Письме от 08.05.2015 № 03‑03‑06/1/26918

аналитический центр
Как организовать учет
командировок по новым
правилам
Челябинск, сентябрь 2015
Хронология последних
изменений в правилах
оформления командировок
2
Основные документы, регулирующие
особенности командирования
• Трудовой кодекс РФ;
• Положение об особенностях направления работников в
служебные командировки, утвержденное Постановлением
Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749;
• Налоговый кодекс РФ;
• Порядок и формы учета работников, выбывающих в
служебные командировки из командирующей организации
и прибывших в организацию, в которую они
командированы, утвержденные Приказом
Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н;
• Приложение к письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-0911/06-5250 Об обложении страховыми взносами отдельных
видов выплат.
3
Понятие «командировка»
• Командировкой признается разовая поездка сотрудника по
распоряжению руководителя на определенный срок, в
которой он выполняет служебное поручение вне места
постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
• Служебные поездки сотрудников, работа которых носит
разъездной характер, нельзя относить к командировкам (ст.
166 ТК РФ, п. 3 Положения, утвержденного
Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №
749).
• Оговорка о разъездном характере работы является
обязательным условием трудового договора с сотрудником
(абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Соответственно, основное
отличие разъездной работы от командировок состоит в том,
что разъездная работа непосредственно входит в составную
часть трудовой функции сотрудника.
4
Отличия разъездного характера работ от
командирования (статья 168.1 Трудового
кодекса РФ)
К работам с разъездным
характером относятся
работы, которые:
Разъездной характер
носят работы, при
которых:
• происходят в пути;
• предполагают
постоянные разъезды;
• выполняются в
полевых условиях.
• у сотрудника нет
неподвижного
рабочего места;
• большая часть
рабочего времени
проходит в поездках
(перемещениях).
5
Поездки внештатных лиц
• Сотрудник, работающий по гражданско-правовому договору,
не может быть направлен в командировку.
• Трудовое законодательство не распространяется на граждан,
работающих по гражданско-правовым договорам (ст. 11 ТК
РФ). Поэтому их поездки, связанные с исполнением
заключенных договоров, командировками не являются. Это
следует из положений статьи 166 Трудового кодекса РФ.
• Если для выполнения задания человека нужно направить в
другую местность, условия поездки следует обязательно
прописать в договоре. И самое главное – в нем нужно
оговорить порядок возмещения затрат, связанных с такой
поездкой.
• Если заранее предусмотреть поездку нельзя, необходимые
условия нужно внести в договор после того, как он заключен
(ст. 450 ГК РФ). Дополнения оформите в виде письменного
соглашения и приложите к договору.
6
С 8 января 2015 г. Постановлением Правительства РФ от 29 декабря
2014 г. № 1595 внесены изменения в Положение об особенностях
направления работников в служебные командировки, утвержденное
Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749:
1. Отменена необходимость оформления:
- командировочного удостоверения;
- служебного задания;
- отчета о командировке.
2. В связи с отменой оформления командировочного удостоверения
фактический срок пребывания в командировке стал определяться по
проездным документам или указываться сотрудником в служебной
записке, если он добирался до места назначения на личном
транспорте. В этом случае дополнительно необходимо прикладывать
к авансовому отчету оправдательные документы, подтверждающие
использование личного транспорта для проезда к месту
командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые
чеки и др.).
7
С 8 августа 2015 г. Постановлением Правительства РФ от 29 июля
2015 г. № 771 внесены изменения в Положение об особенностях
направления работников в служебные командировки, утвержденное
Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749:
1. Отменена необходимость ведения журнала учета командированных
сотрудников.
2. Направление работника в командировку должно производиться на основании
письменного решения работодателя, при этом решение о командировке
должно содержать сведения о способе проезда.
3. Командировка на личном и служебном транспорте должна быть
подтверждена служебной запиской.
4. В перечень прилагаемых к служебной записке документов добавлен
маршрутный лист (в том случае, если в путевом листе не приведены места
следования работника).
