Практическая работа №6 - Казанская банковская школа (колледж)
advertisement
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «КАЗАНСКАЯ БАНКОВСКАЯ ШКОЛА (КОЛЛЕДЖ) ЦЕНТРАЛЬНОГО БАНКА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» РАССМОТРЕНО цикловой комиссией общего гуманитарного и социальноэкономического цикла УТВЕРЖДАЮ Заместитель директора _______________ Р.У. Тихонова Протокол № от Председатель: ________ А.В.Петров «__»_________20__г. 20___г. Пр. №___ от Методические рекомендации по выполнению практической работы № 6-7 По дисциплине: «Культура речи и деловое письмо» Наименование работы: Презентация и редактирование текстов деловых писем. Анализ и классификация типичных ошибок в составлении текстов деловых писем. Устранение ошибок. Для специальности: 080110 «Банковское дело» (базовая и углублённая подготовка) Работа рассчитана на 4 часа Казань – 2013 1. Цель занятия: 1. Развивать коммуникативную компетентность обучающихся через изучение нового вида справочно-информационного документа – деловое (служебное) письмо. 2. Получить представление о новом виде документа – деловое (служебное) письмо и требованиями, предъявляемыми к оформлению делового письма в соответствии с действующими нормативными документами. 3. Овладеть правилами составления и оформления делового письма при помощи современных информационных технологий (создание бланка письма, общего бланка с использованием шаблонов Microsoft Word). 4. Выявить назначение деловой (служебной) переписки в процессе управления предприятием. 5. Способствовать развитию умений пользоваться изученными стандартизированными терминами. 2. Литература 1. Ващенко Е.Д. Русский язык и культура речи. Ростов н/Д: Феникс, 2010, §17-19, 4445. 2. С.И.Самыгин. Деловое общение. Учебное пособие. Кнорус. Москва, 2013. §12.112.5. 3. Власенков А.И. Русский язык: грамматика. Текст. Стили речи: учеб. Для 10-11 кл. Общеобразоват. Учреждений /А.И. Власенков, Л.М. Рыбченкова. -12-е изд. - М.: Просвещение, 2009, стр.285-300. 3. Вопросы для самопроверки 1. Что такое документ? Перечислите жанры документа. 2. Какие реквизиты обязательны в документе? 3. Назовите типы документов. 4. Как оформляется реквизит «дата»? 5. Как оформляется реквизит «заголовок к тексту»? 6. Как оформляется реквизит «адрес»? 7. Какой функциональный стиль русского языка используется в деловой переписке? 8. Каковы языковые нормы в выборе лексики? 9. Какие этические требования предъявляются к деловой переписке? 10. Перечислите морфологические нормы деловой речи. 11. Каковы правила оформления деловых писем? 12. Назовите виды деловых писем. 13. Каковы правила оформления конвертов? 4. Задания Задание 1. Прочитайте письмо. Найдите нарушения в оформлении реквизитов делового письма. Исправьте ошибки. __________________________________________________________________________ РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ Должностные лица обязаны в установленном «ОБЪЕДИНЕНИЕ ЧАСТНОпорядке предоставлять документы, материалы ПРАКТИКУЮЩИХ АДВОКАТОВ» либо информацию, затрагивающие права и свободы граждан. ( статья 140 уголовного кодекса РФ) 10 августа 2009г. №87/И г.Москва ул.Тверская, дом 5 тел. 111-33-55 АДВОКАТСКИЙ ЗАПРОС Руководителю ООО «АБВГД» В связи с рассмотрением гражданского дела о взыскании процентов за неправомерное пользование чужими денежными средствами прошу сообщить паспортные данные процессуального правопреемника истца. Ответ прошу выдать на руки Мылковой Валентине Васильевне с целью своевременного рассмотрения дела. 10 августа 2009г. Печать Адвокатского бюро №1 г.Волгодонск Адвокат Ростовской областной палаты адвокатов Воскресенский Б.И. ___________________________________________________________________________ Задание 2. Прочитайте тексты писем, составьте « заголовок к тексту» 1. В связи с изменением с 2010 года перечня иностранных валют, официальные курсы которых по отношению к рублю устанавливаются Банком России (далее – Перечень), и периодичности установления официальных курсов банк России рекомендует следующее. При необходимости использования в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, курса к рублю иностранной валюты, не включенной в Перечень на дату определения курса, курс данной валюты может быть определен с использованием установленного Банком России официального курса доллара США по отношению к рублю, действующего на дату определения курса, и курса иностранной валюты, не включенной в Перечень, к доллару США на дату, предшествующую дате определения курса. 