DOC, 96 Кб - Высшая школа экономики

Приложение
УТВЕРЖДЕНО
Приказом НИУ ВШЭ
от 17.08.2012 г.
№ 6.18.1-06/1708-01
ПОЛОЖЕНИЕ
о Центральной экспертной комиссии по архивной работе
Национального исследовательского университета
«Высшая школа экономики»
I. Общие положения
1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с законодательством
Российской Федерации по архивному делу, организационно-распорядительными
документами и локальными актами Национального исследовательского
университета «Высшая школа экономики» (далее – Университет).
1.2. Центральная экспертная комиссия по архивной работе Университета
(далее – ЦЭК) создается в целях:
1.2.1. обеспечения рассмотрения и решения методических и практических
вопросов организации архивного дела в Университете, формирования и
комплектования документального архивного фонда Университета;
1.2.2. методического и практического обеспечения работ по формированию
дел, проведению экспертизы ценности, упорядочению и обеспечению сохранности
документов, образующихся в деятельности Университета;
1.2.3. организации рассмотрения результатов экспертизы ценности, отбора
на уничтожение, отбора и подготовки к передаче на архивное хранение
документов, образующихся в процессе деятельности Университета;
1.2.4. осуществления руководства деятельностью экспертных комиссий по
архивной работе филиалов Университета (далее – ЭК филиалов).
1.3. ЦЭК является постоянно действующим совещательным органом при
руководстве Университета.
1.4. Решения ЦЭК вступают в силу после их утверждения руководителем,
координирующим организационно-административное направление деятельности
Университета. В необходимых случаях (см. п.3.2.3 Положения) решения ЦЭК
утверждаются после их предварительного согласования с Государственным
архивом Российской Федерации (далее - ГА РФ)1.
1.5. Состав ЦЭК назначается приказом Университета из руководителей и
наиболее квалифицированных специалистов структурных подразделений
Университета, в том числе в обязательном порядке: Управления делами,
Управления персонала, Управления бухгалтерского учета, Правового управления.
Возглавляет ЦЭК начальник Управления делами Университета.
В состав ЦЭК в обязательном порядке включается заместитель начальника
Управления делами, координирующий архивную работу в Управлении делами,
1
ГА РФ принимает на государственное хранение документы архивного фонда Университета.
2
или начальник отдела архивного документоведения Управления делами, который
приказом Университета назначается секретарем комиссии.
В качестве экспертов и консультантов к работе ЦЭК, в случае необходимости,
могут привлекаться представители сторонних организаций.
1.6. В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством Российской
Федерации по архивному делу, правилами, инструкциями, перечнями документов
со сроками хранения и другими нормативно-методическими документами
Федерального архивного агентства (далее - Росархив), организационнораспорядительными документами, локальными актами Университета и настоящим
Положением.
1.7. В филиалах Университета создаются ЭК филиалов, которые
осуществляют свое взаимодействие с ЦЭК на основании настоящего Положения и
индивидуального положения об экспертной комиссии (ЭК) по архивной работе
филиала.
Индивидуальное положение об ЭК филиала разрабатывается на основании
Примерного положения об экспертной комиссии филиала по архивной работе
(приложение к настоящему Положению) и после согласования с ЦЭК утверждается
директором филиала.
Взаимодействие ЦЭК с ЭК филиалов в процессе выполнения основных задач
и функций ЦЭК осуществляется посредством электронной почтовой сети
Университета.
II. Основные термины и определения
2.1. Архивное хранение – хранение завершенных делопроизводством
документов Университета в подразделении, осуществляющем функции архива 2, в
течение установленных законодательством сроков.
2.2. Оперативное хранение – хранение документов Университета в
структурном подразделении, осуществляемое в течение сроков, установленных
локальными актами Университета, до передачи на архивное хранение.
2.3. Экспертиза ценности документов – определение сроков хранения
документов на основе федеральных перечней документов с указанием сроков
хранения, сводной номенклатуры дел Университета, номенклатур дел структурных
подразделений Университета и его филиалов.
2.4. Подразделение-источник комплектования – структурное подразделение
Университета, в деятельности которого создаются и/или откладываются документы
постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу,
подлежащие передаче на архивное хранение и относящиеся к составу Архивного
фонда Российской Федерации.
III. Основные задачи и функции ЦЭК
3.1. Основными задачами ЦЭК являются:
3.1.1. Рассмотрение проблемных методических вопросов организации
архивного дела Университета.
На момент принятия Положения архивное хранение в Университете осуществляет отдел архивного
