«Возможности и особенности интерфейса СЭД «ДЕЛО

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ № 13.
«Возможности и особенности интерфейса СЭД «ДЕЛО»
УТВЕРЖДАЮ:
Глава Администрации
_________В.Е. Рачков
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ
Если документ является контрольным, то на закладке документа «Контроль»
ставится отметка «Контроль в целом» и указывается срок исполнения документа
в целом
По входящим и исходящим
документам – сотрудники сектора
по работе со служебной
документацией
Данные о поставленных на контроль документах
вводят в СЭД уполномоченные сотрудники
предприятия
По документам и поручениям
руководителей подразделений –
авторы документов
На закладке «Контроль» отмечается дата постановки на контроль каждого
исполнителя. При этом для каждого поставленного на контроль исполнителя
формируется контрольная карточка задания, доступная в базе данных "Контроль
заданий".
Если только один из исполнителей
представил отчёт об исполнении
поручения, то на закладке «Контроль»
отмечается дата снятия данного
исполнителя с контроля
По неисполненным документам, у
которых срок исполнения истек, в СЭД
автоматически один раз в день
рассылаются уведомления авторам и
исполнителям документов и поручений
СЭД систематизирует информацию по срокам исполнения, по исполнителям, по
группам документов
Информация о положении дел с исполнением поставленных на контроль
документов, об изменении сроков и исполнителей, об исполнении и снятии с
контроля документов, ежедневно вводится в СЭД уполномоченными
сотрудниками
В целях упреждающего контроля по исполнению документов
исполнителям автоматически рассылаются напоминания за
три дня до приближения сроков исполнения
Основанием для снятия документа с контроля является решение
должностного лица, поставившего документ на контроль. На исполненном
документе проставляют отметку об исполнении документа и направлении
его в дело. Данные об исполнении документа заносятся в РКК документа в
СЭД.
Если документ не выполняется в установленный срок,
ответственный исполнитель создает в СЭД
мотивированную служебную записку на имя автора
поручения о продлении срока исполнения
В случае переноса сроков
исполнения указывается новый
срок и причина переноса в РКК
СЭД
Если документ является контрольным, то на закладке документа
«Контроль» ставится отметка «Контроль в целом» и указывается срок
исполнения документа в целом.
Для внесения поручения по документу, открывается регистрационная
карточка документа и создаётся бланк поручения. После этого вносятся
обязательные реквизиты: автор, список исполнителей и дата постановки
поручения.
Ответственным исполнителем является первый из указанных в
поручении исполнителей. Другие исполнители, указанные в поручении,
являются соисполнителями по документу.
Если срок исполнения поручения указан, то он вносится в карточку
поручения.
На закладке «Контроль» отмечается дата постановки на контроль
каждого исполнителя. При этом для каждого поставленного на контроль
исполнителя формируется контрольная карточка задания, доступная в базе
данных "Контроль заданий".
При внесении поручения указывается периодичность автоматических
уведомлений исполнителю. Для контрольных поручений ставится отметка
«Посылать уведомления исполнителям за 3 дня до срока исполнения».
После
исполнения
поручения,
исполнитель
создаёт
отчёт
об
исполнении. Для этого открывается бланк поручения и с помощью кнопки
«Исполнение» создаётся бланк отчёта. Вносятся обязательные реквизиты:
автор отчёта и дата исполнения. В поле «краткое содержание» вносится
краткое содержание отчёта. Полный текст отчёта вносится непосредственно в
поле «Текст». Дополнительно может быть прикреплён один или несколько
файлов с информацией об исполнении поручения. Присоединение файла
доступно с помощью кнопки «Содержание».
При вводе отчёта об исполнении, исполнитель указывает тип
исполнения «Для информации» или «Отчёт об исполнении». Тип «Отчёт об
исполнении» задаётся в случае, если исполнитель считает поручение
выполненным полностью и просит снять его с контроля.
Если поручение является контрольным, оно может быть снято с
контроля только автором поручения. Остальные поручения снимаются с
контроля автоматически, если исполнитель создал «Отчёт об исполнении».
Если поручение исполнено, автор поручения ставит дату исполнения
на закладке «Исполнение». При этом поручение снимается с контроля
полностью.
Если только один из соисполнителей представил отчёт об исполнении
поручения, то на закладке «Контроль» отмечается дата снятия данного
исполнителя с контроля.
Если автор поручения принял решение продлить срок исполнения, то
это изменение вносится с помощью кнопки «Перенос срока». В бланке этого
же поручения старый срок заменяется новым.
Старый срок при этом
автоматически копируется в журнал переносов сроков.
Если поручение требует регулярной отчётности, то на каждый срок
отчётности автор создаёт копию поручения. Исполнители создают отчёты об
исполнении каждого из этих поручений. Каждое такое поручение снимается
с контроля по отдельности.
Для снятия с контроля документа, на закладке документа «Контроль»
отмечается дата исполнения документа в целом.
Руководитель отдела:
Кругликова К.О.