Алевров В.Ю

ПРАВИТЕЛЬСТВО
ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
Практика внедрения проектного управления
в органах исполнительной власти
Ярославской области.
Докладчик – Алевров В.Ю.
Круглый стол «Проектное управление»
21.11.2013
Ярославль
Правительство
Ярославской области
Начало внедрения проектного управления
в органах исполнительной власти
Ярославской области
Основание:
Концепция административной реформы в Российской Федерации в
2006-2010
годах,
одобренная
распоряжением
Правительства
Российской Федерации от 25 октября 2005 г. № 1789-р
В 2009 году в рамках областной целевой программы «Повышение
эффективности и результативности ОИВ ЯО» были инициированы
работы в 2-х направлениях:
создание системы
стратегического
управления
Исполнитель:
управление
стратегического планирования
Правительства области
• создание системы
проектного управления
и освоение методов
командной работы
Исполнитель:
управление
Правительства
области
по
организационному развитию
Правительство
Ярославской области
•
Основные работы, осуществленные в рамках
2-х направлений деятельности
создание системы
стратегического управления
Исполнитель:
управление
стратегического
планирования
Правительства области
выстраивание процесса
разработки стратегии,
разработка документов в
сфере стратегического
управления социальноэкономическим развитием
Ярославской области
•
создание системы проектного
управления и освоение методов
командной работы
Исполнитель:
управление
Правительства
области
по
организационному развитию
приведение областных целевых
программ – основного
механизма реализации
стратегии - в соответствие с
принципами проектного
управления.
Правительство
Ярославской области
Предпосылки применения проектного
управления к планированию и реализации
областных целевых программ
 ведомственная разобщенность, слабая командная работа
 отсутствие четкой ориентации программ на достижение
целей развития
 отсутствие согласованности программ , направленных на
достижение одной цели развития
 доминирование функционального подхода, ориентация на
выполнение функций, а не на достижение конкретных
результатов.
 отсутствие единой системы управления знаниями, низкая
эффективность межведомственных коммуникаций.
Правительство
Ярославской области
Этапы внедрения системы управления
проектами
1 этап
• Разработка и утверждение Положения о системе
управления программами и проектам.
• Разработка методики формирования и организации
работы межфункциональных групп
2 этап
• Обучение госслужащих, реализующих ОЦП, основным
положениям системы управления программами и
проектами.
3 этап
• Приведение структуры всех ОЦП в соответствие с
требованиями системы управления программами и
проектами.
Правительство
Ярославской области
Этап 1. Разработка нормативноправовой базы
Разработано и утверждено «Положение о
программно-целевом планировании и контроле»,
в котором заложены механизмы планирования и реализации областных целевых
программ, соответствующие методологии проектного управления
Цель (и) ОЦП
Задача 1
ОЦП
Проект 1
Проект 2
Задача …
ОЦП
Задача 2 ОЦП
..
Проект ..
..
..
..
Правительство
Ярославской области
Этап 1. Разработка нормативноправовой базы
Разработана и утверждена
«Методика формирования и организации
работы межфункциональных групп»,
в которой заложены
механизмы
управления человеческими ресурсами,
соответствующие методологии проектного
управления
Правительство
Ярославской области
Этап 2. Программа семинара «Основные положения
системы управления программами и проектами»
Тема
Вступление (представления, ожидания)
Основные понятия и определения системы управления программами и проектами
(СУПП)
Связь областных целевых программ со стратегией социально-экономического
развития ЯО.
Процесс разработки и реализации ОЦП (в соответствии с СУПП). Структура и
содержание ОЦП.
Основы системного проектирования (ЖЦ создания систем, основные артефакты при
создании систем). Основы целеполагания (как правильно формулировать цели,
показатели целей, декомпозировать цели на задачи)
Основы проектного управления:
 необходимость применения проектного подхода;
 инструменты планирования: сетевой график, 4-М, метод критического пути,
сжатие расписания, оценка по аналогам;
 основные роли проекта: распределение ответственности, коммуникации;
 мониторинг выполнения проектов (порядок и формы отчетности)
Практические упражнения по разработке ОЦП (работа в группах)
Рекомендации по порядку выполнения работы по внесению изменений в ОЦП для
приведения в соответствие с СУПП
Разбор наиболее распространенных ошибок при разработке программ. Ответы на
вопросы слушателей.