документоведения Управления делами.
2
3
3.1.2. Определение видов документов Университета, относящихся к
Архивному фонду Российской Федерации и подлежащих передаче на
государственное хранение, состава структурных подразделений-источников
комплектования документального архивного фонда Университета, схемы
систематизации документов внутри архивного фонда Университета.
3.1.3. Рассмотрение и принятие решений по методическим и практическим
вопросам формирования дел, организации и проведения экспертизы ценности,
упорядочения и обеспечения сохранности документов, разработки нормативнометодических пособий по делопроизводству и архивному делу.
3.1.4. Определение сроков хранения документов, отсутствующих
федеральных перечнях, типовых и примерных номенклатурах дел.
в
3.1.5. Организация экспертизы ценности документов структурных
подразделений Университета, рассмотрение результатов отбора дел структурных
подразделений на архивное хранение и на уничтожение.
3.1.6. Рассмотрение по представлению ЭК филиалов результатов отбора дел
на архивное хранение и на уничтожение.
3.1.7. Руководство и координация деятельности ЭК филиалов.
3.2. В соответствии с возложенными на нее задачами ЦЭК выполняет
следующие функции:
3.2.1. Рассматривает и выносит рекомендации по результатам обсуждения
предложений ГА РФ, иных архивных органов и учреждений по вопросам
организации архивного дела Университета.
3.2.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании и представлении
на утверждение руководства Университета в установленном порядке проектов
разработанных Университетом методических пособий (перечней, рекомендаций,
списков подразделений-источников комплектования, схем систематизации и т.п.)
по вопросам формирования и комплектования архивного фонда Университета,
экспертизы ценности, упорядочения и обеспечения сохранности документов.
3.2.3. Рассматривает и принимает решения об одобрении и представлении на
рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии ГА РФ (далее – ЭПК ГА РФ)
предложений об изменении установленных федеральными перечнями сроков
хранения отдельных видов (категорий) документов, об определении сроков
хранения документов, не предусмотренных федеральными перечнями.
3.2.4. Осуществляет методическое руководство работой структурных
подразделений Университета и ЭК филиалов по формированию и оформлению дел,
экспертизе ценности, отбору на уничтожение и подготовке документов к
архивному хранению, разработке номенклатур дел и нормативно-методических
пособий по делопроизводству и архивному делу.
3.2.5. Обеспечивает структурные подразделения Университета и ЭК
филиалов методической базой (перечнями, указаниями, рекомендациями и т.п.),
необходимой для осуществления их основных функций.
4
3.2.6. Рассматривает и принимает решения об одобрении (согласовании) и
представлении на утверждение руководства Университета в установленном
порядке:
 проектов сводной номенклатуры дел Университета, проектов
индивидуальных и примерных номенклатур дел структурных
подразделений и филиалов Университета;
 описей дел на документы Университета постоянного и долговременного
(свыше 10 лет) хранения;
 описей дел по личному составу работников, студентов и слушателей
Университета;
 актов о выделении к уничтожению документов Университета, не
подлежащих дальнейшему хранению;
 актов о необнаружении дел, актов об утрате и неисправимых
повреждениях дел, подлежащих передаче на государственное хранение;
 описей дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с
истекшими сроками хранения, представленных ЭК филиалов;
3.2.7. Рассматривает и принимает решения об одобрении и представлении на
рассмотрение руководства Университета в установленном порядке экспертных
заключений и предложений структурных подразделений и ЭК филиалов по
вопросам комплектования, формирования, обеспечения сохранности и
упорядочения архивного фонда Университета, организации архивного дела в
Университете.
3.2.8. Совместно с Управлением делами осуществляет контроль:
 обеспечения сохранности документов структурных подразделений
Университета;
 работы ЭК филиалов по экспертизе ценности и обеспечению сохранности
документов филиалов;
 качества упорядочения и подготовки документов структурных
подразделений и филиалов Университета к передаче на архивное
хранение.
3.2.9. Совместно с Управлением делами оказывает консультативнометодическую и практическую помощь работникам Университета, организует их
обучение и инструктаж по вопросам формирования и оформления дел, экспертизы
ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.д.
IV. Права ЦЭК
4.1. ЦЭК имеет право:
4.1.1. запрашивать предложения и заключения архивных органов и
учреждений по конкретным вопросам экспертизы ценности документов,
формирования архивного фонда Университета;
4.1.2. принимать решения о согласовании проектов разработанных
