Как построить эффективные коммуникации с

г. Москва, Торгово-промышленная палата Российской Федерации
Доклад в рамках круглого стола: «Перспективы развития профессии
помощник руководителя в рамках формирования Национальной системы
профессиональных квалификаций РФ».
Тема доклада: «Как построить эффективные коммуникации с руководителем или
личная эффективность. Новые подходы к организации работы помощников
руководителей».
Автор доклада: Лизуро Тамара Сергеевна, начальник службы административной
поддержки Закрытого Акционерного Общества Строительно-Коммерческий Банк
Как построить эффективные коммуникации с руководителем или личная эффективность. Новые подходы к
организации работы помощников руководителей.
Лизуро Тамара
- Проблема отсутствия образовательных
программ для квалификации «помощник
руководителя»
- Поиск учителей, наставников при входе в
профессию. «Обрастание» контактами.
- Особенности личности персонального
ассистента. Качества и критерии, на которые
необходимо обращать внимание при приеме на
работу персонального ассистента.
«Если ты не можешь быть
сосной на вершине холма,
будь деревцем в долине,
но только будь cамым лучшим
деревцем,
будь кустиком, если ты не
можешь быть деревом.
Если ты не можешь
быть кустиком, будь травой
И сделай дорогу счастливее»
Дуглас Мэллок
Как построить эффективные коммуникации с руководителем или личная эффективность. Новые подходы к
организации работы помощников руководителей.
Лизуро Тамара
«Я лучше нанял бы человека с
энтузиазмом, чем человека,
который все знает»
Понятие объективных критериев личной
эффективности персонального ассистента:
Джон Дэвисон Рокфеллер
1. Профессиональные качества персонального
ассистента в тандеме.
2. Личностные качества персонального
ассистента в тандеме.
Как построить эффективные коммуникации с руководителем или личная эффективность. Новые подходы к
организации работы помощников руководителей.
Лизуро Тамара
Профессиональные качества персонального ассистента:
Качество
Знание иностранного языка
Знание основных компьютерных программ
Знание основ этикета
Навыки организации деловых поездок и мероприятий
Навыки управления персоналом
Навыки реферирования и работы с информацией
Навыки планирования рабочего дня руководителя
Машинопись
Навыки самостоятельного поиска информации
«Не говори, что работаешь.
Покажи, что ты заработал»
Томас Роберт Дьюар
«Правильное решение, принятое
с опозданием, является
ошибкой»
Ли Якокка
« Всему есть цена, и не малая: ее
платит тот, кто просит, —
поэтому все необходимое
удобнее покупать, чем
клянчить»
Луций Апулей
Как построить эффективные коммуникации с руководителем или личная эффективность. Новые подходы к
организации работы помощников руководителей.
Лизуро Тамара
Личностные качества персонального ассистента:
Качество
Ориентированность на работу с людьми
Проверочный вопрос
Почему вам нравится ваша работа?
Коммуникабельность
Во время интервью необходимо наблюдать за стилем
общения
Представьте себе ситуацию: вам приходится
общаться с человеком, который вам не очень
приятен. Как вы поступите?
Руководитель дает вам задание, цель которого вы не
понимаете. Ваши действия?
В продолжение ответа задать дополнительный
вопрос: а если вы не согласны с этой целью?
Попросить кандидата описать задачи, которые ему
приходилось решать.
Готовность подстраиваться (учитывать мнение
и особенности поведения окружающих)
Управляемость
Умение работать в условиях, когда
одновременно приходится решать несколько
задач различного уровня сложности и важности.
Умение расставлять приоритеты.
Смешанная референция, тяготеющая к внешней
– большая ориентированность на внешнее
мнение
Понимание значимости мнения руководителя
Высокий уровень детальности
Умение быстро ориентироваться в ситуации
Стрессоустойчивость
Способность к рутинной работе
«Есть только один способ
проделать большую работу –
полюбить ее. Если вы к этому не
пришли, подождите. Не
бросайтесь за дело. Как и со
всем другим, подсказать
интересное дело вам поможет
собственное сердце»
Стив Джобс
Вы хороший сотрудник? Почему вы так думаете?
Попросить описать организацию какого-либо
мероприятия.
Общая оценка психологических особенностей
кандидата.
Как построить эффективные коммуникации с руководителем или личная эффективность. Новые подходы к
организации работы помощников руководителей.
Лизуро Тамара
Качества и навыки персонального ассистента, которые мало поддаются
объективной оценки, но наиболее важны при построении эффективной
работы с руководителем:
« Скажи мне так, чтоб я тебя
увидел»
• Первое — искренность перед самим собой.
Аристотель
• Искренность в общении с коллегами, партнерами. Просто
нормально поговорить с человеком — уже половина дела —
поговорить, послушать.
• Профессионализм. Персональный ассистент постоянно бдителен,
он внимательно следит за потоком мыслей своего руководителя,
отслеживает провалы, разрывы, сбои в логике и задает вопросы о
том, что в этих «дырах».
« Трудности похожи на собак:
они кусают лишь тех, кто к ним
не привык… »
Антисфен
Как построить эффективные коммуникации с руководителем или личная эффективность. Новые подходы к
организации работы помощников руководителей.
Лизуро Тамара
Выводы. При построении эффективной работы с руководителем следует
обращать внимание на то, что:
• чаще всего показатели результативности помощника руководителя
связаны с его основными обязанностями. Все остальное существенно различается в разных организациях. В зависимости
от компании и ее специфики функции ассистента могут меняться.
Однако главным показателем результативности всегда остается
удовлетворенность руководителя работой помощника
руководителя, ведь это его тыл, а он, как известно, должен быть
надежным.
« Скажи мне так, чтоб я тебя
увидел»
Аристотель
« Трудности похожи на собак:
они кусают лишь тех, кто к ним
не привык… »
Антисфен
Как построить эффективные коммуникации с руководителем или личная эффективность. Новые подходы к
организации работы помощников руководителей.
Лизуро Тамара
Выводы. При построении эффективной работы с руководителем следует
обращать внимание на то, что:
• Помощник руководителя должен учиться всю профессиональную
жизнь.
Важно
повышение
квалификации
в
области
делопроизводства, основ бухучета (это часто бывает необходимо
при ведении документации), СЭД, основ государственного
управления в Российской Федерации, важно знать правила
информационно-аналитической работы помощника руководителя,
деловую переписку, этику бизнеса и делового общения, проходить
тренинги эффективных коммуникаций (это одна из важных
составляющих работы помощника руководителя), занятия по
подстройке (общаться приходится с большим количеством людей
самых разных уровней), а также базовый курс психологии
общения.
« Надо запастись либо умом,
чтобы понимать, либо веревкой,
чтобы повеситься»
Антисфен
Как построить эффективные коммуникации с руководителем или личная эффективность. Новые подходы к
организации работы помощников руководителей.
Лизуро Тамара
Выводы. При построении эффективной работы с руководителем следует
обращать внимание на то, что:
• в большинстве случаев одним из ключевых факторов мотивации
персонального ассистента является именно обратная связь и
позитивная оценка со стороны руководителя. Люди, выбирающие
такую профессию, чаще всего обладают внешней референцией, то
есть при самооценке ориентируются на мнение окружающих, в
первую очередь руководителя.
«Хорошее решение –
результат опыта. А опыт –
результат плохих решений»
Уолтер Ристон