Лабораторное № 3 Требования к тексту делового письма

Лабораторное № 3
Требования к тексту делового письма
Деловая переписка - это процесс коммуникации, поэтому при ее
ведении должно учитываться следующее :При составлении письма автор
должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что
рассчитывает в результате его рассмотрения. От целевой установки письма
будет зависеть и характер аргументации и композиция текста. Он должен
четко прояснить для себя:- что адресату известно о предмете письма и на что
он может опереться как на исходную точку;- какова новая информация, еще
не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо
1. Композиция текста делового письма
2. Способы изложения текста письма: обращение, вступление,
основной текст, заключение, предупреждение, заключительные этикетные
формулы.
Деловая переписка - это процесс коммуникации, поэтому при ее
ведении должно учитываться следующее:
При составлении письма автор должен детально продумать, с какой
целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его
рассмотрения. От целевой установки письма будет зависеть и характер
аргументации и композиция текста. Он должен четко прояснить для себя:что адресату известно о предмете письма и на что он может опереться как на
исходную точку;- какова новая информация, еще не известная адресату, ради
сообщения которой и составляется письмо
Композиция текста делового письма
Композиция письма - это последовательность логически связанных в
соответствии с темой смысловых частей.
Деловое письмо может состоять только из одной смысловой части,
когда оно составлено в ситуации, не требующей обоснования или
разъяснения, когда и автору и адресату без каких-либо пояснений понятно, с
какой целью направлено письмо, например:
Просим Вас выслать каталог производимого вашим предприятием
оборудования, а также предоставить информацию об условиях его поставки.
Направляем Вам проект Типового положения о Государственном центре по
тестированию оборудования для перерабатывающих отраслей, аграрнопромышленного комплекса и просим дать заключение до 20 ноября 2003 г
. В большинстве случаев деловые письма включают в себя две и более
смысловых части. Так, гарантийное письмо состоит из двух частей формулировки просьбы и выражения гарантии. Сопроводительное письмо
может состоять как из одной части (сообщение о направлении каких-либо
материалов), так и из двух частей (сообщение о высылке материалов и
просьбы рассмотреть их и дать ответ до определенного срока), например:
1-я часть - сообщение о высылке документа 2-я часть - изложение
просьбы Сообщаем, что в настоящее время ваш заказ не может быть
выполнен вследствие непредвиденной задержки поставок нашими
зарубежными партнерами.
Поставка заказанного Вами оборудования может быть осуществлена не
ранее середины марта 2006 г.
Н е менее чем из двух композиционных частей состоят письма-отказы:
собственно отказа и, независимо от ситуации, послужившей темой письма,
его обоснования. Наряду с этим, желательно сообщить корреспонденту о
том, кем или каким образом может разрешена возникшая в связи с отказом
ситуация, например: 1-я часть - собственно отказ с объяснением причины 2-я
часть - Предложение о возможности поставки позже
Письма, состоящие более чем из двух смысловых частей, составляются
в тех случаях, когда необходимо детально описать сложившуюся ситуацию,
дать ее анализ, различные подходы к решению возникших проблем,
обосновать свои выводы, просьбы, предложения, мнения.
Изложение текста письма может осуществляться одним из следующих
способов: хронологическим способом; факто логическим способом.
При хронологическом способе содержание излагается в соответствии с
последовательностью происходящих событий, то есть сначала описывается
предыстория ситуации или события, затем то, что является
непосредственным поводом (причиной) направления письма, после этого
приводятся аргументы и в заключение следуют выводы.
Примером изложения содержания в хронологическом порядке может
быть следующее письмо:
В сентябре месяце текущего года вследствие сбоев в работе следящей
системы происходили нарушения ритмичности работы сборочного
конвейера.
В связи с этим потери от сверхнормативных простоев оборудования
составили 18000 руб.
В целях устранения указанных дефектов просим провести ремонт
датчиков следящей системы, их калибровку и обеспечить систематическую
проверку их работоспособности.
При фактологическом (систематическом) способе изложения все
основные факты или положения кратко излагаются в начале письма (как
правило, в одном абзаце), а далее - все подробности, конкретная,
дополняющая и уточняющая информация. Примером использования
систематического способа изложения содержания может быть следующее
письмо:
Предлагаем Вам туристические путевки в Санкт-Петербург.
Девятидневная поездка включает в качестве культурной программы семь
интересных экскурсий:
1. Дворцы Санкт-Петербурга;
2. Музеи Санкт-Петербурга (Эрмитаж, Русский музей)
3. Храмы города на Неве;
В стоимость путевки входит: проезд в поезде в оба конца, проживание
в гостинице со всеми удобствами, двухразовое питание (завтрак и обед),
экскурсионное обслуживание, услуги гида.
