2. Типы документов в информационной системе

Раздел 2.
ФОРМАЛИЗАЦИЯ ПОНЯТИЯ «ДОКУМЕНТ»
В ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ
ВОПРОСЫ:
1. Концепции безбумажной технологии управления.
2. Типы документов в информационной системе: бумажный документ,
образ
документа,
электронный
документ,
структурированные
документы, XML – представление (ODF или OOXML), PDF-документы.
3. Стандарты в области электронного документооборота (EDI).
4. Специфика документа в СЭД.
-Подшивка документов
-Документ в контексте прикладных АРМ, ипостаси документа
-Сложные документы. Документ в делопроизводстве.
5. Жизненный цикл документа в СЭД: рождение, становление,
публикация, архивирование.
6. Поддержка жизненного цикла в различных СЭД.
1. Концепции безбумажной технологии управления
Управление – это процесс задания цели функционирования объектов и
выработки управляющих воздействий на объект, направленных на
достижение цели управления. Воздействиями на объект для
экономического предприятия являются деловые процессы, состоящие
из отдельных компонентов, взаимодействие компонента задается
регламентом их исполнения.
Объектами управления могут быть:
- Ресурсы (материальные, денежные, трудовые, информационные),
которые используются для выполнения деловых процессах.
- Сами деловые процессы, выполняемые для достижения целей
управления.
- Подразделения предприятий, в которых протекают деловые процессы
- Все предприятие в целом.
1. Концепции безбумажной технологии управления
Организация безбумажной технологии основывается
на концепциях:
• переход к электронным документам
• создание систем управления документами
• создание системы электронного документооборота.
1. Концепции безбумажной технологии управления
1 концепция. Концепция электронного документа.
Преимущество электронного документа:
электронные документы (ЭД) удобнее, чем бумажные, при создании
совместном использовании распространении и хранении. Они могут
одновременно использоваться со структурой одной группа или одного
предприятия. Доступ к ним осуществляется за несколько секунд, а не
несколько часов, (дней).
ЭД перемещают центр тяжести компьютерной технологии с традиционных
структурированных алфавитно-цифровых данных на потоке данных
дополненные неструктурированным текстом, изображениями, звука,
видео и графики и так далее. Они могут включать гипертекстовые связи,
OLE-объекты, реляционные таблицы и др. То есть ЭД является открытым,
гибким, многомерным.
Ограничение электронного документа:
Содержимое
Структура данных
Форматы и стандарты режима передачи
Характер его использования
1. Концепции безбумажной технологии управления
2 концепция. Система управления ЭД.
Система управления ЭД (СУЭД, DMS – Document Management System).
DMS основан на комбинации технологии сбора, хранения, поиска и
распространения ЭД.
Задачи:
1. Уметь переводить бумажные варианты в электронный вид;
2. Уметь перехватывать все создаваемые ЭД из всех источников поступления
(текстовые, графические и др. документы созданные внутри компании:
факсы, сообщения электронной почты, отчеты и др. документы
компании);
3. Основная задача: Отправить все документы в хранилище.
1. Концепции безбумажной технологии управления
3 концепция. Система электронного документооборота.
Должна планировать и составлять маршруты передвижения документов,
контролировать это передвижение, управлять документооборотом и
регулировать его.
Имеет 2 стадии развития:
1. Технология docflow, связная с планированием и управлением
документооборота
2. Технология workflow – управление деловыми процессами и процедурами
при выполнении которых используются и создаются документы.
Система технологии workflow называется САДП – система автоматизации
деловых процессов.
В западных странах организована горизонтальная система
документооборота, когда документы поступают сразу к исполнителям, а
руководитель о нем может даже не знать, а руководитель может даже не
знать, то есть все решается на уровне горизонтальных связей.
В России сначала регистрируется в организации, потом передается
руководителю, а затем поступает к исполнителю – вертикальная система
документооборота.
2. Типы документов в информационной системе:
бумажный документ, образ документа, электронный документ,
структурированные документы, XML – представление.
