Как создать систему мотивации на основе ключевых показателей эффективности Наталья Кузнецова,

Как создать систему мотивации
на основе ключевых показателей
эффективности
Наталья Кузнецова,
финансовый директор УК ГК «ЯВА»
Мотивация:
Система управления целями и
вознаграждениями
2
Выступает
Наталья Кузнецова
Тел.: (343) 375-38-42
E-mail: kuznezova_na@yava.ru
Финансовый директор
ООО «Управляющая
компания ЯВА»
Особенности управления финансовой службой
Для руководителя, задумывающегося о том, как наиболее рационально с
точки зрения собственных трудозатрат управлять персоналом, не
погружаясь с головой в бесконечный контроль, всегда оставался вопрос –
как мотивировать тех, чья работа, с одной стороны, требует четкого
исполнения инструкций, скрупулезного отношения, внимания, а с
другой стороны – творческого, вдумчивого подхода.
Как заинтересовать подчиненных, чтобы они понимали неотвратимость
наказания за нарушение установленных стандартов, но в то же время,
шли на работу с удовольствием, проявляли инициативу?
А как быть, если необходимо выполнить задачу, не входящую в
должностную инструкцию?
Как выразить свою неудовлетворенность сотрудником, который вроде бы и
все исполняет как надо, но является настоящей проблемой для коллектива
– создает неприемлемую атмосферу, вносит напряжение в рабочую
обстановку, нелоялен компании и вам лично?
Вставьте ключ отчаяния в замок апатии. Медленно поверните ручку
посредственности и откройте дверь в скуку — добро пожаловать в
обычный офис.
Дэвид Брент
ПОЧЕМУ?
КАК РАБОТАЛА СИСТЕМА
Вот примерно в такую атмосферу я
МОТИВАЦИИ ДО?
попала в своей новой компании
Сотрудник принимался на
работу на условии – мы будем
тебе платить, например, 20
тыс.руб. в месяц. Из них 15
оклад и 5 премия. И она
платилась ВСЕГДА.
ЭТО не МОТИВАЦИЯ, а ее
ИЛЛЮЗИЯ
Что такое мотивация?
Мотивация (от лат. movere)
1) побуждение к действию;
2) динамический процесс физиологического
и психологического плана, управляющий
поведением человека, определяющий его
направленность, организованность,
активность и устойчивость;
3) способность человека через труд
удовлетворять свои материальные
потребности
Что такое мотивация?
Интерпретация
по первому пункту – побудить к действию
– можно приказать, заставить, а можно
«побудить», т.е. создать такие условия, что
сотрудник самостоятельно, без нашего
вмешательства, неусыпного контроля и
давления все делает.
Как этого добиться? Разработать такие
правила, описывающие общие моменты в
рамках основных обязанностей, чтобы
работник, исполняя их, шел к четко
намеченной цели, но при этом у него
оставалась свобода действия, свобода
инициативы мышления,
рационализаторства.
Что такое мотивация?
Интерпретация
По второму пункту – динамический процесс означает сложившуюся систему
реакций человека на внешние раздражители, т.е. доведенные до
автоматизма действия, в которых человек как бы спит на яву.
(Например, опытный водитель не задумывается о движениях своих рук и ног –
он делает все неосознанно).
Строя систему, исходя из этого раздела определения, нам важно добиться
автоматизма и при этом сохранить быструю и адекватную реакцию на
отклонения, изменение внешних обстоятельств.
Мы можем это сделать через периодический мониторинг действий одного
сотрудника другим (как сидящий рядом с водителем пассажир говорит
«Осторожнее!»), а также, постоянно совершенствовать управление,
добиваясь все большей детализации, точности и гибкости.
Что такое мотивация?
Интерпретация
По третьему пункту
– не только мы, но и сотрудник
должен быть удовлетворен
результатами своего труда
Время – ваш самый ценный и невосполнимый ресурс.
Какие проблемы решает система мотивации?
•
Как часто в конце дня вы сами себе говорите: «Опять весь день
прошел как у белки в колесе, а половина задач не решена и сроки
подходят».
Чем выше вы продвигаетесь по ступеням карьеры и своего
профессионального развития, чем больше становятся масштабы бизнеса,
тем ближе вы становитесь к пониманию, что уже не можете
самостоятельно справиться со всем объемом задач.
•
Что в этом случае делать?
Организовывать свое время и делегировать свои цели и задачи,
декомпозировав их по функциональным направлениям.
•
Система мотивации помогает управлять целями и задачами
подчиненных – помогает самодисциплине и стимулированию
дисциплины у починенных.
Какие проблемы решает система мотивации?