5. В том случае, если по возвращении из поездки у работника не оказалось
проездных документов, фактический срок командировки могут подтвердить
квитанция, талон из гостиницы или любой другой документ о заключении
договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования.
8
Особенности признания
расходов на командировки для
целей налогообложения
9
Налог на прибыль организаций
На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ
расходы на командировки относятся к
прочим расходам, связанным с
производством и реализацией.
10
Расходы на проезд
• В Письме от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918 Минфин привел
положения ст. 252 НК РФ, на основании которой расходами
признаются обоснованные и документально подтвержденные
затраты, осуществленные налогоплательщиком.
• В соответствии с положениями Федерального закона
№ 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит
оформлению первичным учетным документом. Формы
первичных учетных документов утверждает руководитель
экономического субъекта по представлению должностного
лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
• Чиновники финансового ведомства особо подчеркнули, что в
случае отсутствия документов, подтверждающих расходы
сотрудника организации на проезд до места командирования
и обратно, налогоплательщик не вправе признать указанные
расходы для целей налогообложения прибыли организаций.
11
Расходы на наем жилого помещения
• В Письме от 03.03.2015 № 03-03-07/11015 Минфин уточнил,
что согласно ст. 313 НК РФ налоговый учет представляет
собой систему обобщения информации для определения
налоговой базы на основе данных первичных документов,
сгруппированных
в
соответствии
с
порядком,
предусмотренным Налоговым кодексом. Подтверждением
данных налогового учета являются в том числе первичные
учетные документы, соответствующие требованиям
ст. 9
Федерального закона № 402-ФЗ.
• Принимая во внимание положения названных статей, а также
нормы ст. 252 и 264 НК РФ, налогоплательщик вправе
учесть расходы на командировки, в частности на наем
жилого помещения, при их подтверждении первичными
учетными документами, оформленными в установленном
порядке.
12
Как подтвердить срок командировки?
• Согласно п. 7 Положения об особенностях
направления
работников
в
служебные
командировки фактический срок пребывания
работника в месте командирования определяется
по проездным документам, представляемым
работником по возвращении из служебной
командировки.
13
Как подтвердить срок командировки?
• В Письме от 06.05.2015 № 03-03-06/1/26251 Минфин,
рассмотрев вопрос о подтверждении срока командировки
при проезде на стороннем транспорте, высказал
следующее мнение: в случае проезда работника к месту
командирования и обратно к месту работы на транспорте
сторонней автотранспортной организации, оказывающей
налогоплательщику услуги по перевозке сотрудника, с
учетом того, что перечень оправдательных документов не
закрыт, подтверждением фактического срока пребывания
работника в служебной командировке, а также
использования указанного транспорта могут быть любые
первичные документы, оформленные в соответствии с
законодательством РФ о бухгалтерском учете, которые
свидетельствуют о фактическом нахождении работника в
пути к месту командирования и обратно на указанном
транспорте.
14
Как подтвердить срок командировки?
• Аналогичные разъяснения представлены Министерством
Финансов РФ в следующих письмах:
• от 07.05.2015 № 03-03-06/1/26489, от 24.04.2015
№ 03-03-06/1/23680, от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 – при
рассмотрении вопроса об учете в целях налога на прибыль
командировочных расходов на проезд работника к месту
командирования и обратно к месту работы на личном
транспорте;
• от 29.04.2015 № 03-03-06/1/24840 – при рассмотрении
вопроса о подтверждении фактического срока пребывания
работника в командировке в случае проезда к месту
командировки и обратно на служебном транспорте;
15
Налог на доходы физических лиц
В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат
обложению НДФЛ все виды установленных
законодательством РФ, законодательными актами
субъектов РФ, решениями представительных
органов местного самоуправления
компенсационных выплат (в пределах норм,
предусмотренных законодательством РФ),
связанных, в частности, с исполнением
налогоплательщиком трудовых обязанностей
(включая возмещение командировочных расходов).
16
Налог на доходы физических лиц
Расходы на
проезд
• В Письме от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918
Минфин пришел к выводу, что при
отсутствии документов, подтверждающих
расходы сотрудника организации на проезд
до места командирования и обратно, суммы
возмещения организацией-работодателем
таких расходов подлежат обложению НДФЛ в
установленном порядке.