Длительность
00:15
00:45
00:30
1:10
01:45
01:30
2:00
0:30
01:00
Правительство
Ярославской области
Этап 3. Приведение структуры ОЦП в соответствие
с требованиями СУПП.
Удалось добиться:
структура всех ОЦП соответствует структуре
проектов
-
- результативность и эффективность ОЦП
рассчитывается по единой методике. Возможен
сравнительный анализ и прогнозирование
по крупным проектам созданы команды
управления проектами
Правительство
Ярославской области
Пример формирования команды проекта
Проект
«Создать сеть центров предоставления государственных
и муниципальных услуг на базе МФЦ»
Руководитель
проекта
Ответственный
Члены команды
исполнитель
Подразделение
проекта
проекта
Смыслова Т.В.
УОР
Филиппова Т.В.
УОР
Воронцов А.Ю.
ГАУ "ДМФЦ"
Иощенко А. В. мэрия г.Ярославль
Смирнов А.В.
ДИС
Чепрасова Л.В.
УОР
Белов Д.А.
ДС
Самойлова О.Ю.
ГПУ
Чернышев Ю.А.
ДИЗО
Правительство
Ярославской области
Результат проекта «Создание сети МФЦ»
Правительство
Ярославской области
Основные ограничения внедрения
международных стандартов управления
проектами в деятельность ОИВ ЯО
 бюджет, выделенный на проект, и распределенный по годам, должен
быть освоен в соответствии с распределением (в тот год, на который
запланирован). Перенос денежных средств на следующий год не
осуществляется. Заключение переходящих договоров невозможно.
 исполнители проекта – разные юридические лица, сформировать
единый фонд премирования членов проекта невозможно.
 иерархическая структура органов исполнительной власти Ярославской
области
 отсутствие культуры управления проектами в органах исполнительной
власти Ярославской области
 отсутствие культуры оперативного планирования
в органах исполнительной власти Ярославской области
Правительство
Ярославской области
Основные ограничения внедрения
международных стандартов управления
проектами в деятельность ОИВ ЯО
ТЕМ НЕ МЕНЕЕ, ВНЕДРЕНИЕ ПРОЕКТНОГО УПРАВЛЕНИЯ
ПРОДОЛЖАЛОСЬ…
Правительство
Ярославской области
Разработка концепции процесса
развертывания стратегии до годовых планов
подразделений
Результаты работы по
направлению «Создание
системы стратегического
управления»
Результаты работы по
направлению «Создание
системы проектного
управления и освоение
методов командной работы»
Концепция развертывания стратегии
до планов работы подразделений
Правительство
Ярославской области
Концепция процесса развертывания
стратегии до планов работ
подразделений.
Правительство
Ярославской области
Работа по системе каскадирования стратегических
целей ОИВ ЯО до задач сотрудников (пример).
ШАГ 1
Утверждена среднесрочная программа Правительства Ярославской
области, в которой зафиксирован перечень государственных программ на
очередной год и входящие в них областные (далее - ОЦП),
ведомственные (далее - ВЦП) и региональные программы (далее - РП)
Название
государственной
программы
Эффективная
власть в
Ярославской
области
Ответственный
исполнитель
УОР
Перечень ОЦП, ВЦП, РП
ОЦП «Снижение административных барьеров, оптимизация и повышение
качества предоставления государственных и муниципальных услуг» на
2012 – 2014 годы
ОЦП «Повышение открытости деятельности органов исполнительной
власти» на 2012 – 2014 годы
ВЦП «Реализация информационной и имиджевой политики органов
исполнительной власти Ярославской области» на соответствующий год
ОЦП «Развитие органов местного самоуправления на территории
Ярославской области» на 2013 – 2015 годы
РП «Государственная поддержка социально ориентированных
некоммерческих организаций в Ярославской области» на 2011 – 2015 годы
ОЦП «Противодействие коррупции в Ярославской области» на 2014 –
2015 годы
ОЦП «Развитие государственной гражданской и муниципальной службы в
Ярославской области» на 2014 – 2016 годы
Правительство
Ярославской области
Работа по системе каскадирования стратегических
целей ОИВ ЯО до задач сотрудников (пример).