Документ - основная единица информации, и все существование системы
документооборота посвящено хранению документа, его свойств и истории
его жизни, а также собственно обеспечению его жизнедеятельности.
Способ его хранения зависит от того, как с ним удобнее работать.
Ваш документ может состоять из текста, чертежей, рисунков и таблиц.
Федеральный Закон РФ «Об электронном документе»
ЗАКОНОПРОЕКТ
http://www.akdi.ru/gd/proekt/096779GD.SHTM
2. Типы документов в информационной системе:
бумажный документ, образ документа, электронный документ,
структурированные документы, XML – представление.
Достаточно
формальное
определение
понятия
«документ»
дает
Федеральный закон № 77-ФЗ “Об обязательном экземпляре
документов”.
Он
определяет
документ
как
материальный
носитель
с
зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде
текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания.
При этом документ имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и
предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях
общественного использования и хранения.
В этом смысле большинство контекстов использования термина «документ» в
информационной системе (мы увидим это далее) не соответствует
данному определению.
2. Типы документов в информационной системе:
бумажный документ, образ документа, электронный документ,
структурированные документы, XML – представление.
Во-первых, как правило, довольно трудно идентифицировать материальный
носитель, используемый для хранения документов,
во-вторых, он, как правило, не предназначен для передачи, не всегда имеет
реквизиты и часто хранит информацию в весьма специфическом виде.
Электронный документ – это некий набор информации (текст,
изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word,
Excel и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с
атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются
картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.).
документ можно быстро найти.
Какие же объекты мы называем документами и что между ними общего?
2. Типы документов в информационной системе:
бумажный документ, образ документа, электронный документ,
структурированные документы, XML – представление.
Бумажный документ в ИС
В СЭД информация о бумажном документе представляет собой
специализированный объект - учётную карточку (или карточку
документа), которая содержит информацию, необходимую для его
идентификации и поиска (набор атрибутов: номер, название, автор, дата
создания и регистрации и пр.). Также в карточке может фиксироваться
информация о процессе обработки бумажного документа - факты
официальной регистрации документа и присвоения ему номера, его
размещения в физическом хранилище, перемещения, создания копий
документа, их передачи в подразделения и пр.
Основной проблемой подобного способа работы с документами является то,
что адекватность учетной информации в ИС реальному положению дел
(например, месту их хранения) невозможно гарантировать.
2. Типы документов в информационной системе:
бумажный документ, образ документа, электронный документ,
структурированные документы, XML – представление.
Образы документов
Следующим способом хранения документа в информационной системе
является хранение его образа в виде графического файла.
Данный способ хранения уже позволяет синхронизовать реальное
перемещение электронной копии документа в информационной системе и
изменения стадий его жизненного цикла, его учетную информацию, то
есть автоматизировать его обработку.
Однако образ документа не позволяет извлекать из него “машиночитаемую”
информацию, например, строить индексы для полнотекстового поиска,
невозможно использовать в таких процессах, как согласование текста, и в
коллективной разработке.
2. Типы документов в информационной системе:
бумажный документ, образ документа, электронный документ,
структурированные документы, XML – представление.
Редактируемые файлы
Содержит машиночитаемую информацию и может редактироваться в
процессе его разработки. То есть может быть автоматизирован не
только этап хранения и исполнения документа, но и этап его подготовки
и согласования.
Можно выделить несколько наиболее типичных классов - текстовые
документы, электронные таблицы, документы презентации, документы
CAD и пр.
С
точки зрения практического использования в контексте СЭД
структурированные
(или
частично
структурированные)
файлы
документов имеют наибольшее значение, так как данный вид документа
может быть автоматизирован на всем его жизненном цикле. Давайте
кратко рассмотрим технологии, используемые для хранения такого рода
документов.
2. Типы документов в информационной системе:
бумажный документ, образ документа, электронный документ,
структурированные документы, XML – представление.
Структурированные документы
Основной задачей при создании формата хранения структурированных
документов является определение универсального механизма разметки
документа и выделение отдельных информационных фрагментов для
правильной их интерпретации в приложении, которое обрабатывает
документ.
