Ведение справочников - Электронные офисные системы
advertisement
С и с те м а к а д р о в о г о д е л о п р о и з в о д с тв а Руководство технолога Москва 2007 Система кадрового делопроизводства «Кадры» Версия 3.1 Выпуск 6 Руководство технолога «Электронные Офисные Системы»: 107023 Москва, ул. Электрозаводская, 52. Тел/факс: (495) 580-75-15, E-mail: support@eos.ru Документ содержит сведения о назначении системы кадрового делопроизводства «Кадры» и описание ее настройки согласно требованиям пользователей. Руководство разработано специалистами компании «Электронные Офисные Системы». Copyright © 2006 Электронные Офисные Системы. Все права защищены. Оглавление ОГЛАВЛЕНИЕ 1. ВВЕДЕНИЕ .................................................................................. 1 1.1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ .................................................. 1 1.2. КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ ВОЗМОЖНОСТЕЙ ФУНКЦИИ «МЕНЕДЖЕР УЧЕТНЫХ ЗАПИСЕЙ» .................................. 1 1.3. КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ ВОЗМОЖНОСТЕЙ ФУНКЦИИ «ВЕДЕНИЕ СПРАВОЧНИКОВ » ......................... 1 1.4. УРОВЕНЬ ПОДГОТОВКИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ......................... 1 2. НАЗНАЧЕНИЕ И УСЛОВИЯ ПРИМЕНЕНИЯ.................... 2 3. ЗАПУСК СИСТЕМЫ «КАДРЫ» ............................................. 3 4. АДМИНИСТРИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ ................................ 7 4.1. УПРАВЛЕНИЕ ПРАВАМИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ ...................... 9 4.1.1. 4.1.2. 4.1.3. 5. 6. Создание новой учетной записи пользователя .. 9 Редактирование учетной записи пользователя 19 Удаление учетной записи пользователя ............. 19 ФУНКЦИЯ «ВЕДЕНИЕ СПРАВОЧНИКОВ» ....................... 20 5.1. ГЛАВНОЕ ОКНО ФУНКЦИИ «ВЕДЕНИЕ СПРАВОЧНИКОВ» 20 5.2. ЛИНЕЙНЫЕ СПРАВОЧНИКИ ............................................. 21 5.3. ИЕРАРХИЧЕСКИЕ СПРАВОЧНИКИ .................................... 23 5.4. КЛАССИФИКАТОРЫ ......................................................... 24 5.5. ВВОД ДАТЫ ..................................................................... 24 ОБЩИЕ ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ЛИНЕЙНЫХ СПРАВОЧНИКОВ ..................................................................... 26 6.1. ПАРАЛЛЕЛЬНАЯ РАБОТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ ..................... 26 «Кадры». Руководство технолога i Оглавление 7. ii 6.2. ГЛАВНОЕ ОКНО ФУНКЦИИ В РЕЖИМЕ РАБОТЫ С ЛИНЕЙНЫМ СПРАВОЧНИКОМ ....................................... 26 6.3. ДОБАВЛЕНИЕ НОВОГО ЭЛЕМЕНТА В ЛИНЕЙНЫЙ СПРАВОЧНИК .................................................................. 29 6.4. РЕДАКТИРОВАНИЕ ЭЛЕМЕНТА ЛИНЕЙНОГО СПРАВОЧНИКА ................................................................ 30 6.5. УДАЛЕНИЕ ЭЛЕМЕНТА ЛИНЕЙНОГО СПРАВОЧНИКА ....... 30 6.6. ПРОСМОТР ДАННЫХ ЭЛЕМЕНТА ЛИНЕЙНОГО СПРАВОЧНИКА ................................................................ 31 ОБЩИЕ ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ИЕРАРХИЧЕСКИХ СПРАВОЧНИКОВ .....................................................................33 7.1. ГЛАВНОЕ ОКНО ФУНКЦИИ В РЕЖИМЕ РАБОТЫ С ИЕРАРХИЧЕСКИМ СПРАВОЧНИКОМ ................................. 33 7.2. ПРОСМОТР ИНФОРМАЦИИ В ИЕРАРХИЧЕСКИХ СПРАВОЧНИКАХ .............................................................. 36 7.3. ДОБАВЛЕНИЕ ВЕРШИНЫ В ИЕРАРХИЧЕСКИЙ СПРАВОЧНИК .................................................................. 37 7.4. РЕДАКТИРОВАНИЕ ВЕРШИНЫ В ИЕРАРХИЧЕСКИХ СПРАВОЧНИКАХ .............................................................. 39 7.5. УДАЛЕНИЕ ВЕРШИНЫ ИЗ ИЕРАРХИЧЕСКОГО СПРАВОЧНИКА ................................................................ 39 7.6. ДОБАВЛЕНИЕ НОВОГО ЭЛЕМЕНТА-ЛИСТА В ИЕРАРХИЧЕСКИЙ СПРАВОЧНИК ................................... 41 7.7. РЕДАКТИРОВАНИЕ ЭЛЕМЕНТА-ЛИСТА ИЕРАРХИЧЕСКОГО СПРАВОЧНИКА .................................. 42 7.8. УДАЛЕНИЕ ЭЛЕМЕНТА-ЛИСТА ИЗ ИЕРАРХИЧЕСКОГО СПРАВОЧНИКА ................................................................ 42 «Кадры». Руководство технолога Оглавление 8. ОСОБЕННОСТИ ВЕДЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ СПРАВОЧНИКОВ ..................................................................... 44 8.1. СПРАВОЧНИК ОРГАНИЗАЦИИ .......................................... 44 8.2. СПРАВОЧНИК ТАРИФНЫЕ СЕТКИ .................................... 47 8.3. СПРАВОЧНИК ДОЛЖНОСТИ ............................................. 49 8.4. СПРАВОЧНИК УЧЕНЫЕ СТЕПЕНИ, ЗВАНИЯ ...................... 53 8.5. СПРАВОЧНИКИ КЛАССНЫЕ ЧИНЫ И ДИПЛОМАТИЧЕСКИЙ РАНГ ........................................... 54 8.6. СПРАВОЧНИК НАДБАВКИ И ДОПЛАТЫ ............................. 56 8.7. СПРАВОЧНИК ТАБЛИЦЫ ВЫСЛУГ .................................... 58 8.8. СПРАВОЧНИК ВИД СТАЖА ............................................... 61 8.9. СПРАВОЧНИК ВИДЫ ОГРАНИЧЕНИЙ ПО СТАЖУ .............. 62 8.10. СПРАВОЧНИК ВИД ИНСТРУКТАЖА ................................... 63 8.11. СПРАВОЧНИК ПРИЧИНЫ УВОЛЬНЕНИЯ (ОТСТАВКИ) ....... 63 8.12. СПРАВОЧНИК РЕГИОНЫ ................................................. 64 8.13. СПРАВОЧНИК КАТЕГОРИЯ ДОЛЖНОСТИ ДЛЯ ФОРМЫ № 6 .............................................................. 66 8.14. СПРАВОЧНИК СТЕПЕНИ РОДСТВА ................................... 66 8.15. СПРАВОЧНИК ВИДЫ ОТПУСКОВ ...................................... 67 8.16. СПРАВОЧНИК ВИДЫ НЕЯВКИ .......................................... 68 8.17. СПРАВОЧНИК ТАБЛИЦА ПОСОБИЙ ПО ВРЕМЕННОЙ НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ .................................................. 69 8.18. СПРАВОЧНИК УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ ДЛЯ ТАБЕЛЯ .... 70 8.19. СПРАВОЧНИК ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ДАННЫЕ .................... 71 «Кадры». Руководство технолога iii Оглавление 9. ОСОБЕННОСТИ ВЕДЕНИЯ ОБЩЕРОССИЙСКИХ КЛАССИФИКАТОРОВ ............................................................74 9.1. ЗАГРУЗКА КЛАССИФИКАТОРОВ ...................................... 74 9.2. КЛАССИФИКАТОРЫ ОКСО И ОКНПО .......................... 77 9.3. КЛАССИФИКАТОР ОКАТО ............................................. 79 9.4. КЛАССИФИКАТОР ОКПДТР........................................... 80 10. СПЕЦИАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ......................................82 10.1. СОРТИРОВКА ЭЛЕМЕНТОВ СПРАВОЧНИКОВ ................... 82 10.2. ЭКСПОРТ И ИМПОРТ ДАННЫХ СПРАВОЧНИКОВ .............. 83 10.3. СОХРАНЕНИЕ ДАННЫХ В ФАЙЛЕ .................................... 86 10.4. ОБЪЕДИНЕНИЕ ДАННЫХ СПРАВОЧНИКА ........................ 87 11. НАСТРОЙКА ПАРАМЕТРОВ СИСТЕМЫ ...........................90 11.1. НАСТРОЙКА ОСНОВНЫХ ПАРАМЕТРОВ СИСТЕМЫ .......... 90 11.2. ВЫБОР ТАБЕЛЯ ............................................................... 92 11.3. УСТАНОВКА ПРАЗДНИЧНЫХ И РАБОЧИХ ДНЕЙ ............... 94 12. ПОДСИСТЕМА «УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ» ..............97 12.1. СПРАВОЧНИКИ ПОДСИСТЕМЫ «УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ».......................................... 97 12.1.1. Особенности ведения справочника Резерв ..........98 12.2. НАСТРОЙКА ПАРАМЕТРОВ ПОДСИСТЕМЫ «УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ».......................................... 99 13. УСТРАНЕНИЕ СБОЕВ И НЕПОЛАДОК ..............................102 iv «Кадры». Руководство технолога Введение 1. Введение 1.1. Область применения В данном документе приведено описание работы с функциями Менеджер учетных записей и Ведение справочников системы «Кадры». Работать с данными функциями может только пользователи, наделенные полномочиями администратора и системного технолога соответственно. 1.2. Краткое описание возможностей функции «Менеджер учетных записей» Функция Менеджер учетных записей дает возможность создавать и вести учетные записи пользователей, управлять их правами. 1.3. Краткое описание возможностей функции «Ведение справочников» Функция Ведение справочников предназначена для ведения системных справочников. Под справочниками в системе понимаются заранее формируемые списки возможных значений какого-либо поля. Справочники могут быть линейными и иерархическими, а их настройка (заполнение) возлагается на системного технолога. С помощью функции Ведение справочников можно создавать новые записи в справочниках, редактировать и удалять их. 1.4. Уровень подготовки пользователя Системный технолог, поддерживающий работу функций Менеджер учетных записей и Ведение справочников, должен обладать навыками работы с операционной системой Windows 2000 или выше, а также быть специалистом в предметной области ведения кадровой документации. «Кадры». Руководство технолога 1 Назначение и условия применения 2. Назначение и условия применения Функция Менеджер учетных выполнения таких задач, как: записей предназначена для 1. Ведение списка пользователей системы. 2. Разграничение прав доступа пользователей к функциям и данным системы «Кадры». Функция Ведение справочников предназначена для автоматизации следующих задач: 1. Настройка параметров системы; 2. Ведение линейных справочников: добавление новых элементов справочника; редактирование значений элементов справочника; удаление элементов справочника. 3. Ведение иерархических справочников: создание иерархической структуры справочника; добавление новых элементов справочника (листьев и вершин); редактирование значений (листьев и вершин); удаление элементов справочника (листьев и вершин). элементов справочника 4. Работа с общероссийскими классификаторами, а именно: 2 ОКСО (ОКНПО); ОКПДТР; ОКАТО. «Кадры». Руководство технолога Запуск системы «Кадры» 3. Запуск системы «Кадры» Чтобы запустить систему щелкните на кнопке Пуск и выберите меню Программы. В открывшемся списке выберите раскрывающееся меню Кадры, которое содержит команды запуска программ, входящих в систему. Щелкните на строке Кадры. На экране появится окно Регистрация, содержащее поля для ввода имени и пароля пользователя (Рис. 3-1). Рис. 3-1. Окно регистрации в системе В поле Имя пользователя введите с клавиатуры имя пользователя, полученное от администратора системы, затем нажмите клавишу TAB. Курсор переместится в поле Пароль. Введите с клавиатуры свой пароль, щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишу ENTER. Если имя и/или пароль введены неверно, на экране появляется сообщение: Рис. 3-2. Сообщение при неверном вводе имени или пароля Щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишу ENTER, а затем повторите ввод имени и пароля. «Кадры». Руководство технолога 3 Запуск системы «Кадры» Первоначально пароль вам выдает администратор. Но, при необходимости, вы можете изменить свой пароль. Для этого в окне Регистрация установите флажок Сменить пароль. Окно приобретет следующий вид: Рис. 3-3. Окно для изменения пароля Введите новый пароль в поле Новый пароль и нажмите клавишу TAB, чтобы перевести курсор в поле Подтверждение. Введите пароль еще раз. Набираемые пароли скрываются звездочками, поэтому при наборе нового пароля убедитесь, что установлена правильная раскладка клавиатуры. Выбирайте такой пароль, чтобы вы могли его запомнить, не используйте пароли, которые можно предугадать. Набрав новый пароль в обоих полях, щелкните на кнопке ОК. Чтобы выйти из этого окна, не меняя действующий пароль, щелкните на кнопке Отмена. Если при наборе была допущена ошибка, и введенные пароли не совпали, программа сообщит вам об этом, а потом предложит ввести пароль снова. Если имя и пароль были введены правильно, откроется главное окно системы (Рис. 3-4). 4 «Кадры». Руководство технолога Запуск системы «Кадры» Рис. 3-4. Главное окно системы «Кадры» Строка меню главного окна имеет следующие пункты: Функции – содержит команды запуска различных функций системы. Если пользователь имеет доступ ко всем функциям системы «Кадры», это меню будет содержать следующие команды: – Личные карточки; – Штатное расписание; – Приказы; – Командировки; – Резерв; – Поиск; – Аналитические отчеты; – Пересчет окладов; – Загрузка данных из СЗВК; – Ведение справочников; – Менеджер учетных записей; – Выход (завершение работы с системой «Кадры»). Справка – содержит команды вызова сведений о программе. «Кадры». Руководство технолога 5 Запуск системы «Кадры» На панели инструментов главного окна системы находятся кнопки, дублирующие команды запуска функций системы (кроме функций Пересчет окладов и Загрузка данных из СЗВК, которые можно запустить только выбором соответствующей команды из меню Функции). Наличие тех или иных команд в меню Функции и кнопок на панели инструментов определяется полномочиями пользователя, данными ему для работы с системой «Кадры» (см. раздел «Управление правами пользователей»). ЗАМЕЧАНИЕ: Если Вашей организацией закуплены опции «Табель» и «Проекты», и пользователь имеет право доступа к этим подсистемам, то помимо перечисленных команд, в меню Функции будут находиться команды Табель, Управление проектами и договорами и Ведение отчетных документов, а на панели инструментов будут располагаться кнопки, дублирующие перечисленные команды: Табель; Управление проектами и договорами; Ведение отчетных документов. 6 «Кадры». Руководство технолога Администрирование системы 4. Администрирование системы Функция Менеджер учетных записей предназначена для создания и ведения учетных записей пользователей. Средствами данной функции пользователям предоставляется доступ к тем или иным задачам системы и осуществляется разграничение прав пользователей. ВНИМАНИЕ. При создании базы данных создается учетная запись пользователя с правами администратора. Именем и паролем администратора является имя владельца БД. Чтобы перейти к работе с учетными записями пользователей, запустите систему «Кадры» (см. раздел 3). Откроется главное окно системы (Рис. 3-4). Выберите из меню Функции команду Менеджер учетных записей или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис. 4-1. Рис. 4-1. Главное окно функции Менеджер учетных записей Строка меню окна имеет следующие пункты: Функции – содержит команды перехода к другим, доступным для пользователя, функциям системы; Управление – состоит из команд, предназначенных для работы с учетными записями пользователей (добавить, редактировать, удалить и т.