Тема 6 Исправление ошибок в регистрах бухгалтерского учета
advertisement
Исправление ошибок в регистрах бухгалтерского учета В соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете» правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета должны обеспечивать лица, составившие и подписавшие их. При хранении регистров бухгалтерского учета не должно допускаться несанкционированных исправлений. Применяются три способа исправления записей в регистрах бухгалтерского учета: корректурный способ, дополнительная и сторнировочная записи. Использование того или иного способа зависит от времени выявления ошибки и ее характера. Корректурный способ применяется, когда неверная запись (ошибка) обнаружена в течение учетного периода (до составления отчетности) и только в одном регистре, т.е. не затронута корреспонденция счетов. Ошибки в учетных регистрах исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст и суммы, и над зачеркнутым (или рядом с ним) надписываются верный текст и суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправления делаются на каждом экземпляре в отдельности. Другие способы исправления - дополнительная и сторнировочная записи применяются, если ошибка обнаружена после составления отчетности (баланса) или затрагивает два регистра, т.е. произошла неверная повторная запись суммы или корреспонденция счетов. Тот или иной способ применяется в случаях, если: - в регистрах отражена сумма меньшая, чем правильная, то используют способ дополнительной записи; - в регистрах отражена сумма большая, чем правильная, то используют способ сторнировочной записи. Внесение исправлений методом дополнительной записи (дополнительных проводок) осуществляется в два этапа: 1) определяется сумма, на которую необходимо сделать корректировочную запись; 2) производится запись этой суммы в регистры бухгалтерского учета. Недостающая сумма вписывается в регистры в той же корреспонденции счетов, что и исправляемая сумма. Недостающая сумма определяется как разница между правильной суммой и суммой ранее записанной (ошибочной). Таким образом, получается вторая, или дополнительная, проводка, так как новая сумма дополняет записанную ранее. Сторнировочная запись применяется в нескольких случаях: 1) когда неверно записанная сумма больше, чем правильная; 2) когда неверно указана корреспонденция счетов; 3) когда первоначальная запись в корреспонденции счетов и по сумме была оформлена правильно, но цель данной записи, а, следовательно, и хозяйственной операции не была достигнута. В первом случае сторнировочная запись осуществляется в два этапа: а) аннулируется предыдущая неверная запись; б) производится правильная запись в учетные регистры. Аннулирование предыдущей неправильной записи производится следующим образом: данная запись повторяется в той же сумме, в той же корреспонденции счетов и в тех же регистрах, но красным цветом (или обводится в прямоугольник). Затем в регистры бухгалтерского учета заносится правильная сумма в той же корреспонденции. Рассмотрим второй случай применения сторнировочной записи - ошибка допущена не только в записи суммы, но была неверно определена и корреспонденция счетов. В этом случае порядок выполнения сторнировочной записи такой: а) неправильная запись аннулируется полностью - повторяются и сумма, и корреспонденция счетов красным цветом; б) производится запись правильной суммы в правильной корреспонденции обычным способом. Третий случай применения сторнировочной записи - первоначальная запись была полностью верной на момент ее внесения, но затем сумма оказалась больше, чем фактическая. Такая ситуация встречается достаточно часто, например, когда материалы, отпущенные в производство, были израсходованы не полностью. Для приведения в соответствие предыдущей записи по отпуску материалов с их фактическим расходом необходимо сделать корректировку методом «красное сторно». Для этого также аннулируется предыдущая сумма и затем записывается новая, правильная. Преимущества методов дополнительной и сторнировочной записей заключаются в том, что исправления могут быть внесены как до составления отчетности (до окончания учетного периода), так и после ее составления (после отчетного периода). Требования к формам бухгалтерских регистров Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов Российской Федерации, органами, которым по закону предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, федеральными органами исполнительной власти, а также организациями при соблюдении методических принципов ведения бухгалтерского учета. Бухгалтерские регистры создаются на бланках типовых и типовых межведомственных форм, разрабатываемых и утверждаемых Минфином РФ, а также на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых соответствующими ведомствами. Такие регистры носят регламентирующий характер и называются обязательными. Возможно применение форм, разработанных непосредственно на предприятиях и используемых для группировки данных, выборки и др. Такие регистры носят вспомогательный характер и используются для справочных и других целей преимущественно для ведения внутрифирменного (управленческого) учета. К обязательным относятся бланки следующих регистров: счетоводства (журналы-ордера, мемориальные ордера, карточки); отчетности; форм, составляемых для налоговой инспекции, органов социального страхования, Госкомстата РФ, финансово-кредитных учреждений и др. Бухгалтерские регистры для придания им юридической силы должны содержать следующие обязательные реквизиты: - наименование формы (регистра), код формы; - дату составления; - наименование предприятия, его принадлежность и подчиненность; - измерители хозяйственных операций (в количественном и стоимостном выражении); - указание должностных лиц, ответственных за составление регистров, их подписи. Информация о хозяйственных операциях, произведенных организацией за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год), из учетных регистров переносится в бухгалтерские отчеты, порядок составления которых установлен инструкциями Министерства финансов РФ. Порядок составления учетных регистров и их хранение Работы по составлению учетных регистров носят циклический характер и регламентируются графиком, который утверждается руководителем предприятия. В графике определяются сроки сдачи первичных учетных документов, сроки изготовления регистров и ответственные исполнители. Работа по графику способствует улучшению организации всего процесса бухгалтерского учета, своевременному представлению промежуточной (месячной, квартальной) и годовой отчетности. Работники предприятия (начальники цехов, мастера, табельщики, работники финансового и других отделов, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) составляют и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Ответственность за соблюдение графика сдачи документов и составление регистров, а также за качество документов и достоверность содержащихся в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы. Контроль за выполнением графика сдачи документов и составления регистров бухгалтерского учета по предприятию осуществляет главный бухгалтер.