Университетом, перечней, указаний, рекомендаций, списков подразделенийисточников комплектования, схем систематизации и иных методических пособий
по вопросам формирования и комплектования архивного фонда Университета,
экспертизы ценности, упорядочения и обеспечения сохранности документов.
5
4.1.3. принимать решения об одобрении и представлении на рассмотрение
ЭПК ГА РФ предложений об изменении установленных федеральными перечнями
сроков хранения отдельных видов (категорий) документов, об определении сроков
хранения документов, не предусмотренных федеральными перечнями.
4.1.4. запрашивать от руководителей структурных подразделений и
филиалов Университета:
- письменные объяснения о причинах отсутствия, утраты, порчи или
незаконного уничтожения документов, находящихся на оперативном хранении;
- предложения, необходимые для определения сроков хранения документов,
- предложения по вопросам постановки делопроизводства и архивного дела в
Университете.
4.1.5. заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных
подразделений и филиалов Университета, членов ЭК филиалов о состоянии работы
по отбору и подготовке дел к архивному хранению, обеспечению их сохранности и
учета, о выполнении нормативных требований по оформлению документов и
формированию дел в делопроизводстве;
4.1.6. приглашать на заседания ЦЭК в качестве консультантов и экспертов
работников структурных подразделений и филиалов Университета, членов ЭК
филиалов, представителей Росархива, ГА РФ и других организаций;
4.1.7.
информировать
руководство
Университета,
руководителей
структурных подразделений и филиалов Университета по вопросам, относящимся
к компетенции ЦЭК.
4.1.8. информировать руководителей филиалов Университета по вопросам,
относящимся к деятельности их экспертных комиссий.
4.2. ЦЭК в лице ее председателя и секретаря имеет право не принимать к
рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с
нарушением правил их оформления, установленных нормативно-методическими
документами Росархива, организационно-распорядительными документами и
локальными актами Университета.
V. Организация работы ЦЭК
5.1. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на
заседаниях ЦЭК, которые проводятся по указанию председателя ЦЭК по мере
необходимости, но не реже 2 раз в год.
5.2. Поступающие на заседание ЦЭК документы рассматриваются на ее
заседании не позднее, чем через 15 дней после поступления.
5.3. Проекты документов, подлежащие одобрению (согласованию) ЦЭК,
представляются на рассмотрение членам ЦЭК заранее, в письменной форме, на
бумажном носителе или в электронном виде3. Одновременно секретарь ЦЭК
информирует членов комиссии о сроках рассмотрения документов.
Сроки
рассмотрения
проектов
документов
членами
комиссии
устанавливаются председателем ЦЭК.
Документы направляются в электронном виде на личные почтовые ящики, файлами, вложенными в
сообщения.
3
6
5.4. Члены ЦЭК направляют информацию об одобрении (согласовании)
представленных на рассмотрение документов, а также о наличии замечаний или
предложений в сроки, установленные председателем ЦЭК, секретарю ЦЭК.
Информация направляется по электронной почте на личный почтовый ящик
секретаря ЦЭК.
Члены ЦЭК участвуют в ее заседаниях без права замены. В случае
невозможности присутствия члена комиссии на заседании он имеет право
заблаговременно представить свое мнение по рассматриваемым вопросам в
письменной форме - по электронной почте на почтовый ящик секретаря ЦЭК.
5.5. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными,
если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Право
решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и
эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается по каждому вопросу (документу) отдельно простым
большинством голосов участвующих в голосовании членов комиссии.
При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК и
руководство Университета (в необходимых случаях – по согласованию с ГА РФ).
5.6. ЦЭК может принимать решения по результатам письменного опроса ее
членов, проведенного по решению председателя комиссии.
5.7. Принимаемые на заседаниях ЦЭК решения оформляются протоколом
заседания, который подписывается председателем ЦЭК.
5.8. Ведение делопроизводства ЦЭК, в том числе: организация проведения
заседаний, формирование повестки дня заседания, информирование членов ЦЭК об
очередном заседании, ведение и оформление протокола заседания, контроль
исполнения принятых ЦЭК решений, а также оперативное хранение документов
комиссии возлагается на секретаря комиссии.
5.9. Ответственность за сохранность документов ЦЭК в течение всего срока
оперативного хранения возлагается на секретаря ЦЭК.
7
Приложение
к Положению о ЦЭК НИУ ВШЭ
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
об экспертной комиссии по архивной работе филиала Национального
исследовательского университета «Высшая школа экономики»
I. Общие положения