Для обмена структурированными документами с множеством различных
организаций, например при выставлении электронных счетов на оплату
необходимо было стандартизировать формат разметки документа. В
качестве примера можно привести представление структурированного
документа в формате EDIFACT, разработанного еще в 80-х годах
прошлого века.
2. Типы документов в информационной системе:
бумажный документ, образ документа, электронный документ,
структурированные документы, XML – представление.
Структурированные документы
Достоинством такого рода оформления структурированного документа
является его универсальность: переслав документ в данном формате в
любую организацию, вы будете уверены, что его содержание будет
однозначно интерпретировано, ведь формат кодировки реализован в
соответствующем стандарте.
Однако данный формат имеет и существенные недостатки:
во-первых, для его интерпретации необходимо знание стандарта, который,
в свою очередь, ограничен лишь предопределенными типами данных и
сложно расширяем.
Во-вторых, для представления данного документа необходимо специальное
приложение,
интерпретирующее
документ
и
совершенно
не
предназначенное для чтения человеком.
2. Типы документов в информационной системе:
бумажный документ, образ документа, электронный документ,
структурированные документы, XML – представление.
XML-документ
В отличие от EDIFACT данный формат легко расширяется, имеет достаточно
понятную форму представления информации, содержит комментарии и
может быть интерпретирован даже пользователем без применения
сложного ПО.
В любой современной программной среде имеются специальные
программные компоненты для работы с XML-документами.
1. XML достаточно хорошо приспособлен для хранения ссылок,
иерархических, табличных и бинарных данных. Это позволяет
использовать его для хранения самых разнообразных типов информации.
Важнейшей особенностью XML является его расширяемость: в случае
необходимости обмена какими-то специфическими документами вам
достаточно разработать собственный диалект языка XML, создать файл с
его описанием (XSD-документ) и распространить его между всеми
контрагентами, с которыми вы собираетесь обмениваться информацией.
2. возможность легкого преобразования любого XML-документа в обычный,
удобочитаемый HTML-документ с помощью XSLT-преобразования.
2. Типы документов в информационной системе:
бумажный документ, образ документа, электронный документ,
структурированные документы, XML – представление.
XML-документ
Однако XML-документ имеет и целый ряд недостатков. Например, его
большой объем, связанный с тем, что внутри тела XML-документа может
храниться большое количество служебной информации, так что XMLдокумент может в разы превышать оптимизированные бинарные форматы
упаковки.
ODF или OOXML?
2. Типы документов в информационной системе:
бумажный документ, образ документа, электронный документ,
структурированные документы, XML – представление.
ODF или OOXML?
Два формата XML-упаковки контента офисных документов - Open Office (Open
Document Format) и Microsoft Office (Office Open XML).
В настоящее время оба они являются официальными стандартами ISO
(OOXML ISO/IEC 29500, ODF ISO/IEC 26300) и поддерживаются наиболее
распространенными пакетами обработки документов. Эти форматы
разрабатывались и в настоящее время оптимизированы для работы в
среде соответствующего офисного пакета.
Таким образом, один формат хранения объединяет в себе все
вышеописанные способы представления документа в информационной
системе - от плоского неструктурированного документа до жестко
структурированной электронной формы.
2. Типы документов в информационной системе:
бумажный документ, образ документа, электронный документ,
структурированные документы, XML – представление.
PDF-документы
PDF (Portable Document Format), разработанный компанией Adobe, но в
недавнем прошлом стандартизированный как открытый стандарт.
Основным достоинством PDF является его кросс-платформенность: программы
для его обработки имеются во всех программных средах. К другим его
достоинствам можно отнести богатые возможности хранения и обработки
документов, включая:
- многослойность, т. е. возможность независимого хранения и редактирования
нескольких слоев (в частности, текстового, изображения, формы) и
соответственно совмещения текста и изображения в одном документе;
- встроенную электронную цифровую подпись;
- возможность внедрения в документ мультимедиа-фрагментов;
- возможность включения в документ интерактивных элементов и поддержку
стандарта XFA 3.0 (XML Forms Architecture) для описания элементов
электронных форм и пр.
