Эффективное управление временем с помощью компьютера

Управление временем с помощью компьютера.
Управление
временем с
помощью
компьютера.
Все, что вам нужно знать, чтобы в течение часа научиться
эффективно управлять своей деятельностью.
(c) Almeza Company www.leadertask.com
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Содержание
Обзор возможностей LeaderTask ............... 3
Организация деятельности человека.
Описание работы в органайзере
LeaderTask. ............................................ 6
Советы по организации времени от
LeaderTask ........................................... 12
Программа которая реально может
изменить вашу жизнь! ........................... 14
Работа с программой. ............................ 16
Управление задачами. ........................... 24
Управление информацией...................... 28
Управление контрагентами. ................... 30
Управление проектами. ......................... 33
Управление временем. .......................... 35
Обзор деятельности. ............................. 39
Контекстное планирование .................... 43
Инструмент современного бизнесмена. ... 44
Решения для разработчика .................... 46
Решения для студента ........................... 47
Решения для юриста ............................. 48
Мобильность. ....................................... 49
Хранение конфедициальной информации.
Функции Бумажника. ............................ 50
Хронометраж времени на ПК .................. 51
Заключение.......................................... 55
2
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Обзор возможностей LeaderTask
Главная задача органайзера LeaderTask – это помочь
людям организовать свое время, повысить эффективность
деятельности, минимизировать рутину, снять напряжение в
делах, избавиться от суеты, вскрыть залежи свободного
времени и использовать их на личное развитие человека!
Наш Органайзер поможет вам избавиться от различных
поглотителей времени, поможет вам увидеть
четкую
перспективу жизни, иметь подробный обзор дел, задач, вы
будете ставить более высокие цели и достигать их.
Планировать и выполнять. Думать и находить решения.
Измерять и управлять любыми ресурсами вашей жизни.
Органайзер служит для записи ваших мыслей, планов, их
структурирования и ясного отображения. Чтобы вы в любой
момент времени имели ответы на вопросы:
- что происходит сейчас?
- какие задачи наиболее приоритетные, важные?
какие задачи идут вразрез со стратегическими
планами?
3
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
- что необходимо сделать сегодня, сейчас, чтобы завтра
получить ожидаемый результат?
- какие есть способы повышения эффективности текущих
процессов?
Leader Task – это Ваш персональный секретарь. Он будет
вдохновлять, мотивировать и быть Вашим, во всех смыслах и
оттенках этого слова! Он будет преданно выполнять все
возложенные на него функции!
Семь причин
успеху.
почему
Leader
Task
способствует
вашему
1) Облегчает память. Большие объемы информации в
голове держать сложно, да и не нужно, и к тому же гениальные мысли имеют особенность забываться.
Поэтому спешите их записывать - ведь это так просто!
2) Полная видимость = полный контроль. Наглядный
обзор вашей деятельности. Вы будете иметь полную
картину происходящего, начиная от плана на этот час, до
глобальных жизненных ценностей!
3) Удобство применения. Всегда под рукой. Быстрый
доступ к органайзеру по горячим клавишам. Если вы
работаете на компьютере – расстояние до органайзера 1
сочетание горячих клавиш, если нет, то для просмотра
задач на день, можно воспользоваться распечаткой
плана, которая будет вашим верным подсказчиком, где
бы вы ни находились!
4) Хранение абсолютно любой информации. Вы
сможете легко хранить всю сопутствующую информацию
(документы, изображения, схемы) которая относится к
какому либо объекту планирования, будь то - контрагент,
время выполнения или контекст выполнения.
5) Гибкий интерфейс. Вы сможете настроить интерфейс
полностью под себя: расположение основных панелей,
оформление дерева задач, раскраска категорий задач,
гибкие настройки и многое другое.
6) Готовые решения. В Leader Task реализована
принципиально новая концепция по обучению новым
навыкам, развитию полезных привычек, технологиям
направленных на повышение качества жизни человека.
Это реализовано в виде обучающих курсов-тренингов,
4
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
которые гармонично интегрируются в общий календарь
задач.
7) Индивидуальный подход. Цените индивидуальный
подход? Персональный менеджер времени Leader Task
будет для вас личным секретарем, частным тренером и
верным помощником во всех ваших делах!
Leader Task призван заменить разрозненные бумажкизаписки, разноцветные листочки на экране монитора и тому
подобные морально устаревшие приемы ведения организации
времени. Теперь ваши планы и задачи будут находиться в
надежном месте.
Leader Task – служит для автоматической фиксации всех
хозяйственных операций у вас лично, в вашей семье, в вашей
компании.
Leader Task автоматически составит для вас план на любой
день исходя из ваших целей, проектов, задач. Вы будете
заниматься тем, что вам нужно, а не тратить попусту время на
случайные занятия и действия. Вы будете иметь четкую
перспективу жизни, видеть конкретные цели, а главное способы их достижения. Ведь давно известен факт: «Люди,
имеющие ясные цели, обычно добиваются большего, чем те,
которые не знают чего хотят».
Программа существенно повысит организацию вашего
рабочего и личного времени. Теперь все ваши мысли и
намеченные дела выстроятся в стройную систему.
Вложение
в
многократно!
планирование
временем
окупается
Используйте этот простой и удобный инструмент управления
временем в вашей повседневной жизни! Это как раз та
программа, которая действительно поможет Вам эффективно
организовать время, и стать хозяином своей жизни!
