Как организовать систему управленческого учёта и Excel Игорь Николаев,

Как организовать систему
управленческого учёта и
отчётности на базе Excel
Игорь Николаев, финансовый директор ООО «Арлифт», Санкт-Петербург,
член Экспертного совета журнала «Финансовый директор»
Цикл вебинаров по Excel
27.02.2015 Управленческий учёт и отчётность
27.03.2015 Бюджетирование и план-фактный
анализ
24.04.2015 Финансовое моделирование,
инвестиционный анализ, оценка бизнеса
29.05.2015 Интеграция с Word и Outlook
30.06.2015 Использование аналитических пакетов
и надстроек
31.07.2015 Решение типовых задач в Excel
28.08.2015 Коллективная работа с таблицами
25.09.2015 Анализ данных с помощью OLAP-кубов
Основные вопросы, которые мы обсудим на
вебинаре:
•
Можно ли вести управленческий учёт в Excel
•
Как организовать учётную модель в Excel
•
Как организовать ввод данных
•
Как получить управленческую отчётность на
основе введённых данных
•
Как получить дополнительную аналитику
Иллюзии относительно учёта в Excel:
•
Управленческий учёт в Excel — это очень
трудоёмко
•
Очень легко допустить и очень трудно найти
ошибки в учёте
•
Нельзя вести учёт методом двойной записи
•
Нельзя «провалиться» (drill down) в
показатели отчётов
•
Excel подходит только для мелких компаний
Управленческий учёт — этот система
фиксации фактов хозяйственной
деятельности компании с целью принятия
обоснованных управленческих решений.
Виды фактов хозяйственной деятельности:
•
Движение денег (денежные потоки)
•
Формирование финансового результата
(доходы и расходы)
•
Изменения в имуществе и обязательствах
компании
Управленческая отчётность — инструмент
представления в удобном и наглядном виде
результатов обработки данных
управленческого учёта.
Основные формы управленческой
отчётности:
•
Баланс
•
Отчёт о прибылях и убытках
•
Отчёт о движении денежных средств
Дополнительные формы управленческой
отчётности:
•
Отчёт о выручке в разрезе контрагентов/
продуктов/отделов продаж
•
Отчёт о дебиторской и кредиторской
задолженности
•
Отчёт об оборачиваемости товаров на
складе
и т.д.
Платформы ведения управленческого учёта
и отчётности:
•
Excel
•
1C (включая нетиповые конфигурации типа
БИТ Финанс)
•
Всё остальное (крупные ERP-системы типа
Axapta, SAP, Oracle, самописные продукты и
т.д.)
Типичная последовательность внедрения
управленческого учёта и отчётности:
•
Excel
•
1C
•
При необходимости — глубокая
самостоятельная доработка 1С либо
внедрение ERP-системы
Правильная последовательность внедрения
управленческого учёта в Excel:
1.
Учёт денежных потоков
2.
Учёт доходов и расходов
3.
Учёт активов и пассивов
Степень сложности внедрения
управленческого учёта в Excel:
просто
Компании сферы услуг
Торговые компании
сложно
Производственные и строительные
компании
Правила автоматизации управленческого
учёта в Excel:
1.
Разделение функции занесения
информации и функции формирования
отчётов
2.
Занесение информации о хозяйственных
операциях в виде реестра однотипных
записей
3.
Занесение информации по всем юрлицам и
счетам, относящимся к компании, в единый
реестр
Автоматизация
управленческого учёта
движения денежных
средств
Состав реквизитов транзакций ДДС:
1. Дата операции
2. Сумма операции (+/-)
3. Наименование расчётного счёта или кассы
4. Статья ДДС
5. Наименование контрагента
6. Номер и дата счёта или иного платёжного
документа (при необходимости)
7. Наименование ЦФО (при необходимости)
8. Комментарии
Инструменты Excel, необходимые для
организации реестра операций:
1.
Автофильтр
2.
Проверка данных
3.
Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ
Синтаксис функции СУММЕСЛИМН:
СУММЕСЛИМН (диапазон суммирования;
диапазон условия 1; условие 1; диапазон
условия 2; условие 2…)
Автоматизация
управленческого учёта
доходов и расходов
Отличия управленческого учёта доходов и
расходов от управленческого учёта
денежных потоков:
•
Учёт операций по методу начисления, а не
по кассовому методу
•
Близкий, но не совпадающий набор статей
затрат (по сравнению со статьями ДДС)
•
Результатом является прибыль, а не сальдо
денежных средств
Автоматизация
управленческого учёта
активов и пассивов
Управленческий баланс формируется по
следующему принципу:
Баланс на конец периода = Баланс на начало
периода + Обороты за период
При этом обороты за период в основном
берутся из ОДДС и ОПУ.
Денежные средства на конец периода =
Денежные средства на начало периода +
Поступления денежных средств (ОДДС) –
Платежи денежных средств (ОДДС)
Дебиторская задолженность покупателей на
конец периода = Дебиторская задолженность
покупателей на начало периода + Отгрузка
покупателям (ОПУ) – Оплата от покупателей
(ОДДС)
Кредиторская задолженность поставщиков на
конец периода = Кредиторская задолженность
поставщиков на начало периода + Получение
товаров и услуг от поставщиков (ОПУ) – Оплата
поставщикам (ОДДС)
ОС и НМА на конец периода = ОС и НМА на
начало периода + Приобретение ОС и НМА
(ОДДС) – Продажа ОС и НМА (ОДДС) –
Амортизация ОС и НМА (ОПУ)
Кредиты и займы на конец периода = Кредиты
и займы на начало периода + Получение
кредитов и займов (ОДДС) – Погашение
кредитов и займов (ОДДС)
Капитал на конец периода = Капитал на начало
периода + Прибыль за период (ОПУ) + Сальдо
взаиморасчётов с акционерами (ОДДС)
Формирование
детализированных
отчётов
Наша учётная система позволяет легко
формировать:
• Отчёт об остатках на счетах и кассах
• Понедельный ОДДС/ОПУ
• Отчёт о взаиморасчётах
• Отчёт о динамике поступлений
• Зарплатные ведомости
• Отчёт по овердрафтам
и многие другие отчёты
Организация платёжного календаря
и процедура согласования счетов
Добавление графы «Статус» в реестр операций
и графы «Плановые остатки ДС» позволяет
превратить учётную систему в механизм
краткосрочного финансового планирования.
Подробнее об этом — см. вебинар «Бюджетирование и план-фактный анализ в
Excel».
При накоплении более 10 000 записей в
реестре система может замедлить работу.
Способы ускорения её работы:
1.
Отключение автоматического пересчёта
формул
2.
Замена формул на значения в «закрытых»
периодах
3.
Формирование отчётов макросами
4.
Приобретение более мощного компьютера
Двойная запись в Excel
Двойная запись — способ фиксации операций в
учёте, при котором каждая операция проводится
по дебету одного и кредиту другого счёта.
Пример двойной записи:
Д 51 К 62 — 100 рублей
В Excel двойная запись реализуется
аналогичной организацией реестра операций.
Сферы приложения управленческого учёта в
Excel:
1.
Небольшие фирмы с оборотом до 100 млн.
руб. в год и количеством транзакций не
более 20 000
2.
Учёт в дочерних компаниях и бизнеспроектах (инвестпроектах)
3.
Обкатка учётной политики перед её
автоматизацией в 1С или других системах
Спасибо за внимание и до
встречи на следующих
вебинарах нашего цикла!