Презентация для руководителя АХО

РУКОВОДИТЕЛЬ АДМИНИСТРАТИВНОХОЗЯЙСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ
Бизнес – тренер Набоков А.Б.
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
1
Бизнес – тренер: к.т.н., с.н.с. Набоков Анатолий Борисович
Консалтинговая компания ЗАО «Стратегия
Центр». Руководитель проектов, 2009 – н.в.
Оптимизация бизнес – процессов. Внедрение
системы бюджетирования. (РОСАТОМ). Внедрение
системы KPI (КОМИНТЕК)
Вертикально – интегрированный холдинг
«Плитпром – Сходня Мебель» . Советник
собственника бизнеса. Директор по развитию
управляющей компании, 2005-2009
Реструктуризация компаний холдинга,
оптимизация бизнес - процессов, организационное
проектирование, постановка регулярного
менеджмента, инвестиционные проекты
ОАО «МЭЗ ДСПиД». Директор по реинжинирингу,
представитель руководства по качеству, 2003 -2005
Реинжиниринг бизнес – процессов,
организационное проектирование, внедрение
управления по целям. Внедрение ERP – систем.
Внедрение СМК ИСО 9000.
ООО « ТД «Плитпром». Директор по проектам,
2002-2003
Постановка проектного офиса. Внедрение
процессного управления. Организационное
проектирование. Внедрение CRM – технологий.
Развитие оптовых и розничных продаж.
Консалтинговая компания «БДО/ЮНИКОН».
Консультант, 2000-2002
Внедрение консалтинговых проектов в нефтяной
отрасли
Специалист в области реорганизации бизнес - систем, оптимизации бизнес – процессов,
организационного проектирования, управления персоналом, разработки систем мотивации,
внедрения CRM, BSC – технологий, ИСО 9000.
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
2
УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС - СИСТЕМОЙ
Стратегическое управление: планирование, организация, контроль
Планово - бюджетный процесс
Корректирующие воздействия
Инновационный
процесс
Выявление
потребности
клиента
Опреде
ление
целевого
рынка
Производственный Обслуживание
процесс
Предло
жение
продукта
и услуги
Произ
водство
продукта,
услуги
Поставка
продукта,
услуги
Обслужи
вание
клиента
Удовлетво
рение
потребнос
ти клиента
Модель цепочки создание ценности
(процессы жизненного цикла продукции)
 Обеспечение комфортных условий
жизнедеятельности компании
 Организация функционирования
подразделений обеспечивающих высшее
руководство
 Документарное обеспечение управления
 Материально – техническое обеспечение
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
 Транспортное обеспечение
 Юридическое обеспечение
 Организационное развитие. Оптимизация
организационной структуры
 Организация корпоративных мероприятий
 Формирование корпоративной культуры
3
Перечень функций АХО












Заключение и ведение хозяйственных договоров. Взаимодействие с
подрядными организациями, проведение тендеров;
Закупка канцелярских и хозяйственных товаров;
Организация ремонта помещений, осуществление контроля качества
выполнения ремонтных работ;
Поддержание чистоты помещений, исправности рабочих мест;
Обеспечение выполнения противопожарных, санитарно-гигиенических
мероприятий;
Тревелинг. Организация командировок и выездов сотрудников. Визовая
поддержка;
Взаимодействие с коммунальными службами;
Взаимодействие с арендодателем или арендаторами;
Техническое обеспечение мероприятий;
Благоустройство и озеленение территорий;
Организация питания в офисе и производственных помещениях;
Планирование и организация переездов
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
4
Особенности управления АХО
 Большое число разноплановых объектов управления:


Здания и сооружения (уборка и ремонт).
Автотранспорт (диспетчеризация и ремонт).
Обеспечение рабочих мест, делегаций и мероприятий (в т.ч.
питание).
Сдача в аренду.
Взаимодействие с надзорными органами.

Питание сотрудников.



 Разнонаправленные целевые задачи:



Поддержание на заданном уровне, например, обеспечение
стандарта чистоты без замечаний.
Минимизация затрат – например: услуги поставщиков и
подрядчиков.
Гарантированное качество – например: ремонт.
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
5
Требование к руководителю АХО в новых
экономических условиях
 Качественное выполнение своих задач и
обязанностей
 Экономное планирование и расходование
бюджетов (анализ использование ресурсов,
экономное расходование средств и материалов,
повторное использование средств и материалов,
реализация неликвидов…)
 Обоснованное сокращение затрат
 Мобилизация внутренних ресурсов
 Освоение новых компетенций
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
6
Требование к руководителю АХО в новых
экономических условиях
 Качественное выполнение своих задач и обязанностей ( ЧЕТКО
ПОСТАВЛЕННЫЕ ЗАДАЧИ ДЛЯ СЛУЖБЫ ЕСТЬ?)
