СТП П19.3.Менеджмент закупокx

СТП П 19.3- 2012
Содержание
1
Назначение ............................................................................................................ 4
2
Область применения ........................................................................................... 4
3
Термины, определения, сокращения и символы……………………………….4
4
Ответственность .................................................................................................. 6
5
Описание процесса .............................................................................................. 8
6
Документирование…………………………………………………………………….13
7
Ссылочные документы ..................................................................................... 14
8
Рассылка ............................................................................................................. 15
Приложение А Блок-схема процесса «Менеджмент закупок» ........................... 16
Приложение Б Форма ведомости потребности в материалах…………………. 20
Приложение В Форма задания на закупку……………………………………………21
Приложение Г Форма журнала учета поставок……………………………………..22
Приложение Д Форма отчета по закупленным товарам………………………….23
Приложение Ж Форма конкурентного листа………………………..………………24
Приложение З Форма информационного листа ……………………………………27
Приложение И Форма справки о процедуре закупки ……………………………..28
Новый изм №
Подпись и дата
Листов 30
Лист
3
СТП П 19.3- 2012
1 Назначение
Настоящий стандарт предприятия системы менеджмента качества (далее – стандарт)
описывает процесс «Менеджмент закупок» и устанавливает порядок планирования и
осуществления закупок.
Настоящий стандарт разработан с учетом требований СТБ ISO 9001, п.7.4.
2 Область применения
Требования стандарта предприятия распространяются на процесс «Менеджмент
закупок» и обязательны для применения заместителем директора по материальнотехническому снабжению и закупкам; комиссией по закупкам; ТСУ; помощником директора
по идеологии, общим вопросам, строительству и шефским связям; главным инженером;
ОМТС , ЦМС и склада металла .
3 Термины, определения, обозначения, сокращения и символы
3.1 В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими
определениями:
Верификация (СТБ ИСО 9000) – подтверждение посредством предоставления
объективных свидетельств того, что установленные требования были выполнены
Государственная закупка - закупка за счет средств республиканского и местных
бюджетов, включая государственные целевые бюджетные фонды, а также за счет
государственных внебюджетных и инновационных фондов.
Сбытовая организация (официальный торговый представитель) – организации
или индивидуальные предприниматели, уполномоченные на реализацию товаров в
соответствии с договором с их производителем, договорами с государственным
объединением, ассоциацией, в состав которых входят производители или их уставами,
либо договором с управляющей компанией холдинга, участником которого является
производитель.
3.2
В настоящем стандарте применяют следующие сокращения названий
структурных подразделений:
ОМТС – отдел материально-технического снабжения;
БПП – бюро подготовки производства,
ЦМС - центральный материальный склад;
ОГМ - отдел главного механика;
ОГЭ - отдел главного энергетика;
КТО - конструкторско-технологический отдел;
ЦОП – цех основного производства;
ТСУ - транспортно-сбытовой участок;
БППТиЗ – бюро планирования производства, труда и заработной платы;
Новый изм №
Подпись и дата
Листов 30
Лист
4
СТП П 19.3- 2012
3.3
В настоящем стандарте применяются следующие сокращения и условные
обозначения:
Д-
директор;
ТНПА-
технический нормативный правовой акт;
ЗДМТС-
заместитель директора по материально-техническому снабжению и
закупкам;
ГИ - главный инженер;
ПДИ - помощник директора по идеологии, общим вопросам, строительству и
шефским связям;
ГК - главный конструктор (начальник КТО);
ГМ - главный механик;
ГЭ - главный энергетик;
ИОТ - инженер по охране труда;
ИМиВЭС – инженер по маркетингу и ВЭС БПП.
3.4 При построении блок-схемы управления СТП СМК применяются следующие
графические символы:
- начало/окончание;
- доработка;
- действие;
- линия связи;
- документ
нет
- принятие решения;
Да
Новый изм №
Подпись и дата
Листов 30
Лист
5
СТП П 19.3- 2012
Ответственность
4
4.1.1. Директор:
-
подписывает договора на поставку товара;
-
утверждает задания на закупку;
-
утверждает реестры торговых поручений на закупку металлопроката;
-
утверждает ведомости потребности в материалах.
4.1.2.
Главный инженер:
- обеспечивает производство инструментом, пневмоинструментом,
быстроизнашивающимися комплектующими к сварочному и газорезательному
оборудованию;
-
председатель постоянно действующей комиссии;
-
согласовывает задания на закупку
4.1.3. Зам. директора по производству, маркетингу и сбыту – начальник цеха
основного производства:
- согласовывает ведомости потребности в материалах по основному производству;
- подписывает реестры торговых поручений на закупку металлопроката.
4.1.4.
Заместитель директора по материально-техническому снабжению и закупкам:
- координирует деятельность процесса;
- осуществляет мониторинг процесса;
- несет ответственность за проведение анализа и результативность процесса;
- разрабатывает корректирующие, предупреждающие действия и мероприятия для
улучшения процесса.
4.1.5.
