Как организовать документооборот и не утонуть во множестве мелких задач

Как организовать
документооборот
и не утонуть во множестве
мелких задач
Выступает
Алексей Пурусов
Тел.: +7 (495) 777-48-48, доб. 1531
E-mail: purusov@ralf.ru
Финансовый директор
группы компаний
Ralf Ringer
О чем пойдет речь
1. Прежде чем говорить о том, КАК организовать,
давайте обсудим, ЧТО будем организовывать…
2. Какие интересы для финансового директора в
каждом виде документооборота и,
соответственно, вытекающие из этого задачи…
3. Немного о задачах…
4. Чтобы не было…
Прежде чем говорить о том, КАК организовать, давайте
обсудим, ЧТО будем организовывать…
Учить финансовых директоров документообороту – занятие бессмысленное, лучше их это
никто не знает, не сделает и просто не умеет.
Поэтому я хочу обсудить другой ракурс видов Документооборота – не с точки зрения их
правильной классификации (управленческий, оперативный и т. д.), а с точки зрения
интересов финансового директора в своих личных целях
То есть в качестве индикативной назначения документооборота – для того, чтобы избежать
мелочей – взять интерес финансового директора. Многие финансовые директора пытаются
работать за своих коллег, берут на себя массу несвойственного (я говорю об организации
документооборота) – зачем, реального плюса от этого они все равно не получат.
Так что приоритет собственных интересов – как основа построения удобного
документооборота… давайте посмотрим, что из этого можно получить
Фискальный
(документооборот для целей
бухгалтерского и налогового учета)
Казначейский
(платежи)
Плановый
Отчетный
Какие интересы для финансового директора в каждом виде
документооборота и, соответственно,
вытекающие из этого задачи…
Фискальный
(документооборот для
целей бухгалтерского
и налогового учета)
Интерес:
Как минимум обеспечить
отсутствие налоговых рисков
Задачи:
1. Наличие полноты первичных документов
2. Соответствие их оформления фискальным
требованиям
3. Уверенность в легитимности подписантов
Казначейский
( платежи)
Интерес:
Платеж должен проходить
утвержденным и по тем
реквизитам, которые
представил инициатор
платежа – то есть Финслужба
должна обезопасить себя от
претензий соответствующего
характера
Задачи:
1. Проведение платежа только с наличием
письменно-электронного согласования
ответственных лиц служб-инициаторов
2. Наличие письменно-электронного
подтверждения реквизитов от инициатора
платежа
3. Наличие письменно-электронной фиксации
дат предоставления реквизитов, утверждения
заявки, ее получения или иного…
Какие интересы для финансового директора в каждом виде
документооборота и, соответственно,
вытекающие из этого задачи…
Плановый
Отчетный
Интерес:
Иметь актуальные
утвержденные планы для
работы для того, чтобы
обезопасить себя в части
оперирования сомнительными
по утверждению планами
Задачи:
1. Наличие электронно-письменного
подтверждения утверждений, привязанных к
конкретным документам
2. Соответственно, то же самое при
корректировках планов, что есть дело обычное
Интерес:
Как минимум обеспечить
отсутствие налоговых рисков
Задачи:
1. Наличие электронно-письменного
подтверждения утверждений, привязанных к
конкретным документам
2. Соответственно, то же самое при
корректировках планов, что есть дело обычное
Немного о задачах…
Задач должно быть минимально (хотя бы на первом этапе)
Задачи должны исходить из основных интересов Финслужбы и никак из интересов других служб
Интерес Финслужбы – невозникновение претензий в ее адрес, связанных не с работой службы, а с
переносом вины за проблемы по причине простой нефиксации событий в совокупности с
определенными ответственными менеджерами и сроками
Создание Механизма
документооборота,
обеспечивающего соблюдение
интересов финансовой службы
Создание Инструментов Контроля
для обеспечения работы
созданного механизма
Фискальный: Полнота и
Правильность оформления
Периодический Контроль Периода
(постоянное знание того, что не хватает)
Остальные: Полная и явная
фиксация решений ответственных
менеджеров (не финансистов)
Выборочный контроль с наказанием
сотрудников финансовой службы
за исполнением должных правил
внутри финансовой службы –
Лоббирование и Срочность – не причины
ухода от ответственности
Чтобы не было …
Прошел платеж, который не надо было платить – вина финансовой службы
Платеж ушел не на те реквизиты, которые якобы указал менеджер, – но концов не видно
Платеж ушел, а менеджер якобы по телефону просил его снять – кому-то в финансовой службе
Прошел платеж по бюджетному лимиту, который был изменен когда-то, а финансовой службе это не
известно … якобы
Пришла выездная, а документов нет – отдали информацию менеджерам – получение не
проконтролировали
Обсуждаем еще …
Не нужно дополнительных согласований на платеж, если договор подписан генеральным директором
Не нужно многочисленных согласований, например на коммунальные платежи
Финансовой службе должно быть все равно, кто и как долго согласовывает документ внутри других
служб, главное – чтобы стояла виза ответственного от службы менеджера и дата его согласования
Обсуждаем еще …
Спасибо за внимание!
Подробнее об организации документооборота в
«Системе Финансовый директор»:
Какие системы можно использовать для
автоматизации документооборота
Как организовать обмен электронными
документами с контрагентами
Ваш персональный VIP-доступ к
«Системе Финансовый директор»
vip.1fd.ru
Составьте свое мнение о первой финансовой
справочной системе, созданной специально для
финансовых директоров
10