•
Как часто вам ставят задачи нечетко, стараясь
только направить работу нужное русло? Обычно это
сопровождается фразами «нам надо сократить
затраты, сделать такой отчет, чтобы он был и
маленьким и чтобы в нем все было видно и т.д.».
Если внимательно присмотреться к таким
высказываниям, можно увидеть, что они способны
ориентировать на процесс, а не на результат. Т.е.
что конкретно и как делать непонятно ни самому
вашему руководителю, ни вам, как постановщику
задач.
•
Цель должна быть облечена в конкретные, четкие
формулировки. Если вы, как руководитель,
стремитесь поменять что-либо в системе мотивации,
то вам необходимо изо дня в день в каждом разговоре
с сотрудниками демонстрировать это. Например,
научить персонал не «ходить на работу», а
качественно и четко выполнять все задачи; не
«формировать отчет», а сформировать; не «считать
экономический эффект», а посчитать и т.д.
Какие проблемы решает система мотивации?
•
Необходимо, прежде всего, изменить стиль
собственного мышления, таким образом вы
измените и стиль работы. Например, фраза
«Нужно срочно сделать анализ» не даст
полного понимания и стимула к работе.
•
Почему? Нет конкретных сроков, не
указана причина.
•
Человек лучше работает, если понимает ради
чего. Подобные призывы прививают привычку
«послушать, забыть, «забить». А вот фраза
«Коллеги, Собственник выразил желание
увидеть отчетность на неделю раньше срока,
т.е. 15.07.13. Те, кто сдаст полный отчет до
этой даты будет премирован мною за
авральную работу в размере 5% от оклада
дополнительно» запомнится и заставит
работать на указанный результат.
Система помогает четко формулировать задачи.
Четкая мотивация – четкий результат.
Что дает применение системы мотивации
•
Формализованный подход к постановке задач устраняет проблему
субъективности оценки результата, в том числе и самооценки
сотрудника;
•
Моментальная и объективная оценка эффективности сотрудника с
частотой, зависящей только от частоты обновления фактических
данных (раз в месяц/неделю/день);
•
Исторический анализ результативности позволяет легко выделять
успешных и «неуспевающих»;
•
Повышается мотивированность сотрудников за счет прозрачности
системы премирования.
Все искусство управления состоит в искусстве быть честным
Томас Джеферсон
Оценка эффективности сотрудника происходит по трем
группам показателей:
1. SMART-задачи
S.M.A.R.T. (от англ. self-monitoring, analysis
and reporting technology) — технология
самоконтроля, анализа и отчетности
2. KPI – Key Performance Indicator
3. ОВК - оценка внутреннего (внешнего)
клиента
Нельзя перепрыгнуть овраг на 98%
Владимир Тарасов
Показатели выполнения
персональных задач (SMART-задачи)
измеряются в терминах
«сделано», «не сделано»,
описывают разовые
неповторяющиеся задания
(наиболее важны для проектноориентированных
подразделений);
Показатели выполнения ключевых задач
(KPI – Key Performance Indicator)
показатели выполнения ключевых
задач (KPI – Key Performance
Indicator) - измеряются в рублях,
тоннах, штуках, днях, датах и.т.д.,
имеют целевой диапазон, описывают
функциональные обязанности
(наиболее важны для линейных
подразделений)
Показатель ОВК
- оценка внутреннего (внешнего) клиента
измеряется по субъективной пятибалльной
шкале от 1 до 5, или от -1 до +2, дает оценку
качеству внутрифирменного взаимодействия
(наиболее важно для сервисных служб);
Данный показатель может применяться для
вашей личной субъективной оценки
сотрудника
Как возможность оценки вашего
сотрудника вашим руководителем.
Пример. Бухгалтер-оператор Машенька
Например, выберем самую распространенную
функциональную обязанность, которая
состоит в обработке документов и их
заведении в бухгалтерскую базу данных.
Необходимо четко оценить эффективность
работы сотрудника.
Как это сделать, чтобы было прозрачно,
неоспоримо и считалось автоматически?
Посчитать документы в штуках? Или сколько
сотрудник находился в программе по времени?
Но ведь документы могут быть сложными, в них
могут быть ошибки, или наименования товарноматериальных ценностей, не входящих
справочник, или в одном документе 80 позиций, а
в другом - 2. Выходит, количественная
составляющая распадается на много других
факторов, которые сильно влияют на результат.
Что служит результатом для сотрудника данной квалификации, что важно
в конечном итоге?
• Чтобы документы были заведены вовремя, правильно, без ошибок,
чтобы к каждой проводке в базе был документ, полностью
удовлетворяющий требованиям всех видов проверяющих, чтобы была
сформирована определенная, необходимая для оперативного принятия
управленческих решений, аналитика.