Суточные
• Размер суточных в целях расчета НДФЛ
нормируется (п. 3 ст. 217 НК РФ.).
• Не облагаются НДФЛ суточные в пределах:
- 700 руб. за день нахождения в командировке
в России;
- 2500 руб. за день нахождения в
загранкомандировке.
• С суточных, выплаченных сверх
установленных норм, необходимо исчислить,
удержать и перечислить в бюджет НДФЛ.
17
Страховые взносы
Частью 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ
предусмотрено, что вся сумма выданных работнику
суточных не облагается страховыми взносами. При этом
нормы суточных (как и других расходов на командировки)
определяются коллективным договором или иным
локальным нормативным актом, если иное не установлено
ТК РФ, другими федеральными законами, иными
нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).
18
Спорные ситуации
Может ли организация отнести к расходам,
уменьшающим налог на прибыль, сумму суточных,
выплаченных за однодневную командировку?
Если раньше позиция Минфина России была не в
пользу компаний, то после нескольких судебных
решений, при вынесении которых суды вставали на
сторону налогоплательщиков, ведомство поменяло
свое мнение (письмо Департамента налоговой и
таможенно-тарифной политики Минфина России
от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005, постановление
ФАС Северо-Западного округа от 30 июля 2012 г. №
Ф07-2310/12 по делу № А56-48850/2011,
постановление ФАС Северо-Западного округа от 29
июня 2012 г. № Ф07-1200/12 по делу № А058580/2011).
19
Спорные ситуации
Может ли организация отнести к расходам, уменьшающим
налог на прибыль, сумму суточных, установленную приказом
руководителя, но превышающую лимит, закрепленный в
коллективном договоре?
Нормирование суточных для целей налога на прибыль
было отменено еще с 1 января 2009 года
(Федеральный закон от 22 июля 2008 г. № 158-ФЗ),
а значит, организация может принять в расходы всю
сумму суточных, выданных сотруднику на основании
коллективного договора или локального нормативного
акта. А вот все, что было выплачено сверх
установленных компанией норм, в том числе и по
приказу руководителя, к расходам отнести не удастся
(письмо Департамента налоговой и таможеннотарифной политики Минфина России от 1 апреля
2010 г. № 03-03-06/1/206).
20
Спорные ситуации
Можно ли учесть не подтвержденные документально расходы на
проживание сотрудника в командировке в затратах по налогу на
прибыль и нужно ли начислять НДФЛ на эти выплаты?
Неподтвержденные документально затраты в расходах для
целей налога на прибыль учесть нельзя. Затраты на наем
жилого помещения можно отнести к расходам, уменьшающим
налог на прибыль, в случае их документального
подтверждения (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В качестве
последнего могут выступать счета из гостиницы, кассовые
чеки, договор найма жилого помещения и т. д. Если же во
время командировки сотрудник поселился у частного лица, то
подтверждающим документом может быть договор найма или
иной документ, подтверждающий расходы по найму жилого
помещения, составленный нанимателем и наймодателем в
произвольной форме (постановление ФАС Северо-Западного
округа от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007).
21
Спорные ситуации
Можно ли принять в расходы затраты командированного работника на
оплату такси, и если да, то какими документами их подтвердить?
Затраты на такси можно принять в расходы, если они были
экономически обоснованы и документально подтверждены (п.
1 ст. 252 НК РФ, п. 24 Положения, ст. 168 ТК РФ,
постановление ФАС Московского округа от 13 декабря
2013 г. № Ф05-15227/13 по делу № А40-171903/2012, письмо
Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики
Минфина России от 14 июня 2013 г. № 03-03-06/1/22223).
Подтверждающими документами при этом будут чеки ККТ
или квитанции об оплате проезда – один из этих документов
таксист обязан выдать (п. 111 постановления Правительства
РФ от 14 февраля 2009 г. № 112 "Об утверждении Правил
перевозок пассажиров и багажа автомобильным
транспортом и городским наземным электрическим
транспортом"). Вместе с ними сотрудник должен приложить
служебную записку с пояснениями расходов на такси, указав
маршрут и обоснование использования этого вида транспорта.
