Практическое занятие №3 Визуализация технического регламента информационного взаимодействия компании

Практическое занятие №3
Визуализация технического регламента
информационного взаимодействия
компании
Вариант №1
Цель работы:
1 Изучить процедуры информационного взаимодействия компании
на базе информационной модели.
2 Привитие навыков визуализации регламентов информационного
взаимодействия компании с применением приложения Microsoft
PowerPoint 2007.
Вариант №1 Регламент документооборота
Цели создания регламента
взаимодействия и документооборота:
1. Наведение и поддержание порядка в оформлении документов, соблюдение
правильного взаимодействия бизнес-единиц.
2. Избегание конфликтов в коллективе: они просто не возникнут, если заранее
определить ответственных, исполнителей, сроки и зафиксировать их в общем
документе.
3. Определение трудовых функций работников: в регламенте указывается, кто
с кем контактирует по работе, какова доля участия каждого сотрудника в том
или ином процессе.
4. Облегчение вхождения в компанию новичков: регламент помогает понять
структуру бизнес-коммуникаций, указывает, с какими документами и
службами человеку предстоит работать, каковы сроки исполнения заданий.
5. Контроль процессов и исполнительской дисциплины.
6. Облегчение передачи дел от одного сотрудника другому, например, в
ситуации ухода в отпуск или увольнения.
7. Исключение ситуаций, связанных с организацией труда, способных
привести к потерям финансовых, временных и человеческих ресурсов.
Структура документа
С регламентом удобнее всего работать, когда он выполнен в виде
таблицы (см. таблицу). Обратим внимание на некоторые ее
столбцы:
• «№ формы» - могут быть указаны как стандартные, так и
принятые в компании формы документов;
• «Исполнитель» - сотрудник, который выполняет действие или
готовит и сопровождает документ;
• «Дата/время» - точный срок подготовки документа;
• «Ответственный» - сотрудник, контролирующий подготовку
документа, ответственный за полноту и точность представленных в
нем сведений, а также за соблюдение сроков (обычно исполнитель
или его руководитель).
Важно согласовать созданный документ со всеми работниками.
Желательно сделать массовую рассылку нового регламента по
внутренней интернет-сети с призывом вносить предложения и
замечания (должен быть указан срок рассмотрения присланных
комментариев). Если электронная рассылка невозможна либо не
все сотрудники имеют доступ к компьютеру - нужно обеспечить
каждое структурное подразделение бумажным экземпляром
документа. После всех согласований можно издавать приказ об
утверждении Регламента и его обязательном исполнении всеми
работниками.
Чтобы регламент работал, нужно время от времени оценивать его
исполнение и своевременно вносить изменения и дополнения.
Если в зарплате сотрудников есть переменная часть, можно
сделать одним из критериев ее выплаты исполнение регламента.