Ст. Офиц.-дел. письмо

Колубелова В.А.,
кафедра английского языка
на факультете экономики ГУ-ВШЭ
Официально-деловое письмо
и его преподавание в курсе делового английского языка
Глубокие социально-экономические изменения, произошедшие в нашей стране,
интеграция в мировую экономику, создание совместных предприятий, расширение
экономических связей с иностранными компаниями привели к значительному
увеличению деловых контактов с зарубежными партнерами, существенным элементом
которых является обмен информацией на английском языке, в том числе деловая
переписка. Наиболее распространенным и универсальным средством переписки служит
деловое письмо. Оно является официальным юридическим документом внешнего
делового общения компании и составляет часть ее документальной отчетности. Лицо,
подписавшее письмо, несет юридическую ответственность за его содержание, поэтому
любые
договоренности
(устные,
телефонные,
через
электронные
средства
коммуникации) обязательно подтверждаются официальными письмами.
Зарубежный опыт показывает, что официально-деловое письмо является важной
составляющей делового сотрудничества и умение вести деловую переписку ценится
очень высоко. Оно рассматривается как необходимое условие успеха и процветания
бизнеса. Хорошее владение навыками составления деловых писем способствует
продвижению по службе, при этом соответственно повышаются требования к умению
вести деловую переписку.

Важность этого подтверждает и тот факт, что написание
делового письма является одним из заданий экзамена на сертификат Кембриджского
университета по деловому английскому (Business English Certificate - BEC).
Новые экономические условия требуют от отечественных специалистов,
работающих в целом ряде компаний, владения определенными знаниями, умениями и
навыками, необходимыми для деловых контактов с зарубежными партнерами. Этим
вызван рост потребности в специалистах с углубленной профильно-ориентированной
языковой подготовкой.

Philip C. Kolin. Successful Writing at Work. С. 144, 145, 189.
1
Таким образом, новые условия поставили перед российской высшей школой ряд
специфических задач, касающихся адекватной подготовки специалистов. Во многих
неязыковых вузах изучению иностранных языков, и прежде всего английского, стали
уделять больше внимания. Распространенным стало преподавание курса делового
английского языка, в который часто входит обучение ведению деловой переписки,
поэтому отсутствие таких знаний и навыков у наших специалистов уже считается
существенным пробелом в их профессиональной подготовке. Разумеется, выпускники
вузов,
в
которых
такое
обучение
проводится
основательно,
грамотно,
профессионально, ценятся выше и имеют преимущество при приеме на работу.
С учетом современных требований, одной из основных задач Государственного
университета
–
Высшей
школы
экономики
(ГУ-ВШЭ)
является
подготовка
специалистов, способных работать в совместных и зарубежных компаниях, уровень
подготовки которых отвечал бы мировым стандартам и признавался за рубежом.
Следовательно, опыт преподавания основ делового письма на факультете экономики
ГУ-ВШЭ может представлять определенный интерес.
Практика показывает, что эффективный процесс формирования умений и
навыков делового письма возможен только на продвинутом уровне овладения
английским языком, т.е. у студентов, имеющих достаточный объем знаний грамматики
и лексики. Поэтому это обучение проводится в рамках курса делового английского
языка в течение 2-го курса, в конце которого студенты сдают экзамен, письменной
частью которого является написание официально-делового письма на английском
языке.
Процесс обучения строится исходя из задачи научить студентов основным
принципам составления и оформления официально-деловых писем, особенностям
языка деловой корреспонденции и предъявляемым к ней требованиям. В мировой
практике письменного делового общения накоплен богатый опыт, выработаны
единообразные универсальные общие принципы, нормы и правила («формат»)
составления деловых писем. В настоящее время во многих странах широко
применяется для ведения деловой переписки формат Block Style, его нормы и правила
преподаются студентам ГУ-ВШЭ. В процессе обучения рассматриваются наиболее
распространенные типы деловых писем: запросы, ответы на запросы, заказы,
рекламации и ответы на них. Обучение происходит следующим образом: студентам
даются основные положения и требования формата Block Style к деловым письмам,

1. Philip C. Kolin. Successful Writing at Work. C. 144-160.
2. A. Littlejohn. Company to Company. С.4. Это учебное пособие рекомендовано студентам ГУ-ВШЭ в
качестве основного для изучения деловой переписки.
2
параллельно идет практическое освоение ими приемов написания, выработка и
закрепление с помощью различных заданий и упражнений полученных знаний, умений
и навыков. В учебном процессе можно выделить четыре основных этапа.
1) Знакомство с образцами реальных деловых писем различных типов формата
Block Style, их детальное изучение, анализ общих элементов и различий.
На этом этапе, в процессе знакомства с реальными письмами, студентам важно
усвоить, что в практике деловой переписки сложились определенные общепринятые
универсальные нормы оформления и структурирования (составления) делового письма,
которые фактически являются общеобязательными, так как отклонение от них может
не только затруднить работу с письмом или лишить его юридической и практической
значимости, но может повлечь и более ощутимые неприятные последствия.
