А Н К Е Т А для руководителя подразделения

Система электронного документооборота
и управления взаимодействием
АНКЕТА
для руководителя подразделения
Предлагаемая Вашему вниманию анкета ставит своей целью выявить задачи, решение которых при
внедрении электронного документооборота позволит дать наибольший эффект, а также поможет наиболее полно
исследовать документооборот вашего подразделения и предприятия в целом.
1. ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО: _________________________________________________________
2. ТЕЛЕФОН: _________
3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ:_______________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
5. ЕСТЬ ЛИ У ВАС СЕКРЕТАРЬ/ ПОМОЩНИК: _____________________________________________
_________________________________________________________________________________________
6. СРЕДНЕЕ ЧИСЛО СОТРУДНИКОВ В ВАШЕМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ____, ИЗ НИХ С
КОМПЬЮТЕРОМ____
7. КАКИЕ ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ И НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ (ПОЛОЖЕНИЯ,
ПЕРЕЧНИ И Т.Д.) ВЫ ИСПОЛЬЗУЕТЕ В РАБОТЕ (по возможности приложите копию к анкете)
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
8.СУЩЕСТВУЮТ ЛИ ВНУТРЕННИЕ СТАНДАРТЫ И ОПИСАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ПО
ВАШЕМУ ПОДРАЗДЕЛЕНИЮ (по возможности приложите копию к анкете)_______________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
9. ЦЕЛИ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА:
(по 10-балльной шкале укажите важность перечисленных вариантов, где 10 – наиболее важная для Вас цель
автоматизации)
Варианты










накопление корпоративных знаний
сокращение затрат времени на создание и поиск документов
ускорение документооборота
оценка загрузки и планирование занятости сотрудников
усиление контроля исполнения поручений
увеличение уровня ответственности работников
сокращение бумажного документооборота
улучшение репутации и имиджа компании
более продуктивное использование вычислительной техники
повышение безопасности данных
Приоритет
10. ИСПОЛЬЗУЕТЕ ЛИ ВЫ В ПОВСЕДНЕВНОЙ РАБОТЕ КОМПЬЮТЕР:
 да, работаю с программами (подчеркните или напишите свой вариант):
 Microsoft Office: Word; Excel; другие ______________________________________________
 почтовые программы: Outlook; Bat; другие _________________________________________
 информационно-справочные системы: Консультант +; Гарант; другие _____________________
 учетные
системы:
1С;
Галактика;
Парус;
КАС
«Бизнес
Люкс»;
другие
__________________________________________________________________________________
 Internet;
 другие: ___________________________________________________________________________
 нет, не работаю с компьютером.
Причина ________________________________________________________
11.
ВЕДЕТСЯ ЛИ РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ/ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ В ВАШЕМ
ПОДРАЗДЕЛЕНИИ:
 Да. ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА РЕГИСТРАЦИЮ ____________________________________________
 Нет
12. ДОКУМЕНТЫ, СОЗДАВАЕМЫЕ И ХРАНИМЫЕ В ВАШЕМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ:
 в колонках 2, 3: желательно указать количество за месяц, либо дать определения, например, «МНОГО»,
«ЧАСТО», «ЕЖЕДНЕВНО», «РАЗ В НЕДЕЛЮ» и др.);
 в колонках 4, 5: поставить «+» или «-» .
Виды документов
1
Акты
Доверенности
Договоры
Заявки (на финансирование, МЦ и т.п.), представления
и ходатайства
Заявления, служебные записки
Нормативные документы, инструкции и стандарты
Командировочные удостоверения, задания
Отчеты, сводки, справки
Письма исходящие
Письма входящие
Планы, программы, сметы, бюджеты
Положения, уставы
Приказы
Протоколы, решения
Распоряжения
Техническая документация
Чертежи/схемы
Пояснительные записки
Технические задания
Создаются в
подразделении
2
Поступают из
других
групп/отделов
3
Другие документы:
13. ВЫ СОГЛАСНЫ РАБОТАТЬ С ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ?
Хранятся в Вашем
подразделении
оригиналы
копии
4
5
 да, но только читать;
 да, читать и подписывать;
 да, читать и накладывать резолюцию;
 нет, буду продолжать работать с бумажными документами.
14. ПОИСК ДОКУМЕНТОВ ПО КАКИМ КРИТЕРИЯМ НАИБОЛЕЕ ВАЖЕН ДЛЯ ВАС
(по 10-балльной шкале укажите важность перечисленных вариантов, где 10 – наиболее важный для Вас критерий)
Критерий
Приоритет
1
2
Создатель
Дата создания
Дата последнего изменения
Проект
Объект
Контрагент/Заказчик
Подразделение – создатель
Ответственный по документу
Номер документа
Приложения для редактирования документа
Поиск по тексту документа
Другие критерии:
18. КАКУЮ ИНФОРМАЦИЮ ЛИЧНО ВАМ ХОТЕЛОСЬ БЫ ПОЛУЧАТЬ ОПЕРАТИВНО, НО
СЕЙЧАС НЕВОЗМОЖНО?
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
БЛАГОДАРИМ ЗА СОТРУДНИЧЕСТВО!
3