Стратегический аудит информационных систем Учебный курс Лекция 3

Учебный курс
Стратегический аудит
информационных систем
Лекция 3
доктор технических наук, профессор
Васильев Роман Борисович
Отчет по результатам стратегического
аудита результатов проекта «Разработка
и внедрение электронных
административных регламентов на
примере структурных подразделений
Минэкономразвития России»
Основание для проведения работ:
Письмо Заместителя министра
2
Цели и задачи аудита
Целью стратегического аудита являлось сопоставление
целей и задач проекта с достигнутыми результатами.
Для достижения сформулированной цели было необходимо
решить следующие задачи:
1. Анализа требований к проекту и ожидаемых результатов от
его выполнения
2. Изучения проектно-организационной документации
3. Анализа организации работ по проекту
4. Выяснения мнений участников проекта, а именно,
руководителей вовлеченных в проект департаментов и
руководителей проекта со стороны Исполнителя
5. Ознакомления с действующими системами
3
Цели и задачи аудируемого проекта,
сформулированные в конкурсном задании,
подверглись последовательной трансформации:
 В Техническом задании на
отсутствуют требования к ЭАР
АС
«Регламент»,
где
 В информации о проекте (сайт Министерства), где нет
упоминания о задачах взаимодействия с ОГМВ,
хозяйствующими субъектами и с гражданами, разработки
механизмов
тиражирования
ЭАР,
а
также
организационного обеспечения среды описания и
поддержки исполнения ЭАР
 В календарных планах, в которых отсутствуют работы по
реализации ЭАР
4
Цели и задачи аудируемого проекта,
сформулированные в конкурсном задании,
подверглись последовательной трансформации:
продолжение
 В рабочей программе на выполнение работ, в которой
указаны четыре ЭАР, подлежащих реализации (ПОЗ,
Лицензирование, Командировки и Отпуска), но в
содержании
работ
предусмотрена
исключительно
реализация ряда АИС и соответствующих деловых
процессов в ИСЭАР
Таким образом, основным содержанием проекта стала
разработка и внедрение ряда информационных систем,
поддерживающих решение некоторых функциональных
задач, а также механизма их последующей интеграции
5
Департамент корпоративного управления
Общие результаты:
 Возникло новое понимание целей и задач Электронной
России – не просто автоматизация, а разработка
методологии и стандартов
 Разработаны архитектурные требования к ИТ-решениям,
обеспечивающие прозрачность и подконтрольность
деятельности органов госвласти
 Отстроена система управления Программой, включая
создание института экспертизы
 Накоплена компетенция, консолидированы экспертные
ресурсы
6
Результаты проекта
 Разработан интеграционный механизм для реализации
сквозных процессов
 Разработан
проект
функционального
стандарта
взаимодействия АИС
 Разработаны
действующие
АИС
для
решения
функциональных задач ряда департаментов
 Разработана система исполнения ЭАР (ИС ЭАР),
опробована на примере нескольких пилотных ЭАР и готова
к разработке и выполнению других ЭАР
 Разработана методология управления проектами и внедрена
информационная система управления проектами (ИСУП)
 Все проектное взаимодействие в рамках Программы
происходит через ИСУП
 Реализован открытый доступ к результатам проектов
7
Департамент корпоративного управления
продолжение
Проблемы проекта:
 Нужны функциональные заказчики – «хозяева» систем – у
ДКУ нет политических полномочий для управления
интеграционными проектами
 Нет ответственных за разработку и выполнение ЭАР в
целом, а ИС ЭАР нуждается в организационно-технической
поддержке
8
Департамент корпоративного управления
продолжение
Проблемы проекта:
 ИСУП
должна
быть
доработана
для
решения
аналитических
задач,
а
процедуры
согласования
документов в электронной форме требуют легализации
 Требуются решения высшего руководства – нет запроса от
политического руководства и социально-экономического
заказа
 Продолжение работ требует новых организационных
решений
9
Департамент корпоративного управления
продолжение
Проблемы информатизации Министерства:
 Отсутствует стратегия информатизации, определяющая
приоритеты отбора и принципы реализации ИТ-проектов,
из-за чего автоматизация в Министерстве носит хаотичный
характер
 Не выстроена система отбора проектов и контроля качества
результатов
10
Департамент корпоративного управления
продолжение
Проблемы информатизации Министерства:
 Проекты финансируются из разных источников, как
следствие, дублирование результатов и отсутствие
координации
 Отсутствует
структура,
обладающая
достаточными
полномочиями для принятия решений по определению
приоритетов
информатизации
и