5
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Организация деятельности человека. Описание
работы в органайзере LeaderTask.
В своей повседневной работе я постоянно использую
программу LeaderTask, это мой основной помощник при
планировании и принятии решений.
Вот список основных
постоянно использую:
функций
программы,
которые
я
1. Управление проектами и задачами
2. Персональный информационный менеджер
3. Справочник контактной информации (адреса, телефоны,
емайлы…)
Главное достоинство LeaderTask – это планирование с
привязкой к нужному контексту: (к месту, ко времени, к
контакту, к категории) и удобный обзор задач в любом
разрезе.
Причем, добавление задачи в нужный контекст, происходит
за минимум времени. Примеры:
Необходимо добавить такие задачи «Купить карту
мобильной связи», «Передать диск с документами Иванову»,
«написать отчет о работе за март».
Для добавления каждой задачи необходимо выбрать
нужные раздел и добавить задачу, нажав клавишу Insert.
Задача «Купить карту мобильной связи» будет добавлена в
раздел «Категории» подраздел «Места->Магазин», задача
«Передать диск с документами Иванову» будет добавлена в
раздел «Контакты» подраздел «Иванов Иван Иванович», ну и
задача «написать отчет о работе за март» соответственно
будет
добавлена
в
раздел
«Проекты»
подраздел
«Строительство дома». В данном примере, для быстроты
добавления, задачи классифицируются только по одному
реквизиту, либо по проекту, либо по категории, либо по
контакту. В реальности же, каждая задача может относиться
сразу к нескольким контекстам. Например, задача «Написать
отчет о работе за март» может относиться к таким контекстам:
Проект = «Строительство дома», Категория = «Виды
деятельности->Отчеты», Контакт = «Это Я(свое Ф.И.О)»,
Календарь = «Март». Т.е. при необходимости, для каждой
6
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
задачи можно уточнить такие детали: Какой проект? Какая
категория? Кто делает? Когда делает? И теперь, когда задача
имеет заполненные реквизиты, ее можно найти по любому
этому реквизиту: в проекте она будет в общем списке задач
этого проекта, в категории будет в списке этой категории,
аналогично в календаре и в контактах.
Итак, у задачи можно определить следующие реквизиты:
- Проект
- Категория
- Контакт
- Время выполнения(период выполнения задается
календаре)
в
В категориях удобно сделать список (дерево) своих видов
деятельности, таким образом удобно классифицировать
задачи. Каждая задача относится к своему виду деятельноcти,
и можно легко увидеть весь список дел данной категории. Эта
функции очень полезна, чтобы выполнять задачи одной
категории вместе, в одном временном интервале. Сначала
делать задачи категории «Написание текстов», потом задачи
«Обзвон клиентов», затем «Контроль делегированных задач»,
и напоследок «Чтение». Порядок может быть любым, важно
то, что задачи одной категории выполняются в один
промежуток времени, без чередования, т.е. без переключения
внимания. Простой, но очень эффективный прием!
7
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Раздел контакты, служит не только для классификации задач
по конкретным исполнителям, но он также хранит всю
необходимую контактную информацию о контрагенте. Причем
контакт это не обязательно человек, это может быть и
компания, фирма, и просто сайт. Т.е. объект с которым вы
каким либо образом взаимодействуете. Тут есть очень
полезная функция – хранение дополнительных данных, их в
частности можно использовать для хранения логинов и
паролей в приватные зоны сайтов. Также можно хранить
описание услуг контрагента, или еще каких либо приватных
данных. Удобно тем что всю связанную с контрагентом
информацию
можно
быстро
добавить/просмотреть/использовать.
Календарь представляет собой заранее предопределенные
периоды времени. Таким образом, можно заранее определить
те периоды, которые важны для вас, которые вы хотите
постоянно отслеживать. Например, удобно сделать такие
периоды:
- Сегодня
8
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
- Завтра
- Текущая неделя
- Текущий месяц
- Периоды по месяцам (Январь, Февраль, …)
Несложно заметить что периоды времени бывают разных
типов. LeaderTask выделяет такие типы периодов:
Жесткий тип: временной интервал имеет постоянные сроки,
они не меняются. Например:
Задан период с 1 января 2007 по 31 декабря 2007, этот
временной интервал будет всегда отображать весь 2007 год.
Плавающий тип: временной интервал имеет начальное
значение, а конечное значение задается периодом, т.е.
количество просматриваемых дней. Например: интервал
«Следующие 7 дней» охватывает период, начиная с сегодня и
заканчивая через 7 дней.
Смешанный тип: временной интервал имеет рамки периода,
причем охватываемый период скользит внутри него.
Например: интервал «Эта неделя» охватывает и сегодняшний
день, и все дни, начиная от начала текущей недели и до
конца ее.
9
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Благодаря этим типам периодов, можно легко назначить свой
период который будет для вас удобен(например можно
сделать по декадам, по кварталам… кому как удобно)
Для просмотра всего того, что запланировано на
сегодняшний
день,
служит
календарь.
В
календаре
необходимо выбрать нужный период при этом в календаре
отобразятся все задачи, у которых в период реализации
входит сегодняшний день. Если задачи на сегодня привязаны
к различным местам (контекстам), то будет очень удобно
распечатать план на сегодня и носить его с собой.
