проектов исходящих документов, внесения соответствующих изменений в
маршрут движения документов:
8.1.1. Кадровая служба органа власти, организации обеспечивает
своевременное (в течение рабочего дня) доведение до администратора
Системы информации о временном перераспределении функций между
руководителями, заместителями, начальниками отделов, замещении на время
их отсутствия других специалистов.
8.1.2. Администратор Системы органа власти, организации в течение
одного часа после получения информации по пункту 8.1.1 настоящего
Регламента производит подключение пользователей согласно сообщению
кадровой службы.
8.1.3. Пользователь, который замещает другого пользователя на время
его отсутствия, переключаясь на рабочее место замещаемого
специалиста, имеет доступ к задачам последнего для их исполнения.
9. Порядок работы с электронными подписями в Системе
9.1. Электронные документы, которые создаются, обрабатываются и
хранятся в Системе, резолюции к документам, согласование, утверждение
проекта документа подписываются электронными подписями (далее - ЭП),
выданными только Удостоверяющим центром Республики Бурятия.
9.2. Работа с электронной подписью в Системе осуществляется
пользователями в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Федеральный закон).
9.3. Электронные документы, обрабатываемые по безбумажной
технологии в Системе и заверенные ЭП, являются юридически значимыми и
считаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным
собственноручной подписью в случае соблюдения условий статьи 6
Федерального закона.
9.4. ЭП обеспечивает целостность электронного документа, позволяет
идентифицировать владельца сертификата ключа и установить факт
отсутствия искажения информации в документе.
9.5. Срок годности ЭП – 1 год. За месяц до истечения срока действия
ЭП ее необходимо заменить в Удостоверяющем центре Республики Бурятия.
9.6. Пользователь Системы самостоятельно отслеживает период
действия ЭП.
9.7. Подписание электронных документов ЭП осуществляется
пользователями с использованием аппаратных устройств – электронных
носителей с ЭП (е-token, флэш-память).
10.
Общие положения
документами в Системе
при
работе
с
электронными
10.1.Ввод документов в Систему осуществляется по мере их
поступления или создания ответственным за делопроизводство.
10.2.Документы, которые подлежат обязательной регистрации в
Системе:
- входящие документы от внешних корреспондентов, адресованные
руководителю органа власти, организации, не относящиеся к категории
ограниченного доступа;
- исходящие документы, подписанные руководителем органа власти,
организации, отправляемые в органы государственной власти, органы
местного самоуправления или организации, подключенных к Системе,
не относящиеся к категории ограниченного доступа.
10.3.В категорию «Входящие документы» входят все входящие письма
юридических лиц и телеграммы, в том числе документы федеральных
органов власти и других вышестоящих органов.
10.4. В категорию «Исходящие документы» входят исходящие письма, а
также «внутренние документы»: нормативно-правовые акты и внутренняя
переписка между подразделениями органов власти, организаций (в
частности, письма, служебные и докладные записки).
10.5.Виды документов, обрабатываемых в Системе, установлены
Перечнем документов, создание, хранение и использование которых
осуществляется в форме электронных документов в системе электронного
документооборота ИОГВ, утвержденным постановлением Правительства
Республики Бурятия от 13.06.2012 № 344.
10.6.Регистрируемым
документам
в
Системе
автоматически
присваивается сквозная нумерация в пределах соответствующей картотеки
документов и группы документов. Номер документа содержит: индекс органа
власти, организации, буквенный индекс («И» - если исходящий документ,
«В» - входящий документ), № дела, порядковый номер, год.
10.7.Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в
Системе.
10.8.Электронные копии бумажных документов создаются в случаях,
когда работа с электронными копиями бумажных документов не
противоречит действующему законодательству и обеспечивают обработку и
использование информации, содержащейся в бумажном документе.
10.9.Регистрацию, первичную обработку и отправку электронных
документов осуществляют ответственные за делопроизводство в органе
власти, организации.