• Для документов - это дата. В данном случае критичной является дата
сдачи в налоговую инспекцию декларации по налогу на добавленную
стоимость – 20 число месяца, следующего за отчетным. Кто может
достоверно оценить подобный показатель? Непосредственный
руководитель – главный бухгалтер.
• Цели, которые отражают эффективность работника, связанную с его
непосредственными обязанностями или KPI – Key Performance Indicator ключевые показатели эффективности.
Второй момент – аналитика. К основным
обязанностям ее не отнесешь, т.к. для
исполнения своей непосредственной работы
данному сотруднику это не нужно.
Она важна для потребителей информации.
Значит, необходимо, чтобы именно они и
оценивали качество, полноту и своевременность
аналитических данных.
Какой установить критерий, чтобы пользователи управленческой аналитики
могли оценить его?
Показатель должен быть простым и понятным. Например, обычная
пятибалльная система от 1 до 5, или от -2 до +2.
Самая нижняя планка оценивается как «из рук вон плохо, ты всех подвел,
последствия неисправимы», следующая ступенька – «плохо», медиатор –
«все в порядке», следующий балл – «молодец, ты очень старался» и
высший балл – «свершение трудового подвига».
ЭТО ОВК
•
Остаются неохваченными разовые поручения, выбивающиеся
из обычного круга обязанностей.
•
Для бухгалтера-оператора это может быть формирование
различных аналитических справок, составление проектов
служебных записок для непосредственного руководителя,
обкатка бета-версий и выявление несоответствий в
дополнительно внедряемых управленческих отчетах,
подготовка пакета документов по запросу налоговой
инспекции и т.д.
•
Это задачи, которые связаны с постоянно выполняемой
основной работой, но носящие однократный, разовый
характер. Чаще всего для таких задач важно их исполнение
четко в срок. По истечении которого полученный результат
уже не имеет смысла.
•
Задачи подобного типа в данной системе мотивации
называются SMART и оцениваются «сделано» или «не
сделано».
Главный бухгалтер - Кочева Т.А.
Упрощенный вариант матрицы в Excel
за период -сентябрь "месяц" 2012 г.
МВО
коэффициент из
(процент
утвержденного
выполнени
бюджета ФОТ
я матрицы
оценка за "квартал" 2011 г.
1
2
Корпоративный показатель
Вес,
%
Выполнение бюджетного показателя: план производства по
основному виду деятельности (выпуск продукции), тыс.руб.
Выполнение плана по поступлению финансовых средств от
реализации продукции, тыс.руб.
33 059
SMART (задачи сверх функционала)
Задачи ФД УК (еженедельные сводки,ежемесячные отчёты;
подготовка информации для банков,информоция по
отчётности за 2012г.
39 010
2
3
4
5
№
п/п
1
Вес,
%
50%
43 405
111%
KPI (основной функционал)
Операционная точность бухгалтерской отчетности для
фискальных органов
Операционная точность налоговой отчетности для фискальных
органов
Операционная точность статистической отчетности для
фискальных органов
Итого:
ИТОГО
распределен
ие, %
сделано
60%
сделано
Оценка
Выполнение,
(сделано/не
%
сделано) (факт)
сделано
120%
40%
200%
100%
Вес,
%
показатель берется из
управленческой отчетности
56%
6 676
показатель берется из
управленческой отчетности
53%
12 772
Итого процент
Расчет суммы премии по
выполнения таблицы
результатам работы,
показателей и условий
руб.
премирования, %
125%
130%
Примечание
72%
864
оценивает ФД УК
80%
960
оценивает ФД УК
Критерий оценки (план)
распределен
Критерий
ие, %
оценки (факт)
Выполнение
поэлементно
15%
1 824
Итого процент
Расчет суммы премии по
выполнения таблицы
результатам работы,
показателей и условий
руб.
премирования, %
10%
01.10.2012
100%
0%
-
оценивает ФД УК
20.09.2012
15%
20.09.2012
100%
15%
540
оценивает ФД УК
30.09.2012
10%
30.09.2012
100%
10%
360
оценивает ФД УК
20.09.2012
50%
20.09.2012
100%
50%
1 800
оценивает лицо,
ответственное за сдачу
управленческой отчетности в
УК
до 15 числа мес за кварталом
15%
100%
0%
-
оценивает ФД УК
100%
Вес,
%
Оценка по 5-ти бальной шкале
(план)
10%
5
распределен
Выполнение,
Оценка (факт)
ие, %
%
100%
100%
100%
Примечание
01.10.2012
30%
Налоговое планирование - предоставление прогнозного
анализа по налогу на прибыль в УК
Итого:
Оценка ФД УК
6 096
51%
120%
Операционная точность предоставления данных для
управленческой отчетности
OVK (оценка внутреннего/внешнего клиента)
Оценка (сделано/не сделано) (план)
Примечание
120%
10%
Авральные и незапланированные задачи - подготовка
документов в Первобанк.