 Экономное планирование и расходование бюджетов (анализ
использование ресурсов, экономное расходование средств и
материалов, повторное использование средств и материалов,
реализация неликвидов…) (БЮДЖЕТЫ, СТАТЬИ ЗАТРАТ, КАКОЕ
ПЛАНИРОВАНИЕ, КОНТРОЛЬ)
 Обоснованное сокращение затрат (ПЛАН СОКРАЩЕНИЯ ЗАТРАТ
ЕСТЬ?)
 Мобилизация внутренних ресурсов (СИСТЕМА МОТИВАЦИИ НА
БАЗЕ KPI)
 Освоение новых компетенций (например, АУТСОРСИНГ)
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
7
Подразделение АХО в структуре управления Компанией
Плюсы: оперативное решение вопросов; самостоятельность АХЧ в
определении и способе решения круга поставленных задач
В верхнем эшелоне
управления
Минус: необходимость Генеральному директору и директорату вникать в
вопросы АХО
Применяется: непроизводственная сфера, при условии ведения АХЧ
вопросами аренды
Во втором эшелоне
управления под
Техническим
руководителем
Плюсы: тесная связь с ремонтными службами
Во втором эшелоне
управления под
руководителем по
персоналу
Плюсы: внимание к нуждам сотрудников
Во втором эшелоне
управления под
Административным
директором
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
Минусы: повышенное внимание оборудованию и инфраструктуре, а не
комфорту людей
Применяется: промышленное производство
Минусы: сложность решения вопросов ремонта, обслуживания зданий
и сооружений
Применяется: непроизводственная сфера (арендуемые площади)
Плюсы: тесная связь с канцелярией, внимание к нуждам сотрудников
Минусы: сложность решения вопросов ремонта, обслуживания зданий
и сооружений
Применяется: производственная и непроизводственная сфера
8
Службы АХО в разных Компаниях: примеры
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
9
Практическое задание
1. Разделите Ваше подразделение на функциональные блоки, придумайте
каждому блоку название, укажите для каждого блока количество закрепленного
персонала. КАК СЕЙЧАС ОЦЕНИВАЕТСЯ работа этих блоков?
Название функционального
блока
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
Показатель эффективности
Кол-во
чел
10
Практическое задание
1. Определите основные направления деятельности (задачи) и критерии исполнения этих
задач. Как выполнение этих задач оценивается сейчас?
Направления деятельности
Показатели
эффективности
Эффективное взаимодействие с арендодателями
Организация рабочих мест для персонала компании
Поддержание чистоты помещений, исправности рабочих мест
Обеспечение правильной эксплуатации, сохранности, проведение своевременного
ремонта закрепленных зданий, помещений
Организация материально-технического обеспечения работы офиса в
рамках выделенного бюджета (обеспечение мебелью, канцелярией,
сувенирной и типографской продукцией, бытовой химией и туалетными
принадлежностями, питьевой водой, техническими средствами и.т.д.).
Оперативная организация деловых поездок, включая, заказ билетов,
гостиниц, визовая поддержка
Обеспечение перевозки должностных лиц, документов, материальных
ценностей в соответствии с заданными требованиями. Обеспечение
профессионального, безаварийного вождения автомобиля, максимально
обеспечивающего сохранность жизни и здоровья пассажиров и технически
исправное состояние самого автомобиля.
Обеспечение выполнения требований охраны и безопасности труда, пожарной
безопасности
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
11
Взаимодействие с высшими органами управления
• Требования к
состоянию
хозяйственного
обеспечения
• Финансовые
ограничения
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
• Регулярная
отчетность
• Проекты
совершенствова
ния
хозяйственного
обеспечения
• Планы и
бюджеты
(проекты)
ремонтных работ
12
Взаимодействие с подразделениями
 Запросы на хозяйственное обеспечение
 Рекламации и оценки сотрудникам АХО
 Отчетность об использовании ресурсов
АХО
 Предложения по организации труда (в т.ч.
хозяйственное обеспечение)
 Организация рабочих мест, в т.ч. ремонт, мебель,
канцелярские и прочие принадлежности
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
13
Взаимодействие с подразделениями, отвечающими за
работу с персоналом
 Правила оплаты труда и стимулирования
 Кадровый учет
 Подбор персонала согласно требованиям
АХО
Отчетность по численности и работоспособности
Предложения по премированию и организации труда
Как и за что премируете свой персонал?
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
14
Наименование показателя
Ед.