2. Страховая компания «Резерв» уведомляет Вас о том, что 31 октября 2010 года истекает срок действия договора о страховании основных производственных фондов Вашего предприятия. Параграфом 8 части 2 настоящего договора предусмотрен порядок его пролонгации. В связи с изложенным просим Вас сообщить, намерено ли вверенное Вам предприятие пролонгировать договор на прежних условиях. 3. Просим Вас предоставить нашей фирме 300-400-кв.м. выставочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 2012 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви. Оплату гарантируем. 4. Рассмотрев Ваше предложение об отнесении потребительской кооперации к группе сельскохозяйственных потребителей электроэнергии, Комитет РФ по политике цен считает, что расширение круга льготных потребителей электроэнергии приведет к снижению рентабельности энергетических предприятий или к необходимости дополнительного повышения тарифов для других групп потребителей. В связи с этим комитет не может согласиться с вашим предложением. 5. В связи с проверкой, проводимой налоговыми органами, просим Вас представить копии следующих документов: 1. Устав организации; 2. Свидетельство о регистрации организации; 3. Договор поставки с ООО «Русгаз» 4. Справку о стоимости одного кубометра песка на 30.08.2012 г. ___________________________________________________________________________ __ 6. Представляем Вам на рассмотрение и утверждение Федеральную целевую программу «Топливо и энергия» на 2012 г., разработанную по поручению Правительства Российской Федерации и согласованную со всеми заинтересованными министерствами и ведомствами. Приложения: 1. Федеральная целевая программа «Топливо и энергия» на 47 л. в 2 экз. 2. План мероприятий по реализации Федеральной целевой программы «Топливо и энергия» на 9 л. в 2 экз. 7. Администрация Бугульминского района выражает сердечную благодарность Вам и Вашим сотрудникам за благотворительную помощь в виде компьютерной техники, которая была поставлена в Детский дом №1 г.Бугульмы. Благодарим Вас за проявленное милосердие и чуткое отношение к людям, нуждающимся в помощи! Желаем компании «Таттрансгаз» дальнейшего благополучия, процветания и успехов. 8. Для руководства в работе сообщаем, что в соответствии с Законом Российской Федерации от 25 сентября 1992 г. N 3537-1 "О денежной системе Российской Федерации" (статья 15) Совет Директоров Банка России решением от 22 сентября 1993 г. N 40 утвердил "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации". В связи с этим, утратило силу Постановление Госбанка СССР от 8 августа 1991 г. N 2 "Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в народном хозяйстве" Доведите указанный документ до коммерческих банков и расчетно-кассовых центров с просьбой проинформировать обслуживаемые ими хозорганы об утверждении Банком России "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации". Обеспечьте действенный контроль со стороны учреждений банков за соблюдением предприятиями, учреждениями и организациями данного Порядка. Задание 3. Прочитайте перечень ситуаций деловой коммуникации. Выберите, какой из перечисленных типов письма необходим в каждой ситуаций. 1. Какое письмо направит вам деловой партнер, если вы не подтвердили получение его письма? 2. Вашему предприятию необходимо получить каталог офисной оргтехники. Какое письмо следует направить в соответствующую фирму? 3. В университете планируют провести научную конференцию на тему: « Компьютерное моделирование». Какие письма рассылает оргкомитет? 4. Предприятие отправляет партию телевизоров. Какие письма обязательно прилагаются к ней? 5. На вашем предприятии сломался недавно приобретенный кондиционер. Какое письмо нужно направить на предприятие – изготовитель? 