Система управления портфелем проектов – стратегическое

Система управления
портфелем проектов –
стратегическое
преимущество компании
Елена Колосова
к.т.н., CPM IPMA
Исполнительный директор группы компаний ПМСОФТ
Вице-президент Московского отделения PMI
Содержание

Офис управления проектами: новый термин для ИТслужбы или подразделение, обеспечивающее
реализацию стратегии компании?

Как организовать портфельное управление и что это
дает. Практические советы, как обеспечить реальную
работу системы управления портфелем проектов
project success = business success
Место Офиса управления проектами в
организационной структуре компании
Руководство
ОУП
project success = business success
Где мы сегодня?

89% компаний двигаются вслепую, не имея никаких
установленных систем показателей, кроме финансовых. (Meta)

36% организаций в качестве главной проблемы называют
‘выбор проекта для финансирования’. (Forrestor / Giga)

84% компаний не могут настраивать и реорганизовывать свой
бюджет в зависимости от потребностей бизнеса чаще одного
или двух раз в год. (Meta)

2% - 5% -- годовая экономия бюджета вследствие
эффективного применения управления портфелем. (AMR
Research)
project success = business success
Ключевое определение
Портфель (Portfolio) – совокупность проектов,
оцениваемых по единому набору критериев
Портфель
Портфели
Программы
Проекты
Проекты
Проекты
Программы
Программы
Проекты
Проекты
Проекты
Другие
работы
Стратегический портфель – сбалансированная,
динамически изменяющаяся совокупность проектов,
направленных на реализацию стратегических целей
Компании
Но: Проекты не обязательно взаимозависимы или напрямую
связаны
Системные признаки:





Портфель рассматривается как система в общей совокупности проектов, программ
и портфелей
Важен не отдельный проект, а портфель в целом
Имеет показатели произведенных или планируемых инвестиций
Связан со стратегическими целями и задачами организации
Обладает отличительными признаками для классификации, ранжирования,
группировки и измерения, позволяющих рационально распределять ресурсы
между проектами в соответствии с приоритетами и т.д.
project success = business success
Управление портфелями проектов и
управление проектами
Регулирование
Планирование
Инициация
Выполнение
Завершение
Стратегическое
планирование
Управление
портфелем
проектов
project success = business success
Реализация
Контроль и анализ
Анализ
Управление
проектами
Формирование портфеля проектов
Компании
Все проекты
предприятия
Производственные
проекты
Организационные
проекты
Маркетинговые
проекты
Зам.директора по
производству
Зам.директора по развитию
Зам.директора по
маркетингу
Производство продукции/
услуг
ТОиР, реконструкция и
модернизация основных
фондов
НИОКР (перспективные
разработки)
Зам.директора по науке
ИТ - проекты
Зам.директора по ИТ
Внедрение системы
менеджмента качества
Разработка стратегии
будущего периода
Разработка новых типов
продукции и услуг
Внедрение новых
информационных систем
Внедрение системы
управления проектами
Проведение
бенчмаркетинговых
исследований
Разработка решений по
модернизации продукции
Модернизация
существующих
информационных систем
Совершенствование
процессов
Проведение
маркетингового анализа
рынка
До/пере-оснащение
аппаратно-технического
комплекса
Обучение персонала
Рекламные/имиджевые
кампании/мероприятия
Обеспечение
коммуникаций
project success = business success
Все проекты / инициативы компании
Проекты компании:
• Выполняющиеся в интересах
• Компании
• Подразделений
• Руководителей
• Сроки выполнения
• Статус
• и т.д.
project success = business success
Разработка портфеля проектов

Критерии проектов

Стратегические




Финансовые




Соответствие целям предприятия
Влияние на достижение целей предприятия
Срочность
Период окупаемости
Чистая приведенная прибыль
Объем инвестиций
Рисковые