выделению
финансирования, а также для легализации внедрения ИТ в
деятельность Министерства
11
Департамент управления делами
Результаты:
 СЭДО – реально работающая система, способствующая
взаимодействию сотрудников и повышающая дисциплину
исполнения поручений и документов, содержит единую
НСИ
 АИС «Кадры» - сотрудники используют в работе, но
имеется много замечаний
 Командировки и отпуска учитываются, но как сквозные
процессы не реализованы
12
Департамент управления делами
продолжение
Проблемы:
 Идеология ЭАР отсутствует – нет обоснования проекта
 Произошло смешение понятий ЭАР и АИС
 Перечень реализуемых информационных систем возник
случайным образом, нет уверенности в правильности
расстановки приоритетов
 Нет интегрированного решения и нет «хозяев» сквозных
бизнес-процессов, т.е. нет пользователей ИС ЭАР
 Нет решения об АИС «Туризм»
13
Финансовый департамент
Результаты:
 Департамент работает с исполнителем с 1996 года и
успешно решает свои задачи
 В рамках проекта была обновлена ИТ-инфраструктура и
разработаны
функциональные
модули
для
трех
бухгалтерий, персонал обучен и использует системы в
работе
 Есть информационная стыковка с Минфином
14
Финансовый департамент
продолжение
Проблемы:
 Командировки и отпуска учитываются, но как сквозные
процессы не реализованы
 Требуется новая модернизация системы, которая будет
проводиться вне рамок рассматриваемого проекта
 Требуется одно типовое решение для всех ОГВ
15
Департамент государственного
регулирования в экономике
Результаты:
 Сделан паспорт функций органа государственной власти,
который может служить как типовой для всех ОГМВ
Проблемы:
 Как информационная система «Мониторинг функций
ФОИВ» не используется, пользователей нет, сама задача не
является приоритетной для департамента
 Необходимы решения правительства и новые регламенты
16
Департамент государственного регулирования
тарифов и инфраструктурных реформ
Результаты:
 СЭДО – эффективный инструмент, введен контроль
исполнения поручений директора департамента
 Создана оболочка портала госзакупок в рамках АИС «ПОЗ»
- сама задача является актуальной вплоть до организации
электронных торгов
 Есть план ввести систему в действие до конца года,
наполнив ее необходимой информацией
 В целом в решении задачи занято 12 человек (из штатных
68), эксплуатацией системы будет занят один сотрудник
17
Департамент государственного регулирования
тарифов и инфраструктурных реформ
продолжение
Проблемы:
 Ввод системы в действие ждет принятия нового закона и
новых нормативных актов
 Приемка системы в опытную эксплуатацию требует
устранения замечаний
18
Департамент государственного регулирования
внешнеторговой деятельности и
таможенного дела
Результаты:
 В АИС «Лицензирование» реализованы процессы выдачи
лицензий (в новом формате) и мониторинга определенных
видов внешнеторговой деятельности – эти задачи
актуальны для Министерства
 Система будет обеспечивать сбор и обработку информации
от всех территориальных органов (более 200 конечных
пользователей) в оперативном режиме
 Система обеспечит ведение федеральной базы данных о
лицензиях
19
Департамент государственного регулирования
внешнеторговой деятельности и
таможенного дела
Проблемы:
продолжение
 Опытная эксплуатация де-факто не начата
 Нет гарантий доставки информации из удаленных
источников в центр - взаимодействие пользователей пока
не отлажено
 Отсутствуют план устранения замечаний, программа ввода
системы в ОЭ, и процедура миграции данных из старой
системы в новую
20
Департамент государственного регулирования
внешнеторговой деятельности и
таможенного дела
Проблемы:
продолжение
 Рабочее взаимодействие с исполнителем началось только с
мая 2005 года – много времени упущено
 Необходимо обновление компьютерного парка
 Настоящий эффект может быть достигнут только при
организации межведомственного взаимодействия (ФТС,
Минфин, МНС, …) – это перспектива развития
21
Мнение Исполнителя
Результаты:
 Разработано эффективное типовое решение реализации
интеграционных проектов
 Получен важный идеологический результат – новое
понимание роли ИТ в сфере госуправления – поддержка
деловых процессов, обладающих правовым статусом
 Реализованы конкретные задачи ряда департаментов
22
Мнение Исполнителя
продолжение
Проблемы:
 Сложный и длительный процесс согласования
 Противоречия интересов функциональных заказчиков как
следствие комплексного характера проекта
 Пассивность членов Рабочей группы как следствие их
частой ротации
 Отсутствие Управляющего комитета
23
Мнение Исполнителя
продолжение
Проблемы:
 Для эффективного управления комплексными проектами