10.10. Оформление
и
регистрация
электронных
документов
осуществляется в соответствии с установленными
правилами
делопроизводства.
10.11. Электронный документ в Системе регистрируется один раз, либо
при поступлении от организации, не подключенной к Системе, как входящий
документ, либо созданный в органе власти, организации, как исходящий
документ.
10.12. При регистрации входящих документов ответственный за
делопроизводство обязан заверить такие документы своей ЭП.
10.13. В случае если в орган власти, организацию поступил
электронный документ, прошедший ранее регистрацию в Системе в органе
власти, организации, то такой документ проходит первичную обработку в
течение двух часов после его поступления. Если такой документ поступил
после окончания рабочего дня или в праздничные дни, то первичная
обработка проводится в течение следующего рабочего дня.
10.14. Первичная обработка включает в себя проверку правильности
доставки электронных документов, наличие всех листов, порядок листов,
наличия приложений к ним, проверку подлинности ЭП средствами Системы
в соответствии с инструкцией по работе в Системе, сканированный образ
документа должен быть читаемым (буквы, рисунки должны быть четкими,
без искажений).
10.15. Если при проверке были обнаружены недостатки, то
ответственный за делопроизводство немедленно сообщает об этом
исполнителю. Исполнитель обязан устранить недостатки и уведомить
ответственного за делопроизводство.
10.16. Об
обнаруженных
недостатках
ответственный
за
делопроизводство сообщает технологу Системы.
10.17. При первичной обработке в регистрационной карточке
электронного документа ответственным за делопроизводство в «Журнал
передачи» вносится номер дела органа власти, организации.
10.18. При регистрации исходящего документа, как и в случае с
входящим, для каждого исходящего документа создается регистрационная
карточка, производится заполнение реквизитов исходящего документа, с
помощью средств Системы присваивается уникальный регистрационный
номер, к регистрационной карточке прикрепляется электронный документ,
приложения к нему в электронном виде заверенные ЭП ответственного за
делопроизводство (в случае, если последний наделен таким правом правовым
актом руководителя участника Системы), устанавливается логический
порядок отображения списка прикрепленных файлов (порядковый номер,
основной документ или приложение).
10.19. Проект электронного документа, подготовленный исполнителем
органа власти, организации в соответствии с данным ему поручением также
подлежит обязательной регистрации ответственным за делопроизводство, (в
случае с внутренними документами возможно предоставление доступа на
регистрацию документа пользователям Системы) в Системе. Ответственный
за делопроизводство, обязан проверить правильность ввода исполнителем
номенклатуры дел, наименования органов власти, организаций, в которые
отправляется документ, наличия всех приложений к документу, всех листов
документа, порядок листов, соответствие содержания документа теме
письма, наличия согласующих и утверждающих подписей, списка рассылки
и исполнения других установленных правил делопроизводства. При
обнаружении несоответствий ответственный за делопроизводство сообщает
об этом исполнителю для устранения замечаний. Исполнитель устраняет
замечания и сообщает об этом ответственному за делопроизводство.
10.20. Исполненные документы систематизируются в дела в
соответствии с номенклатурой дел органа власти, организации, в которых
электронный документ подлежит списанию в дело. Информация о списании
документа в дело в соответствии с номенклатурой дел органа власти,
организации вносится в регистрационную карточку Системы ответственным
за делопроизводство.
10.21. Документы, вводимые в Систему, оформляются на бланке органа
власти, организации в соответствии с требованиями, предъявляемыми к
оформлению официальных документов. Допускаются следующие типы
вложенных файлов: документ Word 97-2003/ 2007/ 2010, книга Еxcel 97-
2003/2007/2010, pdf. Файлы рисунков должны быть преобразованы в формат
pdf.
10.22. Электронные документы, которые зарегистрированы в Системе и
направляются в органы власти, организации, подключенные к Системе, после
выполнения операций ответственным за делопроизводство согласно
инструкции по работе в Системе, доставляются адресатам автоматически.
