Тема 2. Документирование прохождения службы в 18 веке

Раздел I.Тема 2.
Документирование
прохождения службы в 18
веке
Император
Правительствующий
Сенат
- высший
законосовещательный орган
Сенатская контора
(сенатор, 2
ассесора,прокурор)
Коллегии
Святейший Синод
(Иностранная,Военная, Адмиралтейств-
коллегия,Вотчинная, Юстиц-коллегия, Камерколлегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия,
Мануфактур-коллегия,Коммерц-коллегия,
Штатс-контора, Главный магистрат)
Расправная палата
(2сенатора и
назначаемые судьи)
-высшее церковное
учреждение
Присутсвие
(президент,вицепрезидент, 4-5
советников, 4 ассесора)
Канцелярия
(секретарь,нотариус,
регистраторы,копиисты,
канцеляристы,переводчи
ки,толмачи,актураиусы,в
ахтмистр)
Контора
(камерир,
унтеркамерир,каморшрейберы)
Генерал-прокурор
(во главе Сената)
Генерал-губернатор
(во главе губерний)
Обер-комендант
(во главе провинций)
Комендант
(во главе уезда)
Ландарты
• Генеральный Регламент от 1720 г.
• «Табель о рангах всех чинов, воинских, статских и
придворных…» от 24 января 1722 г.
• «О должности Сената» от 27 апреля 1722 г.
• «Учреждения
для
управления
губерний
Всероссийской империи» от 7 ноября 1775 г.
• «Инструкция или Наказ Воеводам»




определил внутреннюю организацию новых органов, ведавших строго
определённой сферой государственной деятельности
- коллегий, их
структуру, правила внутреннего распорядка и поведения чиновников,
организацию работы с документами: правила регистрации, контроля за
исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, штатный
состав, должностные обязанности чиновников;
узаконил необходимость регистрации документов в соответствующих
журналах («Повседневная записка», росписи, регистратура книги «А», «В»,
«С», «Д»);
узаконил контроль за исполнением документов и регламентировал
технологию их ведения;
ввел понятие архива, выделив при этом три категории:



1)
текущие (создаваемые при канцеляриях)
ведомственные (архивы коллегий)
государственные (при Коллегии иностранных дел и Ревизионной коллегии);






включал в себя образцы новых видов документов (протокол,
инструкция, доношение, реляция, экзекуция и др.);
устанавливал образцы, в соответствии с которыми оформлялись
документы и закреплял их реквизиты;
устанавливал порядок пользования и хранения печати, а так же
случаи скрепления ею документов;
проработал вопросы документирования и движения дел
(документооборот);
узаконил подпись руководителя присутственного места на
документе и членов коллегии, принимавших участие в решение
какого-либо вопроса;
установил процедуру рассмотрения и решения вопроса, которая
включала: вступление дела, подготовку дела к слушанию
(рассмотрению и решению дела), слушание дела и принятие
решения, оформление решения и доведения его до исполнителя,
контроль за исполнением решения.