Постоянно действующая комиссия:
- обеспечивает проведение государственных закупок руководствуясь Указом
Президента Республики Беларусь от 17.11.2008 № 618 и Постановлением Совета
Министров Республики Беларусь от 20.12.2008 № 1987;
- обеспечивает проведение закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных
средств на сумму 1000 и более базовых величин по одной сделке, а также закупки
технологического оборудования и техники независимо от стоимости закупки руководствуясь
Постановлением Совета Министров № 229 от 15.03.2012г.
- несет ответственность за выбор оптимального поставщика с соблюдением
принципов гласности, объективности оценки и единства требований.
Новый изм №
Подпись и дата
Листов 30
Лист
6
СТП П 19.3- 2012
4.1.6.
Начальник ОМТС (зам. начальника ОМТС):
- ежеквартально координирует процесс закупки товаров за счет собственных
средств на сумму до 1000 базовых величин по одной сделке, за исключением
технологического оборудования и техники;
- составляет в июле, январе до 5 числа отчет по закупленным товарам с указанием
выполнения заявленной потребности согласно ведомостей потребности в материалах;
несет ответственность за соответствие номенклатуры закупаемых товаров
ведомостям потребности в материалах.
4.1.7. Начальник КТО, главный инженер, главный механик, главный энергетик,
механик по автотранспорту ТСУ, помощник директора по идеологии, общим вопросам,
строительству и шефским связям, инженер по охране труда, главный бухгалтер, завхоз:
формируют ведомости потребности в материалах на квартал и отвечают за
соответствие заявок потребностям производства;
- оформляют задания на закупку - при закупке за счет собственных средств товаров
(работ, услуг) на сумму 1000 базовых величин и более по одной сделке, а также
технологического оборудования и техники независимо от стоимости закупки и при
государственных закупках.
4.1.8. Главный бухгалтер, главный экономист подписывают реестры торговых
поручений на закупку металлопроката.
4.1.9. Главный механик, механик по автотранспорту:
-
организовывает доставку и разгрузку закупаемых товаров;
-
проводит маркетинговое исследование на товары для ТСУ;
- несет ответственность за планирование и осуществление закупок товаров (работ,
услуг) для ТСУ.
- составляет в июле, январе до 5 числа отчет по закупленным товарам с указанием
выполнения заявленной потребности согласно ведомостей потребности в материалах.
4.1.10. Помощник директора по идеологии, общим вопросам, строительству и
шефским связям:
- несет ответственность за планирование и осуществление закупок товаров (работ,
услуг) при строительстве объектов, в том числе их реконструкции, ремонте, реставрации и
благоустройстве;
- составляет в июле, январе до 5 числа отчет по закупленным товарам с указанием
выполнения заявленной потребности согласно ведомостей потребности в материалах.
4.1.11. Внесение изменений в настоящий стандарт производит ЗДМТС в соответствии
с требованиями СТП 16.7.
Новый изм №
Подпись и дата
Листов 30
Лист
7
СТП П 19.3- 2012
5. Описание процесса
5.1
Назначение процесса
Процесс «Менеджмент закупок» включает деятельность по планированию и
осуществлению закупок, необходимых для производства продукции.
5.2
Цель процесса
Цель данного процесса - обеспечить своевременную и эффективную поставку
основных
и вспомогательных материалов.
5.3
Область применения процесса
Процесс «Менеджмент закупок» распространяется на деятельность ЗДМТС, ОМТС,
ПДИ, ТСУ, ГИ, ГМ, ГЭ, ГК, ИОТ, ЦМС и склад металла.
5.4
Владелец процесса
Владельцем процесса «Менеджмент закупок» является заместитель директора по
материально-техническому снабжению и закупкам.
5.5
Входы процесса
Входные данные процесса и их основные характеристики приведены в таблице А2
приложения А.
5.6
Выходы процесса
Выходные данные процесса и их основные характеристики приведены в таблице А3
приложения А.
5.7
Ресурсы
Ресурсы процесса и их основные характеристики приведены в таблице А4
приложения А.
5.8
Процедура процесса
5.8.1. Учитывая специфику производства (единичные индивидуальные заказы)
планирование процесса закупок за счет собственных средств осуществляется
ежеквартально на основании потребности подразделений в основных и вспомогательных
материалах. Ежеквартально до 5-го числа первого месяца планируемого квартала
передают в ОМТС ведомости потребности в материалах (приложение Б) по
подразделениям:
- главный механик - по участку ремонта технологического оборудования;
- главный энергетик - по участку ремонта электрооборудования и газового хозяйства;
- начальник КТО - по ЦОП и комплектации заказов вспомогательными и покупными
материалами;
- инженер по охране труда - по всем подразделениям завода (спецодежда, рабочая
обувь, средства индивидуальной защиты, наглядная агитация);
- главный бухгалтер - по бухгалтерии, БППТиЗ (бланки, журналы);
- главный инженер - по оснащению оргтехникой;
- завхоз - по всем подразделениям завода (канцтовары, бумажная продукция,
хозяйственный инвентарь, бытовая химия). Ведомости потребности в материалах
согласовываются:
- по основному производству - заместителем директора по производству, маркетингу и
сбыту;
Новый изм №
Подпись и дата
Листов 30
Лист
8
СТП П 19.3- 2012
- для выполнения ремонта и обслуживания технологического оборудования,
электрооборудования и газового хозяйства, а также обновления вышеуказанного
оборудования – главным инженером;
и утверждаются директором.