Соблюдение общепринятых норм и правил составления и оформления деловых писем
облегчает и ускоряет процесс их написания и обработки, а главное – обеспечивает
выполнение ими своего основного назначения. При написании делового письма
следует учитывать, что отношение адресата к полученному письму, а значит и к
адресанту, начинает складываться уже по его внешнему виду, оформлению.
Согласно формату Block Style официально-деловое письмо должно быть написано
на специальном бланке компании, должно иметь комплекс реквизитов и обязательных
элементов: название и тип компании, ее адрес, телефон, факс, E-mail, логотип,
регистрационный номер, имена руководителей, дату, адрес адресата, обращениеприветствие, подпись со стандартной вежливой фразой ее предваряющей. При этом
расположение всех этих атрибутов на бланке письма также регламентируется.
Процесс закрепления знаний и контроль усвоения строится в форме перечисления
студентами элементов конкретного письма, ответов на вопросы преподавателя (или
студентов друг другу)
о наличии
или отсутствии
различных
элементов
в
рассматриваемом письме, их назначении и значении. При этом могут выполняться
следующие задания и упражнения:
а) исправить в образцах писем ошибки в написании различных реквизитов и
обязательных атрибутов;
б) оформить бланк конкретного делового письма, обращая внимание на
правильное написание и расположение всех обязательных элементов.
Результатом этого этапа является умение студентов дать краткое заключение по
конкретному деловому письму (к какому типу относится, насколько соответствует
формату Block Style и т. п.), ответить на вопросы об элементах письма, правильно
оформить бланк конкретного письма.
3
2) Освоение принципов структурного построения и написания деловых писем
различных типов с применением норм и правил формата Block Style, использованием
стереотипной лексики (клише).
При изучении деловых писем различных типов внимание студентов обращается
на то, что все они строятся по единой схеме: введение, главная часть, заключение. Они
усваивают, что согласно требованиям формата Block Style, реализуя ее, необходимо
всегда придерживаться определенных общих принципов и правил:
а) во введении дать ссылку на контакт с адресатом, указать цель письма,
обосновать ее важность, подчеркнуть ценность для адресанта деловых отношений с
адресатом;
б) в главной части в первую очередь изложить суть дела и свое отношение к нему,
а затем, если это необходимо, представить более детальную информацию по
обсуждаемому вопросу;
в) в заключении следует подвести итог (подчеркнуть сделанное для адресата,
указать, каких действий или решений от него ожидают, что, по мнению адресанта,
должно быть предпринято обеими сторонами и т. п.) и стимулировать продолжение
переписки (сообщить, например, когда и как он планирует связаться с адресатом в
следующий раз, или высказать надежду получить ответ в ближайшем будущем и т.д.).
С учетом универсальности этой схемы, студентам необходимо знать набор
стереотипных английских фраз-клише, которыми можно начать деловое письмо
(например, “We are writing in connection with …” или “We thank you for your letter
of…”), закончить его (например, “Looking forward to hearing from you. Please do not
hesitate to contact us if you need any further information”.), а также применять в тексте
письма в стандартных ситуациях. Например, сообщить хорошие/плохие новости (“I am
pleased to advise you that/I regret to inform you that…”), объяснить причины (“This is due
to…”; “This is as a result of…”), извиниться (“We must apologize for …”; “We are
extremely sorry for…”; “Please accept our apologies once again…”; “We hope that this has
not caused you any inconvenience”.), запросить информацию (“We would appreciate it if
you could give us some further details about…”), высказать претензии (“We are writing to
complain about…”), предупредить о последствиях (“Unless we hear from you, we will take
lеgal action.”) и т.д.
Разъясняя студентам особенности языка деловых писем на английском, следует
подробно остановиться на таких важных его характеристиках, как официальность,
стереотипность и точность. В деловом письме они реализуются посредством жесткой
композиционной структуры, использования недлинных
4
легких для восприятия
предложений, точных формулировок, исключающих разное толкование, союзов,
показывающих причинно-следственные отношения, нейтральной лексики, слов в
прямом значении, общепринятых клише и т.д. Не следует употреблять идиомы,
фразовые глаголы, экспрессивные речевые средства и т.п.
Говоря о языке деловой переписки следует также отметить, что в письмах
неанглоязычных адресантов может проявляться нежелательное влияние родного языка
(например, характерные для русского языка длинные сложные предложения, написание
с прописной буквы обращений «Вы», «Вам», «Ваш», как это принято в русскоязычной
деловой переписке, структура дат при написании их цифрами: месяц, число, год – у
американцев; число, месяц, год – у европейцев и т.п.). Могут также сказываться
особенности культуры, различия
в системе мер, денежных единиц, другие
национальные особенности. Умение учитывать эти факторы помогает избежать их
негативного влияния при составлении деловых писем, способствует лучшему
пониманию писем деловых партнеров.
В идеале деловое письмо должно быть лаконичным, ясным и однозначным. Его
информационное сообщение должно удовлетворять требованию достаточности, целям
письма и характеру деловых отношений, быть уважительным к компании и стране
адресата независимо от их места и положения в мировой экономике.