измер
ения
Период оценивания
Выполнение плана операционной
рентабельности офиса (филиала)
%
ежемесячно
Выполнение плана работ
коэфф.
ежемесячно
Не превышение плановых затрат по
подразделению
тыс.
руб.
ежемесячно
Выполнение текущих заявок клиентов ?
Рекламации клиентов?
Рекламации на качество, сроки, коммуникабельность?
Удовлетворенность персонала кросс функциональным
взаимодействием с персоналом АХО, коммуникабельностью
персонала АХО
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
15
Показатели вклада АХО в совокупный результат
деятельности компании
Общие:
Изменение управленческих, административных затрат
Не превышение установленных лимитов, например, статей
административных затрат (затраты на закупки, уборку..)
Удельные затраты на поддержание 1 кв. м офисных помещений, в расчета на
1 чел. (можно сравнить с другими компаниями, с офисами в регионах )
Частные (в зависимости от целей компании):
Обеспеченность деятельности канцелярскими принадлежностями
Обеспеченность деятельности исправными офисными рабочими местами
Выполнение нормативов по чистоте
Отсутствие предписаний и штрафов от контролирующих органов
Организационно-исполнительные:
Количество задач руководства, количество заявок выполненных в срок
Количество рекламаций поступивших от персонала компании
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
16
Пример алгоритма регистрации и анализа заявки
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
17
Практическое задание
1. Предложите алгоритм расчета
удельных затрат на поддержание 1 кв. м
офисных помещений
2. Рассчитайте удельные затраты на
поддержание 1 кв. м офиса своей
компании
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
18
Требования к компетенции руководителя АХО
 Высокий уровень управленческой культуры (четкое
планирование , организация и контроль исполнения )
 Навыки управления большим количеством объектов,
умение работать в условиях многозадачности
 Навыки ведения переговоров, составления договорных
условий, контроль исполнения
 Высокая контактность
 Результативность (умение качественно выполнять задачи
в рамках выделенных бюджетов)
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
19
Ответственность руководителя АХО
 Ответственность за порученные задачи




Выполнение объемов
Соблюдение сроков
Соблюдение качества
Соблюдение бюджета
 Материальная ответственность
 Сохранность вверенного имущества
 Порча и иной ущерб имуществу
компании/сотрудников по вине служб АХО
 Ответственность за вверенный персонал
 Работоспособность
 Условия труда
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
20
Каким образом руководитель АХО
контролирует качество ?
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
21
Направления увеличение эффективности
подразделения
1. Обеспечение
роста дохода
(выручки)
4. Повышение
эффективности
управления
2. Контролируемое
управление
затратами
3. Эффективное
управление
активами
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
22
Направления увеличение эффективности
подразделения
1. Обеспечение
роста дохода
(выручки)
Как подразделение
АХО может
зарабатывать деньги?
2. Контролируемое
управление
затратами
Как подразделение
АХО может сокращать
затраты?
3. Эффективное
управление
активами
4. Повышение
эффективности
управления
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
Как подразделение АХО
может влиять на
эффективность
использования активов
Как подразделение
АХО может повысить
управляемость
23
Key Performance Indicator (KPI)
KPI – это аббревиатура от английского Key Performance Indicator.
В переводе «ключевой показатель деятельности», в практике
российских компаний часто используется сочетание «ключевой
показатель эффективности».
Стратегические и нормативные KPI
KPI могут иметь стратегический или нормативный характер. К
стратегическим KPI следует относить такие показатели,
достижение которых позволяет компании получить важные
стратегические преимущества.
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
24
Оплата труда и стимулирование руководителей
Постоянная
часть
Постоянная часть
Переменная часть
Премия
+
Переменная
часть
+
Бонусы и
разовые
выплаты
Фиксированный оклад
За выполнение финансовых и целевых
показателей подразделения
За выполнение финансовых и целевых
показателей предприятия
25
© Набоков А.Б.,
25
2012, Email:
Пример оплаты труда и стимулирования водителей
Постоянная
часть
Постоянная часть
Тарифная ставка
Надбавки, доплаты
+
Переменная
часть
+
Бонусы и
разовые
выплаты
Готовность к подаче автотранспорта и выхода на маршрут
Поддержание автотранспортного средства в
работоспособном состоянии
Работа с удлиненным рабочим днем
(нерегламентированная)
Классность
Переменная часть
Премирование
© Набоков А.Б.,
Точность доставки
Оценка лиц подавших заявку по своевременности и
качеству подачи автотранспорта
26
26
Базовые принципы управления
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
27
На пути понимания искусства менеджмента невозможно обойти
следующие законы (Мерфи, Паркинсона)
 В любой иерархической системе каждый служащий стремится
достичь уровня своей некомпетентности.
