БП для Жизни 04-06-2015_2

Проект:
Бизнес-процесс для жизни
Команда: Д.Федулкин, О.Климочкина, А.Коваленко, Е.Романова, С.Мальченко,
Т.Борисихина, О.Максимова, Н.Сивашева
Высшая школа экономики, Москва, 2015
www.hse.ru
Проблема
Постоянные
изменения
системы
управления
(укрупнение
факультетов,
изменения
внешних
и
внутренних требований)
Неупорядоченность
информации о БП, сложность
понимания БП ввиду большого
объема
и
непонимания
сопровождающих
его
документов
Нежелание
работников
разбираться в деталях БП
Высшая школа экономики, Москва, 2015
Бюрократизация БП
Потеря
эффективности
Увеличение сроков
фотоБП
Скрытые и
неочевидные
элементы БП
Неосведомленность
об этапах и
реперных точках БП
Низкая скорость
адаптации
работников
Рост аппарата и
расходов на его
содержание
Снижение качества
«услуг»
фото
администраторов
Перенесение рисков
и издержек на
«клиентов»
фото
Низкая
удовлетворенность
«клиентов»
Принципы бизнес-процесса, на
которые мы ориентируемся
Необходимость
Ориентация на
«клиента»
Простота и
прозрачность
Гибкость
Универсальность
и адаптивность
Экономичность
Высшая школа экономики, Москва, 2015
• Внешние требования (законодательство)
• Необходимость для достижения целей НИУ ВШЭ
• Требования локальных актов НИУ ВШЭ
• Минимизация контактов с «клиентом» («одно окно»)
• Удовлетворенность клиента
фото
• Простое и ясное наполнение
• Четкость и ясность процедур, сроков, ролей участников
• Публичность
фототребований
• Быстрая подстройка под изменения внешних требований и внутренних
• Оперативная оптимизация
• Отсутствие «незаменимых сотрудников» (недопустимость построения БП под
определенных лиц)
• Быстрая возможность адаптации сотрудников (при изменении БП, при приеме новых
сотрудников)
• Постоянная ориентация на оптимизацию
• Соотношение «затраты-качество»
фото
Цели проекта
Повышение качества
результата БП
(комфортность,
удовлетворенность
«клиентов»)
фото
фото
Сокращение
времени и издержек
БП
Высшая школа экономики, Москва, 2015
фото
Задачи проекта
Визуализация бизнес-процессов
Стандартизация разработки бизнес-процессов
фото
Формирование эффективных горизонтальных связей между
участниками БП
фото
Выявление проблемных БП с их последующей оптимизацией
Адаптация участников БП к изменениям БП
Высшая школа экономики, Москва, 2015
фото
Для кого проект (целевые группы)
Пользователи результатов БП
Держатели БП
фото
Научнопедагогические
работники
Административноуправленческий
персонал
Результат для группы
 Устранение административных барьеров ;
Единое понимание БП;
Возможность последовательного, понятного
прохождения БП;
Упрощение прохождения БП;
Документационное сопровождение на
каждом этапе БП;
Минимизация логистических и временных
издержек.
Высшая школа экономики, Москва, 2015
Административноуправленческий персонал
Результат для группы
фото
Условия для соблюдения требований
законодательства;
Увеличение скорости работы;
Расширение профессиональных зрительных
горизонтов;
Повышение мотивации и вовлеченности;
фото
Согласованность и гармоничность
последующих изменений БП.
Что планируется сделать
1)
2)
3)
4)
Формирование блока по визуализации БП:
 Выбор пилотных БП (1-2 процесса) наиболее актуальных для визуализации;
 Определение инструмента визуализации, конечного вида визуализированного БП;
 Обучение (в случае предоставления организаторами АКР такой возможности);
 Изучение нормативных правовых и локальных нормативных актов, регулирующих предмет выбранных
БП;
фото
Подготовка первых визуальных представлений:
 «Прорисовка» пилотных БП
 Обсуждение с основными участниками БП
 Корректировка
 Определение очевидных «проблемных зон», предложение по вектору оптимизации
Формирование концепции «Понятный регламент»:
 Стандартизация локального нормотворчества
 Визуализация (создание стандарта визуализации) локальных нормативных актов (на примере 1-2
действующих)
фото
 Механизмы контроля соблюдения стандарта локального нормотворчества
Формирование концепции «Платформы горизонтальных связей»:

5)
6)
7)
Модель механизма создания/модернизации БП, в т.ч.:
•
«Диспетчер звонков»
•
Рабочие группы ( когда собираются, как формируются, принцип работы)
•
Индикаторы эффективности работы БП
Иные инструменты проекта:
 Адаптация работников к изменению БП, адаптация новых работников;
фото
 Другие (могут появится в процессе разработки проекта) .
Подготовка бизнес-плана реализации проекта
Защита проекта
Высшая школа экономики, Москва, 2015
Примерный план-график
Стадия
Июнь
Июль
Август
Сентябрь
Октябрь
Ноябрь
Декабрь
1. Формирование блока
визуализации по БП
2. Подготовка первых визуальных
представлений
фото
3. Формирование концепции
«Понятный регламент»
4. Формирование концепции
«Платформы горизонтальных связей»
фото
5. Иные инструменты проекта
6. Подготовка бизнес-плана
реализации проекта
7. Защита проекта
Высшая школа экономики, Москва, 2014
фото
Январь
В чем специфика проекта
Новый взгляд на БП (эффективность и экономность, доступность, ориентация
на клиента)
фото
Нацеленность на создание универсальных инструментов работы с БП
(инструменты визуализации, оптимизации, измерения эффективности БП и
т.п.)
Создание условий для обсуждения и принятия комплексных решений по
проблемам в процессе взаимодействия представителей различных
фото
административных подразделений
Требует минимальных ресурсов
Реализуется работниками ВШЭ на постоянной основе без привлечения
внешних ресурсов (минимальные внешние ресурсы)
Есть риски: незаинтересованность держателей процессов
Высшая школа экономики, Москва, 2014
фото