д.); «Кадры». Руководство технолога 7 Администрирование системы Окно – содержит список открытых окон. При выборе названия какого-либо окна, оно становится активным; Справка – содержит сведения о программе. Если для какой-либо команды установлены «горячие» клавиши, то они указываются в меню рядом с ней. Ниже располагаются 2 панели инструментов. На панели инструментов системы «Кадры» находятся кнопки, с помощью которых можно перейти к другим, доступным для пользователя, функциям системы (см. раздел 3). На панели инструментов функции Менеджер учетных записей находятся кнопки, дублирующие команды меню Управление: Добавить учетную запись пользователя. команды Управление, Добавить; Дублирует Редактировать учетную запись пользователя. Дублирует команды Управление, Редактировать; Удалить учетную запись. Управление, Удалить; Дублирует Обновить информацию, отображенную на Дублирует команды Управление, Обновить; команды экране. Вывести на экран информацию о подсистемах, установленных на компьютере пользователя. Главное окно функции содержит перечень учетных записей пользователей, имеющих полномочия для работы с системой «Кадры». Перечень учетных записей представлен в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одной записи. Запись пользователя, с именем и паролем которого был произведен запуск программы, отмечена зеленой галочкой, установленной в графе Активный. Учетная запись пользователя, обладающего полномочиями администратора системы, отмечена красной иконкой, расположенной в крайней левой колонке. 8 «Кадры». Руководство технолога Администрирование системы Управление правами пользователей 4.1. ВНИМАНИЕ: Управление правами пользователей доступно только пользователю, обладающему полномочиями системного администратора. 4.1.1. Создание новой учетной записи пользователя Чтобы создать учетную запись пользователя и назначить ему права, необходимые для работы с системой «Кадры», выполните следующие действия: Выберите 1. из меню Управление команду Добавить щелкните на кнопке , расположенной на инструментов. Откроется окно, показанное на Рис. 4-2. или панели Рис. 4-2. Окно Новый пользователь 2. В полях окна введите с клавиатуры следующие значения: Имя пользователя – логин (имя учетной записи) пользователя системы; Электронный адрес – адрес электронного почтового ящика пользователя; Фамилия, Имя, Отчество – ФИО пользователя; «Кадры». Руководство технолога 9 Администрирование системы Комментарий – свободный текст; Пароль – пароль для входа в систему; Подтверждение – повторный ввод пароля, избежать возможных ошибок при вводе. дополнительная информация, чтобы 3. Указав нужную информацию, щелкните на кнопке Создать. 4. Если вы используете СУБД MS SQL, на экране появится окно, показанное на Рис. 4-3. Рис. 4-3. Окно для ввода имени и пароля администратора В полях окна введите имя и пароль администратора сервера БД, и щелкните на кнопке ОК. Имя и пароль администратора вводятся для подтверждения полномочий пользователя, создающего учетную запись, на выполнение данной операции. В нижней части окна откроется область Доступные подсистемы (см. Рис. 4-4). 5. Отметьте в этой области подсистемы, с которыми пользователю дается право работать. Для этого в строках разрешенных пользователю подсистем, в графе Доступ щелкните мышью на серой галочке . Галочка станет зеленого цвета , в верхней части окна появятся закладки, выбранным этим подсистемам. На данных закладках формируется перечень прав, необходимых для работы с подсистемами. Если требуется отменить доступ к какой-либо подсистеме, щелкните на зеленой галочке в ее строке. Галочка окрасится в серый цвет. 10 «Кадры». Руководство технолога Администрирование системы Рис. 4-4. Учетная запись пользователя 6. Если пользователь имеет доступ к подсистеме «Кадры», перейдите на закладку Кадры. Для этого щелкните мышью на наименовании закладки. Откроется окно, показанное на Рис. 4-5. Окно закладки разделено на 2 части. Слева располагается перечень функций подсистемы. Справа – рабочая область, в которой устанавливается доступ к данным функциям, и ограничиваются права на работу с теми или иными объектами подсистемы. Первоначально все функции являются для пользователя недоступными (недоступные функции отмечены серыми галочками, установленными в графе Доступ). «Кадры». Руководство технолога 11 Администрирование системы Рис. 4-5. Окно закладки Кадры 7. Чтобы разрешить пользователю работать с какой-либо функцией подсистемы «Кадры» щелкните в графе Доступ на серой галочке, соответствующей этой функции. Галочка станет зеленого цвета. Если требуется дать пользователю доступ сразу ко всем функциям подсистемы «Кадры», щелкните правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Установить доступ. Все функции подсистемы «Кадры», кроме задач Справочники и Менеджер учетных записей станут доступными для данного пользователя (для снятия доступа со всех функций сразу из контекстного меню следует выбрать команду Снять доступ). Если пользователь должен выполнять функции технолога и осуществлять ведение системных справочников, установите зеленую галочку Доступ в строке Справочники. Чтобы наделить пользователя правами администратора, установите зеленую галочку Доступ в строке Менеджер учетных записей. На экран будет выведен запрос: 12 «Кадры». Руководство технолога Администрирование системы Щелкните на кнопке Да, чтобы подтвердить предоставление пользователю полномочий на работу с учетными записями. 8. Работу пользователя в таких задачах, как Штатное расписание, Приказы, Командировки, Аналитические отчеты, Загрузка данных из СЗВК и Пересчет окладов можно ограничить списком организаций, с объектами которых пользователю разрешено работать (под объектами понимаются личные карточки, штатное расписание, приказы, отчеты и т.д.). Причем ограничения могут быть наложены как на просмотр объектов, так и на их редактирование. В функции Личные карточки ограничения на работу с объектами устанавливаются на уровне подразделений. По умолчанию, в разрешенных для пользователю доступны все объекты. работы задачах Если требуется ввести ограничение на работу с объектами в какой-либо функции или запретить в этой функции просмотр (редактирование) любых объектов, щелкните в ее строке на кнопке , расположенной в графе Объекты на просмотр (Объекты на изменение). В открывшемся списке выберите одно из значений: Все – пользователю доступны все объекты; Выбрать – пользователю будут доступны только объекты определенных организаций (подразделений этих организаций); Нет – пользователю запрещен просмотр объектов. «Кадры». Руководство технолога в данной функции будут в данной функции будет (редактирование) любых 13 Администрирование системы 9. Если было установлено значение Выбрать, требуется определить, к объектам каких организаций пользователь может иметь доступ. Щелкните на кнопке , расположенной справа от графы Объекты на просмотр (Объекты на изменение). Данная кнопка активна только в том случае, если в соответствующей графе установлено значение Выбрать. Откроется окно, содержащее список организаций, указанных в справочнике Организации. В данный список входят и логически удаленные организации (они обозначены значком ). Отметьте флажками организации, с объектами которых пользователь имеет право работать. Если ограничения устанавливаются на работу с задачей Личные карточки, то разрешение на просмотр (редактирование) объектов определяется на уровне подразделений. Поэтому окно выбора доступных организаций разделено на 2 части: в верхней части находится список организаций, а в нижней – перечень подразделений той организации, название которой выделено в верхней части окна (см. Рис. 4-6). Подразделения, имеющие подчиненные подразделения, отмечены значком . При установке флажка, соответствующего какой-либо организации, все подразделения этой организации автоматически становятся доступными пользователю (отмечаются флажками). Чтобы закрыть пользователю доступ к объектам какой-либо организации или подразделения, снимите соответствующий флажок. 14 «Кадры». Руководство технолога Администрирование системы Рис. 4-6. Окно настройки доступа к организациям (подразделениям) ВНИМАНИЕ: При добавлении в штатное расписание организации новых подразделений, эти подразделения автоматически становятся доступными для всех пользователей, имеющих разрешение на работу со всеми объектами этой организации. Если же пользователь обладает частичным доступом к объектам организации или вовсе не имеет к ним доступа, новые подразделения организации будут ему не доступны. При необходимости, доступ к этим подразделениям можно установить вручную. Сформировав список организаций (подразделений), доступных пользователю, щелкните на кнопке ОК. Произойдет возврат на закладку Кадры (см. Рис. 4-5). «Кадры». Руководство технолога 15 Администрирование системы 10. В функциях Личные карточки, Приказы и Аналитические отчеты работа пользователя может быть ограничена списком доступных разделов личных карточек, приказов и отчетов. При установке доступа к этим функциям пользователю, по умолчанию, дается разрешение на работу со всеми разделами ЛК, приказами и отчетами соответственно. Если требуется установить запрет на работу с какими-либо объектами в этих функциях, выделите в левой части закладки Кадры ее название. В правой части закладки откроется перечень объектов выбранной функции (список разделов личных карточек, приказов или отчетов): Рис. 4-7. Закладка Кадры. Установка доступа к разделам личных карточек 16 «Кадры». Руководство технолога Администрирование системы Чтобы закрыть доступ к тому или иному разделу ЛК, приказу или отчету, щелкните на соответствующей зеленой галочке в графе Доступ. Галочка станет серого цвета. Установив нужные ограничения, щелкните в левой части закладки на названии родительской вершины «Кадры». Произойдет возврат к списку функций подсистемы (см. Рис. 4-5). Галочка Доступ для функций, имеющих ограничения, окрашивается в желтый цвет. 11. Если пользователь имеет доступ к подсистеме «Табель», перейдите на одноименную закладку (см. Рис. 4-8) и щелкните на серой галочке в графе Доступ. Галочка станет зеленого цвета. Рис. 4-8. Окно закладки Табель 12. Если пользователю разрешено работать с подсистемой «Управление проектами», перейдите на закладку Проекты (см. Рис. 4-9) и щелкните на серой галочке в графе Доступ. Галочка станет зеленого цвета. «Кадры». Руководство технолога 17 Администрирование системы При необходимости, руководствуясь правилами, изложенными в п.п. 8 и 9, установите ограничения на работу с теми или иными объектами подсистемы. Рис. 4-9. Окно закладки Проекты 13. Определив все необходимые полномочия для работы пользователя, сохраните введенную информацию, щелкнув на кнопке ОК. Окно учетной записи закроется, произойдет возврат к главному окну функции Менеджер учетных записей (см. Рис. 4-1). В списке учетных записей появится новая учетная запись пользователя. 18 «Кадры». Руководство технолога Администрирование системы 4.1.2. Редактирование учетной записи пользователя Чтобы отредактировать учетную запись пользователя, в главном окне функции Менеджер учетных записей (см. Рис. 4-1) выделите строку этой записи и выберите из меню Управление команду Редактировать (или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов). Откроется окно выбранной учетной записи. Внесите необходимые изменения, руководствуясь правилами, изложенными в разделе 4.1.1. 4.1.3. Удаление учетной записи пользователя Чтобы удалить учетную запись пользователя, в главном окне функции Менеджер учетных записей (см. Рис. 4-1) выделите строку этой записи и выберите из меню Управление команду Удалить (или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов). На экране появится запрос: Подтвердите удаление записи, щелкнув на кнопке Да (кнопка Нет предназначена для отказа от удаления). Окно закроется, выбранная запись будет удалена из списка учетных записей пользователей. ЗАМЕЧАНИЕ: Если вы используете СУБД MS SQL, при щелчке на кнопке Да на экране появится окно, показанное на Рис. 4-3, в котором для подтверждения полномочий пользователя, выполняющего удаление записи, требуется ввести имя и пароль администратора сервера БД. «Кадры». Руководство технолога 19 Функция «Ведение справочников» 5. Функция «Ведение справочников» 5.1. Главное окно функции «Ведение справочников» Функция Ведение справочников справочников системы. предназначена для ведения ВНИМАНИЕ: Работа с функцией Ведение справочников доступна только пользователям, обладающим соответствующими правами. Права пользователя, необходимые для работы с данной функцией, устанавливаются функции Менеджер учетных записей (см. раздел 4). Чтобы перейти к функции Ведение справочников, в строке меню главного окна системы «Кадры» (Рис. 3-4) щелкните пункт Функции и в раскрывшемся списке выберите команду Ведение справочников (или щелкните инструментов). на кнопке Откроется главное окно показанное на Рис. 5-1. , функции расположенной Ведение на панели справочников, Рис. 5-1. Главное окно функции «Ведение справочников» 20 «Кадры». Руководство технолога Функция «Ведение справочников» Строка меню окна имеет следующие пункты: Функции – содержит команды перехода к другим, доступным для пользователя, функциям системы. Справка – содержит сведения о программе. Ниже располагается панель инструментов, содержащая кнопки, с помощью которых можно перейти к другим, доступным для пользователя, функциям системы. Главное окно функции разделено на 2 части. В левой части окна располагается список групп справочников системы (Организации, должность, Работа, Воинский учет и т.д.), а в правой – область, предназначенная для отображения элементов справочников и работы с ними. Двойной щелчок на наименовании той или иной группы раскрывает/закрывает список справочников, относящихся к этой группе. Система «Кадры» использует три вида справочников: линейные справочники, иерархические справочники и общероссийские классификаторы. 5.2. Линейные справочники Линейные справочники представляют собой простой элементов. К линейным относятся следующие справочники: Должности; Категория должности; Группы организаций; Квалификационный разряд (класс); Классные чины; Дипломатический ранг; Поощрения и награды; Взыскания; Кем поощрен, наложено взыскание; Условия труда; «Кадры». Руководство технолога список Решение комиссии; Рекомендовано; Категория учета; Воинский состав; Годность к военной службе; Группа учета; Воинские звания; Отношение к военной службе; Должностной состав; Категория должности для формы №6; Вид работы с резервом; 21 Функция «Ведение справочников» Характер работы; Порядок приема; Вид стажа; Надбавки и доплаты; Формы обучения; Вид образования; Послевузовское образование; Вид повышения квалификации; Иностранные языки; Гражданство; Национальность; Вид командировки; Цель командировки; Тип аттестации; 22 Причины снятия с резерва; Удостоверение личности; Документы удостоверения; Документы основания; Семейное положение; Степень родства; Виды отпусков; Виды неявки; Причины неявки; Вид пенсии; Таблица пособий по временной нетрудоспособности; Вид пенсии; Вид валюты; Тип проекта; Резерв. «Кадры». Руководство технолога Функция «Ведение справочников» 5.3. Иерархические справочники К иерархическим относятся следующие справочники: Организации; Ученые степени, звания; Государственные награды; Виды ограничений по стажу; Вид инструктажа; Причины увольнения (отставки); Таблицы выслуг; Тарифные сетки; Регионы; Условные обозначения для табеля; Дополнительные данные. Иерархический справочник содержит списки элементов нескольких уровней иерархии. При такой организации каждый элемент списка верхнего уровня иерархии может быть детализирован списком значений более низкого уровня иерархии. Элементы, которые могут быть детализированы списком значений более низкого уровня иерархии, называются вершинами. Конечные элементы справочника, т.