Проекты в LeaderTask могут быть как реальные деловые
проекты, так и личные проекты. Все проекты удобно
сгруппировать
по
какому
либо
признаку:
«Дело»,
«Одноразовые
заказы»,
«Личное
развитие»,
«Хобби»,
«Семья»…
Еще одна важная деталь: удобство записи задач. Дерево
задач в LeaderTask сделано с такой целью, чтобы добавлять
данные можно было максимально быстро. Т.е. в дереве задач
реализованы все основные сочетания клавиш присущие к
древовидным элементам.
10
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Для записи задач без отрыва от «основного производства»,
т.е. без отрыва от текущей задачи – можно использовать
клавиши быстрого добавления задач: Ctrl+Alt+A вызывается
окно программы, далее вы просто нажимаете Insert и
печатаете задачу, жмете еще раз Ctrl+Alt+A и продолжаете
работать дальше! Очень удобно.
11
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Советы по организации времени от LeaderTask
Не путайте цели с проектами, задачами. Помните, что Проект
- это то, что можно сделать, проект строго ограничен во
времени и имеет цель создание некоторого уникального
продукта.
Чтобы увеличить вероятность того, что вы осуществите ваши
жизненные цели, вам надо планировать время на каждый
день.
Планирование
вещах.
поможет вам сосредоточиться на важных
Самые занятые люди могут найти время для того, чтобы
делать то, что они хотят, не потому что у них больше
времени, чем у других, а потому что они умеют «делать»
время с помощью тщательно подготовленных расписаний.
Главный секрет умения.
Делать больше и делать лучше - это составлять список
«Что надо сделать сегодня»
каждый день, держать его постоянно перед глазами и
использовать его в качестве гида во время вашего дневного
перехода.
Планируйте более детально.
Привычки вашей жизни нельзя изменить за несколько дней.
Для этого
требуется время – иногда год или два. Для того, чтобы вы
взяли под контроль
ваше время и вашу жизнь
Вы сможете получить
больше
удовольствия от
каждой
минуты вашей жизни, добиться большего успеха в вашей
карьере
и личной
жизни и достичь многого меньшими
усилиями. Сегодняшний день может стать поворотным в вашей
жизни.
12
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Не
жалейте
времени
на
осмысление
собственной
деятельности, формулирование стратегических целей и
принципов. Они составляют основу вашей жизни, поэтому
экономить на них время – самоубийство.
Наиболее
простой
способ
повысить
эффективность
использования времени внутри планируемого периода –
сделать наиболее приоритетные, дающие максимальный
результат дела в первую очередь, а менее приоритетные –
вслед за ними.
Что тренируется, то развивается!
Эта программа – один из ключей к вашему могуществу, к
вашему успеху!
Общие советы
Для более лучшего отображения, не только программы
LeaderTask, а всей выводимой информации на экран вашего
монитора – используйте опцию операционной системы
WindowsXP – «сглаживание шрифтов».
Пишите задачи в форме инфинитива (прийти, увидеть,
победить) или в форме совершенного действия (решение
найдено, услуги оплачены, контракт подписан …)
Разбивайте большие задачи на более мелкие.
13
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Программа которая реально может изменить вашу
жизнь!
Сейчас, в 21 веке человеку жизненно необходимо
правильно распределять свое время, выделять важные задачи
и находить эффективные пути решения. Помочь в этом,
призван революционный органайзер деятельности человека –
LeaderTask!
В программе реализованы новаторские идеи в области
управления временем и информацией, а также уникальные
готовые решения по повышению эффективности расходования
времени человека!
В
LeaderTask
реализована
принципиально
новая
концепция по обучению новым навыкам, развитию полезных
привычек, технологиям направленных на повышение качества
жизни человека. Это реализовано в виде обучающих курсовтренингов, которые гармонично интегрируются
в общий
календарь.
Только в LeaderTask уже есть набор готовых тренингов,
обучающих курсов, которые помогут вам выработать нужные
навыки по управлению временем, а также приобрести другие
ценные знания!
14
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Итак, как же программа- LeaderTask может изменить вашу
жизнь? На самом деле LeaderTask – это необычная в своем
роде программа, эта программа целью который является
помочь/подсказать/организовать человека при решении его
жизненных задач. LeaderTask возьмет на себя всю рутину,
оставив человеку только творчество и больше свободного
времени! LeaderTask – будет вашим верным помощником,
тренером, секретарем и просто другом!
При использовании LeaderTask:
1) Вы неизбежно будете достигать более высоких целей.
2) У вас появится гораздо больше свободного времени.
3) Появится чувство времени. Вы будете чувствовать
неэффективные
процессы
вашей
деятельности,
и
находить способы их ликвидации.
4) Вы увидите, какие процессы влияют на вас и как
использовать это влияние в своих интересах. Т.е. вы
будете обладать полной картиной происходящего.
5) Четко убедитесь в том, что нет неуправляемых процессов.
Случайностей не бывает. Само собой ничего не делается
и вдруг не появляется.
6) Поймете, что ответственность за свою жизнь несете
только Вы, и все что окружает вас – это следствие
Вашего управления собой.
7) Узнаете о различных методиках повышения личной
эффективности – и начнете их применять.
8) Согласитесь, что управление своим временем – это
важный процесс, который необходимо контролировать. И
если вы не управляете своим временем, им обязательно
управляет кто-то другой.