1.1. Настоящее Примерное положение разработано в соответствии с
законодательством Российской Федерации по архивному делу, организационнораспорядительными документами и
локальными актами Национального
исследовательского университета «Высшая школа экономики» (далее –
Университет).
1.2. Экспертная комиссия по архивной работе филиала (далее - ЭК филиала)
создается в целях:
1.2.1. организации и проведения методической и практической работы по
экспертизе ценности, подготовке к передаче на архивное хранение и отбору на
уничтожение документов, образующихся в процессе деятельности филиала;
1.2.2. оказания практической и методической помощи в организации
делопроизводства и работы архива филиала.
1.3. Методическое и практическое руководство, контроль работы по
экспертизе ценности, отбору на уничтожение и подготовке к передаче на архивное
хранение документов филиала, а также по организации и ведению
делопроизводства филиала осуществляет Центральная экспертная комиссия по
архивной работе Университета (далее – ЦЭК).
1.4. ЭК филиала является постоянно действующим совещательным органом
при руководстве филиала. Ее решения вступают в силу после их утверждения
директором филиала. В необходимых случаях (см. п.3.2.3 настоящего Положения)
решения ЭК филиала утверждаются директором филиала после их
предварительного согласования с ЦЭК.
1.5. В своей работе ЭК филиала руководствуется: законодательством
Российской Федерации по архивному делу, правилами, инструкциями, перечнями
документов со сроками хранения и другими нормативно-методическими
документами Федерального архивного агентства (далее - Росархив),
организационно-распорядительными
документами,
локальными
актами
Университета, Положением о ЦЭК по архивной работе Университета и
индивидуальным положением об ЭК филиала (см.п.1.7 настоящего Положения).
1.6. Состав ЭК филиала назначается приказом директора филиала из наиболее
квалифицированных работников структурных подразделений филиала под
председательством начальника общего отдела. В состав комиссии в обязательном
порядке включается работник, ответственный за ведение архива филиала, он же
приказом директора филиала назначается секретарем комиссии.
8
1.7. На основе настоящего Примерного положения филиал разрабатывает
индивидуальное положение об ЭК филиала, которое утверждается и вводится в
действие приказом директора филиала после согласования с ЦЭК.
II. Основные термины и определения
2.1. Подразделения – структурные подразделения филиала Университета.
2.2. Общий отдел – структурное подразделение филиала, в обязанности
которого входит организация управления документами филиала.
2.3. Архивное хранение – хранение завершенных делопроизводством
документов филиала в подразделении, осуществляющем функции архива, в
течение установленных законодательством сроков.
2.4. Оперативное хранение – хранение документов филиала в структурном
подразделении, осуществляемое в течение сроков, установленных локальными
актами Университета, до передачи на архивное хранение.
2.5. Экспертиза ценности документов – определение сроков хранения
документов на основе федеральных перечней документов и утвержденных
номенклатур дел филиала.
III. Основные задачи и функции ЭК филиала
3.1. Основными задачами ЭК филиала являются:
3.1.1. Организация и проведение экспертизы ценности, определение сроков
хранения документов на стадии делопроизводства: при составлении номенклатуры
дел филиала и формировании дел в подразделениях.
3.1.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов филиала
на стадии подготовки их к архивному хранению.
3.1.3. Рассмотрение результатов отбора документов и дел подразделений
филиала на архивное хранение, а также на уничтожение. Предварительное
одобрение описей и актов, составляемых подразделениями после завершения этой
работы.
3.1.4. Представление на рассмотрение ЦЭК результатов отбора дел
филиала на хранение и на уничтожение, а именно описей и актов, составленных
после завершения этой работы.
3.1.5. Контроль организации оперативного хранения, обеспечения
сохранности, формирования дел и упорядочения документов в подразделениях
филиала.
3.2. В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК филиала выполняет
следующие функции:
3.2.1. Осуществляет методическое руководство работой подразделений
филиала по формированию и оформлению дел, организации оперативного
хранения, экспертизе ценности документов, подготовке их к архивному хранению,
разработке номенклатур дел и других нормативно-методических пособий по
организации документов в делопроизводстве, экспертизе их ценности, подготовке
документов для передачи на архивное хранение.
9
3.2.2. Организует и проводит ежегодный отбор документов филиала на
архивное хранение и уничтожение.
3.2.3. Рассматривает и принимает решения об одобрении и представлении
на согласование ЦЭК и на утверждение директору филиала в установленном
порядке следующих документов:

