Лекция 15. Работа секретаря с конфиденциальной информацией

Работа секретаря с
конфиденциальной
информацией.
Вопросы:
1. Понятие конфиденциальной
информации.
2. Защита конфиденциальной
информации.
3. Организация конфиденциального
делопроизводства
Литература:
1. Алексенцев А.И. Понятие и сфера действия
2.
3.
4.
5.
6.
7.
конфиденциального делопроизводства.// Секретарь – референт
№ 1, 2002. // www.profir.ru
Алексенцев А.И. Условия хранения конфиденциальных
документов. // Секретарь-референт № 2. 2004// www.profir.ru
Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство.//
Секретарское дело. 2004. № 8-9. С. 109-191.
Ищейнов В.Я. Некоторые правовые аспекты коммерческой
тайны.//Секретарское дело. 2005. №1. С. 55-57.
Панкратьев В.В. Организация конфиденциального
делопроизводства //www.security.strongdisk.ru
Пшенко А.В. Особенности работы с отдельными видами
документов. Документы ограниченного доступа. // Секретарское
дело. 2004. № 8-9. С. 51-55.
Сабынин В. Организация конфиденциального
делопроизводства – начало обеспечения безопасности
информации в фирме.// Информост-радиоэлектроника и
телекоммуникации, № 4(17), 2001
1. Понятие конфиденциальной
информации.
Руководителем организации определяются:
 состав и объем сведений, составляющих
конфиденциальную информацию;
 сроки конфиденциальности;
 порядок защиты и доступа к конфиденциальной
информации;
 правила использования конфиденциальной информации
(только руководитель организации может привлечь
специалистов-аналитиков для проведения работы с
документами, имеющими гриф ограничения доступа).
Секретарь должен знать, какая информация согласно
законодательству РФ, никогда не является
конфиденциальной и какая может быть руководством
организации отнесена к коммерческой тайне, а также
какими методами необходимо осуществлять защиту
конфиденциальности.
Конфиденциальная информация
- документированная информация, доступ
к которой ограничивается в
соответствии с законодательством
Российской Федерации.
(ст. 2 ФЗ "Об информации, информатизации и
защите информации" от 20.02.95 г. N 24 – ФЗ;
ст. 2 ФЗ "Об участии в международном
информационном обмене" от 4.07.96 г. N 85 ФЗ).
Коммерческая тайна (КТ)
-
научно-техническая, коммерческая,
организационная или иная используемая в
предпринимательской деятельности
информация, которая обладает реальной или
потенциальной экономической ценностью и
не является общеизвестной. Она не может
быть получена законным образом лицами,
которые способны получить экономическую
выгоду от ее разглашения или
использования.
Сведения, относящиеся к
коммерческой тайне.
Сведения КТ организации можно условно
разделить на два крупных блока:
1. научно-техническая (технологическая)
информация;
2. деловая информация.
Научно-техническая информация,
представляющая коммерческую
тайну, включает:
 сведения о конструкциях машин и оборудования,





чертежи, схемы;
используемые материалы;
рецептуры;
методы и способы производства; новые технологии;
направления модернизации известных технологий,
процессов и оборудования;
программное обеспечение ПК, пароли, ключи, коды и
процедуры доступа к информации;
сведения об организации системы безопасности в
фирме, офисе, организации.
Деловая информация, представляющая
коммерческую тайну, включает:
 сведения о финансовой стороне деятельности организации;
 сведения о наиболее выгодных формах использования







денежных средств, ценных бумаг, акций;
сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной
продукции; планы развития организации (тактические и
стратегические); планы и объемы реализации продукции;
анализ конкурентоспособности производимой продукции,
эффективность импорта и экспорта, предполагаемое время
выхода на рынок;
планы рекламной деятельности;
списки торговых и других клиентов, представителей,
посредников, конкурентов, сведения
о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении,
проводимых операциях и объемах, условиях действующих и
заключаемых контрактов;
структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне ее,
распределение обязанностей и их содержание
кадровый состав и его формирование; сведения из деловой
переписки
Приложение
к приказу директора
АО «Круг и К»
от 00.00.2004 №___













