Обучающий семинар от 30.09.2013 "Комплекс внутренних
advertisement
Комплекс внутренних нормативных документов (НД) по управлению документацией Начальник отдела менеджмента качества Молчанова Е.Д. Начальник общего отдела Курипко А.В. Необходимость введения комплекса НД в действие обусловлена: а) необходимостью обеспечения единообразия структуры и оформления внутренних нормативных документов университета и его филиалов; б) выполнением части II-01(а) модуля по показателям образовательного учреждения ВПО „Внутривузовская система контроля качества подготовки специалистов“. Состав комплекса НД по управлению документацией Виды документации Нормативная Документированная процедура «Управление документацией» № ДП.250000.01.4.090-2012 Положение „Требования к оформлению текстовой и графической документации Нормоконтроль“ № П.420700.05.4.092-2012 Положение „Организационноуправленческие структуры университета“ № П. 250000.05.4.089-2012; Организационнораспорядительная Инструкция по делопроизводству № И.170000.09.4.003-2012 Документированная процедура «Управление записями» № ДП.250000.01.4.091-2012 ДП „Управление документацией“ Назначение ДП: определяет порядок разработки, оформления, регистрации и работы с внутренней нормативной документацией. Внутренняя документация положения, инструкции должностные), рекомендации, концепции и т.д. нормативная – это регламенты, (в т.ч. правила, методики, Требования к оформлению внутренней нормативной документации 1 – логотип университета; 2 – первая строка - “Система менеджмента качества”, вторая – наименование группы документации (п.9.7); 3 – идентификационный номер документа; 4 – номер страницы; 5 – полное наименование нормативного документа. Рисунок 1 - Структура верхнего колонтитула внутреннего нормативного документа Структура кода нормативного документа Коды видов нормативных документов (позиция В) следующие: 01– документированные процедуры; А – аббревиатура НД; Б – код подразделения; 02 – положения о деятельности; 03 – положения о подразделениях; 04 – положения общие; В – код вида нормативного документа; 05 – положения основополагающие; Г – номер группы документации; 07 – положения на методы контроля (измерений, анализа); Д – порядковый номер (по журналу регистрации нормативных документов); 08 – должностные инструкции; Е – год утверждения НД. 06 – положения по процессам; 09 – другие инструкции; 10 – правила; 11 – регламенты. Позиция Г: 4 – менеджмент документации; 5 – ответственность руководства; 6 – документация по менеджменту ресурсов; 7 – документация по менеджменту процессов; 8 – измерение, анализ, улучшение. Порядок внесения изменений Лист регистрации изменений (пример заполнения) Часть текста, подлежащая изменению в документе № п/п 1 № раздела № пункта № подпункта Добавлены приложения Х, Ц, Ш - Общее количество страниц Основание для Подпись отв. внесения изменения, исп. до внесения после внесения № документа изменений изменений 65 68 Приказ ректора от Молчанова 26.09.2013 Дата 26.09.2013 Положение „Организационноуправленческие структуры университета“ Назначение положения – регламентирует действия по формированию организационной структуры университета, обеспечивает идентификацию структурных подразделений Организационная структура (ОС) – документ, схематически отражающий подчиненность соответствующих подразделений (институты, факультеты, филиалы, кафедры, управления, центры, отделы и др.) конкретному должностному лицу из руководства Университета Структура функционального управления (СФУ) – схематическое отражение функций подразделения Университета, посредством которых осуществляется достижение целей и выполнение поставленных задач Идентификация подразделений (фрагмент) ДП „Управление записями“ Назначение ДП: оперативное получение достоверной информации руководством и руководителями структурных подразделений Университета о результатах деятельности как отдельных подразделений, так и Университета в целом; обеспечение возможности быстрого доступа к данным о качестве образовательной и других видов деятельности Университета. Запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности Примеры записей: акт, протокол, журнал, план, отчет, ведомость, график и т.