- для просмотра PDF-документов можно воспользоваться бесплатной
программой Adobe Reader.
3. Стандарты в области электронного документооборота (EDI).
Электронный обмен данными (EDI - Electronic Data Interchange)
налагает три основных требования:
- соблюдение единого синтаксиса обмена
- возможность выбора элементов данных
- единый формат, в котором эти элементы представлены при генерации
сообщений и файлов для обмена
Были разработаны:
- в Европе - UNTDID (United National Trade Data Interchange Standards)
- в Америке - ANSI X.12
- Общий проект стандарта EDIFACT (Electronic data interchange for administration,
commerce and transport) был принят как ISO9735
- ODMA - стандарт взаимодействия с внешними приложениями (средствами
потокового ввода, офисными приложениями). Не затрагивает вопросов
взаимодействия между различными СЭД
- XML – документ в этом формате, в отличие от сообщения формата EDIFACT,
позволяет более наглядно представить объектную модель данных.
Понятие XML/EDI. А.Календарев. http://citforum.ru/internet/articles/xmledi.shtml
4. Специфика документа в СЭД.
Подшивка документов
Документ в СЭД представляет собой более сложную конструкцию, включающую
возможность хранения истории версий документа (иногда целой иерархии
документов в различных форматах), дополнительную информацию о
возможности обработки документа и его блокировках.
СЭД позволяет наносить и хранить ЭЦП документа, а также шифровать его вне
зависимости от типа.
При этом к данной подшивке могут быть применены описанные выше свойства
документов (например общая ЭЦП и метаданные), подшивка
маршрутизируется как единая сущность.
4. Специфика документа в СЭД.
Документ в контексте прикладных АРМ, ипостаси документа
Очень часто в приложениях документ вообще не существует как
самостоятельный объект, а представляет собой набор данных, хранящихся в
полях прикладной базы данных (аналогично информации о бумажном
документе в СЭД). Он представляется в различной форме, в различных
контекстах и этапах жизненного цикла обработки.
Имеются пять основных видов представления:
- набор данных в хранилище;
- электронная форма для ввода и отображение информации о документе;
- структурированный файл (например, XML) для передачи информации о
документе в другие подсистемы и организации;
- строка в таблице группового представления или отчета;
- текстовая строка для размещения ссылки - все они представляют собой
различные ипостаси представления документа в информационной системе.
4. Специфика документа в СЭД.
Сложные документы. Документ в делопроизводстве
При создании корпоративной СЭД очень часто нам приходится сталкиваться с
довольно сложными конструкциями, моделирующими документы.
Документ в СЭД представляет собой объединение учетной информации (набор
атрибутов учетной карточки) и файлов документов.
Атрибуты учетной карточки — поля ввода различного типа (текст, даты, числа),
данные, выбираемые из справочников (сотрудники, контрагенты,
номенклатуры дел) и различные синтетические данные (например,
полученные из нумераторов, рассчитанные по бизнес-календарям и пр.).
Реквизиты документов у каждого заказчика свои, характерные только для него.
В то же время можно выделить общую часть атрибутов, которые
встречаются практически у всех партнеров.
К общим можно отнести:
- Регистрационный номер документа
- Источник документа (контрагент)
- Ответственный исполнитель документа.
4. Специфика документа в СЭД.
Сложные документы. Документ в делопроизводстве
Данные могут быть организованы в коллекции и иерархические таблицы
документов (набор резолюций, исполнителей, карточек поручения, история
согласования, история передач).
В карточке могут быть зафиксированы ссылки на другие документы (в
частности, ссылки, снабженные реквизитами, например окрашенные
ссылки). Ссылки на другие документы могут быть простыми (обычная
гиперссылка) и “жесткими”, т. е. подразумевающими необходимость
одновременного удаления документов, связанных подобными ссылками.