вводит формулярные (послужные) списки документы,
дающие
полное
представление
о
чиновнике, находящемся на государственной службе
(от семейного положения до выхода в отставку);
вводит употребление титулов
предусматривает три основных рода службы:
воинскую, штатскую, придворную, деля каждую из них
на 14 рангов-классов;
закрепляет перечень чинов, разнесенных по родам
службы и рангам, устанавливает четкую их иерархию;
предписывает
строгое
соблюдение
принципа
старшинства и связанного с ним чиноподчинения;
 цель введения – укрепление власти дворянства путем создания на местах
бюрократических учреждений с наделением их широкими полномочиями;
 разделение
административных,
финансовых,
судебных
функций
управления;
 регламентация порядка прохождения определенного вида документа от
вышестоящих органов управления к подчиненным и обратно;
 определение
штатов
и
номенклатуры
должностей
для
губернских
учреждений;
 регламентация
употребление
учреждений).
отдельных аспектов делопроизводства (например,
какого-либо вида документа при переписке группы
• виды документов, служившие для обмена информацией между
учреждениями, определялись их соподчиненностью;
•
•
•
•
•
•
•
отмена столбцовой системы документирования и замена их тетрадями
(Указ Петра I от 1700г.);
ведение в документооборот гербовой бумаги;
составление документов на листах привело к выделению из текста
реквизитов документа, они стали занимать определенные,
достаточно строго фиксированные места на листе бумаги;
вид документа указывался в наименовании, которое раскрывало
его краткое содержание (например «Рапорт о получении указа»);
документ начинали с обозначения адресата, который писали вдоль
верхнего поля листа в строке над текстом («В Правительствующий
Сенат»),
автор указывался под адресатом, использовался дважды: в
подписи при написании должности и в начале текста вслед за
обозначением адресата(«Из Тульского уездного суда»);
при обращении в официальных документах стали соединять
частные титулы с общими («Его превосходительству господину
тайному советнику»);
• документы
•
•
•
•
•
•
обязательно подписывались должностными лицами
(существовали документы,подписываемые коллегиально (протоколы
коллегий), и документы, подписываемые одним лицом (рапорты,
доношения, сообщения);
подпись проставлялась сразу за последним словом текста без
пробелов и отступов и включала наименование должности, титула,
имя и фамилию;
скрепы проставлялись в правом нижнем углу листа и включали
наименование должности или чина секретаря, имя и фамилию;
в левом нижнем углу документа проставлялась дата подписания, не
запрещалось указывать дату в начале документа;
исходящий регистрационный номер писали вдоль поля документа;
при получении документа в левом верхнем углу проставляли
входящий регистрационный номер и дату получения («Получено
июля 15 дня 1745 года»);
документы в ряде случаев скреплялись печатью, порядок
пользования которой был определен в Генеральном Регламенте;






Для «сношений» между военными были характерны такие виды
документов как:
рескрипты - опубликованное для всеобщего сведения письмо
монарха к подданному с выражением благодарности за оказанные
услуги, объявлением о награде и т.п.;
реляция - письменное донесение командованию о ходе военных
действий;
рапорт - устный или письменный доклад предусмотренной
уставами формы при обращении военнослужащих к начальникам;
донесение - служебное сообщение каких-нибудь сведений властям,
начальнику, командиру и т.д.;
ордер - официальный документ, содержащий приказ, предписание,
распоряжение;
предписание - официальное распоряжение или приказ;
Учет численного состава фиксировался в штатах, табелях, списках,
ведомостях; ход военных действий отражался в дислокациях,
диспозициях, предположениях и др.;
Договорные отношения с иностранными государствами закреплялись в :
 трактат - международный договор;
 конвенция - обозначения международного договора, простого по форме и
однопредметного по своему содержанию;
 протокол- совокупность общепринятых правил, традиций и условностей,
соблюдаемых правительствами, ведомствами иностранных дел,
дипломатическими
представительствами,
дипломатическими
работниками и др. официальными лицами в международном общении;
 меморандумы - вид дипломатического акта;
 депеш - сообщения, которыми обмениваются министр иностранных дел и
подчинённые ему послы, аккредитованные при иностранных дворах;
 письмо.
Судебная документация включала:
 допрос
 клятвенное обещание
 показания
 приговор
 определение
 выписки из журналов.
Для бухгалтерского учета вели:
 баланс- особая таблица, показывающая состояние хозяйственной
деятельности на определенную дату;
 главная книга- журнал, где систематизировались все хозяйственные
операции;
 экзекуция – отчетная документация, доношение царю, об исполнении
указа;
В этот период начинают применять термины «дебит», «кредит»,
«бухгалтер».
 статистический учет вели в подушных переписях, названных
ревизиями;
 результат ревизии фиксировался в «ревизских сказках», на основании
которых составлялись губернские сводки.