9) Вы будете более собраны, пунктуальны и всегда знать
чего хотите.
10)
У вас исчезнет суета и спешка в работе. Дела будут
последовательны и более продуманы.
Для
управления
временем
современного
человека
необходим толковый инструмент. Который бы, не обременял, а
помогал, сохранял время и энергию человека. Именно таким
инструментом и является LeaderTask. Попробуйте и убедитесь
в этом сами!
15
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Работа с программой.
Программа
имеет
простой
понятный
интерфейс,
поддерживает большинство широко известных горячих
клавиш, имеет гибкую систему настройки отображения задач и
панелей программы.
Основные свойства.
Быстрота добавления информации. Добавление новых
задач происходит не отрывая рук от клавиатуры. По нажатию
клавиши Insert происходит добавление задачи, далее
необходимо ввести описание задачи, нажав Enter – задача
будет добавлена в список задач. Причем задача по умолчанию
получает те значения полей которые были выбраны в
«Навигаторе» и в «Закладках». Т.е. если вы выбрали в
«Навигаторе» раздел «Контакты» и выбрали какой либо
контакт, а в «Закладках» выбрали раздел «Проекты» и
выбрали какой либо проект, то при добавлении новой задачи,
она уже будет иметь четко определенные поля «Проект» и
«Контрагент».
В Leader Task вообще вся работа с программой может
осуществляться без участия мышки. Благодаря большому
набору горячих клавиш, работа с программой становится
легкой и не принужденной.
Горячие клавиши
Команда
Быстрый
вызов
главного
программы
Добавить задачу
Добавить подзадачу
Редактировать тему задачи
Удалить задачу
Развернуть/свернуть задачу
Перемещение между закладками
Перемещение между задачами
Вызов справки
Горячие клавиши
окна
Ctrl + Alt + A
Insert
Alt + Insert
F2
Delete
стрелки влево, вправо
Сtrl + Tab, Ctrl + Shift + Tab
cтрелки вверх, вниз
F1
16
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Выделение задачи – полужирный
Выделение задачи – курсив
Выделение задачи - подчеркнутый
Копировать задачу
Вставить задачу
Открыть свойства задачи
Сменить статус задачи
Добавить быструю задачау
Вызов главного меню программы
Закрыть главное окно программы
Выбрать все задачи
В конец списка задач
В начало списка задач
На страницу вверх
На страницу вниз
Отменить
Перенос по словам
Ctrl + B
Ctrl + I
Ctrl + U
Ctrl + C или Ctrl + Insert
Ctrl + V или Shift + Insert
Enter
SpaceBar
Ctrl + Alt + D
Alt
Alt + F4
Ctrl + A
End
Home
Pg UP
Pg Down
Ctrl + Z
Ctrl + W
Четкость планирования. Благодаря интеллектуальной
подстановке нужных контекстов у задач, вы можете быстро
добавить задачу в нужное время, в нужное место, в нужный
проект, нужному человеку! То есть, в любой момент времени в
результате одного движения рукой вы получаете именно ту
информацию, которая по вашему же личному решению
необходима именно сегодня/сейчас/в этом месте/при этих
обстоятельствах!
Гибкость интерфейса. Для более лучшего отображения
задач вы можете сами, как угодно выделять задачи используя
панель инструментов у задач.
Интерфейс.
Все
панели
в
программе
являются
«плавающими». Т.е. могут располагаться как угодно, в любой
последовательности. Вы можете определить у них размер,
место,
тип
расположения,
количество
одновременно
отображаемых панелей.
17
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Рис. Классическое расположение панелей.
Рис. Аскетичное расположение панелей.
Рис. Компактное расположение панелей.
18
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Рис. Внешнее расположение панелей.
Рис. Выдвижные панели.
Панели
У каждой панели слева в заголовке существует три кнопки.
Развернуть. Служит для определения, где отображать
панель – внутри основного окна, или вне основного окна.
19
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Функцию «Развернуть» также можно вызвать путем двойного
клика по заголовку панели.
Выдвижение. С помощью этой функции панель можно
сделать выдвижной.
Закрыть. Служит для закрытия панели.
Рис. Кнопки у панели.
Для того чтобы панели при перетаскивании не
«приклеивались» к краям окно удерживайте нажатой клавишу
Ctrl.
Панель «Навигатор»
Панель «Навигатор» служит для навигации по основным
разделам программы. Это первый уровень группировки задач.
С помощью панели «Навигатор» отображаются задачи
нужного раздела в панели «Задачи»
Рис. Панель «Навигатор»
Панель «Навигатор» имеет несколько
раздел имеет свое дерево данных.
20
разделов.
Каждый
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Рис. Свойства дерева данных.
Панель «Задачи»
Панель «Задачи» это основная панель программы, в ней
отображается список задач.
Рис. Панель «Задачи»
Панель «Задачи» группирует множество задач по
закладкам. Закладки являются вторым уровнем группировки.
В качестве закладок может выступать любой элемент из
панели «Навигатора». Управление закладками осуществляется
21
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
с помощью панели
горячих клавиш.
инструментов, контекстного меню, и
Рис. Инструменты управления закладок
Главное окно программы
Главное окно программы служит для размещения панелей
внутри нее.
Рис. Главное окно программы.
Главное окно состоит из панелей, главного меню и главной
панели инструментов.
Главное меню.