Помимо хранения информации в СЭД с документом связана определенная
бизнес-логика
документ
можно
зарегистрировать,
утвердить,
заархивировать, распечатать, переслать и пр. При этом при выполнении с
документом того или иного действия изменяются правила его обработки,
доступность тех или иных действий с ним.
На каждой стадии жизненного цикла документа различным пользователям
доступны различные действия с документом, для его обработки должны
использоваться различные интерфейсы и т. д.
4. Специфика документа в СЭД.
Итоги
Общая трактовка понятия «Документ в ИС»:
-
-
документ представляет собой запись информации в ИС по установленным
правилам (для фиксации фактов деятельности людей и организации, для
обмена информацией между людьми и организациями);
документ представляет собой единую сущность с точки зрения функций
“создания и удаление”, “блокировка”, “экспорт и импорт”, “маршрутизация в
рамках СЭД”);
один и тот же документ может, в зависимости от контекста обработки, иметь
различное представление и различный набор доступных функций;
- хранение и представление может быть организовано самыми разнообразными
способами.
5. Жизненный цикл документа в СЭД
 Рождение
В СЭД документ не может возникнуть, если у него нет
«паспорта» - карточки учета, которая может быть разной
для различных типов документов: документ нельзя
просто так удалить, переименовать или переписать
поверх.
Все эти действия протоколируются, их следы останутся. В
случае
необходимости,
система
сохранит
все
предыдущие варианты и даже удаленные документы.
Все действия, которые могут быть проделаны над
документами, определяются правами, которые даны
пользователям, что позволяет задать стратегию работы с
документами.
5. Жизненный цикл документа в СЭД
 Становление
 В СЭД для организации коллективной работы над
документом применяется техника блокировки
редактируемых документов («check-out, check-in»).
Система берет на себя заботу о том, чтобы в каждый
момент документ мог редактировать только один
человек. Благодаря этому механизму исключается
возможность того, что два сотрудника создадут у себя
две локальные копии документа и одновременно внесут в
него изменения.
 Публикация
 Архивирование
5. Жизненный цикл документа в СЭД
 Публикация
Благодаря наличию механизма публикации вы можете быть уверены, что
всегда будете иметь в электронном виде в точности то же самое, что было,
например, подписано, или отправлено в печать, или выслано партнеру.
 Архивирование
После публикации документ отправляется в электронный архив, где ему
предстоит пробыть столько времени, сколько это предусмотрено
распорядком вашей организации.
Для решения таких задач применяются технологии управления иерархическим
хранением HSM (Hierarchical Storage Management), которые создают из
всевозможных разнородных средств хранения «виртуальную файловую
систему» сколь угодно большого размера, при этом управляя переносом
информации с одного носителя на другой.
6. Поддержка жизненного цикла в различных СЭД
Практически все современные системы электронного документооборота
поддерживают все этапы жизненного цикла документа.
Часть систем не поддерживает механизм блокировки редактируемых
документов, что делает коллективную работу с документами
невозможной.
Есть системы, ориентированные на делопроизводство, и в них не
реализовано эффективное хранение документов, а актуально
выполнение
всех
процедур
работы
с
документами,
регламентированных существующими нормами. А сами документы
могут лежать в папках в шкафу.
Некоторые системы ориентированы на эффективную поддержку
движения электронных документов внутри структуры, но при этом не
имеют
собственного
электронного
архива
хранилище,
реализованное в этих системах, предназначено только для
оперативного хранения документов в процессе их жизненного цикла.
ИСТОЧНИКИ:
1. Федеральный Закон РФ «Об электронном документе»
ЗАКОНОПРОЕКТ
http://www.akdi.ru/gd/proekt/096779GD.SHTM
2. Понятие XML/EDI. А.Календарев.
http://citforum.ru/internet/articles/xmledi.shtml
3. http://old.ibusiness.ru/marcet/dictionary/19387/
4. http://stariks.narod.ru/BarCodes/EANCOM.htm
Elements
www.animationfactory.com