Hahaleva

«Порядок учета документов,
входящих в состав
библиотечного фонда»
Хахалева Нина Ивановна
Российская государственная
библиотека
советник генерального директора
Порядок учета …
• Утвержден Приказом Министерства
культуры РФ от 8 октября 2012 г. №1077
• Зарегистрирован в Минюсте РФ 14 мая
2013г. №28390
• Опубликован в Российской Газете 22 мая
2013г.
• Введен в действие с июня 2013 г.
Терминологические аспекты
• Регистрационные номера
• Регистры учета
• Первичные учетные документы
• Исключение документов из фонда
• Списание документов
Система учетных документов
• Первичные учетные документы:
- акты, накладные;
• Регистры суммарного учета:
- книга суммарного учета, реестр
суммарного учета электронных
документов;
• Регистры индивидуального учета:
- инвентарная книга, топографическая
опись, учетный каталог, реестр электронных
документов и т.п.;
Исключение = списание
• Исключение документов из библиотечного
фонда, как собрания культурных ценностей;
• Списание документов из библиотечного
фонда, как имущества
Электронные объекты учета
• Документы на съемных носителях
- компакт-диски,
- флеш-карты;
• Инсталлированные документы
• Сетевые локальные документы
• Сетевые удаленные документы
Компакт-диски
Учету подлежат:
• завершенное электронное издание, которое
нерасторжимо с носителем и программной
оболочкой;
• приложение к печатному изданию;
• версия базы данных, которая предназначена
исключительно для обслуживания
пользователей и подлежат возврату
поставщику или уничтожению по истечению
времени подписки;
Учету подлежит:
- архивная / резервная копия электронного
документа, пользовательская версия которого
доступна с сервера библиотеки;
Учету не подлежит:
- технический диск - компакт-диск,
предназначенный для переноса информации
на сервер библиотеки, т.е. выполняющий
функцию промежуточного носителя.
Технические диски возвращаются поставщику
либо уничтожаются после переноса
информации на сервер библиотеки.
Флеш-карты
Флеш-карты в Порядке учета рассматриваются
не как универсальные носители электронной
информации, а как специфическая форма
электронных изданий для слепых и
слабовидящих.
В данном случае флеш-карты представляют
собой материальную форму «говорящих книг
в цифровом формате с криптозащитой». Они
выпускаются по государственному заказу
специализированными издательствами;
воспроизводятся только на специальных
аппаратах – тифлофлешплеерах.
Инсталлированные документы
• Инсталлированные документы – документы,
размещаемые на автономных
автоматизированных рабочих станциях
библиотеки. Например, ИПС и т.п. базы
данных, которые устанавливаются на
отдельных компьютерах и используются
автономно.
• Следует иметь в виду, что подобные базы
данных, инсталлируемые на рабочих местах
сотрудников в производственных целях, в
библиотечный фонд не включаются и учету не
подлежат.
Сетевые локальные документы
Документы, размещаемые на жестком диске
компьютера (сервере) библиотеки и
доступные пользователям через
информационно-телекоммуникационные сети
Сетевые локальные документы образуют в
библиотеках электронную (цифровую)
библиотеку или коллекцию, которые
включают документы, оцифрованные
библиотекой, приобретенные путем покупки
или полученные безвозмездно в цифровой
форме..
Сетевые удаленные документы
Документы, размещенные на внешних
технических средствах, получаемые
библиотекой во временное пользование
через информационнотелекоммуникационные сети на условиях
договора, контракта, лицензионного
соглашения с производителями
информации.
Сетевые удаленные документы представляют:
• продукцию издателей и (или) агрегаторов,
• электронные фонды или коллекции других
библиотек,
• свободные интернет- ресурсы.
Внутрибиблиотечный учет с представлением
сведений в государственную статистику
обязателен лишь для продукции издателей и
агрегаторов, получаемой по лицензионным
соглашениям. Учет других видов сетевых
удаленных документов возможен в
библиотеках только для внутренних
управленческих решений.
Документальное оформление
поступлений в библиотечный
фонд
Покупка изданий у юридического
лица
•
•
•
•
Договор,
Товарная накладная,
Счет,
Счет-фактура
Покупка изданий у физического
лица
• Акт экспертной оценки изданий
• Договор купли-продажи
• Акт приема-передачи
Пожертвования от юридических и
физических лиц
• Договор пожертвования,
• Акт приема-передачи
или
• Акт о приеме пожертвования (+ письмо
дарителя)
Поступление изданий на
безвозмездной основе (кроме
пожертвований)
• Акт о приеме документов, поступивших в
библиотеку на безвозмездной основе
Получение изданий взамен
утраченных
• Акт о списании утраченного издания
• Акт о приеме издания взамен утраченного,
который составляется:
а) представителем библиотеки и читателем
или
б) Комиссией по приему документов на
основе сведений "Тетради учета изданий,
принятых от читателей взамен утерянных"
Учет выбытия документов
Причины исключения документов:
• Утрата
• Ветхость
• Дефектность
• Устарелость по содержанию
• Непрофильность
Непрофильность
По причине непрофильности могут
исключаться документы:
– не комплектуемые библиотекой;
– излишне дублетные экземпляры;
– замененные более полными по содержанию,
лучшими по оформлению, физическому
состоянию изданиями;
– по истечении сроков хранения документов;
– при низком уровне читательского спроса…
Документальное оформление
выбытия документов из
библиотечного фонда
ПРИКАЗ Минфина РФ от 15.12.2010
N 173н "Об утверждении форм
первичных учетных документов и
регистров бухгалтерского учета ….
• Акт о списании исключенных объектов
библиотечного фонда составляется по
утвержденной форме (код по ОКУД
0504144)
Утраченные издания
• Акт о списании
• Объяснительная записка руководителя
подразделения
• Документы, подтверждающие утрату
Непрофильные издания
• Акт о списании
• Накладная на внутреннее перемещение
изданий в обменный фонд
Безвозмездная передача
из обменного фонда
• Договор о безвозмездной передаче
• Акт приема-передачи
Продажа юридическому лицу
из обменного фонда
•
•
•
•
•
Акт оценки
Договор о продаже
Товарная накладная
Счет, счет-фактура
Акт о списании
Продажа физическому лицу из
обменного фонда
•
•
•
•
Акт оценки
Кассовый чек
Товарная накладная
Акт о списании
Ветхие, дефектные, морально
устаревшие издания - Сдача в
пункт приема вторсырья
• Акт о списании
• Договор с организацией по переработке
вторсырья
• Товарная накладная
• Счет, счет-фактура
Списание ОЦДИ
Ежеквартально сведения о количестве и
стоимости документов, списанных из
библиотечного фонда -ОЦДИ, с указанием
перечня Актов о списании, причин и
направлений выбытия документов,
представляются учредителю.
Списание ОЦДИ
«Количество выбывающих документов не
должно превышать количества вновь
поступающих документов в библиотечный
фонд».
Иное согласуется с учредителем.