Меню служит для управления всей программой. Главное меню
состоит из следующих разделов.
Меню Файл.
22
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
1) Резервное
копирование.
Функция
служит
для
резервного копирования базы данных.
2) Печать. с помощью этой функции можно распечатать
отображаемый список задач.
3) Предварительный просмотр. Вы можете увидеть как
будет выглядеть распечатанный список задач, до его
печати на принтере.
4) Выход. Завершение работы программы.
Меню Правка.
В этом месте собраны все панели инструментов в виде
меню. Меню инструментов для
1) Задачи.
2) Закладки.
3) Навигатор.
Меню Вид.
Меню управляет отображаемыми панелями инструментов,
любую панель можно сделать скрытой/видимой.
Функции:
Спрятать активные задачи
Спрятать завершенные задачи
Перенос по словам
Меню Параметры.
Содержит функции по настройке программы.
Меню Помощь.
1) Справка. Вызов справочной документации программы.
2) Веб Сайт. Переход на веб сайт программы Leader Task
3) Напишите нам. Если Вы хотите получить какую-нибудь
дополнительную информацию или совет, мы будем
счастливы их Вам предоставить.
4) О программе. Вывод диалога «О программе»
Главная панель инструментов.
В главной панели инструментов располагаются наиболее
важные функции.
23
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Управление задачами.
Задача – описание того, что необходимо сделать для
достижения
требуемого
результата/цели.
Задачи
отображаются в виде дерева задач, причем каждая задача
может
иметь
подзадачи,
таким
образом
достигается
иерархичность (древовидность).
Древовидность задач – возможность разбить задачу на
более мелкие подзадачи (набор шагов для решения задачи)
Рисунок. Список задач.
Основные возможности дерева задач:
1) Полная видимость. Полный контроль. Дерево задач
отображает именно ту информацию, которая вам
необходима именно сейчас.
2) Сортировка. Возможность ранжировать дела по любому
признаку:
важные/неважные,
срочные/несрочные,
личные/рабочие, дома/на выезде, сегодня/завтра и т.д.
24
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
3) Группировка. Можно отобразить точный набор задач по
заданным критериям: по проекту, по времени, по
категории, по контрагенту. Причем можно одновременно
задать несколько критериев группировки одновременно и
в любых комбинациях!
4) Периодичность задач. Если у вас есть класс задач
которые
необходимо
выполнять
с
какой
либо
периодичностью, то это просто решается с помощью
опции периодические задачи.
5) Индивидуальная настройка. Вы можете настроить
отображение дерева по вашему вкусу. С помощью
диалога настройки можно изменять цвет/шрифт текста,
цвет фона, стиль отображения задач. А также любую
задачу можно выделить с помощью привычных средств:
жирность, курсив, подчеркивание, выделение цветом.
6) Выполненные
задачи.
Вы
всегда
можете
скрыть/показать выполненные задачи.
7) Удобная работа. Дерево задач поддерживает все
известные общеупотребительные комбинации клавиш.
Подробнее о горячих клавишах.
По умолчанию, при добавлении задачи автоматически
заполняются те поля, которые выбраны в текущий момент в
панели «Навигатор» и в «Закладках».
Все задачи можно группировать по каким либо признакам: по
категориям, по проектам, по времени, по контрагентам.
Свойства задачи.
25
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Рис. Свойства задачи.
«Наименование» - это название задачи, которое будет
отображаться в дереве задач.
Поле «Проекты» - служит для определения принадлежности
задачи, к какому либо проекту.
«Контакты» – определите в этом поле какой контрагент
относится к задаче.
«Категории» - поле служит для определения логической
категории задачи. Это может быть любой контекст: место,
обстоятельства, направление деятельности…
«Дата Начала» - отображает планируемую дату начала
выполнения задачи.
«Завершить до» - отображает планируемую дату завершения
задачи.
Чтобы добавить новую задачу, существует три способа:
- Щелкнуть по соответствующей кнопке на панели
инструментов (расположена сверху)
- Выбрать пункт "Добавить" из контекстного меню.
26
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
- Воспользоваться "Быстрым добавлением задачи"
27
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Управление информацией
Leader Task осуществляет функции персонального
информационного менеджера (PIM). Программа позволяет
хранить любую информацию (текст, схемы, рисунки и т.д.)
связанную с любым разделом органайзера.
Управление информацией организовано с помощью
«заметок». У каждого раздела Навигатора по умолчанию
существует заметка.
Раздел «Заметки» служит для записи хаотичной, сырой
информации
относящейся
к
конкретному
проекту/контрагенту/категории/времени.
Заметки
очень
удобны – т.к. информацию в них очень легко и быстро
записывать. Например - появилась мысль, или найден какой
то текст в Интернете, то необходимо сделать следующее: на
сайте который может быть полезен проекту «А», - надо просто
скопировать в буфер этот фрагмент сайта и вставить в заметку
нужного проекта. Причем скопируется все - и текст и
изображения. В последствии, просматривая проект «А» можно
прочитать подробнее, то что лежит в заметке, и выбрать
нужную информацию из нее, либо, сформулировав в виде
задачи, либо оставив как емкий комментарий, либо удалить.
Заметки это место где мысли/идеи «созревают», в что то
более четкое и конкретное.
Еще одним местом удобного хранения информации
является поле «Примечание» в свойствах задачи, контрагента,
проекта.
