Архивный фонд - Агентство по делам архивов Пермского края

Программный комплекс
«Архивный фонд»(5-я версия):
из опыта внедрения в практику
работы архивных учреждений
Ярославской области
Пренглаева Ирина Ивановна
консультант управления
по делам архивов
Правительства Ярославской области
Задачи презентации:

Поделиться опытом внедрения в практику
работы архивных учреждений Ярославской
области программного комплекса «Архивный
фонд»(5 версия)

Определить перспективы использования и круг
проблем, возникающих при эксплуатации
программного комплекса «Архивный фонд»(5
версия)
Основные цели внедрения
 Автоматизация государственного учета документов
Архивного фонда Российской Федерации
 Формирование и ведение автоматизированного
научно-справочного аппарата (НСА) архивов
 Поиск информации
 Создание информационных архивных ресурсов –
перевод в электронную форму и представление в
электронной среде (в том числе Интернет) НСА
архивов
Структура Архивной службы Ярославской
области
Управление по делам архивов Правительства области
20
муниципальных
архивов
ГКУ ЯО «Государственный архив
Ярославской области» и пять
филиалов
740 организаций источников
комплектования
Распределение документов
архивного фонда на
территории Ярославской
области
ГКУ ЯО "Государственный архив
Ярославской области"
муниципальные архивы Ярославской
области
14%
86%
В государственных и муниципальных архивах Ярославской области хранится более 4,4
миллиона единиц хранения архивных документов за период XVIII –XXI вв.
По объему хранящихся документов:
 2 место в Центральном Федеральном Округе
Этапы внедрения
ПК «Архивный фонд»
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
(5-я версия)
Обследование
имеющегося
в
государственных
и
муниципальных архивах субъекта РФ программно-технического
и кадрового обеспечения для внедрения программного
комплекса
Обеспечение рабочих мест в государственных и муниципальных
архивах
субъекта
РФ
необходимыми
прикладными
программами, компьютерным и сетевым оборудованием
Инсталляция ПК «Архивный фонд» на рабочие места
сотрудников архивов
Подготовка баз данных 3-й, 4-й версий и конвертация данных
в ПК «Архивный фонд» 5-й версии
Обучение персонала
Проверка и корректировка загруженной информации в
«Архивный фонд» (5-й версии)
Ведение ПК «Архивный фонд» (5-я версия).
Преимущества ПК «Архивный фонд» 5-я версия
 ПК «Архивный фонд» (версия 5) вместил в себя все
обновления и доработки предыдущих версий,
полученные в ходе замечаний и предложений
архивных учреждений Российской Федерации
 Поиск объектов учета (фондов, описей, единиц учета
и хранения, документов) по различным реквизитам
 Использование
стандартного
веб-браузера,
входящего в состав операционной системы, позволяет
обходиться без установки специальной клиентской
программы. Это позволяет предельно упростить
создание и модернизацию автоматизированных
рабочих мест
 Упрощенное резервное копирование базы данных
архива
Перспективы использования
ПК «Архивный фонд»
 Источник данных для системы «Центральный фондовый каталог»,
«…которая рассматривается как информационная модель Архивного
фонда Российской Федерации…»
(из доклада Руководителя Федерального архивного агентства А.Н. Артизова
«О стратегических подходах к размещению архивной информации в сети Интернет»
на заседании Совета по архивному делу 8 октября 2014 г., г.Санкт- Петербург)
 Источник информации о документах для каталогов фондов on-line
 Источник данных для системы «виртуальный» читальный зал
 Использование в ведомственных архивах и, как следствие, импорт
документов
из
ведомственных
систем
электронного
документооборота (СЭД)
Каталог фондов on-line Ярославской области
Ярославской области
По состоянию на 01.01.2014 года в базе данных представлено
22 215 фондов, 25 185 описей и 343375 единиц хранения.
Электронный читальный зал
ГКУ ЯО«Государственный архив Ярославской
области»
Спасибо
за внимание!
консультант управления по делам архивов
Правительства Ярославской области И.И. Пренглаева
Тел. 8(4852) 400-972
prenglaevaii@region.adm.yar.ru