10.23. Электронные документы, которые зарегистрированы в Системе
и направляются в организации, не подключенные к Системе, доставляются
адресатам электронной почтой, факсом, на бумажном носителе и т.д. лицом,
ответственным за отправку корреспонденции. Бумажный носитель должен
быть подписан собственноручной подписью руководителя.
11.
Общие положения при работе в Системе с бумажными
документами
и
бумажными
копиями
электронных
документов.
11.1.При первичной регистрации электронного документа в Системе
ответственным за делопроизводство, создается регистрационная карточка и
заполняются следующие реквизиты документа:
- кому переслать на рассмотрение.
- дело №;
- оригинал (указывается в каком виде поступил оригинал документа в
электронном или бумажном);
- корреспондент (организация) откуда поступил документ;
- подписал документ (должность, ФИО);
- № (внеш.) – номер документа;
- дата (внеш.) – дата регистрации документа;
- тип доставки (выбирается из списка);
- вид документа (выбирается из списка);
- заголовок (краткая информация, о чем документ);
- краткое содержание;
- комментарий.
11.2.В случае если документ поступил в бумажном виде в орган власти,
организацию, то такой документ подлежит переводу в электронный вид
посредством сканирования.
11.3.Не подлежат сканированию:
- сшитые приложения к документам (брошюры, книги и т.д.). В этом
случае, сканируется только титульная страница документа.
- оформленные на листах иного, кроме А4, А5 формата;
11.4.Не подлежит первичной регистрации и сканированию бумажный
документ или электронный документ, который поступил из органа власти,
организации, которые подключены к Системе, если такой документ имеет
номер, отличный от номера, который формирует Система в соответствии с
пунктом 10.6 настоящего Регламента. Такой документ возвращается в орган
власти, организацию для регистрации в Системе. Данное требования
относится к документам, которые входят в Перечень документов, создание,
хранение и использование которых осуществляется в форме электронных
документов в Системе (утвержден постановлением Правительства
Республики Бурятия от 13.06.2012 №344).
11.5.Сканирование бумажных документов выполняют ответственные за
делопроизводство.
11.6.Сканирование бумажных документов может осуществляться как
обычным (сканер на рабочем месте ответственного за делопроизводство) так
и с помощью сервера поточного сканирования.
11.7.При сканировании при помощи сервера поточного сканирования
необходимо печатать штрих-код на отдельном листе, либо на документе, в
случае наличия в правом верхнем углу документа свободного места.
11.8.Сканирование многостраничных документов производится в один
файл.
11.9.В случае если документ содержит приложения, последние
сканируются как отдельные электронные документы.
11.10. После
окончания
сканирования
ответственный
за
делопроизводство проверяет правильность прикрепления отсканированного
образа к карточке документа (наличие всех листов, порядок листов,
приложений, содержание документа должно соответствовать теме письма),
устанавливает логический порядок отображения файлов (порядковый номер,
основной документ или приложение), сканированный образ документа
должен быть читаемым (буквы, рисунки должны быть четкими, без
искажений).
11.11. После сканирования и создания электронных образов бумажных
документов последние включаются в Систему.
11.12. Для связывания между собой документов обязательно
использование предусмотренной в Системе функции связки документов, т.е.
создание ссылок между документами.
11.13. Электронный документ, поступивший от Участника Системы,
при необходимости получения его бумажной копии может быть распечатан.
11.14. Заверение
бумажных
копий
электронных
документов
осуществляется ответственным за делопроизводство.
11.15. Бумажная копия электронного документа должна содержать
обязательную отметку о печати документа из Системы:
«Документ распечатан из СЭД ИОГВ РБ: дата, время, ФИО, подпись
лица, заверившего бумажную копию».
Также электронный документ должен содержать следующие
обязательные данные:
- номер и дату регистрации электронного документа в Системе;
- наименование органа власти, организации, фамилию и инициалы
ответственного за делопроизводство, заверившего бумажную копию
электронного документа.
