Материалы к лекциям

Компьютерные технологии
управления проектами
Светлов Николай Михайлович
ведущий научный сотрудник лаборатории механизмов
финансово-промышленной интеграции Центрального
экономико-математического института РАН, д.э.н., профессор
E-mail: svetlov-nm@ranepa.ru
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
1
Компьютерные технологии в
управлении проектами
• Цель курса – овладеть теоретическими
основами компьютерных технологий в
управлении проектами и приобрести
базовые практические навыки
использования программного обеспечения
управления проектами, достаточные для
дальнейшего самостоятельного овладения
им.
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
2
Изучаемые теоретические вопросы
1.
2.
3.
4.
Сущность управления проектами
Основы технологии PERT
Модель проекта
Представление модели проекта в
программе Microsoft Project
5. Разработка плана выполнения проекта
6. Мониторинг проекта и корректировка
плана
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
3
Сущность управления проектами
• Управление проектами – вид управленческой
деятельности, состоящий в организационном
обеспечении выполнения проектов при условии
соблюдения заданных смет и сроков.
• Цель управления проектами – рациональное
распределение имеющихся ресурсов для
выполнения всех работ, предусмотренных
проектом, в заданные сроки и без
сверхнормативных затрат.
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
4
Сущность управления проектами
• Проект (с точки зрения управления проектом) –
последовательность работ, реализующая
заданную цель в установленные сроки и в рамках
заданной сметы.
• Сетевой план – документ, устанавливающий
время проведения всех работ, необходимых для
завершения проекта.
• Финансовый план проекта – документ,
устанавливающий сроки поступления финансовых
ресурсов и финансирования затрат,
предусмотренных сметой проекта.
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
5
Сущность управления проектами
• Согласованный план – сетевой план,
принимаемый за основу для заключения
договоров подряда на выполнение работ, аренды
ресурсов и контрактов с исполнителями
• Оперативный план проекта – сетевой план,
учитывающий фактические обстоятельства
реализации проекта, основанный на данных
мониторинга выполнения проекта и содержащий
расписание работ от текущего момента до
завершения инвестиционной фазы
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
6
Сущность управления проектами
• Работа — технологическая операция или мероприятие,
характеризующиеся затратами времени на выполнение,
потребностью в ресурсах и условиями, при которых они
могут выполняться независимо от других работ.
• Ресурсы — работники, специалисты, машины и
оборудование, материалы и другие условия,
необходимые для выполнения работ и подконтрольные
менеджеру проекта. Ресурсы бывают:
– складируемые;
– нескладируемые
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
7
Фазы управления проектом
Планирование
Мониторинг
Анализ
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
8
Критерии качества управления
проектами
•
•
•
•
•
•
•
•
чистая текущая стоимость проекта;
срок сдачи проекта в эксплуатацию;
затраты на реализацию проекта;
своевременность финансирования и поставок;
равномерность загрузки ресурсов;
соблюдение запланированных сроков выполнения работ;
отношения в трудовом коллективе,
взаимоотношения с подрядчиками, инвесторами и
другими партнёрами.
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
9
Факторы, учитываемые
менеджером проекта
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Последовательность работ, обусловленная технологией
Обеспеченность работ материальными и трудовыми ресурсами
Возможность привлечения дополнительных ресурсов
Режим работы специалистов, возможность сверхурочной работы и
сопряжённые с ней затраты
Своевременность финансирования
Риски и неопределённости
Потери, сопряжённые с отставанием реализации проекта от графика
Человеческий фактор
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
10
Развитие технологий управления
проектами
Простые проекты:
один менеджер
Метод критического пути
(critical path method,
CPM)
Иерархически
организованные проекты:
коллектив менеджеров
Большие проекты со
сложными сетевыми
зависимостями:
компьютерные технологии
Согласованное
выполнение множества
проектов
Оптимальный сетевой
план, который очень
трудно выполнить
Метод PERT (project evaluation
and review technique, методика
оценки и уточнения проекта)
Ежедневное и даже
ежечасное уточнение
плана действий
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
11
Поиск критического пути
4
9
4
24
5
6
6
0
10
2
4
4
4
3
3
10
4
1
6
4
2
14
5
9
17
7
9
33
4
3
6 8
3
21
7
11
2
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
12
Модель проекта
и её компьютерное представление
9
4
5
1. Таблица работ
2. Таблица ресурсов
3. Распределительная
таблица
4. Календари
5. Общая информация
по проекту
2
4
6
4
4
3
6 8
3
7
6
2
ID
1
2
3
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
5
1
9
4
3
2
4
7
Task Name
31 Oct '05
Work
Details
S
Work
Мелиор ативные работы
############
Решение вопросов землеу стройства
94hrs Work
S
M
T
W
T
F
S
Руководитель
47hrs Work
1
2
3
4
5
Командировочные
47hrs Work
6
7
8
9 10 11 12
Work системы
Проведение
тр
убопр
овода
1
779hrs
от
дренажной
13 14 15 16 17 18 19
20 21 22 23 24 25 26
27 28 29 30 31
13
S
Источники данных о работах
• Последовательность работ
– техническая документация по проекту
(технологические карты и т.п.)