6. Вы узнали о юбилее фирмы Вашего делового партнера. Какое письмо обязательно следует направить в соответствии с правилами делового этикета? Задание 4. Сгруппируйте стереотипные формулы в соответствии с видами писем, в которых они используются. Просим сделать… Мы не можем согласиться… Выражаем благодарность (Кто?) имеет честь сообщить… (Кто?) с сожалением должен сообщить… Подтверждаем получение… Нам приятно… Мы получили Ваше… Сообщаем (извещаем, информируем, уведомляем), что… Благодарим за Ваше… Мы вынуждены сообщить… С благодарностью подтверждаем… Направляем Вам рекламацию… Доводим до Вашего сведения… Мы готовы (согласны) представить… Напоминаем Вам, что… Мы официально заявляем Вам… Поздравляем… Высылаем (направляем, посылаем) Вам… Ставим вас в известность… Мы обращаемся к Вам с просьбой… Гарантируем… Мы будем (весьма) признательны (благодарны), если… Мы получили Ваше… Приглашаем Вас… В связи с Вашей просьбой направляем Вам… Позвольте (нам) пригласить Вас… Платеж будет произведен немедленно после… Мы предлагаем Вам… Мы можем рекомендовать Вам… (Кто?) гарантирует… Просим принять участие… Задание 5. Прочитайте письма, определите нарушения требований к стилю деловой переписки в письмах, исправьте ошибки, создайте свой вариант. Уважаемый директор! Прошу оплатить за услуги, оказанные в 2007г. по расчету стоимости согласно договора. С.Б.Иванова ___________________________________________________________________________ Уважаемые коллеги! Ваше предложение о проведении переговоров с целью более детального обсуждения возможностей и форм сотрудничества вызвало горячее одобрение всего нашего коллектива. Мы рады будем как можно более скорее сесть с вами за стол переговоров. Надеемся, что вы согласитесь с необходимостью проанализировать последние информационные материалы и публикации, которые дают представление о тех или иных факторах в сегодняшнем положении фирм. Ждем вашего ответа и предложения о дате переговоров. С уважением Директор фирмы «Н» Петров С.Б. ______________________________________________________________ Главному инженеру по охране труда. Все окна в здании не имеют форточки для проветривания помещений. После ремонта кассового узла в 2009 году, нет доступа воздуха работникам кассы. После ремонта и установки шлюза поста охраны, прекратился доступ воздуха через двери в зал бухгалтерии. Начальник РКЦ А.Б.Сидоров Задание 6. Запомните слова, в которых наиболее часто встречаются ошибки в управлении. Обратите внимание на падеж зависимого слова. Благодаря (чему?) Вопреки (чему?) Вследствие (чего?) Руководитель (чего?) Руководство (чем?) Согласно (чему?) Заведующий (чем?) Начальник (чего?) Заплатить (за что-либо) Исходить (из чего) Препятствовать (чему) Приемлемый (для кого, чего) Отчитаться (в чем) Сделать отчет (о чем) Удостовериться ( в чем?) Управляющий ( чем?) Оплатить (что-либо) Отзыв (о чем) Рецензия (на что) Уверенность ( в чем) Вера (во что) Сказаться (на чем) 1. Прочитайте предложения, найдите ошибки в управлении. Отредактируйте предложения. Образец. Должность управляющего клуба является вакантной. – Должность управляющего (чем?) клубом является вакантной. 1. Согласно распоряжения декана, вход на факультет производится только при предъявлении студенческого билета. 2. Вопреки неблагоприятных погодных условий, график работы аэропорта был восстановлен. 3. Благодаря умелого руководства, в истекшем году прибыль возросла почти вдвое. 4. Согласно приказа ректора, университет переходит на шестидневную форму обучения. 5. В случае нарушения данной инструкции, учащийся допускается к занятиям только с письменного разрешения заведующего лаборатории. 6. Согласно знака мы остановились на обочине. 7. Вследствие изменению расписания, движение поездов было приостановлено. 8. Руководитель предприятием обязан, в частности, контролировать соблюдение правил техники безопасности. 9. Управляющий производства отклонил данное предложение. 10. В обязанности начальника над подразделением гражданской обороны входит информирование подчиненных о возникновении чрезвычайной ситуации. 11. Заместитель декана, должен курировать научной работой студентов старших курсов. 12. Такие жизненные условия сказались на культурный уровень населения. 13. Нужно проявлять большую заботу детям. 14. Писатель ярко показал о тех качествах, которые не украшают человека. 15. Оплатить за проезд необходимо в течение одной остановки. 16. Предоставьте Сергеевой отпуск, согласно личного заявления. 17. Об этом не раз уже было указано. 18. Магазин ориентирован специально для школьников. 19. На собрании постановили о том, чтобы выдать премию. 20. Данные факты говорят за невозможность использования всех ресурсов. 