12.
Внесение
руководителя
в
Систему
резолюции
(поручения)
12.1.Резолюция руководителя подлежит обязательному внесению в
регистрационную карточку документа. Резолюция вносится в Систему
руководителем
либо
исполняющим
обязанности
руководителя.
Ответственный за делопроизводство может вносить резолюцию
руководителя в документ, если наделен этим правом правовым актом
руководителя участника Системы, при наличии бумажного экземпляра
резолюции с рукописной подписью руководителя либо исполняющего
обязанности руководителя.
12.2.Резолюция включает в себя следующий состав реквизитов:
‾ ФИО автора резолюции;
‾ Должность автора резолюции;
Для каждой группы исполнителей заполняется:
‾ ФИО исполнителей;
‾ срок исполнения;
‾ текст резолюции;
‾ контроллер (в случае, если данный документ ставится на контроль);
‾ ответственный исполнитель для каждой группы исполнителей,
который осуществляет свод информации по заданию, в случае, если таковой
указан в резолюции.
12.3. Достоверность внесенной резолюции заверяется ЭП руководителя,
либо ответственным за делопроизводство, в случае, если он наделен данным
правом.
13.
Передача электронного документа на исполнение
13.1.Передача электронных документов на исполнение осуществляется
средствами Системы при наличии прикрепленного к регистрационной
карточке электронного документа и приложений к нему, если таковые
имеются и внесенной в регистрационную карточку документа резолюции
руководителя.
13.2.На исполнение электронный документ передается руководителем,
либо ответственными за делопроизводство в органе власти, организации. На
исполнение электронные документы передаются вместе с их
регистрационными карточками и всей историей хода исполнения
электронного документа без переноса на бумажный носитель в течение
рабочего дня. Срочные документы передаются исполнителю в течение часа.
В соответствии с резолюцией руководителя ответственный исполнитель
получает электронный документ и бумажный оригинал.
13.3.В случае если требуется передать на исполнение электронный
документ в бумажном виде, распечатывается бумажная копия электронного
документа, которая содержит отметку в соответствии с пунктом 11.15
настоящего Регламента.
13.4.Ответственность за направление документа на исполнение в
соответствии с резолюцией руководителя возлагается на специалиста,
который осуществлял ввод резолюции согласно пункту 13.2 настоящего
Регламента.
14.
Исполнение электронных документов
14.1. Пользователи Системы обязаны:
14.1.1. Отслеживать поступление в Систему своих электронных
документов. Ответственность за своевременное исполнение документов,
поступивших исполнителю на исполнение через Систему, лежит на нем.
14.1.2. Проверять достоверность ЭП во вложенных файлах карточки
документа и поручениях к документу встроенными механизмами Системы в
соответствии с инструкцией по работе в Системе. В случае если ЭП неверна,
сообщить об этом пользователю, который создал документ или поручение.
14.1.3. При получении задачи по документу ошибочно (выбран из
справочника
«Подразделения и сотрудники» неверный пользователь,
данному пользователю документ отправлять было не нужно и т.д.) сообщить
об этом пользователю, который отправлял документ. Пользователь, который
ошибочно отправил документ, должен ввести нужного пользователя.
14.1.4. Исполнять задачи по документам, исполнителями которых они
являются.
14.1.5. Исполнять задачи по документам, поступившим через Систему,
путем создания, оформления, отправки на согласование, утверждение
проектов электронных документов через задачу «На исполнение», либо
создавать инициативный исходящий (внутренний) проект электронного
документа.
14.1.6. Оформлять проекты
по общим правилам делопроизводства,
установленным в отношении документов на бумажном носителе.
14.1.7. Пользователь обязан соблюдать порядок работы с проектами
документов:
14.1.7.1. Исполнитель создает в соответствующей группе проектов
документов (исходящие, внутренние) проект документа с указанием всех
необходимых реквизитов документа и заверяет файлы в проекте
электронного документа ЭП.