е. элементы, которые нельзя детализировать – листьями. Например, в справочнике Государственные награды группы наград (Медали СССР, Ордена СССР и т.д.) являются вершинами, а награды, входящие в эти группы (медаль «Ветеран труда», медаль «За отвагу» и т.д.) – листьями. «Кадры». Руководство технолога 23 Функция «Ведение справочников» 5.4. Классификаторы Система «Кадры», кроме линейных и иерархических справочников, использует также общероссийские классификаторы. К общероссийским классификаторам относятся: ОКСО – Общероссийский классификатор специальностей по образованию. ОКНПО – Общероссийский классификатор профессионального образования. ОКПДТР – Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. ОКАТО – Общероссийский классификатор административно-территориального деления. начального объектов Общероссийские классификаторы недоступны системному технологу для изменения. Системный технолог может только импортировать данные этих классификаторов из внешних файлов и открывать элементы этих классификаторов для ознакомления. ЗАМЕЧАНИЕ: Помимо перечисленных выше классификаторов в системе «Кадры» используется классификатор адресов (КЛАДР). Данный классификатор загружается в разделе Основные данные личных карточек при вводе адреса работника. 5.5. Ввод даты Значения даты вводятся в соответствующие поля в виде групп цифр, разделенных символами «/» или точкой (Рис. 5-2). Рис. 5-2. Поле для ввода даты Дата имеет следующий формат: две первые цифры – число; две последующие цифры – номер месяца; четыре последние цифры – год. 24 «Кадры». Руководство технолога Функция «Ведение справочников» Дата может быть введена с клавиатуры. При этом, вводя год, можно указать только две последние цифры года. В системе предусмотрены ограничения, препятствующие вводу чисел, которые не соответствуют реальным календарным датам (например, с номером месяца больше 12). Для быстрого ввода даты можно воспользоваться календарем. Чтобы открыть окно календаря, щелкните на кнопке , примыкающей к правой границе поля. Появится окно, показанное на Рис. 5-3. Рис. 5-3. Окно календаря В окне отмечена текущая дата или дата, ранее введенная в поле: месяц и год указаны в верхней части окна, а число месяца выделено. Чтобы выбрать дату из календаря, выполните следующие действия: 1. Установите название нужного месяца. Для перехода к предыдущему месяцу щелкните на кнопке , расположенной слева от названия месяца. Для перехода к следующему месяцу – на кнопке , находящейся справа. 2. Установите требуемый год. Для того, чтобы перейти к предыдущему году, щелкните на кнопке , расположенной слева от года. Для перехода к следующему году – на кнопке , расположенной справа от года. 3. Установив нужный месяц и год, выберите число, щелкнув на нужной дате мышью. Окно календаря закроется, в заполняемое поле будет введена выбранная дата. «Кадры». Руководство технолога 25 Общие правила ведения линейных справочников 6. Общие правила ведения линейных справочников Все линейные справочники организованы одинаково. Добавление, изменение и удаление элементов линейного справочника производится единым образом для всех справочников подобного типа. 6.1. Параллельная работа пользователей При параллельной работе нескольких пользователей с одним справочником, для пользователя, подключившегося позже, элементы справочника будут доступны только для просмотра. В строке состояния главного окна Ведение справочников, в этом случае, будут указаны имя (логин) пользователя, подключившегося к данному справочнику первым, и идентификатор его компьютера в сети (Рис. 6-1). Рис. 6-1. Строка состояния 6.2. Главное окно функции в режиме работы с линейным справочником Чтобы открыть справочник системы, в левой части главного окна функции Ведение справочников (Рис. 5-1) дважды щелкните на наименовании группы, к которой относится искомый справочник. Откроется список справочников, входящих в данную группу. Щелкните на названии нужного справочника. В правой части экрана отобразятся элементы выбранного справочника. В приведенном ниже примере, это элементы справочника Иностранные языки, содержащего названия иностранных языков, которыми может владеть сотрудник (Рис. 6-2). 26 «Кадры». Руководство технолога Общие правила ведения линейных справочников Рис. 6-2. Окно линейного справочника Иностранные языки При выборе конкретного линейного справочника в строке меню окна Ведение справочников появляется дополнительный пункт Действия. В меню Действия входят команды импорта/экспорта справочника, сохранения содержимого справочника в файл, перемещения элементов вверх/вниз по списку и команда сохранения установленной сортировки элементов справочника. В некоторых справочниках в данное меню входит команда объединения элементов. Меню Управление содержит команды добавления, редактирования, удаления элементов справочника, просмотра данных элемента и восстановления логически удаленного элемента справочника. Панель инструментов функции Ведение справочника при работе с линейными справочниками имеет следующие кнопки: «Кадры». Руководство технолога 27 Общие правила ведения линейных справочников 28 – Добавить новый элемент в справочник. Дублирует команды Управление, Добавить элемент (F3); – Просмотр данных элемента справочника. Дублирует команды Управление, Просмотреть; – Редактирование элемента справочника. Дублирует команды Управление, Редактировать (F7); – Удалить элемент справочника. Дублирует команды Управление, Удалить (Ctrl+Del); – Восстановить логически удаленный элемент. Эта кнопка появляется только тогда, когда в списке элементов справочника выделен логически удаленный элемент (см. раздел «Удаление элемента линейного справочника»). Дублирует команды Управление, Восстановить. – Сохранить данные справочника в файл. Дублирует команды Действия, Сохранить в файл; – Импорт данных из внешнего файла формата XML в справочник. Дублирует команды Действие, Импорт; – Экспорт справочника во внешний файл в формате XML. Дублирует команды Действия, Экспорт; – Переместить выделенный элемент вверх по списку. Дублирует команды Действия, Переместить вверх; – Переместить выделенный элемент вниз по списку. Дублирует команды Действия, Переместить вниз. «Кадры». Руководство технолога Общие правила ведения линейных справочников 6.3. Добавление нового элемента в линейный справочник Чтобы добавить в линейный справочник новый элемент, в окне Ведение справочников из меню Управление выберите команду Добавить элемент или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов. На экране появится окно Добавление нового элемента (Рис. 6-3). Рис. 6-3. Окно Добавление нового элемента В поле Наименование введите название нового элемента. Если необходимо, в поле Примечание укажите произвольный текст примечания. ЗАМЕЧАНИЕ. Элементы некоторых линейных справочников (например, Гражданство, Национальность, Иностранные языки и проч.) содержат дополнительное поле Код ОКИН, в котором, если требуется, можно указать код элемента по Общероссийскому классификатору информации о населении. Для сохранения введенной информации и выхода из режима создания нового элемента щелкните на кнопке Сохранить. Окно Добавление нового элемента будет закрыто, а в списке элементов справочника появится новый элемент. «Кадры». Руководство технолога 29 Общие правила ведения линейных справочников Для сохранения введенной информации и продолжения работы в режиме создания нового элемента щелкните на кнопке Сохранить и создать. В справочнике появится новый элемент, а окно Добавление нового элемента останется открытым для продолжения работы. Для выхода из режима создания нового элемента справочника без сохранения данных щелкните на кнопке Отменить. 6.4. Редактирование элемента линейного справочника Чтобы изменить элемент линейного справочника, выделите его щелчком мыши в рабочей области справочника. Выберите из меню Управление команду Редактировать или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов. На экране появится окно [Наименование элемента] – редактирование, внешний вид которого аналогичен внешнему виду окна Добавление нового элемента (Рис. 6-3). Внесите необходимые изменения в полях окна. Для сохранения изменений и выхода из режима редактирования щелкните на кнопке Сохранить. Для выхода из режима редактирования без сохранения данных щелкните на кнопке Отменить. 6.5. Удаление элемента линейного справочника Чтобы удалить элемент справочника, выделите его щелчком мыши в рабочей области справочника. Выберите из меню Управление команду Удалить или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов. На экране появится окно запроса: 30 «Кадры». Руководство технолога Общие правила ведения линейных справочников Если вы действительно хотите удалить выделенный элемент справочника, щелкните на кнопке Да. Если вы ошиблись или передумали, щелкните на кнопке Нет. Если элемент справочника, выбранный для удаления, не используется ни в одной из функций системы, он удаляется физически. Если элемент справочника задействован хотя бы в одной функции, элемент удаляется логически. При этом в строке Дата логического удаления (Рис. 6-3) появится дата, когда было выполнено логическое удаление. Логически удаленный элемент отмечается специальным значком – . Для восстановления логически удаленного элемента выделите его в рабочей области справочника и выберите из меню Управление команду Восстановить или щелкните на кнопке (Восстановить) на панели инструментов (кнопка активизируется, только в том случае, если логически удаленный элемент выделен в списке элементов справочника). Элемент справочника будет восстановлен. 6.6. Просмотр данных элемента линейного справочника Чтобы просмотреть данные элемента линейного справочника, выделите его щелчком мыши в рабочей области справочника. Выберите из меню Управление команду Просмотреть или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов. Откроется окно выбранного элемента в режиме просмотра (Рис. 6-4). «Кадры». Руководство технолога 31 Общие правила ведения линейных справочников Рис. 6-4. Окно Просмотр элемента В режиме просмотра поля окна недоступны для редактирования. В нижней части окна элемента располагаются кнопки , , с помощью которых можно перейти к просмотру предыдущего или последующего элемента справочника. Ознакомившись с информацией об элементе справочника, закройте окно, щелкнув на кнопке Закрыть. 32 «Кадры». Руководство технолога Общие правила ведения иерархических справочников 7. Общие правила ведения иерархических справочников Все иерархические справочники организованы одинаково. Добавление, изменение и удаление элемента иерархического справочника производится единым образом для всех иерархических справочников. 7.1. Главное окно функции в режиме работы с иерархическим справочником Чтобы открыть справочник системы, в левой части главного окна функции Ведение справочников (Рис. 5-1) щелкните дважды на наименовании группы, к которой относится нужный справочник. Откроется список справочников, входящих в данную группу. Щелкните на названии искомого справочника. В правой части экрана появится рабочая область выбранного справочника. Рабочая область иерархического справочника разделена на две части. В левой части отображается дерево элементов справочника, относящихся к высшему уровню иерархии (дерево вершин). Чтобы открыть какую-либо вершину иерархического справочника, щелкните на ее наименовании или на значке , расположенном слева от него. В правой части рабочей области справочника отобразится список элементов (вершин и/или листьев), входящих в открывшуюся вершину (Рис. 7-1). «Кадры». Руководство технолога 33 Общие правила ведения иерархических справочников Рис. 7-1. Окно иерархического справочника Государственные награды Пункты меню при работе с иерархическими справочниками содержат практически те же команды, что и при работе с линейными справочниками (см. раздел 6.2). На панели инструментов находятся следующие кнопки: 34 – Добавить вершину в справочник. Дублирует команды Управление, Добавить вершину (Shift+F3); – Добавить новый элемент (лист) в справочник. Дублирует команды Управление, Добавить элемент (F3); – Просмотр данных элемента справочника. Дублирует команды Управление, Просмотреть; – Редактирование элемента справочника. Дублирует команды Управление, Редактировать (F7); – Удалить элемент справочника. Дублирует команды Управление, Удалить (Ctrl+Del); «Кадры». Руководство технолога Общие правила ведения иерархических справочников – Восстановить логически удаленный элемент. Эта кнопка появляется только тогда, когда в списке элементов справочника выделен логически удаленный элемент. Дублирует команды Управление, Восстановить. – Сохранить данные справочника в файл. Дублирует команды Действия, Сохранить в файл; – Импорт данных из внешнего файла формата XML в справочник. Дублирует команды Действие, Импорт; – Экспорт справочника во внешний файл в формате XML. Дублирует команды Действия, Экспорт; – Переместить выделенный элемент вверх по списку. Дублирует команды Действия, Переместить вверх; – Переместить выделенный элемент вниз по списку. Дублирует команды Действия, Переместить вниз; Панель инструментов справочника Регионы, помимо перечисленных, содержит кнопку (Импорт из ОКАТО), а меню Действия – одноименную команду. Эта команда предназначена для перенесения в справочник отдельных (выбранных пользователем) записей из классификатора ОКАТО. «Кадры». Руководство технолога 35 Общие правила ведения иерархических справочников 7.2. Просмотр информации в иерархических справочниках При отображении элементов списка в окне иерархического справочника вершины справочника отмечаются значком , а листья – значком . Таким образом, по внешнему виду элементов списка пользователь может судить о возможности (невозможности) детализации того или иного элемента. При работе с иерархическим справочником следующими основными правилами: руководствуйтесь Щелчок на маркере , расположенном слева от наименования вершины, приводит к отображению элементов справочника более низкого уровня иерархии относительно этой вершины. Щелчок на маркере , расположенном слева от наименования вершины, приводит к «сворачиванию» всех уровней иерархии, лежащих ниже этой вершины. Щелчок на наименовании закрытой вершины (или на значке ) приводит к ее открытию. При этом в правой части рабочей области справочника отобразится список элементов (вершин и/или листьев), входящих в эту вершину. Для получения полной информации об элементе справочника выделите этот элемент в правой части рабочей области справочника и выберите из меню Управление команду Просмотреть (или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов). На экране появится окно [Наименование элемента] – просмотр (Рис. 7-2). 36 «Кадры». Руководство технолога Общие правила ведения иерархических справочников Рис. 7-2. Окно элемента справочника в режиме просмотра В режиме просмотра поля окна недоступны для редактирования. В нижней части окна элемента располагаются кнопки , , с помощью которых можно перейти к просмотру предыдущего или последующего элемента справочника, принадлежащих той же вершине, что и текущий элемент. Ознакомившись с данными элемента справочника, закройте окно, щелкнув на кнопке Закрыть. 7.3. Добавление вершины в иерархический справочник Прежде чем добавить вершину в справочник, выберите место в иерархии справочника, куда следует ее поместить (т.е. в левой части рабочей области справочника откройте вершину, в которую должна входить новая вершина). В окне Ведение справочников из меню Управление выберите команду Добавить вершину или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов. На экране появится окно Добавление новой вершины (Рис. 7-3). «Кадры». Руководство технолога 37 Общие правила ведения иерархических справочников Рис. 7-3. Добавление новой вершины в иерархический справочник В поле Наименование введите название вершины. Если необходимо, в поле Примечание укажите произвольный текст примечания. Для сохранения введенной информации и выхода из режима создания новой вершины щелкните на кнопке Сохранить. Окно Добавление новой вершины будет закрыто, а в списке элементов справочника появится новая вершина. Для сохранения введенной информации и продолжения работы в режиме создания новой вершины щелкните на кнопке Создать вершину. В справочнике появится новая вершина, а окно Добавление новой вершины останется открытым для продолжения работы. Для выхода из режима создания новой вершины справочника без сохранения данных щелкните на кнопке Отменить. 38 «Кадры». Руководство технолога Общие правила ведения иерархических справочников 7.4. Редактирование вершины в иерархических справочниках Чтобы изменить вершину в иерархическом справочнике, в левой части рабочей области справочника откройте вершину более высокого уровня, в которую входит нужная вершина. В правой части рабочей области отобразится список всех элементов, входящих в открытую вершину. Выделите в этом списке наименование вершины, данные которой, требуется отредактировать. Выберите из меню Управление команду Редактировать или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов. На экране появится окно выбранной вершины в режиме редактирования. Внешний вид этого окна аналогичен внешнему виду окна Добавление новой вершины (Рис. 7-3). Внесите необходимые изменения в полях окна. Для сохранения изменений и выхода из режима редактирования щелкните на кнопке Сохранить. Для выхода из режима редактирования без сохранения данных щелкните на кнопке Отменить. 7.5. Удаление вершины из иерархического справочника Чтобы удалить вершину из иерархического справочника, в левой части рабочей области справочника откройте вершину более высокого уровня, в которую входит нужная вершина. В правой части рабочей области отобразится список всех элементов, входящих в открытую вершину. Выделите в этом списке наименование вершины, подлежащей удалению. «Кадры». Руководство технолога 39 Общие правила ведения иерархических справочников Выберите из меню Управление команду Удалить или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов. На экране появится окно запроса: Если вы действительно хотите удалить выделенную вершину справочника, щелкните на кнопке Да. Если вы ошиблись или передумали, щелкните на кнопке Нет. Если вершина справочника, выбранная для удаления, не используется ни в одной из функций системы, она удаляется физически. Если же она задействована хотя бы в одной функции, вершина удаляется логически. Элементы, входящие в эту вершину автоматически удаляются вместе с ней. Причем, элементы, использованные в какой-либо функции системы, удаляются логически, а элементы нигде не использованные удаляются физически. Если вершина была удалена логически в строке Дата логического удаления (Рис. 7-3) будет указана дата, когда было выполнено логическое удаление. Логически удаленная вершина отмечается специальным значком – . Для восстановления логически удаленной вершины выделите ее в правой части рабочей области справочника и выберите из меню Управление команду Восстановить или щелкните на кнопке (Восстановить) на панели инструментов (кнопка активизируется, только в том случае, если логически удаленная вершина выделена). Вершина и все входящие в нее логически удаленные элементы будут восстановлены. Элементы, удаленные физически, при этом не восстановятся. 40 «Кадры». Руководство технолога Общие правила ведения иерархических справочников 7.6. Добавление нового элемента-листа в иерархический справочник Чтобы добавить новый элемент-лист в иерархический справочник, в левой части рабочей области справочника откройте вершину, в которую должен входить новый элемент. Выберите из меню Управление команду Добавить элемент или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов. На экране появится окно Добавление нового элемента (см. Рис. 7-4). Рис. 7-4. Добавление нового элемента в вершину справочника В поле Наименование введите наименование элемента. Если необходимо, в поле Примечание укажите произвольный текст примечания. Для сохранения введенной информации и выхода из режима создания нового элемента щелкните на кнопке Сохранить. Окно Добавление нового элемента будет закрыто, а в списке элементов, входящих в данную вершину, появится новый элемент. Для сохранения введенной информации и продолжения работы в режиме создания нового элемента щелкните на кнопке Создать элемент. В списке элементов, входящих в данную вершину, появится новый элемент, а окно Добавление нового элемента останется открытым для продолжения работы. Для выхода из режима создания нового элемента справочника без сохранения данных щелкните на кнопке Отменить. «Кадры». Руководство технолога 41 Общие правила ведения иерархических справочников 7.7. Редактирование элемента-листа иерархического справочника Чтобы изменить элемент-лист в иерархическом справочнике, в левой части рабочей области справочника откройте вершину, в которую входит нужный элемент. В правой части рабочей области отобразится список всех элементов, входящих в открытую вершину. Выделите в этом списке название элемента-листа, подлежащего редактированию. Выберите из меню Управление команду Редактировать или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов. На экране появится окно выбранного элемента в режиме редактирования. Внешний вид этого окна аналогичен внешнему виду окна Добавление нового элемента (Рис. 7-4). Внесите необходимые изменения в полях окна. Для сохранения изменений и выхода из режима редактирования щелкните на кнопке Сохранить. Для выхода из режима редактирования без сохранения данных щелкните на кнопке Отменить. 7.8. Удаление элемента-листа из иерархического справочника Чтобы удалить элемент-лист из иерархического справочника, в левой части рабочей области справочника откройте вершину, в которую входит нужный элемент. В правой части рабочей области отобразится список всех элементов, входящих в открытую вершину. Выделите в этом списке наименование элемента, подлежащего удалению. Выберите из меню Управление команду Удалить или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов. На экране появится окно запроса: 42 «Кадры». Руководство технолога Общие правила ведения иерархических справочников Если вы действительно хотите удалить выделенный элемент справочника, щелкните на кнопке Да. Если вы ошиблись или передумали, щелкните на кнопке Нет. Если элемент справочника, выбранный для удаления, не используется ни в одной из функций системы, он удаляется физически. Если элемент справочника задействован хотя бы в одной функции, элемент удаляется логически. При этом в строке Дата логического удаления (Рис. 7-4) появится дата, когда было выполнено логическое удаление. Логически удаленный элемент отмечается значком – . Для восстановления логически удаленного элемента выделите его в правой части рабочей области справочника. Выберите из меню Управление команду Восстановить или щелкните на кнопке (Восстановить) на панели инструментов (кнопка активизируется, только в том случае, если логически удаленный элемент выделен в списке элементов справочника). Элемент справочника будет восстановлен. «Кадры». Руководство технолога 43 Особенности ведения отдельных справочников 8. Особенности ведения отдельных справочников Большинство справочников имеют простую структуру, описанную выше. Однако некоторые справочники для каждого элемента помимо наименования и примечания содержат информацию, описывающую элемент. В этом разделе даются сведения об особенностях ведения таких справочников. 8.1. Справочник Организации Справочник Организации относится к группе справочников Организации, должности и является иерархическим справочником. В качестве элементов справочник Организации содержит только вершины, поэтому при выборе этого справочника для работы в меню Управление команда Добавить элемент будет неактивна (так же как и соответствующая ей кнопка на панели инструментов). Окно элемента справочника Организации имеет следующий вид: 44 «Кадры». Руководство технолога Особенности ведения отдельных справочников Рис. 8-1. Окно элемента справочника Организации (начало) Рис. 8-2. Окно элемента справочника Организации (продолжение) «Кадры». Руководство технолога 45 Особенности ведения отдельных справочников Окно справочника Организации содержит следующие поля: Наименование – наименование организации; Наименование в родительном падеже – название организации в родительном падеже. Склонение выполняется автоматически, но может быть отредактировано; Сокр. наименование – сокращенное наименование организации; Группа организации – группа, к которой относится организация (Центральная, Филиал и т.д.). При необходимости заполнения нужное значение выбирается из раскрывающегося списка, содержащего элементы линейного справочника Группы организаций; Уровень организации – уровень, к которому относится данная организация (федеральный, региональный, территориальный и местный). Значение этого поля используется при формировании отчета по форме 2-ГС; Регион – местонахождение организации. Значение этого поля выбирается из справочника Регионы. Для выбора значения щелкните на кнопке , примыкающей к правой границе поля, и в открывшемся окне, содержащем элементы справочника Регионы, выберите нужное значение; Руководитель организации; Адрес – юридический адрес организации или ее фактический адрес; Телефон – номер телефона организации; Код организации по ОКПО; Код вида деятельности по ОКДП; Код отрасли по ОКОНХ; Код территории по ОКАТО; Код органа управления по ОКОГУ; Код организационно-правовой формы по ОКОПФ; 46 – фамилия, имя и отчество руководителя «Кадры». Руководство технолога Особенности ведения отдельных справочников Код формы собственности по ОКФС; Примечание – при необходимости введите в это поле любую дополнительную информацию, которую сочтете нужной. Порядок действий при создании, редактировании и удалении элементов справочника описан в разделе «Общие правила ведения иерархических справочников». 8.2. Справочник Тарифные сетки Справочник Тарифные сетки относится к группе справочников Работа и является иерархическим справочником. Тарифные сетки используются для расчета должностных окладов при формировании элементов линейного справочника Должности, при создании штатных единиц (должностей), а также при заполнении личных карточек работников (в разделе Должность и перемещение). Перечень тарифных сеток имеет иерархическую структуру. Вершинами в нем являются названия тарифных сеток, а листьями – соотношения разрядов и окладов (Рис. 8-3). Добавление, изменение и удаление элементов справочника проводится по правилам, приведенным в разделе «Общие правила ведения иерархических справочников». «Кадры». Руководство технолога 47 Особенности ведения отдельных справочников Рис. 8-3. Справочник Тарифные сетки При создании вершины тарифных сеток указываются следующие значения (Рис. 8-4): Наименование – наименование тарифной сетки; Дата утверждения – дата утверждения данной тарифной сетки; Примечание – произвольный текст примечания. Рис. 8-4. Окно вершины тарифной сетки 48 «Кадры». Руководство технолога Особенности ведения отдельных справочников При создании листьев тарифных сеток указываются значения (Рис. 8-5): Разряд – разряд по тарифной сетке; Сумма – величина оклада в рублях, указанному разряду тарифной сетки; Примечание – произвольный текст примечания. соответствующая Рис. 8-5. Окно листа тарифной сетки 8.3. Справочник Должности Справочник Должности относится к группе справочников Организации, должности и является линейным справочником. Окно элемента справочника Должности имеет следующий вид: «Кадры». Руководство технолога 49 Особенности ведения отдельных справочников Рис. 8-6. Окно справочника Должности Окно содержит следующие поля: Наименование – наименование должности. Может быть введено вручную или выбрано из классификатора ОКПДТР. Для выбора наименования из классификатора щелкните на кнопке , расположенной справа от поля и в открывшемся окне, содержащем элементы классификатора ОКПДТР, выберите нужное значение; 50 Код ОКПДТР – код должности по классификатору ОКПДТР. Заполняется автоматически если наименование должности введено выбором из классификатора. В противном случае код вводится вручную; «Кадры». Руководство технолога Особенности ведения отдельных справочников Категория по ОКПДТР – категория должности по классификатору ОКПДТР. Данное значение используется при формировании отчетов. Поле заполняется автоматически, если наименование должности введено выбором из классификатора. В противном случае нужное значение выбирается из раскрывающегося списка. Для выбора значения из списка щелкните на кнопке , примыкающей к правой границе поля, и в раскрывшемся списке категорий выделите нужное значение; Состав – при необходимости укажите в этом поле состав, к которому относится данная должность. Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка; В полях секции Оклад задаются способ расчета и конкретная величина оклада для данной должности: Вид – способ расчета оклада («оклад», «% от базового оклада» или «Тарифная сетка»). Значение выбирается из раскрывающегося списка. Если оклад, соответствующий данной должности, характеризуется фиксированными величинами, установите в поле Вид значение «оклад» и укажите в полях Мин. и Макс. минимальный и максимальный размеры оклада в рублях. Если оклад характеризуется только одним фиксированным значением, укажите это значение в поле Мин. Поля Мин. % и Макс. %, при этом, будут недоступны. Если оклад по должности устанавливается в процентах от базового оклада, установите в поле Вид значение «% от базового оклада» и задайте в полях Мин. % и Макс. % минимальную и максимальную величины оклада в процентах. Если в параметрах системы установлен размер базового оклада и в полях Мин. % и Макс. % указаны конкретные значения, то минимальный и максимальный размеры оклада в рублях можно рассчитать автоматически. Для этого щелкните на кнопке (Рассчитать оклад). В полях Мин. и Макс. запишутся вычисленные значения (Рис. 8-6). Базовый оклад, единый для всей организации, вводится администратором или системным технологом при настройке параметров системы (см. «Настройка основных параметров системы»); «Кадры». Руководство технолога 51 Особенности ведения отдельных справочников Если оклад, соответствующий данной должности, устанавливается по тарифной сетке, выберите в поле Вид значение «Тарифная сетка». Справа от поля Вид появится поле Разряд, в котором требуется указать нужную тарифную сетку и разряд по этой тарифной сетке, соответствующий данной должности (Рис. 8-7). Значение выбирается из справочника Тарифные сетки. При выборе нужного значения в поле Разряд, в поле Мин. автоматически будет установлена сумма оклада, соответствующая выбранному разряду тарифной сетки. Величина оклада может быть отредактирована вводом с клавиатуры. Для восстановления исходного значения в поле Мин. щелкните на кнопке , расположенной справа от поля. Рис. 8-7. Раздел Оклад В секции Для государственных органов все поля заполняются выбором значения из таблицы Структура государственных должностей. Данная таблица имеет трехуровневую иерархическую структуру. Элементы первого уровня иерархии соответствуют значениям поля Вид должности, элементы второго уровня – значениям поля Категория государственной должности, а элементы третьего уровня – значениям поля Группа государственной должности. Чтобы заполнить секцию Для государственных органов, щелкните на кнопке , расположенной справа от нее. Откроется стандартное окно выбора значения из иерархического справочника. Используя правила, изложенные в разделе 3.2.3 Руководства пользователя, выберите нужный элемент таблицы. При этом следует учитывать следующее: 52 при выборе элемента первого уровня иерархии будет заполнено только поле Вид должности; при выборе элемента второго уровня – поля Вид должности и Категория государственной должности; при выборе элемента третьего уровня иерархии заполнятся все поля секции. «Кадры». Руководство технолога Особенности ведения отдельных справочников Если требуется очистить поля секции, щелкните на кнопке , расположенной справа от нее. Все установленные значения будут удалены. В поле Примечание, расположенном в нижней части окна элемента, вводом с клавиатуры можно указать любую дополнительную информацию. ЗАМЕЧАНИЕ: Данные элементов справочника Должности используются в функции Штатное расписание. Если при заполнении полей элемента справочника какие-либо значения не будут заданы, то при добавлении/редактировании Должности в функции Штатное расписание эти значения придется вводить вручную. Порядок действий при создании, редактировании и удалении элементов справочника описан в разделе «Общие правила ведения линейных справочников». 8.4. Справочник Ученые степени, звания Справочник Ученые степени, звания относится к группе справочников Звания, поощрения, взыскания и является иерархическим справочником. Особенностью данного справочника является недоступность выполнения операции по добавлению новой вершины, поэтому при выборе этого справочника для работы в меню Управление команда Добавить вершину будет неактивна (так же как и соответствующая ей кнопка , расположенная на панели инструментов). Кроме того, вершины справочника нельзя удалить. Удалить можно только элементы низшего уровня справочника – листья. ВНИМАНИЕ: При попытке удалить вершину, выделенную в левой части рабочей области справочника, будет удален лист, стоящий первым в списке элементов, входящих в эту вершину (при открытии вершины он автоматически выделяется серым цветом в правой части рабочей области справочника). «Кадры». Руководство технолога 53 Особенности ведения отдельных справочников Окно элемента этого справочника имеет следующий вид: Рис. 8-8. Окно элемента справочника Ученые степени, звания Помимо стандартных полей Наименование и Примечание это окно содержит поле Код ОКИН, в котором указывается код данного элемента по Общероссийскому классификатору информации о населении. Порядок действий при создании, редактировании и удалении элементов справочника описан в разделе «Общие правила ведения иерархических справочников». 8.5. Справочники Классные чины и Дипломатический ранг Справочники Классные чины и Дипломатический ранг относятся к группе справочников Звания, поощрения, взыскания и являются линейными справочниками. Окно элемента этих справочников имеет следующий вид: 54 «Кадры». Руководство технолога Особенности ведения отдельных справочников Рис. 8-9. Окно элемента справочника Классные чины Помимо стандартных полей Наименование и Примечание это окно содержит поле Число лет пребывания, в котором указывается количество лет пребывания в данном чине (ранге), требуемое для присвоения следующего классного чина (ранга). В связи с тем, что при заполнении раздела Классный чин в личных карточках работников значения полей Следующий классный чин и Дата присвоения следующего чина устанавливаются автоматически, в справочнике Классные чины необходимо: для всех чинов указать значение поля Число лет пребывания; расположить элементы справочника в порядке убывания классных чинов (т.е. первым в списке должен стоять старший классный чин, а последним – младший). Порядок действий при создании, редактировании и удалении элементов справочников описан в разделе «Общие правила ведения линейных справочников». «Кадры». Руководство технолога 55 Особенности ведения отдельных справочников 8.6. Справочник Надбавки и доплаты Справочник Надбавки и доплаты относится к группе справочников Работа и является линейным справочником. Окно элемента справочника Надбавки и доплаты имеет следующий вид: Рис. 8-10. Окно элемента справочника Надбавки и доплаты Помимо стандартных полей Наименование и Примечание это окно содержит флажок Включить в штатное расписание. Установка этого флажка позволяет учесть указанную надбавку (доплату) при установке должностного оклада в штатном расписании организации. Таблица с надбавками (доплатами), отмеченными флажками, автоматически появляется в задаче Штатное расписание при создании новой или редактировании уже существующей должности. В связи с тем, что надбавка (доплата), задаваемая в процентах, может зависеть не только от оклада, но и от других надбавок (доплат), для каждой надбавки (доплаты) необходимо указать формулу расчета. При вводе новой надбавки (доплаты) по умолчанию задается формула расчета надбавки (доплаты) от оклада. При необходимости, ее можно отредактировать. Для этого щелкните на кнопке , расположенной справа от поля Формула. Откроется окно, показанное на Рис. 8-11. 56 «Кадры». Руководство технолога Особенности ведения отдельных справочников Рис. 8-11. Окно задания формулы расчета надбавки (доплаты) В верхней части окна находится поле Формула, в котором задается формула расчета надбавки (доплаты). Формула задается вводом с клавиатуры либо составляется из стандартных элементов: арифметических действий («+», «–», «/», «*», правая и левая скобки), оклада и параметров. Под параметрами понимаются различные виды надбавок (доплат), включая расчетную надбавку (доплату), называемую процентом параметра. Стандартные элементы, из которых можно составить формулу расчета надбавки (доплаты), находятся в таблице Элементы формулы, расположенной в нижней части окна. Чтобы составить формулу из стандартных элементов, найдите нужный элемент в таблице и дважды щелкните на нем мышью. Выбранный элемент скопируется в поле Формула. Руководствуясь этим правилом, составьте формулу из предложенных элементов. Например: ([оклад]+[за квалификационный разряд])*[процент надбавки]/100 Готовую формулу можно проверить на синтаксические ошибки. Для этого щелкните на кнопке Проверка, расположенной справа от поля Формула. Если формула составлена неверно, на экран будет выведено сообщение об ошибке: «Кадры». Руководство технолога 57 Особенности ведения отдельных справочников Рис. 8-12. Сообщение об ошибке Если формула составлена правильно, щелкните на кнопке ОК. Заданная формула будет записана в поле Формула окна элемента справочника Надбавки и доплаты (Рис. 8-10). Порядок действий при создании, редактировании и удалении элементов справочника описан в разделе «Общие правила ведения линейных справочников». 8.7. Справочник Таблицы выслуг Справочник Таблицы выслуг относится к группе справочников Работа и является иерархическим справочником. Таблицы расчета надбавок (доплат) за выслугу лет используются при расчете величины одноименных надбавок (доплат) в функции Личные карточки (раздел Надбавки и доплаты). Перечень таблиц имеет иерархическую структуру. Вершинами в нем являются названия таблиц, а листьями – данные таблицы (Рис. 8-13). 58 «Кадры». Руководство технолога Особенности ведения отдельных справочников Рис. 8-13. Таблицы расчета надбавок (доплат) за выслугу лет Добавление, изменение и удаление элементов справочника проводится по правилам, приведенным в разделе «Общие правила ведения иерархических справочников». При создании вершины в таблицах выслуг указываются следующие значения (Рис. 8-14): Наименование – наименование таблицы (например, категория работников, для которой формируется таблица); Надбавка – вид надбавки (доплаты), которая будет использоваться системой при расчете надбавки за выслугу лет для данной категории работников. Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка, содержащего элементы линейного справочника Надбавки и доплаты; Примечание – произвольный текст примечания. «Кадры». Руководство технолога 59 Особенности ведения отдельных справочников Рис. 8-14. Окно вершины таблицы При создании листьев таблиц указываются значения (Рис. 8-15): Стаж от (годы) – нижняя граница диапазона стажа; Стаж до (годы) – верхняя граница диапазона стажа; % выслуги – величина процентной надбавки (доплаты) за выслугу лет; Доп. отпуск (дни) – продолжительность дополнительного отпуска, соответствующая данному стажу (в данной версии системы не используется); Примечание – произвольный текст примечания. Рис. 8-15. Окно листа таблицы 60 «Кадры». Руководство технолога Особенности ведения отдельных справочников 8.8. Справочник Вид стажа Справочник Вид стажа относится к группе справочников Работа и является линейным справочником. Окно элемента этого справочника имеет следующий вид: Рис. 8-16. Окно элемента справочника Вид стажа Помимо стандартных полей Наименование и Примечание это окно содержит флажок Используется в форме Т2. При установке данного флажка информация о данном виде стажа будет отображаться в форме Т2. Порядок действий при создании, редактировании и удалении элементов справочников описан в разделе «Общие правила ведения линейных справочников». «Кадры». Руководство технолога 61 Особенности ведения отдельных справочников 8.9. Справочник Виды ограничений по стажу Справочник Виды ограничений по стажу относится к группе справочников Работа и является иерархическим справочником. Вершинами в нем являются названия ограничений, а листьями – величины ограничений по выбранным видам стажа. Окно элемента-листа (Рис. 8-17) содержит следующие поля: Стаж – вид стажа, по которому вводится ограничение. Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка, содержащего элементы справочника Вид стажа; Лет, Месяцев – максимальная величина ограничения, соответствующая указанному виду стажа. Количество лет и месяцев вводится с клавиатуры; Примечание клавиатуры. – текст комментария. Задается вводом с Рис. 8-17. Окно элемента-листа Порядок действий при создании, редактировании и удалении элементов справочника описан в разделе «Общие правила ведения иерархических справочников». 62 «Кадры». Руководство технолога Особенности ведения отдельных справочников 8.10. Справочник Вид инструктажа Справочник Вид инструктажа относится к группе справочников Работа и является иерархическим справочником. Особенностью данного справочника является недоступность выполнения операции по добавлению новой вершины, поэтому при выборе этого справочника для работы в меню Управление команда Добавить вершину будет неактивна (так же как и соответствующая ей кнопка на панели инструментов). Кроме того, вершины справочника нельзя удалить. Удалить можно только элементы низшего уровня справочника – листья. ВНИМАНИЕ: При попытке удалить вершину, выделенную в левой части рабочей области справочника, будет удален лист, стоящий первым в списке элементов, входящих в эту вершину (при открытии вершины он автоматически выделяется серым цветом в правой части рабочей области справочника). 8.11. Справочник Причины увольнения (отставки) Справочник Причины увольнения (отставки) относится к группе справочников Работа и является иерархическим справочником. Вершинами данного справочника являются названия нормативных документов (например, Трудовой кодекс РФ), а элементами (листьями) – статьи и пункты соответствующих документов. Окно элемента этого справочника имеет следующий вид: «Кадры». Руководство технолога 63 Особенности ведения отдельных справочников Рис. 8-18. Окно элемента-листа справочника Помимо стандартных полей Наименование и Примечание это окно содержит поля Статья и Пункт, в которых указываются номера статей и пунктов нормативных документов, которыми предусматривается данная причина увольнения. В поле Наименование следует вводить только текст формулировки. Полное наименование элемента-листа система сформирует из значений всех трех полей: Статья, Пункт и Наименование. Порядок действий при создании, редактировании и удалении элементов справочника описан в разделе «Общие правила ведения иерархических справочников». 8.12. Справочник Регионы Справочник Регионы относится к группе справочников География, командировки и является иерархическим справочником. В качестве элементов справочник Регионы содержит только вершины, поэтому при выборе этого справочника для работы в меню Управление команда Добавить элемент будет неактивна (так же как и соответствующая ей кнопка на панели инструментов). Панель инструментов справочника Регионы, помимо стандартных кнопок, содержит кнопку 64 (Импорт из ОКАТО), а меню Действия «Кадры». Руководство технолога Особенности ведения отдельных справочников – одноименную команду. Эта команда предназначена для перенесения в справочник отдельных (выбранных пользователем) записей из классификатора ОКАТО. Окно элемента справочника Регионы имеет следующий вид: Рис. 8-19. Окно элемента справочника Регионы Помимо стандартных полей Наименование и Примечание это окно содержит поля Код региона и Код ОКАТО, в которых указываются коды регионов, используемых в вашей организации, и их коды согласно общероссийскому классификатору объектов административно - территориального деления (ОКАТО). В поле Коренная национальность указываются национальности коренных жителей данного региона. Чтобы установить значения в этом поле, щелкните на кнопке , расположенной справа от него и в открывшемся окне выбора элементов из справочника Национальность выберите нужные значения. Если требуется удалить какое-либо значение из поля Коренная национальность, выделите его и щелкните на кнопке . Порядок действий при создании, редактировании и удалении элементов справочника описан в разделе «Общие правила ведения иерархических справочников». «Кадры». Руководство технолога 65 Особенности ведения отдельных справочников 8.13. Справочник Категория должности для формы № 6 Справочник Категория должности для формы № 6 относится к группе справочников Воинский учет и является линейным справочником. Элементы справочника используются при формировании Отчета о военнообязанных (форма № 6). Данный справочник заполняется при инсталляции системы, и его элементы доступны только для просмотра. 8.14. Справочник Степени родства Справочник Степени родства относится к группе справочников Прочие и является линейным справочником. Окно элемента справочника Степени родства имеет следующий вид: Рис. 8-20. Окно справочника Степени родства Помимо стандартных полей Наименование и Примечание это окно содержит поле Код ОКИН и флажок соответствует детям. 66 «Кадры». Руководство технолога Особенности ведения отдельных справочников В поле Код ОКИН укажите код данного элемента по Общероссийскому классификатору информации о населении. Флажок соответствует детям устанавливается автоматически для таких значений элементов, как «сын» и «дочь». Установка данного флажка позволяет при поиске личных карточек сделать выборку по сотрудникам, имеющим детей. Порядок действий при создании, редактировании и удалении элементов справочника описан в разделе «Общие правила ведения линейных справочников». 8.15. Справочник Виды отпусков Справочник Виды отпусков относится к группе Прочие и является линейным справочником. Окно элемента этого справочника имеет следующий вид: Рис. 8-21. Окно справочника Виды отпусков Помимо стандартных полей Наименование и Примечание это окно содержит поля Обозначение для табеля и Единица измерения. В поле Обозначение для табеля указывается условное обозначение для данного вида отпуска, предусмотренное формой табеля. Это обозначение используется при автоматическом перенесении в табель сведений о видах отпусков, вводимых в личные карточки сотрудников. В поле Единица измерения выбором из раскрывающегося списка устанавливается единица измерения «Кадры». Руководство технолога 67 Особенности ведения отдельных справочников длительности отпуска (в рабочих или календарных днях). Указанная единица измерения автоматически отображается в разделе Отпуска личной карточки работника при выборе того или иного вида отпуска. ВНИМАНИЕ: Перед заполнением справочника Виды отпусков в Параметрах системы должен быть задан вид табеля (см. раздел «Выбор Табеля»). Порядок действий при создании, редактировании и удалении элементов справочника описан в разделе «Общие правила ведения линейных справочников». 8.16. Справочник Виды неявки Справочник Виды неявки относится к группе Прочие и является линейным справочником. Окно элемента этого справочника имеет следующий вид: Рис. 8-22. Окно справочника Виды неявки Помимо стандартных полей Наименование и Примечание это окно содержит поле Обозначение для табеля, в котором указывается условное обозначение для данного вида нетрудоспособности, предусмотренное формой табеля. Это обозначение используется при автоматическом перенесении в табель сведений о видах нетрудоспособности, вводимых в личные карточки сотрудников. Флажок Признак больничного листа устанавливается в том случае, если данный вид неявки должен быть подтвержден больничным листом. 68 «Кадры». Руководство технолога Особенности ведения отдельных справочников Если при заполнении раздела Неявки личной карточки работника, в качестве вида неявки будет выбран вид, для которого этот флажок установлен, то в разделе активизируется блок Данные для расчета больничного листа, предназначенный для ввода реквизитов больничного листа. ВНИМАНИЕ: Перед заполнением справочника Виды неявки в Параметрах системы должен быть задан вид табеля (см. раздел «Выбор Табеля»). Порядок действий при создании, редактировании и удалении элементов справочника описан в разделе «Общие правила ведения линейных справочников». 8.17. Справочник Таблица пособий по временной нетрудоспособности Справочник Таблица пособий по временной нетрудоспособности относится к группе справочников Прочие и является линейным справочником. Окно элемента этого справочника имеет следующий вид: Рис. 8-23. Окно элемента справочника «Кадры». Руководство технолога 69 Особенности ведения отдельных справочников Помимо стандартных полей Наименование и Примечание это окно содержит поля: Стаж (годы) от … до – временной период стажа, по которому определяется величина пособия, начисляемого по болезни. Вид стажа устанавливается при настройке системы (см. «Настройка основных параметров системы»); % пособия – пособие, которое полагается работнику за период его болезни при условии, что стаж работника попадает в указанный период. Порядок действий при создании, редактировании и удалении элементов справочника описан в разделе «Общие правила ведения линейных справочников». 8.18. Справочник Условные обозначения для табеля Справочник Условные обозначения для табеля относится к группе справочников Прочие и является иерархическим справочником. Вершинами справочника являются формы табелей. В настоящее время система поддерживает три формы табеля Т-13, соответственно, справочник состоит из трех частей (содержит три вершины): табели по форме Т-13, утвержденные в 1997, в 2001 и в 2004 году. В этих табелях установлены разные системы обозначений. Форма табеля, используемого в организации, задается в параметрах системы (см. раздел «Выбор Табеля»). Окно элемента-листа справочника Условные обозначения для табеля имеет следующий вид: 70 «Кадры». Руководство технолога Особенности ведения отдельных справочников Рис. 8-24. Окно элемента-листа справочника Помимо стандартных полей Наименование и Примечание, это окно содержит поля Буквенный код и Цифровой код, в которых указываются коды отметок в табеле, соответствующие данной записи. Кроме того, в дополнительном поле Признак явки/неявки по причинам, выбором из раскрывающегося списка устанавливается значение, характеризующее текущую отметку в табеле как явку или как неявку по причинам. Заполнение поля Признак явки/неявки по причинам позволяет корректно сформировать печатную форму табеля. А именно, выполнить подсчет часов явки и неявки по причинам в соответствующих колонках табеля. Порядок действий при создании, редактировании и удалении элементов справочника описан в разделе «Общие правила ведения иерархических справочников». 8.19. Справочник Дополнительные данные Справочник Дополнительные данные относится к группе справочников Прочие и является иерархическим справочником. Элементы этого справочника используются при внесении дополнительной информации о работнике в раздел Прочие его «Кадры». Руководство технолога 71 Особенности ведения отдельных справочников личной карточки («Наличие загранпаспорта», «Навыки работы на компьютере» и т.д.). Дополнительные сведения могут быть различных форматов (текст, число, дата, деньги, диапазон дат и т.д.). Окно элемента этого справочника имеет следующий вид: Рис. 8-25. Окно элемента-листа справочника Дополнительные данные В поле Наименование указывается наименование дополнительной информации, а в поле Тип поля, выбором нужного значения из раскрывающегося списка, устанавливается формат, в котором эта информация будет заведена. В зависимости от формата, в котором должна вводиться дополнительная информация о работнике элементы справочника создаются различным образом. Если дополнительные сведения должны быть указаны как текст, число, дата, деньги, дата с текстом, диапазон чисел, диапазон дат, диапазон денег, то элемент справочника формируется как лист. В поле Тип поля указывается соответствующий формат. Например, если в личных карточках работников требуется указывать данные о выдаче загранпаспорта, создайте в справочнике Дополнительные данные лист (см. раздел «Добавление нового элемента-листа в иерархический справочник»). В поле Наименование введите наименование листа – «Наличие загранпаспорта». В поле Тип поля из раскрывающегося списка выберите значение «Дата», если требуется указывать только дату выдачи паспорта или значение «Текст» («Число»), если требуется 72 «Кадры». Руководство технолога Особенности ведения отдельных справочников вводить номер паспорта, или значение «Дата, текст», если следует вводить и дату выдачи паспорта, и его номер. При заполнении раздела Прочие личной карточки работника, в случае выбора значения «Наличие загранпаспорта» появится дополнительное поле, в котором можно ввести уточняющую информацию о загранпаспорте работника (дату выдачи или номер паспорта) в том формате, который был задан в справочнике Дополнительные данные. Если информация о выдаче загранпаспорта не должна сопровождаться никакими дополнительными сведениями, оставьте поле Тип поля незаполненным. В этом случае в личной карточке работника можно будет указать только факт наличия загранпаспорта, не уточняя его реквизитов. Чтобы при заполнении раздела Прочие личной карточки работника значение информации, уточняющей дополнительные сведения о работнике можно было выбирать из раскрывающегося списка, элемент справочника Дополнительные данные, соответствующий этому виду сведений должен быть сформирован в виде линейного справочника (например, информация о навыках работы на компьютере уточняется выбором наименований программ, которыми владеет работник). Рассмотрим создание такого элемента на примере элемента «Родственники за границей», включающего в себя такие уточняющие значения, как «брат», «сестра», «сын» и т.д. Прежде всего, руководствуясь правилами, описанными в разделе «Добавление вершины в иерархический справочник» создайте вершину. В поле Наименование введите наименование вершины, соответствующее наименованию дополнительной информации – «Родственники за границей». Внутри этой вершины создайте листья с наименованиями степени родства – «сын», «дочь», «отец» и т.д. В результате будет сформирован аналог линейного справочника, значения которого, при заполнении раздела Прочие личной карточки работника можно выбирать из раскрывающегося списка. Так, в случае выбора в качестве дополнительной информации о работнике, значения «Родственники за границей» появляется таблица, в строках которой, выбором из раскрывающегося списка можно указать какие именно родственники работника проживают за границей. «Кадры». Руководство технолога 73 Особенности ведения общероссийских классификаторов 9. Особенности ведения общероссийских классификаторов Система «Кадры» классификаторы: использует следующие общероссийские общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО); общероссийский классификатор начального профессионального образования (ОКНПО); общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР); общероссийский классификатор объектов территориального деления (ОКАТО). административно- Классификаторы являются официальными государственными документами и не входят в состав системы. Их необходимо получить в Госстандарте или иных организациях, распространяющих классификаторы. Там же периодически следует получать изменения к классификаторам. В комплект поставки системы «Кадры» входит пример для заполнения классификаторов. 9.1. Загрузка классификаторов Правила ведения классификаторов отличаются от правил ведения остальных справочников. Вносить изменения в классификаторы нельзя, их можно только просматривать. При работе с классификаторами в меню Действия появляется команда Загрузить справочник, а на панели инструментов – кнопка , дублирующая эту команду. Команда Загрузить справочник используется для загрузки классификаторов в систему «Кадры», а так же для загрузки полученных впоследствии изменений к классификаторам. 74 «Кадры». Руководство технолога Особенности ведения общероссийских классификаторов Чтобы загрузить классификатор в БД системы «Кадры», в левой части главного окна функции Ведение справочников дважды щелкните на наименовании группы справочников, к которой относится нужный классификатор. Откроется список справочников, входящих в эту группу. Щелкните на наименовании классификатора. В правой части окна откроется рабочая область выбранного классификатора. Выберите из меню Действия команду Загрузить справочник или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов. Откроется стандартное окно выбора файла (Рис. 9-1). Рис. 9-1. Окно выбора файла классификатора для загрузки в систему «Кадры» Найдите и выделите щелчком мыши имя файла классификатора и щелкните на кнопке Открыть. Система начнет выполнять импорт классификатора. На экране появится окно, показывающее ход процесса загрузки. Время, требующееся на загрузку классификатора, зависит от его размера и может составлять от долей минуты до нескольких часов. Признаком окончания загрузки служит исчезновение с экрана индикатора хода загрузки. «Кадры». Руководство технолога 75 Особенности ведения общероссийских классификаторов При загрузке классификаторов ОКСО и ОКНПО щелчок на кнопке (или выбор команды Загрузить справочник из меню Действия) вызывает окно, показанное на Рис. 9-2. Рис. 9-2. Окно загрузки классификаторов ОКСО и ОКНПО Укажите имена файлов классификаторов и щелкните на кнопке Импортировать. Имена файлов можно либо непосредственно ввести в поля Имя файла справочника ОКСО и Имя файла справочника ОКНПО (указав путь к файлу), либо выбрать нужные файлы, используя стандартное окно Открыть (Рис. 9-1). Чтобы отрыть окно выбора файла, щелкните на кнопке , примыкающей к правой границе поля, в открывшемся окне укажите расположение файла классификатора и щелкните на кнопке Открыть. Система начнет выполнять импорт классификатора. ВНИМАНИЕ. После загрузки классификатора в меню Действия активизируется команда Сохранить в файл, а на панели инструментов – одноименная кнопка . Команда Сохранить в файл предназначена для особых случаев и не должна использоваться без явного указания сотрудника службы поддержки. 