 Работа выполняется теми служащими которые не достигли
своего уровня некомпетентности.
 Работа заполняет все отведенное для нее время. Значимость и
сложность работы растет пропорционально времени ,
затраченному на ее выполнение.
 Число людей в группе имеет тенденцию расти независимо от
объема работы, которую необходимо выполнить.
 Расходы стремятся сравняться с доходами.
 Чем хуже человек справляется с работой, тем меньше шансов от
него избавиться.
 Всякое решение принимается не один раз.
 Всякий начальник стремиться к увеличению своих
подчиненных.
 Начальники создают работу друг для друга.
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
28
Как разрешить проблемы Компании
ПРОБЛЕМА
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
29
Термины и определения
 Система управления (понимание):
o
Цели и задачи деятельности
o
Упорядоченная иерархия сотрудников и подразделений, распределение
между ними полномочий и ответственности
o
Правила и процедуры принятия управленческих решений и контроля,
o
Управленческий цикл
o
Совокупность правил и процедур документооборота, коммуникаций и
информационного обмена
 Объект управления – то, на что направлено воздействие
субъектов управления.
o
управление по сути – перевод объекта управления из текущего состояния
в наиболее благоприятное для субъекта состояние
 Субъект управления - лицо, группа лиц, подразделение,
которые воздействуют на управляемую систему в целях
обеспечения ее функционирования и движения заданных
целей. Субъект управления;
o
осуществляет управленческую и организационную работу;
o
принимает решения;
o
обеспечивают достижение поставленных целей.
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
30
Структура системы управления АХО
Субъекты
управления
Объекты
управления
Задачи, работы
АХО
Мотивация
персонала, KPI
персонала
Положение об
оплате труда
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
Критерии
исполнения задач
Функциональные
обязанности по
выполнению задач
Матрицы
распределения
ответственности
Система
планирования и
контроля
31
Объекты управления АХО
Выполнение
противопожарных,
санитарно-гигиенических
мероприятий
Обеспечение
надлежащего состояния
зданий и помещений
Взаимодействие с
коммунальными
службами
Организация
переездов
Техническое
обеспечение
мероприятий
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
32
Инструменты управления
 Планирование , исполнение , контроль
 Бюджетирование (план – факт анализ)
 Система показателей, управленческий учет и
контроль
 Регламентация
 Нормирование
 Стимулирование и мотивация
 Управление отношениями с подрядчиками,
поставщиками
 Аутсорсинг
33
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
ГОСТ Р ИСО 9001:2001 "Системы менеджмента качества.
Требования»
СТРУКТУРА СТАНДАРТА ISO 9001:2000
основана на цикле управления Шухарта-Деминга (РDСА) :
планирование (рlаn) — разработайте цели
и процессы, необходимые для
достижения результатов в соответствии с
требованиями потребителей и политикой
организации;
осуществление (do) — внедрите
процессы;
проверка (сhесk) — постоянно
контролируйте и измеряйте процессы и
продукцию в сравнении с политикой,
целями и требованиями на продукцию и
сообщайте о результатах;
действие (асt) — предпринимайте
действия по постоянному улучшению
показателей процессов.
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
34
Взаимосвязь шагов управления
Планирование
Анализ
Организация
Координация
Контроль
Управленческий цикл
Сбор информации
Выявление
области принятия
решений
Корректировка
Оценка
успешности
выбора
Предложение
вариантов
Оценка
вариантов
Выбор
Шаги принятия решения на примере организации проведения ремонтов
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
35
Элементы системы управления
Цели
Задачи
Показатели
Структура
Корпоративная
Организационная
Информационных
потоков
Процессы
Процессы
Процедуры
Операции
Ресурсы
Материальные
Финансовые
Кадровые
Информация
Методическая
Аналитическая
Распорядитель
ная
Цели и задачи
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
36
Типы процессов
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
37
Метод управления бизнес-процессом!
Функционал в ДИ, в Положении о подразделении обозначает что
делать, бизнес - процесс как делать
Определение
 Разработка схемы
основных процессов
компании
 Определение
владельцев и команд
процесса
 Формулировка целей и
задач
 Информация и
коммуникация
Организация
 Обучение команд
 Детальная разработка
процесса
Совершенствование
 Обучение команд по теме
совершенствования и
решения задач
 Определение аспектов,
подлежащих
усовершенствованию в
 Реализация процесса в
различных процессах
функциональной
 Организация и управление
линейной организации
проектами
усовершенствования
 Определение моделей
оценки
 Контроль результатов
 Регулярное
инспектирование процесса
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
38
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
39
Структура карты эффективности персонала
Ключевые показатели эффективности
1
2
Название
Ед.
изм.