22
Схема документального
оформления командировки:
от А до Я
23
Этап 1. Документы, необходимые
для направления работника в
командировку
• Приказ о направлении работника в
командировку. Определяет срок и цель поездки.
Организация может использовать унифицированную
форму № T-9 (№ Т-9а), утвержденную постановлением
Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, либо разработать
свою форму, утвердив ее в учетной политике.
24
25
Этап 2. Документы, необходимые
для подтверждения командировки
• Проездные документы. Определяют
фактический срок пребывания в месте
командирования.
• Документы на проживание. При отсутствии
билетов гостиничные документы могут подтвердить
срок командировки.
26
Подтверждение командировки на
личном или служебном транспорте
Служебная записка. Форма служебной записки не
приведена в положении № 749, поэтому организация должна
сама разработать бланк и утвердить его приказом
руководителя. В служебной записке проставляются даты
отъезда и приезда работника.
Служебная записка необходима для начисления суточных и
подтверждения соответствующих налоговых расходов. А
значит, должна содержать обязательные для первичной
документации реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6
декабря 2011 г. № 402-ФЗ). К ним относятся:
• наименование и дата составления документа,
• название компании,
• содержание хозяйственной операции,
• величина натурального измерения — количество дней
поездки,
• подпись работника.
27
Обязательно ли оформлять служебную записку о
направлении сотрудника в командировку?
Нет, не обязательно.
Однако служебную записку необходимо оформить, если:
• сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном,
арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации
фактический срок пребывания в месте командирования необходимо
указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из
командировки представляет работодателю вместе с оправдательными
документами, подтверждающими использование транспорта:
путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
• по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких
документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В
этом случае сотрудник оформляет служебную записку по
возвращении из командировки, которая должна содержать
подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника
к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает
документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он
находился в это время по месту командирования.
28
29
Этап 2. Документы, необходимые
для подтверждения командировки
• Авансовый
отчет.
Работник, получивший
деньги на служебную поездку, должен представить
авансовый отчет в течение трех рабочих дней с даты
возвращения (п. 6.3 Указания Банка России от 11
марта 2014 г. № 3210-У, п. 26 Положения, утв.
постановлением Правительства РФ от 13 октября
2008 г. № 749).
30
31
Особенности оплаты труда
за период командирования
32
Оплата труда за период
командирования
При направлении работника в
командировку ему гарантируются
сохранение места работы (должности) и
среднего заработка (ст. 167 ТК РФ).
33
Оплата работы в выходной день
в командировке
ст. 153 ТК РФ
• производить выплату исходя из
тарифной ставки (оклада)
сотрудника с учетом фактически
отработанного времени
ст. 167 ТК РФ
• производить выплату исходя из
среднего заработка
Рекомендуется закрепить порядок привлечения
командированного сотрудника к работе в выходные
дни и оплаты этих дней в локальных документах
организации.
34
Оплата труда при направлении в
командировку совместителя
Средний заработок
сохраняется у того
работодателя, который
направляет сотрудника в
командировку.
Если сотрудник едет в командировку
одновременно по основной работе и
работе, выполняемой на условиях
совместительства, то средний
заработок сохраняется у обоих
работодателей, а возмещаемые
расходы распределяются между
командирующими работодателями
по соглашению между ними.
35
Основные нарушения по учету
командировок, выявляемые
при аудиторских проверках
36
Нарушения, связанные с учетом командировок,
как и любые нарушения по учету кадров и
оплатой труда, в некоторых случаях влекут
искажение базы для начисления страховых
взносов, а также могут повлиять на размер налога
на доходы физических лиц, подлежащий
удержанию и перечислению в бюджет из доходов
физического лица.
37
Мы выделяем 4 группы нарушений
①Нарушение прав работника и несоблюдение
организацией обязанностей в рамках трудового
законодательства РФ.