5.8.2. Планирование, осуществление процесса закупок товаров (работ, услуг) за счет
собственных средств и поставку товара при строительстве объектов, в том числе при их
реконструкции, ремонте, реставрации и благоустройстве производит помощник директора
по идеологии, общим вопросам, строительству и шефским связям, руководствуясь Указом
Президента РБ от 07.02.2005г. № 58 и Постановлением Совета Министров РБ от
03.03.2005г. № 235, за исключением закупок технологий и оборудования.
5.8.3. Планирование, осуществление процесса закупок за счет собственных средств на
сумму до 1000 базовых величин по одной сделке и поставку товара для ТСУ производит
механик по автотранспорту.
5.8.4. Планирование, осуществление закупок за счет собственных средств на сумму до
1000 базовых величин по одной сделке - инструмента; пневмоинструмента;
быстроизнашивающихся комплектующих к сварочному и газорезательному
оборудованию по заявкам эксплуатирующих и ремонтных подразделений производит
главный инженер.
5.8.5. Закупки за счет собственных средств: - товаров (работ, услуг) на сумму 1000
базовых величин и более по одной сделке, технологического оборудования и техники
независимо от стоимости закупки; государственные закупки (за счет средств
республиканского и местных бюджетов, включая государственные целевые бюджетные
фонды, а также за счет государственных внебюджетных и инновационных фондов)
осуществляет постоянно действующая комиссия – председатель главный инженер.
Комиссия обеспечивает:
- проведение государственных закупок товаров (работ, услуг) в соответствии с Указом
Президента Республики Беларусь от 17.11.2008 № 618 и Постановлением Совета
Министров Республики Беларусь от 20.12.2008 № 1987;
- проведение закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств на сумму 1000
базовых величин и более по одной сделке, технологического оборудования и техники
независимо от стоимости закупки - руководствуясь Постановлением Совета Министров №
229 от 15.03.2012г.
5.8.5.1. Комиссия осуществляет закупки товаров (работ, услуг) за счет собственных средств
с применением:
а) конкурса – при ориентировочной стоимости закупки от 8000 базовых величин и более по
одной сделке;
б) процедуры запроса ценовых предложений – от 2000 до 8000 базовых величин по одной
сделке;
в) процедуры оформления конкурентного листа (приложение Ж) – от 1000 до 2000 базовых
величин по одной сделке;
г) процедуры закупки из одного источника – от 1000 базовых величин и более по одной
сделке.
При закупке технологического оборудования и техники вид процедуры закупки
определяет директор независимо от стоимости закупки.
По результатам конкурса, процедуры запроса ценовых предложений составляется
справка о процедуре закупки (приложение И). Указанные справка, конкурентный лист
составляются в течение одного дня после заключения договора закупки либо принятия
решения об ином результате процедуры закупки.
Новый изм №
Подпись и дата
Листов 30
Лист
9
СТП П 19.3- 2012
5.8.5.2. Ответственными лицами по вышеуказанным подразделениям при закупке за счет
собственных средств товаров (работ, услуг) на сумму 1000 базовых величин и более по
одной сделке, технологического оборудования и техники независимо от стоимости и при
государственных закупках оформляются задания на закупку (приложение В). Задание на
закупку утверждается директором завода и передается председателю комиссии по
закупкам.
5.8.6. Закупки товаров (работ, услуг) за счет собственных средств на сумму от 50 до
1000 базовых величин по одной сделке осуществляются ОМТС, ТСУ и по необходимости
другими подразделениями с применением процедуры оформления информационного
листа (приложение З), посредством сбора информации не менее чем у трех поставщиков
(за исключением случая, если такого кол-ва их нет) в устной или письменной форме.
Закупки осуществляются преимущественно у поставщиков, являющихся
производителями товаров, у их официальных торговых представителей либо в
ведомственных торговых домах, за исключением случаев, когда такие закупки
экономически нецелесообразны или невозможны.
Информационный лист составляется в день заключения договора закупки.
5.8.7. Критериями выбора поставщика в зависимости от вида процедуры закупки
являются цена и по необходимости для конкретной закупки иные критерии:
- характеризующие качество товара,
- характеризующие порядок и сроки осуществления платежей за поставку товара,
- характеризующие функциональные и эксплуатационные свойства товара,
с указанием удельного веса каждого из них.
Оценка критериев при закупке за счет собственных средств товаров (работ, услуг) на
сумму 1000 базовых величин и более по одной сделке, технологического оборудования и
техники и при государственных закупках осуществляется методом бальной оценки
согласно «Методических рекомендаций по оценке конкурсных предложений и выбору
наилучшего предложения и поставщика (подрядчика, исполнителя) при осуществлении
государственных закупок на территории Республики Беларусь».