– внутрифирменные регламенты
– опыт специалистов
– ранее разработанные модели проектов,
содержащие аналогичные последовательности
работ
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
14
Источники данных о работах
• Продолжительность работ
– опыт предшествующих проектов
– технологические карты
– справочники
– нормирование
– оценка экспертов
В продолжительность работ следует закладывать
резерв!
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
15
Источники данных о ресурсах
• Потребность в ресурсах для выполнения работ
– данные о производительности ресурсов:
• техническая документация на ресурсы
• справочники
• нормирование
– опыт предшествующих проектов
– технологические карты
– оценка экспертов
В потребность в ресурсах не следует закладывать
резерв!
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
16
Формы представления данных
в программе Microsoft Project
2
4
5
6
9
10
11
12
27
28
7
3. График PERT
(Network Diagram)
29
30
15
16
22
23
24
25
17
19
20
31
32
1. График Ганта (Gantt Chart)
Monday
Tuesday
29
Wednesday
30
33
Thursday
31
34
Friday
01
35
36
Saturday
02
Sunday
03
04
Решение в опросов землеу стройств а, 1wk
Осв обождение площадки, 2wks
Осв обождение помещения, 5wks
Соору жение технического в одозабора, 2wks
4. Календарь (Calendar)
05
06
07
08
Решение в опросов землеу стройств а, 1wk
09
10
11
Осв обождение площадки, 1wk
2. Таблица ресурсов (Resource Sheet)
Осв обождение площадки, 2wks
Осв обождение помещения, 5wks
Соору жение технического в одозабора, 2wks
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
12
13
Осв обождение площадки, 1wk
17
14
15
Прокладка траншеи, 2day s
16
17
Укладка тру б, 1wk
18
Таблица работ
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
порядковый номер работы (ID)
наименование работы (Task Name)
продолжительность (Duration)
список предшествующих работ
(Predecessors)
список ресурсов, назначенных на
данную работу (Resource Names)
дата и время начала и завершения
(Start, Finish)
ограничения на срок выполнения
процент завершённости (% Comp.)
примечания
………
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
18
Единицы измерения времени
480мин – 480 рабочих
минут
8ч – 8 рабочих часов
1д – 1 рабочий день
0,2н – 0,2 рабочих
недели
0,04мес – 0,04 рабочих
месяца
• 1440амин – 1440
астрономических минут
• 24ач – 24
астрономических часа
• 1ад – 1 сутки
• 0,143ан – 0,143 от 7
суток
• 0,033амес – 0,033 от 30
суток
Указание продолжительности в единицах рабочего или астрономического
времени определяет выбор алгоритма, по которому определяется время
начала и завершения работы
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
19
Виды связей между работами
• FS (по умолчанию): начало одной работы обусловлено
завершением другой
• SF: завершение одной работы обусловлено началом другой
• SS: начало одной работы обусловлено началом другой
• FF: завершение одной работы обусловлено завершением другой
ID
5
6
7
8
9
10
11
12
Predecessors
3
3;4
3SF
4FF
5SS
3FS+5h
9FS-3d
5SS+5ed
13 3SS;5SF-1w
Комментарий
Работа 5 начинается по завершении работы 3
Работа 6 начинается по завершении работ 3 и 4
Работа 7 может завершиться лишь после того, как началась работа 3
Работа 8 может завершиться лишь после завершения работы 4
Работа 9 может начаться после того, как начнётся работа 5
Работа 10 может начаться спустя 10 или более часов после завершения работы 3
Работа 11 может начаться за три рабочих дня до завершения работы 9 или позже
Работа 12 может начаться спустя 5 суток после начала работы 5 или позже
Работа 13 может начаться не раньше начала работы 3 и должна завершиться не ранее чем за 1
рабочую неделю перед началом работы 5
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
20
Составные работы
(группы работ)
• Предназначены для:
– удобной логической
организации данных о
работах
– абстрагирования от
частностей
– назначения ресурсов на
совокупность работ,
продолжительность которой
зависит от координации с
другими работами
• Создаются
посредством псевдокнопок
панели инструментов
Составные
работы
Продолжительность
составных
работ
не вводится!