②Нарушения в сфере документального оформления
первичных кадровых документов и документов по
оплате труда.
③Ошибки, допущенные при расчете с персоналом по
оплате труда.
④Экономическая
необоснованность
расходов по оплате труда.
понесенных
38
Нарушения первой группы:
При
командировании
работников
не
подтверждается документально факт переработки,
а также обоснованность оплаты за работу в
выходные дни.
Допускается
переработка
в
период
командирования
без
надлежащего
документального оформления и с нарушением
статьи 110 Трудового кодекса РФ в части
продолжительности еженедельного отдыха.
39
Нормы трудового законодательства при
привлечении работников к сверхурочным
работам:
• работники могут быть привлечены к сверхурочным
работам только с их письменного согласия в случаях,
предусмотренных трудовым законодательством;
• не требуется согласие работников на сверхурочную
работу в случаях, установленных статьей 99 ТК РФ
(аварийные
ситуации
или
необходимость
производства общественно значимых работ);
• продолжительность сверхурочной работы превышает
4 часа в течение двух дней подряд.
40
Нарушения второй группы:
Формы первичных учетных документов и
регистров по командировкам не утверждены учетной
политикой организации в порядке, предусмотренном
статьями 9 и 10 Федерального закона «О
бухгалтерском учете».
Не оформляется расчет среднего заработка за
период командирования в качестве первичного
документа, подтверждающего расходы на оплату труда.
Отсутствуют
подписи
работников
с
собственноручно указанными датами ознакомления на
приказах о командировании, о работе в выходные дни,
продлении командировки.
Первичные документы (служебная записка) не
содержат таких обязательных реквизитов как дата
составления, должности и подписи ответственных лиц.
41
Нарушения третьей группы:
Ошибки в расчетах среднего заработка при
командировании:
• неправильно определяется количество дней в расчетном
периоде – не исключаются периоды, за которые
работнику производится оплата по среднему заработку;
• неверно определяется сумма выплат, участвующих в
расчете среднего заработка:
o премиальные начисления за год, квартал включаются
общей суммой, в то время как их следует распределять
по месяцам пропорционально;
o в сумму выплат не включаются премиальные
начисления за последний месяц расчетного периода,
так как начисление производится до того, как
формируются окончательные данные о начисленной
заработной плате и причитающихся премиальных
выплатах.
42
Нарушения третьей группы:
При командировании сотрудников оплата труда
производится с нарушением статьи 167 Трудового кодекса
РФ – в соответствии с установленным окладом, а не по
среднему заработку.
Статьей 167 Трудового кодекса РФ установлено, что
при направлении работника в служебную командировку
ему гарантируются сохранение места работы (должности)
и среднего заработка, а также возмещение расходов,
связанных со служебной командировкой.
43
Нарушения четвертой группы:
Табель учета рабочего времени или хозяйственные
операции не соответствуют иным кадровым документам:
• в табеле не отмечаются как неявки дни
командирования;
• в табеле не фиксируется точное время работы в дни
сверхурочных работ;
Табель учета рабочего времени является первичным
учетным
документом,
который
подтверждает
фактический выход работников и отработанное время, то
есть является основанием для начисления оплаты труда,
в том числе по всем дополнительным основаниям.
44
Нарушения четвертой группы:
Расходы, связанные со служебными поездками
работников,
нельзя
признать
экономически
обоснованными, по причине расхождения данных в
первичных учетных документах, например, в табеле
учета рабочего времени, приказе на командировании,
командировочном удостоверении (до 2015 года), в
служебных записках, авансовом отчете и путевых
листах.
45
Ответственность
за несоблюдение трудового
законодательства РФ:
Возможно
привлечение
организации
к
административной ответственности по пункту 1 статьи
5.27
Кодекса
РФ
об
административных
правонарушениях за нарушение законодательства о
труде в виде наложения административного штрафа на
должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти
тысяч рублей; на юридических лиц – от тридцати тысяч
до пятидесяти тысяч рублей или административное
приостановление деятельности на срок до девяноста
суток.
46
СПАСИБО
за внимание
47
аналитический центр