28
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Рис. Свойства контрагента, хранение пароля.
29
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Управление контрагентами.
Контрагент – это лицо или организация, с которой имеются
какие
либо
отношения.
Управление
контрагентами
осуществляется в одноименном разделе.
Рис. Дерево контрагентов.
Работа с контрагентами.
Хранение необходимой информации о контрагенте.
Программа предоставляет необходимой набор полей для
хранения полной контактной информации о контрагенте.
Причем существует функция импорта контактов из других
программ.
30
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Рис. Информация о контрагенте.
Хранение
дополнительной/специфичной
информации о контрагенте. В программе есть возможность
хранить
не
только
контактную
информацию,
но
и
специфичную:
- документы/файлы/изображения относящиеся к
контрагенту
- описание деятельности контрагента: виды
предоставляемых услуг/товаров
- цены/прайсы/счета/договора на услуги/товары
- другая полезная информация, относящаяся к
контрагенту.
Управление взаимоотношениями с клиентами –
мини CRM. В Leader Task удобно вести историю
взаимоотношений с клиентами, а также с любой другой
категорией контрагентов: Оплаченные счета, выполненные
задачи, нерешенные вопросы и пр.
Делегирование
задач.
Каждую
задачу
можно
делегировать-поручить
любому
контрагенту,
т.е.
исполнителем задачи будет указанный контрагент. Для того
чтобы поручить задачу существует три способа:
31
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
1) непосредственно добавить задачу в дереве задач
контрагента.
2) выбрав нужную задачу в разделе «Проекты», вызовите
контекстное меню, функция «Поручить…»
3) в свойствах задачи в поле «Исполнитель» выберите
нужного контрагента.
Быстрая связь. Имея под рукой список контрагентов и
их
контактную
информацию,
можно
очень
быстро
обмениваться с ними информацией. Одним щелчком мыши
можно отправить сотруднику уведомление о порученных ему
задачах; отправить емайл партнеру об изменившихся
условиях сотрудничества; известить клиента о праздничных
скидках на ваш товар; уведомить заказчика о выполнении
работ и прочее.
32
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Управление проектами.
Проект – это совокупность действий, ограниченная во
времени и имеющая целью создание уникального продукта.
Раздел «Проекты» служит для управления реальными
проектами.
Рис. Раздел «Проекты»
Параметры проекта
33
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Рис. Свойства проекта
Название - это символьное наименование проекта.
Группа - это логическая группа, к которой может быть отнесен
проект.
В поле «Контрагент» вы можете определить тех контрагентов,
которые относятся к проекту.
Цвет – определение цвета закладки у проекта.
Поле сроков реализации – дата начала, дата завершения,
служат для обозначения временных рамок у проекта.
Текстовое поле «Примечания» служит для записи каких –
либо комментариев к проекту.
Общие свойства поведения проектов:
1. Задачи, входящие в проект, имеют сроки реализации не
выходящие за сроки проекта.
2. Всегда должен оставаться как минимум 1 активный проект.
3. Управление проектами осуществляется с помощью панели
инструментов или контекстного меню панели «Навигатора»
34
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Управление временем.
Организация управления временем организована с
помощью раздела «Календарь». В этом разделе вы можете
создавать удобные для вас «временные интервалы», по
которым вы будете группировать задачи. «Временные
интервалы» можно группировать по какому либо признаку.
Свойства «Временного интервала».
Рис. Свойства «Временного интервала»
«Временной интервал» может быть одним из трех типов:
жесткий, плавающий, и смешанный.
Жесткий тип: временной интервал имеет постоянные сроки,
они не меняются. Например:
Задан период с 1 января 2007 по 31 декабря 2007, этот
временной интервал будет всегда отображать весь 2007 год.
35
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Рис. Жесткий тип «Временного расписания»
Плавающий тип: временной интервал имеет начальное
значение сегодня, а конечное значение задается периодом,
т.е. количество просматриваемых дней. Например: интервал
«Следующие 7 дней» охватывает период, начиная с сегодня и
заканчивая через 7 дней.
36
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Рис. Плавающий тип «Временного расписания»
Периодический тип: временной интервал имеет рамки
периода, причем охватываемый период скользит внутри него.
Например: интервал «Эта неделя» охватывает и сегодняшний
день, и все дни, начиная от начала текущей недели и до
конца ее.
37
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Рис. Периодический тип «Временного расписания»
Благодаря
планированию
вы
начинаете
действовать,
пользуясь информацией находящейся в будущем!
38
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Обзор деятельности.
Полезная возможность LeaderTask – это удобный «Обзор
деятельности». С помощью этого можно получить обзор о
текущем положении дел в любом разрезе данных! Т.е.
отфильтровать данные по любому критерию. Можно наглядно
посмотреть, что сделано, что делается и что запланировано
сделать.
Замечательная особенность LeaderTask – это то, что
можно фильтровать данные и тут же добавлять задачи!
LeaderTask покажет задачи в любом ракурсе!
По контрагентам: Какими задачами занимается конкретный
контрагент в текущем проекте в определенное время, в
определенном месте? В каких проектах участвует данный
контрагент? Затраты на контрагента?
Рис. Обзор по контрагенту
39
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
По проектам: Какие контрагенты заняты в данном проекте?
Расходы на данных проект? Показать все задачи по проекту в
разрезе категорий деятельности.