14.1.7.2. Устанавливает связи подготовленного документа с другими
документами.
14.1.7.3. Формирует перечень адресатов.
14.1.7.4. Если в проекте документа более 1 адресата, то исполнитель должен
прикрепить к карточке проекта файл со списком рассылки.
14.1.7.5. Проект документа (при необходимости) отправляется на
согласование.
14.1.7.6. При завершении согласования проекта документа он отправляется на
утверждение.
14.1.8. Результат исполнения задания, которое пришло к исполнителю утвержденный проект и впоследствии зарегистрированный документ.
14.1.9. Статус «Исполнено» для задачи «На исполнение» присваивается
вручную исполнителем только в случае, если на документ не требуется
ответа, он поступил исполнителю для сведения. Во всех остальных случаях
статус задачи "Исполнено" Система присваивает заданию автоматически
после регистрации исходящего документа.
14.1.10. Пользователи
Системы
обязаны
немедленно
сообщать
администратору Системы об обнаружении неисправностей при работе в
Системе.
14.2. Пользователи Системы могут переназначить свою задачу на
исполнение
другим
пользователям,
являющимися
подчиненными
(руководители – начальникам отделов, начальники отделов – сотрудникам
отделов).
14.3. Пользователи Системы для оперативного получения документа
непосредственным исполнителем могут переслать зарегистрированный
документ адресату, используя функцию Системы «Ознакомление».
15.
Контроль исполнения электронных документов
15.1. Контроль исполнения документов в Системе осуществляется в
соответствии с Указом Президента Республики Бурятия от 19.02.2010 № 21
"Об утверждении Положения об организации контроля за исполнением
документов в Администрации Главы Республики Бурятия и Правительства
Республики Бурятия, министерствах и иных исполнительных органах
государственной власти Республики Бурятия".
15.2. В каждом органе власти, организации руководителем должен быть
назначен контролер.
15.3. Контролер обязан отслеживать исполнение документов в Системе,
снимать с контроля документы или продлевать сроки их исполнения
согласно резолюции руководителя
15.4. Исполнители по документам, контролеры по их исполнению получают
информацию
о наступлении сроков исполнения и о неисполненных
документах при использовании различных фильтров. Назначение фильтров
описано в инструкции по работе в Системе.
16.
Согласование проектов электронных документов
16.1. На согласование может быть отправлен
документа, зарегистрированный в Системе.
проект
электронного
16.2. Процесс
согласования
электронного
документа
запускается
пользователем, являющимся исполнителем по данному документу и
инициатором запуска процесса согласования.
16.3. Участников согласования определяет непосредственный инициатор
процесса согласования согласно росписи документа-основания и правил
обязательного согласования данного вида документа.
16.4. Все согласования документа оформляются с проставлением ЭП.
16.5. Согласующие по проекту документа могут как согласовать проект
документа, так и отказать в согласовании. При этом согласующие по проекту
документа могут редактировать документ исполнителя.
16.6. Исполнитель имеет право отменить запущенный процесс согласования,
путем остановки процесса согласования до его окончания, указав причину
остановки процесса (неверно указан согласующий, изменен согласующий,
изменен проект документа, нет необходимости в согласовании и т.д.).
17.
Утверждение проектов документов
17.1. Утверждает проекты документов специалист, наделенный правом
подписи в органе власти, организации, структурном подразделении.
17.2. Утверждающий по проекту документа имеет возможность утвердить
или отклонить проект документа.
17.3. Утверждающий по проекту должен проверить наличие необходимых
подписей в проекте документа.
17.4. Исполнитель имеет право отменить запущенный процесс утверждения,
путем остановки процесса утверждения до его окончания, указав причину
остановки
процесса
(неверно
указан
утверждающий,
изменен
утверждающий, изменен проект документа документ).
18.
