PPT, 12 МБ

| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ
МОДУЛЯ УЧЕТА ТРУДОЗАТРАТ
И БЮДЖЕТА.
ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЕ
ВНУТРИ КОМПАНИИ
ИЮНЬ 2015
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
КОРОТКО О КОМПАНИИ
ПРЕДПОСЫЛКИ ДЛЯ РАЗРАБОТКИ
МОДУЛЯ
4
ГРУППА КОМПАНИЙ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
ГРУППА КОМПАНИЙ DEFA
У каждой компании есть свой бюджет. При этом внутри компании он делится еще
на несколько – по отделам.
Например, в DEFA есть 5 бюджетов: 4 из них разделены по направлениям деятельности
отделов и 1 корпоративный. У каждого бюджета есть свой руководитель.
Каждый новый проект, который получает компания, обязательно привязывается к какому-либо
бюджету. Это означает, что прибыль от проекта будет идти в плюс
к этому бюджету, и себестоимость разработки должна покрываться из него же.
5
КОРОТКО О КОМПАНИИ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
Корпоративный портал Битрикс 24 – для постановки задач от менеджеров
специалистам
Avicom Project Mate – для учета отработанного сотрудниками времени
и распределения его по бюджетам
6
КОРОТКО О КОМПАНИИ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
Корпоративный портал Битрикс 24 – для постановки задач от менеджеров
специалистам
Avicom Project Mate – для учета отработанного сотрудниками времени
и распределения его по бюджетам
Excel – для формирования отчетов по бюджетам в бухгалтерии
Траффик-менеджер – для ручного ведения календаря занятости сотрудников
7
КОРОТКО О КОМПАНИИ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
Корпоративный портал Битрикс 24 – для постановки задач от менеджеров
специалистам
Avicom Project Mate – для учета отработанного сотрудниками времени
и распределения его по бюджетам
Excel – для формирования отчетов по бюджетам в бухгалтерии
Траффик-менеджер – для ручного ведения календаря занятости сотрудников
Много разных систем, в которых неудобно работать по отдельности, тратится
очень много времени на сведение и анализ информации.
Сложно оценивать эффективность работы сотрудников и составлять отчеты.
8
КОРОТКО О КОМПАНИИ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
Корпоративный портал Битрикс 24 – для постановки задач от менеджеров
специалистам
Avicom Project Mate – для учета отработанного сотрудниками времени
и распределения его по бюджетам
Excel – для формирования отчетов по бюджетам в бухгалтерии
Траффик-менеджер – для ручного ведения календаря занятости сотрудников
Много разных систем, в которых неудобно работать по отдельности, тратится
очень много времени на сведение и анализ информации.
Сложно оценивать эффективность работы сотрудников и составлять отчеты.
КАК ОПТИМИЗИРОВАТЬ РАБОТУ?
9
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
ПРОЕКТИРОВАНИЕ
И РАЗРАБОТКА МОДУЛЯ
ПРОЕКТИРОВАНИЕ МОДУЛЯ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
ПРОЕКТИРОВАНИЕ МОДУЛЯ
СБОР ТРЕБОВАНИЙ:
ФОРМИРОВАНИЕ
ТЕХНИЧЕСКОГО ЗАДАНИЯ:
Анализ возможностей текущей версии
портала Битрикс24

Проведение интервью с Директорами
компаний и руководителями направлений


Понимание задач бухгалтерии


Список правил бронирования сотрудников
и ведения календаря занятости
Формирования списка необходимого
функционала

Подготовка подробного Технического
описания разрабатываемого модуля
11
РАЗРАБОТКА МОДУЛЯ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
РАЗРАБОТКА МОДУЛЯ
Разработано с использованием нового ядра D7
Расширен набор полей для сущностей:
•
Пользователи
• Квалификация
• Ставка часа
•
Отметки об отмеченном времени
• Статус (Новая/Утверждено/Отклонено)
• Ставка часа
•
Группа соц. сети
• Бюджет
• Коэффициент оплаты
12
