Лекция1. Основные навыки.

Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Урок 1: Основные навыки
Вы приобретете основные навыки работы с
базами данных Ms Access
1
Базы данных
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Введение
Базы данных

2

Основное преимущество баз данных –
хранение огромных объемов информации
Осознание необходимости сохранения
целостности этой информации
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Сейчас Вы изучите

Базы данных







3
Понятие базы данных
- 10мин
Понятие организации базы данных: таблицы,
записи, поля, виды данных, свойства поля
- 20мин
Понятие первичного ключа
- 5мин
Понятие индексирования
- 5мин
Понятие цели связывания таблиц базы данных - 5мин
Понятие необходимости ввода правил, для
обеспечения достоверности связи таблиц
- 2мин
Запуск (завершение работы) программы
управления базой данных
- 8мин
Открытие, вход в уже существующую (ранее
созданную) базу данных
- 5мин
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Сейчас Вы изучите

Базы данных





4
Создание новой базы данных
Сохранение базы данных в заданном
месте на диске
Использование справочной системы
Завершение работы с базой данных
Изменение параметров просмотра
таблиц, форм и отчетов
Изменение режима отображения
встроенной панели инструментов
- 12мин
- 5мин
- 8мин
- 2мин
- 8мин
- 5мин
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Понятие базы данных
Базы данных



5
База данных – это общее хранилище данных
по определенной теме и соответствующих им
объектов.
Объекты базы данных – это таблицы,
запросы, формы, отчеты и т.д. Одна база
данных может включать в себя сотни объектов.
Хранение информации в базе данных
облегчает доступ к этой информации, ее поиск
и извлечение.
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Понятие организации базы данных: таблицы,
записи, поля, виды данных, свойства поля
Базы данных



6
Таблица – это объект, в котором
непосредственно хранятся исходные данные,
необходимые пользователю. В таблицах
информация организована в виде записей
(строк) и полей (столбцов)
В каждом поле (столбце) хранятся данные
одного определенного типа (текст, число,
дата/время, счетчик, логическое выражение,
гиперссылка и т.д.) и определенной длины.
Поле имеет свое имя, которое указывает на
хранящуюся в нем информацию.
Каждая запись (строка) рассматривается как
одно целое и содержит все поля таблицы.
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Понятие организации базы данных: таблицы,
записи, поля, виды данных, свойства поля
Базы данных
Имя поля
Поле
Запись
7
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Понятие первичного ключа
Базы данных

8

Уникальное ключевое поле (первичный ключ) –
это поле, информация в котором не может
повторяться (чаще всего это счетчик).
Установка первичного ключа позволяет сделать
каждую запись в таблице уникальной. Каждая
таблица должна содержать один или несколько
первичных ключей. Это необходимо для
сохранения целостности данных.
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Понятие индексирования
Базы данных

9

При помощи индексов ускоряется
сортировка и поиск записей. Индексы таблиц
Microsoft Access используются так же, как и
предметные указатели в книгах: при поиске
данных выполняется их поиск в индексе.
Индексы можно создавать по одному или
нескольким полям. Составные индексы
позволяют пользователю различать записи, в
которых первые поля могут иметь одинаковые
значения.
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Понятие цели связывания таблиц и необходимости
ввода правил, для обеспечения достоверности
Базы данных



10
В Access можно установить не только связи
между таблицами, но и правила, которые также
помогут поддерживать корректность связей между
таблицами и целостность информации.
Например, в отсутствии таких правил, если мы
удалим из базы данных какого-либо работника, но
оставим, например, его паспортные данные и
данные о заработной плате, то последствия могут
быть плачевными.
Поэтому, когда создаем связи между таблицами,
об этих правилах также нельзя забывать.
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Базы данных
Понятие цели связывания таблиц и необходимости
ввода правил, для обеспечения достоверности
11
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Запуск (завершение работы) программы
управления базой данных
С помощью главного меню Пуск
Пуск/ Все программы/ Microsoft Office/ Microsoft
Office Access 2003
Базы данных

12
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Открытие, вход в уже существующую (ранее
созданную) базу данных
Базы данных

13
Открыть программу управления базой данных/
Горизонтальное меню Файл/ Открыть/. В
появившемся окне выбрать необходимую базу
данных, нажать кнопку Открыть
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Открытие, вход в уже существующую (ранее
созданную) базу данных
Базы данных



14
Открыть программу управления базой
данных. На Панели инструментов
нажать кнопку
Открыть программу
управления базой данных.
В списке Открыть
области задач выбрать
имя БД, с которой работали ранее
Двойной щелчок левой кнопкой мыши на
пиктограмме БД
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Создание новой базы данных
(в заданном месте на диске)
1.
Базы данных
2.
15
3.
Открыть программу управления базой данных. В
меню Файл выбрать команду Создать
В области задач в списке Создание
выбрать Новая база данных…
Выбрать папку, ввести имя новой БД,
нажать кнопку Создать
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Базы данных
Создание новой базы данных
(в заданном месте на диске)
16

Открыть программу управления базой данных,
на Панели инструментов
нажать кнопку

В папке, где необходимо создать БД, в меню
Файл (или в контекстном меню)
выбрать команду
Создать/
Приложение
Microsoft Office
Access
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Использование справочной системы
В меню Справка выбрать
Справка: Microsoft Office
Access. В области задач
ввести вопрос,
просмотреть результаты
поиска

На панели инструментов нажать кнопку
или клавишу F1
Базы данных

17
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Завершение работы с базой данных

Базы данных

18
В меню Файл выбрать Выход.
Кнопка
в строке заголовка.
Замечание: Программа Access может работать
одновременно только с одной БД, поэтому при
открытии новой БД, предыдущая будет
закрыта.
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Базы данных
Изменение параметров просмотра таблиц, форм
и отчетов (встроенной панели инструментов)

В меню Вид выбрать вид отображения
объектов: Крупные значки, Мелкие значки,
Список, Таблица

В окне базы данных на встроенной Панели
инструментов нажать кнопку
Крупные
значки
19
Мелкие
значки
Список
Таблица
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Изменение параметров просмотра таблиц, форм
и отчетов (встроенной панели инструментов)
Базы данных

20

В меню Вид выбрать команду Упорядочить
значки: По имени, По типу, По дате
создания, Автоматически
В контекстном меню/ Упорядочить
значки:
По имени,
По типу,
По дате создания,
Автоматически
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Базы данных
Изменение параметров просмотра таблиц, форм
и отчетов (встроенной панели инструментов)
Мелкие значки
21
Крупные значки
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Словарь

Базы данных






22
База данных
Объект
Таблица
Поле
Запись
Первичный ключ
Связи
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Практические задания
Базы данных

23
Упражнение 1.
Вы откроете уже существующую базу данных
Служащие и измените в ней параметры
просмотра таблиц, форм и отчетов, просмотрите
объекты. Создадите новую базу данных.
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Базы данных
Источники дополнительных сведений
24

Microsoft Access 2003. Русская версия. Практическое
пособие. Серия «Шаг за шагом»/ Пер. с англ. – М.: СП
ЭКОМ, 2005.

Интернет-Университет Информационных Технологий
http://www.intuit.ru/department/office/workaccessxp/
Домашняя страница Access - Microsoft Office Online
http://office.microsoft.com/ruru/access/FX100487571049.aspx