3
4
Прошлый год
Текущий
год
Вес
Целевые планки (рубежи)
для КПЭ
5
6
%
план
факт
план
7
Порог
(50%
ПФ)
Цель
(100%
ПФ)
8
Вызов
(150%
ПФ)
Результаты (заполнять при
оценке достижений)
9
10
%
премии
Значени
за
е
достижение
11
Вклад в
премию
Корпоративные (проектные) KPI – KPIкорп
KPI подразделений – KPIподр
Личные KPI – KPIличн
40
БЛАНК КАРТЫ ЭФФЕКТИВНОСТИ МЕНЕДЖЕРА
А. ЦЕЛИ
В. ПРОЦЕССЫ
С. РЕЗУЛЬТАТИВНОСТЬ МЕНЕДЖЕРА
D. ПРОФИЛЬ УСПЕХА
D1. Корпоративные компетенции
D2. Управленческие компетенции
С1. КЛЮЧЕВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ
E. ПЛАН РАЗВИТИЯ на 20
оценки компетенций)
г. (по результатам
С2. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЦЕЛИ
F. ЗАКЛЮЧЕНИЕ ОЦЕНОЧНОЙ КОММИССИИ по
итогам 20 г.
G. КОММЕНТАРИИ СОТРУДНИКА по итогам 20 г.
С3. ИНИЦИАТИВА (действия необходимые для
достижения КПЭ)
H. КОММЕНТАРИИ КУРАТОРА
Организация управления АХО на базе
принципов целевого управления
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
42
Организационное развитие подразделений АХО
принципы целевого управления
 Сформулировать задачи (цели) в терминах
достижения/реализации
 Сформулировать функции, необходимые для решения
указанных задач
 Определить подчиненность и руководство
 Определить компетенции и квалификационные
требования
 Определить показатели деятельности
 Определить график работы, замещение в отпуска и
командировки
 Определить взаимодействия и предмет взаимодействия
 Указать типы и периодичность отчетов
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
43
Задачи подразделения
Все задачи должны соответствовать критериям
S.M.A.R.T.:
 Достижимые;
 Конкретные;
 Измеримые;
 Ограниченные по времени.
Задачи должны обеспечивать результативность
и эффективность подразделения
44
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
Пример целевого управления для подразделений АХО
Задачи
Вес.
коэфф
.
Задача 1.
Организация эксплуатации и
обслуживания офисных
помещений, оборудования и
инженерных коммуникаций
30
Критерии оценки
Критерий исполнения 1.
Отсутствие аварийных
ситуаций в процессе эксплуатации Генеральн.
директор
офисных помещений, оборудования
и инженерных коммуникаций
Задача 2..
20
Критерий исполнения 2
Задача 3..
Задача 4.
Задача 5.
20
15
15
Критерий исполнения 3
Критерий исполнения 4
Критерий исполнения 5
© Набоков А.Б., 2012, Email:
ecrm@rambler.ru
Контролирую
щая служба
(руководитель)
Генеральн.
Директор
Фин дир.
Генеральн.
директор
45
Возможные варианты основных задач АХО









Организация эксплуатации и обслуживания офисных
помещений, оборудования и инженерных коммуникаций
Обеспечение правильной эксплуатации, сохранности,
проведение своевременного ремонта закрепленных зданий,
помещений
Организация ремонта помещений, а также благоустройства и
озеленения территорий организации
Обеспечение выполнения требований охраны и безопасности
труда, пожарной безопасности
Организация материально-технического обеспечения работы
офиса в рамках выделенного бюджета
Организация закупки канцелярских и хозяйственных товаров
Поддержание чистоты помещений, исправности рабочих мест
Обеспечение перевозки должностных лиц, документов,
материальных ценностей в соответствии с заданными
требованиями
Организация сдачи в арену свободных площадей организации
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
46
Варианты задач, функций, KPI АХО (I)
Задачи
Поддержание
зданий,
офисных
помещений в
рабочем
состоянии
Критерии
исполнения
(KPI)
Отсутствие
аварийных
ситуаций в
процессе
эксплуатации
зданий офисных
помещений
Организация
благоустройства
и озеленения
территорий
организации
Отсутствие
предписаний,
замечаний от
административных
органов за
неудовлетворител
ь
ное содержания
территории
Организация
закупки
канцеляр
ских и
хозяйствен
ных товаров
Закупка в рамках
бюджета. Отсутст
вие рекламаций от
подразделений
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
Задачи
второго
уровня
Проведение
технического
надзора за
состоянием
зданий и
офисных
помещений
-
-
Критерии
исполнения
(KPI)
Выполнение
планов
периодических
обследований и
утверждение
плана
мероприятий по
ремонтным
работам
-
-
Функции
 Разработка планов и
проведение периодических
обследований состояния зданий
и офисных помещений
 Сбор заявок от служб
компании на проведение
ремонтных работ
 Определение мероприятий по
организации и контролю
выполнения ремонтных работ
 Закрепление территории за
исполнителями
 Доведение до исполнителей
перечня и показателей качества
требуемых работ
 Выделение инструмента для
выполнения работ
 Утверждение схемы
премирования исполнителей
 Мониторинг поставщиков
 Договорная работа
 Сбор заявок подразделений
 Анализ и лимитирование
запасов
47
