стратегии контроля

Тема
Контроль как функция
управления
Понятие и функция контроля
• Контроль – процесс обеспечения достижения
организацией своих целей.
•
Это критически важная и сложная функция управления.
•
Одна из важнейших особенностей контроля то, что он должен быть
всеобъемлющим.
•
Контроль – неотъемлемая часть должностных обязанностей любого
менеджера.
Контроль необходим:
1. для обнаружения и разрешения возникающих
проблем раньше, чем они станут слишком
серьезными
2. может использоваться для стимулирования
успешной деятельности
Система контроля дает руководству ориентир,
когда нужно вносить изменения в деятельность
организации
Виды контроля
ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ
(НАПРАВЛЯЮЩИЙ)
ТЕКУЩИЙ
(ПРОСЕИВАЮЩИЙ)
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЙ
(ОБРАТНЫЙ)
Виды контроля
Эти виды схожи
• по форме осуществления
• имеют одну и ту же цель – способствовать,
чтобы фактически получаемые результаты
были как можно ближе к требуемым
Различаются они только временем осуществления
Предварительный контроль
• Осуществляется до фактического начала работ.
• Обычно реализуется в форме определенной политики, процедур,
правил, линий поведения.
• Т.к. правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения
выполнения планов, то их строгое соблюдение – это способ
убедиться, что работа развивается в заданном направлении.
В организации предварительный контроль используется
в 3-х ключевых областях:
• по отношению к человеческим ресурсам
• по отношению к материальным ресурсам
• по отношению к финансовым ресурсам
Предварительный контроль
В области человеческих ресурсов предварительный контроль достигается
• за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных навыков и
знаний, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных
обязанностей (уровень образования, опыт, стаж)
• и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей
(должностные инструкции и т.п.)
В области материальных ресурсов: очевидно, что сделать
высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно –
устанавливают обязательный предварительный контроль используемых
материальных ресурсов путем выработки стандартов минимально
допустимых уровней качества и проведения физических проверок
соответствия поступающих материалов этим требованиям (ГОСТы, ОСТы и
т.п.)
В области финансовых ресурсов: важнейшее средство предварительного
контроля здесь – бюджет (или текущий финансовый план) – он определяет
наличные средства, а также устанавливает предельные значения затрат, не
позволяя тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать
свои наличные средства до конца.
Текущий контроль
• Осуществляется непосредственно в ходе проведения
работ.
• Базируется на измерении фактических результатов,
полученных в ходе проведения работы (т.е. это контроль
работы подчиненного его непосредственным
начальником).
• Чтобы осуществлять текущий контроль, аппарату
управления необходима обратная связь.
Заключительный контроль
• осуществляется после того, как работа закончена или
истекло отведенное на неё время.
Основные этапы процесса контроля
Выделяют 3 четких этапа процесса контроля:
1. Выработка стандартов и критериев – определение показателей
результативности.
2. Сопоставление достигнутых результатов со стандартами.
Шаги:
– Установить масштаб отклонений (например, из 100 шт. максимально допустимый
брак – 2 шт.).
– Использовать принцип исключения. Он гласит: система контроля должна
срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов, иначе она
станет неэкономичной и неустойчивой
– Измерить результаты.
– Эффективно проинформировать о стандартах и результатах.
3. Принятие необходимых корректирующих действий.
Варианты:
 Ничего не предпринимать
 Устранить отклонения
 Пересмотреть стандарт
Модель процесса контроля
ОСНОВНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ
ЭФФЕКТИВНОГО КОНТРОЛЯ
•
•
•
•
•
•
•
•
Стратегическая направленность
Ориентация на результаты, а не на сбор информации
ради неё самой
Соответствие контролируемому виду деятельности и
требованию объективности
Широта
Гибкость
Простота
Своевременность
Экономичность
КОНТРОЛЬ ВОЗДЕЙСТВУЕТ НА ЛЮДЕЙ И ПРИ
ЭТОМ МОЖЕТ:
•
•
•
стимулировать большую собранность и аккуратность
формировать поведение, ориентированное на контроль
побуждать людей выдавать организации непригодную
информацию
Менеджеры должны учитывать
поведенческие аспекты контроля!
НЕОБХОДИМО РЕАЛИЗОВЫВАТЬ СТРАТЕГИЧЕСКУЮ
НАПРАВЛЕННОСТЬ КОНТРОЛЯ
Выделяют две основные стратегии контроля:
• Внешний контроль
• Внутреннее стимулирование
Внешний контроль основан на применении
метода «кнута и пряника»
Он стоится с учетом трех условий:
1.
2.
3.
Подчиненным не ставятся труднодостижимые цели
В систему оценок встраиваются меры защиты от манипулирования
контролем
Система поощрений должна быть связана с результатами работы
каждого работника
Внутреннее стимулирование основывается
на теории “Y”
В рамках такого подхода рекомендуется:
1. Обеспечивать участие исполнителей в разработке своих целей
2. Не использовать оценку результатов для наказания
подчиненных
3. Увязывать уровень заработной платы с качеством работы и не
ставить его в зависимость от частных оценок
При выборе стратегии контроля необходимо
учитывать
•
Совместимость стратегии контроля и стиля управления
•
Микроклимат в коллективе и структуру системы
вознаграждения
•
Возможность получения достаточно надежных оценок
качества работы подчиненных
•
Особенности характера подчиненных
•
Тип отношений в организации
•
Структуру и сущность принятой системы вознаграждения
•
Заинтересованность подчиненных в разработке
управленческих решений
•
Желание подчиненных принимать на себя часть
ответственности за свои решения
Конец темы