При закупке товаров (работ, услуг) за счет собственных средств на сумму до 1000
базовых величин по одной сделке оценка критериев осуществляется посредством
присвоения порядкового номера. Первое место получает наиболее выгодное предложение.
5.8.8. Выбранному поставщику направляется письменное (устное) предложение о
заключении договора на поставку товара. Проект договора на поставку товара в двух
экземплярах готовит поставщик. Проект договора на предприятии рассматривают и
визируют главный экономист, юрисконсульт и руководитель подразделения для которого
производится закупка. Договора должны четко описывать заказанную продукцию,
содержать определенные технические требования к продукции или ссылки на ТНПА
включающие эти требования, гарантирующие качество закупаемой продукции. Кроме того
проверяется правильность составления договоров на соответствие нормативным
правовым актам, сроки поставки и другие требования. В случае отсутствия в договорах
технических требований к продукции, гарантирующих качество закупаемой продукции или
ссылок на ТНПА, включающие эти требования и правильного составления
договоров на соответствие нормативным правовым актам, договора отправляются
поставщику на доработку или оформляется протокол разногласий к договору,
оговаривающий эти требования. Договора визируются специалистами на свободном
поле экземпляра предприятия ниже подписи директора. Подписывает договор на
поставку товара директор.
Новый изм №
Подпись и дата
Листов 30
Лист
10
СТП П 19.3- 2012
5.8.9. Закупка товаров на товарной бирже осуществляется с использованием услуг
брокерских контор по договору путем оформления ОМТС реестра торговых поручений.
Реестр торговых поручений подписывают зам. директора по производству, маркетингу и
сбыту, ЗДМТС, главный бухгалтер, главный экономист, и утверждает директор завода.
5.8.10. Товар поставляется на ЦМС и склад металла предприятия.
5.8.11. Данные о поставленном согласно договору товаре регистрируются заведующими
ЦМС и склада металла в журнале учета поставок (приложение Г).
5.8.12. Для верификации закупаемой продукции проводится входной контроль в
соответствии с требованиями СТП 20.2 и СТП 20.3. Инженер по качеству в случае
обнаружения некачественной продукции поставленной на предприятие с участием
представителя ОМТС составляет рекламацию поставщику. Контроль за исполнением
рекламации осуществляет юрисконсульт и инженер по качеству.
5.8.13. Инженером по качеству в июле, январе до 5 числа передается в ОМТС, ТСУ,
помощнику директора по идеологии, общим вопросам, строительству и шефским связям,
ГИ - информация по результатам входного контроля закупаемых товаров. На основании
полученной информации ОМТС, ТСУ, ЗДИ, ГИ проводят повторную оценку поставщиков.
При необходимости отчет по оценке поставщиков с учетом результатов входного контроля
предоставляется комиссии по закупкам. Поставщики, поставившие более двух раз товар
несоответствующего качества, исключаются из перечня поставщиков (при наличии
альтернативного поставщика).
5.8.14. В июле, январе до 5 числа ОМТС, ТСУ, ПДИ, ГИ формируют отчет по
закупленным товарам (приложение Д) с указанием выполнения заявленной потребности
согласно ведомостей потребности в материалах.
5.8.15. Отчет предоставляется ЗДМТС, директору (при необходимости).
5.8.16. Внеплановые закупки товаров (аварийные ремонты и т.п.) осуществляются по
заданию на закупку или докладной записке от руководителя структурного подразделения.
5.8.17. Закупка металлопроката осуществляется в соответствии с нормами расхода по
мере их поступления. Для устойчивой и бесперебойной работы производства согласно
СТП 19.4 ОМТС должно обеспечивать ориентировочное наличие месячного (плюс-минус 10
рабочих дней) запаса металлопроката в соответствии с сортаментом норм расхода.
5.8.18. Блок-схема процесса «Менеджмент закупок» приведена в приложении А.
Новый изм №
Подпись и дата
Листов 30
Лист 11
СТП П 19.3- 2012
5.9
Показатели качества процесса и критерии их оценки
Показатели качества процесса приведены в таблице 1. Критерии оценки показателей
процесса устанавливаются ежегодно в соответствии с планируемыми показателями
деятельности организации в соответствии с СТП 17.1.
Таблица 1 Показатели процесса «Менеджмент закупок»
Периодичность
сбора
информации
Ответственный за
расчет
1. Обеспечение потребности в основных и
вспомогательных материалах в % от
запланированной
Июль, январь до 5
числа
ОМТС, ТСУ, ПДИ,
ГИ
2. Объем товаров, забракованных по
Июль, январь до 5
числа
Показатель процесса
результатам входного контроля, %
3. Удельный вес выполнения закупок по
срокам в % от общего объема
запланированных
Июль, январь до 5
числа
инженер по
качеству
ОМТС, ТСУ, ПДИ,
ГИ
5.10 Методы устранения несоответствий
Несоответствия, выявленные на всех стадиях функционирования процесса, анализирует
ЗДМТС. Для организации предупреждающих действий используется перечень критических
точек процесса, согласно приложения А. По существенным несоответствиям ЗДМТС
разрабатывает предупреждающие и корректирующие действия в соответствии с
требованиями СТП 20.4 и СТП 20.5.
