Лабораторное занятие 4 Язык и стиль делового письма.

Лабораторное занятие 4
Язык и стиль делового письма.
В официальной переписке применяется официально-деловой стиль.
Деловой стиль - это совокупность речевых средств, функция которых обслуживание сферы официально-деловых отношений.
Особенности делового стиля определяются условиями, в которых
реализуется письменное деловое общение. Эти условия заключаются в
следующем:
в деловом общении участвуют организации в лице действующих от их
имени руководителей и других должностных лиц;

характер и содержание информационных отношений между
организациями имеют значительную степень регламентации;

предметом деловой переписки всегда является деятельность
организации в той или иной области: управленческой, производственной,
экономической, научной, технологической и др.;

в основном ситуации, возникающие в деятельности организации
и нуждающиеся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся,
однотипным ситуациям.
Рассмотренные условия делового общения формируют определенные
требования к содержащейся в деловых письмах информации. Она должна
быть:
официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу
отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об
определенной дистанции, существующей между участниками делового
общения;
адресной, так как управленческий документ всегда предназначен
конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе
организаций;
актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту
информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия
эффективного управленческого решения либо иного использования в
управленческой деятельности;
объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой
деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий,
фактов, явлений;
убедительной, аргументированной, поскольку задача делового
общения - побудить адресата совершать (или не совершать) определенные
действия;
полной и достаточной для приятия управленческого решения, так как
недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительно
запрашивать сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным
потерям времени и средств.
Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков,
отличающих его от других стилей языка - научного, публицистического,
разговорного, языка художественной литературы.
Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю,
являются:
1)стандартизация изложения. Стандартизация деловой речи
охватывает все уровни языка - и лексику, и морфологию, и синтаксис. К
настоящему времени деловая речь накопила огромное число терминов,
оборотов, формул. Использование готовых конструкций позволяет не тратить
время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации.
Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность
документов, заметно облегчает их восприятие, что способствует
оптимизации документа оборота в целом.
2)нейтральность изложения. Нейтральный тон изложения - это норма
официального делового общения, которая проявляется в максимально
строгом и сдержанном характере изложения. Нейтральность тона изложения
исключает возможность употребления в текстах экспрессивно и
эмоционально окрашенных языковых средств (разговорной лексики и
междометий) образных средств и слов, употребляемых в переносном смысле.
Информация, содержащаяся в тексте письма, официальная по своему
характеру. По этой причине личностный, субъективный момент в документах
должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова,
обладающие ярко выраженной эмоциональной окраской (слова с
уменьшительно-ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения
или уменьшения, междометия).
Но следует учитывать, что цель большинства деловых писем заинтересовать адресата, убедить его, склонить к действиям в нужном для
автора направлении. Поэтому деловое письмо не должно быть лишено
эмоционального контекста, эта эмоциональность, даже экспрессивность
должны быть скрытыми, завуалированными. Эмоциональность делового
письма должна быть не языковой, а содержательной, она должна скрываться
за внешне спокойным, нейтральным тоном изложения.
3)точность и ясность изложения текста. Текст
делового
письма
должен быть точным и ясным. Точность изложения обеспечивает
однозначность его восприятия адресатом, исключает всякого рода
двусмысленности, недомолвки, что является важнейшим условием делового
общения.
Точность изложения достигается употреблением понятной партнерам
по общению терминологии, использованием устойчивых языковых оборотов,
исключением не всем понятных образных слов и выражений.
Ясность текста достигается, прежде всего, четкостью его композиции,
отсутствием логических ошибок, продуманностью и строгостью
формулировок
4)лаконичность, краткость изложения текста. Лаконичность
изложения текста делового письма достигается экономным использованием
языковых средств, исключением слов и выражений, не несущие необходимой
информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.
Требование лаконичности, или краткости, текста непосредственно
связано с уменьшением объема текста и, следовательно, к сокращению
времени на ознакомление с ним и последующую обработку. В лучшем случае
деловое письмо должно занимать одну страницу. В сложных ситуациях,
требующих детального рассмотрения, объем письма может составлять однудве страницы формата А4 и лишь в исключительных случаях - иметь
больший объем.