21. Все это доказывает о пользе витаминов. 22. Казанская банковская школа отличается среди других школ по своим успехам. 23. Отец всегда удивлялся трудолюбием сына. 24. Каждый уверен за свой завтрашний день. 25. Лектор оперировал с точными фактами. 26.Эта книга рассчитана для всех тех, кто интересуется историей банковского дела в России. 27. Согласно заявления, он работает полдня. 28. Незадолго перед смертью она написала завещание. 29. Его никто не любит, потому что он позволяет себе быть грубым ко всем. 30. Благодаря вас, мы узнали много интересного о Петербурге. 31. Пора подвести итоги о работе отдела. 32. Его обвинения ни на чём не обоснованы. 33. Управление предприятия неизбежно требует создания многих видов управленческих документов. 34.Согласно предвыборного законодательства депутаты должны обратиться в Центризбирком. Задание 7. Составьте письма и оформите их в соответствии с установленными правилами. Ситуация 1. Составьте письмо-просьбу Главе Апастовского района от жителей деревни Азбаба с просьбой не отменять рейсовый автобус в г. Апастово. Ситуация 2. Составьте информационное письмо реквизитов и почтового адреса ООО «Бюрократ» о изменении банковских Ситуация 3. Составьте письмо-приглашение Казанской банковской школы для участия в 17 научно-практической конференции « Экономика России: пути перспективы». Сообщите о сроках проведения конференции, условиях проживания иногородних участников, требованиях к оформлению работы. Ситуация 4. Составьте письмо-запрос в ВУЗ о предоставлении характеристики на студента 4 курса Родиона Раскольникова для суда. Ситуация 5. Составьте письмо-запрос и письмо-ответ следующего содержания. Коммерческий директор ООО «Визит», специализирующегося в области рекламы 5 апреля 2013 г. обратился с запросом к генеральному директору туристического агентства «Сказочный мир» Н.А. Говорову о возможности организации туров в скандинавские страны. В письме были затронуты вопросы стоимости и продолжительности сроков туристических поездок, включая трансфер, организацию питания, проведение экскурсий и другие услуги. Письмо также содержало просьбу о рассмотрении вопроса организации индивидуальных туров в Австралию (Сидней – Золотой Берег). Письмо подписал коммерческий директор Д.О. Романов. В ответ на запрос Д.О. Романова генеральный директор туристической компании «Сказочный мир» подтвердил возможность организации туристических поездок в названные страны. В ответном письме содержалась просьба к компании «Визит» представить точные сведения с указанием количества групп, срока пребывания в стране, а также финансовых возможностей желающих обрести путевки. В письме был указан контактный телефон оператора В.Л. Леоновой. Остальные необходимые реквизиты укажите самостоятельно. Ситуация 6. Прочитайте юмористический рассказ О.Новожилова «Не Чехов», определите нарушения требований к официально-деловому стилю в первом и втором письмах.___________________________________________________________________ ______ Директор механического завода делал третью попытку прочесть официальное письмо, подготовленное его заместителем. « На ваш № 475/16 от 16.12.0 7 г. в настоящем сообщаем, что в силу того, что фактическое наличие запрашиваемых сведений в части частей к редуктору РМ – 250 подтвердилось частично , обращаемся с просьбой разрешить пролонгировать с целью увеличения наличия существующего сог….» - Директор сломал карандаш , швырнул обломки и поднял трубку. - Антон Палыч, зайди, пожалуйста, ко мне.. Через минуту заместитель появился в кабинете. - Ты, Антон Палыч, деловой человек, опытный работник, но, послушай, когда я отучу тебя от бюрократического стиля? Пишешь письмо, причем в министерство, и что ты думаешь, там твои спирали читать будут? - Так ведь я …не Чехов, - привычно буркнул Антон Палыч. - Возможно, ты не Чехов и не Анатоль Франс, но простое письмо ты написать можешь? Заместитель сокрушенно молчал . Директор смотрел на него и смягчился. - Вот что… Бери это письмо и переделывай. Пиши просто, никаких «увеличения наличия». Небось в личных письмах изъясняешься нормальным языком? Посмотреть письмо я уже не смогу : вызывают в Москву на совещание. Через пять дней, в разгар совещания, заместитель министра прочел «для разрядки» официальное письмо, адресованное