Варианты задач, функций, KPI АХО (II)
Задачи
Обеспечение
правильной
эксплуатации,
сохранности,
проведение
своевременного
ремонта
закрепленных
зданий,
помещений
Критерии
исполнения
(KPI)
1. Отсутствие
аварийных
ситуаций при
осуществлении
эксплуатации
зданий,
помещений
2. Качественное,
своевременное
проведение
ремонтных работ
в рамках
утвержденных
бюджетов
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
Задачи
второго
уровня
Критерии
исполнения
(KPI)
Функции
1. Проведение
технического
надзора за
состоянием
зданий ,
помещений
Выполнение
планов
периодических
обследований и
утверждение
плана
мероприятий по
ремонтным
работам
- Разработка планов и
проведение периодических
обследований состояния
зданий и сооружений
- Сбор заявок от
подразделений на проведение
ремонтных работ
- Определение мероприятий по
ремонтным работам
2. Организация
текущих
ремонтов с
привлечением
подрядчиков
Организация
ремонтных работ
с заданным
качеством в
заданные сроки в
рамках
выделенных
бюджетов
-Мониторинг и отбор
подрядчиков
-Договорная работа
-Контроль качества и сроков
проведения ремонтных работ
48
Пример значений KPI АХО
Административно-хозяйственный отдел
(кроме специалиста с функционалом
заведующего складом и водительского
состава)
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
своевременное оформление заявок и
договоров на приобретение товарноматериальных ценностей
отсутствие
нарушений
финансовой
дисциплины
(своевременное
составление финансовых отчетов и
представление их в управление по учету
и отчетности)
отсутствие
претензий
со
стороны
непосредственного
руководителя
к
работе АХО по обеспечению офиса
необходимыми материалами и услугами
соблюдение
«Правил
внутреннего
распорядка» в офисе
0,25
0,25
0,25
0,25
49
Требования к показателям эффективности
деятельности (KPI)
 ограниченное количество;
 единство системы KPI для всей;
организации;
 измеримость;
 возможность надежного количественного
измерения;
 прямая связь с важнейшими факторами
успеха;
 возможность влиять на факторы;
 достижимые для персонала.
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
50
Задание:
Определить основные цели (задачи)
для Вашего подразделения,
критерии их исполнения
© Набоков А.Б.,
51
2012, Email:
Перечень обязательных документов в подразделениях АХС
1.
2.
3.
4.
5.
Положение об
административно –
хозяйственной службе
Матрица
ответственности
Матрица
взаимодействия
Должностные
инструкции
Основные нормативно
- регламентирующие
документы
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
52
Руководитель административно-хозяйственной части
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
www.mbschool.ru тел.+7(495)234-9002
53
Руководитель административно-хозяйственной части
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
www.mbschool.ru тел.+7(495)234-9002
54
Матрица ответственности АХС
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
55
Разработка структуры административных служб
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
56
Должностная инструкция руководителя АХО.
Положение о подразделении АХО
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
57
Должностные инструкции
Должностная инструкция является
организационно-распорядительным документом,
определяющим:
- совокупность трудовых функций (должностных
обязанностей) каждого работника,
- его права и ответственность за выполненную
работу
- нормативной основой для правильного
применения мер дисциплинарного и
материального воздействия.
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
58
ДИ позволяют решать следующие задачи
Рациональное разделение
труда
Создание организационно
– правовой основы
деятельности персонала
Правильный подбор,
расстановку и
использование кадров
Повышение ответственности
за результаты деятельности
Укрепление служебной
дисциплины
Обеспечение объективности
при аттестации
Повышение эффективности
деятельности организации
Обеспечение объективности
при разрешении трудовых
споров
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
59
Виды инструкций для персонала
Должностные инструкции для служащих
Организация трудовой деятельности служащих
создается через понятие «должность», которая
определяет компетенции, обязанности, права и
ответственность
Должностные инструкции для рабочих
Организация трудовой деятельности рабочих создается
через понятие «профессия» и определяется на основе
тарифно – квалификационных характеристик профессий
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
60
Должностные инструкции
 При составлении должностных инструкций
уточняются обязанности, предусмотренные в
квалификационных характеристиках, с учетом
особенностей организации производства, труда и
управления.