5.11
Периодичность сбора информации о ходе процесса
Сбор информации о ходе процесса осуществляется начальником ОМТС (зам.
начальника ОМТС) в июле и в январе до 5 числа. (см. таблицу 1).
5.12
Анализ процесса на результативность
По итогам года ЗДМТС проводит анализ функционирования процесса «Менеджмент
закупок». Отчет о функционировании процесса готовит заместитель начальника ОМТС и
передает инженеру по маркетингу и ВЭС БПП и владельцу процесса в июле до
проведения «Координационного совета» и в январе по итогам года следующего за
отчетным для организации анализа СМК.
Процесс считается результативным, если обеспечены целевые показатели:
- обеспечение потребности в основных и вспомогательных материалах в % от
запланированной;
- объем товара, забракованного по результатам входного контроля, не более в %.
- удельный вес выполнения закупок по срокам в % от общего объема запланированных.
Новый изм №
Подпись и дата
Листов 30
Лист
12
СТП П 19.3- 2012
5.13
Методы, применяемые при поиске улучшений процесса
По результатам анализа процесса владелец процесса разрабатывает корректирующие,
предупреждающие действия в соответствии с требованиями СТП 20.4 и СТП 20.5, а также
мероприятия по улучшению процесса в соответствии с требованиями СТП 17.1.
6 Документирование
Место и срок хранения подлинников и копий документов, указанных в данном
стандарте, приведены в таблице 2.
Таблица 2 Документирование
Место и срок хранения
подлинника
Место и
срок
хранения
копий
ОМТС, ТСУ, ПДИ, ГИ, 1 год
-
-
Комиссия по закупкам, 3 года.
-
-
-
-
Бухгалтерия, 1 год
-
Архив
бухгалтерии
3 года
Заведующие ЦМС и склада
металлов, 3 года
-
-
6. Отчет по
закупленным товарам*
ОМТС, 1 год
-
-
7. Отчет о
функционировании
процесса*
ОМТС, 1год
Наименование
документа
1. Ведомость
потребности в
материалах*
2.Задание на закупку*
3.Справка о процедуре
закупки по запросу
ценовых предложений,
справка о процедуре
закупки по конкурсу,
конкурентный лист
4. Договор на поставку
товара
5. Журнал учета
поставленных
товаров*
Комиссия по закупкам, 3 года
ИМиВЭС, ЗДМТС,
1 год
Место и срок
архивирования
подлинника
-
* Управление записями осуществляется в соответствии с СТП 16.6.
Новый изм №
Подпись и дата
Листов 30
Лист
13
СТП П 19.3- 2012
7 Ссылочные документы
В настоящем стандарте предприятия использованы ссылки на следующие
нормативные документы:
СТБ ИСО 9000-2006 Системы менеджмента качества. Основные положения и
словарь
СТБ ISO 9001 – 2009 Системы менеджмента качества. Требования
СТП 16.6 -2007 Управление записями
СТП 16.7 -2007 Управление стандартами предприятия
СТП П 17.1-2007 Управление СМК
СТП П 19.4-2012 Производство продукции и взаимодействие с потребителем
СТП 20.2-2007 Мониторинг и измерение продукции
СТП 20.3 -2007 Управление несоответствующей продукцией
СТП 20.4 -2007 Организация корректирующих действий
СТП 20.5 -2009 Организация предупреждающих действий
«Методические рекомендации по оценке конкурсных предложений и выбору
наилучшего предложения и поставщика (подрядчика, исполнителя) при
осуществлении государственных закупок на территории Республики Беларусь». ,
ГНУ НИЭИ Министерства экономики Республики Беларусь.
Постановление Министерства экономики Республики Беларусь от 15.01.2009 №
9 «Об утверждении Положения о конкурсной комиссии и форм некоторых документов,
необходимых для организации и проведения процедур государственных закупок».
Постановление Совета Министров № 229 от 15.03.2012г. «О совершенствовании
отношений в области закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств».
Указ Президента РБ от 07.02.2005г. № 58 « О проведении подрядных торгов в
строительстве и признании утратившими силу отдельных указов, положения Указа
Президента РБ».
Постановление Совета Министров РБ от 03.03.2005г. № 235.
Новый изм №
Подпись и дата
Листов 30
Лист 14
СТП П 19.3- 2012
Приложение А
Блок-схема процесса «Менеджмент закупок»
Начало
Н1
Э1
Э2
Э3
Н2
Э8
Н3
Э4
Э7
Н4
Э5
Нет
К1
Э6
Да
Э9
Э10
Э11
К2
К3
Окончание
Новый изм №
Подпись и дата
Листов 30
Лис 16
СТП П 19.3- 2012
Приложение А (продолжение)
Таблица А1 Описание процесса
Код этапа
Э1
Планирование
потребности в закупках
Э2
Оценка и выбор
поставщиков
Э3
Заключение договора с
поставщиком
Поставка закупленных
товаров
Э4
Ответственный
за этап
Описание этапа
БПП,
КТО,ГИ,ГМ,ГЭ,ТСУ,ИОТ,
гл.бухгалтер, завхоз,
ПДИ
Комиссия по закупкам,
ОМТС, ТСУ, ПДИ, ГИ
п. 5.8.8.