Итого:
№
п/п
1
102%
100%
№
п/п
2
33 589
50%
Итого:
1
50%
Базовая премия
5
100%
23%
2 700
Итого процент
Расчет суммы премии по
выполнения таблицы
результатам работы,
показателей и условий
руб.
премирования, %
100%
1 200
10%
101%
1 200
18 496
Мишень премирования
№
п/п
оцениваются задачи длительного исполнения, отчетность квартальная
12 000
Итого процент
Расчет суммы премии по
распредеКритерий
Выполнение, выполнения таблицы
Критерий оценки (план)
результатам работы,
ление, %
оценки (факт)
%
показателей и условий
руб.
премирования, %
110%
110%
105%
100%
90%
Примечание
оценивает ФД УК
100%
90%
80%
80%
50%
70%
0%
Со списком показателей ознакомлен: ___________________ Ф.И.О
Мишень премирования
Мишень премирования – дополнительный
мотиватор, позволяющий сотруднику увеличить
свой доход.
МВО (процент
выполнения
матрицы
коэффициент из
утвержденного
бюджета ФОТ
125%
Принципы, заложенные в основу приведенной
мишени:
1. Вход в матрицу начинается с 70%. Если в
итоговой строке стоит результат меньше,
сотрудник не получает премии.
2. До 100% премия 1:1
3. После 100% растет ступенчато – диапазон 100110% - 105%, 110-120% - 110% и т.д.
4. Ограничена 125%
130%
120%
120%
110%
110%
105%
100%
100%
90%
90%
80%
80%
50%
70%
0%
Чтобы система работала
1)
Не закрывайте матрицу, если ваш подчиненный самостоятельно не
отразил все смарты, поставленные вами
2)
Ведите реестр смартов, чтобы проверить, «не забыл» ли подчиненный
что-то включить
3)
Пользуйтесь современными автоматизированными системами,
которые будут вам напоминать о контрольных точках: почтовик Outlook
(раздел задачи), яндекс-почта (напоминания «дело»), опция «заметка»
в сотовом телефоне и т.д.
Чтобы система работала
4) Если вам поставили задачу из серии «пойди туда не знаю куда…», не
ставьте ее в такой же формулировке подчиненным. Разделите на конкретные
осязаемые части.
5) Определите ответственных за контроль. Если у вас нет заместителя,
поручите исполнителям контролировать друг друга
6) Всегда предусматривайте отдельный вес в смартах на авральные и
незапланированные задачи
7) Оставьте вашему руководителю возможность оценить ваших сотрудников
8) Не забывайте приближать и удалять от костра своего внимания и души
№
п/п
SMART (задачи сверх
функционала)
Подготовка пакета
1 документов по запросу
налоговой
Вес
Оценка
(сделано/не
сделано) (план)
80%
сделано
100%
80%
сделано
20%
сделано
100%
20%
100%
Вес
Качество управленческой
2
аналитики
Своевременность
4 разнесения данных с
первичных документов в 1С
60%
1
OVK (оценка
внутреннего/внешнего
клиента)
Оценка непосредственного
руководителя
05.10.2013
80%
10%
4
15.10.2013
05.10.2013
80%
103%
100%
100%
Вес
Примечание
8%
оценивает
сотрудник ПБО
УК
82%
Оценивает
Главный
бухгалтер
10%
Оценивает
Главный
бухгалтер
60%
Оценка по 5-ти
бальной шкале
(план)
распре
деление
Оценка
(факт)
Выполн
ение
Итого
5
80%
5
100%
80%
5
20%
5
100%
20%
100%
100%
Оценивает
Главный
бухгалтер
Оценивает
Главный
бухгалтер
Итого
10%
2 Оценка нач. ПЭО
Итого:
ИТОГО
18.10.2013
10%
Примечание
30%
Критерий оценки распре
Критерий
Выполн
(план)
деление оценки (факт)
ение
5
Рассылка менеджерам о
5 состоянии предоставления
документов в бухгалтери.
Итого:
№
п/п
Итого
сделано
Итого:
KPI (основной
функционал)
Выполн
ение
30%
Авральные и
2
незапланированные задачи
№
п/п
распре
деление
Оценка
(сделано/не
сделано)
(факт)
10%
100%
Примечание
Оценивает
Главный
бухгалтер
Оценивает нач.
ПЭО
Спасибо за внимание!