Электронный юридически значимый документооборот – средство повышения эффективности бизнеса Коробейников Антон

Электронный юридически значимый
документооборот – средство повышения
эффективности бизнеса
Коробейников Антон
Департамент ИБ «Энвижн Груп»
Текущее состояние вопроса
В большинстве крупных компаний активно
используются и совершенствуются внутренние
системы электронного документооборота
Сохраняется значительный объем
документов, обрабатываемых в бумажном
виде (требуется обеспечение их юридической
значимости)
2
Расходы на бумажный
документооборот
При бумажном документообороте возникают
значительные временные и финансовые расходы на:
Печать
Подписание
Доставку
Архивное хранение бумажных документов
3
Изменения
в законодательстве
Расширен спектр электронных документов:
 договоры и иные многосторонние сделки
 соответствующие им первичные и сводные
учетные документы – акты, накладные и др.
 письма, претензии, уведомления, счета, оферты
 счета-фактуры
Юридическая значимость обеспечивается
с помощью электронной подписи (ЭП),
реализуемой средствами
криптографической защиты информации
(СКЗИ)
4
Преимущества внедрения
СЗЭДО
Перевод бизнес-процессов на электронный документооборот обеспечивает:
Уменьшение объема обрабатываемых бумажных
документов, снижение затрат на их архивное хранение
Снижение временных и финансовых затрат на печать,
сканирование, пересылку документов
Гарантированную доставку документов
Повышение эффективности и удобства обработки
документов
Дополнительные конкурентные преимущества
компании за счет внедрения пакета новых услуг
5
Варианты реализации
СЗЭДО
Использование услуги
«СЗЭДО как сервис», предлагаемой
специализированными компаниями
Создание собственной
(корпоративной) СЗЭДО
6
Риски использования
«СЗЭДО как сервис»
Утечка или хищение БД клиентов/контрагентов, архива переданных
документов (срок хранения не менее 4 лет) в т.ч.:
•
•
•
счетов
счетов-фактур
для операторов связи – сведений о разговорах
(составляющих тайну связи)
Пересмотр ценовой политики оператором и утеря архива в связи
с прекращением договорных отношений
Утеря архива при переходе от одного оператора к другому или в связи
с ликвидацией юридического лица оператора
Прекращение работы СЗЭДО из-за исключения оператора из перечня
доверенных операторов электронного документооборота
7
Создание собственной СЗЭДО
Внедрение программно-технического комплекса
Проведение организационных мероприятий
Интеграция с существующими системами электронного
документооборота
Доступ к системе участниками документооборота через
«личный кабинет» на web-портале компании
8
Безопасность в СЗЭДО
Применение электронной подписи и СКЗИ позволяет обеспечить:
Защиту от утечек информации
Юридическую значимость электронных документов
Защиту электронных документов от возможной подделки
или искажения
Невозможность отказаться от факта получения
или подписания электронного документа
9
Услуги «Энвижн Груп»
по созданию СЗЭДО
•
Аудит бизнес-процессов обработки документов
•
Разработка ТЗ и технического проекта
•
Поставка необходимого ПО, оборудования,
средств защиты и ввод СЗЭДО в действие
•
Интеграция СЗЭДО с существующими
системами электронного документооборота
•
Консалтинг и сопровождение процедуры
присоединения СЗЭДО к сети доверенных
операторов электронного документооборота
ФНС России
•
Эксплуатация и сопровождение
10
Выводы
Создание собственной СЗЭДО обеспечивает:
Сокращение временных и финансовых затрат
Гарантированную доставку документов
Получение дополнительных конкурентных преимуществ
за счет внедрения пакета новых услуг, использования
передовых технологий и оптимизации бизнес-процессов
11
Спасибо за внимание!
Антон Коробейников
Департамент ИБ «Энвижн Груп»
Тел.: +7 (495) 641-1212, доб. 2037
Моб.: +7 (915) 011-98-40
E-mail: is@nvg.ru
19.09.2012 г.