РАЗРАБОТКА МОДУЛЯ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
РАЗРАБОТКА МОДУЛЯ
Добавлены сущности (+обработчики событий):
•
Бронь
• Пользователь
• Время начала/окончания
• Задача
•
Бюджет
• Название
• Владелец
•
Квалификация
• Название
• Ставка по умолчанию
•
Журнал операций
13
РАЗРАБОТКА МОДУЛЯ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
РАЗРАБОТКА МОДУЛЯ
Механизм сбора данных о затраченном времени остаётся стандартный,
никакие изменения в ядро и компоненты
1С-Битрикс не вносятся:
14
ТЕСТИРОВАНИЕ МОДУЛЯ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
ТЕСТИРОВАНИЕ МОДУЛЯ
10 сотрудников (альфа-тестирование)
- тестирование работы модуля и удобства интерфейса
- выявление основных логических и технических недоработок
- проработка оформления интерфейса и внедрение дизайна
- составление наглядного мануала по работе с системой
50 сотрудников (бета-тестирование)
- создание всех необходимых групп и распределение их по бюджетам
- проведение коллективного обучения
- проверка работы сложных отчетов и их отладка
- сбор отзывов, определение необходимости дополнительных доработок
100+ сотрудников (внедрение, промышленная эксплуатация)
- окончательный переход на управление проектами во всей группе компаний
- поддержка пользователей
15
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
ПОДРОБНЕЕ О РАБОТЕ МОДУЛЯ
УЧЕТА ТРУДОЗАТРАТ И БЮДЖЕТА
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РОЛЕЙ НА ПОРТАЛЕ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РОЛЕЙ НА ПОРТАЛЕ
Для работы с системой были выделены следующие роли:
Специалист (любой сотрудник, выполняющий задачи)
Менеджер проектов (постановщик конкретных задач специалистам)
Аккаунт-менеджер (постановщик задач на разработку проекта менеджерам проектов)
Хранитель бюджета (Руководители отделов и Директора компаний)
Бухгалтерия и HR
17
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РОЛЕЙ НА ПОРТАЛЕ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РОЛЕЙ НА ПОРТАЛЕ
Для работы с системой были выделены следующие роли:
Специалист может просматривать свой календарь и заполнять его отметками об отработанном
времени. Может видеть свой личный отчет сотрудника.
Менеджер проектов может бронировать специалистов на работы по своим группам, просматривать
отчеты по затраченному времени.
Аккаунт-менеджер может бронировать специалистов на все группы своего руководителя,
просматривать отчеты по времени и затраченным средствам, ставки сотрудников. Может утверждать
или отклонять отработанное специалистами и менеджерами проектов время.
Хранитель бюджета может привязать любую группу к своему бюджету, утверждать или отклонять
отработанное время всех сотрудников своего отдела и просматривать подробные отчеты по своему
отделу.
Бухгалтерия и HR могут редактировать ставки сотрудников, просматривать все отчеты по всем
отделам.
18
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РОЛЕЙ НА ПОРТАЛЕ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РОЛЕЙ НА ПОРТАЛЕ
АДМИНИСТРАТОР.
МОЖЕТ ВСЁ.
19
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
БРОНИРОВАНИЕ СОТРУДНИКОВ
И ВЕДЕНИЕ КАЛЕНДАРЯ
СИСТЕМА БРОНИРОВАНИЯ СОТРУДНИКОВ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
СИСТЕМА БРОНИРОВАНИЯ СОТРУДНИКОВ
21
СИСТЕМА БРОНИРОВАНИЯ СОТРУДНИКОВ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
СИСТЕМА БРОНИРОВАНИЯ СОТРУДНИКОВ
22
СИСТЕМА БРОНИРОВАНИЯ СОТРУДНИКОВ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
СИСТЕМА БРОНИРОВАНИЯ СОТРУДНИКОВ
Правила бронирования установлены следующие:
- Можно забронировать любого нужного специалиста на свои проекты
(группы, привязанные к бюджету своего руководителя) на 6 часов в день
- Больше 6 часов в день бронировать на один проект нельзя.