Стоимость путевки - 5 тыс. 500 руб. Для группы свыше 8 чел.
предоставляется скидка 2%.
За дополнительной информацией Вы можете обратиться по тел. 902-1714.
В деловых письмах, связанных с основной (производственной)
деятельностью организации, когда описываются управленческие ситуации
или обосновывается необходимость осуществлять какие-либо действия,
следует использовать хронологический способ.
В целом текст письма может состоять из следующих частей:
Обращение. Вступление. Основное содержание текста (изложение,
описание
ситуации).Заключение.
Предупреждение.
Заключительные
этикетные формулы.
Обращение.
Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта
небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей
общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание
адресата, но и задает переписке нужную то-нальность, способствует
налаживанию и поддержанию деловых отношений.
Назначение обращения - установить уровень контакта с адресатом,
привлечь его внимание, обеспечить заинтересованность в теме письма.
Составитель обращения должен принять во внимание следующие факторы:
служебное положение адресата в соотношении с собственным; степень
знакомства, характер отношений; официальность/неофициальность ситуации
общения; этикетные нормы, действующие в данном коллективе.
Строго официальный характер носит обращение по должности:
Уважаемый господин Президент!
Такие обращения используются в письмах, адресованных
руководителям органов власти и управления, лицам, занимающим высокое
должностное положение и др. Официальный характер носит и форма
обращения по фамилии. Обращение по фамилии (без имени, отчества или
инициалов) широко используется в деловой переписке, оно является вполне
официальным и уместно в большинстве ситуаций, возникающих в деловом
общении: Уважаемый господин Попов!
Менее официальный характер носит обращение по имени и отчеству
или только по имени: Уважаемый Владимир Петрович! Уважаемый Сергей!
Обращение по имени и отчеству уместно в письмах-приглашениях,
письмах-поздравлениях, а также в тех случаях, когда автор письма и адресат
знакомы, имеют тесные деловые контакты, а также в случаях, когда
организации, ведущие переписку, входят в одну систему или подчиняются
одна другой.
Обращение по имени широко используется в сообщениях электронной
почты при общении между работниками, имеющими постоянные деловые
связи.
При обращении к особо важным персонам (VIP-персонам) следует
использовать обращения: Глубокоуважаемый господин председатель
При обращении к группе работников или всему коллективу
организации используются обращения: Уважаемые господа!
При обращении к лицам одного профессионального круга используется
обращение: Уважаемые коллеги!
При печатании обращение выравнивается по центру:
Уважаемый Владимир Петрович!
В России обращение не является обязательным элементом письма.
Обращение целесообразно использовать в случае, если письмо адресуется
конкретному должностному лицу, компетентному в разрешении изложенного
в письме вопроса.
Обращение может отсутствовать в служебных письмах, касающихся
тривиальных ситуаций и не нуждающихся в рассмотрении лично
руководителем, в письмах типового содержания, рассылаемых широкому
кругу организаций, в сопроводительных письмах, если в них
непосредственно не содержится просьбы, требующей серьезного
рассмотрения непосредственно руководителем.
Не следует в деловой переписке использовать обращение «Дорогой
...!» или
«Дорогие!», эти обращения приемлемылишь в личной, приватной переписке.
Вступление. Во вступлении формулируется цель письма или
объясняется причина его написания с тем, чтобы установить связь между
тем, что уже известно адресату, и тем, что автор намерен ему сообщить.
В соответствии с этим во вступлении может содержаться ссылка на
документ, связанный с темой письма (нормативный, организационный,
распорядительный, договорный и др.), где документ указываются его данные
в следующей последовательности: наименование вида документа, автор,
дата, регистрационный номер документа, заголовок. Например:
^ В соответствии с постановлением Правительства Российской
Федерации от 27 июня 2004 г. № 620 «Об утверждении Типового
положения...» писание факта, события, сложившейся ситуации.
Вашим предприятием в мае текущего года были проведены
регламентные работы на 8-м участке кабельной сети.
Банком «Финансрегард» при участии крупнейших зарубежных банков
разработан план мероприятий по распространению в крупных городах
банковских
карточек
как средства
осуществления безналичных
расчетов. Благодарим Вас за предоставленные нам информационные и
справочные материалы по вопросам дорожного строительства в Псковской
области.
В соответствии с деловым этикетом вступление может начинаться
фразами, выражающими в зависимости от ситуации благодарность,
поздравление,
сожаление,
соболезнование
и
др. Сожалеем,
что
предоставленная Вами проектная документация по застройке промышленной
зоны после вывода оттуда предприятий не во всем отвечает конкурсным
требованиям.
