Проект CASIP-SMEs Встреча комитета по управлению проектом

Предоставлено Европейским
Союзом
Проект CASIP-SMEs
Встреча комитета по управлению
проектом и финансами
Люксембург, 15 ноября 2012 г.
Новая информация по финансированию
Франческо Байокки
Реализация проекта: торгово-промышленная палата
Венеции
1
Проект финансируется ЕС
Проект CASIP-SMEs
СОДЕРЖАНИЕ
1 – Финансовые вопросы – отчет за первый год
2 – Изменение проекта – расширение
3 - Изменение проекта – изменение бюджета
4 - Финансовые вопросы – смета расходов
5 – Календарь периодов финансовой отчетности
6 – Подтверждающие расходные документы
Реализация проекта: торгово-промышленная палата
Венеции
Проект финансируется ЕС
2
Проект CASIP-SMEs
1 – Финансовые вопросы – Отчет за первый год
22/XII/2010-21/XII/2011
Дата представления делегации ЕС: 2012/VII/26
Общая сумма расходов: € 137.568,91
Поданные документы:
1.
Приложение VI – отчет за первый год (описание проделанной работы в
рамках проекта)
2.
Финансовый отчет за первый год (описание расходов, понесенных за
первый год реализации проекта)
3.
Прогноз бюджета и отслеживание (предложение по изменению бюджета
на второй год)
4.
Приложение V – Запрос дальнейших средств для предварительного
финансирования (пока не получены)
Реализация проекта: торгово-промышленная палата
Венеции
Проект финансируется ЕС
Проект CASIP-SMEs
1 – Финансовые вопросы – Отчет за первый год
22/XII/2010-21/XII/2011
Дата представления делегации ЕС: 2012/07/26
Общая сумма расходов: € 137.568,91
Поданные документы:
1.
Приложение VI – отчет за первый год (описание проделанной работы в
Одобрено.
рамках проекта)
2.
Финансовый отчет за первый год (описание расходов, понесенных за
первый год реализации проекта);
3.
Прогноз бюджета и отслеживание (предложение по изменению бюджета
на второй год)
4.
Приложение V – Запрос дальнейших средств для предварительного
финансирования (пока не получены)
Реализация проекта: торгово-промышленная палата
Венеции
Проект финансируется ЕС
Проект CASIP-SMEs
2 – Изменение проекта – расширение
Официальная дата представления делегации ЕС: 2012/XI/06
Неформальная передача запроса: документы уже были неформально
переданы делегации ЕС в августе 2012 г.
Предмет запроса: расширение проекта от 22 апреля 2012 г.
Что мы подали:
•
запрос на внесение изменений в договор о предоставлении гранта;
•
новую диаграмму Ганта проекта;
•
официальное письмо от партнеров по проекту, одобряющее расширение
проекта:
•
состояние по реализации проекта — положение на конец октября 2012 г.
Реализация проекта: торгово-промышленная палата
Венеции
Проект финансируется ЕС
Проект CASIP-SMEs
2 – Изменение проекта – расширение
Официальная дата представления делегации ЕС: 2012/11/06
Неформальная передача запроса: Документы уже были неформально
переданы делегации ЕС в августе 2012 г.
Ждем
Предмет запроса: Неформально
расширение проектаодобрено.
от 22 апреля 2012
г.
официального
Что мы подали:
•
внесения изменений в
договор
о предоставлении
гранта. гранта;
Запрос на внесение
изменений
в договор о предоставлении
•
Новую диаграмму Ганта проекта;
•
Официальное письмо от партнеров по проекту, одобряющее расширение
проекта;
•
состояние по реализации проекта — положение на конец октября 2012 г.
Реализация проекта: торгово-промышленная палата
Венеции
Проект финансируется ЕС
Проект CASIP-SMEs
3 - Изменение проекта – изменение бюджета
Официальная дата представления делегации ЕС: 2012/VII/26
Просьба о разъяснении, полученная от делегации ЕС: 2012/X/17
Подача разъяснений делегации ЕС о предложениях по изменению
бюджета: 2012/XI/06
Что мы подали:
1.
Прогноз бюджета и отслеживание (предложение по изменению бюджета
на второй год)
2.
Разъяснения предложений по изменению бюджета и несколько
подтверждающих документов
Реализация проекта: торгово-промышленная палата
Венеции
Проект финансируется ЕС
Проект CASIP-SMEs
3 - Изменение проекта – изменение бюджета
Официальная дата представления делегации ЕС: 2012/07/26
Наш менеджер проекта не выделил
серьезных проблем, которые могут
Подача разъяснений делегации ЕС о предложениях по изменению
привести к отклонению нашего
бюджета: 2012/11/06
предложения по изменению бюджета.
Что мы подали:
Просьба о разъяснении, полученная от делегации ЕС: 2012/10/17
1.
Прогноз бюджета
отслеживание
по изменению
бюджета
Наши запрос
все (предложение
еще находится
в
на второй год);
рассмотрении.
2.