проектов номенклатуры дел филиала;

описей (годовых разделов) на дела постоянного и долговременного
(свыше 10 лет) хранения филиала;

описей на документы по личному составу работников, студентов и
слушателей филиала;

актов о выделении к уничтожению документов филиала, не
подлежащих дальнейшему хранению;

предложений подразделений об изменении сроков хранения
отдельных видов (категорий) документов, установленных действующими
перечнями, и определении сроков хранения документов, не
предусмотренных перечнями, и выносит решения на рассмотрение ЦЭК.
3.2.4. Совместно с общим отделом филиала осуществляет контроль:

организации документов и формирования дел в делопроизводстве
подразделений филиала;

обеспечения сохранности документов, находящихся на оперативном
хранении;

качества подготовки документов подразделений к передаче на
архивное хранение в архив филиала, а в случае ликвидации филиала - в
отдел
архивного
документоведения
Управления
делами
или
территориальное архивное учреждение Росархива.
3.2.5. Организует инструктаж, оказывает консультативно-методическую и
практическую помощь работникам подразделений филиала по вопросам
обеспечения сохранности документов, экспертизы ценности документов,
подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.д.
IV. Права ЭК филиала
4.1. ЭК филиала имеет право:
4.1.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации подразделениям
и отдельным работникам филиала по вопросам:

разработки номенклатур дел,

формирования дел в делопроизводстве,

экспертизы ценности документов,

организации оперативного хранения и обеспечения сохранности
документов,

розыска недостающих дел постоянного и долговременного (свыше 10
лет) хранения и по личному составу,

упорядочения и оформления документов.
4.1.2. Заслушивать на своих заседаниях руководителей подразделений о
состоянии работы по отбору и подготовке документов к депозитарному и
10
архивному хранению, обеспечению их сохранности и учета, о выполнении
требований нормативных документов по оформлению документов и
формированию дел в делопроизводстве.
4.1.3. Приглашать на заседания комиссии и привлекать к работе комиссии в
качестве консультантов и экспертов работников подразделений филиала и членов
ЦЭК.
4.1.4. Информировать директора филиала и его заместителей по вопросам,
относящимся к компетенции ЭК филиала.
4.2. ЭК филиала в лице ее председателя и секретаря имеет право не принимать
к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с
нарушением правил их оформления, установленных нормативными актами,
организационно-распорядительными документами и локальными актами
Университета.
V. Организация работы ЭК филиала
5.1. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК филиала, рассматриваются на ее
заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год.
Все заседания ЭК филиала протоколируются.
Поступающие на заседание ЭК филиала документы рассматриваются на ее
заседании не позднее, чем через 15 дней, начиная с даты поступления.
5.2. Проекты документов, подлежащие одобрению (согласованию) ЭК
филиала, представляются на рассмотрение членам ЭК филиала заранее, на
бумажном носителе или в электронном виде (на личные почтовые ящики, файлами,
вложенными в сообщения). Одновременно секретарь ЭК филиала информирует
членов комиссии о сроках рассмотрения документов.
Сроки предварительного рассмотрения проектов документов членами ЭК
филиала устанавливаются председателем ЭК филиала.
5.3. Заседание ЭК филиала и принятые на нем решения считаются
правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов
ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса,
в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов участвующих в
голосовании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение
принимает председатель ЭК филиала.
5.4. Ведение делопроизводства ЭК филиала, контроль исполнения принятых
решений, а также оперативное хранение и использование ее документов
возлагается на секретаря ЭК филиала.