ПЕРЕЧЕНЬ
сведений, составляющих коммерческую тайну
АО «Круг и К»
Размер кредитов, которые взяла или собирается взять фирма
Объем производства продукции (в месяц, квартал, год).
Наименования фирм-контрагентов.
Размер прибыли, получаемой за месяц, квартал, год.
Разработка фирмы (технические задания, научно-технические отчеты и
т.п.).
Распределение прибыли.
Цели, задачи и тактики переговоров с деловыми партнерами.
Условия коммерческих контрактов, платежей, услуг.
Степень заинтересованности в приобретении товара или услуг.
Заработная плата сотрудников предприятия.
Характер и репутация персонала предприятия.
Регионы сбыта продукции.
Направления маркетинговых исследований предприятия.
Директор
Подпись
И.О. Фамилия
Согласно законодательству РФ не
является коммерческой тайной
информация:
 содержащаяся в учредительных документах и







документах, дающих право заниматься коммерческой
деятельностью;
содержащаяся в годовых отчетах, бухгалтерских
балансах и других формах бухгалтерской отчетности;
связанная с исчислением и уплатой налогов и других
обязательных платежей в
бюджет;
по задолженности работодателей по зарплате и
другим социальным выплатам;
о наличии свободных рабочих мест;
связанная с соблюдением экологического и
антимонопольного законодательства;
по обеспечению безопасных условий труда.
2. Защита конфиденциальной
информации
Обеспечение сохранности конфиденциальной
информации требует соблюдения следующих
условий:
 определение сведений, составляющих
коммерческую тайну организации;
 обеспечения порядка защиты коммерческой
тайны.
Основная цель защиты конфиденциальной
информации, в том числе коммерческой
тайны - предотвратить ее утечку, то есть
доступ к конкурентам.
Обеспечение защиты конфиденциальной
информации включает в себя:
 установление правил отнесения информации к





конфиденциальным сведениям;
разработку инструкций по соблюдению режима
конфиденциальности для лиц, допущенных к
конфиденциальным сведениям;
ограничение доступа к носителям информации,
содержащим конфиденциальную информацию;
ведение делопроизводства, обеспечивающего
выделение, учет и сохранность документов,
содержащих конфиденциальную информацию;
использование организационных, технических и иных
средств защиты конфиденциальной информации;
осуществление контроля за соблюдением
установленного режима охраны конфиденциальной
информации.
 Допуск работника к конфиденциальной
информации осуществляется с его согласия.
Работодатель имеет право отказать в приеме
на работу тому, кто не хочет брать на себя
обязательства по сохранению коммерческой
тайны.
 Как и все сотрудники фирмы, секретарь
должен при поступлении на работу подписать
индивидуальное обязательство или
договор о неразглашении коммерческой
тайны и об ответственности за ее
сохранность.
В таком документе основными являются
следующие обязательства:
1. не разглашать сведения, составляющие
коммерческую тайну, которые будут
доверены или станут известны при
исполнении служебных обязанностей, в том
числе в течение определенного срока после
увольнения из организации;
2. соблюдать доведенные до сведения
сотрудника требования по защите коммерческой тайны;
3. не использовать сведения, составляющие
коммерческую тайну, без согласия ее
владельца;
4. не иметь никаких обязательств перед
другими лицами и организациями.
Обязательство работника о неразглашении
коммерческой тайны и об ответственности за
ее сохранность составляется в одном
экземпляре и хранится в специальном или
личном деле работника не менее пяти лет
после его увольнения.
Для ограничения доступа к информации,
содержащей конфиденциальные сведения,
руководитель издает специальный приказ,
содержащий:
 перечень сведений, содержащих КТ организации;
 меры по охране этих сведений, составляющих КТ;
 круг лиц, имеющих доступ к работе с документами с
грифом «Конфиденциально».
Сотрудники организации должны под расписку
ознакомиться с приказом и приложениями к
нему.
По информированности секретарь большинства
организаций - второе лицо после
руководителя. Секретарь имеет доступ к
самым различным источникам информации.
Он может ее получать:
 организуя различные совещания, приемы,
переговоры;
принимая и обрабатывая корреспонденцию;
составляя и контролируя исполнение документов;
проводя телефонные переговоры;
принимая посетителей и т.д.