ШАГ 1
В среднесрочной программе Правительства Ярославской области,
зафиксированы частные требования к результатам
задач/мероприятий программ
№
п/п
Наименование
программы
4.1. ОЦП «Снижение
административных
барьеров,
оптимизация и
повышение
качества
предоставления
государственных и
муниципальных
услуг»
Ответствен- Частные требования к результатам задач/мероприятий
ный
программы
исполнитель
УОР
- до конца 2013 г. разработать и внедрить принципы
клиентоориентированности власти;
- не позднее II квартала 2014 г. разработать и провести
курс клиентоориентированности для государственных и
муниципальных служащих;
Правительство
Ярославской области
Работа по системе каскадирования стратегических
целей ОИВ ЯО до задач сотрудников. ШАГ 2
При разработке ОЦП применяется подход «ОЦП программа проектов» и осуществляются следующие
процессы ее планирования:
Разработка/приведение ОЦП в соответствие с требованиями среднесрочной
программы Правительства области осуществляется командой проекта.
Правительство
Ярославской области
Работа по системе каскадирования стратегических
целей ОИВ ЯО до задач сотрудников (пример).
ШАГ 2
В утвержденной редакции ОЦП по каждому проекту
указаны сроки его реализации, объем финансирования
с разбивкой по годам, промежуточные результаты,
ответственный исполнитель и участники.
Название проекта
Планируемый результат
Создать сеть центров
предоставления
государственных и
муниципальных услуг
доля государственных и
муниципальных услуг,
предоставляемых в МФЦ, от
общего количества
государственных и
муниципальных услуг,
рекомендованных к
предоставлению в МФЦ (%)
Создать систему
межведомственного
взаимодействия с МФЦ
доля органов власти,
включенных в систему
межведомственного
взаимодействия с МФЦ, от
общего числа органов власти,
услуги которых
предоставляются в МФЦ (%)
Значение
результата
20
Год
реализации
2013
Бюджет
Исполнители
110932,547
90
2014
146528
УОР,
ГПУ,
ДИС
70
100
2013
2014
-
УОР,
ДИС,
ОИВ ЯО
предоставляющие услуги
Правительство
Ярославской области
Работа по системе каскадирования стратегических
целей ОИВ ЯО до задач сотрудников (пример).
ШАГ 3
Разработка планов проектов ОЦП.
Правительство
Ярославской области
Организация системы планирования
не имеет смысла
без организации системы отчетности!
Правительство
Ярославской области
Текущая
(оперативная)
отчетность
Система отчетности – управленческий контур.
Правительство
Ярославской области
Планируемая схема оперативного
мониторинга
Правительство
Ярославской области
Пример отчета по проекту
Правительство
Ярославской области
Пример отчета по программе
Правительство
Ярославской области
Возможная организационная структура,
обеспечивающая функционирование системы
планирования и отчетности
Правительство
Ярославской области
Плюсы использования системы
каскадирования стратегических целей
•консолидация данных по всем проектам,
•организация планирования и отчетности по единой
методологии;
•наличие актуальной и достоверной информации, в
т.ч. о затратах на выполнение программ и проектов
(временнЫх, финансовых, трудовых)
•снижение трудозатрат на формирование различных
отчетных форм
Правительство
Ярославской области
Возможный эффект использования системы
каскадирования стратегических целей
- Повышение прозрачности деятельности органов
власти.
- Высокая управляемость деятельностью
на основании оперативной и объективной
информации о выполнении плана:
• предупреждение возникновения отклонений исполнения
проектов от планов;
•
своевременное обнаружение отклонений исполнения
проектов от планов и осуществление корректирующих мер.
- Эффективное достижение стратегических целей
ОИВ ЯО.
ПРАВИТЕЛЬСТВО
ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
СПАСИБО
Алевров Владимир Юрьевич – начальник управления
Правительства Ярославской области по организационному развитию
Тел.: +7 (4852) 401-868
Эл. почта: alevrov@region.adm.yar.ru