Поздравляем профессоров и преподавателей университета с 25-летием
выпуска первых специалистов по управлению.
Основное содержание текста.
В этой части письма содержится описание ситуации, послужившей
поводом для составления письма, высказываются мнения, приводятся
доказательства, необходимые для формулировки заключительной части просьбы, предложения, требования, напоминания и др.
Важная задача при составлении письма - его информационное
насыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации.
Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным.
Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и
чаще всего это письма, не требующие ответа.
Текст многоаспектных писем может состоять из разделов, пунктов,
подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с
абзаца. Для деловой пере-писки характерна тенденция составления
преимущественно многоаспектных писем.
Заключение.
Заключение является итоговой частью письма и представляет собой
выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов,
напоминаний и т.п.
Содержательная суть заключения обычно выражается глаголом, по
которому определяется разновидность письма:
«напоминаем»
-в
письмах-напоминаниях (напоминаем
о
приближении срока исполнения договора …, напоминаем о необходимости
срочного завершения работ ... и т.д.);
«поздравляем»
-в
письмах-поздравлениях (поздравляем
с
назначением на должность …, поздравляем с 50-летием …, поздравляем с
избранием … и т.д.);
«предлагаем» - в письмах-предложениях (предлагаем принять участие
…, предлагаем выполнить взятые на себя обязательства … и т.д.);
«представляем»,
«направляем» или
«высылаем»
-в
сопроводительных письмах (представляем на рассмотрение и утверждение
…, высылаем для сведения …, направляем на отзыв … и т.д.);
«приглашаем»
- в письмах-приглашениях (приглашаем
на
торжественное заседание, посвященное …, приглашаем принять участие
в... и т.д.);
«просим» - в письмах-просьбах и запросах (просим провести
переговоры …, просим предоставить информацию …, просим организовать
встречу … и т.д.);
«сообщаем» - в информационных письмах (сообщаем,
что
…,
сообщаем выводы комиссии по проверке … т.д.).
Заключение, содержащее отрицательный вывод, формулируется как
отказ от сделанного предложения или просьбы: «не располагаем ...», «не
нуждаемся ...», «не считаем целесообразным ...», «не можем обеспечить ...»,
«не имеем возможности...» и т.д.
Предупреждение.
Предупреждение содержит угрозу применения каких-либо санкций в
отношении адресата, если им не будут выполнены перечисленные в письме
условия.
Предупреждение - обязательный элемент таких писем, в которых речь
идет о невыполнении организацией-адресатом взятых на себя обязательств
или возложенных на нее функций. Эта часть письма, как правило, начинается
языковыми формулами:
«в противном случае ...», «в случае невыполнения ...», «в случае
отказа...» и В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции.
Например: В случае невыполнения Вами договорных обязательств дело
будет передано в Арбитражный суд.
Заключительные этикетные формулы.
Обычно деловое письмо завершается устойчивыми в языковом
отношении фразами (формулами вежливости), выражающими надежду на
дальнейшее сотрудничество, развитие отношений или сожаление в случае
ограниченных возможностей адресанта или адресата, например:
Надеемся на дальнейшее сотрудничество. Выражаю свою
признательность за оказанное содействие …
Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное
участие в решении задач
Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись»,
печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование
должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того,
как должность прописана в учредительных или нормативно-правовых
документах организации. В том случае если письмо будет оформлено на
бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование
должности не указывается.
К заключительным этикетным фразам относится и фраза «С
уважением», которая печатается под текстом и отделяется от названия
должности запятой, например: С уважением, Генеральный директор Личная
подпись О.Н. Крылов
Заключительная фраза «С уважением,» используется только в том
случае, если деловое письмо начинается с обращения «Уважаемый ...!».
Указанные обращение и заключительная фраза составляют так
называемую этикетную рамку. Впрочем, не следует подчеркивать
обязательность этикетной рамки. В некоторых случаях наличие в письме
двойного выражения уважительного отношения (в начале и в конце письма)
может вызвать обратную реакцию.
Формулируя заключительные фразы, следует помнить, что этикет
подчинен определенной системе ценностей и социальных приоритетов. В
сложившейся у нас системе официальных отношений негативно
воспринимаются демонстрация преувеличенного внимания, подобострастия.
уничижения, фамильярности и другие подобные отношения, поэтому
нежелательно включать в заключительные этикетные фразы разговорные
слова и выражения, слова и выражения, имеющие экспрессивную окраску: