А Н К Е Т А для работников службы делопроизводства

Система электронного документооборота
и управления взаимодействием
АНКЕТА
для работников службы делопроизводства
(секретарей-референтов и работников канцелярии)
Предлагаемая Вашему вниманию анкета ставит своей целью выявить задачи, решение которых при
внедрении электронного документооборота позволит дать наибольший эффект, а также поможет наиболее полно
исследовать документооборот вашего предприятия.
1. ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО: _________________________________________________________
2. ДОЛЖНОСТЬ: __________________________________________ТЕЛЕФОН ____________________
3. ЗАМЕЩАЕТ ЛИ ВАС КТО-ЛИБО НА ВРЕМЯ ОТПУСКА, БОЛЬНИЧНОГО?
 Да, меня замещает (укажите ФИО замещающего) _______________________________________
 Нет, меня никто не замещает.
4. ПЕРЕЧИСЛИТЕ, КАКИЕ НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ОРГАНИЗАЦИИ (ДОЛЖНОСТНЫЕ
ИНСТРУКЦИИ, ПОЛОЖЕНИЯ, ПЕРЕЧНИ И Т.Д.) ВЫ ИСПОЛЬЗУЕТЕ В РАБОТЕ (по возможности
приложите их копии к анкете) _______________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
5. ВАШИ ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ:
(поставьте отметку напротив Ваших функциональных обязанностей и укажите примерный процент рабочего
времени, которое Вы тратите на каждую функцию)
Отметка
Функциональные обязанности
%
получение и отправка бумажной корреспонденции (Вы ходите на почту / почтальон

приходит)

получение и отправка электронной почты

первичная обработка, регистрация, сортировка корреспонденции;

ведение журналов регистрации

ведение регистрационно-контрольных карточек (РКК)

снятие копий с документов

сканирование документов

передача документов исполнителям (приходят сами / разносите)

подготовка (печать) документов для руководителя


ведение контроля исполнения документов; есть срок исполнения задания в часах?
(ДА / НЕТ)
подготовка отчетов по документообороту

обеспечение работы руководителя (чай, кофе, прием посетителей и т.п.)

ответы на телефонные звонки

ведение расписания рабочего дня руководителя (в каком виде?)
________________________________________________________________________

другие__________________________________________________________________
Итого:
100%
6. КАКИЕ ОТЧЕТЫ ПО ДОКУМЕНТООБОРОТУ ВЫ ПРЕДОСТАВЛЯЕТЕ? (по возможности
приложите примеры отчетов к анкете).
Отчет
Для кого
Периодичность
7. КАКИЕ ФУНКЦИИ ХОТЕЛОСЬ БЫ АВТОМАТИЗИРОВАТЬ ПРЕЖДЕ ВСЕГО? (указать
приоритет от 1 до 6, где 1 - функция, которую хотелось бы автоматизировать больше):
 регистрация документов;
 выдача поручений;
 рассылка документов;
 контроль исполнения поручений;
 поиск документов (получение информации о документе);
 свой вариант ______________________________________________________________________
8. ОТ ВЫШЕСТОЯЩИХ ОРГАНИЗАЦИЙ ДОКУМЕНТЫ ПОСТУПАЮТ:
 в бумажном виде
 в электронном виде (какие _________________________________________________________)
9. РЕГИСТРИРУЮТСЯ ЛИ ДОКУМЕНТЫ, ПОСТУПАЮЩИЕ В ОРГАНИЗАЦИЮ ОТ СТОРОННИХ
ОРГАНИЗАЦИЙ
В
ЭЛЕКТРОННОМ
ВИДЕ?
(например,
проекты
договоров,
распоряжения
министерств и ведомств, информационные письма по электронной почте и т.п.)
 да, регистрируются (укажите какие) ___________________________________________________
 нет, не регистрируются
10.
КОМУ,
КАКИМ ОБРАЗОМ И В КАКОМ ВИДЕ ПЕРЕДАЮТ ПОЛУЧЕННЫЕ ПО
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ ДОКУМЕНТЫ?
 распечатываются и передаются инспектору канцелярии;
 пересылаются инспектору канцелярии по почте;
 полученные по электронной почте документы не требуют обработки и регистрации;
 другой вариант ____________________________________________________________________
11. ПЕРЕЧИСЛИТЕ, КАКИЕ ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ ВЫ ВЕДЕТЕ? ________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
2
12. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

входящие документы регистрируются:
 до вынесения резолюции руководителем;
 после вынесения резолюции руководителем;

документы из/для филиалов регистрируются:
 как документы своих подразделений;
 как документы сторонних организаций;

регистрации подлежат:
 все поступающие документы;
 только документы для Вашего руководителя;

регистрационный номер присваивается исходящему документу:
 до подписания руководителем;
 после подписания руководителем.
13. УКАЖИТЕ КОЛИЧЕСТВО ДОКУМЕНТОВ, ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫХ ЗА ПРОШЕДШИЙ ГОД
(с начала года):
14.

входящие __________

исходящие __________

организационно-распорядительные (приказы / распоряжения) __________

прочие внутренние (докладные / служебные записки / заявления и пр.) __________
ПЕРЕЧИСЛИТЕ
НАИБОЛЕЕ
ХАРАКТЕРНЫЕ
ТРУДНОСТИ,
ВОЗНИКАЮЩИЕ
ПРИ
РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ:
 для того, что бы узнать судьбу документа делопроизводитель может перенаправить к другому
сотруднику и так может повторяться несколько раз;
 для регистрации документ передается между сотрудниками по несколько раз;
 никто не может точно сказать, поступал ли интересуемый документ в организацию;
 представителя другой организации могут просить передать документ для регистрации в
канцелярию, и это вызывает раздражение у посетителей;
 свой вариант ______________________________________________________________________
15. БЫВАЮТ ЛИ СЛУЧАИ ПОТЕРИ ДОКУМЕНТОВ, ПЕРЕДАННЫХ РУКОВОДИТЕЛЮ?
НАСКОЛЬКО ЧАСТО ОНИ СЛУЧАЮТСЯ?
 да, часто (1–2 документа в неделю);
 да, не часто (1–2 документа в месяц);
 да, но почти не теряются (1–2 документа в полугодие);
 нет.
3
ОПИШИТЕ, КАК ВЫ УЗНАЕТЕ, КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЕЙЧАС НАХОДЯТСЯ НА
16.
РАССМОТРЕНИИ У РУКОВОДИТЕЛЯ?
 по журналам регистрации;
 на память;
 веду учет документов на рассмотрении руководителя;
 свой вариант ______________________________________________________________________
БЫВАЮТ
17.
ЛИ
СЛУЧАИ
ЛИЧНОЙ
ПЕРЕДАЧИ
ДОКУМЕНТОВ
РУКОВОДИТЕЛЕМ
ИСПОЛНИТЕЛЮ? НАСКОЛЬКО ЧАСТО ОНИ СЛУЧАЮТСЯ?
 да, часто (1–2 документа в день);
 да, не часто (1–2 документа в неделю);
 да, почти не теряет (1–2 документа в месяц);
 нет, руководитель документы лично не передает.
НА
18.
КАКИХ
ДОКУМЕНТАХ
ОБЯЗАТЕЛЬНО
ТРЕБУЕТСЯ
СОБСТВЕННОРУЧНАЯ
РЕЗОЛЮЦИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ? (по возможности приложите документ основание) ________________
_________________________________________________________________________________________
19. КТО ИМЕЕТ ПРАВО УТВЕРЖДАЮЩЕЙ ПОДПИСИ НА ДОКУМЕНТЫ (указать ф.и.о
руководителя и документы, на которые он имеет право подписи, либо приложите документ,
регламентирующий право подписи): __________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
20. НАЛИЧИЕ ФАКСИМИЛЕ, ПЕЧАТЕЙ:
 факсимиле (чьи, у кого) _____________________________________________________________
 печати (какие, у кого) _______________________________________________________________
21. КАКУЮ ИНФОРМАЦИЮ ЧАЩЕ ВСЕГО ЗАПРАШИВАЕТ РУКОВОДИТЕЛЬ?
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
22. КАКУЮ ИНФОРМАЦИЮ ЛИЧНО ВАМ ХОТЕЛОСЬ БЫ ПОЛУЧАТЬ ОПЕРАТИВНО, НО
СЕЙЧАС НЕВОЗМОЖНО? _________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
23. ПОИСК ДОКУМЕНТОВ:

при поиске каких документов возникает больше трудностей_______________________________
___________________________________________________________________________________

сколько в среднем времени тратится на поиск одного документа ___________________________

какие реквизиты документов используются при поиске: автор, номер, дата, номенклатурное
дело, корреспондент и др. _____________________________________________________________
4
24. СДАЕТЕ ЛИ ДОКУМЕНТЫ В АРХИВ? (укажите периодичность)
 да, (ежегодно, ежеквартально, ежемесячно);
 нет.
25. КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ХРАНЯТСЯ В КАНЦЕЛЯРИИ? ____________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
26. ОРИГИНАЛЫ КАКИХ ДОКУМЕНТОВ И ДЛЯ ЧЕГО НЕОБХОДИМЫ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ?
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
27. ВОЗМОЖНО ЛИ ОРГАНИЗОВАТЬ ХРАНЕНИЕ ВСЕХ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ В
КАНЦЕЛЯРИИ?
 да
 нет.
БЛАГОДАРИМ ЗА СОТРУДНИЧЕСТВО!
5