•
По возможности следует группировать
работы так, чтобы связей между работами,
относящимися к разным составным
работам, было как можно меньше
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
21
Таблица ресурсов
•
•
•
•
•
порядковый номер ресурса (ID)
наименование ресурса (Resource Name)
тип ресурса (складируемый,
нескладируемый) (Type);
способ начисления затрат (Accrue At);
только для складируемых ресурсов:
– единица измерения (Material Label)
– цена за единицу (Std.Rate)
•
только для нескладируемых ресурсов:
– наименование календаря, назначенного
ресурсу (Base Calendar)
– повременная плата за использование
ресурса (Std.Rate)
– плата за привлечение ресурса к данной
работе (не зависящая от времени)
(Cost/Use)
•
………
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
22
Распределительная таблица
• количество единиц каждого ресурса,
назначенного на каждую работу
• количество ресурсо-часов
использования ресурсов на каждой
работе
• объём сверхурочного использования
ресурсов на каждой работе
• затраты в связи с использованием
ресурсов на каждой работе
• ………
ID
Task Name
31 Oct '05
1
2
Work
Мелиоративные работы ############
Решение вопросов землеу стройства
94hrs Work
Руководитель
47hrs Work
Командировочные
47hrs Work
Work с
Проведение трубопровода
1 779hrs
от дренажной
Освобождение площадки329hrs Work
Рабочие
282hrs Work
Автомобиль
47hrs Work
Прокладка траншеи
128hrs Work
Рабочие
96hrs Work
Автомобиль
16hrs Work
3
4
5
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
Work
23
Details
Планирование:
нештатные ситуации
Если развязать дефицит ресурсов не удаётся, то мешают:
• ограничения на сроки выполнения работ;
• календари работ и ресурсов, отличающиеся от базового;
• контрольные сроки выполнения (если столбец Крайний срок таблицы
работ не пуст);
• изменения в графике затрат ресурсо-часов на некоторые работы,
внесённые вручную;
• количество ресурсов, назначенных на некоторые работы, слишком
велико.
Если ни одна из этих причин не действует, иногда помогает
согласование только для тех работ, которым не хватает ресурсов
Процесс планирования завершается сохранением согласованного
(базового) плана
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
24
Мониторинг
•
•
Цель мониторинга –
– обеспечить наличие оперативного плана на любой момент времени
выполнения проекта с учётом реального хода его выполнения
Задачи мониторинга –
– найти способы устранения допущенного отставания и выхода на
–
согласованный график выполнения проекта
если это невозможно:
•
•
•
доказать необходимость перезаключения договоров по поводу ресурсов;
доказать необходимость изменения плана финансирования (со всеми
вытекающими организационными последствиями и потерями);
Предложить обновлённый вариант сетевого плана и плана финансирования,
сводящий потери к минимуму
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
25
Мониторинг
• Предпосылки мониторинга
– Сохранённый согласованный (базовый) план
– Систематический ввод данных о ходе фактической реализации
проекта работ в столбцы таблицы работ, имена которых начинаются
со слова Фактические.
