Документ - Olgino 2012

Документ
 Документ - материальный носитель с
зафиксированной на нем каким-либо способом
информацией, представляющей собой текст,
звукозапись, изображение и (или) их сочетание, и
предназначенный для передачи информации во
времени и в пространстве.
 Документ, как правило, имеет реквизиты,
позволяющие его идентифицировать. По способу
представления документы делятся на электронные
документы и документы на бумажных носителях.
Классификация документов
По назначению:
 организационные документы ( Устав, Должностная
инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и
штатная численность);
 распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа,
Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);
 информационно-справочные документы ( Акт, Протокол,
Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная
записка, Письмо, Справка);
 учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное
поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);
 нормативные документы (с позиции правовых норм
регламентируют общие принципы, правила или
характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты,
Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие
подобные документы);
Классификация документов
 По времени создания — первичные и вторичные
(реферат, аннотация, обзор и т. д.)
 По способу изготовления — черновой, беловой,
электронный, изобразительный, рукописный документ,
машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)
 По типу содержания — текстовые, иконические
(графические), идиографические (схемы, карты, ноты),
аудиальные, мультимедийные
 По способу представления — электронный, на
бумажных носителях
 По месту издания — внутренние, внешние
Классификация документов
 По направлению отправки — входящие,
исходящие
 По распространению — опубликованные,
неопубликованные, непубликуемые,
промежуточные
 По необходимости технических средств —
человекочитаемые, машиночитаемые
 По уровню секретности - не секретные, секретные,
с разным уровнем секретности.
Жизненный цикл документа
 Жизненный цикл документа - тип поведения документа
от момента формирования до момента передачи в
архив (на хранение) или уничтожения.
 Все документы проходят через пять основных этапов
жизненного цикла (некоторые этапы могут повторяться,
а некоторые имеют место только один раз):




документы создаются;
рецензируются и исправляются;
формально или неформально утверждаются;
распространяются или публикуются для более широкой
аудитории;
 выполняют свою основную функцию и попадают в архив;
 при необходимости извлекаются из архива, а затем снова
архивируются.
Этапы технологической цепочки
обработки
Этапы технологической цепочки обработки
документов:
 прием и первичная обработка;
 предварительное рассмотрение и распределение;
 регистрация документов;
 направление на исполнение и исполнение
документов;
 оформление и удостоверение документов;
 отправка.
Преимущества документа на
бумаге
 на бумаге документ удобней читать, для этого не
надо использовать специальное программное
обеспечение
 документ легко подписать и не надо использовать
технические средства
Ограничения документов на бумаге
 Если нет чёткой организации документа, то поиск
необходимой информации занимает много
времени
 Одновременно документ на бумаге может
использовать только один человек
 Пересылка документа по почте занимает много
времени
 Хранение бумажных документов требует много
места
Электронный документ
 Электронный документ — любая текстовая,
звуковая, графическая и другая
неструктурированная информация, созданная с
помощью средств компьютерной обработки
информации и сохранённая на машинном
носителе.
 Электронный документ приобретает юридическую
значимость благодаря электронной цифровой
подписи, которая аналогична подписи на
бумажном носителе и равнозначна ей, если при
этом соблюдаются определенные условия.
Преимущества электронного
документа
Обладает рядом бесспорных преимуществ, таких
как:




долговечность,
простота редактирования и прочей работы с ним
возможность поиска по ключевым словам
удобство в использовании в автоматизированных
системах управления предприятием.