Выработка и закрепление умений и навыков на 2-ом этапе достигается
следующими заданиями и упражнениями:
а) заполнить пропуски в деловом письме стереотипными фразами (из
прилагаемого перечня; без него);
б) заполнить пропуск в деловом письме фрагментом (из прилагаемого перечня;
без него);
в) указать ошибки в структуре делового письма, исходя из требований формата
Block Style;
г) написать деловое письмо определенного типа по заданному подробному плану
(используя прилагаемый набор стереотипных фраз; без него);
д) из фрагментов писем различных типов, расположенных в произвольной
последовательности, составить заданное количество писем;
е) составить подробный план делового письма определенного типа с набором
стереотипных фраз к нему.
Результатом обучения на этом этапе является уверенное и правильное выполнение
студентами предлагаемых заданий и упражнений.
5
3) Самостоятельное написание официально-деловых писем различных типов в
формате Block Style.
Студенту задается ситуативный вариант письма (задание содержит всю
информацию, необходимую для написания письма; задание содержит требуемый тип
письма и основные отправные данные) и он самостоятельно пишет деловое письмо
(или ответ на имеющееся письмо), применяя полученные в процессе обучения знания,
умения и навыки.
Результатом
обучения
на
этом
этапе
является
формирование
навыков
самостоятельного написания делового письма.
4) Написание официально-деловых писем с использованием учебно-игровых форм
деятельности (ролевых игр).
На этом этапе два студента (или две группы студентов) выступают от имени
вымышленных компаний и пишут друг другу деловые письма различных типов, ответы
на них применительно к заданной ситуации. Может имитироваться переписка между
компаниями как по заданной преподавателем ситуации, так и по ситуации, выбранной
студентами. Переписка может содержать различные типы деловых писем (например,
запрос, ответ на запрос, заказ, рекламация, ответ на рекламацию). Целесообразно
написание писем давать в качестве домашнего задания, а на занятиях проводить разбор
и оценку составленных писем, отмечать и устранять ошибки и недостатки. Разбор
переписки может проводиться на нескольких занятиях. Составление деловых писем в
ситуациях, приближенных к реальным, анализ и оценка «получаемых» писем в этих
ситуациях стимулируют студентов применять полученные знания, умения и навыки,
способствуют их лучшему закреплению.
Результатом этого этапа является закрепление навыков деловой переписки,
готовность студентов к написанию делового письма на госэкзамене по английскому
языку.
На всех
этапах преподавания делового письма особое внимание уделяется
переводу, формированию у студентов умений и навыков грамотного и адекватного
перевода всех элементов делового письма с английского языка на русский и с русского
на английский. При этом важное значение имеет усвоение студентами соответствия
английских и русских клише, специальных терминов, особенностей употребления,
различия синтаксических конструкций.
Повышенное внимание к вопросам перевода обусловлено тем, что он помогает
понять структурные и стилистические различия в написании деловых писем на
английском и русском языках, избежать ошибок, связанных с влиянием родного языка
6
и культуры (о чем говорилось выше), лучше усвоить изучаемый материал, в частности,
языковые особенности английской деловой корреспонденции. Таким образом,
студенты осознают важность перевода для реальной работы с деловыми письмами.
В заключение следует сказать, что опыт преподавания на факультете экономики
ГУ-ВШЭ основ составления официально-делового письма на английском языке
убедительно показывает востребованность, полезность и необходимость такого
обучения. Безусловно, можно и нужно искать пути и методы совершенствования
учебного процесса (это может быть поиск новых форм подачи материала, увеличение
количества часов преподавания, выделение делового письма в отдельный предмет и т.
п.). Тем не менее можно констатировать, что и сейчас изучение основ делового письма
дает положительные результаты. Многие студенты ГУ-ВШЭ, успешно сдавшие
экзамен по английскому языку на 2-ом курсе, впоследствии успешно сдают экзамен на
сертификат
Кембриджского
университета
по
деловому
английскому
(BEC).
Следовательно, преподавание основ делового письма, и тем более повышение уровня
этого преподавания, способствует выполнению стоящих перед ГУ-ВШЭ задач.
7
Библиография
1) Э. М. Басс. Научная и деловая корреспонденция на английском языке. М.,
1991.
2) С. А. Дубинко, А. И. Пихлак. Деловая корреспонденция на английском языке.
Минск, 1989.
3) С. А. Шевелева, М. В. Скворцова. Деловая переписка на английском языке.
1000 фраз. М., 1995.
4) В. П. Веселов. Аксиомы делового письма: культура делового общения. М.,
1993.
5) Н. А. Самуэльян. Настольная книга секретаря-референта. М., 1998.
6) S. Stevens. Business in English: a guide to English commercial practice and
correspondence. London, 1961.
7) B. N. Holder. Aspects of business writing. Dubuque, 1984.
8) A. Littlejohn. Company to company – A new approach to business correspondence
in English. Cambridge University Press, 1992.
9) F. W. King, D. Ann Cree. English Business Letters (Commercial Correspondence
for Foreign Students). Longman Group Limited, 1991.
10) Philip C. Kolin. Successful Writing at Work. Boston, New York. Houghton Miffin
Company. 2001.
8