 Возможно исключение работ, несвойственных
данной должности в конкретных организационнотехнических условиях, или расширение круга
обязанностей исполнителей за счет включения в
перечень работ, предусмотренных в
характеристиках других должностей.
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
61
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
62
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
63
Планирование АХО
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
64
Планирование и бюджетирование - взаимосвязь
Работы
Доходы
Расходы
Что делаем?
Кто делает?
Как делает?
Чем делает?
Когда делает?
Когда
поступают?
Как поступают?
Когда возникают?
Как возникают?
Важность,
срочность?
Натуральные
показатели
Финансовые
показатели
Финансовые
показатели
целесообразность
регулярность
регулярность
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
65
Руководитель административно-хозяйственной части
Объекты управления АХО
Выполнение
противопожарных,
санитарно-гигиенических
мероприятий
Обеспечение
надлежащего состояния
зданий и помещений
Взаимодействие с
коммунальными
службами
Организация
переездов
Техническое
обеспечение
мероприятий
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
www.mbschool.ru тел.+7(495)234-9002
66
Руководитель административно-хозяйственной части
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
www.mbschool.ru тел.+7(495)234-9002
67
Планирование состава и частоты работ
 Выделить объекты управления
 Описать необходимое состояние объектов управления
 Сформулировать работы, необходимые для
достижения/поддержания требуемого состояния объекта
управления
 Запросить смежные подразделения о требованиях к АХО
 Зафиксировать перечень работ
 Рассчитать частоту работ
 Наблюдение
 Хронометраж
 По рекламациям
 Составить сводный план работ
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
68
Планирование качества работ
Качество должно быть ровно такое, как требуется
заказчику (ни больше, ни меньше)
 Сформулировать требования к качеству отдельных работ
 Получить обоснования запрашиваемого уровня качества
 Проверить достижим ли необходимый уровень качества при
данных компетенциях сотрудников/инструменте/выбранных
способах выполнения работ
 Перевести качественные требования к количественные
значения
 Сопоставить с нормативами на выполнение работ
 Учесть при расчете численности персонала
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
69
Краткая характеристика документов ИСО серий 9000
содержащих требования и рекомендации к СМК организаций
3.1 Термины, относящиеся к качеству
3.1.1 Качество: степень соответствия совокупности
присущих характеристик требованиям.
Термин «присущий» относится к постоянным
характеристикам.
3.1.2 Требование : Потребность или ожидание,
которое установлено, обычно предполагается
или является обязательным.
3.1.3. Для обозначения конкретного вида требования могут
применяться определяющие слова, например требование
к продукции, требование к менеджменту качества,
требование потребителя.
3.1.4. Установленным является такое требование,
которое определено, например в документе .
3.1.5. Требования могут выдвигаться различными
заинтересованными сторонами.
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
70
Планирование состава работ
Состав
работ
янв
фев
март
апр
май
июнь
июль
авг
сент
окт
ноя
дек
Группа
работ1, в т.ч.
Работа 1
Работа 2
Работа 3
Группа
работ2, в т.ч.
Работа А
Работа Б
Работы в
экстренных
случаях
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
71
РАССМОТРЕТЬ
 Контроль за
организацией обучения
мерам пожарной
безопасности работников
организаций
осуществляют органы
государственного
пожарного надзора.
 Основными видами
обучения работников
организаций мерам
пожарной безопасности
являются
противопожарный
инструктаж и изучение
минимума пожарнотехнических знаний
(далее - пожарнотехнический минимум).
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
72
РАССМОТРЕТЬ
Проведение планово – предупредительных ремонтов
Основные нормативные
документы
 Положение о проведении
планово-предупредительного
ремонта производственных
зданий и сооружений
(постановление Госстроя
СССР от 20.12.73 № 279).
 ПОТ РО-14000-004-98
Положение. Техническая
эксплуатация промышленных
зданий и сооружений .
 СНиП 2.09.04*
Административные и
бытовые здания.
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru


Здания и сооружения в процессе
эксплуатации должны находиться под
систематическим наблюдением
инженерно-технических работников,
ответственных за сохранность этих
объектов.
В зависимости от размеров и структуры
предприятия или организации
обязанности по наблюдению за
эксплуатацией зданий и сооружений
должны возлагаться или на
специальную службу –
Административно – хозяйственный
отдел, Отдел эксплуатации и
ремонта зданий и сооружений
предприятия или ОКС, строительный
отдел, строительную группу, а также
соответствующие эксплуатационные
службы: отдел главного энергетика,
транспортный отдел и др
73
Задание: Составить годовой план - график ремонтов
При составлении годового план - графика определить:
 Определить и утвердить состав комиссии по осмотру
зданий, помещений ;
 Определить сроки проведения плановых общих
технических и текущих осмотров;
 Определить сроки текущих ремонтов с разбивкой всех
мероприятий по месяцам;
 Определить сроки проверки состояния противопожарных
мероприятий ( не реже одного раза в месяц)
 Планирование текущих ремонтов выполнить по
объектам в пределах бюджетных лимитов.
 Предусмотреть бюджеты на прочие нужды и аварийные
ремонты.
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
74
Этап бюджетного планирования
Планируемые целевые параметры для Компании, ЦФО (выручка по основным
направлениям деятельности и т.д)
Планирование операционных бюджетов ЦФО первого и второго уровней
Автоматизированный процесс планирования бюджетов:
Функциональные
·
Бюджет продаж
бюджеты
·
Бюджет отгрузки (выручки)
·
Бюджет поступления оплаты
·
Бюджет производства
·
Бюджет прямых производственных расходов
·
Бюджет оплаты прямых производственных расходов
·
Бюджет Закупок Сырья и Материалов
·
Бюджет оплаты сырь я и материалов
·
Бюджет общепроизводственных расходов
·
Бюджет оплаты общепроизводственных расходов
·
Бюджет общехозяйственных расходов
·
Бюджет оплаты общехозяйственных расходов
·
Бюджет прочих и внереализационных доходов и расходов
·
Бюджет выплат по прочим и внереализационным доходам и расходам
·
Бюджет капитального строительства
·
Бюджет поступлений и выплат по инвестиционной деятельности
·
Бюджет поступлений и выплат по финансовой деятельности
·
Бюджет административных расходов
·
Бюджет выплат по административным расходам
Автоматизированный процесс планирования бюджетов:
Бюджет Доходов и расходов (БДР)
Бюджет движения денежных средств (БДДС)
План капитальных вложений (Cаpex)
Прогнозный баланс
Организация учета фактических показателей
исполнения планов
Текущий контроль и анализ отклонений
Итоговые (сводные) бюджеты
Территориальных округов,
Итоговый (сводный) бюджет
компании (мастер-бюджет)
Этап исполнения планов
Этап план – фактного анализа
Этап – корректировка планов
Выводы и принятие управленческих решений
на след. бюджетный период
Корректировка текущей хозяйственной деятельности
Подготовка планов на следующий бюджетный период с учетом принятых решений
(Корректирующие и предупреждающие действия)
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
75
Руководитель административно-хозяйственной части
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
www.mbschool.ru тел.+7(495)234-9002
76
Руководитель административно-хозяйственной части
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
www.mbschool.ru тел.+7(495)234-9002
77
Составление бюджета АХО - процедура
Получение
задач и
требований
от
руководства
Составл
ение
плана
работ
Составле
ние
проекта
бюджета
затрат/
доходов
Соглас
ование
с ПЭО
Получе
ние
утверж
денно
го
бюдже
та
 Как правило бюджетируется методами:
 От предыдущего периода (с поправкой на инфляцию, рост
тарифов, ставок, согласованного изменения зарплат)
 От перечня запланированных мероприятий
 Обязательно учесть доходы (реализация лома, списанного
имущества, работы в интересах арендаторов и др.)
 Учесть сезонность и сезонные виды работы
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
78
Руководитель административно-хозяйственной части
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
www.mbschool.ru тел.+7(495)234-9002
79
Руководитель административно-хозяйственной части
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
www.mbschool.ru тел.+7(495)234-9002
80
Упражнение 1. Подготовить план снижения
затрат используя постатейный бюджетный план
подразделения
 Определить важные для выполнения задач
подразделения статьи.
 Провести постатейный анализ возможностей по
сокращению запланированных средств.
 Провести анализ возможностей по увеличению
доходной части бюджета.
 Определить суммарную экономию средств по
всем статьям
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
81
Оптимизация затрат подразделений руководителя АХО для
компании холдингового типа
Форма бюджета АХО и план-факт его исполнения
(Компания M)
Форма бюджета АХО и план-факт его исполнения
(Компания N)
Форма бюджета АХО и план-факт его
исполнения (Компания 1)
План оптимизации
© Набоков А.Б., 2012, Email: ecrm@rambler.ru
1. Нормирование (минимизация)
затрат на примере одного
подразделения АХО
2. Сравнительный анализ статей
затрат подразделений АХО
компаний холдинга
3. Сравнительный анализ
номенклатуры закупаемых ТМЦ,
поставщиков , подрядчиков
4. Закрепление лимитов
потребления ТМЦ и расходов по
другим статьям
82