Схема поступления экспоната в фонды музея на постоянное

Национальный музей Республики Башкортостан
СХЕМА ПОСТУПЛЕНИЯ ЭКСПОНАТА В ФОНДЫ МУЗЕЯ НА ПОСТОЯННОЕ
ХРАНЕНИЕ
(методическое пособие для молодых специалистов)
организационно-методический отдел
Национального музея Республики
Башкортостан
Уфа-2007
Схема поступления экспоната на постоянное хранение
I.
Дар от частного лица
Закупка экспонатов
от частных и юридических
или передача от
лиц
юридического лица
Составление Акта приема на временное
хранение с приложением списка предметов____________
Работа фондово-закупочной комиссии
Составление акта на постоянное хранение
Составление карточек первичного учета
Запись в Книге поступлений Основного фонда или в Книге учета научно-вспомогательных
материалов, занесение карточки в систематический каталог __________________
Нанесение на предметах учетных обозначений
(маркировка)
Запись в журнале регистрации актов на материальноответственное хранение
Изучение музейных предметов и музейных коллекций: научная инвентаризация и
каталогизация
Комплектование фондов музея может производиться различными путями - научные экспедиции и
командировки;
- закупка на выставках, в мастерских и студиях художников, у частных лиц;
- дар от частного лица или передача от юридического лица;
- оперативное комплектование музея на местах событий (в залах заседаний, на спектаклях, при пуске в
строй или юбилее предприятия, во время демонстраций, митингов и т.д., «сбор по горячим следам
событий»)
и
т.д.
Закупка
произведений
изобразительного
искусства,
предметов,
коллекций,
представляющих историко-культурную ценность, производится государственными музеями за счет
внебюджетных средств в пределах устанавливаемого Министерством культуры Российской Федерации
верхнего уровня суммы оплаты за одно произведение, предмет, коллекцию. Приобретение ценностей
свыше установленных сумм проводится на основании письменного разрешения Министерства культуры
Российской Федерации и Министерства культуры и национальной политики Республики Башкортостан.
2.
На все новые поступления в собрание музея составляется Акт приема на получение предметов от
владельца на временное хранение с приложением коллекционной описи, списка предметов. Такой
порядок оформления новых поступлений распространяется на все формы комплектования фондов музея,
включая экспедиционные сборы, закупки, оперативное комплектование на местах событий и др. Все
акты приема на временное хранение регистрируются в Журнале регистрации актов на временное
хранение.
3.
Все поступающие в состав музейного собрания предметы (коллекции) обязательно рассматриваются на
фондово-закупочной комиссии музея. Решение ФЗК о приеме предметов (коллекций) в состав музейного
собрания оформляется протоколом, который утверждается директором музея. На заседании ФЗК
происходит распределение предметов в ОФ или НВ фонды.
4.
На основании решения ФЗК составляется Акт приема предметов на постоянное хранение и договор
купли-продажи или Договор дарения предметов на постоянное хранение, которые являются
юридическими документами государственного учета музейных предметов (коллекций), удостоверяющим
факт их приема музеем в состав своего собрания. Акт является основанием для первичной регистрации
новых поступлений в Книге поступлений основного фонда и Книге учета научно-вспомогательных
материалов. Каждому Акту присваивается свой порядковый номер. При заполнении Акта приема в
текстовой части указываются: место и дата его составления, фамилии, имена, отчества (полностью),
занимаемые должности уполномоченных для составления Акта лиц - принимающей стороны (главный
хранитель или другое должностное лицо) и передающей стороны (юридическое или частное лицо). Если
передающей стороной является организация (учреждение, предприятие), в Акте указывается полное
официальное ее название, адрес, телефон. Для частного лица указываются: фамилия, имя, отчество, год
рождения, паспортные данные, включая домашний адрес, а также родственные или иные правовые
отношения данного лица с владельцем предметов.
В Акт приема новые поступления записываются попредметно или суммарно. В последнем случае к акту
прилагается коллекционная или полевая опись. Каждая запись в Акте имеет свой порядковый номер
(первая графа Акта).
При суммарной записи, кроме порядкового номера указывается через дробь (в знаменателе) общее
количество предметов (например, 3/1-8). Во 2-й графе «Наименование и краткое описание. Материал,
техника, размер» дается более расширенная атрибуция предметов - указывается вид или создатель, место и
дата создания, бытования, материал (основа) и техника изготовления, размер. Графа «Учетные обозначения»
заполняется только после регистрации предметов в Книге поступлений основного фонда и Книге учета
научно-вспомогательных материалов. В графе «Сохранность» фиксируется физическое состояние предмета
при приеме его в собрание музея. В графу «Примечания» вносятся все необходимые дополнительные
сведения -наличие приложений, связь с другими уже зарегистрированными ранее предметами и т.д.
Акт подписывается принимающей и передающей сторонами, визируется главным хранителем музея,
утверждается директором и скрепляется печатью музея. Акт может быть составлен в 2-х экземплярах при
передаче, дарении, обмене предметов (для музея и владельца) или в 3-х экз. при закупке предметов (для учета
бухгалтерии музея и для владельца предметов). Акты нумеруются (ежегодно с 1-го номера) и подшиваются.