Секретарь, как и другие сотрудники фирмы,
должен сознавать значимость
конфиденциальной информации для
успешной работы и процветания фирмы, а
также знать о приемах и методах, которыми
могут воспользоваться конкуренты по сбору
такой информации.
Делопроизводство с
документами, имеющими гриф
«КТ» («Конфиденциально»).
Приказом руководителя организации
назначается должностное лицо (лица),
ответственное за учет, хранение и
использование документов, содержащих
конфиденциальные сведения.
Им может быть сотрудник, для которого работа
с документами, имеющими гриф «КТ»,
является основной служебной обязанностью,
или секретарь организации.
Эти должностные лица несут персональную
ответственность за утерю документов с
грифом «КТ» или утечку информации из них.
Все документы, содержащие
конфиденциальные сведения, имеют
специальное обозначение (гриф) и подлежат
учету.
На исходящем документе проставляют гриф
конфиденциальности в правом верхнем углу
первого листа с указанием номера
экземпляра.
Конфиденциально
Экз. № 1
или
КТ
Экз. № 2
Гриф «КТ» показывает, что право
собственности на информацию,
содержащуюся в документе, принадлежит
организации и охраняется законом.
На исходящем документе с грифом
«Конфиденциально» на втором экземпляре,
который подшивается в дело, ниже реквизита
«подпись» указывается количество
экземпляров документа и место нахождения
каждого из них.
Составлен в двух экз.:
Экз. № 1 - в адрес;
Экз. № 2 - в дело № 1 -7.
На обороте листа документа, имеющего гриф
«КТ», руководитель пишет фамилии тех
должностных лиц, которым разрешается
пользоваться этим документом.
Разрешаю:
Лаврову Е.М.
Казакову А.Л.
Личная подпись руководителя
Дата
Фамилии должностных лиц, имеющих доступ к
документу, могут указываться и в резолюции.
Печатание документов с грифом «КТ»
производится централизованно, в специально
отведенном помещении (рабочем месте),
исключающем доступ посторонних лиц.
Отпечатанные и подписанные документы с
грифом «КТ» передаются для регистрации
должностному лицу, ответственному за их
учет.
Черновики и варианты документа уничтожаются
этим лицом с подтверждением факта
уничтожения - записью на копии исходящего
документа.
«Черновик (и варианты) уничтожены.
Подпись. Дата».
Все документы, содержащие
конфиденциальную информацию, должны
регистрироваться отдельно от остальной
документации в Журнале регистрации
документов с грифом «КТ»
(«Конфиденциально»).
При значительном объеме документов могут
быть заведены журналы отдельно для
входящих, исходящих и внутренних
документов организации, содержащих гриф
«КТ». Все листы таких журналов нумеруются,
прошиваются и опечатываются. В конце
журнала в заверительном листе указывается
количество листов (цифрами и прописью).
Журнал регистрации документов с
грифом «КТ»
№ Дата Дата
до регист
и
к- рации номер
та док-та входя
щего
докта
Откуда Кратк Кол Кол-во Исполн Приме
поступ
ое
-во экземп итель чание
ил или содер лис ляров
куда жание тов
направ или
ляется заголо
док-т
вок
док-та
Все поступающие (входящие) документы с
грифом «КТ» принимаются и вскрываются
специально назначенным для этого
должностным лицом или секретарем, если
ему предоставлено такое право.
В поступившей корреспонденции обязательно
проверяется ее целостность, количество
листов и экземпляров основного документа и
приложений к нему. В случае отсутствия или
недостачи в конвертах (пакетах) документов с
грифом «КТ» составляется акт в двух
экземплярах, один из которых пересылается
отправителю.
Копии исходящих и внутренних
конфиденциальных документов также
учитываются в Журнале регистрации
документов с грифом «КТ».
Документы, имеющие гриф «КТ», формируются
в отдельное дело (дела).
На обложке дела в правом верхнем углу
ставится гриф «КТ».
На внутренней стороне обложки дела пишется
список сотрудников, имеющих право
пользования этим делом.
Все листы дела нумеруются простым
карандашом в правом верхнем углу.
В начале дела подшивается внутренняя опись
документов, содержащихся в нем, конце дела
подшивается заверительный лист.
Хранятся такие дела в сейфе, который
опечатывается должностным лицом,
ответственным за сохранность документов,
грифом «КТ». Другие работники организации
не должны иметь доступ к этому сейфу.
Движение (выдача и возврат) документов с