Разъяснения предложений по изменению бюджета и несколько
подтверждающих документов
Реализация проекта: торгово-промышленная палата
Венеции
Проект финансируется ЕС
Проект CASIP-SMEs
4 - Финансовые вопросы – смета расходов
Общая стоимость проекта:
Общий бюджет
проекта
Средства,
освоенные CASIP
PPs до сих пор
Расходы (% от
общего бюджета)
€ 586.800,00
€ 310.000,00
53 %
Временные рамки проекта:
Проект реализуется уже в течение 22 месяцев из 28.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Реализация проекта: торгово-промышленная палата Венеции
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
Проект финансируется ЕС
23
24
Проект CASIP-SMEs
5 – Календарь периодов финансовой отчетности
Период
реализации:
Срок
22/XII/201121/06/2012
2012/XI/30
22/VI/2012 –
21/XII/2012
22/XII/2012 –
22/IV/2013
Что мы должны подать:
Ежеквартальный промежуточный отчет о
состоянии проекта.
2013/I/31
Приложение VI – отчет о реализации проекта за
второй год
Финансовый отчет за второй год
Прогноз бюджета и отслеживание (предложение
по изменению бюджета на оставшиеся
4 месяца);
Приложение V – Запрос дальнейших средств для
предварительного финансирования
2013/V/31
Окончательный отчет о реализации проекта;
Окончательный отчет о финансировании;
Отчет о проверке расходования (независимый
аудитор);
10
Проект финансируется ЕС
Приложение V - Запрос сальдо.
Реализация проекта: торгово-промышленная палата
Венеции
Проект CASIP-SMEs
5 – Что нам нужно в каждый период реализации проекта:
• Список расходов согласно предоставленному шаблону
• Подтверждающие документы о расходах (счета,
квитанции и т. п.)
• Банковские подтверждения платежа (выписка с
банковского счета, декларации и т. п.)
Реализация проекта: торгово-промышленная палата
Венеции
Проект финансируется ЕС
11
Проект CASIP-SMEs
6 – Подтверждающие расходные документы — ПЕРСОНАЛ
Начало проекта: какие документы необходимо
составить и представить главному подателю заявки
Персонал
- список привлеченных сотрудников;
- письмо от имени руководителя учреждения,
подтверждающее:
- время,на которое сотрудник привлекается к проекту
- роль сотрудника в проекте
- ежемесячные расходы
- автобиография сотрудника.
В ходе реализации проекта, каждые полгода: какие
документы необходимо составить и представить
главному подателю заявки
- описание работы, проделанной каждым сотрудником,
привлеченным к проекту (ежемесячно — предоставляется
шаблон)
- квитанции и выписки со счета (или аналогичный документ).
Реализация проекта: торгово-промышленная палата
Венеции
Проект финансируется ЕС
12
Проект CASIP-SMEs
6 – Подтверждающие расходные документы
Суточные включают:
Размещение, питание, расходы на общественный транспорт на месте
командировки и прочие затраты
Поездка
Суточные каждого участника проекта при зарубежных командировках
должны учитывать:
• непосредственные расходы участника проекта;
• расходы, которые несет организатор, например:
• кейтеринг, ужин, общественный транспорт и т. п.
В командировочные расходы НЕ включены:
• личные расходы, походы по магазинам;
• телефонные звонки, сделанные без острой
необходимости.
Реализация проекта: торгово-промышленная палата
Венеции
Проект финансируется ЕС
13
Проект CASIP-SMEs
6 – Подтверждающие расходные документы
Суточные включают:
Размещение, питание, расходы на общественный транспорт на месте
командировки и прочие затраты
Поездка
Размер суточных (положение на 4 июля 2012 г.):
Италия:
€ 230,00
Люксембург:
€ 237,00
Узбекистан
€ 209,00
Таджикистан:
€ 145,00
Киргизстан
€ 381,00
Казахстан
€ 310,00
Реализация проекта: торгово-промышленная палата
Венеции
Проект финансируется ЕС
14
Проект CASIP-SMEs
6 – Подтверждающие расходные документы
Оборудование и и
Оборудование
снаряжение
сервис
Документы, которые необходимо сохранить и представить
главному подателю заявки:
- запрос на ценовое предложение (по возможности несколько
поставщиков);
- одобрение выбранного предложения;
- документы, подтверждающие осуществление поставки/оказание
услуги (копия брошюры, фотографии встречи и т. п.);
- счет/квитанция, представленные поставщиком;
- подтверждение осуществления банковского платежа (или
аналогичный документ).
Документы-подлинники могут быть на Вашем языке, но
должны быть переведены на английский язык.
Реализация проекта: торгово-промышленная палата
Венеции
Проект финансируется ЕС
15
Проект CASIP-SMEs
6 – Подтверждающие расходные документы
Документы, которые необходимо сохранить и
представить главному подателю заявки:
Огранизация
встречи
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Повестка дня встречи
Рекламные документы (проспект, реклама в
прессе, экранное фото веб-сайта, почтовая
рассылка и т. п.)
Презентации Power point
Фотографии мероприятия
Список участников с их подписями
Необходимое оборудование и сервис
запрос ценового предложения;
одобрение выбранного предложения;
документы, подтверждающие осуществление
поставки/оказание услуги;
счет/квитанция от поставщика;
подтверждение осуществления банковского
платежа (или аналогичный документ).
Реализация проекта: торгово-промышленная палата
Венеции
Проект финансируется ЕС
16
Проект CASIP-SMEs
Спасибо за внимание!
Реализация проекта: торгово-промышленная палата
Венеции
Проект финансируется ЕС
17