Оставшиеся 2 часа можно забронировать на правки по другому проекту, но только на
текущий день
- Нельзя редактировать чужие брони
- Удалить бронь можно только если до момента начала работы по ней осталось сутки и
более
23
СИСТЕМА БРОНИРОВАНИЯ СОТРУДНИКОВ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
СИСТЕМА БРОНИРОВАНИЯ СОТРУДНИКОВ
Такие правила позволяют:
- Отслеживать актуальную загрузку ресурсов: всегда видно, каких специалистов не
хватает, а какие вынуждены простаивать без работы.
- Дисциплинировать работу специалистов: у каждого есть расписание на день и неделю,
которое они должны соблюдать.
- Дисциплинировать работу менеджеров: планирование становится обязательным,
иначе можно столкнуться с ситуацией, что есть необходимость выполнить задачу, а
свободных ресурсов нет. Так мы заранее знаем, когда нам понадобится увеличить штат
или привлечь удаленных сотрудников.
24
ВЕДЕНИЕ КАЛЕНДАРЯ ОТРАБОТАННОГО ВРЕМЕНИ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
ВЕДЕНИЕ КАЛЕНДАРЯ ОТРАБОТАННОГО ВРЕМЕНИ
25
ВЕДЕНИЕ КАЛЕНДАРЯ ОТРАБОТАННОГО ВРЕМЕНИ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
ВЕДЕНИЕ КАЛЕНДАРЯ ОТРАБОТАННОГО ВРЕМЕНИ
26
ВЕДЕНИЕ КАЛЕНДАРЯ ОТРАБОТАННОГО ВРЕМЕНИ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
ВЕДЕНИЕ КАЛЕНДАРЯ ОТРАБОТАННОГО ВРЕМЕНИ
27
ВЕДЕНИЕ КАЛЕНДАРЯ ОТРАБОТАННОГО ВРЕМЕНИ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
ВЕДЕНИЕ КАЛЕНДАРЯ ОТРАБОТАННОГО ВРЕМЕНИ
Система очень прозрачна: в любой момент любой руководитель может посмотреть, чем
должны заниматься его сотрудники, чем занимаются,
и что было сделано за предыдущие дни.
При наведении на отметку о времени курсора мыши можно перейти прямо
к задаче, на которое списано время для просмотра процесса работы.
У утвержденных отметок показан сотрудник, который утвердил/отклонил время.
28
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
ПОЛУЧЕНИЕ ОТЧЕТОВ О РАБОТЕ
СОТРУДНИКОВ И ОПЛАТА
ОПЛАТА И ОТЧЕТНОСТЬ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
ОПЛАТА И ОТЧЕТНОСТЬ
Ставка сотрудника = оклад, поделенный на среднее количество рабочих часов в месяц.
Каждому сотруднику на портале выставляется его квалификация, почасовая ставка и дата ее
назначения.
30
ОПЛАТА И ОТЧЕТНОСТЬ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
ОПЛАТА И ОТЧЕТНОСТЬ
Благодаря тому, что каждый сотрудник компании отмечает отработанное время в разные
группы, привязанные к разным бюджетам, можно в любой момент посмотреть
фактические затраты по любому из проектов.
Заработная плата сотрудников формируется из его же отчетов – сколько отработал,
столько и получил по итогам месяца.
Любая переработка так же оплачивается из бюджета проекта.
Такая система стимулирует сотрудников больше и качественней работать, ведь чем
больше задач будет сделано, тем более высокую оплату он получит.
При этом некачественное и специально затянутое выполнение задачи контролируется
менеджерами: если они не принимают задачу, то часть отметок о времени может быть
не утверждена, и оплата за них произведена не будет.
31
ОПЛАТА И ОТЧЕТНОСТЬ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
ОПЛАТА И ОТЧЕТНОСТЬ
Отчеты строятся на основе комбинации следующих данных:
- Проект
- Бюджет
- Время
- Задача
- Статус
- Сотрудник
- Ставка
- Квалификация
- Задача
- И т.д.