ОМТС, ТСУ, ПДИ
Э5
Входной контроль
Э6
Товар соответствует
установленным
требованиям?
Возврат
ОМТС, ТСУ, ПДИ
несоответствующего товара
поставщику
Повторная оценка
Комиссия по закупкам,
поставщика
ОМТС, ТСУ, ПДИ, ГИ
Э7
Э8
Инженер по качеству
Э9
Хранение товара
ЦМС , склад металла
Э10
Передача товара в
производственные цеха
ЦМС, склад металла
Э11
Анализ функционирования
процесса
Новый изм №
ОМТС, зам. директора
по материальнотехническому снабжению
и закупкам
Подпись и дата
Листов 30
Документ
Ведомость
потребности в
материалах
Справка о процедуре
закупки по конкурсу,
справка о процедуре
закупки по запросу
ценовых
предложений,
конкурентный лист,
информационный
лист
Договор на поставку
товара
Журнал учета
поставленных
товаров, отчет по
закупленным товарам
Журнал входного
контроля
Товарная накладная
на возврат
Справка о процедуре
закупки по запросу
ценовых
предложений,
справка о процедуре
закупки по конкурсу,
конкурентный лист,
информационный
лист
Карточка складского
учета
Требование,
лимитно-заборная
карта
Отчет о
функционировании
процесса
Лист 17
СТП П 19.3- 2012
Приложение А (продолжение)
Таблица А2 Входные данные процесса
Код
Обозначение,
наименование
Ответственный
за
предоставление
ПДИ, нач.КТО,
ГИ, ГМ , ГЭ,
ТСУ, ИОТ,
гл.бухгалтер,
завхоз
Время и
Основные
периодичность предъявляемые
предоставления
требования
Ежеквартально
Полнота
до 5 числа
информации
первого месяца
планируемого
квартала.
Н1
Потребность в
материалах на
квартал
Н2
Договор на
поставку товара
Поставщик,
юрист
По
необходимости
Н3
Сертификат
качества,
сопроводительные документы
Закупаемый
товар
Поставщик
При поставке
продукции
-«-
Согласно
договору
поставки
Н4
Наличие
необходимых
реквизитов
Своевременность
представления
Соответствие
номенклатуры и
количества
продукции
накладной
Кто
осуществляет
мониторинг
Нач. ОМТС
(зам.начальни
ка)
Согласно
п.5.8.8
Нач. ОМТС
(зам.нач.
ОМТС), ТСУ,
ПДИ
Зав.ЦМС,
зав.склада
металла
Таблица А3 Выходные данные процесса
Обозначение,
Код
наименование
К1
Товар
К2
Отчет по
закупленным
товарам
К3
Отчет о
функциониров
ании
процесса
Новый изм №
Подразделение
Время и
Основные
(процесс),
периодичность предъявляемые
которому
предоставления
требования
предоставляются
Производственные
По заявке
Соответствие
цеха
нормативным
требованиям
ЗДМТС, директору В июле, январе
Полнота и
(при
до 5 числа
достоверность
необходимости)
информации
Инженер по
маркетингу и ВЭС
БПП
В июле до
проведения
«Координацион
ного совета» и
в январе по
итогам года
для
организации
анализа СМК.
Подпись и дата
Полнота и
достоверность
информации
Листов 30
Кто
осуществляет
мониторинг
Инженер по
качеству
Нач.ОМТС
(зам.нач.
ОМТС), ТСУ,
ПДИ, ГИ
ЗДМТС
Лист
18
СТП П 19.3- 2012
Приложение А (продолжение)
Таблица А4 Ресурсы
Ответственный за
предоставление
Ресурсы
Персонал
Инспектор по
кадрам
Отдел главного
механика
Погрузочноразгрузочные
механизмы
Транспорт
Время и
периодичность
предоставления
По заявке ОМТС
Транспортный
участок
Гл. инженер
Оргтехника
Кто осуществляет
мониторинг
ЗДМТС
То же
Нач. ОМТС (зам.
начальника ОМТС)
-«-
То же
-«-
ЗДМТС
Таблица А5 Предполагаемые критические точки процесса
Наименование параметра
Планирование потребности в
закупках
Оценка выбора поставщиков
Входной контроль
Новый изм №
Кто осуществляет
мониторинг
Предполагаемые меры
ЗДМТС
Комиссия по закупкам,
ОМТС, ТСУ, ПДИ, ГИ
Инженер по качеству
Подпись и дата
Своевременность подачи
информации
Полнота информации по
поставщикам
Исключение нестабильных
поставщиков
Листов 30
Лист
19
СТП П 19.3- 2012
Приложение Б
Форма ведомости потребности в материалах
УТВЕРЖДАЮ:
_______________________________
(должность)
________________ ______________
(подпись)
(Фамилия,И.О.)
«___»____________________200__г.