Списание документов в дело
18.1. По завершении исполнения документа руководителем органа власти,
организации принимается решение о списании документа в дело.
18.2. Ответственный за делопроизводство списывает документ в дело
согласно инструкции по работе в Системе.
19.
Использование журналов при работе с документами
19.1. Журналы Системы – «Журнал передачи», «Журнал подписей»,
«Журнал исполнения», «Журнал приема-отправки», системные журналы,
которые находятся в карточке документа, могут служить одним из
источников при разборе спорных ситуаций при работе с электронными
документами.
20.
Обязанности администраторов и технологов Системы
20.1. Администрирование Системы осуществляют технологи и
администраторы Системы.
20.1.1. Технолог Системы обязан:
20.1.1.1. Обеспечивать работоспособность и правильность эксплуатации
технических средств и программного обеспечения Системы.
20.1.1.2. Обеспечивать сохранность информации, содержащейся в Системе
путем резервного копирования баз данных, определения свободного
пространства на
жестких дисках серверов баз данных Системы,
использование антивирусной защиты.
20.1.1.3. Информировать руководителей органов власти, организаций о
нарушениях требований Регламента и других ситуациях, которые могут
привести к несанкционированному доступу, модификации, разрушению,
удалению информации или сбоям в работе Системы.
20.1.1.4. Осуществлять сбор, фиксацию в Журнале обращений предложений
и замечаний
от пользователей Системы с целью взаимодействия с
разработчиком Системы по решению вопросов устранения замечаний и
реализации предложений.
20.1.1.5. Журнал обращений включает в себя: ФИО пользователя, который
зафиксировал ошибку или дал предложения по работе в Системе,
наименование органа власти, организации, причина обращения, решение и
др.
20.1.1.6. Оказывать администраторам Системы органа власти, организации
консультационную помощь по техническим вопросам организации доступа к
Системе.
20.1.2. Администратор Системы обязан:
20.1.2.1. Настраивать программное обеспечение на рабочих
местах
пользователей в соответствии с минимальными требованиями для работы в
Системе (приложение 2 к Регламенту);
20.1.2.2. Обеспечивать работоспособность и правильность эксплуатации
технических средств и программного обеспечения Системы;
20.1.2.3. Информировать руководителей органов власти, организаций о
нарушениях требований Регламента и других ситуациях, которые могут
привести к несанкционированному доступу, модификации, разрушению,
удалению информации или сбоям в работе Системы;
20.1.2.4. Осуществлять сбор предложений и замечаний от пользователей
Системы, передавать их технологу Системы.
21.
Ответственность
Регламента
за
несоблюдение
требований
21.1. Пользователи Системы несут ответственность за
нарушение
положений настоящего Регламента в соответствии с действующим
законодательством.
Приложение 1
к Регламенту работы в Системе
электронного документооборота
исполнительных
органов государственной власти
Республики Бурятия
Формы по кадровым изменениям для направления в Комитет
информационных технологий и документальной связи Администрации
Главы Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия
*Формы необходимо направлять формате Word, Excel
1. При устройстве специалиста в орган власти, организацию:
ФИО
1
Комитет
Отдел/
сектор
Должность
Учетная
запись
Имя
домена
Отметка
о
защище
нной
сети
Телефон
2
3
4
5
6
7
8
Вместо
кого
работает
(ФИО)/
отметка о
расширении
штата
9
2. При переходе специалиста из одного органа власти (организации) в
другой:
ФИО
Комитет
Отдел/
сектор
Должность
Новая
учетная
запись
Телефон
1
2
3
4
5
6
Вместо кого
работает/
отметка о
расширении
штата
7
Ведомство
(откуда
переведен)
Старая
учетная
запись
8
9
3. При переводе специалиста из одного отдела в другой отдел внутри
органа власти, организации:
ФИ
О
Комите
т
Отдел/секто
р
Старая
должност
ь
Комитет
(куда
переведен
)
Отдел,
(куда
переведен
)
Новая
должност
ь
Телефо
н
1
2
3
4
5
6
7
8
Вместо кого
работает/отм
етка о
расширении
штата
9
4. Если специалист уволился из ведомства:
ФИО
Комитет
1
Отдел/сектор
2
Должность
3
4
5. Если специалист находится в декретном отпуске:
ФИО,
учетная
запись
1
Комитет
2
Отдел/
сектор
3
Должность
4
ФИО
замещающего
специалиста,
учетная
запись
5
Комитет
6
Отдел/
сектор
Должность
7
На время декретного отпуска вход в Систему под этим пользователем
отключен.