д. Виды работ по управлению записями для ответственных за делопроизводство 1 Формирование (актуализация) номенклатуры дел подразделения (данные о качестве видов деятельности, реализуемых в Университете, подлежащие регистрации;) 2 Формирование дел в подразделении в соответствии с номенклатурой; 3 Управление записями (получение, регистрация, передача руководителю почты, вложение в дело, контроль за соблюдением правил пользователями); 4 Поддержание записей в рабочем состоянии (регулярное их ведение и отражение информации в полном объеме); 5 Управление сроками хранения (своевременное изъятие, резервирование и подготовка к архивированию); 6 Передача в архив; 7 Изоляция отмененных записей от действующей документации подразделения , утилизация Примерная номенклатура дел (для учебных подразделений) Примерная номенклатура дел (продолжение) Примечание: знаком * помечены номера дел, которые могут не входить в перечень номенклатуры дел кафедры при отсутствии процедуры, образующей данный вид записи. Основные требования инструкции по делопроизводству. Приказы Таблица 2 – Классификация приказов по видам деятельности [1]В случае, если в проекте приказа регулируются финансовые вопросы в части указания источника финансирования и процедуры оплаты работ и услуг физических и юридических лиц, а также в части налогового регулирования, проект документа согласовывается и утверждается в двух экземплярах оригинала Оформление приказа ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Иркутский государственный университет путей сообщения» ПРИКАЗ _______________ Иркутск ( 2-4 межстрочных интервала) Заголовок к тексту (2-4 межстрочных интервала) Текст ПРИКАЗЫВАЮ: Отметка о наличии приложения (2-4 межстрочных интервала) Ректор (2-4 межстрочных интервала) СОГЛАСОВАНО Визы согласования (2-4 межстрочных интервала) Ф.И.О. исполнителя, тел. № _________________ Формирование маршрута согласования распорядительных документов Основные замечания общего характера по П-4.2.4 Управление документацией Наименование несоответствия Причины несоответствий 1 Отсутствие согласованной номенклатуры дел в подразделении 2 Не сформированы дела в соответствии с номенклатурой дел (частично) 3 Содержание документов не соответствует наименованию папки (в основном или частично) 1 Текучесть кадров по должности техника, ответственного за делопроизводство; 2 Незнание требований внутренних нормативных 5 Отсутствие отметок об исполнении требований документа документов ответственными 6 Оформление организационно-распорядительных документов не всегда лицами за делопроизводство; соответствует требованиям Инструкции по делопроизводству 4 Отсутствие резолюций руководителей на документах 7 В делах находятся документы с истекшим сроком хранения 8 Отсутствует наполняемость папок (частично) 9 Учебная документация (курсовые проекты, отчеты по практике) находятся в неуправляемом состоянии (нет учета, доступность, не определено место временного хранения) 10 Качество оформления курсовых проектов не соответствует требованиям Положения «Требования к оформлению текстовой и графической документации. Нормоконтроль» 3 Незнание преподавателями и студентами требований Положения «Требования к оформлению текстовой и графической документации. Нормоконтроль» Причина несоответствий Корректирующие/ предупреждающие мероприятия Дата проведения /периодичность Ответственный исполнитель 1 Текучесть кадров по должности техника, ответственного за делопроизводство; 2 Незнание требований внутренних нормативных документов ответственными лицами за делопроизводство; Проводить инструктаж по выполнению обязанностей отв. за делопроизводство При принятии нового сотрудника Руководители структурных подразделений Проведение семинаров с ответственными за делопроизводство Ежегодно (в конце сентября) ОМК совместно с общим отделом Разработка Инструкции для ответственного за делопроизводство Декабрь 2013 г. Отдел менеджмента качества 3 Отсутствие у преподавателей и студентов знаний требований Положения «Требования к оформлению текстовой и графической документации. Нормоконтроль» Ввести в практику проведение обучающих семинаров для аспирантов, соискателей, молодых преподавателей, ответственных за нормоконтроль учебных подразделений Сентябрь – октябрь 2013 г., ежегодно Зав. кафедрой «Начертательная геометрия и графика» Спасибо за внимание!