76 «Кадры». Руководство технолога Особенности ведения общероссийских классификаторов 9.2. Классификаторы ОКСО и ОКНПО Классификаторы специальностей по образованию (ОКСО) и начального профессионального образования (ОКНПО) в системе «Кадры» объединены в один справочник, относятся к справочникам группы Образование, обучение. Окно классификаторов ОКСО (ОКНПО) показано на Рис. 9-3.: Рис. 9-3. Классификаторы ОКСО и ОКНПО Для поиска нужных элементов классификатора можно воспользоваться специальным блоком полей Поиск, расположенным на панели инструментов окна. Блок содержит поля Код, Наименование и кнопку . В поле Код указывается несколько цифр, входящих в код искомого элемента, а в поле Наименование – буквы, содержащиеся в его названии. При этом следует руководствоваться следующими правилами: «Кадры». Руководство технолога 77 Особенности ведения общероссийских классификаторов Если требуется провести поиск по началу кода (наименования), введите первые символы этого кода (наименования) в соответствующее поле, завершив ввод символом *. Если необходимо осуществить поиск по фрагменту кода (наименования), введите несколько символов этого кода (наименования) в соответствующее поле, начав и завершив ввод символом *. Указав искомые значения, щелкните на кнопке активизируется только после заполнения одного из полей). (кнопка Все элементы, содержащие указанные символы, будут помещены в вершину Найденные в левой части рабочей области классификатора (Рис. 9-3). Если значения будут введены в оба поля (Код и Наименование), то в результате поиска будут отобраны элементы, имеющие в своем названии установленное сочетание букв и код, содержащий указанные цифры. 78 «Кадры». Руководство технолога Особенности ведения общероссийских классификаторов 9.3. Классификатор ОКАТО Общероссийский классификатор объектов административнотерриториального деления (ОКАТО) относится к справочникам группы География, командировки. Окно этого классификатора имеет следующий вид: Рис. 9-4. Классификатор ОКАТО Классификатор содержит описание объектов административнотерриториального деления РФ. Работа с классификатором какихлибо особенностей не имеет. Для поиска нужных элементов классификатора можно воспользоваться специальным блоком полей Поиск, расположенным на панели инструментов окна (см. «Классификаторы ОКСО и ОКНПО»). «Кадры». Руководство технолога 79 Особенности ведения общероссийских классификаторов 9.4. Классификатор ОКПДТР Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) относится к справочникам группы Организации, должности. Окно этого классификатора имеет следующий вид: Рис. 9-5. Классификатор ОКПДТР Окно классификатора ОКПДТР содержит панель Показывать. На этой панели находятся флажки профессии и должности, с помощью которых можно установить критерий отображения элементов классификатора. При установке флажка профессии список элементов классификатора будет представлять собой перечень профессий, а при установке флажка должности – должностей. Для отображения полного списка элементов классификатора, состоящего из наименований профессий и должностей, следует установить оба флажка. 80 «Кадры». Руководство технолога Особенности ведения общероссийских классификаторов В меню Действия классификатора ОКПДТР находятся две дополнительные команды: Показывать профессии и Показывать должности, выполняющие те же функции, что и одноименные флажки на панели Показывать. Поле Фильтр, расположенное на панели Показывать предназначено для облегчения поиска нужных записей. Чтобы найти какой-либо элемент в классификаторе, следует в поле Фильтр указать несколько первых букв наименования этого элемента и щелкнуть на кнопке , расположенной справа от поля. В рабочей области классификатора отобразится список элементов, начинающихся на указанные буквы. «Кадры». Руководство технолога 81 Специальные возможности 10. Специальные возможности В данном разделе описаны специальные возможности работы со справочниками системы. Эти возможности являются общими для линейных и иерархических справочников. 10.1. Сортировка элементов справочников Элементы в справочниках системы автоматически располагаются в порядке их ввода. В системе предусмотрена возможность сортировки элементов справочников, что позволяет расположить их в удобном для использования порядке. В раскрывающихся списках и иерархических справочниках различных функций системы «Кадры» элементы располагаются в той последовательности, в которой они установлены в справочниках. Поэтому при формировании списка элементов следует учитывать удобство последующего выбора значений из этих списков и справочников. Наиболее часто используемые значения справочников рекомендуется размещать в верхних позициях списка элементов. В строке меню окон линейных и иерархических справочников (Рис. 6-2 и Рис. 7-1) находится поле Сортировка, в котором выбором из раскрывающегося списка устанавливается вид сортировки (по алфавиту или специальная). Рис. 10-1. Поле Сортировка При выборе значения «по алфавиту» элементы справочника автоматически выстраиваются в алфавитном порядке (от А до Я). Чтобы сохранить такой тип сортировки, щелкните на кнопке , расположенной справа от поля Сортировка. Тип сортировки изменится на «специальная». Установленная последовательность элементов справочника сохраняется до следующих изменений. 82 «Кадры». Руководство технолога Специальные возможности При выборе значения «специальная» в меню Действия активизируются команды Переместить вверх и Переместить вниз, а на панели инструментов становятся доступными одноименные кнопки и , позволяющие перемещать элементы справочника вверх и вниз по списку. Чтобы переместить элемент справочника вверх или вниз по списку элементов, выделите его в правой части рабочей области справочника и выберите из меню Действия, команду Переместить вверх или Переместить вниз (в зависимости от направления перемещения) или щелкайте на соответствующей кнопке до тех пор, пока выделенный элемент не займет нужную позицию. Установленный таким способом порядок расположения элементов справочника автоматически сохраняется в БД. Сортировка вершин и элементов возможна только в пределах одного списка. 10.2. Экспорт и импорт данных справочников В программе предусмотрена возможность экспорта содержимого справочников в файлы формата XML и импорт справочников из файлов этого формата. Чтобы экспортировать данные справочника в файл формата XML, в левой части главного окна функции Ведение справочников (Рис. 5-1) дважды щелкните на наименовании группы, к которой относится нужный справочник. Откроется список справочников, входящих в данную группу. Щелкните на названии справочника, который необходимо экспортировать. В правой части экрана отобразятся элементы выбранного справочника. Из меню Действия выберите команду Экспорт или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис. 10-2. «Кадры». Руководство технолога 83 Специальные возможности Рис. 10-2. Окно экспорта справочника Выберите папку, в которой должен быть сохранен файл. В поле Имя файла укажите имя файла и щелкните на кнопке Сохранить. Файл будет сохранен, окно экспорта справочника закроется. ВНИМАНИЕ: Во избежание ошибок, которые могут возникнуть в дальнейшем при импорте справочника, рекомендуется в качестве имени файла экспорта использовать название экспортируемого справочника. Чтобы импортировать данные справочника из файла формата XML, откройте нужный справочник. В правой части экрана отобразятся элементы выбранного справочника. Из меню Действия выберите команду Импорт или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов. На экране появится окно, показанное на Рис. 10-3. 84 «Кадры». Руководство технолога Специальные возможности Рис. 10-3. Окно импорта файла Укажите папку и имя файла с импортируемыми в справочник данными и нажмите кнопку Открыть. Если структура импортируемых данных совпадает со структурой справочника, то данные из файла будут импортированы в справочник. ВНИМАНИЕ: Будьте внимательны при выборе файла импорта, поскольку при импорте справочника система не проводит проверку соответствия открытого справочника и содержимого файла импорта. Например, файл, содержащий перечень иностранных языков загрузится в справочник Иностранные языки, даже если на экране будет открыт другой справочник. ЗАМЕЧАНИЕ: Импорт справочников рекомендуется проводить в автономном режиме. В противном случае может возникнуть ошибка, связанная с блокировкой записи. При экспорте (импорте) справочника, содержащем ссылку на какойлибо другой справочник, автоматически будут экспортированы (импортированы) оба справочника (например, при экспорте (импорте) справочника Виды отпусков вместе с ним автоматически будет экспортирован (импортирован) справочник Условные обозначения для табеля, поскольку в справочнике Виды отпусков на него имеется ссылка). «Кадры». Руководство технолога 85 Специальные возможности 10.3. Сохранение данных в файле Функция Ведение справочников позволяет сохранять данные справочников в файле специального формата для последующей печати. Чтобы сохранить данные справочника в файл, в левой части главного окна функции Ведение справочников (Рис. 5-1) дважды щелкните на наименовании группы, к которой относится нужный справочник. Откроется список справочников, входящих в эту группу. Щелкните на названии справочника, данные которого необходимо сохранить в файл. В правой части экрана отобразятся элементы выбранного справочника. Из меню Действия выберите команду Сохранить в файл или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис. 10-4. Рис. 10-4. Окно Сохранение данных в файл 86 «Кадры». Руководство технолога Специальные возможности Окно содержит перечень полей таблицы базы данных выбранного справочника. Установите флажки рядом с наименованиями тех полей справочника, которые необходимо сохранить. Щелчок на кнопке Отметить все позволяет установить все флажки сразу, а щелчок на кнопке Очистить – снять все флажки, установленные ранее. В поле Разделитель введите разделитель, который будет установлен между полями справочника. В поле Имя файла задайте наименование файла. Щелкните на кнопке Сохранить. сохранены в указанном файле. Выбранные данные будут 10.4. Объединение данных справочника В ряде линейных справочников существует возможность объединения элементов справочника. При таком объединении один элемент справочника, называемый источником, поглощается другим – базовым элементом. Все, существующие в других функциях системы, ссылки на источник, автоматически переназначаются на базовый элемент. После объединения элементов источник физически удаляется из справочника. Количество объединяемых элементов справочника не ограничивается. Чтобы объединить элементы справочника, откройте справочник, элементы которого требуется объединить. Щелчком мыши выделите наименование базового элемента (т.е. наименование элемента, который должен поглотить другие элементы справочника). Из меню Действия выберите команду Объединить данные. Откроется окно, показанное на Рис. 10-5. «Кадры». Руководство технолога 87 Специальные возможности Рис. 10-5. Окно Объединение данных В поле Базовое значение по умолчанию устанавливается наименование выбранного элемента. При необходимости из раскрывающегося списка можно выбрать другой элемент справочника. В разделе Источники требуется указать наименования тех элементов справочника, которые должны быть объединены с базовым элементом. Для выбора нужных элементов щелкните на кнопке , расположенной справа от поля. Откроется окно выбора значений из справочника (Рис. 10-6). В верхней части окна находится перечень элементов справочника. В нижней части формируется список выбранных значений. Выделите в верхней части окна наименование нужного элемента и щелкните на кнопке . Выбранный элемент скопируется в нижнюю часть окна. Если требуется добавить в список выбранных значений еще какие-либо элементы справочника, повторите эти действия. 88 «Кадры». Руководство технолога Специальные возможности Рис. 10-6. Окно выбора значений из справочника Элементы справочника, ошибочно внесенные в список, расположенный в нижней части окна, можно удалить из этого списка. Для этого выделите ненужный элемент и щелкните на кнопке . Сформировав в нижней части окна список элементов, подлежащих объединению, щелкните на кнопке ОК. Окно выбора значений из справочника закроется, а отобранные элементы запишутся в поле Источник окна Слияние элементов. Щелкните на кнопке ОК. Система выведет на экран сообщение, показанное на Рис. 10-7. Рис. 10-7. Сообщение о завершении объединения элементов справочника «Кадры». Руководство технолога 89 Настройка параметров системы 11. Настройка параметров системы Перед началом использования системы необходимо выполнить настройку ее параметров. Под настройкой параметров понимается: Настройка основных параметров системы; Выбор Табеля и основных обозначений, используемых в нем; Установка праздничных и рабочих дней. 11.1. Настройка основных параметров системы Чтобы перейти к настройке основных параметров системы, в левой части главного окна функции Ведение справочников (Рис. 5-1) дважды щелкните на наименовании группы Настройка системы. Откроется перечень элементов, входящих в данную группу. Щелкните на названии Параметры. В правой части экрана появится перечень основных параметров системы (Рис. 11-1). Рис. 11-1. Настройка основных параметров системы 90 «Кадры». Руководство технолога Настройка параметров системы Меню Управление этого окна содержит команды редактирования параметров системы и отмены введенных данных, а также команду сохранения введенной информации. На панели инструментов окна находятся следующие кнопки: – Редактировать параметры системы. Дублирует команды Управление, Редактировать (F7); – Сохранить результаты изменения. Дублирует команды Управление, Сохранить (Ctrl+S); – Отменить внесенные изменения. Дублирует команды Управление, Отменить (Ctrl+Z); Чтобы установить или изменить параметры системы, выберите из меню Управление команду Редактировать или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов. Поля окна Параметры станут доступными для внесения изменений. Установите нужные значения: Центральный аппарат – название вашей организации. Это название будет использоваться по умолчанию всеми функциями системы «Кадры». Значение устанавливается выбором из иерархического справочника Организации; Стаж для расчета выслуги лет – вид стажа, который будет использоваться системой для расчета выслуги лет. Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка, содержащего элементы справочника Вид стажа; Очередной отпуск – вид отпуска, на основании которого производится проверка правильности предоставления отпуска работнику относительно даты его приема на работу. Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка, содержащего элементы справочника Виды отпусков; Продолжит. очередного отпуска – продолжительность очередного отпуска работников в календарных днях с учетом рабочих и выходных дней. Данное значение используется при заполнении раздела Отпуска личной карточки работника (поле Положено дней); «Кадры». Руководство технолога 91 Настройка параметров системы Базовый оклад – если для всех или для части сотрудников оклад задается в процентах от базового оклада (оклада какоголибо должностного лица), то введите в это поле размер этого оклада. Значение задается вводом с клавиатуры. Если при расчете окладов сотрудников используется другой принцип, поле можно оставить пустым. Интервал проведения аттестации – временной интервал проведения плановой аттестации. Указывается в годах. Данное значение используется при расчете даты следующей аттестации в разделе Аттестация личной карточки работника относительно даты проведения последней аттестации; Вид оплаты по умолчанию – вид оплаты работников. Выбирается из раскрывающегося списка, содержащего следующие значения: «оклад», «% от базового оклада», «тарифная сетка»; Стаж для расчета б/л – вид стажа, который используется при расчете величины пособия полагающегося работнику за период его болезни. Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка, содержащего элементы справочника Виды стажа. Установив нужные параметры, выберите из меню Управление команду Сохранить (или щелкните на кнопке панели инструментов). , расположенной на Если изменения были внесены ошибочно, их можно отменить. Для этого из меню Управление выберите команду Отменить или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов. 11.2. Выбор Табеля Чтобы перейти к выбору Табеля, который будет использоваться в вашей организации, в левой части главного окна функции Ведение справочников (Рис. 5-1) дважды щелкните на наименовании группы Настройка системы. Откроется перечень элементов, входящих в данную группу. Щелкните на названии Табель. В правой части экрана появится перечень основных характеристик Табеля (Рис. 11-2). Описание меню и кнопок панели инструментов этого окна приведено в разделе «Настройка основных параметров системы». 92 «Кадры». Руководство технолога Настройка параметров системы Рис. 11-2. Настройка параметров Табеля Чтобы установить или изменить нужные значения, выберите из меню Управление команду Редактировать или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов. Поля окна Табель станут доступными для внесения изменений. Установите следующие значения: Выбор табеля – форма табеля, использующаяся в вашей организации. Значение устанавливается выбором из раскрывающегося списка; Шаблон табеля – шаблон табеля, который будет использоваться в вашей организации. Значение устанавливается выбором из раскрывающегося списка; «Кадры». Руководство технолога 93 Настройка параметров системы Обозначение праздничных дней – условное обозначение праздничных дней, которое будет использоваться при автоматическом заполнении табеля. Значение устанавливается выбором из раскрывающегося списка, содержащего элементы справочника Условные обозначения для табеля; Обозначение командировок – условное обозначение командировок, которое будет использоваться при автоматическом заполнении табеля. Значение устанавливается выбором из раскрывающегося списка, содержащего элементы справочника Условные обозначения для табеля. Установив нужные значения, выберите из меню Управление команду Сохранить (или щелкните на кнопке инструментов). , расположенной на панели Если изменения были внесены ошибочно, их можно отменить. Для этого из меню Управление выберите команду Отменить или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов. 11.3. Установка праздничных и рабочих дней Информация о праздничных и рабочих днях года используется при работе с табелем, а также при расчете продолжительности отпусков в ЛК работника. Чтобы перейти к установке праздничных и рабочих дней, в левой части главного окна функции Ведение справочников (Рис. 5-1) дважды щелкните на наименовании группы Настройка системы. Откроется перечень элементов, входящих в данную группу. Щелкните на названии Праздничные и рабочие дни. В правой части экрана появится окно, в котором устанавливаются праздничные и рабочие дни (Рис. 11-3). Описание меню и кнопок панели инструментов этого окна приведено в разделе «Настройка основных параметров системы». 94 «Кадры». Руководство технолога Настройка параметров системы Рис. 11-3. Установка праздничных и рабочих дней года Окно разделено на 3 части: Праздничные дни – список праздничных дней года; Перенесенные рабочие дни – список рабочих дней года, установленных вместо выходных; Выходные дни – список выходных дней года, установленных вместо рабочих. Чтобы сформировать или изменить списки праздничных и рабочих дней года, выберите из меню Управление команду Редактировать или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов. Окно будет переведено в режим редактирования. В поле Год, расположенном в верхней части окна, с помощью кнопок , примыкающих к правой границе поля, установите год, на который формируется список праздничных и рабочих дней. «Кадры». Руководство технолога 95 Настройка параметров системы Чтобы ввести дату в соответствующий раздел, укажите в полях этого раздела нужное число и выберите из раскрывающегося списка наименование месяца, а затем щелкните на кнопке Добавить. Выбранная дата попадет в список дат, расположенный ниже. Для удаления даты выделите ее в списке дат и щелкните на кнопке Удалить. Дата будет удалена из списка. При создании списка праздничных и рабочих дней на новый год (в прошлом или будущем) система позволяет скопировать готовый список из любого другого года, для которого ранее были введены данные. Для этого достаточно установить новое значение в поле Год. Если указанный год не содержит информацию, система выведет на экран сообщение: Выберите из раскрывающегося списка год, информацию о праздничных и рабочих днях которого требуется скопировать. Щелкните на кнопке Да. На экране отобразится готовый список праздничных и рабочих дней на новый год. При необходимости его можно откорректировать, используя кнопки Добавить и Удалить. Сформировав списки праздничных и рабочих дней года, выберите из меню Управление команду Сохранить (или щелкните на кнопке расположенной на панели инструментов). , Если изменения были внесены ошибочно, их можно отменить. Для этого из меню Управление выберите команду Отменить или щелкните на кнопке 96 , расположенной на панели инструментов. «Кадры». Руководство технолога Подсистема «Управление проектами» 12. Подсистема «Управление проектами» ВНИМАНИЕ: стандартный отдельно. Опция «Управление проектами» не пакет поставки системы «Кадры» и входит в закупается Подсистема «Управление проектами и календарно-кадровое планирование» (далее «Управление проектами») предназначена для автоматизации процесса управления проектами, направлениями и договорами (далее «проекты») в рамках предприятия. Данная подсистема позволяет руководителям предприятия отслеживать и распределять загрузку работников, участвующих в проектах, и контролировать бюджет проектов. 12.1. Справочники подсистемы «Управление проектами» Справочники подсистемы «Управление проектами» относятся к группе Прочие и являются линейными справочниками. Порядок действий при создании, редактировании и удалении элементов этих справочников изложен в разделе «Общие правила ведения линейных справочников». К справочникам подсистемы относятся: Вид валюты – содержит сведения об используемых видах валюты; Тип проекта – включает в себя перечень типов работ, выполняемых сотрудниками предприятия; Резерв – содержит сведения о резервных единицах (должностях и соответствующих им ставках), которые могут быть временно использованы при планировании работ по проектам в случае отсутствия реальных работников. В дальнейшем такие единицы заменяются на реальных работников. «Кадры». Руководство технолога 97 Подсистема «Управление проектами» 12.1.1. Особенности ведения справочника Резерв Окно элемента справочника Резерв имеет следующий вид: Рис. 12-1. Окно элемента справочника Резерв Помимо стандартных полей Наименование и Примечание это окно содержит поля: МСт – месячная ставка, соответствующая данной единице (должности); ДнСт – дневная ставка, соответствующая указанной единице (должности); ЧСт – часовая ставка, соответствующая данной единице (должности). При заполнении одного из этих полей, значения двух других можно рассчитать автоматически. Для этого щелкните на кнопке Вычисленные значения запишутся в соответствующие поля. Расчет выполняется по следующим формулам: МСт = ДнСт * 260 / 12 ЧСт = ДнСт / 8, где 260 – количество рабочих дней в году; 12 – количество месяцев в году; 8 – количество рабочих часов в день. 98 «Кадры». Руководство технолога . Подсистема «Управление проектами» ВНИМАНИЕ: Вычисления производятся по первому заполненному полю. Поэтому, если Вы, например, изменили значение поля ДнСт и хотите пересчитать значения других полей, удалите сначала значение, установленное в поле МСт. В противном случае вычисления будут проведены относительно значения поля МСт, а не поля ДнСт. 12.2. Настройка параметров подсистемы «Управление проектами» Чтобы перейти к настройке основных параметров подсистемы, в левой части главного окна функции Ведение справочников (Рис. 5-1) дважды щелкните на наименовании группы Настройка системы. Откроется перечень элементов, входящих в данную группу. Щелкните на названии Управление проектами, ведение TimeSheets. В правой части экрана появится перечень основных параметров подсистемы (Рис. 12.2). Рис. 12-2. Настройка параметров подсистемы «Управление проектами» «Кадры». Руководство технолога 99 Подсистема «Управление проектами» Описание меню и кнопок панели инструментов этого окна приведено в разделе «Настройка основных параметров системы». Чтобы установить или изменить нужные значения, выберите из меню Управление команду Редактировать или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов. Поля окна станут доступными для внесения изменений. Установите следующие значения: Валюта оплаты труда работников – код базовой валюты. Значение, отображаемое в данном поле, задается системным технологом при первом запуске системы «Кадры» с установленной опцией «Управление проектами» и изменению не подлежит; Средняя ставка – в полях данной секции вводом с клавиатуры устанавливаются следующие значения: – Месячная (МСт) – средняя месячная ставка сотрудников, работающих над проектами; – Дневная (ДнСт) – средняя дневная ставка сотрудников, работающих над проектами; – Часовая (ЧСт) – средняя часовая ставка сотрудников, работающих над проектами; При заполнении данной секции достаточно ввести значение в одно из полей – значения в двух других полях будут рассчитаны и установлены автоматически. Валюта курсов – код валюты, относительно которой производится конвертирование всех валют, используемых при расчетах стоимости проектов (для РФ это RUR). Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка, содержащего элементы справочника Вид валюты; Допуск корректировки бюджета – коэффициент, используемый по умолчанию при корректировке бюджета проектов. Значение, установленное при настройке системы, может быть отредактировано при корректировке бюджета проектов в функции Управление проектами и договорами; Первичный документ – первичный отчетный документ. Значение выбирается из списка, содержащего 2 элемента: «Отчеты» и «TimeSheets»; 100 «Кадры». Руководство технолога Подсистема «Управление проектами» Номер уровня – если первичными отчетными документами являются «Отчеты», то в данном поле требуется указать номер уровня проекта, по которому должна выполняться группировка проектов в TimeSheet’е; Язык формы TimeSheet – язык печатной формы TimeSheet’а. Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка; Норма рабочих часов в день – используется при контроле заполнения TimeSheet’а на максимально допустимое значение рабочих часов в пределах суток. Поле заполняется вводом с клавиатуры; Контроль отчетных документов – вид контроля, используемый при проверке отчетных документов. Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка («строгий» или «нестрогий»). При выборе значения «строгий» отчетные документы работника не будут утверждены до тех пор, пока не будут исправлены все критические ошибки. Установка значения «нестрогий» позволяет утверждать отчетные документы при наличии ошибок. Виды командировок за пределы РФ – в данной версии не используется. Установив нужные значения, выберите из меню Управление команду Сохранить (или щелкните на кнопке инструментов). , расположенной на панели Если изменения были внесены ошибочно, их можно отменить. Для этого из меню Управление выберите команду Отменить или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов. «Кадры». Руководство технолога 101 Устранение сбоев и неполадок 13. Устранение сбоев и неполадок При работе с программой могут возникнуть сбои и неполадки, связанные: с работой аппаратных средств (не загружается сервер, не включаются рабочие станции, отсутствует сетевое соединение между клиентом и сервером и т.д.); с работой системного программного загружается операционная система); с работой СУБД; с работой самой программы «Справочники». обеспечения (не При возникновении сбоев, связанных с работой аппаратных средств и системного программного обеспечения, следует обратиться к системному администратору. При возникновении неполадок, связанных с работой СУБД, следует обратиться к администратору базы данных. При возникновении неполадок, связанных с работой программы «Справочники», следует внимательно прочитать текст сообщения об ошибке и, в зависимости от его содержания, принять меры по устранению причин возникновения ошибки. В случае невозможности исправления ситуации своими силами необходимо обратиться к разработчикам программы. 102 «Кадры». Руководство технолога