6.В случае необходимости формирования списка актуальных пользователей
СЭД в органе власти, организации:
8
ФИО
1
Комитет
Отдел/
сектор
2
3
Должность
4
Имя
домена,
Учетная
запись
5
Телефон
Отметка о
декретном
отпуске
6
7
Приложение 2
к Регламенту работы в Системе
электронного документооборота
исполнительных
органов государственной власти
Республики Бурятия
Минимальные требования к рабочему месту
пользователя Системы
Операционная
система
Windows ХР SP3(32-bit), Windows Vista SP1,
Windows 7
Интернет-браузер
Microsoft Internet Explorer 8.0 (32-bit), и выше с
настройками: в меню Сервис «Свойства
обозревателя» - вкладка «Безопасность» - «Местная
интрасеть» - «Узлы» – «Дополнительно» «Добавить в зону следующие узлы»:
http://sed.govrb.ru и http://my.govrb.ru.
Параметры – Подключения – Настройка сети –
Дополнительно – Не использовать прокси-сервер
для адресов начинающихся с: sed.govrb.ru;
my.govrb.ru
Офисный пакет
Microsoft Office 2007/2010 и выше
Программное
обеспечение для
работы с опцией
ЭЦП
и
шифрования
Крипто Про 3.6 R2
Запустить файл «csp-win32-kc1-rus.msi» – «Далее» «Готово».
При запросе ключа ЭЦП ввести ключ лицензии.
ПО «КАРМА». Установка: Запустить из пакета
дистрибутива файл setup.exe. – тип установки
«Выборочная» - убрать установку «расширение
графической подписи» - «Вид установки –
«Приложение» - «Готово».
Перезагрузить компьютер.
Местонахождение
О:\Документооборот
дистрибутивов:
ПО для просмотра
*.pdf- файлов
Acrobat Reader 10.0 и выше с настройками: меню
«Редактирование» - Установки – Интернет –
убрать галочки «Отображать pdf в браузере»,
«Быстрый просмотр в Web»/
ПО
для
корректного
отображения
интерфейса СЭД
ОГВ РБ
Microsoft Silverlight 4.0 и выше
Установка
электронной
подписи
компьютер
пользователя
- установка электронной подписи на рабочее место:
установка сертификата ЭЦП: вставить дискету
(флэшку, e-token) с ЭЦП – войти в Крипто Про –
вкладка «Сервис» – Просмотреть сертификаты в
контейнере – Выбрать сертификат – «Установить»«Далее» - «Готово».
При
входе
на
в
power\учетная запись пользователя. Например,
документооборот
по
адресам
sed.govrb.ru
и
my.govrb.ru нужно
поставить
«галочку»
сохранить пароль
power\admuu
Проверить
подписание
электронной
подписью документов
Создать проект документа через меню «Проекты»,
добавить в него файл через вкладку «Создать»«Загрузить файл»– перейти в документе на вкладку
«Файлы»- выделить файл зеленой галочкой слева –
перейти на вкладку «ЭЦП и шифрование» - кнопка
«Подписать ЭЦП» - «Изменить сертификат по
умолчанию» - выбрать маркером действительный
сертификат – «ОК» - в имени сертификата
отобразится название сертификата – нажать «ОК» при успешном подписании у строки с файлом
появится красный значок.