Конфликт ресурсов
Риски новизны
Сопротивление внутри Компании


Итоговый показатель приоритетности проекта
по критериям (Вес критерияi Оценка критерияi )
project success = business success
Пример описания критериев с весами
Группа
критери
ев
Критерий
Вес
критер
ия
Стратегические критерии
Соответствие
целям
Организации
2
Описание критерия
Привязывает проект к конкретным целям в
стратегической карте Организации
Шкалы для оценок
критерия
4 – соответствует трем и более целям
2 – соответствует двум целям
1 - соответствует одной цели
0 – не соответствует ни одной цели
Влияние
1
Показывает, в какой степени данный проект
оказывает влияние на достижение целей
Организации. Степень влияния определяется
изменением значения ключевого показателя
деятельности, соответствующего цели. Если таких
целей и показателей несколько, берется среднее
значение или может быть определено несколько
критериев со специфическими весами.
Ключевой показатель деятельности (KPI) количественный индикатор, позволяющий измерять
степень достижения успеха в конкретной области
деятельности Организации.
Срочность
3
Определяет период времени, по истечении которого
последствия проблемы, решаемой данным
проектом, станут критичными для деятельности
Организации
5 – повышает значение KPI более чем
на 10%
4 – повышает значение KPI от 7% до
10%
3 – повышает значение KPI от 5% до
7%
2 – повышает значение KPI от 3% до
5%
1 – повышает значение KPI до 3%
0 – не повышает значение KPI
5 – до 3 месяцев
4 – от 3 месяцев до полугода
3 – от полугода до года
2 – от года до трех лет
1 – свыше трех лет
project success = business success
Расчет весов проектов: коды проектов и веса их значений
project success = business success
Формирование портфеля проектов: water-line анализ
project success = business success
Формирование портфеля проектов: пузырьковая диаграмма
•
•
•
•
Ось X – приоритет по ресурсам
Ось Y – ROI проекта
Цвет – уровень риска проекта
Размер – стоимость проекта
project success = business success
Анализ загрузки персонала по портфелю проектов
project success = business success
Планирование возврата инвестиций по проекту…
Период
окупаемости
проекта
project success = business success
Рентабельность
инвестиций в
проекты портфеля
Портфель
проектов
…а также по портфелю в целом
project success = business success
Анализ рисков проектов – важная составляющая процесса
принятия решения о включении проекта в портфель
Риски

Текстовое описание рисков,

план управления рисками: название, область,
описание, план минимизации
Риски проекта:
• Название
• Приоритет
• Владелец
• Категория риска
• Статус
• Описание
• Мероприятия
по контролю
project success = business success
Стратегический портфель проектов
Баллы проекта

Анализ портфеля
project success = business success
Управление
проектами компании PMBOK


Управление проектами – это приложение знаний,
навыков, инструментов и методов к операциям
проекта для удовлетворения требований,
предъявляемых к проекту

Управление интеграцией проекта

Управление содержанием проекта

Управление сроками проекта

Управление стоимостью проекта

Управление качеством проекта

Управление ресурсами проекта

Управление коммуникациями проекта

Управление рисками проекта

Управление поставками проекта
project success = business success
Анализ выполнения проекта по показателям
project success = business success
Анализ состояния портфеля проектов
project success = business success
Анализ портфеля проектов с учетом данных
из смежных систем
Картинки - подставы

Excel

1C

Expedition

Картинка со стройплощадки

Отчеты из Primavera
project success = business success
Смежные системы:
• ERP
• EAM
• Финансовые системы
• Системы управления МТС
• Бухгалтерские системы
• Системы ведения договоров
• CAD/CAM, системы
3D-моделирования,
• PDM/PLM
• Документооборот
• Сметные программы
• Порталы
• и многие другие…
Результат применения системы
управления портфелями проектов

Планирование и расчет графиков для всех проектов и программ предприятия

Управление жизненным циклом проектов, упреждающее решение проблем и
минимизация рисков

Коммуникации и отчетность по проектам… информация о выполнении и
затратах на текущую дату по всем проектам предприятия

Возможность принимать решения на основе своевременно имеющейся
информации

Обеспечение общекорпоративных стандартов, процессов и отчетов

Оптимизация использования ресурсов

Оценка и контроль изменений при помощи авторизованного
документооборота

Управление взаимосвязями и результатами в масштабе всей организации

Использование вероятностных сценариев (‘What-if’) для управления будущим
project success = business success
Условия успешного внедрения системы
управления проектами

Решение руководства о необходимости внедрения
системы управления проектами

Заинтересованное участие руководства в процессе
внедрения системы управления проектами

Выбор методологии внедрения системы управления
проектами в соответствии с уровнем зрелости
компании в области управления проектами
project success = business success
Спасибо за внимание!
Вопросы?
www.pmsoft.ru
Москва:
Тел. +7 (495) 232-11-00
Факс +7 (495) 238-10-98
project success = business success