грифом «КТ» должно своевременно
отражаться в Журнале учета выдачи
документов с грифом «КТ».
Журнал учета выдачи документов с грифом
«КТ»
№
Дата
док-та выд
ачи
докта
Кратк Кол Кол- Ком
ое
-во
во
у
содер лист или выда
жание ов номер но
(загол
экзем (Ф.И
овок)
пляра .О.)
док-та
Подпи
сь за
получ
енный
докум
ент
Отме приме
тка о чание
возв
рате
(под
пись
и
дата)
При выдаче документа секретарем работник,
получивший документ с грифом «КТ», должен
сверить номер полученного документа с
номером в журнале, проверить количество
листов и поставить в журнале свою подпись.
Выданные для работы документы с грифом
«КТ» подлежат возврату секретарю в тот же
день.
С разрешения руководства организации
отдельные документы с грифом «КТ» могут
находиться у исполнителя в течение срока,
необходимого выполнения работы с ними,
при условии полного обеспечения
сохранности документов на рабочем месте
исполнителя (наличие сейфа, кодового замка
и т.д.).
При возврате документа с грифом «КТ»
секретарь проверяет его номер по журналу,
сверяет количество листов и в присутствии
работника ставит в графе «Отметка о
возврате» свою подпись и дату возврата
документа.
Передача документов и дел другим работникам
организации, имеющим допуск работе с
конфиденциальной информацией,
производится только через секретаря с
обязательной записью в журнале.
Запрещается изъятие из дел или перемещение
документов с грифом «КТ» из одного дела в
другое без разрешения руководства и
соответствующих отметок в Журнале
регистрации документов с грифом «КТ».
Все дела с грифом «КТ», журналы (картотеки)
учета документов «КТ» вносятся в
номенклатуру дел организации.
По окончании года специально созданная
экспертная комиссия организации выполняет
следующие работы:
 проверяет наличие всех документов с грифом
«КТ»;
 отбирает документы с грифом «КТ» для
архивного хранения;
 отбирает документы с грифом «КТ» для
уничтожения.
Проверка наличия документов с грифом «КТ»
по решению руководства организации может
производиться с другой периодичностью,
например, по окончании каждого квартала.
В случае установления факта утраты
документа с грифом «КТ» немедленно
ставится в известность руководитель
организации, и принимаются все меры к
розыску документа.
Для расследования факта утраты руководитель
организации назначает комиссию.
После того как розыск пропавшего документа
не принес положительных результатов,
составляется акт, и в Журнал регистрации
документов с грифом «КТ» вносятся
соответствующие отметки об его утрате.
При увольнении сотрудника, ответственного за
работу с документами, имеющими гриф «КТ»,
производится проверка числящихся за ним
документов и их передача вновь
назначенному лицу.
Акт приема-передачи и этих документов
утверждается руководителем организации
или его заместителем.
При прекращении трудовых отношений с
организацией, в которой сотрудник был
допущен к работе с конфиденциальной
информацией, обязательства о
неразглашении конфиденциальных сведений
действуют в течение двух лет, если иной
срок не установлен трудовым договором.
При передаче дел в архив на документы с
грифом «КТ» составляется отдельная опись.
Архивное хранение таких документов
производится в опечатанных коробках, в
помещениях, исключающих
несанкционированный доступ.
На документы с грифом «КТ», отобранные к
уничтожению, составляется акт, который
утверждает руководитель организации.
Уничтожаются документы в присутствии
комиссии (3 человека) с помощью
специальной машины (шредер) или иным
способом, исключающим возможность
восстановления имеющейся в них
информации (сжигают).
Вопросы для самоконтроля:
1. Что такое коммерческая тайна?
2. Какие сведения можно отнести к коммерческой
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
тайне?
Какое значение имеет перечень конфиденциальной
информации организации?
Согласно законодательству РФ какие сведения не
могут быть отнесены к конфиденциальным?
Что включает в себя обеспечение защиты
конфиденциальной информации?
Перечислите особенности ведения
конфиденциального делопроизводства.
Какими документами регламентируется
деятельность сотрудников организации по работе с
конфиденциальной информацией?
Что показывает гриф «КТ»?
В чем особенности организации хранения
конфиденциальных документов?