Электронной базы данных НМО - Калининградская областная

Рубцова Юлия Васильевна,
библиотекарь научно-методического отдела
Телефон: 8(4012) 93-70-21
E-mail: nmo@lib39.ru
rubtsova@lib39.ru
«Электронная база данных НМО» Калининградской областной научной библиотеки
На сайте www.lib39.ru в разделе «коллегам» появилась уникальная разработка Калининградской
областной научной библиотеки «Электронная база данных НМО»*. Эта программа дает возможность
получить доступ к данным всех библиотек Калининградской области за отчетный период 2013
года**, начиная с местонахождения и контактов, заканчивая данными формы 6-НК. Программа
будет полезна как руководителям учреждений культуры и администрации, так и всем сотрудникам
библиотек области. В данном пособии предоставлена информация об основных возможностях этого
ресурса и вариантах его использования.
2014г.
__________________________________________________________________________________
* Таблицы сформированы по отчетным данным формы 6-НК за 2013 год и по предоставленным сведениям
руководителей библиотек.
**Воспользоваться программой возможно при наличии Microsoft Access 2003 года или выше (сриншоты для пособия
были сделаны на версии 2010г.).
НАЧАЛО РАБОТЫ
1. Вам необходимо создать на своем компьютере папку и поместить в нее 2 файла, которые вы
скачаете на сайте www.lib39.ru в разделе «Коллегам» подраздел «Библиотеки области»
(рис.№1, стрелка №1), строчка ««Электронная баз данных НМО» Калининградской областной
научной библиотеки» (рис № 1, стрелка №2).
рисунок №1
2. В файле ««Таблицы «Электронной базы данных НМО»» (bib2013) находятся таблицы со
всеми данными библиотек Калининградской области. Файл ««Программа для работы с
материалами «Электронной базы данных НМО»» (prg2013) позволяет работать с этой
информацией: составлять отчеты, получать необходимые данные и т.д. (рис. №2).
рисунок№2
3.
В центре открытого документа «prg2013» располагается окно «Библиотеки области», чаще
всего используемое для работы (рисунок №3).
рисунок №3
Стр.1
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ОКНА «БИБЛИОТЕКИ ОБЛАСТИ»
1. Кнопка «Текущий список библиотек» (см. рис. №3).
В этой таблице отражена информация, которая чаще всего используется для составления отчетов и
проведения анализа статистических данных: точное название библиотеки, в какую ЦБС она входит
(если входит), модельная она или нет, контактные данные, фонд библиотеки, единая регистрация
читателей и многое другое. Здесь очень легко найти интересующие данные. К примеру, вам
необходим список модельных библиотек Пограничного сельского поселения Багратионовского
района. Чтобы получить нужные данные, вам необходимо установить фильтры в интересующих
колонках по аналогии работы в программе Microsoft Excel (рис.№4, стрелка №1) и нажать «Ок» (рис.
№ 4, стрелка №2). Чтобы снять фильтр, достаточно кликнуть на «фильтр» (рис.№4, стрелка №3).
рисунок №4
2.Кнопка «Ввод\ коррекция данных» (см. рис. №3).
В этом поле в списке библиотек выберите библиотеку, которая вас интересует, и дважды
нажмите на нее (рис. №5).
рисунок №5
Стр. 2
Появится окно «Все данные одной библиотеки», в котором вы сможете найти информацию о
выбранной библиотеке: «Остальные данные библиотеки» (рис. №6, стрелка №1), «Данные ф6» (рис.
№6, стрелка №2).
рисунок №6
Окно «Данные ф6» (кнопка рис. №6, стрелка №2).
Здесь расположены структурированные вкладки с данными библиотеки по форме 6-НК:
«Материально-техническая база» (рис. №7, стрелка №1), «Электронные ресурсы», «Число
пользователей и посещений» и т.д. После того, как вы получили нужную информацию, нажмите
«Возврат» (рис. №7, стрелка №2).
рисунок №7
Стр. 3
2. Кнопка «Выходные формы» (см. рис. №3).
В этом разделе программы представлены созданные отчеты в печатной форме (рис. №8). Как
составить свой собственный отчет, вы можете прочитать в учебнике по работе с программой
Microsoft Access.
рисунок №8
В качестве примера в программе сформирован отчет по форме 6-НК (раздел «Материальнотехническая база») за 2013 г (рис. №9).
рисунок №9
Стр. 4
ФОРМИРОВАНИЕ ЗАПРОСОВ
Рассмотрим один из вариантов формирования запроса «Простой запрос».
1. Определитесь, какие данные вам необходимо получить. Во вкладке «Создание» нажмите
кнопку «Мастер запросов» (рис. №10, стрелка №1). В появившемся окне «Новый запрос»
выберите «Простой запрос» (рис. № 10, стрелка №2) и нажмите «Ок» (рис. №10, стрелка №3).
рисунок №10
2. В появившемся окне «Создание простого запроса» в раскрывшемся списке «Таблицы и
запросы» выберите нужную таблицу, данные которой вам необходимы (рис. №11, стрелка
№1). В содержимом таблицы (рис. №11, стрелка №2) дважды нажмите на нужный пункт, и он
появится в правой колонке (рис. №11, стрелка №3). Выбранных пунктов может быть
несколько. Нажмите «Далее» (рис. №11, стрелка №4).
рисунок №11
Стр. 5
3. Придумайте имя запроса, напишите его (рис. №12, стрелка №1) и нажмите «Готово» (рис. №
12, стрелка №2).
рисунок №12
4. Теперь ваш запрос будет в списке запросов, и вы всегда сможете к нему вернуться (рис. №13).
рисунок №13
Стр. 6
1.
ЭКСПОРТИРОВАНИЕ ДАННЫХ
Если вам нужно произвести какие-либо подсчеты или использовать формулы, тогда в
сформированном запросе задайте нужную формулу (как это сделать вы можете прочитать в
любом учебнике по работе с программой Microsoft Access) или экспортируйте запрос в
программу Microsoft Excel. Для этого нажмите на нужную таблицу или запрос правой
кнопкой мыши (рис. № 14, стрелка №1), выберите «экспорт», далее формат документа (рис. №
14, стрелка №2).
рисунок №14
2. Вам будет предложено выбрать путь сохранения. Выберите место для сохранения документа,
нажав кнопку «Обзор» (рис. № 15, стрелка №1), и нажмите «Ок» (рис.№ 15, стрелка №2).
Теперь можно работать с данными в привычном для вас формате документа Microsoft Excel.
рисунок №15
Стр. 7
ОКОНЧАНИЕ РАБОТЫ
Чтобы закончить работу с базой, вам нужно в окне «Библиотеки области» (рис. № 3), нажать кнопку
«Конец работы» (рис. №16).
Если вы планируете самостоятельно работать в программе, не используя окно «Библиотеки области»
(рис. № 3), то нужно просто нажать крестик в правом верхнем углу этого окна.
рисунок №16
Мы описали самые востребованные и интересные функции данной программы. Если вы хотите
глубже окунуться в ее возможности, то рекомендуем вам прочитать учебник по работе с программой
Microsoft Access. Не во всех таблицах базы размещена информация, т.к. некоторые данные мы не
имеем права представлять на просмотр для широкой публики, или данные подлежат пересмотру в
связи с перестановкой кадров.
Стр. 8