Рис. Обзор по проекту
По времени: Какие задачи необходимо сделать сегодня?
Какие задачи предстоит делать на этой неделе, в этом месяце,
в этом году? Кто занимается определенным проектом в
заданное время?
40
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Рис.Обзор по времени.
По категориям: какие задачи выполняются по конкретной
категории? Кто занят решением задач в данной категории?
41
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Рис. Обзор по категориям
42
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Контекстное планирование
Одна из удобных функций Leader Task – это возможность
планирования с привязкой к какому-либо контексту. Контекст
– это обстоятельства наиболее подходящие для выполнения
задачи, примеры контекстов: «На работе», «Дома», «В
транспорте», «В банке», «Отдых», «Командировка», «Когда
ничего делать не хочется»…
Контексты, в программе Leader Task реализованы с
помощью раздела «Категории». Вы можете создавать любое
количество контекстов = категорий. Для добавления задачи,
которая привязана к какому либо контексту, необходимо при
добавлении указать требуемое значение в поле «Категория»
или добавлять задачу когда в «Навигаторе» выбран раздел
«Категории» с нужным значением.
Рис. Свойства категории.
43
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Инструмент современного бизнесмена.
Leader Task – это незаменимый помощник современного
бизнесмена!
Особенно Leader Task будет необходим для
людей активно использующих компьютер в деловых целях.
Leader Task будет полезен:
1) Для бизнесменов имеющих множество контактов в
Интернете
2) Для владельцев Интернет магазинов
3) Для владельцев малого и среднего бизнеса продающих
товары не только в Интернете, но и в реале.
Программа
поможет
вам
удобно
организовать
взаимодействие
с
различными
типами
контрагентов:
клиентами, сотрудниками, заказчиками, партнерами.
Leader Task - инструмент руководителя
системы управления работой сотрудников.
для
построения
С помощью Leader Task вы сможете:
Распределить работы между сотрудниками
Контролировать выполнение задач
Просматривать текущую загруженность исполнителей
Иметь полную картину происходящего даже в период
вашего личного отсутствия
Организовать рабочее место вне офиса
Отслеживать всю историю выполнения задач
Накапливать информацию о решении задач, с целью
оформления их как готовых решений.
44
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Leader Task будет полезен для:
Управление планированием процессов в компании.
Управление
сотрудниками.
Делегирование
задач,
мониторинг выполнения.
Управление удаленными работниками.
Слежение за рабочим временем сотрудников.
Управление взаимоотношениями с клиентами.
Взаимодействие с партнерами.
Программа поможет вести учет договоров, счетов, платежей,
других документов, товаров, услуг. Программа автоматизирует
деятельность отдела продаж, планирования, финансового
отдела. Также можно автоматизировать и другие различные
задачи. Благодаря удобной группировке и фильтрации можно
запросто
отслеживать
работу
сотрудников,
рекламные
компании, контроль выполнения задач, проверка оплаты
счетов.
Leader
Task
предлагает
абсолютно
все,
что
нужно
современному деловому человеку, – напоминания о важных
встречах, планировщик, адресную книгу, а также надежное
хранение конфиденциальной информации.
45
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Решения для разработчика
Leader Task будет полезен:
4) Для распределенных команд разработчиков.
5) Для удаленных сотрудников (фриланцеров)
6) Для людей чье рабочее место невозможно
компьютера.
без
C помощью Leader Task можно удобно хранить план по
разработке какого либо проекта. Это достигается благодаря
удобной древовидной системе записи задач. Также просто
вести учет ошибок/недоработок в проекте.
Leader Task позволяет организовать совместную работы
сотрудников, территориально удаленных друг от друга.
46
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Решения для студента
Если вы являетесь студентом или учащимся, то Leader Task
поможет вам удобно хранить ваши расписания занятий. В
программе
есть
удобная
возможность
организации
планирования тренингов, курсов, секций.
Вы сможете составлять расписания занятий школ, колледжей,
ВУЗов. В любой момент вы можете внести изменения в
расписание и распечатать его.
Возможности:
- любые типы расписаний
поддержка
двухнедельных
расписаний
(например
числитель/знаменатель)
- редактирование расписание в любой момент времени
- четкий просмотр расписаний
- учет выполнения нагрузки, планирование выполнения
нагрузки;
- расписание экзаменов
- индивидуальные настройки каждого дня
- группировка расписаний по категориям
47
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Решения для юриста
Leader Task будет полезен для работы Юриста в качестве
информационного менеджера. В работе юриста часто
необходимо поднять множество документов по заданной
тематике, с целью последующего анализа их. Для решения
этой задачи создайте в Leader Task новую категорию и
копируйте туда все документы относящиеся к заданному
вопросу. Когда вам еще понадобится вернутся к этой задачу –
5 минут и ответ найден!
Также будет удобно складировать любой другой материал
для последующего анализа, например Интернет сайты,
форумы, рассылки, электронные книги.
Подробнее об
организации
хранения
информации
смотрите
раздел
«Управление Информацией»
Вся информация будет хранится в одном месте в удобной
форме!
48
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Мобильность.
Одним из главных достоинств LeaderTask является
мобильсноть. LeaderTask это удобное решение – все в одном
месте: сама программа + все необходимые данные хранятся в
одной папке без использования реестра и других мест
компьютера.