необходимы новые административные регламенты
 Не определена ответственность Заказчика
Дальнейшие действия: завершить работы по
систем в опытную и промышленную эксплуатации
вводу
24
Выполненные работы создали значительный
задел для дальнейшего развития информатизации
в Министерстве и создания типовых проектных
решений для органов государственной власти
 Проведены запланированные методологические НИР
 Реально используются СЭДО и ИСУП в части поддержки
коллективной работы с документами
 Информационными
технологиями
процессы в Финансовом департаменте
поддержаны
все
 В завершающей фазе находится процесс внедрения АИС
«Лицензирование»
25
Созданный задел
продолжение
 Создана основа для реализации портала госзакупок
 Разработаны средства построения, хранения и исполнения
ЭАР
 Разработан макет интеграции информационных систем
 Разработан
полномасштабный
документации
комплект
проектной
 Проведено обучение ряда конечных пользователей
26
Организация работ по проекту могла быть
более эффективной при условии:
 Подготовки и выпуска приказов об организации работ по
Министерству
 Подготовки и выпуска приказов об организации приемки
результатов работ по отдельным системам и проекту в
целом
 Разработки и утверждения план-графиков совместных
работ Заказчика и Исполнителя по выполнению проекта
 Разработки и утверждения критериев и процедуры выбора
направлений работ, т.е., перечня разрабатываемых ЭАР и
поддерживающих их информационных систем
27
Организация работ по проекту могла быть
более эффективной при условии:
продолжение
 Использования современных инструментов управления
проектами, обеспечивающих не только возможность
коллективной работы над документами, реализованной в
ИСУП как разновидности системы электронного
документооборота, но и управление ресурсами и бюджетом
проекта
а главное,
При вовлечении высшего руководства Министерства к
организации и контролю хода работ на всех этапах их
проведения
28
Нормальное завершение работ по проекту
требует восполнения ряда имеющихся и
существенных пробелов
 Отсутствуют утвержденные итоговые документы по ряду
разработанных систем и пунктов плана устранения
замечаний, а в некоторых случаях наличие актов не
означает фактического завершения работ
 Отсутствуют документы, подтверждающие разработку и
приемку ЭАР
 Далеко от завершения обучение конечных пользователей, за
исключением СЭДО (пока прошли обучение 85
сотрудников из планируемого числа пользователей 273 без
учета СЭДО и ИСУП), отсутствует консолидированная
программа обучения
29
Нормальное завершение работ по проекту
требует восполнения ряда имеющихся и
существенных пробелов
продолжение
 Большинство проектных документов должно найти
конкретных адресатов среди сотрудников Министерства
 Отсутствует консолидированный утвержденный план
доработок, среди которых основная трудоемкость падает на
интеграцию систем
 Отсутствует регламент завершения проекта – не
определены условия, при выполнении которых, проект
признается завершенным
 Отсутствует Центр компетенции, который должен взять на
себя ответственность за управление эксплуатацией и
развитием систем
30
Следующие объявленные цели проекта еще
предстоит достичь
 Интеграция информационных систем
 Устранение неоправданно сложных административных
процедур
 Устранение фактора административного усмотрения при
принятии решений
 Создание
механизма
оперативного
контроля
административной деятельности
 Обеспечение
открытости
и
прозрачности
административных процедур как для гражданского
общества, так и для самих чиновников
 Создание возможности оперативного управления большим
числом одновременно исполняемых административных
процессов
31
Следующие объявленные цели проекта еще
предстоит достичь
продолжение
 Разработка и ввод в опытную и промышленную
эксплуатацию информационных систем, необходимых для
реализации пилотных ЭАР
 Разработка и апробация ЭАР на основных видах
деятельности департаментов, их взаимодействия между
собой и с другими органами ОГМВ, с хозяйствующими
субъектами и с гражданами
 Разработка механизма тиражирования ЭАР во всех
структурных подразделениях Министерства
 Разработка описания механизма распространения ЭАР в
прочих ОГМВ
32
Квалификационное задание
1. Разработать краткую характеристику состояния ИТ в
Вашей организации или в организации Вашего клиента по
предложенной структуре документа
2. В характеристике привести ответы на приведенные в
презентации базовые вопросы
3. Подготовить краткую презентацию документа (8-10
слайдов)
4. Разработанные документ и презентацию представить в
твердой копии
33