ему механическим заводом. « На ваш № 475/16 от 16.12.07 Здравствуйте! В первых строках своего письма спешу сообщить ,что ваше письмо мы получили, за что большое Вам огромное спасибо. Все живы- здоровы ,чего и Вам желаем. Погода у нас стоит хорошая, правда, вчера выпал снег, но он растаял. Насчет дела, о котором Вы спрашивали, могу сообщить, что эти вахлаки с завода запчастей совсем перестали посылать шестерёночки,а когда если и пришлют, то у них зубешки не сходятся. Так что из запасов, которые были,скоро останется шиш с маслом. Очень прошу, рявкните на них между делом, а то никакой нет управы и возможностей в смысле обуздания с нашей стороны. До свидания. Ждем ответа, как соловей лета. Заместитель директора механического завода А П. Печкин». Задания: 1.Используя факты, упомянутые в письмах, составьте текст делового письма, ответ на которое пытался написать заместитель директора механического завода А.П. Печкин а) письмо- напоминание б) письмо-запрос 2. Составьте текст письма-ответа, которое не удалось написать А.П.Печкину. 3.Составьте письмо-ответ на деловое письмо заместителя директора механического завода А.П.Печкина, содержащее: а) согласие пролонгировать договор о поставке частей к редуктору РМ-250 б)отрицательный ответ: пролонгация невозможна. 5. Содержание отчета а) Название работы, Ф.И.О. выполнившего работу студента. б) Цель работы. в) Ответы на предложенные задания № 1 - № 7. 6. Приложение Виды деловых писем По характеру информации письма могут быть: - сопроводительными, - благодарственными, - гарантийными, - инициативными, - информационными, - поздравительными. Составляются также письма-приглашения, письма-просьбы, письма-извещения, письма-ответы, письма-извинения, письма-требования (рекламация), письманапоминания, письма-подтверждения, письма-извинения, письма-предложения (оферта). . Этапы подготовки и составления писем: 1. изучение существа вопроса; 2. подготовка и написание проекта текста письма; 3. согласование проекта письма; 4. подписание руководителем; 5. регистрация; 6. отправка. Структура делового письма Письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем. Наиболее простая структура письма – это две части. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания. Структурная схема текста делового письма Деловое письмо состоит, как правило, из 4-х частей: обращение, вступление, аргументация, заключение. Структура текста 1. Обращение Используется стандартное обращение ( должность, фамилия, имя, отчество). Возможно использование прилагательных. Если не предполагается конкретное лицо (циркулярные письма), обращение можно опустить. 2. Вводная часть Излагается повод для письма Речевые конструкции Уважаемый господин Иванов! (многоуважаемый, высокоуважаемый) Глубокоуважаемый Сергей Николаевич! Уважаемые коллеги! (господа, дамы и господа) В связи с… Согласно контракту от… Нами рассмотрены ваши предложения Рады сообщить Вам… 3. Основная часть Формулируется главная цель письма: Информируем вас о том, что… Сообщение; Извещаем, что Предложение; Ставим Вас в известность, что… Отказ; Сообщаем Вам, что… Ответ; Имеем честь предложить Вам… Запрос; К сожалению, мы не можем принять… Просьба; Со своей стороны хотели бы попросить Вас. Гарантия; Просим рассмотреть вопрос/ подтвердить Предложение; заказ/ сообщить о решении… Благодарность; Просим ответить… Рекламация. Просим выслать… Суть дела излагается от первого лица Направляем Вам… мн.ч., или от третьего лица. Напоминаем Вам.. Необходимо четкое деление на абзацы Подтверждаем, что… Надеемся получить ответ в ближайшее 4. Заключение Выражается надежда на ответ, на время… положительное решение вопроса, Просим ответить в двухнедельный срок… выражается признательность, Надеемся на дальнейшее сотрудничество… Пожелание, чтобы переписка была Заранее благодарны… продолжена и т. п. Искренне Ваш… С уважением… Примеры писем, состоящих из двух и трех частей Служебное письмо-запрос: 1) обоснование актуальности запроса; 2) содержание запроса; 3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена. Сопроводительное письмо: 1) сообщение о высылаемом материале; 2) уточняющие сведения. Письма-просьбы: 1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; 2) изложение просьбы; 3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству. Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения): 1) повторение изложения просьбы; 2) обоснование причины неудовлетворения просьбы; 3) констатация отказа или отклонения предложения. Письмо-запрос (просьба) - это документ, который представляет собой официальное обращение физического лица или представителя юридического лица к другому юридическому лицу. Письма-запросы предназначены для запрашивания необходимой (недостающей) информации. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно. Ссылки на основание для обращения (для всех видов деловых писем) В соответствии с (постановлением Правительства, достигнутой договоренностью…) Согласно постановлению правительства ( письму, закону, распоряжению…) В связи с обращением в наш адрес... На основании ( устной договоренности, телефонного разговора, Вашей просьбы)... В связи с… Исходя из… На основании… В соответствии с Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)... Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество, социальную значимость ...)... Цель обращения (для всех видов деловых писем) В целях выполнения распоряжения... В целях скорейшего решения вопроса... Для согласования вопросов... В целях обеспечения ( безопасности, контроля...) Во избежание конфликтных ситуаций... и т. п Учитывая, что. Стандартные выражения просьбы: Просим Вас рассмотреть/сообщить/предоставить/провести/проинформировать/ срочно выслать … Обращаемся к Вам с просьбой… Просим Вашего согласия на… Просим Вашего содействия в /получении/ скорейшей отправке/ предоставлении/ проведении… Также просим Вас…. Стандартные выражения завершения письма ( для всех типов деловых писем) Просим сообщить о Вашем согласии. С уважением… Просим написать о своём решении. С уважением… Просим Вас подтвердить получение заказа и уделить ему должное внимание. С уважением… Надеемся на скорый ответ. С уважением… Убедительно просим не задерживать с ответом. Искренне Ваш… Просим Вас поставить нас в известность. С уважением… Просим Вас информировать нас о принятых Вами мерах. С уважением… Мы ожидаем Вашего ответа в ближайшие дни. С уважением… Мы будем признательны за быстрый ответ. С уважением… Надеемся получить ответ в ближайшем будущем, и заранее благодарим. С уважением… В надежде на благоприятный ответ. С уважением… Надеемся, что Вы исполните нашу просьбу. С уважением… Ожидаем Ваших заказов (одобрение, согласие, подтверждение). С уважением… С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество… Благодарим заранее за оказанную услугу. С уважением… В надежде на положительное решение вопроса. Искренне Ваш… Просим обращаться к нам, если вам потребуется помощь (содействие). С уважением… Надеемся на плодотворное сотрудничество. С уважением… При получении письма, просим Вас подтвердить письменно (телеграфировать, сообщить по телефаксу…). С уважением… Заверяем Вас, что … С уважением… _________________________________________________________________________ Образец письма-запроса Уважаемый Максим Николаевич! В соответствии с п.10 постановления Правительства РФ от 20 мая 1994 г. № 498 «О некоторых мерах по реализации законодательства о несостоятельности (банкротстве) предприятий», просим Вас сообщить данные о размере доли государства в уставном капитале ОАО «Московский хлебозавод № 18, расположенного по адресу: ул.Никитинская, д.45. В случае если пакет акций данного предприятия продан, просим также сообщить дату и способ продажи. Заместитель председателя О.Л.Дмитриев Информационное письмо - служебное письмо, которое содержит сообщение, предложение, напоминание или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовой характер и рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные. В некоторых случаях они содержат отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов. Письмо может иметь приложения и состоять как из одного абзаца, так и из нескольких страниц. Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмопросьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящее из одного-двух предложений. Стандартные выражения писем-сообщений ( информационных писем) Сообщаем, что... Считаем необходимым поставить Вас Извещаем в известность о Уведомляем Доводим до Вашего сведения, что... Информируем Нам приятно сообщить (Вам), что... Разъясняем Имеем честь сообщить (Вам), что... Поясняем С радостью сообщаем (Вам) о... Обращаем Ваше внимание О чем (мы) извещаем (Вас) Ставим Вас в известность, что... настоящим письмом. _______________________________________________________________________ Образец информационного письма Сообщаем Вам, что во исполнение письма Федеральной архивной службы России от 24 ноября 2003г. № 2/204-А «О модернизации «Информационносправочной системы архивной отрасли» (ИССАО), система разделена на две части «Информационно-справочную систему архивной отрасли» - официальную базу Федеральной архивной службы России и Приложение « Информационную систему архивистов России» (ИСАР). Новая модернизированная версия ИССАО вышла в свет 25 февраля 2004г. и была представлена на расширенном заседании Коллегии Федеральной архивной службы России. Генеральный директор А.Г.Цицин Образец информационного письма ПРЕЗИДИУМ ВЫСШЕГО АРБИТРАЖНОГО СУДА ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО РФ ОТ 27 АПРЕЛЯ 2010 Г. N 138 "ОБ ОЧЕРЕДНОСТИ ТРЕБОВАНИЙ ОБ УПЛАТЕ СТРАХОВЫХ ВЗНОСОВ НА ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ ПЕНСИОННОЕ СТРАХОВАНИЕ В ДЕЛЕ О БАНКРОТСТВЕ" В связи с возникающими в судебной практике вопросами, связанными с очередностью страховых взносов на обязательное пенсионное страхование в деле о банкротстве, Президиум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации в соответствии со статьей 16 Федерального конституционного закона "Об арбитражных судах в Российской Федерации" информирует арбитражные суды о выработанных рекомендациях. 1. Согласно абзацу четвертому пункта 15 постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 22.06.2006 N 25 "О некоторых вопросах, связанных с квалификацией и установлением требований по обязательным платежам, а также санкциям за публичные правонарушения в деле о банкротстве" арбитражным судам следует принимать во внимание особую правовую природу и назначение страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и исходить из того, что при осуществлении процедур банкротства не являющиеся текущими требования в отношении страховых взносов подлежат исполнению в режиме, установленном для удовлетворения требований о выплате заработной платы. Данное разъяснение касается только режима исполнения таких требований, в связи с чем при определении очередности их удовлетворения следует исходить из правовой природы страховых взносов на обязательное пенсионное страхование как обязательных платежей (абзац первый пункта 15 упомянутого постановления). В связи с этим требование об уплате страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, не являющееся текущим, в соответствии с абзацем четвертым пункта 4 статьи 134 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" относится к третьей очереди; оно предоставляет право голоса на собрании кредиторов в соответствии с пунктом 3 статьи 12 этого Закона. 2. По требованиям об уплате страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, ранее включенным в реестр требований кредиторов в качестве требований второй очереди, внесение изменений в реестр требований кредиторов в части изменения очередности требований на третью очередь осуществляется в соответствии с пунктами 6 и 7 статьи 16 Федерального закона "О несостоятельности (банкротстве)" по заявлению уполномоченного органа определением, выносимым судьей единолично. Председатель Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации А.А. Иванов Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми письма-напоминания являются слова, образованные от глагола «напоминать». Кроме напоминания в таких письмах часто содержатся требования выполнить те или иные обязательства, и ссылки на предусмотренные санкции. Стандартные выражения письма-напоминания: Напоминая о сроках.. Напоминаем, что… Напоминая о … , просим.. Уведомляем… Предупреждаем… Вторично ставим Вас в известность… Несмотря на неоднократные напоминания… Еще раз прошу.. Считаем необходимым обратить Ваше внимание… По истечении срока …наше предложение теряет силу.. Образец письма-напоминания Уважаемый Дмитрий Викторович! В соответствии с договором поставки от 01.05.2008 № 5/08 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес туристическое снаряжение различного ассортимента в течение года ежемесячно, начиная с мая 2008 года, однако партия снаряжения, предназначенная для поставки в феврале текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес. Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 28.02.2008. Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку снаряжения, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,02% от общей стоимости договора за каждый день задержки. Директор ООО «Лагуна» Кондратенко В.С. Письмо-претензия (рекламация) Претензионное (рекламационное) письмо – это разновидность коммерческого письма, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора. Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения: полное наименование организации, которой направлена претензия, ее адрес; основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства); предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере); доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной); конкретные требования составителя претензии (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар и др.). Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии Документы-приложения должны быть перечислены в отметке о приложении Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма. Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена, например: О претензии по договору купли-продажи от _____ № Стандартные выражения письма-претензии: Направляем Вам претензию на… Вынуждены предъявит Вам рекламацию… Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с… Заявляем Вам претензию в отношении… Высылаем Вам акт экспертизы от _______ № _____, из которого следует, что… Наш заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества… В партии товара, отгруженной…, обнаружена недостача… Стандартные выражения для изложения сути рекламации: Предоставленная Вами продукция… Присланная Вашей стороной партия товара… Услуги, оказанные Вашей организацией… Обслуживание, осуществленное вами… …не соответствует по своему качеству… …не отвечает условиям договора… …не соответствует по своей комплектности… …не отвечает уровню, предусмотренному… В конце текста используются выражения: В соответствии с изложенным просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить нам новую партию товара; поставить недостающий товар; возместить стоимость поврежденного товара; возместить убытки; предоставить скидку с цены в ___%; перечислить на наш расчетный счет сумму ____; компенсировать расходы в сумме ___ Письмо-ответ Письмо-ответ – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмозапрос или письмо-просьбу. Ответ может быть отрицательным (письмо-отказ) или положительным. В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: "В связи с…", так как отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает. В зависимости от ситуации в ответе на письмо-предложение могут использоваться следующие устойчивые обороты: В соответствии с Вашей просьбой/запросом Благодарим Вас за сделанное предложение и сообщаем о Рассмотрев Вашу просьбу, сообщаем Принимаем ваше предложение на… Подтверждаем свою готовность заключить сделку на… К сожалению, в настоящее время мы не заинтересованы в …. Стандартные выражения ответа на письмо - рекламацию: Приносим свои извинения за... Подтверждая получение Вашего письма от... , сообщаем, что Ваша рекламация удовлетворяется (принята к рассмотрению)... В ответ на Ваше письмо от... , сообщаем, что мы не можем согласиться с Вашим предложением... ... Ваша претензия признана необоснованной. Сообщаем, что недостающее количество товара будет отгружено Вам... После получения Вашей претензии мы немедленно связались с заводомизготовителем Образец письма-ответа на рекламацию Уважаемый Семен Петрович! Вы, безусловно, правы в том, что ожидали обслуживания в соответствии с условиями договора. Однако, в договоре на обслуживание указано, что оплачиваются все необходимые виды ремонта двигателя, пока машина проходит техосмотр каждые 6 месяцев. Если техосмотр не был пройден (как и было в Вашем случае), договор прекращает свое действие. В такой ситуации клиент возмещает стоимость ремонта самостоятельно. Ваше заявление на возмещение стоимости ремонта отклонено. Как постоянному клиенту, вам предоставляется скидка на ремонт двигателя10%. Ждем Вас на нашей станции в любое время Начальник станции технического обслуживания Иванов М.Ю.
