Техническая база делопроизводства

Техническая база
делопроизводства
Лекция № 11
Представление о рабочем месте
секретаря


Рабочее место – зона трудовой
деятельности сотрудника, оснащенная
необходимыми средствами для
выполнения должностных
обязанностей.
Организация рабочего места секретаря
начинается с оснащения его мебелью,
специальным оборудованием,
канцелярскими принадлежностями.
Обязательный набор мебели:






канцелярский стол с придвижной
тумбой;
подъемно-поворотный стул;
вспомогательный стол или подставки
для оргтехники;
шкаф для хранения документации;
сейф для хранения важных документов,
бланков, штампов и печатей;
стул для посетителей.
Канцелярские принадлежности:









письменный прибор;
справочно-алфавитные блокноты, ежедневник,
еженедельник;
папка или лоток для текущих документов и бумаги;
дырокол, степлер;
нож для бумаги, ножницы;
корректирующая паста («штрих»), клей;
магнитное приспособление для хранения скрепок,
кнопок и другой металлической мелочи;
настенные часы;
папки с надписями «К докладу», «На подписание»,
«Документы в работе» и т. п.
Эргономика и организация труда

Условия труда – это
совокупность факторов
производственной среды,
оказывающих влияние на
здоровье и работоспособность
человека в процессе его
деятельности.
Факторы производственной среды:






Технический
Гигиенический
Социальный
Психологический
Психофизический
Эстетический
Технические:


К техническим факторам условий труда
секретаря относится оснащение его
рабочего места современными
средствами оргтехники и использование
в процессе труда новейших
информационных технологий.
При организации рабочего места
секретаря следует побеспокоиться
также о специальной мебели и
канцелярских принадлежностях
Гигиенические:

Гигиенические факторы должны обеспечить
сохранность сил и здоровья, минимальную
утомляемость и хорошее самочувствие
работника в процессе работы. К этим факторам
можно отнести освещенность рабочего места,
оптимальный температурно-влажностный
режим в помещении, продуманную цветовую
гамму в оформлении помещений, удобную
мебель, отвечающую требованиям эргономики,
и т. п. Пыльное, давно не ремонтировавшееся
тесное помещение создает ощущение
дискомфорта у работающих в нем, что не
способствует их хорошему самочувствию
Социальные:

Социальные факторы создают у
работника ощущение
комфортности, социальной
защищенности. К ним можно
отнести питание работников,
медицинское страхование, доступ
в спортивные и тренажерные
залы, заботу администрации о
летнем отдыхе сотрудников и их
детей и т. д.
Психологические:

Психологические факторы определяются
взаимоотношениями сотрудников в коллективе,
стилем руководства, то есть психологическим
климатом организации. Совместные праздники,
«дни здоровья», спартакиады, поощрение
проявивших себя в работе сотрудников,
поздравления к праздникам – все это
показатели хорошего психологического
климата в коллективе. Такая психологическая
обстановка способствует рабочему настрою;
сотрудники её ценят и дорожат своим рабочим
местом.
Психофизические:


Психофизические факторы должны учитывать
колебания физического состояния работника в
течение рабочего дня. Нагрузка должна быть
распределена в соответствии с этим состоянием.
Например, в первый час работы и сразу после
обеденного перерыва не следует планировать пик
производственной активности, так как организм в
это время несколько расслаблен и не готов к
интенсивному труду. К концу рабочего дня
происходит общее утомление, поэтому на этот
период следует оставить менее ответственную
работу, не требующую концентрации внимания и
умственного напряжения.
Пик работоспособности человека приходится на
время с 9 до 12 часов и с 14 до 17 часов. На это
время должна планироваться основная
производственная нагрузка.
Эстетические:

Эстетические факторы способствуют
хорошему настроению работника,
формируют в нем уважение к своему
труду и гордость за предприятие,
повышают престижность труда. Мебель,
цветы, жалюзи. современный интерьер,
приятная тихая музыка, цветовая гамма
в оформлении и многое другое можно
отнести к эстетическим факторам,
влияющим на условия труда.
Эргономические требования:
Наименование мебели
Рост работника
Высота мебели
Канцелярский стол
До 170 см
Выше 170 см
72 см
75 см
Столик для работы на пишущей До 170 см
машинке или клавиатуре ПК
Выше 170 см
66 см
68 см
Стул, кресло
45 см
47 см
До 170 см
Выше 170 см
Эргономические требования
Обзаведясь обязательными элементами секретарского
рабочего места, следует подумать о рациональном
размещении всего этого в помещении. Размещение
мебели, оборудования и приспособлений должно
соответствовать здравому смыслу:
 часто используемые объекты должны находиться в
рабочей зоне, «под рукой»;
 расположение предметов на столе должно
соответствовать правилу «правой и левой руки»
(справа – то, что берется или делается правой
рукой, слева – то, что берется или делается левой
рукой);
 каждый объект в помещении должен иметь свое
место и постоянную зону перемещения.
Компьютеризированное рабочее
место секретаря

У секретаря офиса, работу которого вы
в настоящее время осваиваете, рабочее
место, как правило, оснащено
множеством технических устройств. Это
и персональный компьютер, и
различные средства телефонной связи:
телефон, факс-модем,
многофункциональный телефон или
мини-АТС. Возможно, имеются средства
громкой связи, множительная техника,
принтер, сканер и т. п.
Санитарно-гигиенические требования для
работников офиса
Параметры
Значения
Естественная и искусственная освещенность
300 – 500 люкс
Уровень шума
Не более 65 дБ
Площадь на один ПК
Не менее 6 м2
Объем на один ПК
Не менее 20 м3
Кресла
Подъемно-поворотные с регулируемой
высотой и наклоном спинки
Воздухообмен
Нормальный (проветривания,
вентилирование,
кондиционирование)
Микроклимат (оптимальные параметры)
Влажность 40-60 %
t0 воздуха зимой +18 - +210
t0 воздуха летом +23 - +250
Расстояние до экрана монитора (при работе)
50 – 70 см
Непрерывное время работы за ПК
Не более 2-х часов, обязательные
перерывы
Специальные меры
Комплексные упражнения для мышц тела
и глаз, психологическая разгрузка
Классификация средств оргтехники
средства оргтехники
средства связи
средства работы с документами
создание
тиражирование
хранение
другие
Средства связи

К средствам связи относятся
телефонная, телеграфная и
факсимильная связь. Эти виды
административно-управленческой
связи широко распространены,
так как позволяют оперативно
решать организационные и
производственные вопросы.
Средства работы с документами
Документы с момента создания до списания и
уничтожения проходят длительный путь, меняя
при этом форму представления управленческой
информации, носители, местоположение и
другие параметры. При этом используются
различные технические средства, которые
являются средствами работы с документами. По
назначению их можно разделить на группы:
 средства подготовки и изготовления (создания)
документов (пишущие машинки, компьютеры,
диктофоны);
 средства тиражирования документов
(принтеры, ксероксы, ризографы);
 средства хранения документов (папки,
конверты, коробки).
Другие средства

Выше уже говорилось о том, что к
средствам оргтехники можно
отнести и другие средства,
например, средства обработки и
доставки документов, стеллажи,
шкафы, сейфы, канцелярские
принадлежности и т.д.