ВЕДОМОСТЬ ПОТРЕБНОСТИ В МАТЕРИАЛАХ
по ________________________________________
(наименование подразделения)
на ________ квартал 20____ года
№
п/п
Наименование материала
Ориентировочный
объем в нат.выр.
(с указ. ед. изм.)
Источник
финансирования
1
2
3
4
Ориентитировочные сроки
осуществления
закупок
5
__________________________
(наименование должности руководителя
структурного подразделения)
________________
(подпись)
___________________
(Фамилия, И.О.)
«____»_______________200___г.
Новый изм №
Подпись и дата
Листов 30
Лист
20
СТП П 19.3- 2012
Приложение В
Форма задания на закупку
УТВЕРЖДАЮ
Директор ______________
«___» ______________ 20___г.
ЗАДАНИЕ НА ЗАКУПКУ
1. Подлежит закупке: _______________________________________________
( наименование, техническая х-ка, количество)
____________________________________________________________________________________
2. Ориентировочная стоимость закупки:
________________________________________________________________________________
3. Источник финансирования закупки:
________________________________________________________________________________
4. Вид процедуры закупки: ________________________________________________________
5. Обоснование выбора процедуры закупки: __________________________________________
6. Критерии выбора наилучшего предложения: ________________________________________
7. Требования к участникам процедуры закупки, учитывающие их экономическое и финансовое
положение, технические возможности:
____________________________________________________________________________________
8. Список производителей, включенных в регистр производителей товаров РБ (также производящих
товары, аналогичные подлежащим закупке):
______________________________________________________________________________________
9. Проведение настоящей процедуры закупки возложить на
________________________________________________________________________________
Разработал: __________________________
(наименование должности руководителя
структурного подразделения)
__________________
(подпись)
___________________
(фамилия, И.О.)
«___» _______________ 20___г.
Согласовано:
главный инженер______________
«____» _________________20___г.
Новый изм №
Подпись и дата
Листов 30
Лист
21
СТП П 19.3- 2012
Приложение Г
Форма журнала учета поставок
№
Наименование
Количе
п/п
товара
ство
Дата поступления
Поставщик
Наименование
документа,
номер, дата
Новый изм №
Подпись и дата
Листов 30
Лист 22
СТП П 19.3- 2012
Приложение Д
Форма отчета по закупленным товарам
Отчет по закупленным товарам
За __________________ ______года
(указать период)
№
Наименование
п/п
товара
Заявлено
Закуплено
%
Информация
выполнен
о сроках
ия
исполнения
Лицо ответственное за
составление отчета
________
(должность)
__________
________________
(подпись)
(фамилия,И.О.)
«___» ____________ ______г.
Новый изм №
Подпись и дата
Листов 30
Лист 23
СТП П 19.3- 2012
Приложение Ж
Форма конкурентного листа.
КОНКУРЕНТНЫЙ ЛИСТ
РАЗДЕЛ I
1. Заказчик (организатор, уполномоченная организация)
2. Предмет закупки :
№п
/п
Наименование
закупаемых
товаров (работ,
услуг)
Количество
(объем)
закупаемых
товаров (работ,
услуг)
Срок (график)
поставки товаров
(выполнения
работ, оказания
услуг)
Место поставки
товаров
(выполнения
работ, оказания
услуг)
Ориентировочн
ая стоимость
закупки
Х
Х
Х
1
2
...
ИТОГО
3. Источник финансирования закупки
4. Обоснование выбора процедуры оформления конкурентного листа
5. Наименование валюты, используемой для указания цены за единицу предмета закупки и ее
общей стоимости
6. Требования к организациям и физическим лицам, включая индивидуальных
предпринимателей,
которые
могут
быть
участниками
процедуры
закупки
__________________________________________________________________
Новый изм №
Подпись и дата
Листов 30
Лист 24
СТП П 19.3- 2012
Приложение Ж (продолжение)
7. Предложения участников и их оценка:
Предложения участников по критериям оценки, предложенным
заказчиком (организатором, уполномоченной организацией) с
Оценка критериев выбора наилучшего
указанием валюты, определенной в пункте 5 настоящего
предложения
Наименование и
конкурентного листа
местонахождени
цена за единицу
общая
е (фамилия,
цена за
предмета
стоимость
общая
собственное имя Предмет
единицу
цена за
закупки с
общая
закупки с
стоимость
и отчество и закупки
предмета
единицу
учетом
стоимость
учетом
иные
закупки с
место
закупки с
иные итогова
предмета преференци- закупки,
преферен- критери
учетом
жительства)
учетом
критерии я оценка
закупки,
альной
в бел. руб.
циальной
и
преференучастника
преференциал
в бел. руб.
поправки ,
поправки ,
циальной
ьной
в бел. руб.
в бел. руб.
поправки
поправки
Оценка критериев (приложение)
8. Наименование выбранного(ых) поставщика(ов) (подрядчика(ов), исполнителя(ей)
____________________________________
Приложение: проект договора на __ листах в __ экземпляре (ах).
