Инструкция по работе с программой автоматизации печати грузовых авианакладных. I. Введение

Инструкция по работе с программой автоматизации печати
грузовых авианакладных.
I. Введение
Программа предназначена для автоматизированной подготовки и печати грузовых авианакладных.
Программа позволяет заполнять маску накладной нужной информацией, сохранять в базе накладные и
печатать их.
II. Запуск программы
Программа запускается двойным щелчком левой кнопки мыши на ярлыке
. На экране откроется
Microsoft Access, в окне которого должна появиться новая маска для заполнения накладной:
Если вместо маски появилось предупреждение системы безопасности, то обратитесь к своему системному
администратору для настройки уровня безопасности.
III. Заполнение маски
Маска для заполнения основана на интуитивно понятном интерфейсе. Поэтому не будем
рассматривать заполнение всех полей, а остановимся на основных (на их примере можно заполнить
остальные) и на тех полях, которые могут представлять затруднение.
Маска состоит из блоков, которые можно заполнять в любом порядке, но последовательное заполнение дает
ряд плюсов, о которых будет рассказано ниже.
Начнем заполнение с выбора «кода авиакомпании». Для этого нужно кликнуть на
стрелочке
и выбрать из выпадающего списка нужный код. Если нужного кода в списке нет, то его
нужно добавить. Добавление кода происходит через специальное меню, которое вызывается, нажатием
кнопки «Изменить»:
Если накладная печатается на собственном бланке перевозчика, то код авиакомпании уже напечатан, и
следует либо не выбирать код авиакомпании, либо добавить перевозчика, как показано на рисунке (имя
перевозчика добавить, а поле «код» оставить пустым).
После этого заполняется поле «Номер накладной». В программе существует возможность поиска
нужной накладной по её номеру. Для этого нужно нажать кнопку «Поиск накладной», в появившемся окне
набрать номер и нажать кнопку «Найти далее».
Наименование и адрес отправителя и получателя выбирается из двух полей «Город» и
«Клиент». Это сделано для удобства поиска клиентов в большой базе. Новые клиенты добавляются через
специальное меню, которое вызывается, нажатием кнопки «Изменить»:
В открывшемся меню нужно нажать кнопку «Добавить клиента», ввести необходимую информацию в
открывшееся поля, и нажать «Сохранить запись». Также можно изменять уже существующие записи
клиентов. Для этого нужно выбрать город и клиента вверху окна, затем сделать изменения и нажать
«Сохранить запись».
Рейс выбирается из выпадающего списка. Добавить или изменить рейс можно через специальное
меню, которое вызывается, нажатием кнопки «Изменить»:
Чтобы добавить или изменить рейс, нужно заполнить поля «Код перевозчика» и «Номер рейса» и нажать
на кнопку поиска
. Если такого рейса в базе не будет, то появится сообщение о том, что рейс не
найден, и загорится кнопка «Новый рейс». Нажав на нее, можно добавить новый рейс и его описание в
открывшиеся поля, и, нажать кнопку «Сохранить данные».
Программа сама подсчитывает сумму платежа, исходя из всех тарифов и налогов. Но существует
возможность оплаты по договорной цене. Если поставить флажок в поле «Цена договорная», то во всех
полях накладной, где должны стоять цены или суммы будет напечатано «цена договорная». Но в базе все
равно будут хранится введенные цифры. То есть флажок «Цена договорная» влияет только на печать
накладной, а не на отчетность.
Печать накладной осуществляется нажатием на кнопку «Печать».
Новую маску можно открыть нажатием на кнопку «Новая накладная».