Поэтому можно легко переность программу на другой
компьютер (это распространяется только для лицензий
Portable, т.е. без использования аппаратного ключа)
Если вы используете LeaderTask сразу в нескольких местах,
то для ведения единой копии базы данных существует
функция «Синхронизация»
49
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Хранение конфедициальной информации. Функции
Бумажника.
LeaderTask можно использовать в качестве бумажника
или менеджера паролей. Бумажник предназначен для
сохранения
конфиденциальной
информации,
например,
номеров кредитных карт, адресов и кодов доступа к услугам,
логинов и паролей к закрытым частям сайтов.
Бумажником выступает раздел «примечание» в свойствах
контрагента это удобное
место для хранения паролей,
логинов, различной другой информации.
Теперь не нужно держать в памяти пин-код кредитной
карточки,
номер
банковского
счета,
логин/пароль
к
корпоративному сайту или другим Web-ресурсам – с этим
отлично справится LeaderTask, надежно зашифровав их.
50
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Хронометраж времени на ПК
Программа WinLog Assist будет полезна для тех людей, которые
много времени проводят за компьютером и хотят знать, на что
реально тратится их время.
Способов обычного, оффлайнового хронометража (т.е. вне ПК)
существует достаточно много. Это может быть специально
организованная тетрадка или блокнот, куда переодически следует
заносить всю свою деятельность, с целью последующего анализа
накопленных данных. А как быть если большую часть рабочего
времени человек находится перед экраном монитора? Неужели
придется при смене приложения, отвлекаться и делать примерно
такую запись в блокноте:
MSWord – 40 минут,
Интернет – 1.5 часа.
Thebat! – 20 минут
При этом приходится записывать начало и окончание работы у
каждого действия. Записи будут не точными и приблизительными - что
делает бесполезным это занятие.
Для решения этой задачи cуществует специальная программа WinLog Assist.
WinLog Assist программа для тех:
1. Кому важно как расходуется его личное время.
2. Кто работает за компом по часам.
WinLog Assist - это инструмент компьютерного хронометража
времени. Программа записывает с какими приложениями работал
пользователь с точностью до секунды и покажет на что реально было
потрачено время. Информация о каждом дне хранятся во внутренней
БД программы, с помощью ее вы сможете просматривать данные о
любом дне. Программа очень проста в использовании, не
требовательна к ресурсам.
51
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Главное окно программы
Программа находится в системном трее и скурпулёзно записывает,
что делал пользовательи и сколько времени.
Давайте рассмотрим пример работы. Для чего нужна программа?
Программа призвана решать одну единственную задачу –
хронометраж компьютерного времени, причем, как пользователь, я не
хочу ни чего читать, обучаться интерфейсу и т.д. Мне нужна
простейшая программа, не требовательная к ресурсам и навыкам.
Еще, я хочу чтобы был удобный доступ к накопленной информации, а
еще лучше – шикарные отчеты, по дням, по программам, с красивыми
диаграммами и графиками! Вот что я хочу как пользователь!
Что же реально может WinLog Assist?
Запущенная программа сидит в трее, причем по умолчанию в
настройках стоит «Автозапуск», т.е. программа будет запускаться при
начале работы ОС и сворачиваться в трей. Все! Забудьте теперь о
WinLog Assist, занимайтесь как обычно своими делами и не думайте о
хронометраже. После определенного периода, например недели,
можно не без удовольствия посмотреть, на что же реально я трачу
время? Вот для этого существует раздел «Отчеты».
Примеры отчетов:
52
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Баланс времени показывает распределение времени по программам.
Баланс времени строится за день, неделю и общий. Для каждой части
данных диаграммы - строится свой лист.
Итак, подходит ли WinLog Assist под требуемые условия ?
1. Максимальная простота использования - необходимо просто
установить программу.
2. Минимальные требования к ресурсам - программе требуется до
5Мб оперативной памяти!
3. Наглядные отчеты - отчеты формируются в формате Exсel, имеют
все
необходимые
параметры
настройки
для
отображения
исчерпывающей информации.
Время за компьютером летит незаметно? WinLog Assist
расскажет Вам куда оно уходит!
Вот вам еще один маленький инструментик для повседневного
использования,
причем
совершенно
не
обременительное
использование, поставил и забыл. Решение под ключ так сказать.
Скачать WinLogAssist.
http://www.mytimeassist.com/download/winlogassist.exe
53
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
54
Управление временем с помощью компьютера. (c) Almeza Company www.leadertask.com
Заключение
Описание о том как эффективно организовать управление
временем с помощью компьютера, подошло к концу. Что вы
решили применять на практике из вышеизложенного? Какие
выводы сделали?
Как было ранее сказано, для управления временем
современного человека необходим толковый инструмент.
Который бы, не обременял, а помогал, сохранял время и
энергию человека. Именно таким инструментом и является
LeaderTask. Попробуйте и убедитесь в этом сами!
Спасибо, что вы прочитали книгу до конца!
Искренне желаем вам личного роста, творческих успехов и
ясного ума!
Команда разработчиков LeaderTask.
LeaderTask - Уверенность в любой ситуации!
Скачать последнюю версию программы.
http://www.mytimeassist.com/download/leader.exe
Сайт программы LeaderTask
http://www.leadertask.com/
Cтатьи по управлению временем.
http://www.leadertask.com/content/blogcategory/13/34/
Написатьписьмо разработчикам
support@leadertask.com
55