• В процессе ввода данных мониторинга проекта:
– согласованный вариант плана, хранящийся в столбцах таблицы работ,
имена которых начинаются со слова Базовые, не меняется;
– оперативный план, отражённый в столбцах Начало, Завершение,
Длительность etc., автоматически уточняется (без согласования
ресурсов) применительно к ситуации, отражённой данными
столбцов Фактические
• Автоматический и ручной ввод данных
– Можно сочетать
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
26
Мониторинг:
нештатные ситуации
• Непредумышленный ввод данных
мониторинга (в т.ч. процента
завершённости работ) может стать:
– препятствием согласованию использования
ресурсов;
– причиной неожиданного поведения модели
проекта при составлении оперативного плана.
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
27
Риски
Не поддающиеся
управлению
на фазе реализации
проекта
Поддающиеся
управлению на фазе
реализации
проекта
Технологические
Финансовые
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
Кадровые
28
Технологические риски:
методы снижения
• Риск не завершить работу в течение
установленного времени
– увеличение установленного времени выполнения
работы
• Риск выхода из строя ресурса
– определение источников привлечения заменяющих
ресурсов
– составление сетевого плана, не слишком
чувствительного к выходу из строя наиболее
труднозаменимых ресурсов
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
29
Технологические риски:
методы снижения
• Риск выполнения работы с ненадлежащим
качеством
– мониторинг качества
– управление качеством
– страхование потерь из-за повторного выполнения
работ, выполненных с ненадлежащим качеством
– составление плана, мало зависящего от работ, риски
качества для которых самые высокие
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
30
Финансовые риски:
методы снижения
• Риск обесценивания активов
– диверсификация активов
– страхование активов
• Риск потери инвестора
– страхование проекта
– диверсификация инвесторов
• Риск возникновения финансовых трудностей у
инвестора
– то же
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
31
Финансовые риски:
методы снижения
• Риск недооценки затрат
– учёт надбавки на непредвиденные затраты при
финансовом планировании
– страхование непредвиденных затрат
– страхование проекта
• Риск недооценки/задержки поступлений
– страхование финансовых рисков
– создание собственных финансовых резервов
– открытые кредитные линии
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
32
Финансовые риски:
методы снижения
• Риск потерь средств в обороте
– страхование потерь в обороте
– создание собственных финансовых резервов
– открытые кредитные линии
• Риск штрафных санкций
– страхование ответственности
– создание собственных финансовых резервов
– открытые кредитные линии
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
33
Кадровые риски:
методы снижения
• Риск нетрудоспособности
– избыточность штатов
– страхование проекта
• Риск утечки кадров
–
–
–
–
–
–
высокая оплата труда
неустойки при разрыве трудовых договоров
социальный пакет
управление социальным климатом в трудовом коллективе
повышение квалификации
страхование ответственности должностного лица за счёт фирмы
• Риски профессиональной непригодности
– повышение квалификации
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
34
Прочие виды рисков
• Логистические риски
– создание материальных запасов
– составление плана, мало зависящего от устойчивости
наиболее рискованных поставок
• Обстоятельства непреодолимой силы
– страхование проекта
– параллельное выполнение множества проектов, в
разной степени зависящих от обстоятельств
непреодолимой силы
– обеспечение экстренных и аварийно-спасательных
мероприятий
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
35
Управление ответственностью,
связанной с рисками
• Страхование ответственности организации
• Страхование ответственности должностного лица
• Разделение ответственности согласно
должностным инструкциям
• Строгое соблюдение правил делопроизводства
• Строгое следование нормативно-правовым актам,
регламентирующим проектную деятельность
организации
• Систематическое повышение квалификации
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
36
Внедрение компьютерных
методов управления проектами
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
Различия технологий УП
Традиционная
Компьютерная
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
38
Способы внедрения ИТ
Менеджер сам работает со
специальной компьютерной
программой
Менеджер пользуется
документами, подготовленными с
помощью специальной
