РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ К МОДУЛЮ «ЭЛЕКТРОННЫЙ

РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ К МОДУЛЮ «ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ»
Модуль «Электронный документооборот» представляет собой функционал, который
выполняет следующие задачи:
работа с движением документов сотрудников организации, их рассмотрение,
согласование и утверждение и хранение;
- онлайн-редактирование документов организации;
- предоставление функционала для написания заявок различным отделам организации, их
обработка и хранение;
- работа с процессами внутри организации, как учебными, так и методическими и учебновспомогательными.
Весь модуль состоит из нескольких подмодулей:
1) Календарь
2) Структура организации
3) Хранилище
4) Цели, задачи и планы
5) Процессы
6) Архив процессов
7) Модуль заявок
8) Внешний документооборот
9) Внутренний документооборот
10) Справочники
Вкратце, рассмотрим работу с каждым из модулей
Календарь
Подмодуль «Календарь» представляет собой удобное расписание сотрудника по дням,
неделям, месяцам. Там показывается ход проведения процесса, личные заметки пользователя,
контрольные точки процессов и т.д.
Рисунок 1 – Календарь
Чтобы добавить новую заметку сотруднику необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по
нужному дню и ввести параметры заметки
Рисунок 2 – Окно ввода данных о событии
События можно удалять и редактировать
Структура организации
Подмодуль «Структура организации» представляет собой удобную систему для работы с
организационной структурой предприятия. В нем можно строить дерево организации,
перемещать сотрудников с должности на должность, управлять подразделениями и
просматривать информацию о них
Рисунок 3 – Структура организации
При нажатии на подразделении покажется список его сотрудников с их должностями и
контактами
Рисунок 4 – Информация о подразделении
При нажатии на сотрудника появится информация о нем
Рисунок 5 – Информация о сотруднике
Над всем этим можно производить различные операции
Рисунок 6 – Операции над структурой
Чтобы добавить подразделение под какой-нибудь элемент структуры нужно щелкнуть по
этому элементу и в действиях нажать «Добавить подразделение».
Рисунок 7 – Окно добавления подразделения
Для того чтобы добавить сотрудника в отдел необходимо опять же выбрать элемент
структуры, под которым он будет находиться и нажать «Добавить должность»
Рисунок 8 – Окно добавления должности
Чтобы расформировать отдел или уволить человека нужно выбрать этот элемент в
структуре и выбрать действие «Расформировать».
Рисунок 9 – Окно расформирования
Также там есть поиск. Чтобы им воспользоваться, нужно ввести в текстовом поле поиска
искомое слово или часть слова и нажать кнопку «Поиск»
Рисунок 10 – Результаты поиска
Хранилище
Следующий рассматриваемый подмодуль – это «Хранилище». Оно представляет собой
систему для хранения документов по отделам
Внутри хранилища можно хранить файлы, скачивать, находить и редактировать.
Рисунок 11 – Хранилище. Главное окно
У каждого отдела свои документы, у каждого сотрудника свои. Чтобы добавить папку
нужно нажать «Создать папку».
Рисунок 12 – Окно добавления папки
Чтобы добавить файл с учетом существующего шаблона файла нужно нажать «Создать
файл, используя шаблон».
Рисунок 13 – Выбор шаблона и добавление нового файла
После этого в хранилище создастся файл на основе шаблона
Цели, задачи и планы
Для того, чтобы работать с целями, задачами и планами организации был создан
одноименный подмодуль.
Рисунок 14 – Цели, задачи и планы
Чтобы добавить новую позицию в этой таблице нужно нажать на кнопку «Добавить» в
левом верхнем углу окна.
Рисунок 15 – Добавление новой цели, задачи или плана
Процессы
Для работы с процессами организации был разработан подмодуль «Процессы». Он
необходим для того чтобы создавать процессы предприятия, прикреплять к нему участников,
делать полноценные многомерные «деревья» процессов.
Рисунок 16 – Главное окно процессов
При входе в подмодуль, пользователь видит все процессы, в которых принимает
непосредственное участие. Роль у него там может быть разной: исполнитель, ответственный,
наблюдатель и т.д. Процесс имеет дату начала, дату окончания и процентное исполнение. При
окончании процесса его процент должен быть равен ста.
У процесса могут быть дочерние процессы, у тех в свою очередь свои дочерние процессы
и т.д.
Под всеми процессами пользователя выходит общая статистика пользователя по
процессам
Рисунок 17 – Статистика по процессам пользователя
Рядом с каждым процессом есть кнопки управления.
Рисунок 18 – Процесс и кнопки его управления
Рисунок 19 – Редактирование данных процесса
Рисунок 20 – Граф процесса
Модуль заявок
Также в Системе электронного документооборота имеется «Модуль заявок». Он
представляет собой функционал для отправки заявок отделом на выполнение каких-либо их
функций, например: починка оборудование, выдача отчетов, предоставление данных и прочее.
Рисунок 21 – Окно модуля заявок
При входе в данный модуль, пользователь видит вкладки: «Создать заявку», «Мои
заявки», «Заявки, назначенные мне», «Архив заявок»
«Создать заявку» - вкладка для написания новой заявки. В ней, первоначально,
указывается отдел, в который пишется заявка.
После этого открывается окно, в котором вводятся данные: название заявки, уровень
важности, краткое описание, тип проблемы и добавочные поля, которые зависят от типа
проблемы.
Рисунок 22 – Окно создания заявки
Рисунок 23 – Окно заявок пользователя
Во вкладке «Мои заявки» содержится список заявок, которые написал пользователям. Их
можно просматривать и отслеживать изменения по работе с ними.
Рисунок 24 – Окно просмотра заявки
После физического исполнения заявки, только отправитель может ее закрыть. Для этого в
списке его заявок есть кнопка «Закрыть заявку». При ее нажатии открывается окно, в котором он
вводит оценку работы и комментарий к ней
Рисунок 25 - Окно закрытия заявки
Начальник отдела, в который пришла заявка, может ее отправить конкретному
исполнителю и выставить сроки.
Документооборот
Одним из самых основных подмодулей является «Электронный документооборот». Он
делится на внутренний документооборот и внешний. Внутренний документооборот – это когда
документы движутся внутри организации. А внешний, это когда документы приходят извне или
наоборот идут во внешние организации
Рисунок 26 – Создание внешнего сообщения
При создании внешнего сообщения, если письмо пришло из другого учреждения, нужно
указывать номер входящего письма, исходящий номер организации, список контрагентов, тему
письма и краткое описание.
Также при создании письма, неважно, внешнего или внутреннего, указываются этапы его
прохождения.
Рисунок 27 – Окно добавления этапов следования письма
Рисунок 28 – Просмотр движения письма и его результатов
После того, как получатель, получает письмо, он может на него ответить сам, либо
отправить еще дальше, например своим подчиненным. Для этого при ответе на письмо, у него
есть кнопочка «Отправить другим». Там он также указывает этапы следования, прикладывает
файлы и пишет резолюции исполнителям. Те, в свою очередь также могут отправить другим, либо
ответить сами.
У каждого этапа есть срок исполнения и порядковый номер этапа, который, в свою
очередь, может быть последовательным или параллельным
Тот, человек, который изначально отправил письмо, может отслеживать весь ход
исполнения и все документы, которые появились в ходе работы над ним.
Рисунок 29 – Сообщение об окончании работы
Данный модуль существенно облегчает движение документов в организации, хранение и
работу с ними.