Все акты по мере их исполнения регистрируются в Книге регистрации актов приема на постоянное хранение.
Книга до ее заполнения должна иметь соответствующее оформление - прошнурована, пронумерована,
заверена подписями директора и главного хранителя музея с проставлением печати музея.
После утверждения Акта приема предметов директором музея и в установленные ФЗК сроки проводится
регистрация новых поступлений в Книге поступлений Основного фонда и в Книге учета научновспомогательных материалов.
В Акт приема, а также в прилагаемые к Акту описи (коллекционную или полевую) могут быть внесены
предметы как основного, так и научно-вспомогательного фондов. Но их первичная регистрация проводится (в
силу их различного статуса) раздельно по соответствующим книгам основного и научно-вспомогательного
фондов.
На этапе актирования и регистрации предметов основного фонда осуществляется определение каждого
предмета - его атрибуция, целью которой является составление общей характеристики предмета - его
поискового образа, выявление и фиксация наиболее существенных, отличительных признаков, выделяющих
его из ряда других аналогичных предметов. На основе информации о предмете, выявленной в процессе его
комплектования, определяются авторство, функциональное назначение и принадлежность предмета, место и
дата создания, среда бытования, подлинность, физические признаки, источник и способ приобретения
предмета музеем, устанавливается степень физической сохранности на момент его регистрации в музее.
Именно на этом этапе предмет музейного значения приобретает статус музейного предмета и включается в
состав музейного собрания.
Книга поступлений музейных предметов (основного фонда) на постоянное хранение - юридический основной
учетный документ, предназначенный для первичной регистрации (инвентаризации) музейных предметов и
музейных коллекций, поступивших в состав основного фонда музея на постоянное хранение. До заполнения
Книги поступлений все листы должны быть прошнурованы и пронумерованы чернилами или пастой;
заверительные записи о количестве листов в книге подписаны директором и главным хранителем музея,
скреплены печатью музея. Описание музейных предметов при их регистрации в Книге поступлений
основного фонда по форме и содержанию проводится в более расширенном варианте по сравнению с Актом
приема.
5.
Каждому музейному предмету основного фонда, предметам и материалам научно-вспомогательного
фонда в процессе их первичной регистрации присваивается учетный номер, который проставляется на
предмете одновременно с записью в Книгу поступлений и книгу научно-вспомогательных материалов.
Учетный номер соответствует порядковому номеру записи в первую графу указанных книг — «№№ пп»
и проставляется непосредственно на самом предмете или, если это невозможно, на раме, футляре,
этикетке, ярлычке, конверте и т.п. Учетное обозначение предмета состоит из следующих элементов:
сокращенное название музея (его аббревиатура), буквенный индекс Книги поступлений основного фонда
(ОФ) или Книги учета научно-вспомогательных материалов (НВ), порядковый учетный номер предмета
по соответствующей книге. Учетное обозначение наносится на предмет последовательно по мере
проведения основных учетных операций, включая первичную регистрацию, научную инвентаризацию и
спецучет (для предметов из драгметаллов и камней). Нанесение учетных обозначений на предметах
может проводиться с использованием штампов и от руки - тушью, чернилами или пастой (черной,
фиолетовой), графитовым карандашом (для графики), специальными фломастерами для стекла, металла,
дерева и других материалов, а также краской (эмалевой и масляной) на крупной скульптуре.
6.
Предметы основного и научно-вспомогательного фондов после их регистрации и шифровки
(проставления учетных номеров) передаются в соответствующие музейные коллекции и научновспомогательный фонд на ответственное хранение по Акту приема-передачи предметов на ответственное
хранение (приложение №6 Инструкции). Акт подписывается лицом, ответственным за ведение учета
музейных фондов (зав.сектором или отделом учета) и соответственно хранителем соответствующей
музейной коллекции или материалов научно-вспомогательного фонда, затем визируется главным
хранителем и утверждается директором музея. Все поступившие в фондохранилище (отдел фондов)
музейные предметы и музейные коллекции регистрируются в Книге учета поступлений фондохранилища
(отдела фондов), форма которой определяется музеем. В книге ежегодно подводится итог поступивших в
фонд (отдел ) предметов.
7.
Одним из основных направлений музейной деятельности является изучение музейных предметов и
музейных коллекций, поступающих в состав собрания музея, в целях раскрытия их научноинформационного и культурно-исторического потенциала, создания полноценной источниковой базы
для выполнения музеем образовательно-воспитательной и просветительной
функции. Исходная информация о музейном предмете закладывается на стадии его комплектования и первичного учета
(атрибуции, актирования, регистрации). В процессе включения предмета в систему профильных для музея коллекций
проводится дальнейшее более углубленное и всестороннее его изучение - уточнение и дополнение данных первичной
атрибуции, ввод новой информации и составление развернутой аргументированной характеристики внешней и внутренней
информационной структуры изучаемого предмета. Основные музееведческие методы изучения музейного предмета - это
атрибуция (определение), классификация, систематизация, интерпретация и описание.
Методическое пособие подготовлено методическим
отделом НМ РБ