Тем самым при помощи стандартного конструктора можно составлять различного рода отчеты
по времени, сотруднику, бюджету, проекту, затратам и т.п., использовать разнообразные
сортировки, применять фильтры и выгружать данные в Excel.
32
ОПЛАТА И ОТЧЕТНОСТЬ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
ОПЛАТА И ОТЧЕТНОСТЬ
Каждый сотрудник в зависимости от своих прав может создать себе отчеты по любым из
доступных ему параметров, в дальнейшем за 1-2 клика получая необходимый отчет.
33
ОПЛАТА И ОТЧЕТНОСТЬ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
ОПЛАТА И ОТЧЕТНОСТЬ
Фильтры и колонки настраиваются для каждого из отчетов:
можно добавить в них любые необходимые поля.
34
ОПЛАТА И ОТЧЕТНОСТЬ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
ОПЛАТА И ОТЧЕТНОСТЬ
Например, можно посмотреть сколько времени и средств было затрачено
определенным сотрудником по нужному проекту в заданный интервал:
35
ОПЛАТА И ОТЧЕТНОСТЬ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
ОПЛАТА И ОТЧЕТНОСТЬ
Общий отчет по сотруднику показывает, какую заработную плату он получит по
итогам своей работы в конце месяца.
36
ОПЛАТА И ОТЧЕТНОСТЬ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
ОПЛАТА И ОТЧЕТНОСТЬ
Так выглядит суммарный отчет по проекту за текущий месяц.
37
ОПЛАТА И ОТЧЕТНОСТЬ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
ОПЛАТА И ОТЧЕТНОСТЬ
При подробном просмотре отчета можно видеть каждую запись об отработанном времени со
ссылкой на задачу, сумму часов за выбранный в фильтре промежуток времени.
38
ОПЛАТА И ОТЧЕТНОСТЬ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
ОПЛАТА И ОТЧЕТНОСТЬ
Из этого же окна пользователи, обладающими достаточными правами, могут утверждать
или отклонять списанные специалистом часы.
39
ОПЛАТА И ОТЧЕТНОСТЬ
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
ОПЛАТА И ОТЧЕТНОСТЬ
40
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
ОПЛАТА И ОТЧЕТНОСТЬ
ОПЛАТА И ОТЧЕТНОСТЬ
Таким образом, Директора компаний и Руководители отделов могут в реальном времени
получать практически любые данные о том, как идет проект, сколько времени и денег
тратится на каждую из задач, кто из специалистов работает эффективнее всех.
Бухгалтерия автоматически генерирует отчеты по бюджетам, а все функции траффикменеджера теперь выполняет сам портал.
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
Календарь бронирования позволяет легко планировать работу всех специалистов и
вовремя отслеживать возможные простои.
Весь функционал, который необходимо использовать сотрудникам, собран в одном месте:
и работа с задачами и учет времени ведутся на портале Битрикс24, нет необходимости
собирать данные из разных систем.
На основании отчетов мы получаем все данные для анализа работы компании целиком и
каждого отдельного сотрудника, что позволяет отслеживать «узкие места» и своевременно
принимать меры для их устранения.
Сотрудники всегда знают, что им нужно делать, эффективная работа и переработки всегда
поощряются, что стимулирует их работать больше и лучше.
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
Календарь бронирования позволяет легко планировать работу всех специалистов и
вовремя отслеживать возможные простои.
Весь функционал, который необходимо использовать сотрудникам, собран в одном месте:
и работа с задачами и учет времени ведутся на портале Битрикс24, нет необходимости
собирать данные из разных систем.
На основании отчетов мы получаем все данные для анализа работы компании целиком и
каждого отдельного сотрудника, что позволяет отслеживать «узкие места» и своевременно
принимать меры для их устранения.
Сотрудники всегда знают, что им нужно делать, эффективная работа и переработки всегда
поощряются, что стимулирует их работать больше и лучше.
MISSION COMPLETE!
| ПАРТНЕРСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