Новый изм №
Подпись и дата
Листов 30
Лист
25
СТП П 19.3- 2012
Приложение Ж (продолжение)
РАЗДЕЛ II
Сведения
о результате процедуры оформления конкурентного листа
Договор закупки:
заключен с _____________________________ на сумму ______________ «__» __________ 2010 г.;
не заключен по причине_______________________________________________________________
Жалобы
и
результат
их
рассмотрения
(если
________________________________________________________
это
Председатель комиссии
_____________
________________
(подпись )
(И.О.Фамилия)
Секретарь комиссии
Члены комиссии :
имело
место)
______________
_____________________
(подпись)
_________________
(подпись)
(И.О.Фамилия)
___________________
(И.О.Фамилия)
«__» __________ 20___г.
Новый изм №
Подпись и дата
Листов 30
Лист 26
СТП П 19.3- 2012
Приложение
З
Форма информационного листа.
ИНФОРМАЦИОННЫЙ ЛИСТ
1. Источник финансирования ____________________________________
2. Предмет закупки :
№п/п Наименование закупаемых товаров
Количество
Срок поставки
3. Предложения участников и их оценка:
№
п/п
Наименование
участника, город,
№ контакт.телефона
Предмет
закупки
Цена за ед.
товара, либо
всей группы
товаров с
НДС,
бел.руб.
Иные
критерии
Результаты
оценки и
сопоставления
Источник
получения
сведений от
участников
(Оценка критериев осуществляется посредством присвоения порядкового номера. Первое место получает
наиболее выгодное предложение.)
4. Договор закупки заключен с
Наименование поставщика
ПОДПИСИ :
______________________
(подпись)
_______________________
(подпись)
Сумма договора
_________________________________________________
(должность, фамилия И.О. ответственного исполнителя)
_________________________________________________
(должность, фамилия И.О. заказчика)
«____» ________________ 20____г.
Новый изм №
Подпись и дата
Листов 30
Лист
27
СТП П 19.3- 2012
Приложение И
СПРАВКА
о проведении __________________________________________________
(указать вид процедуры закупки, номер и (или) название закупки)
1. Заказчик (организатор, уполномоченная организация), оператор электронной торговой площадки
__________________________________________________________________
2. Краткое описание закупаемых товаров (работ, услуг):
№ п/п
Наименование товаров (работ, услуг)
Количество (объем) товаров (работ, услуг)
Примечание
1
2
…
3. Требования к организациям и физическим лицам, включая индивидуальных
предпринимателей, которые могли быть участниками процедуры закупки _____________
_____________________________________________________________________________
4. Сведения о запросах по разъяснению документов, предоставляемых участникам для подготовки
предложений, и ответах на них, если это имело место:
№ п/п
Наименование (фамилия, собственное имя и
отчество) участника, направившего запрос
Краткое изложение запроса
Краткое изложение ответа на
запрос
1
2
…
5. Участники процедуры закупки и сведения о цене их предложений:
№ п/п
Наименование и место нахождения (фамилия,
собственное имя и отчество и место жительства)
Сведения о цене
предложения
Примечание
1
2
…
6. Оценка данных участников ___________________________________________________
(проводилась или не проводилась)
Новый изм №
Подпись и дата
Листов 30
Лист
28
СТП П 19.3- 2012
7. Наименование (фамилия, собственное имя и отчество) участников:
соответствующих предъявляемым к ним требованиям ______________________________
______________________________________________________________________________
не
соответствующих
предъявляемым
к
ним
требованиям
с
указанием
причин
______________________________________________________________________________
8. Наименование (фамилия, собственное имя и отчество) участников, предложения которых были
отклонены, если это имело место ____________________________________
_____________________________________________________________________________
9. Результаты оценки предложений ______________________________________________
(перечислить участников
______________________________________________________________________________
в порядке, соответствующем приоритетности представленных ими предложений)
10. При
оценке
предложений
преференциальная
поправка
к
их
______________________________________________________________________________
цене
(применялась или не применялась)
11. Наименование (фамилия, собственное имя и отчество) выбранного поставщика (подрядчика,
исполнителя) ______________________________________________________
и сведения о цене заключенного с ним договора ____________________________________
12. Процедура закупки, если это имело место, признана _____________________________
(несостоявшейся, недействительной,
______________________________________________________________________________
отменена)
по причине ___________________________________________________________________
13. Жалобы и результат их рассмотрения (если это имело место) ______________________
14. Дата и источник размещения:
приглашения к участию в процедуре закупки ______________________________________
сведений о результате процедуры закупки ________________________________________
Ответственный исполнитель
_________________________
(должность)
___________________
(подпись)
______________________
(И.О.Фамилия)
«__» __________ 200_ г.
Новый изм №
Подпись и дата
Листов 30
Лист
29
СТП П 19.3- 2012
ЛИСТ ЗАМЕЧАНИЙ
СТП П19.3-2012 «Менеджмент закупок»
Номер
раздела,
подраздела,
пункта и
т.д.
Наименование
подразделения/руководитель,
согласующий документ
Новый изм №
Подпись и дата
Замечания и
(или)
предложения
Заключение владельца
процесса/руководителя
подразделенияразработчика
Листов 30
Лист
30