программы
Менеджер слушает доклады
подчинённых, пользующихся
специальной программой
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
Требуется знать:
Какая модель проекта
используется в программе
Какие аргументы нельзя
получить с помощью
программы
Каковы источники и объём
данных для расчётов
Сколько рабочего времени
нужно для расчётов
Возможности программы
Что означают показатели,
выдаваемые программой
Как работать с программой
39
Способы внедрения ИТ
Менеджер сам работает со
специальной компьютерной
программой
Менеджер пользуется
документами, подготовленными с
помощью специальной
программы
Менеджер слушает доклады
подчинённых, пользующихся
специальной программой
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Компьютерные технологии управления
проектами © Н.М. Светлов, 2010-11
Требуется знать:
Какая модель проекта
используется в программе
Какие аргументы нельзя
получить с помощью
программы
Каковы источники и объём
данных для расчётов
Сколько рабочего времени
нужно для расчётов
Возможности программы
Что означают показатели,
выдаваемые программой
Как работать с программой
40
Способы внедрения ИТ
Менеджер сам работает со
специальной компьютерной
программой
Менеджер пользуется
документами, подготовленными с
помощью специальной
программы
Менеджер слушает доклады
подчинённых, пользующихся
специальной программой
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Компьютерные технологии управления
проектами © Н.М. Светлов, 2010-11
Требуется знать:
Какая модель проекта
используется в программе
Какие аргументы нельзя
получить с помощью
программы
Каковы источники и объём
данных для расчётов
Сколько рабочего времени
нужно для расчётов
Возможности программы
Что означают показатели,
выдаваемые программой
Как работать с программой
41
Программное обеспечение
управления проектами
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
Типология программных средств
для управления проектами
Технология PERT
ERP и родственные технологии
Microsoft Project
Primavera P6 Professional Project
Management
Deltek Open Plan
1С – Рарус
OpenProj
Лидер
Issue tracking
Spider project
Project Expert
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
43
Microsoft Project
9
4
5
6
2
4
4
4
•
•
•
•
3
CPM-модель проекта
Согласование использования ресурсов
Мониторинг и уточнение плана (PERT)
Интерфейс к серверу проектов, поддержка
EPM
• Вычисление пользовательских полей по
заданным формулам
• Поддержка алгоритмического языка VBA
• Улучшенная интеграция с MS Office
5
1
9
4
3
2
4
7
6 8
3
7
6
2
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
44
Open Plan
9
4
5
6
2
4
4
4
•
•
•
•
•
7
3
2
9
4
3
CPM-модель проекта
Согласование использования ресурсов
Мониторинг и уточнение плана (PERT)
Интерфейс к серверу проектов
Вычисление пользовательских полей по заданным
формулам
• Поддержка встроенного алгоритмического языка
• Многопользовательский режим
• Улучшенные средства планирования ресурсов и
затрат
3
4
5
1
6 8
7
6
2
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
45
OpenProj
9
4
5
6
2
4
4
4
•
•
•
•
•
3
7
3
2
9
4
3
CPM-модель проекта
Согласование использования ресурсов
Мониторинг и уточнение плана (PERT)
Интерфейс к серверу проектов
Вычисление пользовательских полей по
заданным формулам
• Поддержка алгоритмического языка VBA
• Распространяется бесплатно
4
5
1
6 8
7
6
2
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
46
Spider Project
9
4
5
6
• CPM-модель проекта
• Согласование использования ресурсов
2
4
4
4
3
5
1
9
4
3
2
4
7
6 8
3
7
6
2
– один из лучших алгоритмов
• Мониторинг и уточнение плана (PERT)
• Интерфейс к серверу проектов
• Вычисление пользовательских полей по заданным
формулам
• Поддержка встроенного алгоритмического языка
• Отечественная разработка
• Анализ рисков методом случайных испытаний
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
47
Project Expert
9
4
5
6
2
4
4
4
3
•
•
•
•
•
•
2
4
7
5
1
9
4
3
6 8
3
7
Предназначен для бизнес-планирования
CPM-модель проекта
Согласование использования ресурсов
Мониторинг и уточнение плана (PERT)
Интерфейс к серверу проектов
Вычисление пользовательских полей по
заданным формулам
• Поддержка алгоритмического языка
6
2
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
48
Primavera Project Management
•
•
•
•
•
ERP-модель проекта
Согласование использования ресурсов
Мониторинг и уточнение плана (PERT)
Интерфейс к серверу проектов
Вычисление пользовательских полей по
заданным формулам
• Поддержка встроенного алгоритмического
языка
• Анализ «что, если…?»
• Интерфейс к КИС
Управление проектами. © Н.М. Светлов,
2005-2016
49